Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie ul. Koszykowa 6a, Warszawa tel. (22) ; warszawa@warszawa.rio.gov.pl Warszawa, dn r. WK Wójt Gminy Brudzeń Duży Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia r. Wystąpienie pokontrolne Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od r. do r. przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrola objęła okres od dnia r. do dnia r. i przeprowadzona została zgodnie z zatwierdzonym programem. W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne I. Ustalenia ogólno-organizacyjne 1. Stwierdzono: W Urzędzie Gminy Brudzeń Duży w 2012r. nie funkcjonowała kontrola zarządcza. W czasie trwania kontroli Wójt Gminy zarządzeniem Nr 257/13 z dn r. przyjął zasady prowadzenia kontroli zarządczej - str. 6 protokołu kontroli Zapewnić funkcjonowanie kontroli zarządczej zgodnie z art. art. 68 i 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157 poz z późn. zm.) i zarządzeniem Wójta Gminy Nr 257/13 1

2 II. Księgowość i sprawozdawczość 2. Stwierdzono: Dotację otrzymaną z Urzędu Marszałkowskiego niewłaściwie zaksięgowano na koncie 240. Konto 221 w zestawieniu obrotów i sald na dz r. wykazuje saldo jednostronne po stronie Wn, pomimo wystąpienia na ten dzień zarówno należności z tytułu dochodów budżetowych jak i nadpłat - str 10 protokołu kontroli Przestrzegać zasad funkcjonowania kont księgowych ustalonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U z późn. zm.). Konta rozrachunkowe wykazywać dwustronnie w przypadku wystąpienia należności i zobowiązań, a nie w kwocie per saldo 3. Stwierdzono: Nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego na koniec 2012r. poprzez niewykazanie pozostających na rachunku budżetu niewykorzystanych dotacji w kwocie ,55 zł. W czasie trwania kontroli dokonano korekty sprawozdania - str. 12 prot. kontroli Przy sporządzaniu sprawozdań budżetowych przestrzegać zasad wynikających z załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 Nr 20 poz. 103) Konta rozrachunkowe wykazywać dwustronnie w przypadku wystąpienia należności i zobowiązań, a nie w kwocie per saldo III. Budżet jednostki samorządu terytorialnego Dochody budżetowe 4.Stwierdzono: Organ podatkowy nie przeprowadza kontroli podatkowej u podatników celem sprawdzenia, czy wywiązują się oni z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego - str. 15 protokołu kontroli. Na podstawie przepisów działu VI ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz.U j.t.) przeprowadzać kontrole w siedzibie podatników, mające na celu sprawdzenie czy zawarte w deklaracjach/informacjach podatkowych dane dotyczące podstaw ustalenia lub określenia kwoty należnego podatku są zgodne ze stanem faktycznym. 2

3 5.Stwierdzono: Przypadki nieterminowego załatwiania wniosków o umorzenie podatku rolnego - str protokołu kontroli Zgodnie z art i art. 140 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz.U j.t.) załatwienie sprawy powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy, przy czym należy powiadomić osobę zainteresowaną o przyczynie niedotrzymania terminu. Wydatki budżetowe 6. Stwierdzono: Nieprzestrzeganie obowiązującej klasyfikacji budżetowej w zakresie wydatków: - zakup podręcznika ujęto w koszty podróży służbowej radnego ujęto w rozdz , zamiast w rozdz udział radnego w szkoleniu ujęto w rozdz odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowego przekazania składki do PFRON zakwalifikowano do dz. 750 rozdz , a powinien być opłata stała w wysokości 40 zł od wniosku na badanie osoby skierowanej na leczenie odwykowe zaliczono do dz. 851 rozdz , a powinna być ujęta w str. 31 protokołu kontroli Przestrzegać prawidłowej klasyfikacji dotyczącej wydatków zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz.207 z późn. zm.), w szczególności wydatki za rzecz Rady Gminy ujmować w dz. 750 rozdz w odpowiednim paragrafie, zakup materiałów w 4210, odsetki za zwłokę w 4580, a opłaty w Stwierdzono: Umowę na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych z Wójtem Gminy zawarł Przewodniczący Rady Gminy. - str. 36 protokołu kontroli Umowa na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych z Wójtem Gminy powinna być zawarta zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z dn. 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych ( Dz. U. z 2008r. Nr 223 poz z póżn. zmian.), który mówi że czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy wykonuje Przewodniczący Rady Gminy, a pozostałe czynności wyznaczona przez Wójta osoba zastępująca lub Sekretarz Gminy 8,Stwierdzono: W 2012r. nieterminowo została przekazana 1 rata składki na rzecz Izb Rolniczych - str protokołu kontroli. 3

