Regulamin i zarządzanie danymi w ramach CROSSDUATHLON Dzika HELENKA 2018

Transkrypt

1 Regulamin i zarządzanie danymi w ramach CROSSDUATHLON Dzika HELENKA Regulamin CROSSDUATHLON Dzika HELENKA 2. Zgodna na przetwarzanie danych 3. Obowiązek informacyjny na podstawie artykułu 13 RODO Regulamin CROSSDUATHLON Dzika HELENKA 2018 I. Organizator 1. Organizatorem CROSSDUATHLON Dzika HELENKA 2018 jest Rada Dzielnicy Helenka z siedzibą w Zabrzu ul.jordana Zabrze (organ pomocniczy Miasta Zabrze zwany dalej: Radą Dzielnicy ). II. Termin i miejsce. Trasa biegu i rajdu rowerowego. Zaplecze dla zawodników. 1. Crossduathlon (Bieg-Rajd rowerowy-bieg) odbędzie się 6 października 2018 roku. 2. Start imprezy CROSSDUATHLON Dzika HELENKA 2018 nastąpi około godz. 10:00. O godzinie 10:30 wystartuje kategoria KID dzieci od 11 do 15 lat. O godzinie 12:00 wystartuje kategoria OPEN - grupa wiekowa do lat 16. Pary Rodzic-Dziecko w kategorii FAMILY będą brać udział w zmaganiach na placu od godziny 10:45 według wskazówek osób prowadzących zabawy. 3. Miejsce startu zostanie podzielone na strefy. Zawodnicy muszą ustawić się na starcie do 15 minut przed godziną przypisaną do ich grupy wiekowej w wyznaczonej strefie startowej. 4. Trasa biegu poprowadzona będzie przez ogródki działkowe Tulipan, miejski zieleniec przy ogrodzie i las między Helenką a Miechowicami. Dokładny przebieg oraz zasady zostaną przedstawione na mapie podanej na profilu Rady Dzielnicy tj. oraz na stronie biegu 5. Trasa nie posiada atestu, bo jest to impreza rekreacyjna, a jej długość wynosi Bieg-1kmrower-6 km, Bieg-0,5km dla zawodników w kategorii KID do lat 16 oraz Bieg-2,5km-Rower- 10 km, Bieg-1km dla zawodników OPEN powyżej lat 16. W kategorii FAMILY odbędą się zabawy sprawnościowe i gry z wykorzystaniem rowerów, w parach rodzic-dziecko i osobno. 6. Trasa będzie oznakowana i będą ustawione na niej punkty kontrolne, w których zawodnicy muszą się zameldować. Nie uzyskanie autoryzacji wszystkich punktów kontrolnych spowoduje dyskwalifikację zawodnika z miejsc medalowych i losowania nagród. 7. Na trasie nie będzie punktów żywienia, ale na wszystkich zarejestrowanych uczestników po rajdzie czeka poczęstunek regeneracyjny i picie. 8. Uczestnicy na trasie rajdu Crossduathlon mają obowiązek stosowania się do poleceń osób zabezpieczających trasę oraz zachować szczególną ostrożność z uwagi na pieszych w lesie i innych uczestników ruchu. Organizatorzy ze swojej strony dołożą wszelkich starań, żeby zabezpieczyć niebezpieczne miejsca. 9. Impreza odbędzie się niezależnie od pogody dlatego zawodnicy powinni zadbać o odpowiednią odzież.

