Najczęściej występujące nieprawidłowości i uchybienia stwierdzane w trakcie realizacji i kontroli projektów współfinansowanych ze środków RPO WM

Transkrypt

1 Najczęściej występujące nieprawidłowości i uchybienia stwierdzane w trakcie realizacji i kontroli projektów współfinansowanych ze środków RPO WM 1

2 Typy nieprawidłowości występujące w ramach RPO WM Wydatki kwalifikowalne Inne 3% Zamówienia publiczne 95% 2

3 NARUSZENIA PZP SKUTKUJĄCE KOREKTĄ FINANSOWĄ stwierdzone w trakcie kontroli w ramach RPO WM 3

4 Przygotowanie i wszczęcie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego: Warunki udziału w postępowaniu: skrócenie okresu referencyjnego przez zamawiającego w żądanym od wykonawców wykazie wykonanych robót z 5 lat do 3 lat, żądanie wykazania się realizacją dwóch zamówień o wartości nie mniejszej niż 10 mln brutto każde, gdzie szacowana wartość zamówienia określona była na ,07 PLN (Zamawiający nieadekwatnie i nieproporcjonalnie do wartości przedmiotu zamówienia powiększonej o podatek VAT ustalił warunek udziału w postępowaniu w zakresie zdolności do wykonania zamówienia), żądanie dokumentów i oświadczeń w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu nie powiązanych z postawionymi przez zamawiającego warunkami (nie były niezbędne dla przeprowadzenia postępowania), 4

5 zawężenie sposobu spełnienia warunku dysponowania sprzętem poprzez żądanie wykazu niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i urządzeń, jakie posiada, czyli dysponowania określonymi narzędziami nie na moment realizacji zamówienia, ale już podczas procedury przetargowej, żądanie od wykonawców posiadania ubezpieczenia OC bez precyzyjnego określenia kwoty tego ubezpieczenia, żądanie od każdego członka konsorcjum przedstawienia informacji z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo kredytowej potwierdzającego wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy w kwocie nie mniejszej niż zł ( )., określenie wysokości zdolności finansowej na poziomie co najmniej 15% wartości kontraktu brutto określonej w ofercie powoduje zróżnicowane warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności finansowej w zależności od wartości ofert wykonawców, określenie wysokości polisy OC na sumę nie mniejszą niż 70% wartości oferty powoduje zróżnicowane warunki udziału w postępowaniu, 5

6 ograniczenie z 3 do 2 miesięcy okresu, w którym wykonawcy mogli przedłożyć informację z banku potwierdzającą posiadanie środków finansowych lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż wartość inwestycji, ograniczenie możliwości przedstawienia referencji należytego wykonania umowy tylko do referencji wystawionych dla głównego wykonawcy, nie zamieszczenie w ogłoszeniu o zamówieniu dokumentów dotyczących podmiotów zagranicznych, postawienie wymogu załączenia dokumentów bez określenia kwoty polisy OC i zażądanie wykazu niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i urządzeń, bez skonkretyzowania ich rodzaju, postawienie warunku udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków dla wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie publiczne tzn. wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie muszą wskazać każdy z osobna spełnianie warunku w zakresie posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, a także w zakresie znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 6

7 żądanie zaświadczenia z US wystawionego nie wcześniej niż 2 miesiące przed dniem składania ofert, podczas gdy zamawiający może żądać takiego dokumentu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące, żądanie od wykonawców kopii uprawnień personelu kierowniczego, zamiast samego oświadczenia o posiadaniu takich uprawnień, żądanie dokumentów bez określenia jednoznacznych warunków udziału w postępowaniu: żądanie wykazu robót bez określenia ich wartości, jakie wykonawcy muszą wykazać, aby uznano ich doświadczenie za wystarczające do wykonania przedmiotu zamówienia/ żądanie w treści ogłoszenia wykazu personelu kierowniczego nie precyzując jaka liczba osób zostanie uznana przez Zamawiającego za wystarczającą do wykonania przedmiotu zamówienia/ żądanie dokumentów finansowych nie precyzując w jaki sposób mogą oni spełnić warunek zdolności finansowej niezbędnej do wykonania przedmiotu zamówienia, żądanie przedstawienia tłumaczenia na język polski dokumentów sporządzonych w języku obcym, sporządzonego lub poświadczonego przez tłumacza przysięgłego, bez dopuszczenia przedłożenia tłumaczenia tych dokumentów na język polski poświadczonego przez wykonawcę, 7

