SPECYFIKACJA Istotnych Warunków Zamówienia

Transkrypt

1 Instytut Ogrodnictwa Skierniewice, ul. Konstytucji 3 Maja 1/3 tel , fax Nr postępowania: 53/ZP/2015 SPECYFIKACJA Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) dla postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego pod nazwą: Rozszerzenie aplikacji usprawniających zarządzanie działalnością badawczą Wartość zamówienia nie przekracza kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). Opracowanie W imieniu Komisji Przetargowej Zatwierdzam. (podpis)... (podpis kierownika zamawiającego) Skierniewice, dnia r.

2 Spis treści 1. Zamawiający Tryb udzielenia zamówienia Opis przedmiotu zamówienia Podwykonawstwo Oferty częściowe Oferty wariantowe Zamówienia uzupełniające Termin wykonania zamówienia Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykaz dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają określonym wymaganiom Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami Wymagania dotyczące wadium Termin związania ofertą Opis sposobu przygotowania ofert Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert Opis sposobu obliczenia ceny oferty Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy Wzór umowy Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia Załączniki

3 1. Zamawiający Instytut Ogrodnictwa Skierniewice, ul. Konstytucji 3 Maja 1/3 tel , fax zwany dalej Zamawiającym. Godziny pracy: od poniedziałku do piątku. 2. Tryb udzielenia zamówienia Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 i nast. ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą Pzp. 3. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest: rozszerzenie aplikacji usprawniających zarządzanie działalnością badawczą tj. wykonanie, dostarczenie i wdrożenie systemu CRM wraz z systemem pocztowym. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: 1. Wykonanie analizy przedwdrożeniowej. 2. Instalację oprogramowania na wskazanym przez Zamawiającego serwerze. 3. Wykonanie parametryzacji i konfiguracji dostarczonego oprogramowania zgodnie z ustaleniami z analizy przedwdrożeniowej w celu zapewnienia oczekiwanego funkcjonowania oprogramowania przy obsłudze kluczowych dla Zamawiającego wymagań opisanych w rozdziale I Wymagania funkcjonalne i techniczne dla oprogramowania CRM wraz z systemem pocztowym. 4. Wykonanie integracji systemu CRM wraz z systemem pocztowym z systemem ERP Xpertis posiadanym przez Zamawiającego, którego producentem jest firma Macrologic S.A. zgodnie z wymaganiami opisanymi w rozdziale II Wymagania w zakresie integracji. 5. Przeprowadzenie szkoleń pracowników w zakresie obsługi systemu CRM oraz systemu pocztowego we wszystkich jednostkach organizacyjnych Zamawiającego zgodnie z wymaganiami opisanymi w rozdziale III Wymagania w zakresie przeprowadzenia wdrożenia, szkolenia oraz asysty przy pracy na danych rzeczywistych. 6. Przeprowadzenie asysty przy pracy na danych rzeczywistych podczas uruchomienia systemu CRM wraz z systemem pocztowym zgodnie z wymaganiami opisanymi w rozdziale IV Wymagania w zakresie przeprowadzenia wdrożenia, szkolenia oraz asysty przy pracy na danych rzeczywistych. 7. Świadczenie bezpłatnej opieki serwisowej nad wdrożonym systemem w okresie gwarancji zgodnie z wymaganiami opisanymi w rozdziale V Wymagania w zakresie opieki serwisowej oraz obsługi gwarancji. 8. Zapewnienie bezpłatnej obsługi gwarancyjnej w okresie minimum 36 miesięcy od zakończenia wdrożenia zgodnie z wymaganiami opisanymi w rozdziale V Wymagania w zakresie opieki serwisowej oraz obsługi gwarancji. 9. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca udzielił Zamawiającemu nieograniczonej w czasie licencji na korzystanie z programów, składających się na system CRM i systemem pocztowy przez 200 użytkowników Zamawiającego, na następujących polach eksploatacji: zainstalowanie programów w infrastrukturze Zamawiającego, wprowadzanie programów do pamięci komputerów, 3

4 stosowanie programów zgodnie z jego przeznaczeniem na stanowiskach komputerowych pozostających pod kontrolą Zamawiającego, modyfikacja kodu programów w celu dostosowania go do zmian przepisów albo ich wykładni lub zmian organizacyjnych u Zamawiającego oraz związanych z możliwościami wykorzystania postępu technicznego. 10. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przeniósł na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do stanowiących utwory programów komputerowych powstałych specjalnie na potrzeby realizacji przedmiotu zamówienia z dniem wydania tych programów. 11. Przeniesienie autorskich praw majątkowych, o których w punkcie 10 obejmie pola eksploatacji takie same, jak wymienione w punkcie Dostarczenie do oprogramowania dokumentacji użytkowej i administracyjnej w języku polskim. Rozdział I Wymagania funkcjonalne i techniczne dla oprogramowania CRM wraz z systemem pocztowym 1. System musi być polskojęzyczny oraz posiadać dokumentację w języku polskim w postaci wydruku i/lub na nośniku CD / DVD. 2. System musi zapewnić wydajną pracę dla 200 pracowników Zamawiającego. 3. System musi pracować w architekturze klient-serwer. 4. Możliwy system operacyjny na serwerze: Windows, Linux. 5. System musi posiadać wbudowany system haseł zabezpieczających przed dostępem osób niepowołanych. 6. System musi umożliwiać przyznawanie praw do różnych funkcji: odczyt, edycja, dodawanie, usuwanie poszczególnych obiektów i grup obiektów określanych na poziomie użytkownika. System musi mieć możliwość nadawania uprawnień do zdarzeń kontaktowych, w szczególności możliwość nadania uprawnień do czytania dokumentów tylko dla określonej grupy użytkowników systemu. 7. System musi posiadać graficzny interfejs użytkownika. 8. System musi posiadać elektroniczną pomoc kontekstową w języku polskim. 9. System musi rejestrować na serwerze w postaci logów operacje dokonywane przez użytkowników w systemie CRM. 10. System musi mieć możliwość współpracy ze sprzętem skanującym. 11. System musi prowadzić rejestr danych adresowych kontrahentów z którymi Zamawiający współpracuje. Oprócz danych adresowych kontrahentów system musi umożliwić prowadzenie rejestru osób będących pracownikami kontrahenta wraz z informacją o stanowisku, tytule, danych kontaktowych: telefon, fax, mail itd. 12. System musi umożliwić łączenie kontrahentów w grupy. Słownik grup kontrahentów powinien być otwarty tj. definiowalny przez Zamawiającego. 13. System musi prowadzić rejestr zdarzeń kontaktowych (mail, fax, telefon, pismo, spotkanie itp.) w podziale na zdarzenia kontaktowe inicjowane przez Zamawiającego oraz zdarzenia kontaktowe inicjowane przez kontrahenta. 14. System musi mieć możliwość powiązania zdarzenia kontaktowego z projektem i/lub sprawą. Słownik projektów oraz słownik spraw powinien być otwarty tj. definiowalny przez Zamawiającego. 15. System musi mieć możliwość przechowywania w logicznym powiązaniu do innych elementów takich jak np. kontrahent, przychodzące/wychodzące zdarzenie, sprawa, projekt, zadanie, informacji mail, dokumentów, wszelkiego typu załączników w popularnych formatach (pliki pakietu MS Office, pliki tekstowe, PDF, JPEG, TIFF, itp.), notatek wewnętrznych, kontaktów itd. 4

