Wyłcznie do uytku słubowego. BK II 0913/10/2006 Pabianice r.

Transkrypt

1 Wyłcznie do uytku słubowego BK II 0913/10/2006 Pabianice r. P R O T O K Ó Ł z kontroli przeprowadzonej od 11 do 14 lipca 2006 roku przez inspektora kontroli wewntrznej Starostwa Powiatowego w Pabianicach Janusza Małkusa w Wydziale Infrastruktury Społecznej i Spraw Obywatelskich. Kontrola została przeprowadzona na podstawie Zarzdzenia Nr 32/06 Starosty Pabianickiego z dnia 10 lipca 2006 roku w sprawie upowanienia do przeprowadzenia kontroli. Zakresem kontroli objto sprawowanie nadzoru nad stowarzyszeniami w latach w oparciu o postanowienia ustaw: Prawo o stowarzyszeniach i Kulturze fizycznej. Naczelnikiem Wydziału jest od roku Grayna Kaczmarek. Zgodnie z postanowieniami Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Pabiani- -cach ( 59 pkt. 3 ) Wydział Infrastruktury Społecznej i Spraw Obywatelskich sprawuje w w imieniu Starosty Pabianickiego nadzór nad stowarzyszeniami na podstawie przepisów ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 roku Prawo o stowarzyszeniach ( tekst jednolity: Dz.U. z 2001 roku, Nr 79, poz.855 ). Powyszy nadzór dotyczy: 1) Stowarzysze ( stowarzyszenia zwykłe, stowarzyszenia lokalne, jednostki terenowe stowarzysze ogólnopolskich ). 2) Uczniowskich klubów sportowych i nie prowadzcych działalnoci gospodarczej klubów sportowych. 3) Ochotniczych stray poarnych. Zgodnie z postanowieniami ustaw: o kulturze fizycznej ( tekst jednolity; Dz.U. z 2001r. Nr 81 poz.889 ) oraz o ochronie przeciwpoarowej ( tekst jednolity; Dz.U. z 2002r. Nr 147, poz ) wymienione w pkt. 2, 3 organizacje działaj take w oparciu o przepisy ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Prowadzone przez Wydział ewidencje stowarzysze obejmuj aktualnie 236 stowarzysze, wykaz stowarzysze jest załcznikiem nr 1 do protokołu z kontroli. Powyszym wykazem, dostpnym na stronie internetowej powiatu pabianickiego objto wszystkie stowarzyszenia wpisane zgodnie z ustaw Prawo o stowarzyszeniach do ewidencji stowarzysze nad którymi nadzór sprawuje lub sprawował w imieniu starosty kontrolowany Wydział. W przypadku stowarzysze, które ju nie funkcjonuj wykaz zawiera stosowne informacje o likwidacji, rozwizaniu, zawieszeniu działalnoci stowarzysze. W trakcie trwania kontroli sprawdzono dokumentacj 64 stowarzysze, zaznaczajc w w/w załczniku stowarzyszenia których dokumentacja została sprawdzona. W trakcie kontroli sprawdzono: a) dokumentacj wszystkich 13 stowarzysze zwykłych, b) dokumentacj 22 stowarzysze lokalnych, w ewidencji 77 takich stowarzysze, c) dokumentacj 11 terenowych jednostek organizacyjnych ( kół, oddziałów ) stowarzysze o zasigu ogólnopolskim, w ewidencji 38 takich jednostek, d) dokumentacj 6 ochotniczych stray poarnych z 60 zaewidencjonowanych, e) dokumentacj 6 uczniowskich klubów sportowych z 17 zaewidencjonowanych,

2 - 2 - f) dokumentacj 6 klubów sportowych, w ewidencji 31 klubów sportowych. W ramach sprawowanego nadzoru Wydział ma prawo da dostarczenia przez zarzdy stowarzysze, w wyznaczonym terminie, odpisów uchwał walnego zebrania członków ( zebrania delegatów ), niezbdnych wyjanie. W/w dokumenty stanowi podstaw: * ustalenia ( aktualizacji ): składów zarzdów stowarzysze, osób reprezentujcych stowa- -rzyszenia, adresów siedziby i numerów telefonów, dni i godzin urzdowania, * ustalenia zgodnoci podjtych uchwał z obowizujcymi przepisami prawa i statutem stowarzysze ( regulaminem działalnoci w przypadku stowarzysze zwykłych ), * ustalenia, czy działalno stowarzyszenia jest zgodna z prawem i nie narusza postanowie statutu, * ustalenia, czy istniej przesłanki do rozwizania stowarzyszenia jak; zmniejszenie si liczby członków poniej liczby członków wymaganych do jego załoenia lub brak prze- -widzianych w ustawie Prawo o stowarzyszeniach władz i braku warunków do ich wyłonie- -nia w okresie nie dłuszym ni rok, a take ustalenia, czy nie zachodzi potrzeba złoenia wniosku do sdu o ustanowienie kuratora dla stowarzyszenia, jeli nie posiada zarzdu zdolnego do działa prawnych. Statuty stowarzysze ( regulaminy stowarzysze