PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SYSTEMU

Transkrypt

1 PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SYSTEMU Element systemu Nabór Optivum dla szkół ponadgimnazjalnych Kanał: Organ Prowadzący

2 Producent: VULCAN sp. z o. o. ul. Kazimierska Wrocław tel. (071) vulcan@vulcan.edu.pl Nad programem pracowali: Rafał Figas Autorzy podręcznika: Paulina Nalewajko, Magdalena Wiktorska Projekt okładki: Aleksandra Maj Podręcznik opisuje wersję programu o numerze VULCAN zastrzega sobie prawo do ciągłego ulepszania programu i wprowadzania do niego zmian. Podręcznik jest chroniony prawem autorskim. Copyright by VULCAN 2007 Wszelkie prawa zastrzeżone

3 Spis treści Wstęp... 6 Informacje ogólne... 7 Co to jest organ prowadzący?... 7 Co należy do obowiązków organu prowadzącego?... 7 Co to jest Punkt Naboru?... 7 Co to jest lista preferencji kandydata?... 8 Co to jest szkoła pierwszego wyboru?... 8 Praca z systemem... 9 Konstrukcja stron... 9 Posługiwanie się menu Zgłoszenie się do systemu (logowanie) Zakończenie pracy z systemem Posługiwanie się narzędziami systemowymi Wyszukiwanie obiektów Dodawanie nowego obiektu Modyfikacja danych obiektu Usuwanie obiektu Sortowanie obiektów w kolejności alfabetycznej Sortowanie obiektów w kolejności odwrotnej do kolejności alfabetycznej Sortowanie obiektów w rosnącej kolejności ich numerów systemowych Sortowanie obiektów w malejącej kolejności ich numerów systemowych

4 Moje konto Strona główna Modyfikacja danych konta (opcja Moje konto ) Dane podstawowe Uprawnienia Zmiana hasła Podręcznik Oświata Dane OP Szkoły Dodawanie nowej szkoły do listy szkół Modyfikacja danych szkoły Usuwanie szkoły Inne informacje o szkole Zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjów Zarządzanie etapami prac obowiązującymi gimnazjum Wyświetlanie statystyk Nabór do PG Punkty Naboru Dodawanie nowego Punktu Naboru do listy Punktów Naboru Modyfikacja danych Punktu Naboru Usuwanie Punktu Naboru Inne informacje o Punkcie Naboru Zarządzanie listą kont użytkowników Punktów Naboru Zarządzanie etapami prac obowiązujących Punkt Naboru Zarządzanie przypisaniem szkół do Punktu Naboru Wyświetlanie statystyk Oddziały planowane Dodawanie nowego oddziału Modyfikacja oddziału Usuwanie oddziału Inne informacje o oddziałach Wyświetlenie list chętnych, zakwalifikowanych i przyjętych oraz listy rezerwacji Regulaminy Wprowadzanie regulaminu Modyfikowanie regulaminu... 76

5 Etapy prac Zarządzanie etapami prac obowiązującymi organ prowadzący Nadzorowanie etapów prac obowiązujących Punkty Naboru Nadzorowanie etapów prac obowiązujących gimnazja Raporty Listy kont Przydział Przeprowadzenie symulacji przydziału Zarządzanie OP Zarządzanie kontami innych użytkowników organu prowadzącego Dodawanie nowego konta Modyfikacja i usuwanie konta Kontakt poprzez pocztę elekroniczną Aktualności Modyfikacja aktualności Usuwanie aktualności Uprawnienia użytkowników Dodatek zasady bezpiecznego użytkowania systemu KSEON Optivum

6 Wstęp KSEON Optivum jest systemem wspomagającym obsługę scentralizowanego procesu naboru. Zapewnia gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie wszelkich informacji niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia rekrutacji uczniów do szkół ponadgimnazjalnych. W centralnej bazie danych gromadzone są dane na temat szkół objętych systemem oraz tworzonych przez nie oddziałów, pełne informacje na temat kandydatów: ich dane osobowe, kontaktowe, preferencje w wyborze szkół i oddziałów oraz wszelkie osiągnięcia. Na podstawie wprowadzonych zasad rekrutacji system automatycznie wylicza kandydatom punkty, a po zakończeniu gromadzenia i weryfikacji wszystkich danych dokonuje optymalnego przydziału kandydatów do oddziałów, z uwzględnieniem uzyskanych przez nich wyników punktowych oraz ich preferencji. System zapewnia pełne bezpieczeństwo gromadzonych i przesyłanych informacji. Wszyscy użytkownicy systemu posługują się nim przy użyciu indywidualnych, imiennych kont, przesyłane dane są szyfrowane, a serwery chronione są specjalnymi systemami zabezpieczeń. W proces naboru może być zaangażowanych kilka typów podmiotów: kandydaci, szkoły ponadgimnazjalne, władze oświatowe, a także gimnazja. W systemie KSEON Optivum każda z tych grup posiada wyodrębnioną część systemu, zwaną dalej kanałem dostępu, służącą komunikacji i obsłudze właściwej grupy. Niniejszy podręcznik opisuje sposób posługiwania się wyodrębnioną częścią systemu, przeznaczoną dla organu prowadzącego. 6

7 Informacje ogólne Co to jest organ prowadzący? Organem prowadzącym jest podmiot odpowiedzialny za działalność szkół i innych placówek oświatowych. Organem prowadzącym może być: minister, jednostka samorządu terytorialnego lub inna osoba prawna bądź fizyczna. Co należy do obowiązków organu prowadzącego? W zakresie prac związanych z rekrutacją do szkół ponadgimnazjalnych do obowiązków organu prowadzącego należy: nadzorowanie zamykania etapów prac, sprawdzanie poprawności wprowadzonej przez szkoły oferty edukacyjnej, zarządzanie kontami użytkowników podległych placówek, korygowanie sieci szkolnej w trakcie symulacji przydziału. Co to jest Punkt Naboru? Punktem Naboru jest wyodrębniona organizacyjnie jednostka zajmująca się gromadzeniem i weryfikacją dokumentów oraz obsługą kandydatów do jednej lub więcej szkół objętych systemem. W sytuacji najprostszej każda szkoła objęta systemem jest Punktem Naboru obsługującym kandydatów do niej samej. W przypadku zespołów szkół możemy mieć do czynienia z sytuacją, gdzie jeden Punkt Naboru powołany w zespole szkół obsługuje kandydatów do wszystkich szkół wchodzących 7

8 Informacje ogólne w skład zespołu (np. Liceum Ogólnokształcące, Liceum Profilowane i Zasadnicza Szkoła Zawodowa). Bez względu na przyjętą organizację naboru (w szczególności miejsca dostarczania i weryfikowania dokumentów) pojęcie Punktu Naboru odnosi się wyłącznie do szkół ponadgimnazjalnych. Co to jest lista preferencji kandydata? Lista preferencji kandydata jest to lista wszystkich oddziałów, do których chce on kandydować, uszeregowanych od oddziału, na którym zależy mu najbardziej, do oddziału, na którym zależy mu najmniej. Szeregowanie oddziałów przez kandydata wedle kryterium istotności dla siebie zapobiega zjawisku blokowania miejsc kandydat, któremu wyniki pozwalałyby zostać przyjętym do kilku oddziałów, zostanie umieszczony w tym z nich, który znajduje się najwyżej na jego liście preferencji. Kolejność układania oddziałów na liście preferencji przez kandydata jest dowolna obok siebie mogą znaleźć się oddziały z różnych szkół lub z jednej szkoły, oddziały z różnych szkół mogą się w dowolny sposób przeplatać nie ma tu żadnych ograniczeń. Co to jest szkoła pierwszego wyboru? Szkoła pierwszego wyboru dla kandydata jest to szkoła otwierająca oddział, który znajduje się na pierwszym miejscu listy preferencji kandydata, czyli ten, na którym kandydatowi najbardziej zależy. W klasycznym przypadku Punkt Naboru właściwy szkole pierwszego wyboru zajmuje się obsługą danego kandydata przyjmuje, przechowuje oraz weryfikuje jego dokumenty, a także wykonuje inne czynności związane z obsługą kandydata. W ramach lokalnych modyfikacji rola szkoły pierwszego wyboru, w szczególności w zakresie gromadzenia dokumentów i obsługi kandydatów może ulegać zmianom. Przed przystąpieniem do prac związanych z rekrutacją należy bezwzględnie zapoznać się z obowiązującymi procedurami. 8

9 Praca z systemem System KSEON Optivum obsługiwany jest przez użytkowników w całości przy pomocy Internetu. Do pracy w systemie potrzeba przeglądarki internetowej spełniającej minimalne wymagania oraz aktywnego połączenia z Internetem. Adres internetowy stron systemu przeznaczonych dla organu prowadzącego został przekazany jego przedstawicielowi wraz z informacjami o koncie. Dla maksymalnego komfortu pracy rekomendujemy przeglądarkę internetową Mozilla Firefox (dostępną pod adresem lub Internet Explorer w wersji co najmniej 6.0 zaktualizowany wszystkimi dostępnymi poprawkami. Konstrukcja stron Wszystkie strony internetowe służące do obsługi systemu KSEON Optivum skonstruowane są według podobnego schematu. Każda strona podzielona jest na trzy kolumny: kolumna lewa zawiera informacje ogólnodostępne, odnośniki do przydatnych stron itp. W lewej kolumnie nie znajdują się żadne odnośniki do funkcji systemu. szeroka kolumna środkowa, która jest zasadniczym obszarem roboczym systemu. Wszelkie informacje wyświetlane przez system w trakcie pracy pojawiają się w kolumnie środkowej. Tu również znajdują się podpowiedzi i instrukcje kolejnych działań. kolumna prawa stanowi menu systemowe tu znajdują się odnośniki do wszystkich dostępnych w danym momencie funkcji systemu. Ponad kolumnami, na samej górze strony znajduje się poziomy pasek tytułowy. 9

10 Praca z systemem Posługiwanie się menu Sposób posługiwania się menu systemu jest identyczny ze sposobem posługiwania się standardowymi stronami internetowymi. Wszelkie opcje systemu dostępne są w postaci odnośników (hiperłączy). Wybór opcji polega na jednokrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy na wyróżnionym przez podkreślenie słowie lub słowach. Przy posługiwaniu się systemem nie należy korzystać z przycisków nawigacyjnych przeglądarki internetowej (Wstecz, Dalej). Wszystkie opcje służące poruszaniu się po systemie znajdują się na jego stronach. W przypadku, gdy którakolwiek z funkcji jest niedostępna, bądź jej wybranie powoduje wyświetlenie komunikatu o niedostępności funkcji, oznacza to, że dany użytkownik nie posiada odpowiednich uprawnień lub bieżący etap prac nie pozwala na udostępnienie tej funkcji. Zgłoszenie się do systemu (logowanie) Wszystkie osoby pracujące w systemie KSEON Optivum posługują się nim wykorzystując własne, indywidualne konta. Dokonywanie jakichkolwiek operacji możliwe jest dopiero po podaniu przez użytkownika poprawnych danych identyfikacyjnych (identyfikatora i hasła). Bezpośrednio po wyświetleniu strony internetowej systemu KSEON Optivum przeznaczonej dla organu prowadzącego pojawia się strona logowania do systemu. Użytkownik proszony jest o podanie identyfikatora oraz hasła do jego konta. Rysunek 1. Zgłoszenie się do systemu. System rozróżnia w hasłach wielkie i małe litery. Należy zatem zwracać uwagę, jakimi literami jest wpisywane hasło (w szczególności, czy w trakcie wpisywania hasła włączona jest na klawiaturze funkcja Caps Lock). 10

11 Zakończenie pracy z systemem Po poprawnym wprowadzeniu w odpowiednie pola identyfikatora oraz hasła należy kliknąć przycisk Zaloguj. System sprawdzi zgodność danych i zaloguje użytkownika, który zostanie przeniesiony na swoją stronę główną systemu. W przypadku błędnie wprowadzonych danych system wyświetli stosowny komunikat. Zawsze w prawym górnym rogu ekranu system wyświetla informację o aktualnie zalogowanym użytkowniku oraz nazwę organu prowadzącego. Dodatkowo przy nazwie konta oraz nazwie organu prowadzącego, w nawiasach kwadratowych, znajdują się liczby. Liczba wyświetlona przy nazwie konta oznacza systemowy numer tego konta, liczba przy nazwie organu prowadzącego jest systemowym numerem organu prowadzącego. Podanie systemowego numeru konta oraz systemowego numeru organu prowadzącego będzie wymagane w trakcie kontaktu z pomocą techniczną. Numery te służą bowiem do szybkiej i jednoznacznej identyfikacji użytkownika, przez co skracany jest czas rozwiązywania ewentualnego problemu. Rysunek 2. Informacja o aktualnie zalogowanym użytkowniku, wraz z systemowymi numerami konta oraz organu prowadzącego. Zakończenie pracy z systemem Zakończenie pracy z systemem (tzw. wylogowanie się) następuje po wybraniu z menu po prawej stronie opcji Wyloguj się. Po wykonaniu tej czynności system wylogowuje użytkownika z systemu, wyświetla komunikat o wykonanej operacji, a następnie powraca na stronę logowania. Kończąc pracę z systemem lub oddalając się od komputera, bezwzględnie należy się wylogować. Posługiwanie się narzędziami systemowymi Dla ułatwienia pracy z systemem wszystkie narzędzia systemowe zostały zgrupowane w pasku narzędzi pod postacią ikon. Pojawia się on przy rozwijanej liście obiektów. 11

12 Praca z systemem Rysunek 3. Przykład paska narzędzi. Każda z ikon odpowiada konkretnej czynności. Na poziomie narzędzi systemowych po lewej stronie znajduje się nazwa rodzaju obiektu (np.: Szkoła, Punkt Naboru, Oddział). Obok nazwy obiektu jest podana w okrągłych nawiasach liczba obiektów dostępnych na rozwijanej liście znajdującej się poniżej nazwy. Wyszukiwanie obiektów Funkcja wyszukiwania umożliwia szybkie i łatwe wyszukanie konkretnego obiektu (np.: Punktu Naboru, szkoły ponadgimnazjalnej, gimnazjum) na liście. Aby użyć tej funkcji, należy kliknąć ikonę wyszukiwania obiektów. Pojawi się obszar, w którym należy wpisać szukaną część nazwy lub numer systemowy obiektu, a następnie kliknąć przycisk Szukaj, znajdujący się po prawej stronie obszaru. Lista dostępnych w systemie obiektów zostanie ograniczona tylko do tych, które spełniają wprowadzone kryterium. Liczba dostępnych obiektów podawana jest w okrągłych nawiasach obok nazwy obiektu powyżej obszaru do wprowadzania kryterium. Rysunek 4. Przykład wyszukiwania obiektu. Pojawienie się ikony usuwania kryteriów wyszukiwania sygnalizuje, że wyszukiwanie zostało zakończone i na liście znajdują się tylko obiekty spełniające kryterium wyszukiwania liczba tych obiektów podana jest w okrągłych nawiasach przy nazwie rodzaju obiektu. Aby wyświetlić pełną listę obiektów, należy kliknąć ikonę usuwania kryteriów wyszukiwania. 12 Rysunek 5. Przykład znalezienia obiektu.

