ZASADY WEWNĘTRZNEJ KONTROLI JAKOŚCI W MERITUM BIEGLI REWIDENCI MARZENA WÓJCIK

Transkrypt

1 ZASADY WEWNĘTRZNEJ KONTROLI JAKOŚCI W MERITUM BIEGLI REWIDENCI MARZENA WÓJCIK

2 Niniejsze zasady zostały ustalone dla Marzena Wójcik, podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych nr ewidencyjny 3159 (Podmiot), z siedzibą w Warszawie, przy ul. Bukowińskiej 26B lok. U2, na podstawie art. 49 ust. 1 ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz. U. z 2009 r., nr 77 poz. 649) oraz w związku z uchwałą Krajowej Rady Biegłych Rewidentów nr 2784/52/2015 z dnia 10 lutego 2015 r. 1. Zagadnienia ogólne 1. Celem Podmiotu, jest stworzenie i stosowanie systemu kontroli jakości, aby uzyskać wystarczającą pewność że: a) Podmiot wraz z personelem przestrzegają standardów zawodowych i obowiązujących wymogów prawnych i regulacyjnych oraz b) sprawozdania sporządzone przez Podmiot lub partnerów odpowiedzialnych za zlecenia, są odpowiednie w danych okolicznościach. 2. Podmiot opracował i stosuje system kontroli jakości obejmujący wszystkie poniższe zasady i procedury dotyczące: a) obowiązków kierownictwa związanych z zapewnieniem jakości w Podmiocie, b) odpowiednich wymogów etycznych, c) przyjmowania zleceń i kontynuowania współpracy z klientem oraz szczególnych zleceń, d) zasobów osobowych w Podmiocie, e) przeprowadzenia zlecenia, f) nadzorowania. 3. Przez system kontroli jakości rozumie się procesy zapewniające wykonywanie przez Podmiot - jako podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych - czynności rewizji finansowej zgodnie z zasadami etyki zawodowej biegłych rewidentów z Międzynarodowym Standardem Kontroli Jakości 1 (MSKJ 1) oraz Międzynarodowymi Standardami Badania (MSB). 4. Zasady etyki zawodowej biegłych rewidentów należy rozumieć jako Kodeks etyki zawodowych księgowych Międzynarodowej Federacji Księgowych IFAC. 2. Odpowiedzialność za zapewnienie jakości w Podmiocie 2

3 1. Kierownik Podmiotu, będący biegłym rewidentem, osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą Podmiotu, ponosi ostateczną odpowiedzialność za system kontroli jakości Podmiotu. 2. Kierownik Podmiotu ponosi odpowiedzialność za całościową jakość każdego zlecenia czynności rewizji finansowej, które zostało przez Podmiot wykonane. 3. Odpowiednie wymogi etyczne 1. Pracownicy i współpracownicy Podmiotu, jak również partnerzy, pracownicy i współpracownicy podmiotów współpracujących z Podmiotem, mają obowiązek przestrzegania zasad niezależności, uczciwości, obiektywizmu, zachowania tajemnicy zawodowej przewidzianej dla biegłych rewidentów przepisami prawa oraz standardami rewizji i kodeksem etyki zawodowej, tajemnicy handlowej, należytej staranności, zawodowych kompetencji i profesjonalnej postawy przy wykonywaniu zadań, jak również są zobowiązani stosować się do zasad i procedur przyjętego przez Podmiot systemu kontroli jakości. 2. W trakcie realizacji zlecenia Kierownik Podmiotu zachowuje czujność w zakresie stosowania zasad etyki przez członków zespołu wykonujących zlecenie, w szczególności poprzez obserwację i zadawanie pytań. 3. Jeżeli Kierownik Podmiotu stwierdzi, iż członkowie zespołu wykonującego zlecenie nie przestrzegają odpowiednich wymogów etycznych, podejmuje działania polegające na rozważeniu odsunięcia zespołu od wykonywania danego zlecenia bądź ustnego pouczenia członków zespołu o obowiązku przestrzegania odpowiednich wymogów etycznych. 4. Kierownik Podmiotu zwraca szczególną uwagę, aby w stosunku do każdego podejmowanego zlecenia przestrzegać wymogu zachowania niezależności, w tym niezależności umysłu i niezależności wizerunku. W związku z tym: a) uzyskuje z wszelkich dostępnych źródeł odpowiednie informacje o kliencie, aby rozpoznać i ocenić okoliczności i powiązania stanowiące zagrożenie dla niezależności, b) podejmuje stosowne działania eliminujące takie zagrożenia lub nie podejmuje się przyjęcia zlecenia. 5. Pracownicy i współpracownicy Podmiotu, w momencie rozpoczęcia zlecenia oraz w trakcie realizacji zlecenia, dokonują identyfikacji i oceny okoliczności oraz po- 3

