REGULAMIN REKOMENDOWANIA PRZEZ GDAŃSK CONVENTION BUREAU PROFESJONALNYCH ORGANIZATORÓW KONGRESÓW (PCO) W GDAŃSKU I REGIONIE

Transkrypt

1 REGULAMIN REKOMENDOWANIA PRZEZ GDAŃSK CONVENTION BUREAU PROFESJONALNYCH ORGANIZATORÓW KONGRESÓW (PCO) W GDAŃSKU I REGIONIE 1. System rekomendacji odnosi się do firm wyspecjalizowanych w kompleksowej organizacji i obsłudze kongresów w Gdańsku i Regionie. 2. W rozumieniu regulaminu kongres definiuje się jako: spotkanie min. 150 osób, którego uczestnicy w jednym miejscu i czasie obradują na wspólny temat. 3. Rekomendację mogą uzyskać podmioty gospodarcze wyspecjalizowane w planowaniu i organizacji konferencji, posiadające odpowiednie doświadczenie w obrębie merytorycznego i organizacyjnego przygotowania w tym zakresie, zaplecze techniczne oraz zespół pracowników umożliwiających pełną realizację konferencji własnej lub zleconej. 4. Podstawą do nadania rekomendacji jest dostarczenie następujących dokumentów: a) Wniosku i ankiety (załącznik nr 1) b) Oświadczenia zobowiązania do przestrzegania Kodeksu Etycznego PCO (załącznik nr 2) c) Informacji o zrealizowanych kongresach (załącznik nr 3) d) Ankieta statystyczna dot. ostatniego roku kalendarzowego przed złożeniem wniosku (załącznik nr 4) e) Poświadczonej kopii wpisu do rejestru wojewody zgodnie z ustawą o usługach turystycznych z dnia 29 sierpnia 1997r. f) Poświadczonej kopii odpisu z właściwego rejestru dokumentującego prawo do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie organizacji kongresów g) Opisu doświadczenia w branży oraz opis min. 5 imprez (z ostatnich 3 lat) zorganizowanych w województwie pomorskim: 1 dla min. 250 os. 4 dla min. 150 os. h) Pozytywnych rekomendacji od co najmniej 3 zleceniodawców tych imprez i) Materiałów informacyjno-promocyjne dotyczące turystyki biznesowej (np. filmy, katalogi, multimedia, broszury, ulotki, itp.) 5. Wniosek zostanie rozpatrzony w terminie 30 dni od daty złożenia/przesłania do GCB kompletnej dokumentacji.

2 6. Rekomendacja nadawana jest w przypadku spełnienia wszystkich wymaganych kryteriów podanych w pkt. 4 niniejszego regulaminu z wyłączeniem dodatkowych informacji nie podlegających ocenie obligatoryjnej. 7. Rekomendację nadaje się na okres 2 lat (tzn. do 31 grudnia roku następnego po uzyskaniu tytułu) poprzez przyznanie certyfikatu nadania rekomendacji. 8. Rekomendowany przez GCB PCO winien po okresie 2 lat przedłożyć do GCB wszystkie dokumenty, o których mowa w pkt. 4 niniejszego regulaminu, jeśli w dalszym ciągu chce uzyskać rekomendację PCO. 9. Dane przekazywane przez PCO będą traktowane jako poufne i posłużą do sporządzenia statystyki imprez konferencyjnych odbywających się w Gdańsku i Regionie. 10. GCB poinformuje o uzyskaniu rekomendacji na stronach internetowych: oraz w materiałach promocyjnych wydawanych przez GCB. 11. Rekomendacja podlega cofnięciu w następujących przypadkach: a) upadłości firmy, b) zaprzestania działalności w zakresie organizacji konferencji, c) przedstawienia przez zainteresowanego wniosku o usunięciu go z listy rekomendowanych firm, d) niedostarczenia na czas danych statystycznych zgodnie z pkt. 8 niniejszego regulaminu, e) utraty zezwolenia organizatora turystyki f) udowodnionego nierzetelnego wykonania usługi dla zleceniodawcy g) nieprzestrzegania zasad zawartych w kodeksie etycznym PCO