13 Posługiwanie się narzędziami systemowymi Dodawanie nowego obiektu Aby dodać obiekt, należy kliknąć ikonę dodawania nowego obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, które należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie pojawi się formularz, w którym należy wprowadzić dane nowego obiektu i zapisać je, klikając przycisk Dodaj i zakończ. Modyfikacja danych obiektu Jeżeli okaże się, że dane obiektu zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Służy do tego ikona modyfikacji obiektu znajdująca się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu przez użytkownika system wyświetli zapytanie o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klikając przycisk OK. Pojawi się formularz, w którym należy wprowadzić zmiany w danych obiektu i zapisać je. Większość formularzy zmiany danych obiektu udostępnia dwa sposoby zapisywania zmian: przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu, przy użyciu przycisku Zapisz system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych. Usuwanie obiektu Istnieje również możliwość usunięcia obiektu z listy. Aby tego dokonać, należy użyć ikony usuwania obiektu znajdującej się na pasku narzędzi. System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia obiektu, które należy potwierdzić klikając przycisk OK. Sortowanie obiektów w kolejności alfabetycznej Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w kolejności alfabetycznej ich nazw, czyli od a do z. 13

14 Praca z systemem Sortowanie obiektów w kolejności odwrotnej do kolejności alfabetycznej Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w kolejności odwrotnej do kolejności alfabetycznej ich nazw, czyli od z do a. Sortowanie obiektów w rosnącej kolejności ich numerów systemowych Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w rosnącej kolejności ich numerów systemowych, czyli od [1] do najwyższego numeru. Sortowanie obiektów w malejącej kolejności ich numerów systemowych Użycie tej ikony spowoduje posortowanie obiektów w malejącej kolejności ich numerów systemowych, czyli od najwyższego numeru do [1]. Jeżeli którakolwiek z ikon na pasku narzędzi jest wyszarzona, oznacza to, że w danym momencie nie można wykonać odpowiadającej jej czynności, np.. 14

15 Moje konto Strona główna Strona główna zawiera statystyki dostępne każdemu użytkownikowi organu prowadzącego, w formie przedstawionej na poniższym rysunku. Rysunek 6. Strona główna fragment statystyk. Statystyki zawierają dane liczbowe o kandydatach z pierwszej preferencji i zostały podzielone na trzy sekcje ze względu na stan rozpatrzenia podań: nierozpatrzone, zaakceptowane, odrzucone. Statystyki te mają charakter jedynie informacyjny (nie ma możliwości ich modyfikacji). Modyfikacja danych konta (opcja Moje konto ) Wszystkie narzędzia potrzebne do modyfikacji danych konta znajdują się w opcji Moje konto w menu po lewej stronie. 15

16 Moje konto 16 Formularz danych konta składa się z trzech sekcji: Dane podstawowe Uprawnienia Zmiana hasła dane podstawowe, uprawnienia, zmiana hasła. W sekcji Dane podstawowe znajdują się następujące dane: numer SyK (numer systemowy), imię, nazwisko, identyfikator, adres , telefony kontaktowe. System automatycznie tworzy identyfikator w postaci imie.nazwisko. Ułatwia to rozpoznanie użytkownika przez obsługę systemu. Należy również pamiętać, że adres poczty elektronicznej nie może kończyć się kropką i musi zawierać (pot. małpa). Numer telefonu stacjonarnego powinien być podany według schematu: +48.xx.yyyyyyy, gdzie xx to numer kierunkowy miejscowości, zaś yyyyyyy to numer telefonu. Numer telefonu komórkowego powinien być podany według schematu: +48.xxxxxxxxx, gdzie xxxxxxxxx to numer telefonu. Uprawnienia służą do udostępnienia użytkownikowi wybranych funkcji systemowych w zależności od powierzonych mu zadań w ramach prac związanych z procesem rekrutacji. Sekcja poświęcona uprawnieniom ma charakter wyłącznie informacyjny. Użytkownik nie posiada możliwości zmiany swoich uprawnień. Może jej dokonać inny użytkownik organu prowadzącego, posiadający co najmniej te same uprawnienia oraz uprawnienie Zarządzanie OP (Patrz podrozdział Modyfikacja i usuwanie konta w rozdziale Zarządzanie kontami innych użytkowników organu prowadzącego ). Każdy użytkownik ma możliwość zmiany swojego hasła. Można tego dokonać w sekcji Zmiana hasła.

17 Podręcznik W stosownych polach należy podać dotychczasowe hasło oraz dwukrotnie wprowadzić nowe. Istnieją dwa sposoby zapisania zmian w haśle użytkownika organu prowadzącego: przy użyciu przycisku Zmień i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu, przy użyciu przycisku Zmień system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych. Rysunek 7. Zmiana hasła. Hasło powinno składać się co najmniej z 5 znaków. Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system wyświetli informację, że hasło zostało zmienione. Podręcznik W opcji Podręcznik w menu po lewej stronie dostępny jest podręcznik użytkownika kanału OP. Podręcznik zapisany jest w formacie PDF (Portable Document Format). Do odczytania pliku w tym formacie niezbędny jest program Adobe Reader. Aby otworzyć podręcznik w oknie przeglądarki, należy kliknąć Podręcznik lewym przyciskiem myszy. Aby zapisać podręcznik na dysku komputera, należy kliknąć Podręcznik prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać opcję Zapisz element docelowy jako... 17

18 Moje konto Rysunek 8. Zapisywanie pliku podręcznika na dysku. 18

19 Oświata Jednym z zadań organu prowadzącego jest wprowadzenie do systemu danych prowadzonych przez niego szkół ponadgimnazjalnych oraz gimnazjów biorących udział w procesie rekrutacji. Dane OP Szkoły Każdy użytkownik organu prowadzącego może wyświetlić szczegółowe informacje na temat organu prowadzącego, do którego przypisane jest jego konto. Aby tego dokonać, należy wybrać z menu po lewej stronie opcję Dane OP. Istnieje możliwość modyfikowania danych kontaktowych. Aby tego dokonać należy kliknąć przycisk Zmień, a następnie wprowadzić niezbędne zmiany. Pozostałe dane: dane adresowe i dane ogólne, mają charakter jedynie informacyjny (nie ma możliwości ich modyfikacji). Jeżeli którakolwiek z tych danych nie zgadza się ze stanem faktycznym, należy skontaktować się z serwisem. Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania danymi szkoły (wprowadzenie, modyfikacja i usuwanie) w systemie znajdują się w opcji Szkoły w menu po lewej stronie. Dodawanie nowej szkoły do listy szkół Pierwszym krokiem dodawania nowej szkoły do listy szkół jest określenie jej typu. Aby tego dokonać, należy wybrać typ szkoły z rozwijanej listy znajdującej się w sekcji Kryteria wyboru. 19

20 Oświata Rysunek 9. Wybieranie typu szkoły. Lista wcześniej wprowadzonych szkół zostanie ograniczona tylko do tych, które należą do wybranego typu. Formularz dodawania nowej szkoły jest różny dla gimnazjum i dla pozostałych szkół. Dodawanie gimnazjum do listy szkół Po wybraniu jako typu szkoły gimnazjum należy kliknąć ikonę dodawania obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Wyświetlony zostanie formularz, w którym należy wprowadzić dane nowej szkoły i zapisać je, klikając przycisk Dodaj i zakończ. 20

21 Szkoły Rysunek 10. Dodawanie nowego gimnazjum do listy. Formularz podzielony jest na trzy sekcje: dane ogólne, dane adresowe, dane kontaktowe. W sekcji Dane ogólne znajdują się następujące informacje: Nr systemowy liczba przyporządkowana danej szkole w systemie. Pojawi się ona po pomyślnym dodaniu szkoły. Nazwa nazwa szkoły służąca rozpoznaniu jej przy wyborze nazwy swojego gimnazjum przez kandydata. W przypadku przynależności szkoły do zespołu szkół do nazwy szkoły należy dopisać w nawiasie akronim nazwy zespołu w celu łatwiejszej identyfikacji. Na przykład Zespół Szkół Gastronomiczno-Hotelowych Nr 2 powinien zostać włączony do nazwy szkoły w postaci (ZSGH Nr 2). Rysunek 11. Przykład wypełnienia formularza. 21

22 Oświata Numer szkoły numer szkoły znajdujący się w nazwie szkoły podany arabskimi cyframi (Rysunek 11). W przypadku braku takiego numeru pole należy pozostawić puste. Rysunek 12. Przykład wypełnienia formularza. Uprawnienia z rozwijanego paska należy wybrać odpowiednie uprawnienie: szkoła publiczna lub szkoła niepubliczna z uprawnieniami publicznej. W sekcjach Dane adresowe i Dane kontaktowe należy wpisać standardowe dane teleadresowe wymagane przez poszczególne pola. Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system poinformuje o dodaniu nowej szkoły i przydzieli jej numer systemowy. Dodawanie szkoły ponadgimnazjalnej do listy szkół Po wybraniu jako typu szkoły szkoła ponadgimnazjalna lub któregoś z poszczególnych typów, np. liceum ogólnokształcące należy kliknąć ikonę dodawania obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Wyświetlony zostanie formularz, w którym należy wprowadzić dane nowej szkoły i zapisać je, klikając przycisk Dodaj i zakończ. 22

23 Szkoły Rysunek 13. Dodawanie szkoły ponadgimnazjalnej do listy. Formularz podzielony jest na trzy sekcje: dane ogólne, dane adresowe, dane kontaktowe. W sekcji Dane ogólne znajdują się następujące informacje: Nr systemowy liczba przyporządkowana danej szkole w systemie. Pojawi się ona po pomyślnym dodaniu szkoły. Nazwa nazwa szkoły służąca rozpoznaniu jej, przy wyborze preferencji, przez kandydata. W przypadku przynależności szkoły do zespołu szkół do nazwy szkoły należy dopisać w nawiasie akronim nazwy zespołu w celu łatwiejszej identyfikacji. Na przykład Zespół Szkół Gastronomiczno-Hotelowych Nr 2 powinien zostać włączony do nazwy szkoły w postaci (ZSGH Nr 2). 23

24 Oświata Rysunek 14. Przykład wypełnienia formularza. Numer szkoły numer szkoły znajdujący się w nazwie szkoły podany arabskimi cyframi (Rysunek 14). W przypadku braku takiego numeru pole należy pozostawić puste. Rysunek 15. Przykład wypełnienia formularza. Typ szkoły typ szkoły ponadgimnazjalnej, np. liceum ogólnokształcące, Podbudowa typ szkoły, której ukończenie uprawnia do podjęcia nauki w szkole, której dane są wprowadzane, np. gimnazjum, System domyślnie ustawia określoną podbudowę na podstawie wybranego wcześniej typu. Grupa wiekowa określenie wieku przyszłych uczniów szkoły, której dane są wprowadzane, np. młodzież, Uprawnienia z rozwijanego paska należy wybrać odpowiednie uprawnienie: szkoła publiczna, szkoła niepubliczna z uprawnieniami publicznej lub szkoła niepubliczna. W sekcjach Dane adresowe i Dane kontaktowe należy wpisać standardowe dane teleadresowe wymagane przez poszczególne pola. Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system poinformuje o dodaniu nowej szkoły i przydzieli jej numer systemowy. 24

25 Szkoły Modyfikacja danych szkoły Jeżeli okaże się, że dane szkoły zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Służy do tego ikona modyfikacji obiektu znajdująca się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu przez użytkownika system wyświetli zapytanie o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy je potwierdzić klikając przycisk OK. Usuwanie szkoły Pojawi się formularz z danymi szkoły, w którym należy wprowadzić zmiany w danych i zapisać je. Patrz podrozdział: Posługiwanie się narzędziami systemowymi. Istnieje również możliwość usunięcia szkoły z listy. Aby tego dokonać należy użyć ikony usuwania obiektu znajdującej się na pasku narzędzi. Patrz podrozdział: Posługiwanie się narzędziami systemowymi. Usunięcie szkoły spowoduje również usunięcie wszystkich kont użytkowników przypisanych danej szkole. Inne informacje o szkole Każdy użytkownik organu prowadzącego może wyświetlić szczegółowe informacje o szkole. Aby tego dokonać, należy wybrać z rozwijanych list typ szkoły, a następnie jej nazwę. Poniżej sekcji Kryteria wyboru znajduje się grupa zakładek zależna od wybranego typu szkoły. Po wybraniu typu szkoły gimnazjum dostępne są następujące zakładki: Dane szkoły wyświetlenie danych gimnazjum. Aby dokonać modyfikacji, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Modyfikacja danych szkoły. Lista kont wyświetlenie listy kont przypisanych do danego gimnazjum. Aby zarządzać kontami, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjum. Etapy prac wyświetlanie etapów prac obowiązujących gimnazjum. Zawiera nazwę etapu, daty obowiązywania i status. Aby zarządzać etapami prac, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Zarządzanie etapami prac obowiązującymi gimnazja. Statystyki wyświetlenie danych statystycznych danego gimnazjum. Mają one charakter wyłącznie informacyjny. Istnieje możliwość przedstawienia statystyk w postaci liczbowej lub graficznej poprzez 25

26 Oświata wybranie zakładek odpowiednio: Liczbowe lub Graficzne. Statystyki zawierają dane o liczbie uczniów z podziałem na płeć. W przypadku wybrania w Kryteriach wyboru opcji wszystkie szkoły z listy dostępna jest wyłącznie zakładka Statystyki, zawierające dane zestawione dla wszystkich szkół gimnazjalnych. Rysunek 16. Zakładki dostępne dla gimnazjum. Po wybraniu szkoły typu ponadgimnazjalnego dostępne są następujące zakładki: Dane szkoły wyświetlenie danych szkoły ponadgimnazjalnej. Aby dokonać modyfikacji, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Modyfikacja danych szkoły. Statystyki wyświetlenie danych statystycznych danej szkoły ponadgimnazjalnej. Mają one charakter wyłącznie informacyjny. Istnieje możliwość przedstawienia statystyk w postaci liczbowej lub graficznej poprzez wybranie zakładek odpowiednio: Liczbowe lub Graficzne. Statystyki zawierają dane podzielone na trzy grupy: Dane o ofercie zwierają informacje o: liczbie wpisów o oddziałach, łącznej liczbie miejsc oraz łącznej liczbie oddziałów. Kandydaci z dowolnej preferencji zawierają informacje o: podaniach i świadectwach nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum). Kandydaci z pierwszej preferencji zawierają informacje o: podaniach i świadectwach (kandydatów z pierwszej preferencji) nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum). Liczba wpisów o oddziałach oznacza liczbę wypełnionych w systemie formularzy wprowadzania informacji o oddziałach, a nie liczbę planowanych oddziałów, np. jeden wpis może dotyczyć oddziału wielokrotnego o liczebnościach: całkowitej 60, podstawowej 30. W przypadku wybrania w Kryteriach wyboru opcji wszystkie szkoły z listy dostępna jest wyłącznie zakładka Statystyki, zawierające dane zestawione dla wszystkich szkół ponadgimnazjalnych. 26

27 Szkoły Rysunek 17. Zakładki dostępne dla szkoły ponadgimnazjalnej. Zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjów Wszystkie osoby pracujące w systemie KSEON Optivum posługują się nim wykorzystując własne, indywidualne konta. Jednym z zadań organu prowadzącego jest zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjów. Opis zarządzania listą kont użytkowników Punktu Naboru znajduje się w podrozdziale Zarządzanie listą kont użytkowników Punktu Naboru (Rozdział Nabór do PG ). Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania listą kont znajdują się w zakładce Lista kont, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list typu szkoły i jej nazwy (Rysunek 17). Dodawanie nowego konta Aby dodać nowe konto użytkownika, należy kliknąć przycisk Dodaj konto. Rysunek 18. Przykładowa lista kont. Następnie pojawi się formularz do wprowadzenia danych osoby będącej użytkownikiem gimnazjum oraz przydzielonych jej uprawnień. Dane te będą wykorzystywane podczas zgłaszania (logowania) do systemu. Po wypełnieniu pól Imię i Nazwisko system automatycznie wygeneruje identyfikator według schematu imie.nazwisko. Taka postać identyfikatora ułatwia rozpoznanie użytkownika przez obsługę systemu. 27

28 Oświata Ponieważ identyfikator musi być unikalny w całym systemie, może się zdarzyć, że wygenerowany identyfikator już istnieje. W takim przypadku system wyświetli odpowiedni komunikat i poprosi o wpisanie innego identyfikatora. Jeżeli zajdzie konieczność utworzenia innego identyfikatora, należy odznaczyć pole znajdujące się po prawej stronie pola zwierającego identyfikator. Umożliwi to wpisanie w tym obszarze nowego identyfikatora. 28 Użytkownikowi gimnazjum należy przypisać uprawnienia w zależności od powierzonych mu zadań w ramach prac związanych z procesem rekrutacji: Weryfikacja zgłoszeń - użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać weryfikacji (akceptować bądź odrzucać) podania uczniów z danego gimnazjum. Uprawnienie to ma zastosowanie wyłącznie w przypadku prowadzenia rekrutacji według modelu zakładającego dostarczanie podań kandydatów do ich macierzystych gimnazjów. Katalog uczniów użytkownik posiadający to uprawnienie ma dostęp do danych zgromadzonych na temat uczniów właściwych dla danego gimnazjum. Uprawnienie to daje możliwość przeglądania zarówno informacji na temat kandydatury (przebiegu postępowania rekrutacyjnego wobec kandydata), jak i danych osobowych oraz osiągnięć. Pozwala ono również użytkownikowi dokonywać zmiany hasła uczniom pochodzącym z danego gimnazjum. Cofanie operacji użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać operacji: Anulowanie akceptacji zgłoszenia, Anulowanie odrzucenia zgłoszenia, Anulowanie akceptacji osiągnięć, Anulowanie odrzucenia osiągnięć, Wycofanie oryginałów dokumentów dokonanych przez użytkowników danego gimnazjum. Przesyłanie danych - użytkownik posiadający to uprawnienie może wysyłać dane pochodzące z programów Sekretariat Optivum i Rejestr uczniów Optivum do systemu. Uprawnienie to daje możliwość wysyłania zarówno danych osobowych, jak i ocen, wyników egzaminu gimnazjalnego i innych osiągnięć. Zamykanie etapów użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać zamknięcia kolejnych etapów prac w danym gimnazjum. Dla zapewnienia spójności prac uprawnienie do zamykania etapów powinna posiadać jedna osoba, w domyśle administrator gimnazjum lub inna osoba odpowiedzialna za całość prac w danym gimnazjum. Uprawnienia szczególne (dostęp do katalogu kont oraz prawo do cofania operacji) powinny być przydzielane roztropnie, jak najmniejszej liczbie osób.

