Zaprojektowanie, wdrożenie oraz asysta techniczna Systemu Finansowo-Księgowo-Płacowo-Kadrowego oraz Systemu Obsługi Pożyczek

Transkrypt

1 Olsztyn, dn r. Nr ref.: ZP/RFP SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA - modyfikacja z dnia r. w postępowaniu o udzielenie zamówienia przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego w rozumieniu art Kodeksu Cywilnego oraz na podstawie Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi, roboty budowlane w Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie z dnia 20 kwietnia 2012r. Prowadzonego pod nazwą: Zaprojektowanie, wdrożenie oraz asysta techniczna Systemu Finansowo-Księgowo-Płacowo-Kadrowego oraz Systemu Obsługi Pożyczek Strona 1 z 17

2 Spis treści: I. Definicje i skróty... 3 II. Informacje o Zamawiającym... 3 III. Tryb udzielenia zamówienia... 4 IV. Przedmiot zamówienia... 4 V. Cel realizacji zamówienia... 5 VI. Miejsce i termin wykonania zamówienia... 5 VII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami:... 5 VIII. Warunki udziału w postępowaniu... 6 IX. Opis sposobu oceny spełniania warunków wraz z wykazem oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu... 7 X. Wymagania dotyczące wadium XI. Opis sposobu przygotowania ofert XII. Miejsce i termin składania ofert oraz tryb otwarcia ofert XIII. Opis sposobu obliczania ceny XIV. Opis kryteriów wyboru i sposobu oceny ofert XV. Informacja o formalnościach po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego XVI. Unieważnienie postępowania XVII. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy XVIII. Informacja o zamiarze zawarcia umowy ramowej XIX. Informacja o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej XX. Podwykonawstwo XXI. Wzór umowy XXII. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego XXIII. Załączniki Strona 2 z 17

3 I. Definicje i skróty Zamawiający Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie; Projekt Zaprojektowanie, wdrożenie oraz asysta techniczna Systemu Finansowo- Księgowo-Płacowo-Kadrowego oraz Systemu Obsługi Pożyczek dla Warmińsko- Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie; SIWZ niniejsza Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia; Wykonawca osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej oraz podmioty te występujące wspólnie, o ile spełniają warunki w SIWZ; System F-K-P-K Oprogramowanie obsługujące następujące działy WMARR S.A.: Wydział Finansowo-Księgowy, Dział Płac, Dział Kadr, roboczo zwane Systemem Finansowo-Księgowo-Płacowo-Kadrowym, zgodne z zakresem zawartym w Załączniku nr 1 do Umowy oraz zgodne z zakresem zawartym w opisie przedmiotu zamówienia oraz wymaganiami przedstawionymi w fazie analizy potrzeb Zamawiającego. SOP System Obsługi Pożyczek, tj. system informatyczny zapewniający wsparcie procesu udzielania pożyczek przez Zamawiającego, zgodnie z zakresem zawartym w opisie przedmiotu zamówienia oraz wymaganiami przedstawionymi w fazie analizy potrzeb Zamawiającego; PBAZA dotychczasowy system informatyczny używany przez Zamawiającego dla wsparcia procesu udzielania pożyczek przez Zamawiającego. II. Informacje o Zamawiającym Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego SA w Olsztynie powstała w 1993 roku. Misją Agencji jest działanie na rzecz rozwoju gospodarczego Warmii i Mazur, szczególnie poprzez wspieranie małej i średniej przedsiębiorczości. Cel ten realizowany jest poprzez różnorodne działania związane z bezpośrednim wsparciem przedsiębiorstw w formie dotacji, udzielania pożyczek na rozwój działalności, doradztwo w różnorodnych formach i zakresie, organizacje i prowadzenie szkoleń oraz działalność informacyjną. WMARR SA inspiruje związki pomiędzy podmiotami krajowymi i zagranicznymi w zakresie działalności gospodarczej oraz aktywizuje działalności instytucji, organizacji społecznych i samorządowych oraz podmiotów gospodarczych. Od początku funkcjonowania WMARR SA jest ściśle związana z obsługą programów pomocowych Unii Europejskiej. Na przestrzeni 20 lat podpisała ponad 2100 umów o dofinansowanie projektów. Wartość zakontraktowanych środków to ponad 1 mld PLN. Ponadto wspiera przedsiębiorczość poprzez stwarzanie warunków dla jej rozwoju. Funkcjonujące przy Agencji Warmińsko-Mazurskie Centrum Obsługi Inwestora działa na rzecz promocji inwestycyjnej regionu i aktywnie uczestniczy w procesie obsługi inwestorów zagranicznych i krajowych, a Regionalny Fundusz Pożyczkowy udziela pożyczek mikro, małym i średnim przedsiębiorcom na realizację przedsięwzięć inwestycyjnych. Agencja uczestniczy w krajowych i międzynarodowych organizacjach działających na rzecz rozwoju regionalnego i przedsiębiorczości. Jest członkiem Krajowego Systemu Strona 3 z 17