5 16. System musi zapewnić wgląd w historię zarejestrowanych dokumentów, maili, kontaktów wg kontrahenta, projektu, sprawy. 17. System musi zapewnić współpracę ze skrzynką pocztową tj. możliwość przeniesienia wiadomości ze skrzynki pocztowej do systemu CRM wraz z automatycznym powiązaniem z kontrahentem np. po adresie System musi zapewnić zdefiniowanie dowolnej ilości wordowych szablonów dokumentów pism. Zamawiający musi mieć możliwość samodzielnego edytowania obowiązujących szablonów pism. 19. Użytkownik redagując wychodzące pismo do kontrahenta musi mieć możliwość wybrania odpowiedniego szablonu pisma. System na szablonie powinien podpowiadać w sposób automatyczny dane teleadresowe kontrahenta do którego kierowane jest pismo. 20. System musi mieć możliwość generowania wysyłek zarówno do pojedynczego kontrahenta jak i wybranej grupy kontrahentów. 21. System powinien wspierać proces automatycznego tworzenia pism seryjnych. 22. System powinien wspierać proces automatycznego tworzenia maili seryjnych. 23. System musi umożliwiać dystrybucję powiadomień o zdarzeniach zarejestrowanych z danym kontrahentem/sprawą/projektem wewnątrz organizacji Zamawiającego (wskazanie osoby lub grupy osób, które zostaną powiadomione o zdarzeniu). 24. System musi umożliwić informowanie pracowników o nowych, skierowanych do nich dokumentach. 25. System musi umożliwiać prowadzenie e-sekretariatu. Nadanie numeru sprawy dla dokumentu. Powiadomienie pracownika Zamawiającego o dokumencie. Wiązanie wszystkich dokumentów, zdarzeń itd. powstających w związku z udzieleniem odpowiedzi w sprawie z numerem sprawy Możliwość sprawdzenia jakie dokumenty, zdarzenia powiązane są ze sprawą. Obsługa pism wychodzących. Prowadzenie księgi podawczej dla pism przychodzących i wychodzących. 26. System musi umożliwić prowadzenie rejestru zadań: Określenie jednego pracownika odpowiedzialnego za wykonanie zadania Określenie priorytetu zadania Określenie terminów realizacji zadania oraz przypomnień 27. System musi zapewnić łatwość wyszukiwania dokumentów np. poprzez możliwość budowania filtrów. 28. System powinien mieć wbudowane graficzne narzędzie do projektowania przepływu procesów biznesowych. 29. System powinien umożliwiać użytkownikom śledzenie stanu aktualnie wykonywanego zadania w procesie. 30. System powinien umożliwiać przechowywanie kolejnych etapów procesu, ich sekwencje oraz reguły warunkowe przebiegu procesu. 31. System powinien umożliwiać dokumentowanie i udoskonalanie procesów biznesowych, które zmieniają się w zależności od potrzeb organizacji. 32. System powinien umożliwiać przechowywanie i zarządzanie dokumentami z CRM, oraz pozwalać szybko i skutecznie doręczać je w określone miejsca. 33. System powinien posiadać elastyczną platformę dla automatyzowania, poprawiania i zarządzania skomplikowanymi procesami biznesowymi. 34. System musi umożliwić zaplanowanie czasu pracownikom poprzez rejestrację zadań, które mają nastąpić w przyszłości. 35. System musi przedstawiać w sposób graficzny w postaci kalendarza zajętość czasu pracy dla poszczególnych pracowników oraz zasobów. 5