29 Szkoły Dostęp do statystyk użytkownik posiadający to uprawnienie może przeglądać szczegółowe statystyki rekrutacji. Zarządzanie kontami użytkownik posiadający to uprawnienie może dodawać, usuwać oraz modyfikować (w tym zmieniać hasła) konta użytkowników danego gimnazjum. Po kliknięciu przycisku Dodaj i zakończ system powróci do ekranu zawierającego listę kont. Rysunek 19. Dodawanie nowego konta. Modyfikacja i usuwanie konta Jeżeli okaże się, że dane konta użytkownika gimnazjum zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk e znajdujący się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 18). System wyświetli zapytanie o chęć dokonania zmian w tym koncie, które należy potwierdzić klikając przycisk OK. Zaprezentowany zostanie ekran Modyfikacja danych konta z polami, w które należy wprowadzić niezbędne zmiany. Istnieją dwa sposoby zapisywania zmian w danych podstawowych i w uprawnieniach użytkownika gimnazjum: przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu, 29

30 Oświata przy użyciu przycisku Zapisz system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych. Analogicznie istnieją dwa sposoby zmiany hasła użytkownika gimnazjum: przy użyciu przycisku Zmień i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu, przy użyciu przycisku Zmień system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych. Istnieje również możliwość usunięcia konta użytkownika gimnazjum przy użyciu przycisku x znajdującego się na liście kont po prawej stronie przycisku e (Rysunek 18). System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia konta, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Kontakt poprzez pocztę elekroniczną Istnieje możliwość kontaktu poprzez pocztę elektroniczną z konkretnym użytkownikiem gimnazjum. Można tego dokonać poprzez kliknięcie znajdującego się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 18). Wykonanie opisanej powyżej czynności spowoduje otwarcie okna nowej wiadomości, w domyślnym czytniku systemowym, z wpisanym adresem użytkownika gimnazjum. dostępna jest tylko dla konta użytkownika, którego adres został podany w systemie. Zarządzanie etapami prac obowiązującymi gimnazjum Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania etapami prac obowiązującymi gimnazjum znajdują się w zakładce Etapy prac, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list typu szkoły i jej nazwy (Rysunek 16). Po wybraniu tej zakładki przez użytkownika wyświetla się ekran podzielony na dwie kolumny: Etap (zawiera nazwę oraz daty otwarcia i zamknięcia etapu), Status. Jeżeli status etapu określony jest jako Oczekuje na otwarcie, oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako Otwarty. Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako Zamknięty. 30

31 Szkoły Rysunek 20. Przykładowa lista etapów prac. Zamykanie etapów prac obowiązujących gimnazjum Aby zamknąć etap, należy kliknąć przycisk Zamknij. System wygeneruje zapytanie o chęć zamknięcia etapu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie wyświetli się ekran akceptacji zamykania etapu. Przed zaakceptowaniem zamknięcia etapu należy zwrócić uwagę na statystyki wyświetlane na ekranie akceptacji zamknięcia etapu. System podaje zbiorczą informację na temat danych wprowadzonych do systemu w danym etapie. Ponadto wyświetla również informacje o ewentualnych błędach bądź ostrzeżeniach. Błąd zgłaszany jest przez system w sytuacji, gdy w pracach realizowanych w ramach danego etapu znajdują się dane niepoprawne bądź brakuje niezbędnych danych. Wystąpienie błędu uniemożliwia zamknięcie etapu. Ostrzeżenie zgłaszane jest przez system w sytuacji, gdy brakuje niektórych danych, jednak dane te nie są niezbędne dla poprawności dalszego przebiegu rekrutacji, a także wówczas, gdy wprowadzone dane choć poprawne merytorycznie wydają się być mało prawdopodobne. Jeżeli dane są poprawne i prace z zakresu danego etapu zostały zakończone należy zaakceptować zamknięcie etapu klikając przycisk Tak lub Akceptuję (w zależności od etapu). 31

32 Oświata Rysunek 21. Zamykanie etapów prac. Po wykonaniu operacji zamknięcia etapu, system wyświetli stosowny komunikat. Otwieranie etapów prac obowiązujących gimnazjum W przypadku konieczności ponownego otwarcia zamkniętego już etapu obowiązującego gimnazjum, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Nadzorowanie etapów prac obowiązujących gimnazja. Otwieranie etapów prac obowiązujących gimnazjum może nastąpić jedynie poprzez wybranie opcji Etapy prac i zakładki Gimnazja. Wyświetlanie statystyk Wszystkie narzędzia potrzebne do wyświetlania statystyk dotyczących gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych znajdują się w zakładce Statystyki, dostępnej po wybraniu z rozwijanych list typu szkoły i jej nazwy (Rysunek 16). Aby wyświetlić statystyki dla wszystkich szkół wybranego typu, należy go wskazać na rozwijanej liście typów, a na liście szkół wybrać opcję wszystkie szkoły. Rysunek 22. Wyświetlanie statystyk dla wszystkich szkół danego typu. 32 Jeżeli dane nie zostały jeszcze wprowadzone, wygenerowanie wykresów jest niemożliwe. System wyświetli wtedy komunikat: Wykres niedostępny z powodu braku danych.

33 Szkoły Wszystkie statystyki wyświetlane są w wersji liczbowej i graficznej. Statystyki liczbowe Statystyki liczbowe znajdują się w podzakładce Liczbowe dostępnej po wybraniu zakładki Statystyki. Rysunek 23. Przykładowa statystyka liczbowa. Statystyki graficzne Statystyki graficzne znajdują się w podzakładce Graficzne dostępnej po wybraniu zakładki Statystyki. Statystyki graficzne dostępne są w wersji do druku. Aby z niej skorzystać, należy kliknąć przycisk Wersja do druku znajdujący się ponad wykresami. W systemie wyświetlane są następujące statystyki graficzne: wykres słupkowy, wykres kołowy. Wykres słupkowy Wykres słupkowy składa się z dwóch osi. Na osi pionowej znajdują się nazwy kategorii, a na osi poziomej wartości przypisane tym kategoriom. Rysunek 24. Przykładowy wykres słupkowy. 33

34 Oświata Wykres kołowy Wykres kołowy przedstawia procentowy udział wartości przypisanych do poszczególnych kategorii w stosunku do ich sumy. Kategorie wyróżnione są kolorami. W legendzie wyjaśnione jest znaczenie poszczególnych kolorów. Rysunek 25. Przykładowy wykres kołowy. 34

35 Nabór do PG Punkty Naboru Punktem Naboru jest wyodrębniona organizacyjnie jednostka zajmująca się gromadzeniem i weryfikacją dokumentów oraz obsługą kandydatów do jednej lub więcej szkół objętych systemem. W sytuacji najprostszej każda szkoła objęta systemem jest Punktem Naboru obsługującym kandydatów do niej samej. W przypadku zespołów szkół możemy mieć do czynienia z sytuacją, gdzie jeden Punkt Naboru powołany w zespole szkół obsługuje kandydatów do wszystkich szkół wchodzących w skład zespołu (np. Liceum Ogólnokształcące, Liceum Profilowane i Zasadnicza Szkoła Zawodowa). Bez względu na przyjętą organizację naboru (w szczególności miejsca dostarczania i weryfikowania dokumentów) pojęcie Punktu Naboru odnosi się wyłącznie do szkół ponadgimnazjalnych. Jednym z zadań organu prowadzącego jest wprowadzenie do systemu danych prowadzonych przez niego Punktów Naboru. Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania danymi Punktu Naboru (wprowadzenie, modyfikacja i usuwanie) w systemie znajdują się w opcji Punkty Naboru w menu po lewej stronie. Dodawanie nowego Punktu Naboru do listy Punktów Naboru Aby dodać nowy Punkt Naboru do listy Punktów Naboru, należy kliknąć ikonę dodawania nowego obiektu znajdującą się na pasku narzędzi. System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. 35

36 Nabór do PG Następnie pojawi się formularz, w którym należy wprowadzić dane nowego Punktu Naboru i zapisać je klikając przycisk Dodaj i zakończ. Rysunek 26. Dodawanie nowego Punktu Naboru. Formularz podzielony jest na trzy sekcje: dane ogólne, dane adresowe, dane kontaktowe. W sekcji Dane ogólne znajdują się następujące informacje: Nr systemowy liczba przyporządkowana danemu Punktowi Naboru w systemie. Pojawi się ona po pomyślnym dodaniu Punktu Naboru. Nazwa pełna nazwa Punktu Naboru. Na przykład: Zespół Szkół Gastronomiczno-Hotelowych Nr 2. W sekcjach Dane adresowe i Dane kontaktowe należy wpisać standardowe dane teleadresowe wymagane przez poszczególne pola. Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system poinformuje o dodaniu nowego Punktu Naboru i przydzieli mu numer systemowy. Modyfikacja danych Punktu Naboru Jeżeli okaże się, że dane Punktu Naboru zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Służy do tego ikona modyfikacji znajdująca się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu przez użytkownika, sys- 36

37 Punkty Naboru tem wyświetli zapytanie o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy je potwierdzić klikając przycisk OK. Pojawi się formularz z danymi Punktu Naboru, w którym należy wprowadzić zmiany w danych i zapisać je. Patrz podrozdział: Posługiwanie się narzędziami systemowymi. Usuwanie Punktu Naboru Istnieje również możliwość usunięcia Punktu Naboru z listy. Aby tego dokonać, należy użyć ikony usuwania obiektu znajdującej się na pasku narzędzi. Patrz podrozdział: Posługiwanie się narzędziami systemowymi. Usunięcie Punktu Naboru spowoduje również usunięcie wszystkich kont użytkowników przypisanych danemu Punktowi Naboru. Inne informacje o Punkcie Naboru Każdy użytkownik organu prowadzącego może wyświetlić szczegółowe informacje o Punkcie Naboru. Aby tego dokonać, należy wybrać z rozwijanej listy żądany Punkt Naboru. Poniżej sekcji Kryteria wyboru znajduje się grupa zakładek. Po wybraniu żądanego Punktu Naboru dostępne są następujące zakładki: Dane PN wyświetlenie danych Punktu Naboru. Aby dokonać modyfikacji, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Modyfikacja danych Punktu Naboru. Lista kont wyświetlenie listy kont przypisanych do danego Punktu Naboru. Aby zarządzać kontami, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Zarządzanie listą kont użytkowników Punktu Naboru. Szkoły wyświetlenie listy szkół przypisanych do danego Punktu Naboru z możliwością modyfikacji przypisania. Aby zarządzać przypisaniem szkoły do Punktu Naboru, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Przypisywanie szkół do Punktu Naboru. Statystyki wyświetlenie danych statystycznych danego Punktu Naboru. Mają one charakter wyłącznie informacyjny. Istnieje możliwość przedstawienia statystyk w postaci liczbowej lub graficznej poprzez wybranie zakładek odpowiednio: Liczbowe lub Graficzne. Statystyki zawierają dane podzielone na cztery grupy: Dane o szkołach zawierają informacje o liczbie szkół ponadgimnazjalnych z rozróżnieniem na poszczególne typy szkół. 37

38 Nabór do PG Dane o ofercie zwierają informacje o: liczbie wpisów o oddziałach, łącznej liczbie miejsc w poszczególnych szkołach ponadgimnazjalnych oraz łącznej liczbie oddziałów w poszczególnych szkołach ponadgimnazjalnych. Kandydaci z dowolnej preferencji zawierają informacje o: podaniach i świadectwach nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum). Kandydaci z pierwszej preferencji zawierają informacje o: podaniach i świadectwach (kandydatów z pierwszej preferencji) nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum). Liczba wpisów o oddziałach oznacza liczbę wypełnionych w systemie formularzy wprowadzania informacji o oddziałach, a nie liczbę planowanych oddziałów, np. jeden wpis może dotyczyć oddziału wielokrotnego o liczebnościach: całkowitej 60, podstawowej 30. W przypadku wybrania w Kryteriach wyboru opcji wszystkie Punkty Naboru z listy dostępna jest wyłącznie zakładka Statystyki, zawierające dane zestawione dla wszystkich Punktów Naboru. Etapy prac wyświetlanie etapów prac obowiązujących Punkt Naboru. Zawiera nazwę etapu, daty obowiązywania i status. Aby zarządzać etapami prac, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Zarządzanie etapami prac obowiązującymi Punkt Naboru. Rysunek 27. Dostępne zakładki dla Punktu Naboru. Zarządzanie listą kont użytkowników Punktów Naboru Wszystkie osoby pracujące w systemie KSEON Optivum posługują się nim wykorzystując własne, indywidualne konta. Jednym z zadań organu prowadzącego jest zarządzanie listą kont użytkowników Punktów Naboru. Opis zarządzania listą kont użytkowników gimnazjów znajduje się w podrozdziale Zarządzanie listą kont użytkowników gimnazjów (Rozdział Oświata ). 38

39 Punkty Naboru Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania listą kont znajdują się w zakładce Lista kont, która wyświetla się po wybraniu przez użytkownika z rozwijanych list nazwy żądanego Punktu Naboru. Dodawanie nowego konta Aby dodać nowe konto użytkownika Punktu Naboru, należy kliknąć przycisk Dodaj konto. Rysunek 28. Lista kont. Następnie pojawi się formularz do wprowadzenia danych osoby będącej użytkownikiem Punktu Naboru oraz przydzielonych jej uprawnień. Dane te będą wykorzystywane podczas zgłaszania (logowania) do systemu. Po wypełnieniu pól Imię i Nazwisko system automatycznie wygeneruje identyfikator według schematu imie.nazwisko. Taka postać identyfikatora ułatwia rozpoznanie użytkownika przez obsługę systemu. Ponieważ identyfikator musi być unikalny w całym systemie, może się zdarzyć, że wygenerowany identyfikator już istnieje. W takim przypadku system wyświetli odpowiedni komunikat i poprosi o wpisanie innego identyfikatora. Jeżeli zajdzie konieczność utworzenia innego identyfikatora, należy odznaczyć pole znajdujące się po prawej stronie pola zwierającego identyfikator. Umożliwi to wpisanie w tym obszarze nowego identyfikatora. Użytkownikowi Punktu Naboru należy przypisać uprawnienia w zależności od powierzonych mu zadań w ramach prac związanych z procesem rekrutacji: Weryfikacja zgłoszeń użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać weryfikacji (akceptować, odrzucać i poprawiać) zgłoszenia właściwe dla danego Punktu Naboru (tych kandydatów, dla których szkołą pierwszego wyboru jest szkoła obsługiwana przez dany Punkt Naboru). 39

40 Nabór do PG Weryfikacja osiągnięć użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać weryfikacji osiągnięć (akceptować, odrzucać i poprawiać) kandydatów właściwych dla danego Punktu Naboru. Wprowadzanie wyników sprawdzianów uzdolnień użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać wprowadzania kandydatom uzyskanych przez nich wyników sprawdzianów uzdolnień kierunkowych. Katalog kandydatów użytkownik posiadający to uprawnienie ma dostęp do danych zgromadzonych na temat kandydatów właściwych dla danego Punktu Naboru. Uprawnienie to daje możliwość przeglądania zarówno informacji na temat kandydatury, jak i danych osobowych oraz osiągnięć. Uprawnienie to daje również użytkownikowi możliwość dokonywania zmiany hasła kandydatom właściwym dla danego Punktu Naboru. Zamykanie etapów użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać zamknięcia kolejnych etapów prac w danym Punkcie Naboru. Dla zapewnienia spójności prac nie zaleca się przydzielania uprawnienia do zamykania etapów zbyt dużej liczbie kont. Cofanie operacji użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać operacji: Anulowanie akceptacji zgłoszenia, Anulowanie odrzucenia zgłoszenia, Anulowanie akceptacji osiągnięć, Anulowanie odrzucenia osiągnięć, Wycofanie oryginałów dokumentów dokonanych przez użytkowników danego Punktu Naboru. Uprawnienia szczególne (dostęp do katalogu kont oraz prawo do cofania operacji) powinny być przydzielane roztropnie, jak najmniejszej liczbie osób. Przesyłanie danych użytkownik posiadający to uprawnienie może pobierać z systemu pliki zawierające listy przyjętych wraz z danymi uczniów w formacie zou, umożliwiające import danych w programach obsługujących ten format (np.: Sekretariat Optivum oraz Rejestr uczniów Optivum). Dostęp do statystyk użytkownik posiadający to uprawnienie może przeglądać szczegółowe statystyki rekrutacji do szkół obsługiwanych przez dany Punkt Naboru. Zarządzanie kontami użytkownik posiadający to uprawnienie może dodawać, usuwać oraz modyfikować (w tym zmieniać hasła) użytkowników danego Punktu Naboru. 40