zwykłych ) okrelaj okres kadencji władz stowarzysze i wyboru nowych władz w trakcie walnych sprawozdawczo wyborczych zebra członków ( zebra delegatów ). Przede wszystkim dokumenty z walnych zebra sprawozdawczo wyborczych ( uchwały, protokoły, listy obecnoci ) powinny by dostarczane do Wydziału celem aktualizacji danych o władzach stowarzysze, osobach reprezentujcych stowarzyszenia. Take stowarzyszenia maj obowizek powiadamiania organu nadzorujcego ( Wydziału ) o zmianach w składzie zarzdu, adresie siedziby, statutu ( regulaminu w przypadku stowarzy- -sze zwykłych ), powstałych w okresie midzy walnymi zebraniami sprawozdawczo - - wyborczymi, dotyczy to take rozwizania stowarzyszenia. W zwizku z powyszym Wydział moe te da dokumentów z corocznych walnych zebra sprawozdawczych lub zebra nadzwyczajnych uchwalajcych zmiany, o których mowa powyej oraz podejmujcych decyzj o rozwizaniu stowarzyszenia. W przypadku otrzymanych informacji o rozwizaniu stowarzyszenia Wydział powinien da stosownych dokumentów, tj. uchwał o rozwizaniu stowarzyszenia, przyjtych wniosków członków stowarzysze zwykłych o rozwizanie stowarzyszenia. Jak wynika ze sprawdzonej w trakcie kontroli dokumentacji stowarzysze, w okresie po utworzeniu powiatów i przekazaniu dokumentacji stowarzysze do powiatów przez sprawujce nadzór nad stowarzyszeniami do tego czasu Urzdy Wojewódzkie, stowarzy- -szenia stosownymi pismami Wydziału były informowane o koniecznoci dostarczenia dokumentacji z walnych zebra sprawozdawczo wyborczych oraz informowania o zmia- -nach władz stowarzysze, adresów siedziby, osób upowanionych do reprezentowania stowarzysze. Brak takich powiadomie dotyczył trzech stowarzysze zwykłych z piciu takich stowarzysze prowadzcych działalno w okresie przed utworzeniem powiatów. W okresie objtym kontrol ( lata ), w roku 2003 Wydział w praktyce nie dał dostarczania dokumentów z walnych zebra sprawozdawczo wyborczych, jeli powysze dokumenty nie zostały dostarczone do Wydziału. W roku 2004 Wydział przesyłał do stowarzysze, które nie spełniały obowizku dostarczania dokumentów, pisma dajce dostarczenia dokumentów z ostatnich zebra sprawozdawczo - wyborczych ( protokołów, uchwał, list obecnoci ) oraz wskazania członków zarzdu,

3 - 3 - osób aktualnie reprezentujcych stowarzyszenia, podaniem ich adresów, podania: aktualne- -go adresu siedziby, numeru telefonu, dni, godzin pełnionych dyurów. W powyszych pismach wskazywano termin do którego w/w dokumenty naley dostarczy, take informowano o konsekwencjach w przypadku nie respektowania da Wydziału w zakresie przesyłania wymaganych dokumentów wynikajcych z art. 26 ustawy Prawo o stowarzyszeniach, tj. skierowania wniosku do sdu, który moe nałoy na stowarzyszenie grzywn w wysokoci do zł. W roku 2005 oprócz wymienionych na str.2 protokołu z kontroli pism, przesyłano pisma ( dotyczyło to przede wszystkim stowarzysze podlegajcych rejestracji sdowej ) informu- -jce o: * prowadzeniu działalnoci w oparciu o zatwierdzony statut, * niezwłocznym informowaniu Sdu o zmianach statutu, * przestrzeganiu postanowie ustawy o rachunkowoci, * koniecznoci wpisu stowarzysze prowadzcych działalno gospodarcz do rejestru przed- -sibiorców. * przekazywaniu do Wydziału take protokołów z corocznych walnych zebra sprawozdaw- -czych. Pisma w zakresie dania dokumentów od stowarzysze z roku i roku stanowi załcznik nr 2 do protokołu z kontroli. W przypadku braku reakcji niektórych stowarzysze na pisma zawierajce dania dostarcze- -nia dokumentów, mogcych wskazywa, e stowarzyszenia ju nie prowadz działalnoci Wydział od 2006 roku rozpoczł przesyłanie pism do członków zarzdów takich stowarzy- -sze. Pisma takie: z roku, proszce o kontakt osobisty lub telefoniczny z Wy- -działem oraz z roku informujce adresata o braku dokumentów dotyczcych działalnoci stowarzyszenia od 2001 roku s załcznikiem nr 3 do protokołu z kontroli. Zgodnie ze sprawdzon w trakcie kontroli dokumentacj niektóre stowarzyszenia nie dostar- -czały adnych dokumentów do wydziału w okresie od przejcia nadzoru przez Wydział nad stowarzyszeniami do 2006 