4 wiązań wywołujących zagrożenia utraty niezależności, w tym m.in. w zakresie zleceniodawcy i przedmiotu świadczonych usług oraz niezwłocznie informują Kierownika Podmiotu o każdym naruszeniu i zagrożeniu naruszenia wymogów niezależności, dzięki czemu: a) Podmiot i jego personel może stwierdzić, czy spełnia wymogi niezależności, b) Podmiot może utrzymywać i aktualizować swoje dane dot. niezależności oraz c) Podmiot może podjąć odpowiednie działanie w stosunku do rozpoznanych zagrożeń niezależności na poziomie niemożliwym do zaakceptowania. 6. Kierownik Podmiotu podejmuje działania w celu wyeliminowania powstałych zagrożeń niezależności lub konfliktu interesu bądź zredukowania ich do akceptowalnego poziomu poprzez zastosowanie procedur kontroli jakości lub, jeśli to odpowiednie, wycofuje się z wykonywania zlecenia, jeżeli jest to możliwe w świetle obowiązującego prawa lub regulacji. 7. Kierownik Podmiotu: a) potwierdza niezależność członków zespołu wykonujących dane zlecenie w formie pisemnej: na moment rozpoczęcia wykonywania zlecenia, w trakcie realizacji zlecenia oraz na moment zakończenia wykonywania zlecenia, b) uwzględniając możliwości kadrowe, decyduje o przeprowadzaniu rotacji w razie wystąpienia ryzyka zażyłości wynikającego z długotrwałego angażowania do przeprowadzania zlecenia atestacyjnego tego samego personelu, c) w przypadku wszystkich badań sprawozdań finansowych spółek notowanych na giełdzie papierów wartościowych, decyduje o przeprowadzaniu rotacji osób wykonujących zlecenie, osób przeprowadzających kontrolę jakości wykonania zlecenia oraz innych osób podlegających wymogom rotacji. 8. Oświadczenie potwierdzające spełnienie wymogu niezależności jest przyjmowane od każdego pracownika i współpracownika, zobowiązanych do zachowania niezależności, raz na rok. Powyższe oświadczenie nie wyklucza składania oświadczeń o spełnieniu wymogu niezależności, w odniesieniu do każdej czynności rewizji finansowej, wykonywanej przez pracownika/współpracownika, o którym mowa w pkt 7 lit a. 9. W celu zagwarantowania stałego przestrzegania sekcji 140 Kodeksu etyki zawodowych księgowych IFAC, dotyczącej odpowiedzialności zawodowej i ochrony klientów Podmiotu, w momencie zatrudnienia pracownik zobowiązuje się do: 4

5 zachowania w pełnej tajemnicy i nieujawnienia żadnych informacji pozyskanych w związku ze świadczeniem pracy, zarówno dotyczących samego Podmiotu, wspólników, pracowników, jak i kontrahentów, osobom trzecim, do których powyższe informacje nie są adresowane; przechowywania i ochrony wszelkich materiałów, informacji, dokumentów (w tym zapisanych na nośnikach elektronicznych) uzyskanych w trakcie realizacji zleceń w taki sposób, aby ich uzyskanie przez osoby trzecie było niemożliwe. 4. Przyjęcie zlecenia i kontynuacja współpracy z klientem 1. W zakresie podejmowania i kontynuacji zleceń Kierownik Podmiotu stosuje procedury pozwalające na: a) ograniczenie ryzyka nawiązania relacji z klientem, u którego prawość i uczciwość działania kierownictwa lub personelu może być kwestionowana oraz b) wykluczenie konfliktu interesów. 2. W zakresie uczciwości klienta Kierownik Podmiotu przeprowadza rozmowę z kierownictwem klienta, prowadzi zgodną z wymogami etycznymi wymianę informacji z obecnymi lub wcześniejszymi dostawcami profesjonalnych usług księgowych na rzecz klienta (m.in. zapytanie do poprzedniego audytora klienta), przeszukuje inne dostępne źródła informacji. 3. W kontekście rozważenia uczciwości klienta, Kierownik Podmiotu bierze pod uwagę: a) tożsamość i reputację głównych właścicieli klienta, kluczowego kierownictwa, podmiotów powiązanych oraz osób sprawujących nadzór, b) rodzaj działalności jednostki, w tym jej praktyki gospodarcze, c) informacje na temat postawy głównych właścicieli, kluczowego kierownictwa oraz osób sprawujących nadzór wobec takich zagadnień, jak agresywna interpretacja standardów rachunkowości oraz środowisko kontroli wewnętrznej, d) czy klient w sposób natarczywy dąży do utrzymania honorarium firmy na niskim poziomie, e) oznaki dotyczące niewłaściwego ograniczania zakresu pracy, f) oznaki mówiące o tym, że klient mógł uczestniczyć w praniu brudnych pieniędzy lub w innego rodzaju działalności przestępczej, 5