2 III. Uczestnictwo (warunki i opłaty) 1. W rajdzie i biegu mogą uczestniczyć zawodnicy zgodnie z kategoriami wiekowymi, jednakże osoby, które do dnia 6 października 2018 roku nie ukończą 18 lat powinny przynieść podpisane przez rodziców zaświadczenie ze zgodą na udział oraz że nie ma przeciwwskazań do udziału w imprezie. W przypadku startu osób pełnoletnich oraz par dziecka z osobą dorosłą wymagana jest identyfikacja par (dowód i legitymacja) oraz podpis odpowiednich oświadczeń na miejscu imprezy. 2. Warunkiem uczestnictwa w imprezie jest: a) pisemne wyrażenie zgody na przestrzeganie niniejszego Regulaminu, a tym samym pełną akceptację powyższych regulacji oraz zobowiązanie się do ich przestrzegania, b) posiadanie dobrego stanu zdrowia umożliwiającego udział w rajdzie i biegu oraz złożenia przez zawodników oświadczenia o braku przeciwwskazań medycznych do uczestnictwa w takiej imprezie. 3. Każdy zawodnik startujący w CROSSDUATHLON Dzika HELENKA 2018 musi zostać zweryfikowany w Biurze Zawodów (W świetlicy ogrodu TULIPAN ul.niepokólczyckiego 70, Zabrze) przez okazanie dokumentu tożsamości oraz złożenie podpisu na karcie startowej. 4. Organizator nie pobiera opłat za udział w imprezie. 5. Wszyscy uczestnicy biegu otrzymują m.in.: numer startowy (na rower / koszulkę), pamiątkową koszulkę, możliwość korzystania z punktów odżywiania po imprezie; pamiątkowy medal na mecie CROSSDUATHLON Dzika HELENKA. Ilość numerów startowych może zostać ograniczona. 6. Wszyscy zawodnicy muszą posiadać własny rower i kask. Brak kasku spowoduje dyskwalifikację i brak możliwości udziału w imprezie. IV. Zgłoszenie i odbiór pakietu startowego 1. Zgłoszenia do crossduathlonu przyjmowane są za pomocą formularza zgłoszeniowego znajdującego się na stronie internetowej i od 21 września 2018 roku do 1 października 2018 roku. W sytuacjach awaryjnych zgłoszenia przyjmować będą wyznaczeni nauczyciele WF w szkołach w dzielnicy Zabrze-Helenka tj. w SP30, SP33 i Salezjańskim Zespole Szkół Publicznych. 2. W przypadku, gdy limit miejsc nie zostanie wyczerpany zgłoszenia będą przyjmowane w Biurze Zawodów (ogród Tulipan) w dniu imprezy tj. 6 października 2018 r. od godz Limit numerów startowych ograniczony został do 100 pakietów startowych, chyba że zapisy on-line wymuszą jego powiększenie. 4. W dniu zawodów oraz po wyczerpaniu limitu zawodników zapisy nie będą możliwe. 5. Potwierdzeniem zgłoszenia jest nadany numer startowy (mailowo na adres podany przy rejestracji). Nadawanie numeru startowego może potrwać do 4 dni roboczych (do dnia 5 października). W przypadku problemów technicznych numer startowy będzie przekazany w dniu zawodów.

3 6. Odbiór numerów startowych będzie możliwy osobiście lub przez wskazaną osobę w Biurze Zawodów po okazaniu dowodu tożsamości w dniu: 6 października 2018 r. w godz Biuro Zawodów otwarte w dniach 6 października 2018 mieścić się będzie na terenie ROD Tulipan (świetlica przy ogródkach) ul. Niepokólczyckiego 70, Zabrze. V. Pomiar i limity czasu 1. Pomiar czasu będzie wykonywany ręcznie przez uprawnione osoby i tylko dla grupy pierwszych trzech zawodników. 2. Podczas biegu i rajdu wszyscy zawodnicy muszą posiadać otrzymane w pakiecie numery startowe przymocowane z przodu koszulki startowej. 3. Organizator nie określa limitu czasu ukończenia rajdu, ale w sytuacjach (np. przebicie opony itp.) gdzie nastąpi problem będzie udzielona pomoc w dostaniu się do mety. 4. Na trasie zawodów możliwa jest asysta, ale tylko w sytuacjach awaryjnych, wywrotkach itp. sytuacjach. W pozostałych przypadkach zawodnik sam musi pokonać trasę. 5. Na terenie zawodów uczestnicy będą mogli skorzystać z przebieralni oraz sanitariatów. 6. Dla uczestników zostanie udostępniony depozyt na czas zawodów. Organizator dołoży wszelkich starań, aby nikomu nic nie zginęło, ale nie bierze odpowiedzialności za pozostawione w depozycie przedmioty wartościowe oraz dokumenty. VI. Klasyfikacje i nagrody 1. Klasyfikacja Crossduathlon Dzika Helenka 2018 prowadzona będzie w następujących kategoriach: a) kategorie: Kategoria KID: od 11 do 15 lat Kategoria OPEN: od 16 do 99 lat Kategoria FAMILY: zabawy i gry na terenie imprezy w parach rodzic + dziecko do lat 11 Kobiety i mężczyźni będą sklasyfikowani razem. 2. Warunkiem przeprowadzenia klasyfikacji wiekowych jest ukończenie biegu przez minimum czterech zawodników w danej kategorii. W przypadku startu mniejszej ilości zawodników zostaną oni sklasyfikowani w innej kategorii. 3. Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzenia dodatkowych klasyfikacji. 4. Rodzaj i wysokość nagród. W każdej kategorii będzie nagroda za I, II, III miejsce. Każdy uczestnik otrzyma posiłek regeneracyjny (okazanie numeru startowego), a ten kto ukończy crossduathlon dodatkowo otrzyma pamiątkowy medal. Wśród wszystkich, którzy ukończą crossduathlon (wszystkie etapy imprezy tj. bieg-rajd-bieg oraz zmagania w parach) dodatkowo będą rozlosowane dwa rowery i smartwatch. 5. Z losowania nagród będą wyłączeni organizatorzy oraz ich rodziny. 6. Dekoracja oraz przyznanie nagród odbędzie się po zakończeniu wszystkich zmagań.