8 żądanie wskazania przez wykonawcę w ofercie nazw podwykonawców, nieuprawnione ograniczenie realizacji zamówienia przez podwykonawców, poprzez żądanie zrealizowanie zamówienie własnymi siłami, żądanie dołączenia do oferty umowy regulującej współpracę podmiotów występujących wspólnie. 8

9 Opis przedmiotu zamówienia: w opisie przedmiotu zamówienia podane zostało pochodzenie poszczególnych przedmiotów Zamawiający nie wskazał, iż dopuszcza przedmioty równoważne, wskazanie w Opisie przedmiotu zamówienia znaków towarowych, patentów lub pochodzenia bez możliwości składania ofert równoważnych, użycie nazw własnych do opisu przedmiotu zamówienia Zamawiający opisując przedmiot zamówienia nie zastrzegł, że wykonawcy mogą zaoferować inne materiały niż wskazane, o ile będą one spełniać wymóg równoważności, Zamawiający w projekcie budowlanym zamieścił wskazania znaków towarowych oraz nazwę producenta dźwigu osobowego jaki powinien zostać zamontowany, wraz z jego dokładną specyfikacją. 9

10 Publikacja i terminy: zawarcie w ogłoszeniu o zamówieniu publicznie dostępnym na stronie internetowej zamawiającego informacji innych niż przekazane UOPWE, niedopełnienie obowiązku przekazania ogłoszenia o zamówieniu do UOPWE przy jednoczesnym zapewnieniu "odpowiedniego poziomu upubliczniania", wydłużeniu terminu składania ofert i nieopublikowanie uzupełnienia do ogłoszenia o udzielenie zamówienia publicznego, nieprzekazanie ogłoszenia o zmianie ogłoszenia w związku z odpowiedzią na zapytania Wykonawców i zmianą treści SIWZ związaną ze zmianą terminu składania ofert, nie zamieszczenie ogłoszenia o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, zmiana treści ogłoszenia bez zachowania 22 dniowego terminu na składanie ofert od dnia przekazania zmiany ogłoszenia do UOPWE, niezachowanie minimalnego terminu składnia ofert. 10

11 Ocena i wybór najkorzystniejszej oferty: udzielenie zamówienia wykonawcy niespełniającemu formalnych warunków udziału w postępowaniu określonych w ogłoszeniu o zamówieniu z jednoczesnym bezpodstawnym odrzuceniem oferty wykonawcy, który te warunki spełniał, wybór oferty wykonawcy pomimo, iż nie potwierdził spełnienia warunku złożenia wraz z ofertą polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia, potwierdzającego, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, w tym działalności zgodnej z przedmiotem niniejszego zamówienia, w okresie jego trwania, w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty brak informacji o terminie, po upływie którego umowa z wykonawcą może zostać zawarta, zaniechanie wykluczenia z postępowania wykonawcy, który nie wniósł wadium oferta wykonawcy wykluczonego podlega odrzuceniu. 11

12 Realizacja umowy o udzielenie zamówienia publicznego: udzielenie zamówienia w trybie zapytania o cenę w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia nie spełniał przesłanki pozwalającej na zastosowanie powyższego trybu, udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki w sytuacji braku ustawowych przesłanek do zastosowania powyższego trybu, zawarcie umowy z Wykonawcą po terminie związania ofertą, zmiana postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty - wydłużenie terminu wykonania zamówienia, zmianę terminu realizacji zamówienia w umowie z Wykonawcą w stosunku do treści oferty na podstawie której dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty, 12

