Informacja z przeprowadzonej kontroli sprawdzającej w Miejskiej i Powiatowej Bibliotece Publicznej w Będzinie

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Będzinie Wydział Audytu i Kontroli Wewnętrznej ul. 11 listopada Będzin WAiKW.I Będzin, dnia 7 października 2013 roku Informacja z przeprowadzonej kontroli sprawdzającej w Miejskiej i Powiatowej Bibliotece Publicznej w Będzinie Kontrola sprawdzająca realizację zaleceń pokontrolnych została przeprowadzona na podstawie upoważnienia wydanego przez Prezydenta Miasta Będzina o numerze WAiKW.I z dnia 17 czerwca 2013 roku. Kontrola została przeprowadzona przez inspektora Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej w dniach od 19 czerwca do 19 lipca 2013 roku. Kontrolę przeprowadzono ze względu na wydane przez Prezydenta Miasta Będzina w dniu 5 września 2012 roku zalecenia pokontrolne do przeprowadzonej w dniach od 5 kwietnia do 31 lipca 2012 roku kontroli problemowo-finansowej. W wystąpieniu zostały wyszczególnione uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli oraz zalecenia pokontrolne mające na celu ich usunięcie, których realizację w trakcie niniejszej kontroli poddano weryfikacji. Dane ogólne o jednostce: Miejska i Powiatowa Biblioteka Publiczna im. Stefana Żeromskiego w Będzinie, utworzona na mocy Uchwały Zarządu Miasta z dnia 21 sierpnia 1946 roku jest instytucją kultury, działającą, jako samorządowa instytucja kultury, posiadająca osobowość prawną. W dniu 3 stycznia 2008 roku Biblioteka została wpisana do Księgi Rejestrowej Instytucji Kultury pod numerem RIK B/2/92. Siedzibą Biblioteki jest Miasto Będzin, a terenem działania jest Miasto Będzin oraz Powiat Będziński, zgodnie z treścią porozumienia zawartego w Będzinie w dniu 13 czerwca 2000 roku pomiędzy Zarządem Miasta Będzina i Zarządem Powiatu Będzińskiego w sprawie powierzenia Miejskiej Bibliotece Publicznej w Będzinie zadań powiatowej biblioteki publicznej. Statut Miejskiej i Powiatowej Biblioteki Publicznej w Będzinie został nadany Uchwałą Nr XXV/336/2000 Rady Miejskiej w Będzinie z dnia 28 czerwca 2000 roku w sprawie Statutu Miejskiej i Powiatowej Biblioteki Publicznej, zmieniony Uchwałą Nr XXVI/287/2008 Rady Miejskiej w Będzinie z dnia 30 czerwca 2008 roku. 1

2 Powyższy Statut zawiera nazwę, teren działania i siedzibę, cele i zadania, organy zarządzające i sposób ich powoływania, sposób uzyskiwania środków finansowych oraz strukturę organizacyjną Biblioteki. Szczegółową organizację wewnętrzną określa Regulamin organizacyjny. Do podstawowych zadań Biblioteki należy m. in.: 1. Gromadzenie i opracowanie materiałów bibliotecznych służących rozwijaniu czytelnictwa oraz zaspokajaniu potrzeb informacyjnych, edukacyjnych i samokształceniowych. 2. Pełnienie funkcji ośrodka informacji biblioteczno-bibliograficznej, opracowanie i publikowanie powiatowej bibliografii regionalnej, a także innych materiałów informacyjnych, zwłaszcza dokumentujących dorobek kulturowy, naukowy i gospodarczy regionu. 3. Udostępnianie zbiorów na miejscu, wypożyczanie na zewnątrz, prowadzenie obiegu wypożyczeń międzybibliotecznych. 4. Tworzenie i udostępnianie własnych komputerowych baz danych: katalogowych, bibliograficznych i faktograficznych. 5. Koordynacja gromadzenia i udostępniania piśmiennictwa specjalistycznego na terenie powiatu. 6. Udostępnianie pomocy metodycznej, organizowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego, wymiana doświadczeń bibliotekarskich oraz sprawowanie nadzoru merytorycznego nad prawidłowym realizowaniem zadań statutowych przez biblioteki publiczne na terenie powiatu. 7. Organizowanie form pracy z czytelnikiem służących popularyzowaniu sztuki, nauki oraz upowszechnianiu dorobku kulturowego miasta i powiatu. W skład struktury organizacyjnej Biblioteki wchodzą: Biblioteka Główna przy ul. Piłsudskiego 39, Filie: Filia nr 1 Ksawera ul. Stalickiego 2. Filia nr 2 Warpie ul. 1 Maja 90 A. Filia nr 3 Szpital Miejski Nr 1 ul. Małachowskiego 12. Filia nr 4 Łagisza ul. Pokoju 44. Filia nr 5 Grodziec ul. Słowackiego 2. Filia nr 7 Zamkowe ul. Rycerska 2. Filia nr 9 Podłosie ul. Podłosie 10. 2