41 Punkty Naboru Użytkownik posiadający uprawnienie dostępu do katalogu kont może zmieniać hasła innym użytkownikom, przy czym tylko tym, którzy mają nie więcej uprawnień niż on sam. Zarządzanie oddziałami użytkownik posiadający to uprawnienie może wprowadzać ofertę edukacyjną (dodawać, usuwać i modyfikować informacje o otwieranych oddziałach) oraz wprowadzać i modyfikować treść regulaminu rekrutacji. Po kliknięciu przycisku Dodaj i zakończ system powróci do ekranu zawierającego listę kont. Rysunek 29. Dodawanie nowego konta użytkownika Punktu Naboru. Modyfikacja i usuwanie konta Jeżeli okaże się, że dane konta użytkownika Punktu Naboru zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk e znajdujący się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 28). System wyświetli zapytanie o chęć dokonania zmian w tym koncie, które należy potwierdzić klikając przycisk OK. Zaprezentowany zostanie ekran Modyfikacja danych konta z polami, w których należy wprowadzić niezbędne zmiany. Istnieją dwa sposoby zapisywania zmian w danych podstawowych i w uprawnieniach użytkownika Punktu Naboru: 41

42 Nabór do PG przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu, przy użyciu przycisku Zapisz system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych. Analogicznie istnieją dwa sposoby zmiany hasła użytkownika Punktu naboru: przy użyciu przycisku Zmień i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza modyfikacji danych powracając do poprzedniego ekranu, przy użyciu przycisku Zmień system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz modyfikacji danych. Istnieje również możliwość usunięcia konta użytkownika Punktu Naboru przy użyciu przycisku x znajdującego się na liście kont po prawej stronie przycisku e (Rysunek 28). System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia konta, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Kontakt poprzez pocztę elekroniczną Istnieje możliwość kontaktu poprzez pocztę elektroniczną z konkretnym użytkownikiem Punktu Naboru. Można tego dokonać poprzez kliknięcie znajdującego się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 28). Wykonanie opisanej powyżej czynności spowoduje otwarcie okna nowej wiadomości, w domyślnym czytniku systemowym, z wpisanym adresem użytkownika Punktu Naboru. dostępna jest tylko dla konta użytkownika, który podał adres . Zarządzanie etapami prac obowiązujących Punkt Naboru 42 Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania etapami prac obowiązującymi Punkt Naboru znajdują się w zakładce Etapy prac, dostępnej po wybraniu z rozwijanej listy nazwę szkoły. Po wybraniu tej zakładki przez użytkownika wyświetla się ekran podzielony na dwie kolumny: Etap (zawiera nazwę oraz daty otwarcia i zamknięcia etapu), Status. Jeżeli status etapu określony jest jako Oczekuje na otwarcie, oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako Otwarty. Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako Zamknięty.

43 Punkty Naboru Rysunek 30. Przykładowa lista etapów prac. Zamykanie etapów prac obowiązujących Punkt Naboru Aby zamknąć etap, należy kliknąć przycisk Zamknij. System wygeneruje zapytanie o chęć zamknięcia etapu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie wyświetli się ekran akceptacji zamykania etapu. Przed zaakceptowaniem zamknięcia etapu należy zwrócić uwagę na statystyki wyświetlane na ekranie akceptacji zamknięcia etapu. System podaje zbiorczą informację na temat danych wprowadzonych do systemu w danym etapie. Ponadto wyświetla również informacje o ewentualnych błędach bądź ostrzeżenia. Błąd zgłaszany jest przez system w sytuacji, gdy w pracach realizowanych w ramach danego etapu znajdują się dane niepoprawne, bądź brakuje niezbędnych danych. Wystąpienie błędu uniemożliwia zamknięcie etapu. Ostrzeżenie zgłaszane jest przez system w sytuacji, gdy brakuje niektórych danych, jednak dane te nie są niezbędne dla poprawności dalszego przebiegu rekrutacji, a także wówczas, gdy wprowadzone dane choć poprawne merytorycznie wydają się być mało prawdopodobne. Jeżeli dane są poprawne i prace z zakresu danego etapu zostały zakończone, należy zaakceptować zamknięcie etapu wybierając przycisk Tak lub Akceptuję (w zależności od etapu). 43

44 Nabór do PG Rysunek 31. Zamykanie etapów prac. Po wykonaniu operacji zamknięcia etapu, system wyświetli stosowny komunikat. Otwieranie etapów prac obowiązujących Punkt Naboru W przypadku konieczności ponownego otwarcia zamkniętego już etapu obowiązującego Punkt Naboru, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Nadzorowanie etapów prac obowiązujących Punkty Naboru. Otwieranie etapów prac obowiązujących Punkt Naboru może nastąpić jedynie poprzez wybranie opcji Etapy prac i zakładki Punkty Naboru. Zarządzanie przypisaniem szkół do Punktu Naboru W sytuacji najprostszej każda szkoła objęta systemem jest Punktem Naboru obsługującym kandydatów do niej samej. W przypadku zespołów szkół możemy mieć do czynienia z sytuacją, gdzie jeden Punkt Naboru powołany w zespole szkół obsługuje kandydatów do wszystkich szkół wchodzących w skład zespołu (np. Liceum Ogólnokształcące, Liceum Profilowane i Zasadnicza Szkoła Zawodowa). Bez względu na przyjętą organizację naboru (w szczególności miejsca dostarczania i weryfikowania dokumentów) pojęcie Punktu Naboru odnosi się wyłącznie do szkół ponadgimnazjalnych. Przypisywanie szkół do Punktu Naboru Aby przypisać szkołę do Punktu Naboru, należy z rozwijanej listy wybrać Punkt Naboru (sekcja Kryteria wyboru ), a następnie zakładkę Szkoły oraz żądaną szkołę (sekcja Przypisywanie szkół ) i kliknąć przycisk Przypisz. System wyświetli zapytanie o chęć przypisania szkoły do Punktu Naboru, które należy potwierdzić klikając przycisk OK. 44

45 Punkty Naboru Rysunek 32. Przypisywanie szkół do Punktu Naboru. Po przypisaniu szkoły do jednego Punktu Naboru system uniemożliwia przypisanie jej do innego Punktu Naboru (nie jest dostępna na liście szkół w sekcji Przypisywanie szkół ). Jeżeli na liście szkół nie ma żądanej szkoły, a nie została ona wcześniej wprowadzona do systemu, istnieje możliwość jej dodania przy pomocy ikony dodawania nowego obiektu znajdującej się na pasku narzędzi (Patrz podrozdział Dodawanie nowej szkoły do listy szkół w rozdziale Oświata ). Usuwanie przypisania szkoły do Punktu Naboru Jeżeli okaże się, że szkoła została błędnie przypisana do Punktu Naboru, należy usunąć przypisanie. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk x znajdujący się po prawej stronie nazwy szkoły na liście szkół przypisanych do Punktu Naboru (Rysunek 32). Po usunięciu szkoły z listy szkół przypisanych do Punktu Naboru system umożliwia przypisanie jej do innego Punktu Naboru (jest dostępna na liście szkół w sekcji Przypisywanie szkół ). Wyświetlanie statystyk Wszystkie narzędzia potrzebne do wyświetlania statystyk dotyczących Punktów Naboru znajdują się w zakładce Statystyki, dostępnej po wybraniu z rozwijanej listy nazwy Punktu Naboru. 45

46 Nabór do PG Rysunek 33. Wyświetlanie statystyk dla wybranego Punktu Naboru. Aby wyświetlić statystyki dla wszystkich Punktów Naboru, należy wybrać z rozwijanej listy opcję wszystkie Punkty Naboru. Rysunek 34. Wyświetlanie statystyk dla wszystkich Punktów Naboru. Statystyki graficzne dostępne są w wersji do druku. Aby z niej skorzystać, należy kliknąć przycisk Wersja do druku znajdujący się ponad wykresami. Jeżeli dane nie zostały jeszcze wprowadzone, wygenerowanie wykresów jest niemożliwe. System wyświetli wtedy komunikat: wykres niedostępny z powodu braku danych. Wszystkie statystyki wyświetlane są w wersji liczbowej i graficznej. Statystyki liczbowe Statystyki liczbowe znajdują się w podzakładce Liczbowe dostępnej po wybraniu zakładki Statystyki. Rysunek 35. Przykładowa statystyka liczbowa. 46

47 Punkty Naboru Statystyki graficzne Statystyki graficzne znajdują się w podzakładce Graficzne dostępnej po wybraniu zakładki Statystyki. Statystyki graficzne dostępne są w wersji do druku. Aby z niej skorzystać, należy kliknąć przycisk Wersja do druku znajdujący się ponad wykresami. W systemie wyświetlane są następujące statystyki graficzne: wykres słupkowy, wykres kołowy. Wykres słupkowy Wykres słupkowy składa się z dwóch osi. Na osi pionowej znajdują się nazwy kategorii, a na osi poziomej wartości przypisane tym kategoriom. Rysunek 36. Przykładowy wykres słupkowy. Wykres kołowy Wykres kołowy przedstawia procentowy udział wartości przypisanych do poszczególnych kategorii w stosunku do ich sumy. Kategorie wyróżnione są kolorami. W legendzie wyjaśnione jest znaczenie poszczególnych kolorów. 47

48 Nabór do PG Rysunek 37. Przykładowy wykres kołowy. Oddziały planowane Punkt Naboru odpowiada za wprowadzenie informacji o oddziałach planowanych przez każdą z obsługiwanych przez niego szkół. Informacja o planowanych przez szkołę oddziałach będzie dostępna dla kandydata na stronach internetowych systemu. Organ prowadzący ma możliwość wprowadzenia i modyfikacji informacji o planowanych oddziałach, ale powinien z niej korzystać tylko w przypadku, gdy Punkt Naboru nie może tego dokonać. Wszystkie narzędzia potrzebne do wprowadzenia informacji o planowanych oddziałach znajdują się w opcji Oddziały planowane w menu po prawej stronie. Dodawanie nowego oddziału Aby rozpocząć dodawanie nowego oddziału do danej szkoły ponadgimnazjalnej, należy wybrać żądaną szkołę z rozwijanej listy znajdującej się w sekcji Kryteria wyboru i kliknąć ikonę dodawania nowego obiektu. W celu szybszego znalezienia danej szkoły ponadgimnazjalnej możliwe jest zawężenie listy szkół do przypisanych jednemu Punktowi Naboru, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru Punktu Naboru z rozwijanej listy spowo- 48

49 Oddziały planowane duje wyświetlenie wszystkich szkół ponadgimnazjalnych dostępnych w systemie. System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowego obiektu, które należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie pojawi się formularz podzielony na kilka sekcji: Dane podstawowe, Typ oddziału, Przedmioty rozszerzone, Języki obce, Przedmioty punktowane, Kryteria ex-aequo, Specyfika rekrutacji, Opis oddziału. Dane podstawowe W sekcji dane podstawowe znajdują się następujące informacje: Nr systemowy liczba przyporządkowana danemu oddziałowi w systemie. Pojawi się ona po pomyślnym dodaniu oddziału. Nazwa skrócona nazwa zawierająca skrót najważniejszych informacji o danym oddziale: przedmioty rozszerzone (bądź profil lub zawód) i języki obce, np. mat-fiz-inf (ang-wyb). Wyświetla się ona po dodaniu informacji o przedmiotach rozszerzonych (bądź profilu lub zawodzie) i językach obcych obowiązujących w danym oddziale (Patrz podrozdziały: Przedmioty rozszerzone/profil/zawód i Języki obce ). Nazwa skrócona ułatwia kandydatowi identyfikację oddziału. Symbol oddziału oznaczenie oddziału, pod jakim jest on identyfikowany w szkole. Symbol oddziału może zawierać maksymalnie do 10 znaków. Zalecane jest jednak stosowanie krótkich nazw typu 1a, 1d. Pierwszy znak nazwy oddziału musi być cyfrą arabską. Liczebność całkowita planowana liczebność oddziału. W trakcie dokonywania przydziału system przydzieli do oddziału co najwyżej taką liczbę uczniów, jaka zostanie zdefiniowana w tym polu. Jeżeli szkoła otwiera więcej niż jeden oddział o identycznym charakterze, wówczas rekrutacja do wszystkich takich oddziałów bezwzględ- 49

50 Nabór do PG nie powinna być prowadzona łącznie powinny one być zdefiniowane w systemie jako jeden oddział o odpowiednio powiększonej liczebności całkowitej. Jeżeli szkoła otwiera oddział, który jest podzielony na kilka części, do których kandydaci powinni być rekrutowani osobno (np. w klasach integracyjnych kandydaci pełnosprawni i niepełnosprawni), wówczas w ofercie edukacyjnej te wyodrębnione części klasy powinny być wprowadzane jako odrębne oddziały, o odpowiednio zmniejszonej liczebności całkowitej. Liczebność podstawowa liczebność pojedynczego oddziału, do którego prowadzona jest rekrutacja. Liczebność ta ma zasadnicze zastosowanie w przypadku, gdy szkoła otwiera więcej niż jeden oddział o danym charakterze i prowadzi do nich rekrutację łącznie, bądź dzieli jeden oddział na części, do których rekrutacja prowadzona jest osobno. W przypadku, gdy szkoła otwiera tylko jeden oddział o określonym charakterze, liczebność całkowita jest równa liczebności podstawowej. Aby uzyskać informację o tym, ile oddziałów zostanie utworzonych, należy podzielić liczebność całkowitą przez liczebność podstawową. Przykład 1: Szkoła planuje otworzyć dwa, identyczne 32-osobowe oddziały matfiz-inf (ang-niem). Wówczas przy wprowadzaniu oferty edukacyjnej powinien zostać zdefiniowany jeden oddział (o symbolu, np. 1a+b ), dla którego określone zostaną: liczebność całkowita 64; liczebność podstawowa 32. W wyniku dzielenia liczebności całkowitej (64) przez liczebność podstawową (32) użytkownik otrzyma wartość 2 stanowiącą liczbę oddziałów, które zostaną utworzone po procesie rekrutacji. Przykład 2: Szkoła planuje otworzyć oddział integracyjny, w którym będzie 15 uczniów pełnosprawnych oraz 5 uczniów niepełnosprawnych. Wówczas przy wprowadzaniu oferty definiuje dwa oddziały: pierwszy (np. 1a ) o liczebności całkowitej 15 i liczebności podstawowej 20, drugi (np. 1a-i ) o liczebności całkowitej 5 i liczebności podstawowej

51 Oddziały planowane W wyniku dzielenia liczebności całkowitej oddziału 1a (15) przez 15 jego liczebność podstawową (20) użytkownik otrzyma wartość, 20 a w wyniku dzielenia liczebności całkowitej oddziału 1a-i (5) przez 5 jego liczebność podstawową (20) otrzyma wartość. Zsumowanie 20 obydwu wartości daje liczbę 1 stanowiącą liczbę oddziałów, które 15 5 zostaną utworzone po procesie rekrutacji ( 1 ) W przypadku uzyskania z dzielenia liczebności całkowitej oddziału przez jego liczebność podstawową wartości w postaci ułamka właściwego należy upewnić się, że w ofercie edukacyjnej szkoły istnieje oddział, w którym wynik dzielenia liczebności całkowitej przez podstawową stanowi dopełnienie wspomnianej wartości do liczby całkowitej (Patrz Przykład 2: ) Cykl kształcenia liczba lat, odpowiadająca długości cyklu kształcenia w danym oddziale. Minimum punktowe liczba punktów, której osiągnięcie jest wymagane, by kandydat mógł być rozpatrywany w rekrutacji do danego oddziału. Wprowadzenie minimalnej liczby punktów powoduje, że kandydaci, którzy w procesie rekrutacji nie osiągną tej wartości, nie będą rozpatrywani jako kandydaci do tego oddziału, nawet gdyby pozostawały w nim wolne miejsca. Maksimum punktowe jest to maksymalna liczba punktów rekrutacyjnych, jakie może uzyskać kandydat w procesie naboru. Jest ona uzależniona od: zarządzenia kuratora oświaty właściwego dla danego województwa, sprawdzianu uzdolnień kierunkowych (jeżeli taki sprawdzian obowiązuje do oddziału i punkty z niego uzyskane są sumowane z punktami rekrutacyjnymi). Grupa ustawień dotyczących sprawdzianów uzdolnień kierunkowych: W zagadnieniu Do oddziału obowiązuje sprawdzian uzdolnień kierunkowych? możliwe są następujące ustawienia: nie jeżeli sprawdzian uzdolnień kierunkowych nie obowiązuje do definiowanego oddziału. Wtedy kolejne 51