6 g) przyczyny przekazania zlecenia nowej firmie i nieprzekazania go ponownie firmie poprzedniej, h) tożsamość i gospodarcza reputacja podmiotów powiązanych. 4. Proces rozważania przyjęcia zlecenia lub kontynuacji współpracy z klientem wymaga pisemnego udokumentowania, również w przypadku braku akceptacji podjęcia/kontynuacji współpracy. 5. Obliguje się rozważenie wszystkich ryzyk związanych z realizacją danego zlecenia, w tym zapewnienie, że podejmowane zlecenie mieści się w kompetencjach Podmiotu i dotrzymane zostaną wszelkie wymogi etyczne, w tym że: a) personel Podmiotu posiada odpowiednią wiedzę o branżach i przedmiocie zlecenia, b) personel Podmiotu posiada doświadczenie związane z mającymi zastosowanie wymogami regulacyjnymi i sprawozdawczymi lub zdolność do skutecznego zdobycia wymaganych umiejętności i wiedzy, c) Podmiot posiada wystarczającą liczbę członków personelu posiadających niezbędne umiejętności i kompetencje, d) jest możliwy dostęp do ekspertów, kiedy zachodzi taka potrzeba, e) istnieje dostęp do osób spełniających kryteria i wymogi związane z przeprowadzeniem kontroli jakości wykonania zlecenia, tam gdzie ma ona zastosowanie oraz f) Podmiot jest zdolny do zakończenia zlecenia w wyznaczonym terminie. 6. Podmiot może podjąć się wykonania czynności rewizji finansowej mimo negatywnego wyniku procedury podejmowania i kontynuacji zleceń, jeśli działa na zlecenie państwowego organu nadzoru. 7. W razie powzięcia wiedzy o możliwości wystąpienia konfliktu interesów, Kierownik Podmiotu podejmuje działania zmierzające do potwierdzenia realności tego zagrożenia. W przypadku kiedy w wyniku konfliktu interesów, realizacja zlecenia skutkować będzie naruszeniem któregokolwiek wymogu etycznego, Kierownik Podmiotu zobowiązany jest poinformować klienta o takim stanie, odmówić przyjęcia zlecenia, a w razie żądanie klienta wskazać inny podmiot który podejmie się prac. W sytuacji, kiedy wiedza o konflikcie interesów została powzięta w toku prac, Kierownik Podmiotu powinien zaproponować zakończenie współpracy. Współpraca może być kontynuowana jedynie wtedy, gdy po przedstawieniu in- 6

7 formacji o konflikcie interesów, strony umowy wprowadzą procedury dokończenia zlecenia zapewniające przestrzeganie wszystkich wymogów etycznych, a zmiana audytora powodować będzie istotne koszty lub przesunięcie terminów realizacji. 8. W razie powzięcia wiedzy o nawiązaniu współpracy z klientem, u którego prawość i uczciwość działania kierownictwa lub personelu została zakwestionowana lub istnieje wątpliwość czy przedstawione dokumenty oddają rzeczywisty przebieg transakcji i operacji, Kierownik Podmiotu dokonuje rewizji zasad doboru próby w celu uzyskania wystarczającej pewności do wydania osądu. Jeżeli działania te nie okażą się skuteczne lub nie uda się potwierdzić wiarygodności otrzymanych dokumentów, w treści wydanej opinii Podmiot prezentuje stosowne adnotacje lub odstępuje od jej wydania. 5. Zasoby ludzkie 1. Kierownik Podmiotu osobiście przeprowadza rekrutację w Podmiocie i decyduje o zatrudnieniu pracowników. Kierownik Podmiotu dąży do wyboru osób uczciwych, które cechuje zdolność do podwyższania kompetencji zawodowych. W zakresie osób zatrudnianych do realizacji prac na mocy umowy zlecenia, Kierownik Podmiotu ustala czy osoby te w swojej praktyce miały do czynienia z określonymi zagadnieniami, w jaki sposób sobie z nimi poradziły oraz weryfikuje czy osoby te odbyły obligatoryjne szkolenia. 2. Kierownik Podmiotu rozumiejąc potrzebę poszerzania wiedzy i umiejętności pracowników, dostarcza niezbędne środki i pomoc szkoleniową, która umożliwia im rozwijanie się i utrzymywanie wymaganych kompetencji i umiejętności. 3. Ponieważ Podmiot jest jednostką małą, wybór zespołów do wykonania zleceń ustalany jest na bieżąco ustnie, w zależności od harmonogramu zleceń. 6. Przeprowadzenie zlecenia 1. W systemie kontroli jakości Kierownik Podmiotu podejmuje następujące czynności z zakresu organizacji wykonywania zleceń: a) wstępne sprawdzenie, czy: wobec jednostek do których wysyłane są oferty spełniony jest wymóg niezależności, 7