3 Załącznik nr 1 Do REGULAMINU REKOMENDOWANIA PRZEZ GDAŃSK CONVENTION BUREAU PROFESJONALNYCH ORGANIZATORÓW KONGRESÓW (PCO) W GDAŃSKU I REGIONIE WNIOSEK o nadanie tytułu Profesjonalnego Organizatora Kongresów (PCO) w Gdańsku i Regionie rekomendowanego przez Gdańsk Convention Bureau (GCB) Ja niżej podpisany jako... upoważniony do występowania w imieniu firmy wnoszę o nadanie dla... Tytułu Profesjonalny Organizator Kongresów (PCO) w Gdańsku i Regionie rekomendowany przez Gdańsk Convention Bureau (GCB) Jednocześnie oświadczam, że wszystkie informacje podane w załącznikach są zgodne za stanem faktycznym......

4 ANKIETA 1. Nazwa firmy 2. Forma prawna 3. Adres siedziby 4. Telefon, fax, , adres strony www 5. Opis profilu działania w zakresie konferencji 6. Informacji o liczbie zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin dedykowanych ds. konferencji Dodatkowe informacje nie podlegają ocenie obligatoryjnej 7. Informacja o członkostwie w branżowych profesjonalnych organizacjach krajowych i zagranicznych np. SKiK, PIT, ICCA lub rekomendacji np. POT (dla celów informacyjnych) 8. Informacja dotycząca organizacji konferencji krajowych czy międzynarodowych oraz informacja o tym, czy firma posiada materiały informacyjno-promocyjne w języku angielskim.....

5 Załącznik nr 2 Do REGULAMINU REKOMENDOWANIA PRZEZ GDAŃSK CONVENTION BUREAU PROFESJONALNYCH ORGANIZATORÓW KONGRESÓW (PCO) W GDAŃSKU I REGIONIE KODEKS ETYCZNY Profesjonalnych Organizatorów Kongresów (PCO) w Gdańsku i Regionie rekomendowanych przez Gdańsk Convention Bureau (GCB) I. Wstęp. 1. Wspólnym celem Profesjonalnych Organizatorów Kongresów (PCO) w Gdańsku i Regionie, zwanych dalej (PCO), jest zwiększenie ilości oraz polepszenie jakości organizowanych w Gdańsku i Regionie kongresów. 2. Podstawowym miernikiem jakości wydarzeń konferencyjno-kongresowych jest zadowolenie i bezpieczeństwo ich uczestników. II. Zasady etyki zawodowej. 1. PCO przyjmują, że stosowanie zasad etyki zawodowej jest obowiązkiem i dotyczy w równym stopniu: a) Wszystkich profesjonalnych organizatorów kongresów rekomendowanych przez GCB, b) GCB. 2. PCO uważają za sprawę naczelną zdobycie i utrzymywanie wysokich standardów profesjonalizmu, gwarantując optymalną jakość produktu konferencyjnego w ramach swoich działalności. 3. Wspólnym celem jest nieustanne doskonalenie umiejętności zawodowych i dokształcanie siebie oraz swoich pracowników. Z tego względu PCO są gotowi z zachowaniem zastrzeżeń wynikających z zasady konkurencyjności do wymiany doświadczeń i wspomagania wiedzą i doświadczeniem kolegów, mając na uwadze pozytywny wizerunek całej branży w oczach klientów.

6 4. PCO niezwłocznie interweniują w przypadku dostrzeżenia jakichkolwiek działań zmierzających do zdyskredytowania lub obniżenia rangi ich pracowników, ich branży czy podejmowanych przedsięwzięć. 5. PCO w kontaktach z potencjalnymi klientami przedstawiają zawsze swoją wiedzę w sposób uczciwy, unikając dwuznaczności i niedopowiedzeń. 6. PCO z najwyższą dyskrecją traktują wszelkie informacje jako poufne zdobyte z racji swojej pozycji. Za absolutnie niedopuszczalne uznaje się nadużywanie swojego status u i czerpanie jakichkolwiek korzyści ze swojego stanowiska. 7. PCO nigdy nie naruszają praw osób trzecich poprzez: a) świadome oddziaływanie na decyzje handlowo-prawne innych podmiotów, b) wykorzystywanie posiadanych informacji w celu zdyskredytowania konkurentów, c) korzystania ze znajomości i poufnych informacji przeciwko innym podmiotom branżowym, d) angażowanie się w działalność, w której istnieje wewnętrzny konflikt interesów. 8. PCO nie kierują się w swoich decyzjach względami: rasowymi, przekonaniami religijnymi czy obyczajowymi, orientacją seksualną, wielkością firmy czy innymi subiektywnymi względami. 9. PCO zobowiązują się do: a) udostępniania w zakresie dopuszczanym przez prawo i dobre obyczaje danych dotyczących wykonywanych usług i prac, b) dostarczania klientom i współpracownikom kompletu posiadanych informacji niezbędnych do osiągnięcia sukcesu realizowanego projektu, c) niezwłocznego informowania klienta i współorganizatorów o zaistnieniu istotnych elementów mających wpływ na zmianę i jakość realizowanego projektu, d) wnikliwego przeanalizowania merytorycznego projektu w fazie planowania, by stworzyć i podtrzymać atmosferę współpracy wszystkich osób i podmiotów zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia,