52 Nabór do PG ustawienia dotyczące sprawdzianów uzdolnień kierunkowych będą nieaktywne (wyszarzone), tak jeżeli sprawdzian uzdolnień kierunkowych obowiązuje do definiowanego oddziału. Wtedy kolejne ustawienia dotyczące sprawdzianów uzdolnień kierunkowych będą aktywne. W zagadnieniu Sprawdzian uzdolnień jest: możliwe są następujące ustawienia: zaliczeniowy za sprawdzian nie są przyznawane punkty, a jest jedynie informacja, czy kandydat zaliczył go, czy nie. Wtedy kolejne ustawienie dotyczące sprawdzianów uzdolnień kierunkowych będzie nieaktywne (wyszarzone), punktowany za sprawdzian są przyznawane punkty. Wtedy kolejne ustawienie dotyczące sprawdzianów uzdolnień kierunkowych będzie aktywne. W przypadku udzielenia odpowiedzi punktowany należy zaznaczyć, czy uzyskane ze sprawdzianu uzdolnień kierunkowych punkty sumują się z punktami rekrutacyjnymi kandydata: tak należy wtedy zwiększyć maksimum punktowe określone w zarządzeniu kuratora oświaty właściwego dla danego województwa o maksymalną liczbę punktów możliwych do uzyskania ze sprawdzianu uzdolnień kierunkowych, nie należy określić maksimum punktowe zgodnie z zarządzeniem kuratora oświaty właściwego dla danego województwa. Po wprowadzeniu podstawowych danych o oddziale (opisanych powyżej) należy kliknąć przycisk Dalej. 52

53 Oddziały planowane Rysunek 38. Dodawanie nowego oddziału. System doda oddział do listy, a następnie poszerzy formularz dodawania oddziału o kolejne sekcje. W poszerzonym formularzu istnieją dwa sposoby zapisywania wprowadzonych informacji: przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza dodawania oddziału planowanego powracając do poprzedniego ekranu, przy użyciu przycisku Zapisz system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz dodawania oddziału planowanego. Typ oddziału Jeżeli wprowadzany oddział ma charakter szczególny (jest tak zwanym oddziałem dwujęzycznym, integracyjnym, sportowym, mistrzostwa sportowego, artystycznym lub z międzynarodową maturą) wówczas należy określić jego typ. Aby wprowadzić typ oddziału, należy wskazać na rozwijanej liście właściwą pozycję, a następnie kliknąć przycisk Dodaj. Jeżeli klasa nie ma szczególnego charakteru należy pominąć sekcję Typ oddziału, pozostawiając na rozwijanej liście sformułowanie: Wybierz typ oddziału. Do jednego oddziału można przypisać kilka typów (na przykład klasa dwujęzyczna z międzynarodową maturą). Wówczas typy oddziału nale- 53

54 Nabór do PG ży dodawać kolejno. Kolejność wprowadzonych typów oddziału nie ma znaczenia. Wyjątkowym typem oddziału jest oddział dwujęzyczny. Jedynie oddziały, w których część przedmiotów nauczana jest w jednym języku (wybrany język obcy), a część w drugim (język polski) są oddziałami dwujęzycznymi. Po wybraniu tego typu z listy przez użytkownika system wyświetli kolejną rozwijaną listę, w której należy dokonać wyboru wykładowego języka obcego w danym oddziale. Rysunek 39. Przypisywanie oddziałowi typu. W przypadku oddziałów integracyjnych, kandydat zobowiązany jest załączyć do podania kopię opinii poradni psychologiczno-pedagogicznej o wskazaniu do kształcenia w oddziale integracyjnym, potwierdzoną przez szkołę, w której oddział ten jest uruchamiany. W przypadku oddziałów sportowych oraz mistrzostwa sportowego, kandydat zobowiązany jest załączyć do podania dokumenty wymagane i potwierdzone przez szkołę, w której oddział ten jest uruchamiany. Informacje o wymaganych załącznikach umieszczone są na podaniu kandydata drukowanym z systemu. Aby usunąć wybrany uprzednio typ, należy kliknąć przycisk x znajdujący się po prawej stronie nazwy typu oddziału. Przedmioty rozszerzone/profil/zawód W zależności od wybranego typu szkoły należy zdefiniować dla planowanego w niej oddziału następujące informacje: liceum ogólnokształcące od 2 do 4 przedmiotów rozszerzonych, liceum profilowane profil, technikum zawód, zasadnicza szkoła zawodowa zawód. 54 W przypadku oddziałów w zasadniczych szkołach zawodowych lub technikach, uczeń zobowiązany jest załączyć do podania kopię orzeczenia

55 Oddziały planowane o braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania wybranego zawodu (zawodów), potwierdzoną przez szkołę uruchamiającą ten oddział. Jeśli na liście preferencji kandydata znajduje się więcej niż jeden taki oddział, należy załączyć dokumenty wymagane do każdego oddziału, potwierdzone w każdej ze szkół, w których oddziały te są uruchamiane. Informacje o wymaganych załącznikach umieszczone są na podaniu kandydata drukowanym z systemu. Przedmioty rozszerzone liceum ogólnokształcące Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dyrektor publicznego liceum ogólnokształcącego jest zobowiązany do wyznaczenia od 2 do 4 przedmiotów, które będą nauczane w danym oddziale w zakresie rozszerzonym. W systemie w sekcji Przedmioty rozszerzone znajduje się rozwijana lista zawierająca wszystkie przedmioty ujęte w podstawie programowej w zakresie rozszerzonym. Ze względu na obowiązujące prawo nie istnieje możliwość dodania jako przedmiotów rozszerzonych przedmiotów spoza listy. Ograniczenie liczby przedmiotów rozszerzonych nie obowiązuje w oddziałach prowadzonych przez szkoły niepubliczne oraz oddziałach z międzynarodową maturą. Wybór przedmiotów rozszerzonych polega na wskazaniu przedmiotu z listy, a następnie kliknięciu przycisku Dodaj. System automatycznie ogranicza możliwość wprowadzenia zbyt małej bądź zbyt dużej liczby przedmiotów rozszerzonych w stosunku do obowiązującego prawa. Informacja o wybranych przedmiotach rozszerzonych pojawi się w nazwie skróconej oddziału. W przypadku wybrania dla oddziałów prowadzonych przez szkoły niepubliczne oraz oddziałów z międzynarodową maturą powyżej 6 przedmiotów rozszerzonych, w nazwie skróconej pojawi się informacja o łącznej liczbie wybranych przedmiotów. Aby usunąć wybrany uprzednio przedmiot z listy, należy kliknąć przycisk x znajdujący się po prawej stronie nazwy przedmiotu. 55

56 Nabór do PG Rysunek 40. Definiowanie przedmiotów rozszerzonych. Profil liceum profilowane Jeżeli oddział jest dodawany do szkoły będącej liceum profilowanym, wówczas zamiast przedmiotów rozszerzonych system poprosi o wprowadzenie profilu kształcenia w tworzonym oddziale. Wybór profilu polega na wskazaniu go na rozwijanej liście i kliknięciu przycisku Zapisz. Informacja o wybranym profilu pojawi się w nazwie skróconej oddziału. Aby zmienić wybrany uprzednio profil, należy wskazać inny na rozwijanej liście i kliknąć przycisk Zapisz. Rysunek 41. Definiowanie profilu oddziału. W przypadku, gdy w danym oddziale planowane jest określenie 2 profili, należy zdefiniować 2 oddziały. Przykład: Szkoła planuje otworzyć oddział, w którym będzie 15 uczniów uczących się przedmiotów właściwych dla profilu elektronicznego oraz 15 uczniów uczących się przedmiotów właściwych dla profilu mechatronicznego. Wówczas przy wprowadzaniu oferty definiuje dwa oddziały: pierwszy (np. 1aI ) o liczebności całkowitej 15 i liczebności podstawowej 30 i o profilu elektronicznym, drugi (np. 1aII ) o liczebności całkowitej 15 i liczebności podstawowej 30 i profilu mechatronicznym. 56

57 Oddziały planowane Zawód technikum i zasadnicza szkoła zawodowa Jeżeli oddział jest dodawany do szkoły będącej technikum lub zasadniczą szkołą zawodową, wówczas zamiast przedmiotów rozszerzonych czy profilu system poprosi o wskazanie zawodu nauczanego w tworzonym oddziale. Wybór zawodu polega na wskazaniu go na rozwijanej liście i kliknięciu przycisku Zapisz. Informacja o wybranym zawodzie pojawi się w nazwie skróconej oddziału. Aby zmienić wybrany uprzednio zawód, należy wskazać inny na rozwijanej liście i kliknięciu przycisku Zapisz. Rysunek 42. Definiowanie zawodu. W przypadku, gdy w danym oddziale planowane jest określenie 2 zawodów, należy zdefiniować 2 oddziały. Przykład: Szkoła planuje otworzyć oddział, w którym będzie 15 uczniów uczących się przedmiotów właściwych dla zawodu muzyk oraz 15 uczniów uczących się przedmiotów właściwych dla zawodu plastyk. Wówczas przy wprowadzaniu oferty definiuje dwa oddziały: Języki obce pierwszy (np. 1aI ) o liczebności całkowitej 15 i liczebności podstawowej 30 i o zawodzie muzyk, drugi (np. 1aII ) o liczebności całkowitej 15 i liczebności podstawowej 30 i o zawodzie plastyk. W sekcji Języki obce znajduje się informacja o językach nauczanych w danym oddziale. Wprowadzony został podział na język pierwszy oraz język drugi. Sposób przydzielenia języków nauczanych w danym oddziale należy do szkoły, jednak powinien on odpowiadać rzeczywistej organizacji nauczania języków w danym oddziale. Wprowadzając informacje o oddziale należy wskazać wszystkie języki, których kandydat może się uczyć. Jeżeli przewidywana jest możliwość wyboru przez kandydata języka, którego będzie się uczył, należy 57

58 Nabór do PG wprowadzić informacje o pełnej liście języków, z których będzie mógł wybierać. Języki na obu listach mogą się powtarzać. Umieszczenie jednego języka w obu kategoriach oznacza, że język ten może być dostępny dla kandydata zarówno w ramach pierwszego, jak i drugiego języka. Sekcja została podzielona na dwie bliźniacze części pierwsza z nich przeznaczona jest dla języków określonych jako pierwszy, druga do języków określonych jako drugi. Aby wprowadzić informację o języku, należy (sposób wprowadzania informacji na obie listy jest identyczny) wybrać żądany język z rozwijalnej listy. Po wskazaniu języka należy uzupełnić szczegółowe dane dotyczące poziomu jego nauczania oraz tygodniowego wymiaru godzin w poszczególnych latach nauki. Dla każdego języka należy wskazać, czy będzie on nauczany wyłącznie od podstaw, wyłącznie jako kontynuowany, czy też zarówno od podstaw oraz w ramach kontynuacji. Informacja o wybranych językach pojawi się w nazwie skróconej oddziału w nawiasie. Jeżeli przy danym języku wskazano poziom od podstaw oraz kontynuacja, wówczas na liście język ten pojawi się dwukrotnie pierwsza pozycja jako nauczany od podstaw, druga jako kontynuowany, a w nazwie skróconej oddziału znajdującej się w danych podstawowych przy jego skrócie pojawi się gwiazdka. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji należy kliknąć przycisk Dodaj. Spowoduje to dodanie języka do listy. Aby usunąć niepoprawnie wprowadzony język, należy kliknąć przycisk x znajdujący się obok nazwy języka. W analogiczny sposób należy wprowadzić informacje na temat kolejnych języków nauczanych w danym oddziale (zarówno w ramach języka pierwszego, jak i drugiego). Jeżeli w danym oddziale nauczany będzie tylko jeden język obcy, wówczas formularz przeznaczony dla drugiego języka należy pozostawić pusty (pozostawiając w okienku listy wyboru języków sformułowanie: Wybierz język z listy ). 58

59 Oddziały planowane Rysunek 43. Definiowanie języków obcych. Przedmioty punktowane W sekcji Przedmioty punktowane znajduje się lista przedmiotów punktowanych wprowadzonych w trakcie procesu naboru, zgodnie z regulaminem rekrutacji do danego oddziału. Kolejność wybranych przedmiotów nie ma znaczenia. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w systemie w przedmiotach punktowanych jest na stałe wpisany język polski. Wybranie jako przedmiotu punktowanego pozycji język obcy spowoduje wzięcie pod uwagę przy punktacji najwyższej oceny kandydata spośród ocen ze wszystkich obowiązkowych języków obcych. Przykład: Szkoła zdefiniowała jako przedmiot punktowany język obcy. Kandydat uczył się w gimnazjum języka francuskiego, który był przedmiotem obowiązkowym i języka angielskiego, który nie był przedmiotem obowiązkowym. Otrzymał ocenę 3 z języka francuskiego i ocenę 5 z języka angielskiego. System przydzieli mu liczbę punktów właściwą 59

60 Nabór do PG dla oceny 3, ponieważ punktowane mogą być tylko przedmioty obowiązkowe. Na liście przedmiotów punktowanych, oprócz nazw konkretnych przedmiotów pojawiają się pozycje szczególne: Pozycja typu max(a, b, c) oznacza najwyższą ocenę spośród ocen z przedmiotów a, b, c. Przykład: Określenie przedmiotu punktowanego jako max(mat, fiz, geo) oznacza, że przy punktacji zostanie wzięta pod uwagę najwyższa ocena spośród ocen z przedmiotów matematyka, fizyka i geografia. Pozycja typu ang, a jeżeli brak ang to niem oznacza, że punktowana jest ocena z języka angielskiego, a jeśli kandydat nie posiada na świadectwie oceny z języka angielskiego, wówczas punktowana jest ocena z języka niemieckiego. Analogicznie pozycja typu ang, a jeżeli brak ang to max (obcy ob.) oznacza, że punktowana jest ocena z języka angielskiego, a jeżeli kandydat nie ma oceny z tego przedmiotu, to punktowana jest najwyższa ocena spośród ocen z języków obcych obowiązkowych. Pozycja typu I_najl(a, b, c, d, e, f) oznacza, że punktowana będzie pierwsza najlepsza ocena spośród ocen z przedmiotów a, b, c, d, e, f. Pozycja typu II_najl(a, b, c, d, e, f) oznacza, że punktowana będzie druga najlepsza ocena (czyli najlepsza z tych, które pozostały po wyeliminowaniu najlepszej) spośród ocen z przedmiotów a, b, c, d, e, f. Pozycja typu III_najl(a, b, c, d, e, f) oznacza, że punktowana będzie trzecia najlepsza ocena (czyli najlepsza z tych, które pozostały po wyeliminowaniu dwóch najlepszych) spośród ocen z przedmiotów a, b, c, d, e, f. Pozycji typu I_najl(a, b, c, d, e, f), II_najl(a, b, c, d, e, f) i III_najl(a, b, c, d, e, f) należy używać tylko w przypadku, gdy punktowane mają być co najmniej dwa przedmioty ze wskazanego zestawu. Jeżeli punktowany ma być tylko przedmiot, z którego kandydat uzyskał najwyższą ocenę, należy wybrać pozycję typu max(a, b, c). Należy pamiętać, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przy punktacji mogą być uwzględniane jedynie oceny uzyskane z przedmiotów obowiązkowych. 60

61 Oddziały planowane Rysunek 44. Definiowanie przedmiotów punktowanych. Kryteria ex-aequo W sekcji Kryteria ex-aequo znajdują się kryteria pierwszeństwa wykorzystywane do rozróżnienia i uszeregowania na liście chętnych kandydatów w sytuacji, gdy dwóch lub więcej z nich uzyskuje tę samą liczbę punktów rekrutacyjnych. Niektóre z tych kryteriów narzucone są przepisami prawa oświatowego zostały one zatem na stałe wpisane do systemu. Jeżeli w zarządzeniu kuratora oświaty właściwego dla danego województwa stwierdzono, że lista kryteriów ex-aequo nie może być rozszerzona przez szkoły, dodanie kryteriów do stałej listy w systemie będzie niemożliwe. Jeżeli w zarządzeniu kuratora oświaty właściwego dla danego województwa nie zastosowano tego ograniczenia, system zapewnia pełną swobodę w układaniu kryteriów dla każdego z oddziałów. Dla danego oddziału można przypisać dowolną liczbę spośród dostępnych w systemie kryteriów i ułożyć je w żądanej kolejności. Kolejność kryteriów ex-aequo jest istotna, ponieważ przy niemożności rozróżnienia kandydatów na podstawie wyników punktowych, kryteria służące do ich uszeregowania sprawdzane są kolejno. Przykład: Kryteria typu ocena z matematyki, ocena z fizyki należy rozumieć, jako dające pierwszeństwo przy równej liczbie punktów kandydatom posiadającym na świadectwie ukończenia gimnazjum wyższą ocenę z tego przedmiotu. Aby dodać kryterium ex-aequo, należy wybrać je z rozwijanej listy, a następnie kliknąć przycisk Dodaj. Po wykonaniu tej operacji kryterium pojawi się poniżej stałych kryteriów ex-aequo. 61