4 Usług oraz aktywnie działa w międzynarodowych projektach, m.in. Enterprise Europe Network, NEEBOR (The Network of Eastern External Border Regions). Aktywnie działa na rzecz promocji innowacji i nawiązywania współpracy przedsiębiorców z sektorem naukowym. Jest inicjatorem i organizatorem konkursu Warmińsko-Mazurski Lider Innowacji oraz Regionalnej Wystawy Innowacyjności, które za stałe wpisały się do kalendarza gospodarczego Warmii i Mazur. Od października 2012 r. przy WMARR rozpoczęło działalność Centrum Wdrażania i Promocji Innowacji w Olsztynie. WMARR SA od 2004 r. posiada Certyfikat Systemu Jakości (ISO 9001) w zakresie świadczenia usług szkoleniowych, informacyjnych, finansowych, doradczych o charakterze ogólnym i proinnowacyjnym oraz zarządzania projektami zewnętrznymi. W 2011 r. Agencja otrzymała wyróżnienie za Doskonałość Zarządzania w kategorii organizacje produkcyjne i usługowe w konkursie Warmińsko-mazurska Nagroda Jakości organizowanym przez Samorząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego. III. Tryb udzielenia zamówienia Postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego w rozumieniu art Kodeksu Cywilnego IV. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie, wdrożenie oraz asysta techniczna Systemu Finansowo-Księgowo-Płacowo-Kadrowego mającego wspierać wydziały odpowiadające za obsługę finansowo-księgowo-kadrowo-płacową Zamawiającego i zaprojektowanie, wdrożenie oraz asysta techniczna Systemu Obsługi Pożyczek obsługującego proces udzielania pożyczek i zarządzaniu nimi. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: Wykonanie analizy przedwdrożeniowej; Opracowanie Dokumentacji Systemu F-K-P-K oraz Dokumentacji SOP i przekazanie majątkowych praw autorskich do niej; Udzielenia licencji na korzystanie z Systemu F-K-P-K w następującej liczbie: moduł finansowo-księgowy: 8, kasa/bank: 2, kadry/płace: 2, środki trwałe: 2, sprzedażfaktura: 2, przy jednoczesnej pracy poszczególnych modułów. Udzielenia licencji na korzystanie z SOP w następującej liczbie: 8; Wykonanie wdrożenia Systemu F-K-P-K i SOP; Import danych z oprogramowania RAKS, płacowego, kadrowego, obsługi środków trwałych do Systemu F-K-P-K; Import danych z systemu PBAZA do Systemu Obsługi Pożyczek; Przeprowadzenie szkoleń w zakresie obsługi Systemu F-K-P-K i SOP; Zapewnienie serwisu gwarancyjnego i asysty technicznej dla Systemu F-K-P-K i SOP przez okres 36 miesięcy. Szczegółowo przedmiot zamówienia został określony w załączniku nr 1 do SIWZ. Strona 4 z 17

