Sąd Rejonowy Zabrze ul. 3 Maja 21 Zabrze, dnia 19 listopada 2013 r.

Transkrypt

1 Zabrze, dnia 19 listopada 2013 r. Adm.236/30/13 Wszyscy oferenci Dot.: Postępowania przetargowego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na: Świadczenie usług archiwizacyjnych na rzecz Sądu Rejonowego w Zabrzu" Zgodnie z art. 38 ustawy PZP Zamawiający przekazuje treść wyjaśnień do zadanych pytań przez oferentów do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na w.w zadanie bez ujawniania źródła zapytania. 1. Prosimy o doprecyzowanie ilości metrów bieżących akt sądowych stanowiących przedmiot zamówienia w ujęciu: - Ilość metrów bieżących akt Wydziału Karnego Odpowiedź: - Ilość metrów bieżących akt Wydziału Cywilnego - Ilość metrów bieżących akt Wydziału Karnego ok. 311 mb - Ilość metrów bieżących akt Wydziału Cywilnego ok.642mb 2. Prosimy o określenie maksymalnego zakresu godzin pracy, w których będzie możliwa realizacja zamówienia oraz Informacje, czy jest możliwość realizacji prac we wszystkie weekendy grudnia. Odpowiedź: Zakres godzin pracy: od poniedziałku do piątku w godz. od 7.30 do Weekendy grudnia: w godz. od w szczególnej sytuacji (obowiązkowa obecność pracownika archiwum) za zgodą kierownika jednostki. 3. Prosimy o doprecyzowanie zapisów umowy: 3.1 Paragraf 3 pkt. 4 - Wykonawca zobowiązany jest do zewidencjonowania każdego przekazanego mu dokumentu. Czy przekazany dokument do zaewidencjonowania przez Wykonawcę należy rozumieć jako jednostkę aktową (teczkę zawierającą akta sadowe)? Odpowiedź: Tak 3.2. Paragraf 8 pkt. 2 - Za niewykonanie umowy w całości w terminie, o którym mowa w 6 umowy, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 10% kwoty, określonej w 7 ust. 1 umowy. W przypadku niewykonania umowy w całości w terminie, o którym mowa w 6 umowy, Wykonawcy nie będzie przysługiwało wynagrodzenie dodatkowe, określone w 7 ust. 6 umowy.

2 Proszę o Informację jak należy rozumieć zapis: W przypadku niewykonania umowy w całości w terminie, o którym mowa w 6 umowy, Wykonawcy nie będzie przysługiwało wynagrodzenie dodatkowe, określone w 7 ust. 6 umowy Odpowiedź: Zapis zostanie wykreślony 4. Biorąc po uwagę, że Zamawiający w siwz określił Ilość osób, które mogą realizować przedmiot zamówienia (co najmniej 4 zespoły dedykowane do wykonania zamówienia, w skład każdego łącznie wchodzą (łącznie będą wchodziły) przynajmniej dwie osoby, z których każda z nich ukończyła szkolenie obejmujące nie mniej niż 30 godzin zajęć lub kurs kancelaryjno-archiwalny obejmujący nie mniej niż 30 godzin zajęć albo jest absolwentem szkoły średniej lub wyższej z zakresu archiwistyki, oraz Zamawiający wyznaczył bardzo krótki termin realizacji zamówienia do r. (tj. szacunkowo 16 dni roboczych), istnieją poważne obawy, że bez zmiany wskazanych przez Zamawiającego wymogów zamówienie nie zostanie zrealizowane. Z doświadczenia Wykonawcy wynika, że zewidencjonowanie i ułożenie chronologiczne tego typu dokumentacji wymaga znacznego zwiększenia zasobów osobowych i znacznego wydłużenia czasu realizacji przedmiotu zamówienia. Ze względu na ograniczone warunki lokalizacyjne Zamawiającego przeznaczone do realizacji przedmiotu zamówienia, a co za tym idzie braku możliwości zatrudnienia większego zasobu osobowego, wnosimy o wydłużenie terminu realizacji do co najmniej 3 miesięcy. Odpowiedź: Termin pozostaje bez zmian. pkt Rozdział III Opis przedmiotu zamówienia. a...porównanie stanu faktycznego zawartości archiwum ze stanem ze spisu w stworzonej wersji elektronicznej" - Podczas tworzenia ewidencji elektronicznej archiwum zakładowego automatycznie wykonuje się porównanie stanu(inwentaryzacja) faktycznej zawartości archiwum ze spisem w wersji elektronicznej. - Czy Zamawiający wymaga ponownego porównania(zinweniaryzowania) zwartości archiwum zakładowego po wykonaniu elektronicznej ewidencji akt? Odpowiedź: Tak c. weryfikacja kategorii archiwalnej jednostkom archiwalnym nieposiadającym takiego oznaczenia" - Czy Zamawiający wymaga nadawania podczas tworzenia elektronicznej ewidencji akt sądowych kategorii archiwalnej zgodnej z Jednolitym Wykazem Akt na teczkach akt sądowych oraz weryfikację każdej spisanej teczki? Odpowiedź : tak, zgodnie z wytycznymi zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia. d. utworzenie bazy danych jednostek archiwalnych znajdujących się fizycznie w archiwum a nieuwzgiędnionych w elektronicznym spisie" - Czy istnieje elektroniczny spis akt sądowych wykonany w latach wcześniejszych, w którym nie uwzględniono wszystkich teczek? Co oznacza zapis...utworzenie bazy danych"? Odpowiedź : nie.