roku, cz stowarzysze w tym okresie zaprzestała działalnoci. Podjte od roku 2004 i kontynuowane nadal działania prowadz do uzyskiwania informacji o stowarzyszeniach, w tym ustalenia stowarzysze, które ju zaprzestały prowadzenia działal- -noci, zatem bdzie moliwo wykrelenia ich z rejestru stowarzysze oraz wystpienia do sdu o wykrelenie stowarzysze, które podlegały rejestracji sdowej i nie dopełniły obo- -wizku złoenia wniosku o wykrelenie z rejestru sdowego. Do dnia zakoczenia kontroli, pomimo pism do stowarzysze, członków zarzdów stowa- -rzysze Wydział nie uzyskał dokumentów, pisemnych informacji o n/w stowarzyszeniach: a) stowarzyszenia zwykłe; * Stowarzyszenie Pabianickich Kamieniarzy, b) stowarzyszenia lokalne; * Pabianickie Stowarzyszenie Opieki Nad Zwierztami, * Stowarzyszenie Telewizji Kablowej Łaska II, c) terenowe jednostki stowarzysze ogólnopolskich; * Towarzystwo piewacze LIRA, * Pabianicki Zwizek Wdkarski Koło Gminne w Dłutowie, * Stowarzyszenie Dzieci Wojny w Polsce Oddział w Konstantynowie, * Stowarzyszenie Polskich Rodzin Katolickich Koło nr 33 w Pabianicach, * Polskie Stowarzyszenie Diabetyków Koło Powiatowe w Pabianicach. W skontrolowanej dokumentacji stwierdzono przypadki braku da przez Wydział dostar-

4 czenia uchwał w sprawie rozwizania stowarzysze lub złoenia wyjanie dlaczego uchwały takie nie podjte ( statuty stowarzysze okrelaj, e rozwizanie stowarzyszenia, zawieszenie działalnoci nastpuje w drodze uchwały władz stowarzyszenia ). Brak uchwał, wyjanie oraz da dostarczenia tych uchwał lub wyjanie dotyczy n/w stowarzysze: a) stowarzyszenia lokalne; * Stowarzyszenie Ekologiczno Kulturalne Klub Inaczej pismo członka zarzdu stowarzy- -szenia z roku, e stowarzyszenie nie funkcjonuje od 2000 roku, * Towarzystwo piewacze FLORIAN pismo osób reprezentujcych stowarzyszenie z dnia roku, e w dniu roku działalno stowarzyszenia została zakoczona, * Zrzeszenie Kupców Pabianickich pismo z dnia roku przewodniczcego stowarzyszenia, e w 1997 roku stowarzyszenie zakoczyło działalno, * Towarzystwo Przyjaciół I LO w Pabianicach pismo Dyrektora szkoły z dnia roku, e od padziernika 1998 roku nie odbywaj si adne spotkania członków stowarzy- -szenia, b) terenowe jednostki stowarzysze ogólnopolskich; * Towarzystwo Literackie im. Adama Mickiewicza pismo członka zarzdu z roku, e stowarzyszenie nie funkcjonuje od 1981 roku, c) ochotnicze strae poarne; * Ochotnicza Stra Poarna przy Rolniczym Zakładzie Dowiadczalnym w Puczniewie - - pismo prezesa z roku, e stowarzyszenie nie prowadzi działalnoci, d) uczniowskie kluby sportowe; * Midzyszkolny Klub Sportowy Pabianice pismo stowarzyszenia z roku, e działalno została zawieszona w 2004 roku. Innymi uchybieniami stwierdzonymi w trakcie kontroli były: 1) Brak działa zmierzajcych do ustalenia, czy stowarzyszenie lokalne p/n Polskie Stowa- -rzyszenie Greenkeeperów posiada zarzd zdolny do podejmowania działa prawnych. Stowarzyszenie wpisane do Krajowego Rejestru Sdowego roku, brak wpisu członków zarzdu do rejestru, figuruj nazwiska członków komitetu załoycielskiego, brak pism Wydziału do stowarzyszenia w powyszej sprawie. W analogicznym przypadku Stowarzyszenia Samorzdowo Gospodarczego, które zostało wpisane do KRS-u roku Wydział przesłał stosowne pisma z zapyta- -niem, czy dokonano wyboru władz stowarzyszenia. 2) Brak pism w sprawie aktualizacji statutów np. statut Polskiego Zwizku Filatelistów jaki jest w posiadaniu Wydziału i na podstawie którego funkcjonuje pabianicki oddział stowarzyszenia pochodzi z 1982 roku. Zgodnie z postanowieniami art. 7 i 7a ustawy o kulturze fizycznej, uczniowskie kluby sportowe oraz kluby sportowe, których statuty nie przewiduj prowadzenia działalnoci gospodarczej podlegaj wpisowi do ewidencji, prowadzonej przez starostów właciwych ze wzgldu na siedzib tych organizacji, uzyskujc osobowo prawn z chwil wpisania do ewidencji. Sposób prowadzenia ewidencji okrela Minister właciwy do spraw kultury fizycznej i sportu. Wszystkie statuty klubów sportowych objtych kontrol nie zawierały postanowie o prowadzeniu działalnoci gospodarczej.