62 Nabór do PG Aby usunąć kryterium, należy kliknąć przycisk x umieszczony po prawej stronie nazwy danego kryterium. Rysunek 45. Definiowanie kryteriów ex-aequo. Specyfika rekrutacji Sekcja Specyfika rekrutacji ma charakter informacyjny i będzie wyświetlana w elektronicznym informatorze dotyczącym oferty edukacyjnej oraz w trakcie dokonywania wyboru oddziałów przez kandydata. Sekcja ta służy przekazywaniu dodatkowych informacji o wymaganiach stawianych kandydatom w procesie rekrutacji do danego oddziału, np. opis sprawdzianu uzdolnień kierunkowych, jeżeli taki obowiązuje do danego oddziału. Opis oddziału W sekcji Specyfika rekrutacji nie należy umieszczać ogólnej charakterystyki oddziału. Służy do tego sekcja Opis oddziału. Przy wprowadzaniu informacji do tej sekcji nie można stosować znaczników języka html. Sekcja Opis oddziału ma charakter informacyjny i będzie wyświetlana w elektronicznym informatorze dotyczącym oferty edukacyjnej. Sekcja ta służy przekazywaniu dodatkowych informacji charakterystycznych dla danego oddziału. W opisie oddziału nie należy stosować znaczników języka html. Praktyka dowodzi, iż wzrost długości opisu oddziału zmniejsza liczbę uczniów, którzy go czytają. Zalecane jest zatem stosowanie krótkich, zwięzłych opisów. Po wprowadzeniu kompletu informacji dotyczących oddziału należy je zapisać. Istnieją dwa sposoby zapisywania informacji dotyczących oddziału: przy użyciu przycisku Zapisz i zakończ system poinformuje o zapisaniu zmian i zakończy wyświetlanie formularza dodawania oddziału planowanego powracając do poprzedniego ekranu, 62

63 Oddziały planowane Modyfikacja oddziału przy użyciu przycisku Zapisz system poinformuje o zapisaniu zmian i pozostawi wyświetlony formularz dodawania oddziału planowanego. Jeżeli okaże się, że dane oddziału zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Służy do tego ikona modyfikacji obiektu znajdująca się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu przez użytkownika system wyświetli zapytanie o chęć modyfikacji wybranego obiektu. Należy ją potwierdzić klikając przycisk OK. Pojawi się formularz z danymi oddziału podzielony na sekcje, w którym należy wprowadzić zmiany i zapisać je. Patrz podrozdział: Posługiwanie się narzędziami systemowymi. Usuwanie oddziału Istnieje również możliwość usunięcia oddziału z listy. Aby tego dokonać, należy użyć ikony usuwania obiektu znajdującej się na pasku narzędzi. Po jej kliknięciu system wyświetli zapytanie o chęć usunięcia wybranego obiektu. Należy je potwierdzić klikając przycisk OK. Patrz podrozdział: Posługiwanie się narzędziami systemowymi. Inne informacje o oddziałach Każdy użytkownik organu prowadzącego posiadający odpowiednie uprawnienia może wyświetlić szczegółowe informacje o oddziale. Aby tego dokonać, należy w sekcji Kryteria wyboru wybrać z rozwijanych list nazwę szkoły prowadzącej dany oddział, a następnie żądany oddział. W celu szybszego znalezienia szkoły prowadzącej dany oddział możliwe jest zawężenie listy szkół do przypisanych jednemu Punktowi Naboru. Punkt Naboru można wskazać poprzez ich wybór z rozwijanych list (sekcja Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru Punktu Naboru z rozwijanych list spowoduje wyświetlenie wszystkich szkół ponadgimnazjalnych dostępnych w systemie. Po wybraniu żądanego oddziału dostępne są następujące zakładki: Dane wyświetlenie wszystkich szczegółowych danych o oddziale: dane podstawowe, typ oddziału, przedmioty rozszerzone (bądź profil lub zawód), języki obce, przedmioty punktowane, kryteria ex-aquo, specyfika rekrutacji, opis oddziału. Aby dokonać modyfikacji danych oddziału, należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w podrozdziale Modyfikacja oddziału. 63

64 Nabór do PG 64 Listy wyświetlenie list chętnych, zakwalifikowanych i przyjętych oraz listy rezerwacji. Dokładny opis procedury wyświetlania znajduje się w podrozdziale Wyświetlenie list chętnych, zakwalifikowanych i przyjętych oraz listy rezerwacji. Statystyki wyświetlenie danych statystycznych danego oddziału. Mają one charakter wyłącznie informacyjny. Istnieje możliwość przedstawienia statystyk w postaci liczbowej lub graficznej poprzez wybranie zakładek odpowiednio: Liczbowe, Graficzne. Statystyki zawierają dane podzielone na trzy sekcje: Kandydaci z dowolnej preferencji zawierają informacje o: podaniach i świadectwach nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum). Kandydaci z pierwszej preferencji zawierają informacje o: podaniach i świadectwach (kandydatów z pierwszej preferencji) nierozpatrzonych, odrzuconych i zaakceptowanych z podziałem na płeć i sposób rejestracji kandydata (samodzielny, przez gimnazjum). Rozkład kandydatów według preferencji zawiera zestawienie liczby chętnych do danego oddziału znajdującego się na podanym miejscu na listach preferencji kandydatów. W przypadku wybrania w Kryteriach wyboru opcji wszystkie oddziały z listy dostępna jest wyłącznie zakładka Statystyki, zawierające dane zestawione dla wszystkich oddziałów. Zestawienie zostało opracowane na bazie połączonych list kandydatów ze wszystkich oddziałów umieszczonych na liście, w związku z czym jeden kandydat może być wzięty pod uwagę kilka razy. Wyświetlenie list chętnych, zakwalifikowanych i przyjętych oraz listy rezerwacji Po wybraniu z rozwijanej listy żądanego oddziału i kliknięciu zakładki Listy wyświetlane są kolejne cztery zakładki: Chętni, Zakwalifikowani, Przyjęci, Rezerwacje. Wyświetlanie listy chętnych do oddziału Aby wyświetlić listę chętnych do danego oddziału, należy wybrać zakładkę Chętni. Zostanie wyświetlony ekran podzielony na dwie sekcje:

65 Oddziały planowane Ustawienia wyświetlania, Eksport. Listę chętnych można wyświetlać w dwóch trybach: Przeglądanie, Porządkowanie. Aby wybrać żądany tryb, należy wybrać jego nazwę z rozwijanej listy w sekcji Ustawienia wyświetlania. Rysunek 46. Wybór trybu wyświetlania listy chętnych. Przeglądanie listy chętnych Dane wyświetlone w trybie przeglądania mają charakter wyłącznie informacyjny. Możliwe jest ich przefiltrowanie poprzez wskazanie w sekcji Ustawienia wyświetlania odpowiednich parametrów i kliknięcie przycisku Zmień widoczność. Lista chętnych może być przefiltrowana według następujących parametrów: preferencje pozycja danego oddziału na liście preferencji określonego kandydata. Możliwe jest wskazanie jednej konkretnej preferencji, np. wyświetlone mają być tylko dane kandydatów z pierwszej preferencji. podania możliwe jest zawężenie wyświetlanej listy do kandydatów, których podania są nierozpatrzone, zaakceptowane lub odrzucone. osiągnięcia możliwe jest zawężenie wyświetlanej listy do kandydatów, których świadectwa są nierozpatrzone, zaakceptowane lub odrzucone. numer systemowy kandydata; nazwisko i imię kandydata; numer preferencji pozycja danego oddziału na liście preferencji określonego kandydata; liczba punktów zgromadzonych przez kandydata do danego oddziału; stan podania kandydata; stan osiągnięć kandydata, 65

66 Nabór do PG rodzaj rejestracji wśród danych kandydatów do oddziału wyświetlana zostanie informacja: Rejestrowany samodzielnie lub Rejestrowany przez gimnazjum, SUK (sprawdzian uzdolnień kierunkowych) wyniki uzyskane przez kandydata ze sprawdzianu do danego oddziału. Rysunek 47. Ustawienia przeglądania listy chętnych. Na podstawie wskazanych parametrów wyświetlana jest lista chętnych. Rysunek 48. Lista chętnych wyświetlona według wskazanych parametrów. Aby wyświetlić pełne informacje o kandydacie, należy kliknąć jego nazwisko i imię na liście. Istnieje możliwość posortowania tak przefiltrowanej listy według któregoś ze wskazanych parametrów: Numer systemowy, Nazwisko i imię, Liczba punktów. Aby tego dokonać, należy kliknąć nazwę wskazanego parametru w nagłówku listy chętnych. System posortuje dane znajdujące się na liście, np. wyświetli dane kandydatów w kolejności alfabetycznej ich nazwisk. 66

67 Oddziały planowane Tak przygotowaną listę można wyeksportować przy użyciu opcji znajdujących się w sekcji Eksport. Należy wskazać format (CSV lub HTML) i stronę kodową pliku wynikowego (windows-1250, ISO lub UTF-8), a następnie kliknąć przycisk Eksportuj. Rysunek 49. Eksport list. Plik wynikowy będzie zawierał dane w identycznej kolejności i zakresie, jak lista wyświetlona w danym momencie w systemie. Porządkowanie listy chętnych Tryb porządkowania listy chętnych służy do ustalenia kolejności kwalifikowania do oddziału kandydatów, którzy uzyskali taką samą liczbę punktów i w równym stopniu spełniają kryteria ex-aequo. Porządkowania dokonuje się w czasie trwania etapu Porządkowanie list chętnych. W większości przypadków nie zachodzi konieczność porządkowania list chętnych, ponieważ bardzo rzadko kandydaci nie są rozróżnialni na podstawie liczby uzyskanych punktów i stopnia spełniania kryteriów ex-aequo. Jeżeli użytkownik Punktu Naboru nie dokona porządkowania list chętnych, system automatycznie ustali kolejność kandydatów, którzy podlegają porządkowaniu. W pierwszej kolejności zostanie zakwalifikowany kandydat, który wskazał dany oddział wyżej na swojej liście preferencji, a jeśli to nie pozwoli na rozróżnienie kandydatów ten, który posiada niższy numer systemowy (zgłosił się do systemu wcześniej). Parametry dostępne w trybie porządkowania w sekcji Ustawienia wyświetlania są identyczne, jak w trybie przeglądania, poza parametrem preferencji, którego wybranie w trybie porządkowania jest niemożliwe. Na podstawie wskazanych parametrów wyświetlana jest lista chętnych. W kolejności liczby uzyskanych punktów do oddziału (od największej do najmniejszej). Jeżeli na liście znajdują się kandydaci, którzy uzyskali taką samą liczbę punktów i w równym stopniu spełniają kryteria ex-aequo, w prawej części listy system wyświetli strzałki. Aby zmienić kolejność takich kandydatów na liście, należy klikać strzałkami w górę lub w dół. 67

68 Nabór do PG Rysunek 50. Porządkowanie listy chętnych. Po kliknięciu strzałki przez użytkownika system wyświetli zapytanie o chęć przesunięcia kandydata wyżej lub niżej, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Aby wyświetlić pełne informacje o kandydacie, należy kliknąć jego nazwisko i imię na liście. Wyświetlanie listy zakwalifikowanych do oddziału Aby wyświetlić listę zakwalifikowanych do danego oddziału, należy wybrać zakładkę Zakwalifikowani. Zostanie wyświetlony ekran podzielony na dwie sekcje: Ustawienia wyświetlania, Eksport. 68 Dane wyświetlone na liście zakwalifikowanych mają charakter wyłącznie informacyjny. Możliwe jest ich przefiltrowanie poprzez wskazanie w sekcji Ustawienia wyświetlania odpowiednich parametrów i kliknięcie przycisku Zmień widoczność. Lista zakwalifikowanych może być przefiltrowana według następujących parametrów: preferencje pozycja danego oddziału na liście preferencji określonego kandydata. Możliwe jest wskazanie jednej konkretnej preferencji, np. wyświetlone mają być tylko dane kandydatów z pierwszej preferencji. numer systemowy kandydata; nazwisko i imię kandydata;

69 Oddziały planowane numer preferencji pozycja danego oddziału na liście preferencji określonego kandydata; liczba punktów zgromadzonych przez kandydata do danego oddziału; rodzaj rejestracji wśród danych kandydatów do oddziału wyświetlana zostanie informacja: Rejestrowany samodzielnie lub Rejestrowany przez gimnazjum. potwierdzenie woli informacja, czy kandydat potwierdził wolę podjęcia nauki w oddziale, do którego został zakwalifikowany; tzn. czy dostarczył oryginały wymaganych dokumentów. wybrane języki lista języków, jakich zakwalifikowany kandydat chciałby się uczyć wraz z określeniem stopnia zaawansowania każdego z nich, SUK (sprawdzian uzdolnień kierunkowych) wyniki uzyskane przez kandydata ze sprawdzianu do danego oddziału. Wskazanie preferowanych języków przez kandydata w trakcie wyboru preferencji jest nieobowiązkowe. W związku z tym w kolumnie Wybrane języki na liście zakwalifikowanych do oddziału część pozycji może pozostać pusta. Rysunek 51. Ustawienia wyświetlania listy zakwalifikowanych. Na podstawie wskazanych parametrów wyświetlana jest lista zakwalifikowanych do oddziału. 69

70 Nabór do PG Rysunek 52. Lista zakwalifikowanych wyświetlona według wskazanych parametrów. Aby wyświetlić pełne informacje o kandydacie, należy kliknąć jego nazwisko i imię na liście. Istnieje możliwość posortowania tak przefiltrowanej listy według któregoś ze wskazanych parametrów: Numer systemowy, Nazwisko i imię, Liczba punktów. Aby tego dokonać, należy kliknąć nazwę wskazanego parametru w nagłówku listy zakwalifikowanych. System posortuje dane znajdujące się na liście, np. wyświetli dane kandydatów w kolejności alfabetycznej ich nazwisk. Tak przygotowaną listę można wyeksportować przy użyciu opcji znajdujących się w sekcji Eksport. Należy wskazać format (CSV lub HTML) i stronę kodową pliku wynikowego (windows-1250, ISO lub UTF-8), a następnie kliknąć przycisk Eksportuj. Rysunek 53. Eksport list. Plik wynikowy będzie zawierał dane w identycznej kolejności i zakresie, jak lista wyświetlona w danym momencie w systemie. 70 Wyświetlanie listy przyjętych do oddziału Aby wyświetlić listę przyjętych do danego oddziału, należy wybrać zakładkę Przyjęci. Zostanie wyświetlony ekran podzielony na trzy sekcje: Ustawienia wyświetlania, Eksport,

71 Oddziały planowane Dodaj nowego kandydata. Dane wyświetlone na liście przyjętych mają charakter wyłącznie informacyjny. Możliwe jest ich przefiltrowanie poprzez wskazanie w sekcji Ustawienia wyświetlania odpowiednich parametrów i kliknięcie przycisku Zmień widoczność. Lista przyjętych może być przefiltrowana według następujących parametrów: numer systemowy kandydata; nazwisko i imię kandydata; liczba punktów zgromadzonych przez kandydata do danego oddziału; wybrane języki lista języków, jakich zakwalifikowany kandydat chciałby się uczyć wraz z określeniem stopnia zaawansowania każdego z nich. Wskazanie preferowanych języków przez kandydata w trakcie wyboru preferencji jest nieobowiązkowe. W związku z tym w kolumnie Wybrane języki na liście zakwalifikowanych do oddziału część pozycji może pozostać pusta. Rysunek 54. Ustawienia wyświetlania listy przyjętych. Na podstawie wskazanych parametrów wyświetlana jest lista przyjętych do oddziału. Istnieje możliwość usunięcia kandydata z listy przyjętych poprzez kliknięcie przycisku odpowiadającego mu przycisku x znajdującego się w prawej części listy. 71