5 V. Cel realizacji zamówienia Celem realizacji zamówienia jest uzyskanie jednolitego, bezpiecznego i niezawodnego informatycznego systemu obsługującego dział finansowy, księgowy, kadr i płac (System F-K-P-K) oraz współpracującego Systemu Obsługi Pożyczek udzielanych przez Zamawiającego. Realizacja zadania dla Systemu Obsługi Pożyczek na zapewnić: ewidencję składanych wniosków o pożyczkę i udzielanych pożyczek wraz z informacją o ich warunkach, przebiegu oraz statusie; ewidencję przedsiębiorców, którym udzielono pożyczki (pożyczkobiorców); automatyzację i optymalizację procesów związanych z udzielanymi pożyczkami; usprawnienie importu i eksportu danych oraz powiązań z innymi systemami informatycznymi (bankowym, finansowo-księgowym, itp.); rozbudowanie możliwości analizy i prezentacji danych na podstawie raportów generowanych ze zgromadzonych w systemie informatycznym danych. 1. Kody CPV Pakiety oprogramowania do kontroli transakcji biznesowych i osobistych Usługi opracowywania oprogramowania dla systemów finansowych Usługi szkolenia komputerowego Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 2. Oferty częściowe Jeden Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 3. Oferty wariantowe Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 4. Informacja o przewidywanych zamówieniach uzupełniających Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających. 5. Okres związania Wykonawcy ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert. VI. Miejsce i termin wykonania zamówienia 1. Miejsce wykonania zamówienia: siedziba Zamawiającego. 2. Termin wykonania zamówienia: pięć miesięcy od dnia podpisania umowy. VII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami: 1. Zamawiający i Wykonawcy będą porozumiewać się za pomocą poczty elektronicznej lub w formie pisemnej. Strona 5 z 17

6 2. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane będą za pomocą poczty elektronicznej, za wyjątkiem ofert i środków ochrony prawnej, które mogą być składane wyłącznie w formie pisemnej osobiście lub listownie za pomocą poczty tradycyjnej. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje uważa się za złożone w terminie, jeżeli dotrą na jeden z adresów Zamawiającego wskazanych w pkt 3 poniżej przed upływem wymaganego terminu. 3. Osobą uprawnioną po stronie Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami jest: Arkadiusz Czerwonka. Adres do korespondencji pisemnej: Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie Plac Gen. Józefa Bema Olsztyn Adres (poczty elektronicznej): a.czerwonka@wmarr.olsztyn.pl VIII. Warunki udziału w postępowaniu 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1.1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 1.2. posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania wniosków, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonali i wdrożyli co najmniej jeden system informatyczny obsługujący finanse, księgowość, kadry i płace oraz systemem obsługi pożyczek lub kredytów udzielanych podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą, który został wdrożony w co najmniej jednym z następujących podmiotów: agencji rozwoju regionalnego fundusz ochrony środowiska instytucji prowadzącej fundusz pożyczkowy (tj. podmiocie określonym jako fundusz na stronie spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, o stopniu złożoności i liczbie użytkowników (10 użytkowników dla Systemu F- K-P-K i 8 użytkowników dla SOP) porównywalnym z systemami będącymi przedmiotem niniejszego przetargu. Przez wdrożenie rozumie się zakończenie procesu, w wyniku którego system informatyczny działa u klienta lub znajduje się na etapie testowania systemu przez klienta. Ponadto systemy te charakteryzowały się następującymi cechami: wartość zlecenia przekraczała kwotę zł brutto łącznie, zostały zrealizowane przy użyciu serwera transakcyjnej, relacyjnej bazy danych, Strona 6 z 17

7 był wyposażone w możliwości wymiany informacji z innymi systemami poprzez pliki XML, CSV, XLS (przynajmniej jeden z tych formatów); 1.3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj. co najmniej trzema osobami posiadającymi doświadczenie związane z realizacją w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania wniosków co najmniej dwóch projektów obejmujących analizę potrzeb, budowę i obsługę serwisową systemu o funkcjonalności nawiązującej do planowanej funkcjonalności Systemu F-K-P- K i SOP sytuacji ekonomicznej i finansowej, tj.: a) dysponowania środkami finansowymi lub posiadania zdolności kredytowej na kwotę co najmniej zł. b) posiadania aktualnego ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej w wysokości minimum ,00 zł słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych; W przypadku wykonawców, którzy wykażą się ubezpieczeniem w walutach innych niż PLN Zamawiający przeliczy wartość ubezpieczenia według średniego kursu NBP na dzień upływu terminu składania ofert 2. W przypadku oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w pkt. VIII ust. 1 muszą zostać spełnione łącznie przez wszystkich Wykonawców. IX. Opis sposobu oceny spełniania warunków wraz z wykazem oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu 1. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, na podstawie załączonych dokumentów i oświadczeń. 2. W celu potwierdzenia spełniania warunków, o których mowa w pkt. VIII oraz w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania, Wykonawca ma obowiązek złożyć następujące dokumenty: 2.1. wypełnione i podpisane oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia (załącznik nr 4 do niniejszego dokumentu); 2.2. wypełniony i podpisany załącznik nr 5, który stanowi wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, usług, o których mowa w pkt. VIII ust. 1 pkt. 1.2., z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania, odbiorców, wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Jeżeli Wykonawcy wspólnie Strona 7 z 17