13 zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego w terminie krótszym niż określony w art. 94 ust. 1, udzielenie zamówienia dodatkowego na wykonanie robót budowlanych w formie aneksu do umowy w sprawie zamówienia podstawowego z pominięciem trybu zamówienia z wolnej ręki. 13

14 UCHYBIENIA PZP NIE SKUTKUJĄCE KOREKTĄ FINANSOWĄ stwierdzone w ramach RPO WM 14

15 Przykłady: brak wskazania w protokole ZP 2 dnia ustalenia wartości zamówienia, niepoinformowanie niezwłocznie o zawieszeniu biegu terminu związania ofertą, nieaktualna podstawa prawna przywołana w Regulaminie Komisji Przetargowej, brak zapisów dotyczących trybu pracy, np. przy podejmowaniu decyzji w przypadku równej liczby głosów, obowiązków członków komisji mając na względzie indywidualizacje odpowiedzialności za wykonywane czynności (ar. 21 ust. 3 Pzp) Regulaminu Komisji. 15

16 Inne nieprawidłowości 16

17 Przykłady: ponoszenie wydatków niezgodnie z kategorią zawartą w budżecie wniosku o dofinansowanie, brak oznaczeń informacyjno promocyjnych na zakupionych środkach trwałych oraz tablicy informacyjnej, wykonywanie płatności z rachunku innego niż wskazany w umowie o dofinansowanie, sposób przechowywania dokumentów nie gwarantuje zachowania trwałości projektu, dokumenty nie są kompletne, znajdują się w różnych miejscach, dokonanie zakupów w sposób niezgodny z polityką konkurencji - brak zachowania zasady wyboru wykonawcy w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę, z zachowaniem zasad konkurencyjności przy zawieraniu umowy o wartości nie przekraczającej euro tj. nierozeznanie rynku brak zapytań ofertowych, brak ofert konkurencyjnych, wykorzystywanie sprzęt zakupionego w ramach projektu niezgodnie z przeznaczeniem, np. wykorzystywanie sprzętu do zwykłej działalności. 17

18 Zasady wymierzania korekt finansowych będących konsekwencją naruszenia Prawa zamówień publicznych 18

19 Obowiązek dokonywania przez Państwa Członkowskie korekt finansowych w przypadku wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków pochodzących z funduszy UE w odniesieniu do perspektywy finansowej , wynika z art. 99 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. Uwzględniając powyższe przepisy oraz zalecenie Trybunału Obrachunkowego Komisja Europejska opracowała Wytyczne do określania korekt finansowych nakładanych na wydatki ponoszone z funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności w przypadku naruszenia przepisów prawa zamówień publicznych. Dokument ten zawiera skierowane do władz Państw Członkowskich zalecenie stosowania określonych w nich korekt finansowych lub wprowadzenia analogicznych systemów opracowanych na poziomie krajowym. 19

20 Biorąc pod uwagę powyższe zalecenie oraz dostrzegając potrzebę stworzenia dokumentu dostosowanego do specyfiki krajowej, w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego opracowano dokument regulujący kwestię wymierzania korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy Unii Europejskiej, tzw. taryfikator. Taryfikator, zawierający wyrażone procentowo wielkości korekt finansowych przypisane konkretnym rodzajom naruszeń prawa zamówień publicznych oraz metodologię obliczania kwot tychże korekt, służyć ma koordynacji i ujednoliceniu sposobu postępowania w przypadku wykrycia naruszeń przepisów prawa zamówień publicznych. 20