4 Składki na rzecz Izb Rolniczych przekazywać w terminach określonych w art.35 ust.2 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o Izbach Rolniczych (j. t. Dz. U z późn. zm.) w związku z art.6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984r. o podatku rolnym ( Dz. U. z 2006r. Nr 136 poz. 969 z późn. zm.), tj. w ciągu 21 dni od dnia w którym upływa termin płatności danej raty podatku rolnego. 9.Stwierdzono: Nieterminową wypłatę w dn r. dodatku uzupełniającego dla nauczycieli w kwocie ,02 zł z tytułu nieosiągnięcia średnich wynagrodzeń wynikających z art. 30 ust. 3 ustawy Karta Nauczyciela - str. 42 protokołu kontroli Przestrzegać terminu wypłaty dodatku uzupełniającego dla nauczycieli w przypadku nieosiągnięcia średnich wynagrodzeń, zapisanego w art. 30a ust. 3 ustawy z dn. 26 stycznia 1982r. Karta Nauczyciela ( j.t. D.U. z 2006r. Nr 97 poz. 674 z późn. zmian. ) 10. Stwierdzono: Przedkładanie ze znacznym opóźnieniem przez członków OSP dokumentów, na podstawie których były dokonywane wydatki z budżetu gminy: - lista ekwiwalentów za udział w szkoleniu przeprowadzonym w terminie od r. do r. została sporządzona pod datą r. i wypłacona w dn r, w związku z czym powyższy koszt nie został ujęty w urządzeniach księgowych 2012 roku - lista ekwiwalentów z dn r. dotyczyła udziału w akcjach gaśniczych w okresie od r. do r. - rachunek za paliwo z r. został wypłacony r. - str. 43 protokołu kontroli Zobowiązać członków OSP do częstszego sporządzania list należności za udział w akcjach gaśniczych i szkoleniach, mając na uwadze przestrzeganie art. 6 ust. 1 ustawy z dn. 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. Dz.U z późn. zm.), zgodnie z którym wszelkie przychody i koszty poniesione w danym roku, powinny być ujęte w księgach rachunkowych tego roku oraz do składania na bieżąco rachunków za zakup paliwa. 11. Stwierdzono: W sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych w roku 2012 w Urzędzie Gminy Brudzeń Duzy wykazano postępowania, których równowartość nie przekracza euro tj. zakup usług transportowych o wartości zł, zakup usług edukacyjnych o wartości zł, wybór kadry zarządzającej projektem Przedszkole marzeń o wartości zł - str 44 protokołu kontroli Roczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych ZP-SR1 sporządzać według zasad ustalonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dn r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania ( D.U Nr 155 poz, 1110 z późn. zmian ) 12. Stwierdzono: Do kosztów wykonywanej w 2012r. inwestycji budowy kanalizacji w m. Siecień zaliczono koszty energii elektrycznej w kwocie ,39 zł niezwiązane w tą inwestycją. O taką kwotę 4