8 wszystkie jednostki, które wybrały Podmiot jako podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych, otrzymały umowę o wykonanie usług, umowy o świadczenie usług zostały przez jednostki podpisane, zwrócone, oraz czy nie występują rozbieżności co do ich treści, rejestr umów jest należycie prowadzony, zostały sporządzone harmonogramy przeprowadzania zleceń. b) bieżące sprawdzenie, czy: realizacja badań przebiega zgodnie z harmonogramem, nie zachodzi konieczność aktualizacji harmonogramu, zostały podpisane i wysłane do jednostek wyniki prac (opinie i raporty), nie występują okoliczności konfliktu interesów lub powodujące konieczność wdrożenia szczególnych procedur dotyczących kontynuacji zlecenia, c) ostatecznie: zostały w pełni zrealizowane harmonogramy prac, zostały prawidłowo wypełnione obowiązki wobec KIBR, przekazano do archiwum kompletną dokumentację rewizyjną z przeprowadzonych czynności rewizji finansowej, terminowo wniesiono: opłaty z tytułu nadzoru, należne składki członkowskie oraz opłaty na rzecz ubezpieczyciela. 2. System kontroli wewnętrznej w zakresie realizacji zleceń obejmuje: a) kontrolę sprawowaną przez biegłego rewidenta Kierownika Podmiotu, ze szczególnym uwzględnieniem kontroli merytorycznej prowadzonych prac i przestrzegania standardów rewizji finansowej oraz wykonywania zawodu, nad innymi osobami wykonującymi zlecenie, b) kontrolę sprawowaną przez biegłego rewidenta Kierownika Podmiotu z zakresu organizacji pracy, c) kontrolę jakości wykonania zlecenia przeprowadzoną przez wyznaczoną do tego osobę, na niżej określonych zasadach. 3. W systemie wewnętrznej kontroli jakości, zakres odpowiedzialności sprawujących ją osób ustalony jest następująco: a) biegły rewident Kierownik Podmiotu, odpowiada za: organizowanie świadczenia usług rewizji finansowej, w tym zawieranie umów o wykonanie usług, prowadzenie ich rejestru, przygotowanie wzoru dokumen- 8

9 tacji stosowanej do czynności rewizji finansowej, nadzór nad dokonywaniem właściwych opłat z tytułu ubezpieczenia i składek KIBR, monitorowanie przebiegu prac z założonym planem, wykonywanie obowiązków sprawozdawczych i informacyjnych przewidzianych przepisami prawa, zapewnienie możliwości konsultacji problemów prawnych, podatkowych oraz z dziedziny finansów, wynikłych w toku czynności rewizji finansowej z właściwymi merytorycznie doradcami w sposób pisemny oraz ustny, przy czym konsultacje ustne wymagają udokumentowania w postaci notatki, rozważenie w szczególnych przypadkach uzyskanie konsultacji przez eksperta z zewnątrz. b) Kierownik Podmiotu lub kluczowy biegły rewident odpowiedzialni są za: podpisywanie w imieniu Podmiotu opinii i raportów z czynności rewizji finansowej w badanych jednostkach, opracowanie planów badania sprawozdań finansowych, wnikliwe i terminowe przeprowadzenie badań, bezpośredni nadzór i kontrolę prac wykonywanych przez uczestniczący w zleceniu zespół, nadzór nad gromadzeniem i opracowaniem dokumentacji rewizyjnej (dokumentacji roboczej, raportu i opinii), skompletowanie dokumentacji rewizyjnej i zarchiwizowanie jej w terminie do 60. dni roboczych od daty opinii i raportu, jak również przechowywanie tej dokumentacji w siedzibie Podmiotu przez czas określony w przepisach i w sposób zapewniający ochronę danych. c) zespół wykonujący zlecenie w toku czynności rewizji finansowej odpowiedzialny jest za: sumienne wykonanie powierzonej do wykonania pracy, informowanie biegłego rewidenta przeprowadzającego badanie (kierującego badaniem) o wszelkich zauważonych w trakcie badania nieprawidłowościach i wątpliwościach, informowanie biegłego rewidenta przeprowadzającego badanie (kierującego badaniem) o konieczności przeprowadzenia konsultacji z ekspertami z Grupy Meritum bądź ekspertami zewnętrznymi, 9