3 Utworzenie bazy danych oznacza utworzenie bazy zgodnie z wytycznymi zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia oraz Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. e. utworzenie bazy danych jednostek archiwalnych uwzględnionych w elektronicznym spisie a niemających pokrycia w fizycznym stanie archiwum" - W jaki sposób wykonać bazę danych(?}/ewidencję elektroniczną akt, jeśli akta fizycznie nie znajdują się w archiwum zakładowym? Czy należy przez to rozumieć dopisanie do ewidencji brakujących sygnatur bez tytułu teczki dat skrajnych, określenia powoda i pozwanego? Odpowiedź : Akta, które fizycznie nie znajdują się na stanie archiwum nie zostają uwzględnione w utworzonej bazie danych. 6. Rozdział III Opis przedmiotu zamówienia. pkt 2.2 Powyższa ewidencja elektroniczna powinna zostać sporządzona w programie MS Excel (wersja , format pliku.xls) i powinna zawierać rubryki zgodne z przepisami w zakresie tworzenia spisów archiwalnych." Stworzenie elektronicznej ewidencji akt sadowych zgodnie z powszechnie obowiązującym wzorem spisu zdawczo - odbiorczego skutecznie wyeliminuje możliwość filtrowania, tworzenia zestawień (min. brakowanie akt). W przypadku tworzenia takiej ewidencji w arkuszu kalkulacyjnym należałoby rozbić dane z teczki na jak najwięcej kolumn. - Czy Zamawiający dopuszcza zmianę wzoru spisu elektronicznego do formy jak najlepiej wykorzystującej możliwości arkusza kalkulacyjnego Excel? Odpowiedź: Tak 7. Rozdział V. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków pkt. 2.1 Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Zakładowego Sądu Rejonowego w Zabrzu - Zamawiający uzna za spełniony warunek wiedzy i doświadczenia w przypadku, gdy wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał; tj. zrealizował, zakończył, także w przypadku świadczeń wykonywanych okresowo lub ciągłych przynajmniej 3 usługi polegające na archiwizacji lub sporządzeniu elektronicznej ewidencji dokumentacji, z czego przynajmniej jedna usługa obejmowała zewidencjonowanie lub archiwizację minimum 300 mb akt sądowych."

4 W ostatnich trzech latach ( ) na terenie Rzeczpospolitej Polskiej ukazały się niżej wymienione zamówienia na porządkowanie lub stworzenie ewidencji akt sądowych (żródło: ogólnopolska baza przetargów - internet). Z czego należy wykluczyć pozycję nr 1, oraz pozycję nr, 6 jako zamówienia, których wykonanie nie pozwala spełnić warunku posiadania wiedzy i doświadczenia.'- Zamówienia publiczne pod pozycjami 2-5 oraz 7 zostały wykonane przez 4 firmy świadczące usługi archiwizacyjne, z czego tylko jedna firma posiada na swoim koncie 2 zlecenia uporządkowania lub/i stworzenia elektronicznej ewidencji akt sądowych. Spełnienie warunku zapisanego w rozdziale V pkt 2A SIWZ będzie niezwykle trudne lub też bardzo ograniczy krąg potencjalnych wykonawców. Może to mieć również znaczący wpływ na wartość udzielanego zamówienia. Wnosimy o zmianę tego zapisu lub inne sformułowanie, umożliwiające przystąpienie do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego większemu gronu potencjalnych wykonawców. Najistotniejszą sprawą jest fakt znikomej w skali kraju ilości zadań na uporządkowanie archiwum sądu lub tworzenia elektronicznej ewidencji akt sądowych. Archiwizacja akt sądowych nie należy do wybitnych zadań, natomiast tworzenie elektronicznej ewidencji akt sądowych nie różni się niczym od tworzenia innych ewidencji akt przechowywanych w archiwach zakładowych /4/2013 Obsługa archiwum Sądu Rejonowego Lublin Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku - świadczenie okresowe. Przedmiot zamówienia obejmuje obsługę archiwum Sądu Rejonowego Lublin - Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku. 2. Przedmiot zamówienia podlega wykonaniu od dnia 06 maja 2013 r. do dnia 30 września 2013 r /01/2013 Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego akt sądowych - Sąd Rejonowy dla Warszawy-Żoiiborza w Warszawie(4000mb) 3. 11/12/2012 Obsługa archiwum Sadu Rejonowego Lublin - Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku ~ świadczenie okresowe. Przedmiot zamówienia obejmuje obsługę archiwum Sądu Rejonowego Lublin - Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku. 2. Przedmiot zamówienia podlega wykonaniu od dnia 02 stycznia 2013 r, do dnia 31 grudnia 2013 r /10/2012 Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego - Sąd Okręgowy w Katowicach(20Ó.Ó00szt.) 5. 20/07/2012 Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego akt sądowych - Sąd Rejonowy dla Warszawy-Żoiiborza w Warszaw/ie(2000mb) 6. 03/04/2012 Sąd Rejonowy w Chełmie- wykonanie usług archiwalnych w ramach umowy zlecenie z 1 osobą na okres do 15 lipca 2012r. z możliwością przedłużenia umowy 7. 05/07/2011 Sąd Rejonowy w Krośnie - Usługa archiwizacji dokumentacji kategorii A i B(550mb) Odpowiedź: Warunek SIWZ pozostaje bez zmian. Archiwizacja akt sądowych wymaga szczególnej znajomości przepisów prawnych i doświadczenia w tym zakresie, w szczególności Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia

5 8. Rozdział V, Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. pkt 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w tym: 3.1) Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Zakładowego Sądu Rejonowego w Zabrzu - oferenci dysponują, lub będą dysponowali, co najmniej 4 zespołami dedykowanym do wykonania zamówienia, w skład każdego łącznie wchodzą (łącznie będą wchodziły) przynajmniej dwie osoby, z których każda z nich ukończyła szkolenie obejmujące nie mniej niż 30 godzin zajęć lub kurs kancelaryjne-archiwalny obejmujący nie mniej niż 30 godzin zajęć albo jest absolwentem szkoły średniej łub wyższej z zakresu archiwistyki, Zamawiający wymaga od wykonawców zatrudnienia lub dysponowania 8 osobami z ukończonym, co najmniej kursem archiwalnym l-go stopnia. Większość firm świadczących usługi archiwizacyjne nie dysponuje 8 osobami z ukończonym, co najmniej kursem archiwalnym l-go stopnia. Zazwyczaj przy tego typu zamówieniach występuję 1-2 osoby z odpowiednim wykształceniem do prowadzenia nadzoru nad pracownikami posiadającymi umiejętność szybkiego pisania na klawiaturze komputera oraz dobrą organizację pracy. - Spełnienie warunku zapisanego w rozdziale V 3.1 SiWZ będzie niezwykle trudne łub też bardzo ograniczy krąg potencjalnych wykonawców. Może to mieć również znaczący wpływ na wartość udzielonego zamówienia. Wnosimy o zmianę tego zapisu lub Inne sformułowanie. umożliwiające przystąpienie do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego większemu gronu potencjalnych wykonawców. Odpowiedź: Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia i szczególną wiedzę potencjalnego Wykonawcy zapis pozostaje bez zmian. 9. Rozdział VI. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. Poprzez główną usługę odpowiadającą swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, Zamawiający rozumie wykonanie usługi odpowiednio opisanej (określonej, wskazanej) w Rozdziale V pkt 1 ppkt 2) SIWZ W związku z powyższym, Zamawiający żąda, aby wykaz wykonanych głównych usług zawierał, co najmniej: a) Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Sądu Rejonowego w Zabrzu dwie główne usługi odpowiednio opisane (określone, wskazane) w Rozdziale Vpkt1 ppkt 2.1) SIWZ, W celu spełnienia warunku opisanego w Rozdziale V pkt 1 ppkt 2.1 Należy wykazać 2 czy też 3 wykonane usługi? Odpowiedź: 3 usługi zgodnie z zapisami SIWZ 10. Rozdział IX. Termin związania ofertą. /

6 Wykonawca jest związany ofertą w każdej części zamówienia przez okres 30 (trzydziestu) dni." W skrajnym przypadku potencjalnemu Wykonawcy pozostanie 8 dni na wykonanie zamówienia z wyłączeniem 22, 25 i 26 grudnia, jako dni wolnych od pracy. Czy Zamawiający przewiduje przesunięcie terminu zakończenia prac? Odpowiedź: Zamawiający nie przewiduje przesunięcia terminu zakończenia prac. Dyrektor Sądu Rejonowego w Zabrzu Anna Sołoducha