INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA REJESTRU USŁUG ROZWOJOWYCH

Transkrypt

1 INSTRUKCJ UŻYTKOWNIK REJESTRU USŁUG ROZWOJOWYCH

2 Spis treści 1 Rejestracja Logowanie do systemu Informacje podstawowe cz. I Informacje podstawowe cz. II Kryteria minimalne Kryteria wiarygodności Zatwierdzanie formularza Karty Podmiotu I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 1

3 1 Rejestracja Strona główna Rejestru znajduje się pod adresem W jej prawym górnym rogu znajduje się przycisk Zaloguj/zarejestruj się (Rysunek 1 ). Rysunek 1 Po naciśnięciu przycisku Zarejestruj (Rysunek 1 ) wyświetli się strona zatytułowana Formularz rejestracji użytkownika (Rysunek 2). I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 2

4 Rysunek 2 W celu utworzenia konta należy uzupełnić swoimi danymi następujące pola : Nazwa użytkownika/login dres I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 3

5 Hasło/ Powtórz hasło Imię/Imiona Nazwisko Wszystkie powyższe pola są obowiązkowe, co oznacza że muszą być one wypełnione w celu stworzenia profilu użytkownika. Poza tym w formularzu znajduje się pole Jestem obywatelem Polski (Rysunek 2 ). Pole to jest domyślnie zaznaczone, co powoduje konieczność podania w dodatkowym polu obowiązkowym numeru PESEL. Odznaczenie pola Jestem obywatelem Polski (Rysunek 3) implikuje pojawienie się dwóch dodatkowych pól obowiązkowych Typ dokumentu (Rysunek 3 ) i Numer dokumentu (Rysunek 3 ) Rysunek 3 Przed założeniem konta należy dodatkowo zaakceptować treść Regulaminu oraz wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych poprzez zaznaczenie kolejnych 2 pól obowiązkowych (Rysunek 4 i ). I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 4

6 Rysunek 4 by zatwierdzić wprowadzone dane należy wybrać przycisk Zatwierdź dane (Rysunek 5 ). I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 5

7 Rysunek 5 Jeśli dane nie zostały wprowadzone poprawnie, mechanizm sprawdzający wskazuje miejsca, które należy uzupełnić bądź poprawić (Rysunek 6) Rysunek 6 I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 6

8 Jeśli wszystkie dane zostały wprowadzone prawidłowo, użytkownik na kolejnej stronie dostaje informację o utworzeniu konta. Zawiera ona polecenie o konieczności uaktywnienia konta poprzez kliknięcie na link aktywujący, który został wysłany na adres wskazany w formularzu rejestracyjnym. Link ten jest ważny przez 120 minut. (Rysunek 7). Rysunek 7 I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 7

9 2 Logowanie do systemu ktywacja linku powoduje otwarcie ekranu logowania (Rysunek 8). Rysunek 8 Po zalogowaniu wyświetla się ekran Lista profili (Rysunek 9). I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 8

10 Rysunek 9 Po wybraniu profilu (Rysunek 9 ) Podmiotu świadczącego usługę rozwojową wyświetla się ekran Profil podmiotu (Rysunek 10). I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 9

11 Rysunek 10 Po naciśnięciu przycisku Dodaj profil podmiotu (Rysunek 10 ) wyświetla się ekran Karta podmiotu (Rysunek 11). Rysunek 11 I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 10

12 3 Informacje podstawowe cz. I Karta podmiotu składa się z 4 zakładek: Informacje podstawowe Dane adresowe Kryteria minimalne Kryteria wiarygodności Ostatnia z zakładek nie jest widoczna w pierwotnej wersji Karty Podmiotu, gdyż dotyczy ona tylko tych Podmiotów, które zaznaczą pole Czy chcesz świadczyć usługi rozwojowe z możliwością współfinansowania z EFS (Rysunek 12 ) oraz wybiorą odpowiedni rodzaj usługi rozwojowej (Rysunek 12 ). Rysunek 12 I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 11