8 ubiegają się o udzielenie zamówienia, dokument ten składa przynajmniej jeden z nich; 2.3. wypełniony i podpisany załącznik nr 6, który stanowi wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia, niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi osobami aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, który potwierdza prawo Wykonawcy do występowania w obrocie prawnym oraz wskazuje osobę/osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy. W przypadku, gdy nie wszystkie powyższe informacje znajdują się w dokumencie rejestrowym należy również załączyć inne dokumenty prezentujące powyższe dane np. statut, umowę spółki itp. Jeżeli uprawnienie do reprezentacji osoby podpisującej ofertę nie wynika z załączonych dokumentów, do oferty należy dołączyć także pełnomocnictwo w oryginale lub uwierzytelnioną notarialnie kopię aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z uiszczaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa każdy z nich; 2.6. aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa każdy z nich; 2.7. informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których Wykonawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy (zgodnie z pkt VIII ust. 1 pkt 1.4.), wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 2.8 Opłacona polisa, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności Strona 8 z 17

9 cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia 2.9 Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa powyżej w pkt. 2 składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: 1. nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości; 2. nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, 3. nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie. Dokumenty, o których mowa w powyższym punkcie, powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w powyższym pkt. zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. 3. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski. 4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia powinni spełniać warunki udziału w postępowaniu oraz złożyć dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków zgodnie z zapisami zawartymi w pkt VII i IX SIWZ. Ponadto tacy Wykonawcy ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zaleca się aby Pełnomocnikiem był jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Dokument ustanawiający Pełnomocnika powinien być załączony do oferty. Pełnomocnictwo powinno jednoznacznie określać postępowanie, do którego się odnosi i precyzować zakres umocowania. Z pełnomocnictwa powinna wynikać wola wszystkich współwykonawców o ich wspólnym występowaniu w postępowaniu. Zaleca się by pełnomocnictwo wymieniało wszystkich wykonawców, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z Pełnomocnikiem Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy o realizację zamówienia, są zobowiązani przyjąć formę prawną konsorcjum lub inną równoważną formę prawną. W tym celu przed podpisaniem umowy o Strona 9 z 17

10 niniejsze zamówienie są oni zobowiązani przedstawić Zamawiającemu stosowne porozumienie zawierające w swojej treści następujące postanowienia: określenie celu gospodarczego, oznaczenie czasu trwania konsorcjum obejmującego okres realizacji przedmiotu zamówienia i rękojmi za wady, określenie lidera konsorcjum (powinien nim być Pełnomocnik wskazany w ofercie Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia), który reprezentuje Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie i sprawuje funkcję koordynatora dla całości zadania, wykluczenie możliwości wypowiedzenia umowy konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia oraz upływu czasu rękojmi za wady pod groźbą zastosowania kar umownych wynikających z tytułu odstąpienia od umowy, określenie odpowiedzialności solidarnej członków Konsorcjum względem Zamawiającego, określenie zakresu przedmiotu zamówienia, realizowanego przez każdego z członków Konsorcjum, X. Wymagania dotyczące wadium Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. XI. Opis sposobu przygotowania ofert 1. Oferta powinna zostać przygotowana zgodnie z wymogami zawartymi w SIWZ, w języku polskim i w formie pisemnej. Ofertę należy sporządzić i złożyć na Formularzu Ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do SIWZ. 2. Oferta powinna być sporządzona w sposób czytelny. Zaleca się sporządzenie oferty przy użyciu komputera. 3. Strony oferty powinny być ponumerowane i zabezpieczone przed zdekompletowaniem (np. poprzez zszycie lub zbindowanie). Koperta zawierająca ofertę winna posiadać oznaczenie: Przetarg: Zaprojektowanie, wdrożenie oraz asysta techniczna Systemu Finansowo-Księgowo-Płacowo-Kadrowego oraz Systemu Obsługi Pożyczek, nr ref. ZP/RFP , nie otwierać przed dniem r. przed godz. 13: Oferta powinna być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy na podstawie danych zawartych we właściwym dla Wykonawcy rejestrze, aktualnym na dzień złożenia oferty. Wszystkie strony oferty powinny zostać parafowane przez osobę podpisującą ofertę. Jeżeli uprawnienie do reprezentacji osoby podpisującej ofertę nie wynika z załączonego dokumentu rejestrowego, do oferty należy dołączyć także pełnomocnictwo w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie, określające zakres umocowania oraz podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji zgodnie z danymi zawartymi we właściwym dla Wykonawcy rejestrze. Strona 10 z 17