5 - 5 - Podstaw wpisu do ewidencji s wnioski w/w organizacji z załczon stosown dokumen- -tacj o wpis do ewidencji. Potwierdzeniem dokonania wpisu s postanowienia wydawane przez Wydział z upowanienia starosty w sprawie wpisu do ewidencji. Takie postanowienie z dnia roku o wpisaniu do ewidencji uczniowskiego klubu sportowego jest załcznikiem nr 4 do protokołu z kontroli. Aktualnie ewidencja jest prowadzona w oparciu o przepisy Rozporzdzenia Ministra Sportu z dnia 16 stycznia 2006 roku w sprawie ewidencji klubów sportowych ( Dz.U. z 2006r. Nr 16, poz.123 ). Powysze Rozporzdzenie wskazuje na zamieszczanie w ewidencji oprócz informacji, które znajdowały si w ewidencjach prowadzonych w okresie objtym kontrol, take: imion, nazwisk i dat urodzenia członków komitetu załoycielskiego oraz imion, nazwisk i funkcji osób wchodzcych w skład organu kontroli wewntrznej. Ewidencje prowadzona w formie ksig ewidencyjnych, odrbnie dla uczniowskich klubów sportowych i klubów sportowych. Ewidencje uczniowskich klubów sportowych zawieraj wszystkie informacje wymienione w 5 Rozporzdzenia. W ewidencji klubów sportowych, brak informacji o członkach komitetów załoycielskich jedenastu klubów, dotyczy to klubów tworzonych jeszcze w latach 60, 70, 80. Takich informacji nie zawierała dokumentacja przekazana przez organ sprawujcy nadzór nad klubami sportowymi tj. Wydział Kultury i Sportu Urzdu Wojewódzkiego w Łodzi do czasu objcia nadzoru przez Wydział. Równie brak informacji o członkach organów kontroli wewntrznej, w przypadku szeciu klubów. Sprawdzona w trakcie kontroli dokumentacja stowarzysze, nie wskazywała na korzystanie przez Wydział z uprawnie wynikajcych z n/w artykułów ustawy Prawo o stowarzyszeniach: 1) Art. 31 do składania wniosków do sdu w sprawie rozwizania stowarzyszenia, jeli liczba członków stowarzyszenia uległa zmniejszeniu poniej liczby członków wymaganych do jego załoenia lub braku przewidywanych w ustawie władz i braku warunków do ich wyło- -nienia w okresie nie dłuszym ni rok. 2) Art. 26, 29, 30 do składania wniosków do sdu celem dyscyplinowania władz stowarzy- -sze, np. dostarczania danych dokumentów, podjcia działa zmierzajcych do pro- -wadzenia przez stowarzyszenie działalnoci zgodnej ze statutem, wyłonienia zarzdu zdolnego do działa prawnych. Take sprawdzona dokumentacja nie wskazywała na prowadzenie kontroli w stowarzysze- -niach, prowadzenia działa zmierzajcych do wykrelenia z Krajowego Rejestru Sdowego stowarzysze ju nie istniejcych oraz informacji o wykreleniu nie istniejcych stowarzysze z rejestrów sdowych. Na pismo kontrolujcego w/w sprawach z roku Wydział udzielił pisemnej odpo- -wiedzi w dniu roku. Powysze pisma s załcznikiem nr 5 do protokołu z kontroli. Zgodnie z pismem Wydziału z uprawnie wynikajcych z w/w artykułów ustawy Prawo o Stowarzyszeniach w okresie objtym kontrol Wydział nie korzystał. Jako powód nie korzystania z uprawnie wynikajcych z art. 31 wskazano na brak moli- -woci wystpienia do KRS w stosunku do stowarzysze, które nie wystpiły o przerejes- -trowanie z rejestrów stowarzysze prowadzonych do koca 2000 roku przez Sd Okrgowy Powołano si take na uzyskan informacj z Sdu Rejonowego w Łodzi Wydział Krajowego