72 Nabór do PG Rysunek 55. Lista przyjętych wyświetlona według wskazanych parametrów. Aby wyświetlić pełne informacje o kandydacie, należy kliknąć jego nazwisko i imię na liście. Aby dodać kandydata do listy przyjętych, należy w sekcji Dodaj nowego kandydata wprowadzić jego numer systemowy i kliknąć przycisk Dodaj. Rysunek 56. Dodawanie kandydata do listy przyjętych. Dane kandydata zostaną wyświetlone na liście przyjętych. Listę przyjętych można wyeksportować przy użyciu opcji znajdujących się w sekcji Eksport. Należy wskazać format (CSV lub HTML) i stronę kodową pliku wynikowego (windows-1250, ISO lub UTF-8), a następnie kliknąć przycisk Eksportuj. Rysunek 57. Eksport list. Plik wynikowy będzie zawierał dane w identycznej kolejności i zakresie, jak lista wyświetlona w danym momencie w systemie. Wyświetlanie listy rezerwacji do oddziału Lista rezerwacji została stworzona, aby zapewnić miejsca osobom, które powinny być przyjęte do oddziału poza procedurą przydziału, np. uczniom drugorocznym lub powracającym z zagranicy. 72

73 Oddziały planowane Aby wyświetlić listę rezerwacji do danego oddziału, należy wybrać zakładkę Rezerwacje. Zostanie wyświetlona lista zawierająca numer PESEL, imię i nazwisko oraz powód rejestracji. Rysunek 58. Lista rezerwacji. Dodawanie rezerwacji do listy Aby dodać dane kolejnej osoby do listy rezerwacji, należy kliknąć przycisk Dodaj rezerwację znajdujący się pod listą (Rysunek 58). System wyświetli zapytanie o chęć dodania nowej rezerwacji, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie zaprezentowany zostanie formularz, w którym należy wprowadzić numer PESEL osoby, dla której rezerwowane jest miejsce w oddziale i kliknąć przycisk Dodaj. Rysunek 59. Dodawanie rezerwacji wprowadzanie numeru PESEL. System wyświetli kolejny formularz zawierający już wpisane dane szkoły i oddziału, do którego dodawana jest rezerwacja, oraz wprowadzony przez użytkownika numer PESEL. Aby zakończyć procedurę dodawania rezerwacji, należy wprowadzić odpowiednie dane w pola Imię i Nazwisko oraz określić powód rezerwacji poprzez wybranie go z rozwijanej listy. Następnie należy kliknąć przycisk Zapisz i zakończ. Rysunek 60. Dodawanie rezerwacji wprowadzanie imienia i nazwiska oraz powodu rezerwacji. 73

74 Nabór do PG System wyświetli komunikat o pomyślnym wykonaniu operacji i listę rezerwacji. W przypadku wybrania przez użytkownika jako powodu rezerwacji opcji inny zostanie zaprezentowane pole, w którym należy opisać powód, a następnie kliknąć przycisk Zapisz i zakończ. Rysunek 61. Dodawanie rezerwacji inny powód. Usuwanie rezerwacji z listy Istnieje możliwość usunięcia rezerwacji z listy. Aby z niej skorzystać, należy użyć odpowiadającego danej rezerwacji przycisku x znajdującego się w prawej części listy rezerwacji (Rysunek 58). System wyświetli zapytanie o chęć usunięcia rezerwacji, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Regulaminy Punkt Naboru odpowiada za wprowadzenie treści regulaminu rekrutacji obowiązującego w każdej z obsługiwanych przez niego szkół. Treść regulaminu rekrutacji będzie dostępna dla kandydata na stronach internetowych systemu. Organ prowadzący ma możliwość wprowadzenia i modyfikacji regulaminu szkoły, ale powinien z niej korzystać tylko w przypadku, gdy Punkt Naboru nie może tego dokonać. Wszystkie narzędzia potrzebne do wprowadzenia i modyfikacji regulaminu znajdują się w opcji Regulaminy w menu po lewej stronie. Wprowadzanie regulaminu Do wprowadzenia regulaminu rekrutacji danej szkoły ponadgimnazjalnej konieczne jest wybranie żądanej szkoły z rozwijanej listy znajdującej się w sekcji Kryteria wyboru. W celu szybszego znalezienia danej szkoły ponadgimnazjalnej możliwe jest zawężenie listy szkół do przypisanych jednemu Punktowi Naboru, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja Kryteria wyboru ). Pominięcie wyboru Punktu Naboru z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie wszystkich szkół ponadgimnazjalnych dostępnych w systemie. 74

75 Regulaminy System wyświetli obszar, w którym należy wprowadzić treść regulaminu, a następnie kliknąć przycisk Zapisz i podgląd znajdujący się poniżej tego obszaru. System dopuszcza stosowanie we wprowadzanej treści regulaminu podstawowych znaczników języka HTML. Jako treść regulaminu należy wstawić część kodu strony zawartą w znaczniku HTML <body>. Dzięki temu istnieje możliwość dowolnego dostosowania wyglądu treści regulaminu, wedle uznania szkoły. Rysunek 62. Wprowadzanie treści regulaminu. System wyświetli podgląd regulaminu. Należy sprawdzić, czy wprowadzony regulamin jest poprawny. Jeżeli regulamin zawiera błędy, należy kliknąć przycisk Zmień i dokonać niezbędnych poprawek. 75

76 Nabór do PG Rysunek 63. Podgląd regulaminu. Jeżeli przycisk Zmień jest niedostępny, oznacza to, że we wprowadzonym regulaminie popełniono błędy przy użyciu znaczników HTML. Należy wtedy ponowić procedurę wprowadzania regulaminu z naniesionymi poprawkami. Modyfikowanie regulaminu Do zmodyfikowania regulaminu rekrutacji danej szkoły ponadgimnazjalnej konieczne jest wybranie żądanej szkoły z rozwijanej listy znajdującej się w sekcji Kryteria wyboru. W celu szybszego znalezienia danej szkoły ponadgimnazjalnej możliwe jest zawężenie listy szkół do przypisanych jednemu Punktowi Naboru, który można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja Kryteria 76

77 Etapy prac wyboru ). Pominięcie wyboru Punktu Naboru z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie wszystkich szkół ponadgimnazjalnych dostępnych w systemie. System dopuszcza stosowanie we wprowadzanej treści regulaminu podstawowych znaczników języka HTML. Jako treść regulaminu należy wstawić część kodu strony zawartą w znaczniku HTML <body>. Dzięki temu istnieje możliwość dowolnego dostosowania wyglądu treści regulaminu, wedle uznania szkoły. System wyświetli obszar z regulaminem, w którym należy dokonać niezbędnych modyfikacji, a następnie kliknąć przycisk Zapisz i podgląd znajdujący się poniżej obszaru z regulaminem. Etapy prac Proces scentralizowanego naboru prowadzony z wykorzystaniem systemu KSEON Optivum podzielony został na kilka etapów. Każdemu etapowi przypisano określone czynności, do których zobowiązani są poszczególni użytkownicy systemu. System zbiera i przechowuje informacje na temat aktualnego stanu realizacji poszczególnych etapów przez wszystkich użytkowników, dzięki czemu istnieje możliwość koordynacji działań i sprawnego przebiegu naboru. Ponadto system dostosowuje udostępnianie określonych funkcji do aktualnego stanu realizacji etapów. Jednym z zadań organu prowadzącego jest nadzorowanie terminowego zamykania kolejnych etapów prac przez Punkty Naboru i gimnazja. Dotrzymywanie terminów jest bardzo ważnym elementem funkcjonowania systemu. Daty rozpoczęcia i zakończenia konkretnych etapów prac są dostępne w zakładce Własne w opcji Etapy prac w menu po lewej stronie, gdzie pod nazwą etapu prac wyświetlone są terminy jego obowiązywania. Niezamknięcie w przewidzianym terminie danego etapu przez choćby jeden Punkt Naboru lub gimnazjum może spowodować opóźnienie dalszych prac we wszystkich szkołach objętych systemem, w tym również w szkołach prowadzonych przez inne organy prowadzące! Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania etapami prac znajdują się w opcji Etapy prac w menu po lewej stronie. Po wybraniu przez użytkownika opcji Etapy prac system wyświetli ekran Etapy prac zawierający trzy zakładki: 77

78 Nabór do PG Własne służy do zarządzania etapami prac obowiązującymi organ prowadzący, Punkty Naboru służy do nadzorowania terminowego zamykania kolejnych etapów prac obowiązujących Punkty Naboru, Gimnazja służy do nadzorowania terminowego zamykania kolejnych etapów prac obowiązujących gimnazja. Rysunek 64. Zakładki ekranu Etapy prac. Zarządzanie etapami prac obowiązującymi organ prowadzący Po wybraniu przez użytkownika zakładki Własne wyświetla się ekran podzielony na dwie kolumny: Etap (zawiera nazwę oraz daty otwarcia i zamknięcia etapu), Status. Jeżeli status etapu określony jest jako Oczekuje na otwarcie, oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako Otwarty. Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako Zamknięty. Rysunek 65. Lista etapów prac. Zamykanie etapów prac obowiązujących organ prowadzący Aby zamknąć etap, należy kliknąć przycisk Zamknij. System wygeneruje zapytanie o chęć zamknięcia etapu, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK. Następnie wyświetli się ekran akceptacji zamykania etapu. 78

79 Etapy prac Przed zaakceptowaniem zamknięcia etapu należy zwrócić uwagę na statystyki wyświetlane na ekranie akceptacji zamknięcia etapu. System podaje zbiorczą informację na temat danych wprowadzonych do systemu w danym etapie. Ponadto wyświetla również informacje o ewentualnych błędach bądź ostrzeżenia. Błąd zgłaszany jest przez system w sytuacji, gdy w pracach realizowanych w ramach danego etapu znajdują się dane niepoprawne, bądź brakuje niezbędnych danych. Wystąpienie błędu uniemożliwia zamknięcie etapu. Ostrzeżenie zgłaszane jest przez system w sytuacji, gdy brakuje niektórych danych, jednak dane te nie są niezbędne dla poprawności dalszego przebiegu rekrutacji, a także wówczas, gdy wprowadzone dane choć poprawne merytorycznie wydają się być mało prawdopodobne. Jeżeli dane są poprawne i prace z zakresu danego etapu zostały zakończone należy zaakceptować zamknięcie etapu wybierając przycisk Tak lub Akceptuję (w zależności od etapu). Rysunek 66. Zamykanie etapów prac. Po wykonaniu operacji zamknięcia etapu, system wyświetli stosowny komunikat. Otwieranie etapów prac obowiązujących organ prowadzący Organ prowadzący nie ma możliwości otwierania własnych etapów prac. W przypadku konieczności ponownego otwarcia zamkniętego już etapu własnego, należy skontaktować się z administratorem systemu. Nadzorowanie etapów prac obowiązujących Punkty Naboru Zamykanie etapów prac na poziomie Punktu Naboru należy do kompetencji Administratora Punktu Naboru. Jeżeli jednak zajdzie potrzeba dokonania zmian w statusie etapu dotyczącego danego Punktu Naboru, użytkow- 79

80 Nabór do PG nik organu prowadzącego posiada narzędzia potrzebne do ich nia. Jeżeli status etapu określony jest jako ( Oczekuje na otwarcie ) oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako ( Otwarty ). Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako ( Zamknięty ). Aby zmienić status etapu prac dla danego Punktu Naboru, należy kliknąć przycisk, lub oznaczający status etapu dla tej szkoły. Aby zmiana została dokonana poprawnie, należy zaakceptować pojawiające się w komunikacie zapytanie o chęć zmiany statusu etapu. Jeżeli istnieje konieczność otwarcia w konkretnym Punkcie Naboru zamkniętego uprzednio etapu, należy kliknąć przycisk, który najpierw zamieni się na przycisk, a po ponownym kliknięciu na przycisk. Istnieje również możliwość zmiany statusu etapu prac jednocześnie dla wszystkich wyświetlonych Punktów Naboru przy użyciu przycisków,, znajdujących się w dolnym pasku zatytułowanym Wszystkie wymienione powyżej. Po wykonaniu operacji zmiany etapu prac jednocześnie dla wszystkich Punktów Naboru nie ma możliwości automatycznego powrotu do stanu etapów w poszczególnych Punktach Naboru sprzed zmiany. Rysunek 67. Nadzorowanie etapów prac obowiązujących Punkty Naboru. 80 Brak możliwości zmiany statusu etapu prac w Punktach Naboru może oznaczać, że dany etap został zamknięty przez organ prowadzący w zakładce Własne ekranu Etapy prac. W celu przywrócenia możliwości zmiany statusu etapu prac w Punktach Naboru, należy skontaktować się z administratorem systemu. Brak możliwości zmiany statusu etapu prac w Punktach Naboru może również oznaczać, że dany etap nie został jeszcze otwarty ze względu na obowiązujący termin rozpoczęcia prac w ramach danego etapu.

81 Etapy prac Nadzorowanie etapów prac obowiązujących gimnazja Zamykanie etapów prac na poziomie gimnazjum należy do kompetencji Administratora gimnazjum. Jeżeli jednak zajdzie potrzeba dokonania zmian w statusie etapu dotyczącego danego gimnazjum, użytkownik organu prowadzącego posiada narzędzia potrzebne do ich wprowadzenia. Jeżeli status etapu określony jest jako ( Oczekuje na otwarcie ) oznacza to, że etap nie został jeszcze otwarty. Jeżeli etap został otwarty, status etapu jest określony jako ( Otwarty ). Jeżeli dokonano już operacji zamknięcia etapu, jego status figuruje jako ( Zamknięty ). Aby zmienić status etapu prac danego gimnazjum, należy kliknąć przycisk, lub oznaczający status etapu dla tej szkoły. Aby zmiana została dokonana poprawnie należy zaakceptować pojawiające się w komunikacie zapytanie o chęć zmiany statusu etapu. Jeżeli istnieje konieczność otwarcia w konkretnym gimnazjum zamkniętego uprzednio etapu, należy kliknąć przycisk, który najpierw zamieni się na przycisk, a po ponownym kliknięciu na przycisk. Istnieje również możliwość zmiany statusu etapu jednocześnie dla wszystkich wyświetlonych gimnazjów przy użyciu przycisków,, znajdujących się w dolnym pasku zatytułowanym Wszystkie wymienione powyżej. Po wykonaniu operacji zmiany etapu prac jednocześnie dla wszystkich gimnazjów nie ma możliwości automatycznego powrotu do stanu etapów w poszczególnych gimnazjach sprzed zmiany. Rysunek 68. Nadzorowanie etapów prac obowiązujących gimnazja. Brak możliwości zmiany statusu etapu prac w gimnazjach może oznaczać, że dany etap został zamknięty przez organ prowadzący w zakładce Własne ekranu Etapy prac. W celu przywrócenia możliwości zmiany statusu etapu prac w gimnazjach, należy skontaktować się z administratorem systemu. 81

82 Nabór do PG Brak możliwości zmiany statusu etapu prac w gimnazjach może również oznaczać, że dany etap nie został jeszcze otwarty ze względu na obowiązujący termin rozpoczęcia prac w ramach danego etapu. Raporty System KSEON Optivum udostępnia szereg raportów dotyczących rekrutacji. Znajdują się one w opcji Raporty w menu po lewej stronie. Aby pobrać raport, w pierwszej kolejności należy wybrać w sekcji Tematyka raportu z rozwijanej listy żądaną tematykę raportu: kandydaci, przyjęci, oddziały, szkoły ponadgimnazjalne, gimnazja, Punkty Naboru lub organy prowadzące. Rysunek 69. Wybór tematyki raportu. Następnie należy wskazać przedmiot raportu poprzez wybór z rozwijanej listy (zależnej od wybranej tematyki raportu) i kliknąć przycisk Utwórz raport. Możliwe jest zawężenie listy obiektów do obiektów przypisanych konkretnym jednostkom, które można wskazać poprzez wybór z rozwijanej listy (sekcja Przedmiot raportu ). Pominięcie wyboru jednostek nadrzędnych dla szukanego organu z rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie na listach wszystkich jednostek dostępnych w systemie. Wybranie opcji Organy prowadzące w sekcji Tematyka raportu spowoduje wyświetlenie w sekcji Przedmiot raportu jedynie organu prowadzącego, którego użytkownik ze swojego konta pobiera raport. 82

83 Listy kont Rysunek 70. Przykładowy wybór przedmiotu raportu oddziału. Listy kont Jednym z zadań organu prowadzącego jest pobieranie list kont dla użytkowników kanałów Gimnazjum oraz Punkt Naboru i przekazywanie ich uprawnionym przedstawicielom wymienionych placówek. Wszystkie narzędzia potrzebne do pobierania list kont znajdują się w opcji Listy kont w menu po lewej stronie. Po wybraniu przez użytkownika organu prowadzącego tej opcji system wyświetli ekran Listy kont podzielony na dwie sekcje: Lista kont dla służy do wybierania kanału, dla którego pobierana jest lista kont, Format list służy do wybierania sposobu sformatowania pobieranych list kont. Aby określić kanał, dla którego pobierana jest lista kont, należy wybrać z rozwijanej listy w sekcji Lista kont dla nazwę żądanego kanału. Aby określić sposób sformatowania pobieranych list kont, należy wybrać z rozwijanej listy w sekcji Format list nazwę żądanego formatu. 83