3 Kontrolującemu przedstawiona została Uchwała Nr XXIX/302/2012 Rady Miejskiej Będzina z dnia 26 listopada 2012 roku w sprawie zamiaru zmiany statutu Miejskiej i Powiatowej Biblioteki Publicznej w Będzinie w części dotyczącej zakresu działania i lokalizacji wybranych filii oraz likwidacji filii nr 3. Rada Miejska uchwaliła zamiar zmiany zakresu działania oraz lokalizacji wybranych filii MiPBP w Będzinie z dniem 1 października 2013 roku w następujący sposób: 1. Filia nr 2 Warpie zmiana lokalizacji na ul. 35-lecia PRL 1, 2. Filia nr 4 Łagisza zmiana lokalizacji na ul. Pokoju 44, 3. Filia nr 9 Podłosie zmiana lokalizacji na ul. Podłosie 10, 4. Filia nr 1 Ksawera poszerzenie zakresu działania o Klub Seniora zlokalizowany przy ul. Stalickiego 4. Ponadto, z dniem 1 października 2013 roku wyrażono zamiar likwidacji filii nr 3 Szpital oraz powołania na terenie szpitala w Będzinie punktu bibliotecznego. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach (Dz. U. z 2012 roku poz. 642), organizator instytucji zobowiązany jest na 6 miesięcy przed likwidacji biblioteki podać do publicznej wiadomości informację o zamiarze wraz z uzasadnieniem. Obowiązek ten dotyczy również zmiany statutu biblioteki w części dotyczącej zakresu działania i lokalizacji filii. Treść uchwały wraz uzasadnieniem została podana do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Będzina oraz wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Będzinie i Miejskiej i Powiatowej Biblioteki Publicznej w Będzinie, w terminie od dnia 6 grudnia 2012 roku do dnia 1 października 2013 roku. Do podstawowych zadań biblioteki, zgodnie z art. 4 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach (Dz. U. z 2012 roku poz. 642) należy: 1. gromadzenie, opracowywanie, przechowywanie i ochrona materiałów bibliotecznych, 2. obsługa użytkowników, przede wszystkim udostępnianie zbiorów oraz prowadzenie działalności informacyjnej, zwłaszcza informowanie o zbiorach własnych, innych bibliotek, muzeów i ośrodków informacji naukowej, a także współdziałanie z archiwami w tym zakresie. Do zadań bibliotek może ponadto należeć prowadzenie działalności bibliograficznej, dokumentacyjnej, naukowo-badawczej, wydawniczej, edukacyjnej, popularyzatorskiej i instrukcyjno-metodycznej. 3

4 W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono następujące uchybienia i nieprawidłowości: 1. Książka kontroli obiektu budowlanego Do książki kontroli obiektu budowlanego jeden protokół został wpisany w kolejności niechronologicznej, czym naruszono 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, według którego wpisy do książki obiektu powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu. 2. Ewidencja pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych 1) W pkt. VII. instrukcji zarządzania i użytkowania systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych w MiPBP w Będzinie powołano podstawę prawną ustawę o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (Dz. U Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami), która straciła ważność z dniem 16 września 2009 roku. 2) Zgodnie z instrukcją zarządzania i użytkowania systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych w MiPBP w Będzinie, pkt. III, administrator bezpieczeństwa informacji jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, zgodnie ze wzorem załącznik nr 4 do instrukcji. Stwierdzono, że ewidencja: - nie zawiera w 3. przypadkach identyfikatora upoważnionego pracownika; - w 2. przypadkach została wpisana nazwa systemu informatycznego, do którego pracownik nie został upoważniony: dane osobowe czytelników w systemie SOWA2. 3. Badania okresowe Pracownicy zatrudnieni na stanowisku: Głównego księgowego, młodszego bibliotekarza nie zostali poddani kontrolnym badaniom lekarskim, w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku, po powrocie w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą. 4. Szkolenia BHP Stwierdzono, że: 1) 2. pracowników, zatrudnionych na stanowisku referenta ds. administracji oraz młodszego bibliotekarza, nie posiada zaświadczenia o ukończeniu pierwszego szkolenia okresowego, 4