6 36. System musi umożliwić wsparcie w zakresie organizacji spotkań organizowanych wewnątrz organizacji Zamawianego w tym generować zaproszenia do poszczególnych uczestników oraz rezerwować zasoby. 37. System musi zapewnić obsługę poczty elektronicznej. 38. System musi zapewnić obsługę kalendarza i listy zadań do wykonania. 39. System musi zapewnić obsługę kalendarzy grupowych. 40. System musi posiadać mechanizm replikacji oraz możliwość pracy na replice w trybie offline. Rozdział II Wymagania w zakresie integracji Wykonawca wykona integrację systemu CRM wraz z systemem pocztowym z systemem ERP Xpertis posiadanym przez Zamawiającego, którego producentem jest firma Macrologic w zakresie: Bazy kontrahentów wymagana synchronizacja obustronna w czasie rzeczywistym dla trybu pracy on-line Bazy projektów oraz etapów/zadań Bazy pracowników Zamawiającego Struktury organizacyjnej Nieobecności typu: choroba, urlop Planów urlopowych Zaakceptowanych wniosków o delegację Danych o fakturach powiązanych z projektem Szczegółowy opis integracji I. Wymagania integracyjne zakres przedmiotowy integracji. Zamawiający wykorzystuje zintegrowany system informatyczny klasy ERP (w skrócie ERP) Xpertis firmy Macrologic w technologii MacroBase, z którym dostarczony system CRM wraz z systemem pocztowym (w skrócie CRM) musi współpracować w opisanym poniżej zakresie. Integracji podlegać będą: 1. Kontrahenci 1.1. Zakres danych podlegających integracji Szczegółowy zakres danych podlegających integracji zostanie finalnie określony w fazie analizy przedwdrożeniowej, minimalny zakres będzie obejmował co najmniej: Akronim (nazwa skrótowa) Nazwę Firmy Imię Nazwisko Adres głównej siedzimy firmy lub oddziału (ulica, numer budynku, numer lokalu, poczta, miejscowość, kod pocztowy, państwo) Adres korespondencyjny (ulica, numer budynku, numer lokalu, poczta, miejscowość, kod pocztowy, państwo) tylko jeśli inny niż adres głównej siedziby. NIP NIPUE REGON KRS PESEL Numer telefonu 6

7 Numer faksu Adres strony internetowej Adres Numer podstawowego rachunku bankowego 1.2. Model synchronizacji Utworzenie lub modyfikacja zbioru danych kontrahenta spośród danych zdefiniowanych w punkcie 1.1 wyżejw dostarczonym CRM powinno skutkować dodaniem rekordu do Specjalnie Przygotowanej Tabeli Rejestru Zmian Kontrahentów informującego o utworzeniu lub modyfikacji kontrahenta. Specjalnie Przygotowana Tabela Rejestru Zmian Kontrahentów utworzona będzie po stronie CRM, a jej szczegółowa struktura zdefiniowana będzie w trakcie analizy przedwdrożeniowej ale obejmować musi co najmniej następujące atrybuty: Jednoznaczny Identyfikator Kontrahenta w dostarczonym CRM, Datę operacji (utworzenia lub modyfikacji danych kontrahenta), Nazwę Użytkownika (wykonującego tę operację), oraz Atrybut Systemu CRM który będzie miał ustaloną wartość domyślną na np. N. Okresowo System ERP będzie sprawdzał Specjalnie Przygotowaną Tabelę Rejestru Zmian Kontrahentów pod kątem obecności w niej rekordów informujących o zmianach danych kontrahenta i w przypadku ich wystąpienia za pomocą Pierwszej Procedury Integrującej Kontrahentów udostępnianej przez CRM pobiorą aktualne dane dotyczące kontrahenta z dostarczonego CRM i dokonają aktualizacji danych tego kontrahenta we własnych strukturach danych, a następnie zmienią zawartość skojarzonego z tym systemem Atrybutu Systemu CRM na wartość np. T oznaczającą, że aktualizacja danych kontrahenta w dostarczanym CRM została pobrana do ERP. Utworzenie lub modyfikacja zbioru danych kontrahenta spośród danych zdefiniowanych w punkcie 1.1 wyżejpowinno skutkować uruchomieniem przez CRM Drugiej Procedury Integrującej Kontrahentów wywołanej ze zbiorem atrybutów odpowiadającym liście danych kontrahenta zdefiniowanej w punkcie 1.1 wyżej poszerzonej o Jednoznaczny Identyfikator Kontrahenta w dostarczonym CRM (ten parametr wykorzystywany będzie tylko przy modyfikacji danych istniejącego już Kontrahenta). Druga Procedura Integracyjna Kontrahentów powinna, po dodaniu lub modyfikacji danych kontrahenta w dostarczonym CRM, dodać rekord do Specjalnie Przygotowanej Tabeli Rejestru Zmian Kontrahentów informującego o utworzeniu lub modyfikacji kontrahenta. W trakcie tworzenia nowego kontrahenta w ERP, przed utworzeniem nowego kontrahenta we własnych strukturach, za pomocą udostępnionej przez dostarczany CRM, Trzeciej Procedury Integracyjnej Kontrahentów sprawdzić, czy taki kontrahent już istnieje wśród kontrahentów CRM. W takim przypadku Trzecia Procedura Integracyjna Kontrahentów powinna zwrócić Jednoznaczny Identyfikator Kontrahenta w dostarczonym CRM a ERP powinien zapamiętać go we własnych strukturach danych. Dostarczony CRM musi udostępniać jeszcze Czwartą Procedurę Integracyjną Kontrahentów, której zadaniem będzie zwrócić zbiór danych zdefiniowanych w punkcie 1.1 wyżejdla wskazanego, za pomocą Jednoznacznego Identyfikatora Kontrahenta w dostarczonym CRM, kontrahenta Funkcje pomocnicze Dostarczony CRM ponadto udostępni: Piątą Procedurę Integracyjną Kontrahentów, której zadaniem będzie na podstawie wskazanego Unikalny Identyfikator Kontrahenta po stronie CRM 7