4 7. Warunkiem otrzymania nagród, zwłaszcza losowanych, jest ukończenie biegu oraz osobiste stawienie się na ceremonii wręczenia nagród. VII. Postanowienia końcowe 1. Zawody organizowane są pod patronatem Prezydenta Miasta Zabrze w ramach środków przyznanych w konkursie inicjatyw Rad i Osiedli Miasta Zabrze. 2. Uczestnicy mają obowiązek przestrzegania porządku publicznego, poleceń służb porządkowych oraz poszanowania pozostałych uczestników imprezy i osób, znajdujących się na trasie (w lesie i na osiedlu). 3. Organizator ma prawo usunąć z trasy oraz terenu imprezy osoby, które w jakikolwiek sposób zakłócają porządek publiczny, przebieg rajdu lub zachowują się niezgodnie z Regulaminem. 4. Nie przestrzeganie regulaminu może być powodem dyskwalifikacji zawodnika. 5. Organizator zapewnia uczestnikom niezbędną opiekę medyczną na trasie i mecie crossduathlonu w czasie trwania imprezy. 6. Ubezpieczenie indywidualne na wypadek kontuzji lub innego nieszczęśliwego zdarzenia, które może stać się udziałem zawodnika w czasie biegu, czy rajdu wymaga osobnej polisy wykupionej indywidualnie przez uczestnika. 7. Protesty będą przyjmowane wyłącznie w formie pisemnej, papierowej i przyjmowane będą przez Biuro Zawodów do godz w dniu zawodów. 8. Przekazanie swojego numeru startowego innej osobie na czas trwania rajdu i biegu lub jego części spowoduje dyskwalifikację zawodnika posługującego się danym numerem startowym. 9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie imprezy z przyczyn od niego niezależnych i niemożliwych do przewidzenia. ORGANIZATOR: Rada Dzielnicy Helenka Zabrze, 3 września 2018 roku

5 ZGODA NA PRZETWARZANIE DANYCH Uczestnik przez rejestrację wyraża zgodę na przetwarzanie przez Radę Dzielnicy Helenka z siedzibą w Zabrzu (dalej: Radą Dzielnicy ), swoich danych osobowych w postaci: a) imienia, nazwiska, informacji o stanie zdrowia, adresu zamieszkania, adresu poczty elektronicznej oraz numeru telefonu na potrzeby uczestnictwa w zawodach Crossduathlon Dzika Helenka, które odbędą się w dniu 6 października 2018 r. b) imienia, nazwiska na potrzeby ich publicznego wskazania w celu poinformowania o wynikach zawodów opisanych w lit. a) powyżej, c) adresu poczty elektronicznej na potrzeby przesyłania przez Radę Dzielnicy informacji dotyczących zawodów opisanych w lit. a) powyżej. Ponadto oświadcza, że został poinformowany, że: 1. Administratorem jego danych osobowych jest Rada Dzielnicy Helenka z siedzibą w Zabrzu , ul. Jordana 59 (przy Przedszkolu nr 6). 2. Podstawę przetwarzania jego danych stanowi niniejsze oświadczenie w przedmiocie zgody, a ich podanie jest uzasadnione celem organizacji zawodów Crossduathlon Dzika Helenka. 3. Jego dane osobowe są zbierane wyłącznie na potrzeby organizacji zawodów Crossduathlon Dzika Helenka. 4. Dane, których dotyczy niniejsze oświadczenie nie będą przekazywane do państw pozaunijnych będących siedzibami podmiotów wymienionych w punkcie 4), które nie stosują Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. W razie ich przekazywania do państw trzecich przekazanie będzie następowało przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, o których mowa w art. 46 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych oraz uczestnik będzie uprawniony/uprawniona do uzyskania ich kopii w następującym miejscu: Rada Dzielnicy Helenka z siedzibą w Zabrzu , ul. Jordana Dane będą przechowywane do momentu powołania nowej Rady Dzielnicy w 2021 roku. 6. Podanie danych objętych niniejszym oświadczeniem jest dobrowolne, ale niezbędne do uczestnictwa w zawodach. 7. Uczestnik jest uprawniony/uprawniona do żądania od administratora dostępu do jego danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także do przenoszenia danych. 8. Uczestnikowi przysługuje prawo do wniesienia skargi do Organu Nadzorczego w razie przetwarzania moich danych osobowych niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa[1]. 9. Uczestnik jest uprawniony/uprawniona do cofnięcia niniejszej zgody w dowolnym momencie, jednak bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. [1] Uprawnienie to przysługuje od 25 maja 2018 r. (data obowiązywania Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych).

6 Obowiązek informacyjny na podstawie artykułu 13 RODO Z dniem 25 maja 2018 r. zacznie obowiązywać unijne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane jako RODO ). Wobec powyższego Rada Dzielnicy Helenka przedstawia następującą informację dotyczącą przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z art.13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016r. Rada Dzielnicy Helenka informuje: Kto jest administratorem Twoich danych osobowych? Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Twoje dane osobowe, jest Rada Dzielnicy Helenka z siedzibą w Zabrzu , ul. Jordana 59. Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych? Napisz do nas na Facebooku a wyznaczony przez nas inspektor danych osobowych zajmie się tematem. Skąd mamy Twoje dane? Otrzymaliśmy je od Ciebie podczas rejestracji na zawody sportowe. Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Twoich danych osobowych przez Rada Dzielnicy Helenka? Przetwarzamy Twoje dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do: świadczenia usług drogą elektroniczną; zapewnienia obsługi Twojego zgłoszenia, które do nas kierujesz przez formularz kontaktowy; kontaktowania się z Tobą, w tym w celach związanych z organizacją zawodów; Czy musisz podać nam swoje dane osobowe? Wymagamy podania przez Ciebie danych osobowych, abyś mógł wziąć udział w zawodach przez nas organizowanych. Jeśli z jakiegoś powodu nie podasz tych danych osobowych, niestety nie będziesz mógł wziąć w nich udziału. Jakie masz uprawnienia wobec Fundacji w zakresie przetwarzanych danych? Posiadasz prawo do: żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia (w przypadkach wskazanych w przepisach art. 17 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) lub ograniczenia przetwarzania (w przypadkach wskazanych w przepisach art. 18 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), oraz prawo do przenoszenia swoich danych. Z uprawnień tych możesz skorzystać, gdy: w odniesieniu do żądania sprostowania danych: zauważysz, że Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne; w odniesieniu do żądania usunięcia danych: Twoje dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez Radę Dzielnicy; cofniesz swoją zgodę na przetwarzanie danych; zgłosisz sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych; Twoje dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem; dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;

7 w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych: zauważysz, że Twoje dane są nieprawidłowe możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych; Twoje dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będziesz chciał/a, aby zostały usunięte; Twoje dane nie będą nam już potrzebne, ale mogą być potrzebne Tobie do obrony lub dochodzenia roszczeń; lub wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania danych do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu; w odniesieniu do żądania przeniesienia danych: przetwarzanie Twoich danych odbywa się na podstawie Twojej zgody lub umowy zawartej z Tobą oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny. Masz prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (adres: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, Warszawa) od dnia 25 maja 2018r. Komu udostępniamy Twoje dane osobowe? Twoje dane osobowe udostępniamy administratorowi oraz upoważnionym przez niego do przetwarzania danych osobowych przedstawicielom administratora. Z uwagi na stosowanie wbudowanego formularza w konto Google Twoje dane możemy ujawnić Google LLC m.in. Twój adres IP oraz firmie nazwa.pl operatorowi serwerów ze stroną internetową biegu. Strona WWW biegu jest zabezpieczona przez dostawców usług. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe? Przechowujemy Twoje dane osobowe na okres organizacji zawodów sportowych w których masz zamiar uczestniczyć, a także po nich w celach: dochodzenia roszczeń w związku z uczestnictwem w zawodach, marketingowych np. zaproszenie na kolejne tego typu imprezy Czy przekazujemy Twoje dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego? Dane nie będą przekazywane do państw pozaunijnych będących siedzibami podmiotów wymienionych w punkcie 4), które nie stosują Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. W razie ich przekazywania do państw trzecich przekazanie będzie następowało przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, o których mowa w art. 46 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych oraz uczestnik będzie uprawniony/uprawniona do uzyskania ich kopii.