11 5. Wszelkie poprawki w treści oferty muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. 6. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o ich wprowadzeniu lub wycofaniu oferty przed terminem składania ofert określonym w SIWZ. Powiadomienie powinno być dostarczone w zamkniętej kopercie, zaadresowanej do Zamawiającego, opatrzonej napisem: Uwaga przetarg: Zaprojektowanie, wdrożenie oraz asysta techniczna Systemu Finansowo-Księgowo-Płacowo-Kadrowego oraz Systemu Obsługi Pożyczek oraz pełną nazwą i adresem Wykonawcy i oznaczonej dodatkowo napisem ZMIANA lub WYCOFANIE. Do wniosku o zmianę lub wycofanie oferty Wykonawca dołączy stosowne dokumenty potwierdzające, że wniosek o zmianę lub wycofanie został podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. 7. Do oferty należy dołączyć dodatkowo część techniczną, w której Wykonawca przedstawi koncepcję realizacji Zamówienia oraz dokumentację oferowanego rozwiązania, zawierającą co najmniej: a. propozycję organizacji Zamówienia, w tym: 1) proponowany skład zespołu ze strony Wykonawcy oraz oczekiwany skład zespołu ze strony Zamawiającego, 2) sposób zapewnienia jakości przedmiotu Zamówienia, 3) proponowany, wstępny harmonogram realizacji Zamówienia, b. zakres dokumentacji, c. ramową koncepcję Systemu F-K-P-K i SOP: 1) przewidywaną architekturę Systemu F-K-P-K i SOP; 2) sposób administrowania Systemem F-K-P-K i SOP, w tym zarządzanie rolami i użytkownikami; 3) proponowane technologie wykonania Systemu F-K-P-K i SOP; 4) sposób zapewnienia bezpieczeństwa w Systemie F-K-P-K i SOP; 5) opisy lub instrukcje obsługi do Systemu F-K-P-K i SOP, które zostały wpisane do Wykazu wykonanych usług, który stanowi Załącznik nr 5 SIWZ, w zakresie niezbędnym do oceny przez Zamawiającego zgodności z wymaganiami; 6) Opisy technologii wdrożenia zadeklarowanych w ofercie funkcjonalności 7) proponowaną minimalną konfigurację sprzętu, który będzie wykorzystywał System F-K-P-K i SOP; 8) zakres, warunki i czas serwisu gwarancyjnego Systemu, z uwzględnieniem zapisów dotyczących serwisu gwarancyjnego opisanego w Załączniku nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia. 8. Wykonawca wskaże w ofercie te części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Strona 11 z 17

12 9. Elementy oferty, które Wykonawca zamierza zastrzec jako tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz z późn. zm.) należy umieścić w odrębnej, zaklejonej kopercie opisanej Tajemnica Przedsiębiorstwa dołączonej do oryginału oferty. W treści oferty należy umieścić we właściwym dla zastrzeżonego dokumentu miejscu informację, że jest on zastrzeżony i znajduje się w odrębnej kopercie. XII. Miejsce i termin składania ofert oraz tryb otwarcia ofert 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego lub przesłać na jego adres: Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie Plac Gen. Józefa Bema Olsztyn 2. Termin składania ofert upływa dnia r., godzina 12:00. Decyduje chwila wpływu oferty do Zamawiającego. 3. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego dnia r. o godzinie 13: Osoby zainteresowane udziałem w sesji otwarcia ofert proszone są o stawiennictwo i oczekiwanie w sekretariacie Zamawiającego co najmniej na 10 minut przed terminem określonym w pkt Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający podaje kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 6. W trakcie publicznej sesji otwarcia ofert nie będą otwierane koperty (paczki) zawierające oferty, których dotyczy "WYCOFANIE". Takie oferty zostaną odesłane Wykonawcom bez otwierania. 7. Koperty (paczki) oznakowane dopiskiem "ZMIANA" zostaną otwarte przed otwarciem kopert (paczek) zawierających oferty, których dotyczą te zmiany. Po stwierdzeniu poprawności procedury dokonania zmian zmiany zostaną dołączone do oferty. 8. W trakcie otwierania kopert z ofertami Zamawiający każdorazowo ogłosi obecnym: a) stan i ilość kopert (paczek) zawierających otwieraną ofertę; b) nazwę i adres Wykonawcy, którego oferta jest otwierana; c) zaproponowaną cenę brutto za wykonanie zamówienia Powyższe informacje zostaną odnotowane w protokole postępowania przetargowego. 9. Na pisemny wniosek Wykonawców, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, Zamawiający przekazuje im niezwłocznie informacje z otwarcia ofert, o których mowa powyżej w pkt. 5 i 8.b)-c) niniejszej SIWZ. Strona 12 z 17