13 W zakładce Informacje podstawowe należy wpisać dane w następujące pola : Nazwa podmiotu NIP REGON Forma prawna Data rozpoczęcia działalności Wszystkie powyższe pola są obowiązkowe, co oznacza że muszą być one wypełnione w celu stworzenia profilu użytkownika. Dodatkowo w zakładce znajdują się pola opcjonalne: Nazwa stosowana w obrocie gospodarczym Czy chcesz świadczyć usługi rozwojowe z możliwością współfinansowania z EFS? Dodatkowo w z zakładce Informacje podstawowe znajduje się 5 sekcji: Rodzaje usług rozwojowych (Rysunek 13 ) Uproszczona ścieżka wpisu (Rysunek 13 ) Kluczowa kadra, którą dysponuje Podmiot (Rysunek 13 C) Dotychczasowe doświadczenie w realizacji usług rozwojowych (Rysunek 13 F) Inne informacje nt. Podmiotu np.: posiadane licencje, akredytacje, certyfikaty (Rysunek 14 ) Wypełnienie tych sekcji nie jest obowiązkowe. I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 12

14 C E D F Rysunek 13 Przycisk Eksportuj do: (szablon tabeli) (Rysunek 13 D) pozwala na wygenerowanie szablonu tabeli w jednym z 3 formatów (xlsx, csv, xml), który po wypełnieniu może służyć do zaimportowania pliku (Rysunek 13 E). I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 13

15 Rysunek 14 Sekcja Rodzaje usług rozwojowych jest aktywowana wyłącznie w przypadku zaznaczenia pola Czy chcesz świadczyć usługi rozwojowe z możliwością współfinansowania z EFS? (Rysunek 15 ). Rysunek 15 I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 14

16 Wyświetla się wówczas lista składająca się z 4 rodzajów usług rozwojowych. Należy zaznaczyć te usługi, które mają być współfinansowane z EFS. Dla każdego rodzaju usług zaznaczonego w tej sekcji należy wykazać doświadczenie stałej kadry Podmiotu w ramach kryterium wiarygodności nr 4 (Zakładka Kryteria wiarygodności). Sekcja Uproszczona ścieżka wpisu dotyczy wyłącznie tych Podmiotów, które: 1. Posiadają dokument potwierdzający spełnianie Małopolskiego Standardu Usług Szkoleniowo-Edukacyjnych (MSUES), wydany przez Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie. 2. Posiadają status Ośrodka Krajowego Systemu Usług dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw (KSU) świadczącego usługi doradcze o charakterze ogólnym W przypadku Podmiotów posiadających status KSU należy podać numer ośrodka KSU (Rysunek 16). Rysunek 16 W przypadku Podmiotów spełniających standard MSUES należy podać: informacje dotyczące numeru znaku MSUES oraz jego daty ważności (Rysunek 17) Rysunek 17 UWG Uproszczona ścieżka wpisu będzie polegać na zwolnieniu z konieczności uzupełniania przez Podmiot zakładki Kryteria wiarygodności i weryfikacji spełniania tych kryteriów przez dministratora Rejestru, za wyjątkiem kryterium 1 dot. wykluczenia z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich. Zwolnienia ze spełniania kryteriów dotyczą: 1. MSUES usługi szkoleniowe oraz usługi rozwojowe o charakterze zawodowym 2. KSU inne usługi rozwojowe Podmioty korzystające z uproszczonej ścieżki, które są zainteresowane świadczeniem usług rozwojowych nie podlegających zwolnieniom, będą musiały dodatkowo spełnić kryterium wiarygodności nr 4 (dotyczące doświadczenia stałej kadry Podmiotu). Sekcja Kluczowa kadra, którą dysponuje Podmiot ma formę tabelaryczną. Może być ona uzupełniana ręcznie za pomocą przycisku Dodaj osobę (Rysunek 18 ) lub dzięki importowi danych z przygotowanej wcześniej tabeli za pomocą przycisku Importuj dane (Rysunek 18 ). Pod ww. polem przewidziano dodatkowe pole I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 15

17 przeznaczone na podanie adresu strony internetowej zawierającej dodatkowe informacje dotyczące kluczowej kadry (Rysunek 18 C). C Rysunek 18 Wprowadzając dane kluczowej kadry należy podać obligatoryjnie następujące dane: Imię Nazwisko dres Fakultatywnie można podać informacje dotyczące funkcji, specjalizacji oraz jednostki organizacyjnej, w której zatrudniona jest zgłaszana osoba (Rysunek 19). I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 16