10 zgromadzenie odpowiednich, określonych przez biegłego rewidenta dowodów badania z zakresu przeprowadzonych prac, staranne wypełnianie kart badania dokumentacji roboczej, w tym wpisanie dat przeprowadzonych badań, podpisanie ich, należyte uporządkowanie, przekazanie biegłemu rewidentowi dokumentacji roboczej w terminie umożliwiającym zapoznanie się z jej treścią, dokonanie oceny, d) biegły rewident przeprowadzający kontrolę jakości zleceń, w tym kontrolę dokumentacji rewizyjnych, jest odpowiedzialny za: przeprowadzenie procedur, które pozwalają na stwierdzenie, że nie są znane żadne nierozwiązane sprawy, które kazałyby założyć, że znaczące osądy wydane przez zespół wykonujący zlecenie oraz wyciągnięte przez ten zespół wnioski, nie są odpowiednie, wykonanie i zakończenie kontroli jakości wykonania zlecenia, w dacie lub przed datą wydania opinii lub raportu, przy czym dokumentacja z kontroli jakości może być skompletowana i zarchiwizowana po dacie ich wydania w terminie do 60. dni roboczych od daty opinii i raportu. e) kierownik aplikacji jest odpowiedzialny za zapewnienie warunków do realizacji programu aplikacji w zakresie i formie określonych w przepisach właściwych dla organizowania aplikacji. 4. W systemie kontroli jakości, kierujący badaniem kluczowy biegły rewident oraz biegły rewident przeprowadzający kontrolę jakości zlecenia, podejmują następujące czynności z zakresu jakości badania i zachowania wymagań etycznych (kontrola merytoryczna); sprawdzają, czy: a) zachodzi zgodność badanych zagadnień pod względem zakresu i stosowanych procedur z zakresem prac wynikającym z umowy, b) zachodzi zgodność przeprowadzonego zlecenia ze standardami wykonywania zawodu biegłego rewidenta, c) zagadnienia ujawnione w toku czynności rewizji, a budzące wątpliwości, mogą ujemnie rzutować na rzetelność i prawidłowość sprawozdania finansowego, d) gdy to konieczne, dokonano korekty szczegółowego planu, programu badania mającego charakter ramowy pod kątem jego adekwatności do badanej jednostki, w celu wyeliminowania ewentualnych błędów w badaniu sprawozdania finansowego, 10

11 e) udokumentowanie zebranych przez zespół dowodów i wniosków z wykonanych prac, nie budzi merytorycznych i formalnych zastrzeżeń oraz pozwala na potwierdzenie sformułowań zawartych w opinii i raporcie z wykonania zlecenia, f) ostateczna opinia nie została podpisana przed zakończeniem kontroli jakości zlecenia i wyjaśnieniem wszystkich powstałych w toku kontroli wątpliwości wraz z usunięciem ewentualnych uchybień. 5. Kontrola jakości wykonywanych zleceń dotyczących: a) wszystkich badań sprawozdań finansowych wykonywanych dla jednostek zainteresowania publicznego oraz emitentów papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu w alternatywnym systemie obrotu, b) wszystkich badań sprawozdań finansowych wykonywanych dla jednostek po raz pierwszy, c) badań sprawozdań finansowych wykonywanych dla tych jednostek, w których w badanym roku suma: przychodów ze sprzedaży i zrównanych z nimi, pozostałych przychodów operacyjnych, przychodów finansowych oraz sumy bilansowej albo wartość aktywów netto (dla funduszy inwestycyjnych nie będących jednostkami zainteresowania publicznego) przekracza 50 mln zł, powinna być zakończona pisemnym protokołem o którym mowa w załączniku nr 2 lub nr 3 do niniejszych Zasad. 6. Kierownik Podmiotu ma prawo rozważyć wykluczenie z objęcia kontrolą jakości zleceń, o których mowa w ust. 5 lit b i lit. c, jeżeli zachodzi pewność, że badanie te wykonywane były przez doświadczony zespół, którego praca podlegała już takiej weryfikacji i nie stwierdzono w tym zakresie uchybień. 7. W stosunku do wszystkich badań sprawozdań finansowych jednostek zainteresowania publicznego oraz emitentów papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu w alternatywnym systemie obrotu, Podmiot przyjmuje pięcioletni okres rotacji po jakim następuje zmiana kluczowego biegłego rewidenta. 8. Kontrola jakości zlecenia jest przeprowadzana przez biegłego rewidenta działających na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej z Podmiotem - o ile spełniają oni wymóg niezależności od badanej jednostki. 9. Rozwiązywanie skomplikowanych, nietypowych bądź nowych dla zespołu realizującego zlecenie problemów odbywa się przy zapewnieniu korzystania, przez ze- 11