13 XIII. Opis sposobu obliczania ceny 1. Wykonawca poda cenę za wykonanie zamówienia w Formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 2 do SIWZ. 2. Cenę należy podać w złotych polskich. Podstawą do określenia ceny jest zakres zamówienia określony w SIWZ. Cena musi zawierać: zapłatę za przedmiot zamówienia, wszelkie koszty związane z jego realizacją wraz z podatkiem od towarów i usług VAT oraz wszystkie koszty pochodne. 3. Cena pozostanie stała przez okres obowiązywania umowy i nie będzie podlegała zmianom. 4. Ocenie podlegać będą ceny brutto podane w ofercie. 5. W cenie Wykonawca uwzględni wartość autorskich praw majątkowych i licencji oraz wynagrodzenie z tytułu ich przeniesienia na Zamawiającego. XIV. Opis kryteriów wyboru i sposobu oceny ofert 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się kryterium ceny, za które przyzna do 100 punktów. Zasada punktowania ceny oferty: Oferta najtańsza spośród ofert nie odrzuconych otrzyma 100 pkt. Pozostałe wg formuły: Cena oferty najniższa x 100 pkt Cena oferty badanej 2. Cena obejmuje koszt dostosowania Systemu F-K-P-K i SOP do potrzeb Zamawiającego, koszt licencji na korzystanie z Systemu F-K-P-K w następującej liczbie: moduł finansowo-księgowy: 8, kasa/bank: 2, kadry/płace: 2, środki trwałe: 2, sprzedażfaktura: 2, przy jednoczesnej pracy poszczególnych modułów; koszt udzielenia licencji na korzystanie z SOP w następującej liczbie: 8; koszty gwarancji i asysty technicznej świadczonych przez 36 miesięcy oraz koszt przeniesienia majątkowych praw autorskich do Dokumentacji Systemu F-K-P-K oraz Dokumentacji SOP. 3. W szczególności cena obejmuje realizację zadeklarowanych przez Wykonawcę funkcjonalności Systemu F-K-P-K i SOP, określonych w załączniku do Opisu Przedmiotu Zamówienia, który stanowi załącznik nr 1 do SIWZ. 4. Najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto. 5. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyska największą liczbę punktów. Strona 13 z 17

14 XV. Informacja o formalnościach po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego 1. O wyborze oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie Wykonawców, którzy złożyli oferty w formie pisemnej. 2. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia, w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą. XVI. Unieważnienie postępowania 1. Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia jeżeli; 1) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu; 2) cena najkorzystniejszej ofert lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty; 3) wystąpiła istotna zmiana okoliczności, powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego czego nie można było wcześniej przewidzieć; 4) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia. 2. O unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający zawiadomi równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy: 1) ubiegali się o udzielenie zamówienia w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert, 2) złożyli ofertę - w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert - podając uzasadnienie faktyczne i prawne. XVII. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy Informacje ogólne Zabezpieczenie należytego wykonania umowy służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. 1. Wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy 1) Zamawiający ustala zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10% ceny całkowitej brutto podanej w ofercie. 2) Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, będzie zobowiązany wnieść zabezpieczenie należytego wykonania w walucie umowy, nie później niż w dniu podpisania umowy. 2. Forma zabezpieczenia należytego wykonania umowy 1) Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wniesione według Strona 14 z 17