6 - 6 - Rejestru Sdowego o zakoczonej w ostatnim czasie procedurze przerejestrowania z urzdu stowarzysze uprzednio zarejestrowanych w rejestrach Sdu Okrgowego. W cytowanym pimie wskazano take, e Wydział jest w trakcie tworzenia listy stowarzy- -sze, która zostanie przesłana do Sdu Rejonowego w Łodzi z zapytaniem, które stowa- -rzyszenia s aktualnie zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sdowym i po uzyskaniu informacji bdzie wystpował o wykrelenie stowarzysze ju nie działajcych. Z uprawnie wynikajcych z art. 26 nie korzystano, poniewa skutkiem kierowanych pism do stowarzysze było dostarczanie danych dokumentów. Natomiast nie korzystanie z uprawnie wynikajcych z art. 29 i 30 był w ocenie Wydziału brak wystarczajcych przesłanek. Dokumentacja objtych kontrol stowarzysze nie wskazuje na prowadzenie działalnoci przez stowarzyszenia niezgodnej z prawem lub statutem, w przypadku stowarzysze wymienionych na str. 4 protokołu z kontroli w dokumentacji których brak informacji o ich zarzdach, Wydział nie posiada informacji na podstawie, których mógłby jednozna- -cznie stwierdzi, e stowarzyszenia te nie posiadaj zarzdów. W zwizku z powyszym aktualnie wystpuje brak przesłanek do skorzystania z uprawnie wynikajcych z art. 29, 30 ustawy. Natomiast jeli w/w stowarzyszenia bd uchylały si od dostarczenia stosownych informacji o funkcjonujcych zarzdach, wystpi przesłanki do skorzystania z uprawnie wynikaj- -cych z art. 26 oraz art. 31 jeli nie bdzie moliwoci wyłonienia ustawowych władz tych stowarzysze. Nie prowadzono w okresie objtym kontrol kontroli w stowarzyszeniach, z uwagi na zmian przepisów ustawy Prawo o stowarzyszeniach w 1996 roku, tj. wykrelenie art. 25 ust.2 uprawniajcego organ nadzorujcy do prowadzenia takich kontroli. W cytowanym pimie Wydziału wskazano, e sd nie przesyła do Wydziału postanowie o wykreleniu stowarzysze z rejestrów sdowych, takie postanowienia Wydział otrzymuje jedynie od stowarzysze. Co najmniej do roku 2004 nadzór nad stowarzyszeniami nie był prowadzony w sposób wła- -ciwy, Wydział nie posiadał stosownych informacji o stowarzyszeniach, nie wiedział, e niektóre stowarzyszenia ju od dawna nie funkcjonuj, nie podejmował te skutecznych działa zmierzajcych do uzyskania danych informacji. Od 2004 roku sytuacja ulega stałej poprawie, wikszo stowarzysze stosownie do da Wydziału, przesyła stosowne dokumentacje, udziela wyjanie. Podjte działania od 2004 roku zaczynaj przynosi efekty jak: * zdyscyplinowanie zarzdów stowarzysze co najmniej do terminowego składania dokunen- -tów z zebra sprawozdawczo wyborczych, * ustalenia stowarzysze nie prowadzcych działalnoci, * informowania o nie prowadzeniu lub zawieszeniu działalnoci. Protokół sporzdzono w 3 jednobrzmicych egzemplarzach, w tym jeden egzemplarz dla kontrolowanego Wydziału. Kontrolowany Wydział moe złoy zastrzeenia w formie pisemnej do faktów ujtych w protokole w terminie 3 dni od dnia podpisania protokołu oraz wyjanienia do ustale zawartych w protokole w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.

7 - 7 - Podpisy osób reprezentujcych kontrolowane jednostki PODINSPEKTOR w Wydziale Infrastruktury Społecznej i Spraw Obywatelskich Katarzyna Kardas Otrzymałam dnia r. Podpis kontrolujcego INSPEKTOR KONTROLI WEWNTRZNEJ mgr Janusz Małkus