12 spół realizujący zlecenie, z literatury fachowej i innych źródeł informacji oraz konsultacji, zarówno z ekspertem wewnętrznym, jak też zewnętrznym. 10. Kontroli jakości podlegają również czynności wykonywane w związku z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz świadczenie innych usług doradczych. W przypadku usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych, kontrola sprawowana jest poprzez weryfikację prawidłowości wprowadzonych do ksiąg zapisów w korespondencji z dokumentami źródłowymi. 11. Czynności związane z kontrolą dokumentacji rewizyjnej, mogą być przeprowadzone na podstawie udostępnionej wersji elektronicznej tej dokumentacji i w taki też sposób te czynności mogą być dokumentowane. 12. Dokumentacja elektroniczna zapisana jest w formacie uniemożliwiającym zmianę jego treści oraz przechowywana we właściwym katalogu na serwerze Podmiotu. 13. Dokumentacja papierowa archiwizowana jest w pomieszczeniu w siedzibie Podmiotu, co najmniej przez okres siedmiu lat od dnia wydania opinii bądź raportu z wykonanego zlecenia. 14. Wszystkie wydrukowane dokumenty zgromadzone lub sporządzone w trakcie wykonywania czynności rewizji finansowej, które nie zostały włączone do dokumentacji rewizyjnej, podlegają zniszczeniu w niszczarce, a dokumenty elektroniczne podlegają archiwizacji we właściwych katalogach serwera Podmiotu. 7. Nadzorowanie 1. Dla skutecznego działania systemu kontroli jakości, Kierownik Podmiotu przeprowadza okresową ocenę adekwatności przyjętych zasad i procedur systemu kontroli jakości oraz ogólną efektywność systemu kontroli jakości, minimum raz do roku. 2. Ocena adekwatności przyjętych zasad i procedur wymaga w szczególności weryfikacji, czy w zakresie stosowania standardów badania oraz kodeksu etyki biegłych rewidentów nie nastąpiły istotne zmiany, przyjęte stosowną uchwałą Krajowej Rady Biegłych Rewidentów. 3. Aktualizacja dokumentu zasad kontroli jakości w Podmiocie wymaga poinformowania pracowników oraz współpracowników Podmiotu, potwierdzonego pisemnie o zapoznaniu się bieżącą wersją obowiązujących zasad w Podmiocie. 12

13 4. Niezależnie od okresowej oceny zasad kontroli jakości, o której mowa w ust. 1, w Podmiocie raz do roku przeprowadza się przegląd funkcjonowania systemu kontroli jakości. Przegląd wykonuje osoba spoza Podmiotu, odpowiednio doświadczona i niezależna. Przegląd wykonywany jest na wybranym przez monitorującego jednym zakończonym zleceniu i potwierdzony stosownym raportem z wyników monitoringu. 8. Postanowienia końcowe. 1. Czynności zastrzeżone na mocy niniejszych zasad do kompetencji Kierownika Podmiotu, a nie wymagające dla ich skuteczności i ważności przez osobę je wykonującą posiadania tytułu biegłego rewidenta, mogą być wykonywane przez Pełnomocnika. 2. Załącznik 1 do niniejszych Zasad stanowi wzór oświadczenia o spełnieniu wymogu niezależności. 3. Załączniki 2 i 3 do niniejszych Zasad, stanowią wzory protokołów z wewnętrznej kontroli jakości. 4. Załącznik 4 do niniejszych zasad stanowi wzór raportu z wyników monitoringu. 5. Niniejsze zasady wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2016 r., a ostatnia aktualizacja miała miejsce w dniu 31 października 2016 r. 9. Oświadczenie. Kierownik Podmiotu oświadcza, że przedstawiony powyżej system wewnętrznej kontroli jakości spełnia funkcję skuteczności w odniesieniu do czynności rewizji finansowych. w imieniu podmiotu uprawnionego 13

14 Załącznik nr 1. Wzór oświadczenia o spełnieniu wymogu niezależności..., dnia. r. imię i nazwisko.. nazwa podmiotu Marzena Wójcik ul. Bukowińska 26B lok. U Warszawa OŚWIADCZENIE POTWIERDZAJĄCE SPEŁNIENIE WYMOGU NIEZALEŻNOŚCI Niniejszym potwierdzam spełnienie wymogu niezależności określonego w art. 56 ust. 3 ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz. U. z 2009 r., poz. 77, nr 649), oraz w sekcji 290 i 291 Kodeksu etyki zawodowych księgowych IFAC w zakresie wykonywanych czynności i realizowanych zleceń na rzecz Marzena Wójcik. W szczególności oświadczam że: 1. nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w jednostce, w której wykonuję czynności rewizji finansowej, lub w jednostce z nią powiązanej; 2. nie jestem i nie byłam/em w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorujących, zarządzających, administrujących lub pracownikiem jednostki, w której wykonuję lub wykonywałam/em czynności rewizji finansowej, albo jednostki z nią powiązanej; 3. w ostatnich 3 latach nie uczestniczyłam/em w prowadzeniu ksiąg rachunkowych lub sporządzaniu sprawozdania finansowego jednostki, w której wykonywałam/em czynności rewizji finansowej; 4. nie osiągnęłam/em chociażby w jednym roku, w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 40 % przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki, w której wykonywałam/em czynności rewizji finansowej, lub jednostki z nią powiązanej; 14