5 które winno być przeprowadzone do 12. miesięcy od rozpoczęcia pracy, 2) pracownik wykonujący pracę na kilku stanowiskach pracy powinien odbyć instruktaż stanowiskowy na każdym z tych stanowisk: pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę na czas zastępstwa przeprowadzono jeden instruktaż stanowiskowy. Pracownik zatrudniany był kolejno na następujących stanowiskach: sekretarka, referent ds. księgowości, referent ds. administracji, pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę i na czas zastępstwa przeprowadzono jeden instruktaż stanowiskowy. Pracownik zatrudniany był kolejno na stanowiskach: pomocnik bibliotekarza, młodszy bibliotekarz. 5. Pojazd służbowy 1) Stwierdzono: - błąd rachunkowy w podliczeniu przebiegu pojazdu (w kilometrach) na 1. stronie karty drogowej o numerze SW z dnia 28 maja 2013 roku: wpisano 48, zamiast 44, - w Ewidencji przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji samochodu błędnie wpisaną datę wyjazdu: Będzin Sosnowiec Będzin (numer wpisu 51) na dzień 28 czerwca 2013 roku, zamiast 26 czerwca 2013 roku, która widnieje na karcie drogowej, - na 11 stronie książki błędnie podsumowaną liczbę faktycznie przejechanych kilometrów: jest 1702, a winno być ) Zastępstwo za pracownika pełniącego funkcję kierowcy sprawował pracownik zatrudniony na stanowisku robotnika gospodarczego. W aktach osobowych brak upoważnienia do prowadzenia samochodu służbowego w zastępstwie w okresie od dnia 24 stycznia 2013 roku do dnia 7 lutego 2013 roku. Ponadto, przy przekazywaniu samochodu służbowego na okres zastępstwa za pracownika pełniącego funkcję kierowcy nie zostały sporządzone protokoły zdawczo-odbiorcze, zgodnie z Zarządzeniem Nr 1/2008 Dyrektora MiPBP w Będzinie z dnia 2 stycznia 2008 roku, którym uregulowano zasady m. in. przekazania i prowadzenia samochodu służbowego, kosztów utrzymania i eksploatacji samochodu służbowego, przyznawania kierowcy zaliczki, koordynowania wykorzystania pojazdu, prowadzenia ewidencji kart drogowych oraz parkowania poza godzinami pracy. 5

6 6. Gospodarka kasowa W okresie od dnia 29 kwietnia 2013 roku do dnia 16 maja 2013 roku, na czas nieobecności pracownika pełniącego funkcję kasjera, zastępstwo sprawował pracownik zatrudniony na stanowisku Kierownika Działu Promocji. Akta osobowe pracownika nie zawierają: 1. upoważnienia Dyrektora jednostki do sprawowania takiej funkcji, 2. oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone pieniądze oraz inne wartości, 3. zapytania o karalność do Krajowego Rejestru Karnego. Również zakres czynności ww. pracownika nie zawiera pełnienia zastępstwa w okresach nieobecności kasjera. Ustalenia kontroli ujęto w sporządzonym, w 2. jednobrzmiących egzemplarzach, sprawozdaniu. Jeden egzemplarz przekazano Dyrektorowi jednostki, drugi znajduje się w aktach kontroli. Kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysługiwało prawo wniesienia umotywowanych zastrzeżeń oraz uwag odnośnie faktów ujętych w treści sprawozdania, w terminie 7. dni od daty doręczenia sprawozdania. Dyrektor nie skorzystał z wyżej wymienionego prawa i nie wniósł zastrzeżeń do treści sprawozdania. Z uwagi na niezastosowanie się w części do zaleceń pokontrolnych, kierownika podmiotu kontrolowanego zobowiązano w terminie 30. dni od dnia otrzymania sprawozdania, do przekazania Prezydentowi pisemnego wyjaśnienia w tej sprawie oraz poinformowania Prezydenta o podjętych działaniach wdrożeniowych lub przyczynach nie podjęcia działań. Dyrektor Miejskiej i Powiatowej Biblioteki Publicznej w Będzinie, powyższą informację, przekazał w piśmie o numerze DA /2013 z dnia 19 sierpnia 2013 roku. Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej /-/ Justyna Majer 6