8 zwrócić informację o tym, czy kontrahent jest zablokowany, czyli że nie można dla niego wystawiać faktur. 2. Projekty Projekty realizowane przez Zamawiającego mają swoje odzwierciedlenie w dokumencie Projekt w systemie ERP. Dokument Projekt zawiera informacje o: typie projektu, czasie jego trwania, jego kierowniku, zadaniach do realizacji szczegółowych planowanych kosztach rodzajowych każdego z zadań, planowanych terminach realizacji każdego zadania, planowanych przychodach. Każda zmiana, usunięcie lub dodanie nowego projektu w ERP powinna zaskutkować dodaniem do Specjalnie Przygotowanej Tabeli po stronie dostarczonego CRM nowego rekordu informującego o dokonanej zmianie. Okresowo, po stronie systemu CRM, uruchamiana powinna być Procedura Kontrolująca, sprawdzająca czy w Specjalnie Przygotowanej Tabeli występują nowe rekordy sygnalizujące modyfikację, utworzenie lub usuniecie dokumentu Projektu. W przypadku występowania takiego rekordu Procedura Kontrolująca zmodyfikuje, utworzy lub usunie po stronie systemu CRM dokument Projektu oraz oznaczy rekord w Specjalnie Przygotowanej Tabeli jako przetworzony. 3. Pracownicy Kartoteka pracowników zarządzana jest po stronie ERP. Integracji kartoteki pracowniczej pomiędzy dostarczonym CRM a systemem ERP podlegać będą następujące dane osobowe: Pierwsze imię Drugie imię Nazwisko Nazwisko rodowe Nr ewidencyjny Płeć Tytuł naukowy Identyfikator jednostki organizacyjnej, w której zatrudniony jest pracownik Nazwa stanowiska, na którym zatrudniony jest pracownik Forma zatrudnienia (na etat, okres próbny, staż itp.) Każda zmiana, usunięcie lub dodanie nowej kartoteki pracowników w ERP powinna skutkować dodaniem do Specjalnie Przygotowanej Tabeli po stronie dostarczonego CRM nowego rekordu informującego o dokonanej zmianie. Okresowo, po stronie systemu CRM, uruchamiana powinna być Procedura Kontrolująca sprawdzająca czy w Specjalnie Przygotowanej Tabeli występują nowe rekordy sygnalizujące modyfikację, utworzenie lub usuniecie dokumentu Kartoteki Pracowników. W przypadku występowania takiego rekordu Procedura Kontrolująca zmodyfikuje, utworzy lub usunie po stronie systemu CRM dokument Pracownika oraz oznaczy rekord w Specjalnie Przygotowanej Tabeli jako przetworzony. 4. Struktura organizacyjna Struktura organizacyjna zarządzana jest po stronie ERP. Integracji struktury organizacyjnej pomiędzy dostarczonym CRM a systemem ERP podlegać będą następujące dane: Nazwa jednostki organizacyjnej/grupy 8

9 Symbol jednostki organizacyjnej/grupy Jednoznaczny identyfikator jednostki organizacyjnej/grupy po stronie ERP Jednoznaczny identyfikator nadrzędnej jednostki organizacyjnej/grupy po stronie ERP Rodzaj obiektu (jednostka organizacyjna lub grupa) Data, od której wprowadzona zmiana ma zacząć obowiązywać. Każda zmiana, usunięcie lub dodanie nowej jednostki organizacyjnej lub grupy w ERP powinna skutkować dodaniem do Specjalnie Przygotowanej Tabeli po stronie dostarczonego CRM nowego rekordu informującego o dokonanej zmianie. Okresowo, po stronie systemu CRM, uruchamiana powinna być Procedura Kontrolująca sprawdzająca czy w Specjalnie Przygotowanej Tabeli występują nowe rekordy sygnalizujące modyfikację, utworzenie lub usuniecie dokumentu jednostki organizacyjnej lub grupy. W przypadku występowania takiego rekordu Procedura Kontrolująca zmodyfikuje, utworzy lub usunie po stronie systemu CRM dokument Jednostki Organizacyjnej lub Grupy oraz oznaczy rekord w Specjalnie Przygotowanej Tabeli jako przetworzony. 5. Nieobecności Kartoteka nieobecności zarządzana jest po stronie ERP. Integracji kartoteki nieobecności pomiędzy dostarczonym CRM a systemem ERP podlegać będą następujące dane: Kod nieobecności Nazwa nieobecności Data rozpoczęcia nieobecności Data zakończenia nieobecności Identyfikator pracownika, którego dotyczy nieobecność Każda zmiana, usunięcie lub dodanie nowej nieobecności w ERP powinna skutkować dodaniem do Specjalnie Przygotowanej Tabeli po stronie dostarczonego CRM nowego rekordu informującego o dokonanej zmianie. Okresowo, po stronie systemu CRM, uruchamiana powinna być Procedura Kontrolująca sprawdzająca czy w Specjalnie Przygotowanej Tabeli występują nowe rekordy sygnalizujące modyfikację, utworzenie lub usuniecie nieobecności. W przypadku występowania takiego rekordu Procedura Kontrolująca zmodyfikuje, utworzy lub usunie po stronie systemu CRM nieobecność oraz oznaczy rekord w Specjalnie Przygotowanej Tabeli jako przetworzony. 6. Plany urlopowe Plany urlopowe są tworzone oraz modyfikowane i akceptowane po stronie ERP. Integracji kartoteki planów urlopowych pomiędzy dostarczonym CRM a systemem ERP podlegać będą następujące dane: Rodzaj urlopu Status planu urlopowego Data rozpoczęcia planowanego urlopu Data zakończenia planowanego urlopu Identyfikator pracownika, którego dotyczy plan urlopowy Każda zmiana, usunięcie lub dodanie nowego planu urlopowego w ERP powinna skutkować dodaniem do Specjalnie Przygotowanej Tabeli po stronie dostarczonego CRM nowego rekordu informującego o dokonanej zmianie. Okresowo, po stronie systemu CRM, uruchamiana powinna być Procedura Kontrolująca sprawdzająca czy w Specjalnie Przygotowanej Tabeli występują nowe rekordy sygnalizujące modyfikację, utworzenie lub usuniecie nieobecności. W przypadku występowania takiego rekordu Procedura Kontrolująca zmodyfikuje, 9

10 utworzy lub usunie po stronie systemu CRM nieobecność oraz oznaczy rekord w Specjalnie Przygotowanej Tabeli jako przetworzony. 7. Zaakceptowane wnioski delegacyjne Kartoteka wniosków delegacyjnych zarządzana jest po stronie ERP. Integracji kartoteki wniosków delegacyjnych pomiędzy dostarczonym CRM a systemem ERP podlegać będą następujące dane: Symbol wniosku delegacyjnego Data i godzina rozpoczęcia delegacji Data i godzina zakończenia delegacji Identyfikator pracownika, którego dotyczy wniosek delegacyjny Status wniosku delegacyjnego Każda zmiana, usunięcie lub dodanie nowego wniosku delegacyjnego w ERP powinna skutkować dodaniem do Specjalnie Przygotowanej Tabeli po stronie dostarczonego CRM nowego rekordu informującego o dokonanej zmianie. Okresowo, po stronie systemu CRM, uruchamiana powinna być Procedura Kontrolująca sprawdzająca czy w Specjalnie Przygotowanej Tabeli występują nowe rekordy sygnalizujące modyfikację, utworzenie lub usuniecie nieobecności. W przypadku występowania takiego rekordu Procedura Kontrolująca zmodyfikuje, utworzy lub usunie po stronie systemu CRM nieobecność oraz oznaczy rekord w Specjalnie Przygotowanej Tabeli jako przetworzony. 8. Dokumenty finansowe powiązane z projektem Kartoteka dokumentów finansowych zarządzana jest po stronie ERP. Integracji kartoteki dokumentów finansowych pomiędzy dostarczonym CRM a systemem ERP podlegać będą następujące dane: Symbol dokumentu Data dokumentu Identyfikator kontrahenta Nazwa kontrahenta Status dokumentu w obiegu Projekt/zadanie Kwota netto Kwota brutto Kwota VAT Każda zmiana, usunięcie lub dodanie nowego dokumentu finansowego w ERP powinna skutkować dodaniem do Specjalnie Przygotowanej Tabeli po stronie dostarczonego CRM nowego rekordu informującego o dokonanej zmianie. Okresowo, po stronie systemu CRM, uruchamiana powinna być Procedura Kontrolująca sprawdzająca czy w Specjalnie Przygotowanej Tabeli występują nowe rekordy sygnalizujące modyfikację, utworzenie lub usuniecie nieobecności. W przypadku występowania takiego rekordu Procedura Kontrolująca zmodyfikuje, utworzy lub usunie po stronie systemu CRM nieobecność oraz oznaczy rekord w Specjalnie Przygotowanej Tabeli jako przetworzony. II. Wymagania integracyjne - zakres podmiotowy integracji. 1. Wykonawca przygotowuje w dostarczonym CRM wszystkie procedury integracyjne po stronie dostarczonego CRM w technologii umożliwiającej wywoływanie tych procedur przez system MacroBase ver W szczególności mogą to być: procedury składowane w bazie danych dostarczanego systemu, które mogą być wywoływane za pośrednictwem ODBC, 10

11 inne spełniające wymóg współpracy z technologią MacroBase 2. Wykonawca odpowiedzialny jest za przygotowanie procedur integracyjnych inicjowanych po stronie systemu ERP, a wykonywanych po stronie dostarczonego CRM. 3. Wykonawca odpowiedzialny jest za przygotowanie procedur integracyjnych inicjowanych po stronie dostarczonego CRM. 4. Wykonawca odpowiedzialny jest za przygotowanie wszystkich Specjalnie Przygotowywanych Tabel Integracyjnych po stronie dostarczonego CRM. 5. Wykonawca jest odpowiedzialny za przygotowanie wszystkich procedur integracyjnych po stronie systemu ERP, łącznie z tymi które będą wywoływać procedury po stronie dostarczonego CRM. 6. Wykonawca jest odpowiedzialny za przygotowanie i wykonanie wszelkich zmian po stronie systemu ERP wynikających z integracji z dostarczonym CRM. Rozdział III Wymagania Zamawiającego w zakresie przeprowadzenia wdrożenia, szkolenia oraz asysty przy pracy na danych rzeczywistych 1. Wdrożony system CRM musi zostać w pełni dostosowany przez Wykonawcę do potrzeb Zamawiającego poprzez przeprowadzenie parametryzacji systemu, konfiguracji, niezbędnych modyfikacji czy uzupełnień oprogramowania. 2. Wykonawca przeprowadzi analizę przedwdrożeniową celem szczegółowego rozpoznania procesów związanych z zainstalowanym systemem. 3. Wykonawca przygotuje szczegółowy harmonogram prac. 4. Wykonawca przeprowadzi szkolenie dla pracowników w zakresie obsługi systemu CRM wraz z systemem pocztowym. Szkolenia będą przeprowadzane w siedzibie Zamawiającego oraz na dokumentach Zamawiającego. Wykonawca przeprowadzi szkolenia w łącznym wymiarze 32 godzin. Szkolenie będzie przeprowadzone dla 4 grup szkoleniowych po 15 osób w wymiarze 8 godzin dla każdej grupy. Wykonanie godzin szkoleniowych zostanie potwierdzone przez Zamawiającego wraz z ich szczegółowym rozliczeniem. 5. Wykonawca przeprowadzi szkolenie dla administratora w zakresie obsługi systemu CRM. Szkolenie będzie przeprowadzone w siedzibie Zamawiającego oraz na dokumentach Zamawiającego. Wykonawca przeprowadzi szkolenie dla administratora w wymiarze 8 godzin. Wykonanie godzin szkoleniowych zostanie potwierdzone przez Zamawiającego wraz z ich szczegółowym rozliczeniem. 6. Wykonawca przeprowadzi asystę przy pracy na danych rzeczywistych podczas uruchomienia systemu. Asysta będzie przeprowadzona w siedzibie i we wszystkich jednostkach organizacyjnych Zamawiającego oraz na dokumentach Zamawiającego. Wykonawca przeprowadzi asystę przy pracy na danych rzeczywistych w wymiarze 40 godzin. Wykonanie godzin asysty przy pracy na danych rzeczywistych zostanie potwierdzone przez Zamawiającego wraz z ich szczegółowym rozliczeniem. 7. Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania i utrzymania środowiska produkcyjnego oraz testowego wdrażanego systemu. Środowisko testowe będzie zainstalowane na tym samym sprzęcie co środowisko produkcyjne. Parametry środowiska testowego będą takie same jak środowiska produkcyjnego. Zamawiający posiada serwer i infrastrukturę techniczną przeznaczoną do realizacji przedmiotu zamówienia. 8. Wykonawca przeprowadzi wdrożenie systemu CRM wraz z systemem pocztowym w terminie do r. Wstępny Plan Wdrożenia: Etap 1 w terminie do 1 miesiąca od podpisania umowy Analiza Wdrożeniowa 11

12 Sporządzenie szczegółowego harmonogramu prac Etap 2 w terminie do 3 miesięcy od podpisania umowy Wdrożenie systemu pocztowego Szkolenie pracowników oraz administratora w ww. zakresie Etap 3 w terminie do 5 miesięcy od podpisania umowy Wdrożenie systemu CRM Szkolenie pracowników oraz administratora w ww. zakresie Etap 4 w terminie do r. od podpisania umowy Asysta przy pracy na danych rzeczywistych 9. Wykonawca zobowiązany będzie do: świadczenia usług z należytą starannością zgodnie z najlepszymi praktykami stosowanymi przy wdrażaniu oprogramowania, zapewnienia kompetentnego personelu do realizacji przedmiotu zamówienia, który będzie współpracował z osobami wskazanymi przez Zamawiającego, w tym wyznaczenia Kierownika Projektu odpowiedzialnego za realizację przedmiotu zamówienia. 10. W trakcie trwania wdrożenia Zamawiający zobowiązuje się do: wskazania Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego, wskazania pracowników do współpracy z Wykonawcą, udostępnienia stanowisk komputerowych, infrastruktury fizycznej sieci komputerowej oraz pomieszczeń, w których znajdują się te urządzenia, zapewnienia dostępu do telefonicznej sieci publicznej oraz Internetu w miejscu realizacji zamówienia, informowania Wykonawcy o zamiarach wprowadzenia zmian organizacyjnych lub zmian w działalności Zamawiającego, które mają lub mogą mieć wpływ na przebieg wdrożenia, zapewnienia personelowi Wykonawcy możliwości wykonywania pracy w miejscach pozostających pod kontrolą Zamawiającego w uzgodnionych z Wykonawcą godzinach oraz udostępnienia pomieszczenia do pracy. Rozdział IV Wymagania w zakresie opieki serwisowej oraz obsługi gwarancji 1. Klasyfikacja wad: a) wada krytyczna oznacza zaprzestanie działania oprogramowania, b) wada niekrytyczna oznacza ograniczenie działania oprogramowania. 2. Czas trwania gwarancji wynosi 36 m-cy od daty zakończenia wdrożenia. 3. Czas trwania opieki serwisowej jest równy okresowi gwarancji. 4. W każdym roku trwania opieki serwisowej Wykonawca zapewni dla Zamawiającego 40 godzin serwisowych, które Wykonawca przeznaczać będzie na bieżące prace dostosowujące system CRM do zmieniających się potrzeb Zamawiającego. 5. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego odpowiedzialność za wady przedmiotu zamówienia. 6. Wszelkie koszty związane z usunięciem wad w okresie gwarancji ponosi Wykonawca. 7. Wykonawca zobowiązany jest do utrzymywania gotowości do czynności serwisowych, przyjmowania zgłoszeń i podejmowania czynności serwisowych. 8. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał aplikację internetową do przyjmowania i obsługi zgłoszeń, będącej podstawą komunikacji między Zamawiającym i Wykonawcą w zakresie zgłoszeń dotyczących wdrożonego systemu. 9. Wszelkie wady oraz zgłoszenia dotyczące bieżącej eksploatacji systemu będą zgłaszane przez Zamawiającego poprzez dedykowaną aplikację internetową. 12

13 10. W okresie opieki serwisowej Zamawiający ma prawo do korzystania z usługi hot-line Wykonawcy. Informacja na temat sprzętu komputerowego i infrastruktury sieciowej Zamawiającego 1) Komputery Zamawiającego Oprogramowanie stacji roboczych (oprogramowanie klienta systemu) wykorzystywane przez oferowany system musi być zdolne do prawidłowego działania na komputerach posiadanych przez Zamawiającego. Zamawiający gwarantuje, że jego sprzęt spełnia następujące wymagania minimalne: procesor Intel lub zgodny, o częstości taktowania min. 2,7 GHz; pamięć RAM o pojemności min. 2 GB; wolna przestrzeń dyskowa nie mniejsza, niż 50 GB; karta sieciowa Ethernet 1 Gbps lub 100 Mbps; system operacyjny Windows XP/Vista/7/8/10 w zależności od konfiguracji 32 lub 64 bitowy; pakiet oprogramowania biurowego Microsoft Office w wersji przynajmniej 2007 Pro lub nowszej; monitor ekranowy o rozdzielczości minimum 1024 x 768 pikseli; 2) Infrastruktura sieciowa Oferowany system musi być zdolny do prawidłowego działania w ramach istniejącej infrastruktury sieciowej Zamawiającego, tj. w oparciu o sieć Ethernet o szybkości 1 Gbps/100 Mbps. Oferowany system musi zapewniać prawidłowe współdziałanie z komputerami klienckimi także w sytuacji, gdy znajdują się one w innym segmencie sieci, a połączenie odbywa się poprzez pośredniczący router IP oraz poprzez połączenie VPN łączące odległe lokalizacje. W sieci Zamawiającego używane są wyłącznie protokoły TCP/IP. Pasmo dla połączeń lokalnych wynosi 1 Gbps / 100 Mbps. Pasmo do połączeń rozległych to 20 Mbps. 3) Sprzęt drukujący Zamawiającego Oprogramowanie stacji roboczych (oprogramowanie klienta systemu) wykorzystywane przez oferowany system musi być zdolne do prawidłowego współdziałania z popularnymi modelami biurowego sprzętu drukującego, znajdującego się w posiadaniu Zamawiającego. W szczególności wymaga się zgodności z następującymi klasami drukarek: HP Laserjet, HP Color Laserjet, laserowe drukarki Lexmark, czarno-białe i kolorowe urządzenia wielofunkcyjne Dell. 4) Serwery dla systemu Serwerowe systemy komputerowe wraz z elementami towarzyszącymi zostaną umiejscowione w serwerowni Zamawiającego. Zamawiający zapewnia wystarczające warunki wentylacji i chłodzenia, przyłącze energetyczne wraz z systemem zasilania awaryjnego. System będzie zainstalowany na systemach komputerowych będących własnością Zamawiającego. Zamawiający dysponuje serwerowymi systemami wirtualizacyjnymi Citrix XenServer oraz maszynami wirtualnymi bazującymi na systemach operacyjnych Windows Server lub Linux. Nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV): Kod: Nazwa: Usługi w zakresie planowania wdrażania systemu Kod: Nazwa: Usługi wdrażania oprogramowania Kod: Nazwa: Pakiety oprogramowania do zarządzania dokumentami Kod: Nazwa: Usługi szkolenia komputerowego 13

14 Szczegółowy zakres praw i obowiązków związanych z realizacją zamówienia określa wzór umowy stanowiący załącznik do SIWZ. 4. Podwykonawstwo Zamawiający wymaga aby Wykonawca wskazał w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcy/om. 5. Oferty częściowe Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 6. Oferty wariantowe Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 7. Zamówienia uzupełniające Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. 8. Termin wykonania zamówienia Zamawiający wymaga, aby zamówienie zostało zrealizowane w terminie do dnia r. 9. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp, dotyczące: a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, b) posiadania wiedzy i doświadczenia, - Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub wykonuje minimum dwie usługi wykonania i wdrożenia systemu CRM o wartości nie mniejszej niż ,- zł brutto każde, w tym jedno wdrożenie zintegrowane z systemem Xpertis, oraz załączy dowody, że zostały wykonane lub są wykonywane należycie; c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, - Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował przy realizacji zamówienia minimum: 1) kierownik projektu z wykształceniem wyższym II stopnia, posiadający doświadczenie w zakresie zarządzania projektami potwierdzone certyfikatem zarządzania projektami np. Prince II Registered Practitioner lub inny równoważny, wydany przez niezależną jednostkę akredytowaną do wydawania tego typu certyfikatów, który uczestniczył w min. jednym wdrożeniu na stanowisku Kierownika Projektu; 14

15 2) dwóch konsultantów wdrożeniowych z minimum 3-letnim doświadczeniem w zakresie wdrażania aplikacji oraz szkolenia użytkowników (którzy uczestniczyli w min. jednym wdrożeniu aplikacji rozbudowującej system ERP) gwarantujących realizację wdrożenia i przeszkolenie pracowników; 3) dwóch programistów z minimum 3-letnim doświadczeniem, związanym z tworzeniem i rozwojem aplikacji informatycznych (którzy uczestniczyli w tworzeniu min. jednej aplikacji rozbudowującej system ERP) zapewniających możliwość wykonania i dostosowania aplikacji do potrzeb Zamawiającego. d) sytuacji ekonomicznej i finansowej. 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp. 3. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, odpowiada solidarnie z Wykonawcą za szkodę zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba, że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy. 4. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W przypadku składania ofert wspólnych warunki określone w pkt 1 ppkt a-d mogą być spełnione łącznie przez Wykonawców występujących wspólnie. Warunek określony w pkt 2 musi spełniać każdy z Wykonawców oddzielnie. 5. Ocena spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców zostanie dokonana wg formuły spełnia nie spełnia wyłącznie w oparciu o oświadczenia i dokumenty załączone do oferty, opisane w części 10 specyfikacji. Niespełnienie wymaganych warunków spowoduje wykluczenie Wykonawcy. 10. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu 1. W celu oceny spełniania przez Wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp do oferty należy załączyć: 1.1 Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków wynikających z art. 22 ust. 1 ustawy Pzp wzór stanowi załącznik nr 1; 1.2 Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączenie dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie (dwie usługi wykonania i wdrożenia systemu CRM o wartości nie mniejszej niż ,- zł brutto każde, w tym jedno wdrożenie zintegrowane z systemem Xpertis) wzór stanowi załącznik nr 4; Dowodami, o których mowa powyżej są: 15

16 a) poświadczenie, z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminy składania ofert b) oświadczenie Wykonawcy jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt 1.2.a. W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa w pkt 1.2.a i b. 1.3 Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnego do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami wzór stanowi załącznik nr 5 (minimum dwie osoby z wykształceniem co najmniej wyższym, które posiadają co najmniej trzyletnie doświadczenie w wykonywaniu usług sekwencjonowania i syntezy) 1) kierownik projektu z wykształceniem wyższym II stopnia, posiadający doświadczenie w zakresie zarządzania projektami potwierdzone certyfikatem zarządzania projektami np. Prince II Registered Practitioner lub inny równoważny, wydany przez niezależną jednostkę akredytowaną do wydawania tego typu certyfikatów, który uczestniczył w min. jednym wdrożeniu na stanowisku Kierownika Projektu; 2) dwóch konsultantów wdrożeniowych z minimum 3-letnim doświadczeniem w zakresie wdrażania aplikacji oraz szkolenia użytkowników (którzy uczestniczyli w min. jednym wdrożeniu aplikacji rozbudowującej system ERP) gwarantujących realizację wdrożenia i przeszkolenie pracowników; 3) dwóch programistów z minimum 3-letnim doświadczeniem, związanym z tworzeniem i rozwojem aplikacji informatycznych (którzy uczestniczyli w tworzeniu min. jednej aplikacji rozbudowującej system ERP) zapewniających możliwość wykonania i dostosowania aplikacji do potrzeb Zamawiającego. 1.4 Oświadczenia, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy, Pzp do oferty należy załączyć: 2.1 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia wzór stanowi załącznik nr 2; 2.2 Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 3. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp do oferty należy załączyć listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. nr 50, poz. 331 z późn. zm.), albo informację, że nie należy do grupy kapitałowej wzór stanowi załącznik nr Jeżeli Wykonawca powołuje się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu, na potencjał innych podmiotów załączy pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby 16

17 wykonania zamówienia. Przez pisemne zobowiązanie Zamawiający rozumie zobowiązanie złożone w oryginale podpisane przez osobę/osoby upoważnione zgodnie z zasadami reprezentacji podmiotu udostępniającego dany zasób. 5. Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu, na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, załączy także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla Wykonawcy, określonym w ppkt 2.1. i Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnienie warunków o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, Zamawiający, w celu oceny, czy Wykonawca będzie dysponował zasobami innych podmiotów w stopniu niezbędnym dla należytego wykonania zamówienia oraz oceny, czy stosunek łączący Wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów, żąda dokumentów dotyczących w szczególności: 6.1 zakresu dostępnych wykonawcy zasobów innego podmiotu, 6.2 sposobu wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez Wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia, 6.3 charakteru stosunku, jaki będzie łączył Wykonawcę z innym podmiotem, 6.4 zakresu i okresu udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia. 7. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w ppkt 2.2 składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Ww. dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej, zastępuje się dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Termin wystawienia stosuje się odpowiednio. W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, z wnioskiem o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących przedłożonego dokumentu. 8. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia 8.1 Wykonawcy ci ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 8.2 Wykonawcy ci składają jedną ofertę, przy czym: - dokumenty wymienione w pkt 2.1. i 2.2. i 3 potwierdzające, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu składa każdy z Wykonawców oddzielnie, - pozostałe dokumenty składa co najmniej jeden z tych Wykonawców albo wszyscy ci Wykonawcy wspólnie. 17

18 8.3 Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed zawarciem umowy będą zobowiązani przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą współpracę tych Wykonawców. 9. Dokumenty mogą być przedłożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. W przypadku, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu będzie nieczytelna lub będzie budzić wątpliwości, co do jej prawidłowości zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu. 11. Wykaz dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają określonym wymaganiom 1. Ogólny opis oferowanych systemów zawierający dane umożliwiające porównanie z wymaganiami SIWZ. 2. Certyfikaty normy jakościowej ISO 9001:2000 lub inne równoważne dokumenty w zakresie opracowania i wdrażania rozwiązań informatycznych, świadczenia usług doradczych w zakresie efektywnego wykorzystania systemów informatycznych w zarządzaniu. 12. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami 1. W przedmiotowym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują: - faksem na nr: lub - drogą elektroniczną na adres zamowienia.publiczne@inhort.pl Zawsze dopuszczalna jest forma pisemna - Instytut Ogrodnictwa, Dział Zamówień Publicznych, Skierniewice, ul. Pomologiczna Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 3. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania wiadomości przez Wykonawcę, Zamawiający domniema, iż pismo wysłane przez Zamawiającego na numer faksu podany przez Wykonawcę zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się Wykonawcy z jego treścią. 4. Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami są: Izabela Rutkowska lub Anna Trębacz. 5. Przed upływem terminu składania ofert Wykonawcy mogą zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Wniosek o wyjaśnienie powinien wpłynąć do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Treść pytań kierowanych do Zamawiającego wraz z odpowiedziami i wyjaśnieniami oraz ewentualne zmiany SIWZ będą zamieszczone na stronie internetowej, na której jest udostępniana SIWZ. 6. Zebrania z Wykonawcami nie przewiduje się. 13. Wymagania dotyczące wadium Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. 14. Termin związania ofertą 18

19 Okres związania ofertą wynosi 30 dni, licząc od upływu terminu składania ofert. 15. Opis sposobu przygotowania ofert 1. Oferta musi być sporządzona zgodnie z formularzem Oferta stanowiącym załącznik do niniejszej SIWZ bez dokonywania zmian w jego treści. 2. Do oferty muszą być załączone wszystkie wymagane dokumenty wymienione w części 10 i 11 SIWZ, w tym formularze przygotowane przez Zamawiającego. Wykonawca może złożyć ofertę na własnych formularzach, których treść musi być zgodna z formularzami załączonymi do SIWZ. 3. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści niniejszej specyfikacji. 4. Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej. Zamawiający nie wyraża zgody na złożenie oferty w postaci elektronicznej. 5. Ofertę sporządza się w języku polskim czytelnym pismem ręcznym, maszynowym lub w postaci wydruku komputerowego. 6. Zaleca się, aby oferta wraz z załącznikami była zszyta lub spięta w sposób trwały i posiadała ponumerowane strony (kartki). 7. Ofertę (formularz ofertowy wraz ze wszystkimi załącznikami) muszą podpisać osoby uprawnione, które zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz treścią załączonego odpisu z właściwego rejestru, mogą skutecznie składać oświadczenia woli w imieniu Wykonawcy. Podpisy złożone przez Wykonawcę powinny być opatrzone czytelnym imieniem i nazwiskiem lub pieczęcią imienną. Ofertę może podpisać pełnomocnik Wykonawcy, jeżeli do oferty zostanie załączone pełnomocnictwo. Dokument pełnomocnictwa musi być złożony w formie oryginału lub poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem kopii. 8. Wszystkie strony oferty, a także miejsca, w których Wykonawca naniósł poprawki muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. 9. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone z tłumaczeniem na język polski. 10. Jeżeli oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, powinny one być umieszczone w odrębnym pliku/kopercie opisanej Tajemnica przedsiębiorstwa dołączonej do oferty. Zgodnie z art. 8 ust. 3 Pzp, nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa, zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 2003 r. o zawalczeniu nieuczciwej konkurencji, rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Wykonawca jest zobowiązany wykazać powyższe okoliczności w odniesieniu do każdej z zastrzeżonych informacji. Zamawiający zbada, czy zastrzeżone przez Wykonawcę informacje mają charakter tajemnicy przedsiębiorstwa lub są jawne na podstawie przepisów ustawy Pzp lub odrębnych przepisów w oparciu o konkretny stan faktyczny. 11. Wykonawca, składając ofertę, zobowiązany jest na podstawie art. 91 ust. 3a ustawy Pzp, poinformować Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz 19