15 5. nie jestem małżonką/kiem, krewną/ym lub powinowatą/ym w linii prostej do drugiego stopnia lub nie jestem związana/y z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą będącą członkiem organów nadzorujących, zarządzających lub administrujących jednostki, w której wykonuję czynności rewizji finansowej, albo nie zatrudniam do wykonywania czynności rewizji finansowej takich osób; 6. nie uczestniczę w podejmowaniu decyzji przez jednostkę, w której wykonuję czynności rewizji finansowej w zakresie mającym związek ze świadczonymi usługami; 7. nie występują inne powody, po przeprowadzeniu czynności zmierzających do wyeliminowania powstałych zagrożeń, uniemożliwiające sporządzenie bezstronnej i niezależnej opinii lub raportu. 8. zostałam/-em poinformowana/-y o indywidualnej odpowiedzialności za zapewnianie jakości oraz oczekiwaniu, że będzie przestrzegała/-ł tych zasad i procedur. Jednocześnie zobowiązuję się do przekazywania swoich poglądów i obaw w kwestiach kontroli jakości lub konfliktu interesów. 9. zapoznałam/em się z aktualnymi Zasadami Wewnętrznej Kontroli Jakości obowiązującymi w i zobowiązuję się do ich stosowania... podpis 15

16 Załączniki nr 2. Wzór protokołu z wewnętrznej kontroli. Protokół do przeglądu kontroli jakości zlecenia Pytanie T/N/- REF Komentarz 1. Decyzje dotyczące planowania. Czy zatwierdzono wszystkie z poniższych dokumentów: a) akceptacja klienta (przy nowym kliencie i przy kontynuacji współpracy); b) oświadczenie o niezależności; c) zatwierdzenie planowania (włączając strategię badania, ocenę ryzyka, poziomy istotności, zaplanowany charakter i zakres testów)? 2. Metodologia badania (na etapie przeglądu dokumentacji). Czy zmiany w strategii i planie badania jakie wprowadzono od zatwierdzenia planowania są prawidłowe, a także czy zespół badający prawidłowo odpowiedział na ryzyko końcowe oraz wyciągnął odpowiednie wnioski? 3. Obszary dotknięte znacznym ryzykiem. Czy testy wykonane dla znaczącego RIZ, tj. dla poszczególnych stwierdzeń, które są obciążone znaczącym RIZ były odpowiednie? Czy tam, gdzie w kluczowych kwestiach dokonano zawodowego osądu, wyciągnięto odpowiednie wnioski? Czy dokumentacja tych obszarów jest wystarczająca? 4. Konsultacje. Czy przeprowadzono odpowiednie konsultacje w sprawach związanych z różnicami zdań lub w innych sprawach trudnych bądź spornych, a także czy wyciągnięto odpowiednie wnioski płynące z konsultacji? 5. Lista rozpoznanych zniekształceń oraz lista nieskorygowanych zniekształceń. Czy wszystkie zidentyfikowane zniekształcenia (skorygowane i nieskorygowane) zostały odpowiednio potraktowane? 6. Zdarzenia po dacie bilansu. Czy odpowiednio przeprowadzono i udokumentowano prace odnośnie obszaru zdarzeń po dniu bilansowym? 7. Kontynuacja działalności. Czy odpowiednio przeprowadzono i udokumentowano prace odnośnie obszaru kontynuacji działalności? 8. Końcowy przegląd analityczny. Czy opierając się na przeglądzie sprawozdania finansowego i sprawozdania audytora z badania, zapewniono adekwatność: a) prezentacji i ujawnień w sprawozdaniu finansowym, np. biorąc pod uwagę istotniejsze zasady rachunkowości? b) wydanej opinii i raportu z badania? c) informacje dodatkowe oraz inne informacje będąc częścią raportowania finansowego obok sprawozdania finansowego są spójne z obrazem zaprezentowanym w sprawozdaniu finansowym? 9. Sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z badania. 16