7 e) uszanowania zobowiązań i ustaleń podjętych w formie umów pisemnych i ustnych i takiego prowadzenia negocjacji, by klient miał pełną jasność co do zakresu odpowiedzialności, ryzyka i wszelkich aspektów realizowanego projektu, f) świadczenia pomocy dla GCB przy ubieganiu się o imprezy biznesowe dla Miasta i Regionu. 10. Ponadto PCO wychodzi z inicjatywą i deklaruje, że hotele, przedsiębiorstwa cateringowe, firmy zarządzające obiektami konferencyjnymi i inni uczestnicy rynku organizacji konferencji będą przez nich traktowani jako partnerzy, z szacunkiem i zawodową uczciwością. Konkurencja miedzy nimi nie może obniżać poziomu usług ani prowadzić do zwiększenia kosztów ponoszonych przez klienta. Z drugiej strony wszyscy uczestnicy rynku na zasadach wzajemności muszą powstrzymywać się od wykorzystywania swojej dominującej roli jak też unikać nieuczciwej konkurencji. 11. W przypadku zaistnienia sporów PCO dołoży starań w celu polubownego zażegnania konfliktu traktując drogę arbitrażową lub sądową jako ostateczność. Podczas rozstrzygania sporu konieczne jest traktowanie drugiej strony z pełnym szacunkiem i nie przenoszenie kwestii merytorycznych na poziom ocen osobistych. 12. Podczas planowania i realizacji projektów PCO stosują zawsze zasady minimalizacji kosztów i optymalnego wykorzystywania środków materialnych i niematerialnych podejmując wszelkie decyzje finansowe w porozumieniu się z klientem i mając na względzie ochronę jego interesów przy zachowaniu stawek minimalnych przyjętych w umowie. Takie postępowanie pozwala uniknąć nieuczciwej konkurencji i szkodliwego dla wizerunku PCO wzajemnego dyskredytowania ofert.

8 OŚWIADCZENIE Oświadczam, że zobowiązuję się do przestrzegania Kodeksu Etycznego Profesjonalnych Organizatorów Kongresów (PCO) w Gdańsku i Regionie rekomendowanych przez GCB

9 Załącznik nr 3 Do REGULAMINU REKOMENDOWANIA PRZEZ GDAŃSK CONVENTION BUREAU PROFESJONALNYCH ORGANIZATORÓW KONGRESÓW (PCO) W GDAŃSKU I REGIONIE INFORMACJA statystyczna o zrealizowanych kongresach 1. Tytuł imprezy 2. Termin zrealizowanej imprezy 3. Miejsce zorganizowanego kongresu (miasto, centrum kongresowe, hotel itd.) 4. Typ imprezy * właściwe zaznaczyć x 5. Liczba uczestników kongresu (wymagane co najmniej 250 osób) 6. Narodowościach uczestników (% krajowych i zagranicznych) 7. Rodzaje świadczeń realizowanych przez zgłaszającego imprezę * właściwe zaznaczyć x 8. Dane adresowe firmy zlecającej kongres (nazwa firmy, adres, tel., faks, www, e- mail) w przypadku jeśli impreza była zlecona lub informacja o ilości kongresów organizowanych samodzielnie ogólnopolska międzynarodowa sporządzanie budżetu imprezy planowanie miejsca realizacji rezerwacja noclegów obsługa sekretariatu transport i transfery imprezy towarzyszące bilety lotnicze organizacja wycieczek przed i pokonferencyjnych organizacja wystawy inne