5 została zawyżona wartość środka trwałego. W czasie trwania kontroli wartość środka trwałego została skorygowana - str 47 protokołu kontroli Ustalając wartość środków trwałych powstałych w wyniku prowadzonych inwestycji uwzględniać zapis art. 28 ust. 3 ustawy z dn. 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. Dz.U z późn. zm.) 13. Stwierdzono: Prowadząc postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na zakup lekkiego samochodu rozpoznawczo-ratowniczego dla OSP w Siecieniu wyznaczono i przyjęto wadium w wysokości 5% wartości zamówienia - str. 50 protokołu kontroli Przestrzegać zapisów ustawy z dn r. Prawo zamówień publicznych ( t.j. D. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późn. zmian ), w szczególności art. 45 ust. 4, zgodnie z którym wysokość wadium nie powinna być większa niż 3% wartości zamówienia 14. Stwierdzono: Brak kontrasygnaty Skarbnik Gminy przy zawieraniu umów-zlecenia, podpisywaniu aneksów do umowy na wykonanie modernizacji budynku Urzędu Gminy oraz w umowie dotacji dla PKPSu - str. 31, 48 i 57protokołu kontroli Przestrzegać art. 46 ust. 3 ustawy z dn. 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( j.t. D.U. z 2013r. poz. 594 ) 15.Stwierdzono: Przekazanie 2 dotacji celowych dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych tj. na prowadzenie zajęć w świetlicy środowiskowej oraz na zorganizowanie transportu i dystrybucję żywności przeznaczonej dla rodzin najuboższych, pomimo nieujęcia tych zadań w programie współpracy gminy z instytucjami pozarządowymi - str. 41 i 58 protokołu kontroli Zlecanie zadań publicznych dla instytucji pozarządowych dokonywać w oparciu o zapisy uchwalanego corocznie przez Radę Gminy programu współpracy gminy z instytucjami pozarządowymi 16. Stwierdzono: Przy przekazaniu i rozliczeniu dotacji celowej w kwocie zł dla Polskiego Komitetu Pomocy Społecznej Oddział Rejonowy w Brudzeniu Dużym instytucji pozarządowej o charakterze stowarzyszenia nie zachowano procedury wynikającej z ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie: - oferta realizacji zadania, umowa oraz sprawozdanie nie zostały złożone według obowiązujących wzorów - powierzono realizację zadania z pominięciem otwartego konkursu na okres dłuższy niż 90 dni - nie zamieszczono oferty w BIPie, w siedzibie Urzędu Gminy oraz na stronie internetowej gminy - str 57 i 58 protokołu kontroli 5

6 Przekazując dotację celową dla stowarzyszenia przestrzegać zasad zawartych w ustawie z dn. 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie ( tj. D.U. z 2010 Nr 234 poz z późn. zmianami ) oraz w rozporządzeniu z dn r. Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczącej realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania ( D. U. z 2011r Nr 6 poz. 25 ). 17. Stwierdzono: Ogłaszając otwarty konkurs na realizację zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu nie została zamieszczona informacja o zrealizowanych tego rodzaju zadaniach w roku ogłoszenia konkursu i w roku poprzednim. Brak udokumentowania zamieszczenia informacji o konkursie na stronie internetowej gminy - str 58 protokołu kontroli Ogłaszając otwarty konkurs na realizację zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych przestrzegać zapisów zawartych w art. 13 ustawy z dn. 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie ( tj. D.U. z 2010 Nr 234 poz z późn. zmianami ), w szczególności w dotyczących treści ogłoszenia ust. 2 oraz miejsca zamieszczenia ogłoszenia ust Stwierdzono: Przyjęto od klubu sportowego sprawozdanie z realizacji zadania publicznego w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu bez wypełnionej części dotyczącej rozliczenia finansowego ze względu na rodzaj wydatków i ze względu na źródło finansowania - str. 58 protokołu kontroli Rozliczając dotacje udzielone z budżetu gminy dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych przestrzegać, by przedkładane sprawozdania z realizacji powierzonych zadań publicznych spełniały wymogi zawarte w rozporządzeniu z dn r. Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczącej realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania ( D. U. z 2011r Nr 6 poz. 25 ). IV. Gospodarka mieniem 19. Stwierdzono: Błędnie zaksięgowano dochody ze sprzedaży nieruchomości rolnej ( Dz. 700 rozdz , powinno być Dz.010 rozdz ) - str. 67 protokołu kontroli Przestrzegać prawidłowej klasyfikacji dotyczącej dochodów zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz.207 z późn. zm.), 6

7 20.Stwierdzono: Otrzymane nieodpłatnie z Płockiego Ośrodka Kultury i Sztuki instrumenty muzyczne na kwotę ,15 zł na podstawie protokołu przekazania z dn r. zostały przyjęte na stan ewidencyjny pod datą r. tj. z opóźnieniem kilkunastu miesięcy - 69 protokołu kontroli Na bieżąco ujmować w ewidencji przyjęte na stan składniki majątku, zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dn. 29 września 1994r. o rachunkowości ( tj. D.U. z 2013 poz. 330 ) Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialny jest: - Wójt - Skarbnik Gminy Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz j.t.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes /-/ mgr Wojciech Tarnowski Otrzymują: 1/ adresat 2/ a/a 7