17 Czy przeprowadzono całą istotną komunikację z kierownictwem i osobami sprawującymi nadzór? 10. Pisemne oświadczenia. Czy pisemne oświadczenia kierownictwa i (gdzie dotyczy) osób sprawujących nadzór są odpowiednie, kompletne i podpisane przez uprawnione do tego osoby? 11. Sprawy zaległe. Czy nie pozostały żadne zaległe sprawy, które mogłyby uniemożliwić podpisanie opinii z badania (np. niedokończenie części prac, odkrycia mogące skutkować zmianą opinii audytora, istotne sprawy podniesione przez innych recenzentów, spory lub obawy dotyczące kwestii rachunkowych lub audytowych, nierozwiązane powiadomienia w panelu informacyjnym, nierozwiązane konflikty)? 12. Wnioski biegłego rewidenta odpowiedzialnego za kontrolę jakości zlecenia. Opierając się na przeglądzie dokumentacji i dyskusji z członkami zespołu: a) Czy została wykonana wystarczająca i odpowiednia praca? b) Czy wykonana praca została udokumentowana w sposób kompletny i adekwatny? c) Czy wykonana praca potwierdza liczby i ujawnienia w sprawozdaniu finansowym? d) Czy przygotowana wersja robocza sprawozdania z badania jest adekwatna do wniosków wyciągniętych z wykonanych i udokumentowanych procedur? Nie są / są znane żadne nierozwiązane sprawy, które kazałyby mi sądzić, że znaczące osądy wydane przez kluczowego biegłego rewidenta /i jego zespół oraz wyciągnięte przez niego wnioski nie są odpowiednie. podpis kontrolera data 17

18 Załącznik nr 3. Wzór raportu z wyników monitoringu. Do: Przegląd przeprowadzony od (data rozpoczęcia) do (data zakończenia) Dotyczy okresu: od (data rozpoczęcia) do (data zakończenia) Nazwisko biegłego rewidenta prowadzącego jednoosobową kancelarię lub partnera/partnerów, którego/których akta podlegały przeglądowi: Zostałem przydzielony/zaangażowany do przeprowadzenia inspekcji w ramach monitoringu firmy, łącznie z przeglądem zasad kontroli jakości i do przeglądu jednego zlecenia. Zarządzanie systemem kontroli jakości w firmie [wydaje się /nie wydaje się] być przydzielone osobie o wystarczającym i odpowiednim doświadczeniu oraz uprawnieniach. (wyjaśnienie, w razie gdy wniosek jest negatywny) 1. Firma [posiada/nie posiada] pisemną instrukcję i/lub zasady i procedury kontroli jakości. (wyjaśnienie osoby odpowiedzialnej za system kontroli jakości, jeśli pisemna instrukcja kontroli jakości jest niekompletna.) 2. Moim zdaniem, treść pisemnej instrukcji kontroli jakości [jest/nie jest] dostosowana we wszystkich właściwych aspektach do wymogów MSKJ 1 [lub innych wymogów odpowiedniego systemu prawnego]. 18

19 3. [Zauważyłem/nie zauważyłem] następujące brakujące lub niewłaściwe zasady, procedury i/lub dokumentację w Państwa instrukcji kontroli jakości. 4. Sprawdziłem co najmniej jedno zlecenie.. Upewniłem się, że dla zleceń, których przeglądu dokonałem nie byłem ani członkiem zespołu realizującego zlecenie, ani ich weryfikatorem. Zamieść szczegółowe informacje o każdym z wybranych zleceń (łącznie z nazwiskiem partnera, rodzajem zlecenia, nazwą klienta i datą końca roku obrotowego). 5. [Zauważyłem/nie zauważyłem] niedociągnięcia w aktach zleceń, które wydają się systematyczne, powtarzalne lub w inny sposób znaczące i wymagają bezzwłocznych czynności naprawczych. Zamieść szczegółowe informacje dotyczące każdego z takich znalezionych niedociągnięć. 6. [Zauważyłem/nie zauważyłem] dowody wskazujące na to, że wydane sprawozdanie biegłego rewidenta przez firmę może być niewłaściwe. Zamieść szczegółowe informacje o dowodach wskazujących, że wydane sprawozdanie biegłego rewidenta może być niewłaściwe. 7. [Zauważyłem/nie zauważyłem] dowody wskazujące na nieprzeprowadzenie procedur zlecenia wymaganych przez MSRF lub firmę. Zamieść szczegółowe informacje o dowodach wskazujących na nieprzeprowadzenie procedur łącznie z odniesieniami do tych wymogów. 19

20 8. Przekazałem informacje dotyczące wszystkich niedociągnięć znalezionych w trakcie przeglądu partnerowi odpowiedzialnemu za system kontroli jakości w firmie. 20