15 wyboru Wykonawcy w jednej lub w kilku następujących formach: a) pieniądzu; b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym; c) gwarancjach bankowych; d) gwarancjach ubezpieczeniowych; e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w Art. 6b ust. 5 pkt 2 Ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości ( tekst jednolity: Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 ). 2) Zabezpieczenie wnoszone w formie pieniężnej zostanie wpłacone nie później niż w dniu podpisania umowy na rachunek bankowy podany przez Zamawiającego. Skuteczne wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie pieniężnej następuje z chwilą wpływu środków pieniężnych na ww. rachunek Zamawiającego. 3. Jeśli zabezpieczenie jest wnoszone w innej formie niż pieniężna, należy je dostarczyć do Zamawiającego w dniu podpisania umowy. 4. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu, za zgodą Wykonawcy, kwota wadium może zostać zaliczona przez Zamawiającego, na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Pozostałą część kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy Wykonawca wpłaci zgodnie z zapisami punktu 2.2). 5. Jeżeli zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, Zamawiający przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym. Zamawiający zwraca zabezpieczenie wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy Wykonawcy. 6. W przypadku składania przez Wykonawcę zabezpieczenia w formie gwarancji, gwarancja powinna być sporządzona zgodnie z obowiązującym prawem i winna zawierać następujące elementy: a) nazwę dającego zlecenie (Wykonawcy), nazwę beneficjenta gwarancji (Zamawiającego), nazwę gwaranta (banku lub instytucji ubezpieczeniowej udzielających gwarancji) oraz wskazanie ich siedzib, b) określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją, c) kwotę gwarancji, d) termin ważności gwarancji, e) zobowiązanie gwaranta do: "zapłacenia kwoty gwarancji na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego zawierające oświadczenie, iż Wykonawca nie wykonał, bądź wykonał nienależycie zobowiązania wynikające z umowy". 7. W trakcie realizacji umowy wykonawca za zgodą Zamawiającego może dokonać zmiany formy zabezpieczenia na jedną z kilku form, o których mowa w pkt Zmiana formy zabezpieczenia jest dokonywana z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości. 9. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana nie wniesie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych ofert 10. Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy Strona 15 z 17

16 1) Zamawiający zwróci kwotę równą 70% zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia końcowego bezusterkowego protokolarnego odbioru robót. 2) Zamawiający pozostawi na zabezpieczenie roszczeń z tytułu gwarancji jakości lub rękojmi za wady kwotę wynoszącą 30 % wysokości zabezpieczenia. Kwota, o której mowa w punkcie 10.3) jest zwracana nie później niż w 15 dniu po upływie okresu gwarancji jakości lub rękojmi za wady. XVIII. Informacja o zamiarze zawarcia umowy ramowej Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. XIX. Informacja o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej Zamawiający nie przewiduje dokonywania wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej. XX. Podwykonawstwo Podwykonawstwo W przypadku, gdy Wykonawca zamierza powierzyć wykonanie prac osobom trzecim: 1) zobowiązany jest wskazać w Formularzu Oferty na wykonanie zamówienia (Załącznik nr 2 do SIWZ) części zamówienia, których wykonanie powierzy podwykonawcom zakres ten nie będzie mógł ulec rozszerzeniu; 2) w przypadku powierzenia wykonania prac osobom trzecim za działania osób trzecich będzie odpowiadał jak za własne. XXI. Wzór umowy 1. Umowa zostanie podpisana zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do SIWZ. 2. Rozliczenia prowadzone będą w walucie polskiej (PLN). 3. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do Wzoru umowy. Wszelkie zmiany treści umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 4. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany istotnych postanowień umowy w przypadkach, gdy: nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia; konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian po stronie Zamawiającego, w tym w szczególności w jego strukturze organizacyjnej; Strona 16 z 17

17 w związku ze stwierdzonymi rozbieżnościami w umowie i załącznikach, wystąpi potrzeba ujednolicenia postanowień umowy w celu ich jednoznacznej interpretacji; XXII. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego W sprawach nie uregulowanych zastosowanie mieć będą powszechnie obowiązujące przepisy prawa Polskiego. XXIII. Załączniki Załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy Załącznik nr 3 - Wzór Umowy Załącznik nr 4 - Oświadczenie wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia Załącznik nr 5 - Wykaz wykonanych usług Załącznik nr 6 - Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia Zatwierdził: Prezes Zarządu Członek Zarządu /-/ Bożena Cebulska /-/ Jan Radziemski Strona 17 z 17