84 Nabór do PG Plik w formacie CSV można otworzyć przy użyciu arkusza kalkulacyjnego, np.: programu Microsoft Excel. Plik w formacie HTML można otworzyć przy użyciu przeglądarki internetowej. Po wskazaniu żądanych ustawień należy kliknąć przycisk Pobierz listę. System wyświetli zapytanie o chęć pobrania danych z określonej listy, które należy potwierdzić klikając przycisk OK. Rysunek 71. Pobieranie list kont. Na liście kont znajdują się tylko i wyłącznie konta, które zostały założone poprzez import listy administratorów (Punktu Naboru lub gimnazjum). Wyświetlają się jedynie osoby, które od chwili importu nie miały zmienianych uprawnień oraz nie zalogowały się jeszcze do systemu. Importu list administratorów (Punktów Naboru lub gimnazjów) dokonuje administrator systemu. Przydział Przydział kandydatów to jeden z najważniejszych momentów w procesie naboru. Konstrukcja systemu umożliwia wielokrotne dokonywanie symulacji przydziału przed ostateczną publikacją wyników. Daje to możliwość takiego doboru planu naboru, by jak największa liczba kandydatów została przyjęta. Organ prowadzący dokonuje symulacji przydziału we współpracy z administratorem systemu, który koordynuje działania wszystkich organów prowadzących działających w ramach systemu. To administrator przygotowuje system do symulacji i dokonuje przydziału zerowego, co umożliwia organom prowadzącym rozpoczęcie symulacji. Przeprowadzenie symulacji przydziału Wszystkie narzędzia potrzebne do przeprowadzenia przydziału znajdują się w opcji Przydział w menu po lewej stronie. 84

85 Przydział Symulacja przydziału została podzielona na tury. Po wybraniu przez użytkownika organu prowadzącego opcji Przydział system wyświetli ekran zarządzania turami. Zarządzanie turami Ekran zarządzania turami podzielony jest na dwie sekcje: Wyniki ostatniej tury, Bieżąca tura. Wyniki ostatniej tury Sekcja Wyniki ostatniej tury zawiera informacje o wynikach ostatnio przeprowadzonej tury symulacji przydziału. W nagłówku sekcji w okrągłych nawiasach widnieje numer tury, której wyniki są prezentowane. Wyświetlane są następujące informacje: data rozpoczęcia i zakończenia tury, liczba kandydatów: zakwalifikowanych do przydziału liczba kandydatów przydzielonych do tego OP liczba kandydatów przydzielonych do innego OP liczba kandydatów przydzielonych, liczba kandydatów nieprzydzielonych, całkowita liczba miejsc, liczba miejsc zarezerwowanych i wolnych w nawiasach prezentowany jest udział procentowy poszczególnych grup, liczba uruchamianych oddziałów ogólna liczba oddziałów o niezerowej liczebności całkowitej. 85

86 Nabór do PG Rysunek 72. Sekcja Wyniki ostatniej tury. W dolnej części sekcji Wyniki ostatniej tury znajdują się następujące opcje: Wyniki poprzednich tur po jej wybraniu wyświetlane są wyniki wszystkich poprzednich tur symulacji, Protokół symulacji w PDF po jej wybraniu pobierany jest z systemu plik w formacie PDF zawierający zestawienie wyników symulacji. Bieżąca tura Sekcja Bieżąca tura zawiera informacje na temat ostatnio rozpoczętej tury oraz narzędzia do zarządzania nią. W nagłówku sekcji w okrągłych nawiasach wyświetlany jest numer bieżącej tury. Poniżej prezentowana jest data i godzina rozpoczęcia tury. Rysunek 73. Sekcja Bieżąca tura. W dolnej części sekcji znajduje się przycisk Zakończ turę. Należy go użyć, gdy użytkownik organu prowadzącego dokonał korekty parametrów sieci i chce się przekonać, jakie są wyniki jego działań. 86

87 Przydział Kliknięcie tego przycisku zamyka turę dla tego organu prowadzącego, dzięki czemu administrator systemu otrzymuje informację, że organ prowadzący jest gotowy do rozpoczęcia nowej tury symulacji. Poniżej przycisku Zakończ turę dostępna jest opcja Narzędzia przydziałowe (więcej informacji w podrozdziale Posługiwanie się narzędziami przydziałowymi ) Przydział ostateczny Jeżeli uzyskane w trakcie tury symulacji wyniki są satysfakcjonujące i organ prowadzący chce, by stały się ostatecznymi wynikami, musi zakończyć turę i zadeklarować administratorowi systemu telefonicznie, że uzyskane wyniki są docelowymi. Administrator wykona jeszcze jedną turę symulacji i wyświetli jej wyniki organom prowadzącym. Po upewnieniu się przez użytkownika organu prowadzącego, że wyświetlone wyniki są żądanymi należy poinformować o tym administratora systemu. Administrator dokona wtedy przydziału ostatecznego. System wyświetli ekran z wynikami ostatniej tury. Opcja Zakończ turę będzie niedostępna. Narzędzia przydziałowe będą dostępne wyłącznie do odczytu. Rysunek 74. Wyniki przydziału ostatecznego. 87

88 Nabór do PG Korekta parametrów sieci Korekta parametrów sieci jest to zmiana liczebności poszczególnych oddziałów, mająca na celu zmianę efektów przydziału. Na tym etapie użytkownik ma możliwość zmiany wyłącznie liczebności oddziałów. System ułatwia jednak podejmowanie decyzji wyświetlając szereg informacji dodatkowych. Aby skorygować plan naboru, należy po wybraniu z głównego menu systemu opcji Przydział kliknąć przycisk Narzędzia przydziałowe, a następnie wybrać kolejno zakładki Sieć oraz Korektor. Pełny opis narzędzi przydziałowych znajduje się w podrozdziale Posługiwanie się narzędziami przydziałowymi. Rysunek 75. Narzędzia przydziałowe. Posługiwanie się narzędziami przydziałowymi Panel z narzędziami przydziałowymi jest dostępny po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Przydział, a następnie kliknięciu przycisku Narzędzia przydziałowe. Panel zawiera następujące zakładki (Rysunek 75): Sieć grupa narzędzi służąca modyfikacji sieci szkolnej oraz prezentacji parametrów przydziału. Zawiera zakładki: Korektor, Operacje, Statystyki. Zakwalifikowani panel prezentujący statystyki dotyczące kandydatów zakwalifikowanych. Niezakwalifikowani panel prezentujący statystyki dotyczące kandydatów niezakwalifikowanych. Korektor Po wybraniu w narzędziach przydziałowych kolejno zakładek Sieć i Korektor system zaprezentuje panel kryteriów wyboru służący do wskazania rozległości sieci szkolnej, która będzie korygowana. Dostępny jest wybór or- 88

89 Przydział ganu prowadzącego, typu szkół ponadgimnazjalnych oraz poszczególnych szkół. Rysunek 76. Korektor kryteria wyboru. Aby przystąpić do korekty całej sieci szkolnej, należy z rozwijanych list wybrać kolejno Dowolny organ prowadzący, szkoła ponadgimnazjalna oraz wszystkie szkoły z listy. Po ustawieniu sposobu wyświetlania, w dalszej części formularza wyświetlone zostają wszystkie oddziały (zgodnie z zadanymi wcześniej kryteriami wyboru) wraz z następującymi parametrami: LC liczebność całkowita pole modyfikowalne służące zmianom liczby miejsc w ramach korekty sieci szkolnej, LP liczebność podstawowa pole modyfikowalne służące zmianom liczby miejsc w ramach korekty sieci szkolnej, LZ liczba zakwalifikowanych do przyjęcia jest to liczba kandydatów zakwalifikowanych do przyjęcia do danego oddziału, PP minimalny próg punktowy jest to liczba punktów uzyskanych przez kandydata znajdującego się najniżej na liście zakwalifikowanych posortowanej po liczbie punktów rekrutacyjnych, PK liczba potencjalnych kandydatów do oddziału jest to liczba kandydatów, którzy mają dany oddział na liście preferencji, ale nie zostali do niego zakwalifikowani i pozostają nigdzie niezakwalifikowani bądź zakwalifikowali się do innego oddziału, który znajdował się niżej na ich liście preferencji, LR liczba rezerwacji jest to liczba kandydatów wprowadzonych na listy rezerwacji danego oddziału (drugoroczni, powracający z zagranicy bądź inni), LWM liczba wolnych miejsc jest to liczba wolnych miejsc pozostających w danym oddziale po przydziale. W górnej części panelu korektora, poniżej kryteriów wyboru, znajduje się skrócona legenda oznaczeń parametrów liczbowych opisanych powyżej. 89

90 Nabór do PG Poniżej legendy znajduje się filtr służący zaznaczeniu oddziałów, w których: co najmniej x % miejsc pozostaje wolnych nazwy oddziałów oznaczane na kolor czerwony, liczba potencjalnych kandydatów do oddziału jest co najmniej y krotnie większa od liczby zakwalifikowanych do przyjęcia nazwy oddziałów oznaczane na niebiesko. Parametry x oraz y są modyfikowalne. Aby je zmienić, należy wpisać żądaną wartość i kliknąć przycisk Zmień parametry. Rysunek 77. Korygowanie parametrów sieci. Pod nazwą każdej ze szkół na liście znajduje się jej adres. Istnieje możliwość wyświetlenia wszystkich dostępnych w systemie danych kontaktowych do danej szkoły. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk strzałki znajdujący się po prawej stronie nazwy szkoły. Kolejne kliknięcie strzałki spowoduje zwinięcie dodatkowych informacji kontaktowych. Rysunek 78. Wyświetlanie danych kontaktowych szkoły. Aby zrezygnować z przydziału do danego oddziału, należy wyzerować jego liczebność całkowitą w polu LC, pozostawiając niezmienioną liczebność podstawową w polu LP. Aby utworzyć kolejne oddziały o ofercie edukacyjnej identycznej z danym oddziałem, należy w polu LC wpisać wartość równą wielokrotności liczeb- 90

91 Przydział ności podstawowej. Wielokrotność ta jest łączną liczbą utworzonych oddziałów. Po wprowadzeniu wszystkich zmian w panelu korektora sieci szkolnej należy uaktualnić parametry sieci poprzez kliknięcie przycisku Zapisz zmiany znajdującego się u dołu panelu korektora sieci (Rysunek 77). Istnieje możliwość dodania krótkiej notatki przy każdym z oddziałów. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk Notatka, wprowadzić tekst w wyświetlone pole i kliknąć przycisk Zapisz notatkę. Rysunek 79. Dodawanie notatki o oddziale. Operacje Po wybraniu w narzędziach przydziałowych kolejno zakładek Sieć i Operacje system zaprezentuje ekran Zapamiętane parametry sieci zawierający listę zapamiętanych dotychczas parametrów sieci. Aby przywrócić wczytać zapamiętane ustawienia, należy kliknąć przycisk w znajdujący się obok właściwych ustawień. Wczytanie planu naboru zapisanego w pliku powoduje nadpisanie liczebności oddziałów. Jeżeli bieżący stan parametrów sieci nie został wcześniej zapamiętany, to zostanie on utracony w wyniku operacji odtworzenia. Aby zapamiętać aktualne ustawienia sieci, należy kliknąć przycisk Zapamiętaj aktualne. 91

92 Nabór do PG Rysunek 80. Zapamiętane parametry sieci. System poprosi o podanie tytułu dla zapamiętywanych parametrów. Należy wpisać tytuł, a następnie kliknąć przycisk Zapamiętaj. Rysunek 81. Zapamiętywanie aktualnego ustawienia sieci. Aby usunąć wpis o zapamiętanych parametrach, należy dla wybranego wpisu kliknąć przycisk x znajdujący się po prawej stronie tytułu danego wpisu (Rysunek 80). Statystyki W celu ułatwienia podejmowania decyzji podczas korygowania parametrów sieci system prezentuje zestawienia wybranych parametrów w formie statystyk. Zestawienia dotyczą ostatnio wykonanego przydziału. Zmiana parametrów sieci bez przeprowadzenia operacji przydziału nie wpłynie na prezentowane w statystykach zestawienia liczbowe. Statystyki dostępne są w panelu Narzędzia przydziałowe po wybraniu kolejno zakładek Sieć i Statystyki. Są one prezentowane w formie liczbowej po wybraniu zakładki Liczbowe oraz w formie graficznej po wybraniu zakładki Graficzne. 92

93 Przydział Dostępne są następujące zestawienia: Łączna liczba miejsc z podziałem na typy szkół, Podział zakwalifikowanych uczniów na typy szkół, Łączna liczba oddziałów z podziałem na typy szkół, Dla poszczególnych typach szkół dostępne są następujące zestawienia: Liczba miejsc, Liczba zakwalifikowanych, Liczba rezerwacji, Liczba wolnych miejsc. Zakwalifikowani Oprócz opisanych wyżej statystyk dodatkowym ułatwieniem w podejmowaniu decyzji odnośnie korekty parametrów sieci są zestawienia dotyczące kandydatów zakwalifikowanych w wyniku przydziału. Zestawienia te dostępne są po wybraniu w panelu Narzędzia przydziałowe zakładki Zakwalifikowani i są prezentowane w formie liczbowej po wybraniu zakładki Liczbowo oraz w formie graficznej po wybraniu zakładki Graficznie. Informacje o zakwalifikowanych kandydatach obejmują następujące zestawienia: Rozkład liczby wybranych szkół, Rozkład liczby wybranych preferencji, Rozkład punktów w LO (liceach ogólnokształcących), Rozkład punktów w LP (liceach profilowanych), Rozkład punktów w T (technikach), Rozkład punktów w ZSZ (zasadniczych szkołach zawodowych), Rozkład średniej punktów. Niezakwalifikowani Kolejnym ułatwieniem w podejmowaniu decyzji odnośnie korekty parametrów sieci są zestawienia dotyczące kandydatów nigdzie niezakwalifikowanych w wyniku przydziału. Zestawienia te dostępne są po wybraniu w panelu Narzędzia przydziałowe zakładki Niezakwalifikowani i są prezentowane w formie liczbowej 93

94 Nabór do PG po wybraniu zakładki Liczbowo oraz w formie graficznej po wybraniu zakładki Graficznie. Informacje o niezakwalifikowanych kandydatach obejmują następujące zestawienia: Rozkład liczby wybranych szkół, Rozkład liczby wybranych preferencji, Rozkład średniej punktów. 94

95 Zarządzanie OP Zarządzanie kontami innych użytkowników organu prowadzącego Każdy użytkownik organu prowadzącego posiadający odpowiednie uprawnienia ma możliwość zarządzania kontami innych użytkowników organu prowadzącego. Wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania kontami użytkowników organu prowadzącego znajdują się w opcji Konta w menu po lewej stronie. Dodawanie nowego konta Aby dodać nowe konto użytkownika, należy kliknąć przycisk Dodaj konto. Rysunek 82. Lista kont użytkowników organu prowadzącego. Następnie pojawi się formularz, który należy wypełnić danymi osoby, która będzie użytkownikiem organu prowadzącego. Dane te będą wykorzystywane podczas zgłaszania (logowania) do systemu. Następnie należy zaznaczyć uprawnienia, jakie ma posiadać użytkownik. Po wypełnieniu pól Imię i Nazwisko system automatycznie utworzy identyfikator według schematu imie.nazwisko. Taka postać identyfikatora ułatwia rozpoznanie użytkownika przez obsługę systemu. 95

96 Zarządzanie OP Ponieważ identyfikator musi być unikalny w całym systemie, może się zdarzyć, że utworzony identyfikator już istnieje. W takim przypadku system wyświetli odpowiedni komunikat i poprosi o wpisanie innego identyfikatora. Jeżeli zajdzie konieczność utworzenia innego identyfikatora, należy zaznaczyć pole znajdujące się po prawej stronie pola zwierającego identyfikator. Umożliwi to wpisanie w tym obszarze nowego identyfikatora. Po kliknięciu przycisku Dodaj i zakończ system powróci do ekranu zawierającego listę kont. Rysunek 83. Dodawanie nowego konta użytkownika organu prowadzącego. Modyfikacja i usuwanie konta 96 Jeżeli okaże się, że dane konta użytkownika organu prowadzącego zapisane w systemie są niepoprawne, należy je zmodyfikować. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk e znajdujący się na liście kont po prawej stronie identyfikatora (Rysunek 82). System wyświetli zapytanie o chęć dokonania zmian w tym koncie, które należy potwierdzić klikając przycisk OK. Zaprezentowany zostanie ekran Modyfikacja danych konta z polami, w które należy wprowadzić niezbędne zmiany. Istnieją dwa sposoby zapisywania zmian w danych podstawowych i w uprawnieniach użytkownika organu prowadzącego: