POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W CELACH REKRUTACYJNYCH W GRUPIE AMREST

Transkrypt

1 POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W CELACH REKRUTACYJNYCH W GRUPIE AMREST 1. DEFINICJE Administrator podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Dla celów niniejszej Polityki Administratorem jest: w zakresie prowadzenia Platformy CTS AmRest sp. z o.o. oraz Amrest Coffee sp. z o.o. będący współadministratorami danych osobowych Użytkowników Serwisu; w zakresie bieżącego prowadzenia postępowania rekrutacyjnego oraz postępowań rekrutacyjnych w przyszłości (w zakresie wynikającym z wyrażonej zgody) AmRest sp. z o.o. albo AmRest Coffee sp. z o.o. których tożsamość każdorazowo wskazana jest w treści ogłoszeń o pracę; w zakresie prowadzenia postępowań rekrutacyjnych w przyszłości oraz postępowań rekrutacyjnych w przyszłości (w zakresie wynikającym z wyrażonej zgody) AmRest sp. z o.o. oraz AmRest Coffee sp. z o.o. będący współadministratorami danych osobowych Kandydatów do pracy. Dane osobowe informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii. Grupa AmRest jednostka dominująca wraz z jednostkami zależnymi, kontrolowanymi przez jednostkę dominującą. W skład Grupy AmRest wchodzi AmRest sp. z o.o. oraz AmRest Coffee sp. z o.o. Kandydat do pracy - osoba aplikującą na stanowisko pracy w Grupie AmRest za pośrednictwem platformy CTS. Polityka niniejsza Polityka prywatności. RODO Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Platforma CTS - serwis internetowy dostępny pod adresem Użytkownik każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jednej albo kilku usług czy funkcjonalności opisanych w Polityce. Współadministrator każdy z administratorów należący do Grupy AmRest działających w ramach umowy współadministrowania. Rekrutacja bieżąca rekrutacja w związku z aktualnie prowadzonym postępowaniem rekrutacyjnym.

2 Rekrutacja spontaniczna rekrutacja niezależnie od możliwości korzystania z formularza aplikacyjnego zamieszczonego na Platformie CTS tzn. drogą mailową lub pocztą tradycyjną na adres korespondencyjny każdego z Administratorów. Wspólny punkt kontaktowy spółka z Grupy AmRest pełniąca rolę Punktu kontaktowego w ramach umowy współadministrowania. Spółką pełniącą rolę Punktu kontaktowego jest AmRest sp. z o.o. 2. PRZETWARZANIE DANYCH W ZWIĄZKU Z KORZYSTANIEM Z SERWISU W związku z korzystaniem przez Użytkownika z serwisu Administrator zbiera dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług, a także informacje o aktywności Użytkownika w Serwisie. Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania Danych osobowych gromadzonych podczas korzystania z Serwisu przez Użytkownika. 3. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH W SERWISIE KORZYSTANIE Z SERWISU Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Serwisu (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies czy innych podobnych technologii), a niebędących zarejestrowanymi Użytkownikami (tj. osób, które nie posiadają profilu w Serwisie), przetwarzane są przez Administratora: w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie umożliwienia Użytkownikom założenia konta w Platformie CTS wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w celach związanych z zarządzaniem procesami rekrutacyjnymi, w tym umożliwienie wglądu i przeglądania ofert pracy przez Kandydata do pracy więcej informacji dotyczących prowadzenia procesów rekrutacyjnych w grupie AmRest znajduje się w sekcji Prowadzenie postępowań rekrutacyjnych za pośrednictwem platformy CTS niniejszej Polityki; w celach analitycznych i statystycznych wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług; w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw. Aktywność Użytkownika w Serwisie, w tym jego Dane osobowe, są rejestrowane w logach systemowych (specjalnym programie komputerowym służącym do przechowywania chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach, które dotyczą systemu informatycznego służącego do świadczenia usług przez Administratora). Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usług. Administrator przetwarza je również w celach technicznych, 2/12

3 administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 4. PLIKI COOKIES ORAZ PODOBNE TECHNOLOGIE Pliki cookies to małe pliki tekstowe instalowane na urządzeniu Użytkownika przeglądającego Serwis. Cookies zbierają informacje ułatwiające korzystanie ze strony internetowej np. poprzez zapamiętywanie odwiedzin Użytkownika w Serwisie i dokonywanych przez niego czynności. COOKIES SERWISOWE Administrator wykorzystuje tzw. cookie serwisowe przede wszystkim w celu dostarczania Użytkownikowi usług świadczonych drogą elektroniczną oraz poprawy jakości tych usług. W związku z tym Administrator oraz inne podmioty świadczące na jego rzecz usługi analityczne i statystyczne korzystają z plików cookies, przechowując informacje lub uzyskując dostęp do informacji już przechowywanych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym Użytkownika (komputer, telefon, tablet itp.). Pliki cookies wykorzystywane w tym celu obejmują: pliki cookies z danymi wprowadzanymi przez Użytkownika (identyfikator sesji) na czas trwania sesji (ang. user input cookies); uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania na czas trwania sesji (ang. authentication cookies); pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania (ang. user centric security cookies); sesyjne pliki cookies odtwarzaczy multimedialnych (np. pliki cookies odtwarzacza flash), na czas trwania sesji (ang. multimedia player session cookies); trwałe pliki cookies służące do personalizacji interfejsu Użytkownika na czas trwania sesji lub nieco dłużej (ang. user interface customization cookies). Administrator stosuje rozwiązanie Azure Active Directory. Szczegółowe informacje w tym zakresie można natomiast znaleźć w polityce prywatności partnera pod linkiem: 5. NARZĘDZIA ANALITYCZNE STOSOWANE PRZEZ PARTNERÓW ADMINISTRATORA Administrator stosuje rozwiązanie Google Analytics dla celów analitycznych. Poniżej znajdują się podstawowe informacje na temat tego narzędzia. Szczegółowe informacje w tym zakresie można natomiast znaleźć w polityce prywatności partnera. GOOGLE ANALYTICS 3/12

4 Pliki cookies Google Analytics są to pliki wykorzystywane przez spółkę Google w celu analizy sposobu korzystania z Serwisu przez Użytkownika, do tworzenia statystyk i raportów dotyczących funkcjonowania Serwisu. Google nie wykorzystuje zebranych danych do identyfikacji Użytkownika ani nie łączy tych informacji w celu umożliwienia identyfikacji. Szczegółowe informacje o zakresie i zasadach zbierania danych w związku z tą usługą można znaleźć pod linkiem: Zarządzanie ustawieniami cookies: Wykorzystanie plików cookies w celu zbierania za ich pośrednictwem danych, w tym uzyskania dostępu do danych zapisanych na urządzeniu Użytkownika, wymaga uzyskania zgody Użytkownika. Zgoda ta może być w każdym momencie wycofana. Zezwolenie nie jest wymagane jedynie w przypadku plików cookies, których stosowanie jest niezbędne do świadczenia usługi telekomunikacyjnej (transmisja danych w celu wyświetlenia treści). Wycofanie zgody na wykorzystanie plików cookies możliwe jest za pośrednictwem ustawień przeglądarki. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć pod poniższymi linkami: Internet Explorer: Mozilla Firefox: Google Chrome: Opera: Safari: Użytkownik może w każdej chwili zweryfikować status swoich aktualnych ustawień prywatności dla wykorzystywanej przeglądarki przy wykorzystaniu narzędzi dostępnych pod poniższymi linkami: PROWADZENIE POSTĘPOWAŃ REKRUTACYJNYCH ZA POŚREDNICTWEM PLATFORMY CTS Serwis umożliwia Kandydatowi do pracy składanie aplikacji poprzez założenia konta oraz złożenie aplikacji bez konieczności uprzedniej rejestracji. REKRUTACJA BIEŻĄCA W ramach procesów rekrutacyjnych Administrator oczekuje przekazywania Danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wskazany przepisami prawa pracy, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie 4/12

5 kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą, jaką jest przesłanie przez kandydata dokumentów aplikacyjnych. W przypadku, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym. Dane osobowe kandydatów do pracy są przetwarzane: w przypadku rekrutacji, w ramach której może dojść do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę - w zakresie danych osobowych wskazanych w przepisach Kodeksu pracy, których pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie tzn. imię (imiona), nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata do pracy - w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem rekrutacji, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze tzn. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy; w zakresie danych osobowych wskazanych w przepisach Kodeksu pracy, których pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku tzn. wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia - podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze tzn. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy; w zakresie danych osobowych innych niż wskazane w przepisach Kodeksu pracy jako dane których pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, udostępnianych przez kandydata, za wyjątkiem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji aktualnie prowadzonego przez Administratora na podstawie zgody kandydata do pracy tzn. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO; w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, tzn. art. 6 ust. 1 lit. b) RODO; w celach związanych z przyszłymi procesami rekrutacyjnymi podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda kandydata do pracy tzn. art. 6 ust 1 lit a) RODO. W zakresie wyrażenia zgody przez kandydata do pracy, współadministratorami danych Kandydatów do pracy są AmRest sp. z o.o. oraz AmRest Coffee sp. z o.o.; w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata do pracy podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest weryfikacja kandydatów do pracy; w celu przeprowadzenia testów wiedzy, testy kompetencji, testów badających zdolności analityczne, w wyniku których, w oparciu o dokonane profilowanie nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora tzn. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Prawnie uzasadniony interes Administratora polega na ocenie predyspozycji kandydata do pracy do wykonywania czynności na określonym stanowisku; w celu ustalenia lub dochodzenia 5/12

6 przez Administratora ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); w zakresie w jakim Administrator wykorzystuje do kontaktu z Kandydatami do pracy Messengera (aplikację udostępnioną przez serwis społecznościowy Facebook), Administrator pobiera dodatkowe dane osobowe Kandydatów do pracy tzn. Extrernal User ID oraz External Messenger ID, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu tzn. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Prawnie uzasadniony interes polega na umożliwieniu skontaktowania się z Kandydatem do pracy kanałem komunikacji wybranym przez niego. Administrator nie wykorzystuje danych wskazanych powyżej w innym celu niż cel kontaktowy. PRZYSZŁE PROCESY REKRUTACYJNE W przypadku wyrażenia przez Kandydata do pracy zgody na przetwarzanie danych osobowych w przyszłych procesach rekrutacyjnych współadministratorami danych są AmRest sp. z o.o. i AmRest Coffee sp. z o.o. W ramach umowy współadministrowania, Administratorzy uzgodnili razem zakres swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO, w szczególności: a) AmRest sp. z o.o. jest odpowiedzialna za przedstawienie niniejszej Polityki i zapewnienie wszelkich dodatkowych informacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych; b) AmRest sp. z o.o. jest odpowiedzialna za umożliwienie wykonywania praw wynikających z RODO. Niezależnie od tego ustalenia, Kandydat do pracy może wykonywać swoje prawa wobec każdego z Administratorów. W takim przypadku AmRest Coffee sp. z o.o. przekaże AmRest sp. z o.o. żądanie w celu jego realizacji. AmRest sp. z o.o. pełniąca rolę wspólnego punktu kontaktowego zapewnia terminowe odpowiadanie na żądania podmiotów danych, o których mowa w pkt 9 niniejszej Polityki. Kontakt z Amrest sp. z o.o. odbywa się korespondencyjnie na adres siedziby bądź na adres poczty elektronicznej kontakt@amrest.eu. REKRUTACJA SPONTANICZNA Kandydat do pracy może wziąć udział w Rekrutacji spontanicznej niezależnie od możliwości korzystania z formularza aplikacyjnego zamieszczonego na Platformie CTS tzn. drogą mailową lub pocztą tradycyjną na adres korespondencyjny każdego z Admi`nistratorów. Każdy z Administratorów zobowiązany jest do wypełnienia obowiązków informacyjnych zgodnie z wymogami stawianymi przez art. 13 bądź 14 (w zależności od źródła pozyskania danych osobowych) we własnym zakresie. Dane osobowe w przypadku rekrutacji spontanicznej będą przetwarzane: w przypadku rekrutacji, w ramach której może dojść do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę - w zakresie danych osobowych wskazanych w przepisach Kodeksu pracy, których pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie tzn. imię (imiona), nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata do pracy - w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem rekrutacji, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy podstawą prawną przetwarzania jest 6/12

7 obowiązek prawny ciążący na Administratorze tzn. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy; w zakresie danych osobowych wskazanych w przepisach Kodeksu pracy, których pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku tzn. wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia - podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze tzn. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy; w zakresie danych osobowych innych niż wskazane w przepisach Kodeksu pracy jako dane, których pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, udostępnianych przez kandydata, za wyjątkiem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji aktualnie prowadzonego przez Administratora na podstawie zgody kandydata do pracy tzn. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO; w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, tzn. art. 6 ust. 1 lit. b) RODO; w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach - w celach związanych z przyszłymi procesami rekrutacyjnymi podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda kandydata do pracy tzn. art. 6 ust. 1 lit a) RODO. W zakresie wyrażenia zgody przez kandydata do pracy współadministratorami danych Kandydatów do pracy są AmRest sp. z o.o. oraz AmRest Coffee sp. z o.o.; w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata do pracy podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest weryfikacja kandydatów do pracy; w celu przeprowadzenia testów wiedzy, testy kompetencji, testów badających zdolności analityczne, w wyniku których, w oparciu o dokonane profilowanie nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora tzn. art. 6 ust 1 lit f) RODO. Prawnie uzasadniony interes Administratora polega na ocenie predyspozycji kandydata do pracy do wykonywania czynności na określonym stanowisku; w celu ustalenia lub dochodzenia przez Administratora ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 7. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. ze względów bezpieczeństwa), dane 7/12

8 przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych dla celów przyszłych rekrutacji, dane będą przetwarzane nie dłużej niż przez dwa lata. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania. Okres przetwarzania danych może zostać przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. 8. UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH PRAWA PODMIOTÓW DANYCH Podmiotom danych przysługują następujące prawa: prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych na tej podstawie Administrator przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie usunięcia danych; prawo uzyskania kopii danych na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie; prawo do sprostowania Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych Danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne; prawo do usunięcia danych na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane; prawo do ograniczenia przetwarzania w razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na Danych osobowych z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych); prawo do przenoszenia danych na tej podstawie w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak również wskazanego podmiotu; prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Danych 8/12

9 osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu; prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją przetwarzaniu Danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie; prawo wycofania zgody jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Podmiot danych ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem; prawo do skargi w przypadku uznania, że przetwarzanie Danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony Danych osobowych, Podmiot danych może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu Podmiotu danych, jego miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 9. ZGŁASZANIE ŻĄDAŃ ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PRAW AmRest sp. z o.o. pełniąca rolę wspólnego punktu kontaktowego zapewnia terminowe odpowiadanie na żądania podmiotów danych. Kontakt z Amrest sp. z o.o. odbywa się korespondencyjnie na adres siedziby bądź na adres poczty elektronicznej kontakt@amrest.eu. Wniosek powinien, w miarę możliwości, precyzyjnie wskazywać, czego dotyczy żądanie, tj. w szczególności: z jakiego uprawnienia chce skorzystać osoba składająca wniosek (np. prawo do otrzymania kopii danych, prawo do usunięcia danych, itd.); jakiego procesu przetwarzania dotyczy żądanie (np. korzystanie z określonej usługi, aktywność w serwisie internetowym itp.); jakich celów przetwarzania dotyczy żądanie (np. cele rekrutacyjne, cele analityczne, itp.). Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji żądania. Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania. 9/12

10 Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach tego działania. W przypadku, w którym żądanie zostało skierowane do Spółki elektronicznie, odpowiedzi udziela się w tej samej formie, chyba że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi w innej formie. W innych przypadkach odpowiedzi udziela się pisemnie. W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych wnioskodawcy przetwarzanych przez Administratora umożliwia kontakt drogą elektroniczną, odpowiedzi należy udzielić drogą elektroniczną. 10. ZASADY POBIERANIA OPŁAT Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą zostać pobrane jedynie w przypadku: zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych (pierwsza kopia danych jest bezpłatna); w takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 30,00 zł. Powyższa opłata zawiera koszty administracyjne związane z realizacją żądania; zgłaszania przez tę samą osobę żądań nadmiernych (np. niezwykle częstych) lub ewidentnie nieuzasadnionych; w takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 30,00 zł. Powyższa opłata zawiera koszty prowadzenia komunikacji oraz koszty związane z podjęciem żądanych działań; W razie kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu tej osoby, jej miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 11. ODBIORCY DANYCH W związku z realizacją usług Dane osobowe będą ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych, podmioty świadczące usługi kadrowe i księgowe, firmy rekrutacyjne, kurierzy oraz podmiotom powiązanym z Administratorem, w tym spółkom z jego grupy kapitałowej. Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Użytkownika właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. 12. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator 10/12

11 przekazuje Dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez: współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych; stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską; stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy; w razie przekazywania danych do USA współpracę z podmiotami uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (ang. Privacy Shield), zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej. Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania Danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania. 13. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że Dane osobowe przetwarzane są przez niego w sposób bezpieczny zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator dba o to, by wszystkie operacje na Danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników. Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora. 14. DANE KONTAKTOWE Kontakt do każdego z Administratorów: AmRest sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (ul. Plac Grunwaldzki 25-27, Wrocław), adres poczty elektronicznej kontakt@amrest.eu. AmRest Coffee sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (ul. Plac Grunwaldzki 25-27, Wrocław), adres poczty elektronicznej kontakt@amrest.eu. Dla ułatwienia kontaktu w sprawie przetwarzania danych osobowych, kontakt do Inspektora Ochrony Danych każdego z Współadministratorów to iod@amrest.eu 15. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. 11/12

12 Aktualna wersja Polityki została przyjęta i obowiązuje od 11 września 2019 r. 12/12