21 Korekt nie wymierza się za naruszenie przepisów Pzp dotyczących: kierownika zamawiającego, komisji przetargowej oraz innych osób uczestniczących w postępowaniu po stronie zamawiającego (art. 17 art. 21 Pzp), zawartości siwz (art. 36 Pzp), wniesienia wadium oraz jego form (art. 45 i 46 Pzp), terminu związania ofertą (art. 85 Pzp), jawności otwarcia ofert (art. 86 ust. 2 Pzp), podania przed otwarciem ofert kwoty jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia(art. 86 ust. 3 Pzp), unieważnienia postępowania (art. 93 Pzp), obowiązku zawarcia umowy przed upływem terminu związania ofertą (art. 94 ust. 1 Pzp), protokołu postępowania oraz jego jawności (art. 96 Pzp), stosowania do umów w sprawach zamówień publicznych przepisów kc, formy pisemnej umowy, jawności umów (art. 139 Pzp), wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz jego form (art Pzp). 21

22 Korekt finansowych nie nakłada się za naruszenia, które mają wyłącznie charakter formalny i nie wywołują żadnych skutków finansowych, tj. w szczególności: naruszenie art. 40 ust. 6 pkt 3 Pzp, poprzez niezawarcie w ogłoszeniu o zamówieniu, odpowiednio zamieszczanym lub publikowanym w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, na stronie internetowej, w dzienniku lub czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim lub w inny sposób, informacji o dniu jego przekazania UOPWE, naruszenie art. 12 ust. 3 pkt 2) Pzp, poprzez nieudokumentowanie publikacji ogłoszenia w DUUE, w szczególności zaniechanie przechowywania dowodu jego publikacji, 22

23 naruszenie przepisów dotyczących szacowania wartości zamówienia, jeżeli nie powoduje ono zejścia poniżej progów wartości zamówień określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, błędne określenie kodu CPV. 23

24 Metody ustalenia wysokości korekty Ustalenie wysokości korekty może następować na dwa sposoby: przez zastosowanie metody dyferencyjnej lub metody wskaźnikowej. Pierwszeństwo należy przypisać metodzie dyferencyjnej. 24

25 Metoda dyferencyjna To oszacowanie wielkości szkody - ustalenie istnienia oraz wielkości szkody następuje poprzez porównanie wysokości rzeczywistych wydatków ze środków funduszy UE na sfinansowanie zamówienia po wystąpieniu naruszenia z hipotetyczną wysokością takich wydatków w sytuacji, gdyby naruszenie nie miało miejsca. 25

26 Metoda wskaźnikowa Stosując tę metodę wysokość korekty oblicza się jako iloczyn wskaźnika procentowego nałożonej korekty, wskaźnika procentowego współfinansowania ze środków funduszy UE i wysokości faktycznych wydatków kwalifikowanych dla danego zamówienia, według wzoru: gdzie: Wk = W% x Wkw. x Wś Wk wysokość korekty finansowej; Wkw. wysokość faktycznych wydatków kwalifikowanych dla danego zamówienia; Wś procentowa wysokość współfinansowania ze środków funduszy UE; W% - wskaźnik procentowy nałożonej korekty. 26

27 Metoda wskaźnikowa ma charakter subsydiarny (pomocniczy) i jest uzasadniona tylko w sytuacji, gdy stosowanie metody dyferencyjnej nie wchodzi w grę. W przypadku wykrycia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego dwóch lub większej ilości przypadków niezastosowania zasad zamówień publicznych, należy zastosować korektę finansową o największej wartości procentowej. 27

28 Wskaźniki procentowe do obliczenia wartości korekty finansowej załączniki do taryfikatora Tabela 1 Tabela 2 Tabela 3 Tabela 4 Wskaźniki stosowane do zamówień objętych dyrektywą 2004/18/WE Wskaźniki stosowane do zamówień objętych dyrektywą 2004/17/WE Wskaźniki stosowane do zamówień częściowo objętych dyrektywami 2004/18/WE i 2004/17/WE Wskaźniki stosowane do zamówień, które nie są objęte dyrektywą 2004/18/WE 28