18 Rysunek 19 Sekcja Dotychczasowe doświadczenie w realizacji usług rozwojowych ma formę pola tekstowego (Rysunek 20 ). Limit znaków dla pola nie może przekraczać 10 tys. Pod ww. polem przewidziano dodatkowe pole przeznaczone na podanie adresu strony internetowej zawierającej dodatkowe informacje dotyczące doświadczenia Podmiotu (Rysunek 20 ). Istnieje również możliwość dołączenia plików zawierających informacje w tym zakresie (Rysunek 20 C). I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 17

19 C Rysunek 20 Sekcja Inne informacje nt. Podmiotu np.: posiadane licencje, akredytacje, certyfikaty ma również formę pola tekstowego. Limit znaków dla pola nie może przekraczać 10 tys. Pod ww. polem przewidziano dodatkowe pole przeznaczone na podanie adresu strony internetowej zawierającej dodatkowe informacje dotyczące licencji, akredytacji i certyfikatów (Rysunek 21 ). Istnieje również możliwość dołączenia plików zawierających informacje w tym zakresie (Rysunek 21 ). Rysunek 21 I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 18

20 4 Informacje podstawowe cz. II Zakładka Informacje podstawowe cz. II składa się z 6 sekcji: dres głównego miejsca wykonywania działalności / siedziba i adres Podmiotu Lokalizacja na mapie Dodatkowe dane adresowe Osoby składające oświadczenia w imieniu Podmiotu Osoby uprawnione w imieniu Podmiotu do wpisywania danych do rejestru usług rozwojowych Oświadczenia Po przejściu do sekcji dres głównego miejsca wykonywania działalności / siedziba i adres Podmiotu (Rysunek 22) należy uzupełnić następujące pola: Kraj Miejscowość Kod pocztowy Województwo Powiat Gmina Kod pocztowy Nr budynku dres Telefon Dodatkowo istnieje możliwość uzupełnienia następujących pól: Ulica Nr lokalu Strona internetowa Fax I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 19

21 Rysunek 22 W sekcji Lokalizacja na mapie oznaczana jest lokalizacja siedziby głównej Podmiotu (Rysunek 23). Znacznik miejsca pojawia się samoistnie po wprowadzeniu powyższych danych adresowych. Jeśli znacznik miejsca znajdujący się na mapie nie wskazuje danego adresu w sposób precyzyjny należy przeciągnąć go i upuścić w odpowiednim miejscu. Rysunek 23 Sekcja Dodatkowe dane adresowe pojawia się po naciśnięciu przycisku Dodaj adres kontaktowy/oddziału/filii (Rysunek 24 ). Liczba I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 20

22 Rysunek 24 Z listy rozwijanej należy wybrać typ adresu (Rysunek 25 ) oraz uzupełnić pozostałe pola adresowe. Żadne z pól w tej sekcji nie jest obligatoryjne. C Rysunek 25 I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 21

23 Przyciski Pokaż i Ukryj (Rysunek 25 i C) służą do zarządzani sposobem prezentacji wprowadzonych danych kontaktowych. Istnieje możliwość dodania więcej niż jednego adresu kontaktowego filii i oddziału. W sekcji Osoby składające oświadczenia w imieniu Podmiotu wyświetla się tabela zawierająca listę osób składających oświadczenia w imieniu Podmiotu (Rysunek 26) Rysunek 26 by upoważnić do składania oświadczeń osoby przypisane uprzednio do profilu należy skorzystać z przycisku Dodaj osobę (Rysunek 27 ). W wywołanym oknie należy wskazać właściwą osobę poprzez użycie niebieskiego przycisku (Rysunek 27 ). by dodać nową osobę upoważnioną do składania oświadczeń należy najpierw zapisać wersję roboczą formularza Karty Podmiotu (Rysunek 27 C). C Rysunek 27 Następnie należy przejść do zakładki Osoby zarządzające profilem (Rysunek 28 ). I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 22

24 Rysunek 28 Następnie należy: wyszukać w systemie osobę, która ma być upoważniona do składania oświadczeń (Rysunek 29 ) lub upoważnić osobę znajdującą się już na liście zarządzających profilem (Rysunek 29 ). Upoważnienia dokonujemy zawsze poprzez kliknięcie na ikonę w kształcie koperty (Rysunek 29 C). C Rysunek 29 by powrócić do formularza Karty Podmiotu należy przejść do zakładki Karta podmiotu (Rysunek 30 ). I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 23

25 Rysunek 30 Następnie należy przejść do sekcji Dane adresowe (Rysunek 31 ). Rysunek 31 W zakładce Dane adresowe należy przejść do sekcji Osoby uprawnione w imieniu Podmiotu do wpisywania danych do rejestru usług rozwojowych (Rysunek 32 ). I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 24

26 Rysunek 32 Dodawanie osób następuje po przejściu do zakładki Osoby zarządzające profilem (Rysunek 28 ) i użyciu przycisku Dodaj zarządzającego profilem (Rysunek 29 ). Ostatnia sekcja w zakładce Dane adresowe zatytułowana jest Oświadczenia (Rysunek 32 ). Składa się ona z jednego pola typu check-box, które zawiera oświadczenie w zakresie prowadzenia aktywnej działalności. I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 25

27 5 Kryteria minimalne Zakładka Kryteria minimalne składa się z pola typu check-box (Rysunek 33, ), które należy zaznaczyć. Rysunek 33 I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 26

28 6 Kryteria wiarygodności Zakładka Kryteria wiarygodności składa się z 5 sekcji, odpowiadających każdemu z kryteriów wiarygodności. Zakładka Kryterium 1 składa się z pola typu check-box (Rysunek 34 ), które należy zaznaczyć. Rysunek 34 W zakładce Kryterium 2 należy wybrać zaznaczyć jedno z pól: TK lub NIE : 1. Zaznaczenie pola NIE (Rysunek 35 ). powoduje pojawienie się na samym dole sekcji tabeli 2 (Rysunek 35 ). 2. Zaznaczenie pola TK (Rysunek 36 ) skutkuje pojawieniem się dwóch kolejnych pól Tabela 2a Łączne obroty i Tabela 2b Łączne zestawienie godzin. Wybranie pola Tabela 2 a powoduje pojawienie się na samym dole sekcji tej samej tabeli (Rysunek 36 ), co w przypadku zaznaczenia pola NIE. Przycisk Eksportuj do: (szablon tabeli) (Rysunek 35 I, 36 I, 37 I) pozwala na wygenerowanie szablonu tabeli w jednym z 3 formatów (xlsx, csv, xml), który po wypełnieniu może służyć do zaimportowania pliku (Rysunek 35 D, 36 D, 37 E). E F H G C D I I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 27

29 Rysunek 35 E G F H C D I Rysunek 36 Dane do tabeli wprowadzane są za pomocą przycisku Dodaj dokument (Rysunek 35 C, 36 C) lub dzięki importowi danych z przygotowanej wcześniej tabeli za pomocą przycisku Importuj dane (Rysunek 35 D, 36 D). W przypadku ręcznego wprowadzania danych, należy podać informacje dotyczące: numeru dokumentu lub dowodu księgowego (Rysunek 35 E, 36 E) rodzaju dokumentu lub dowodu księgowego (Rysunek 35 F, 36 F) daty wystawienia dokumentu lub dowodu księgowego (Rysunek 35 G, 36 G) kwoty wykazanej w obrotach (Rysunek 35 H, 36 H). W przypadku zaznaczenia pola TK (Rysunek 37 ), a nastepnie pola Tabela 2b Łączne zestawienie godzin (Rysunek 37 ). powoduje pojawienie się na samym dole sekcji tabeli (Rysunek 37 C). Dane do tabeli wprowadzane są za pomocą przycisku Dodaj dokument (Rysunek 37 D) lub dzięki importowi danych z przygotowanej wcześniej tabeli za pomocą przycisku Importuj dane (Rysunek 35 E). W przypadku ręcznego wprowadzania danych, należy podać informacje dotyczące: nazwy dokumentu potwierdzającego realizacje usługi rozwojowej (Rysunek 37 F) liczby godzin usługi rozwojowej (Rysunek 37 G) terminu wykonania usługi (Rysunek 37 H) I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 28

30 F G H C D E I Rysunek 37 Sekcja Kryterium 3 ma formę tabelaryczną. Może być ona uzupełniana ręcznie za pomocą przycisku Dodaj opinię (Rysunek 38 ) lub dzięki importowi danych z przygotowanej wcześniej tabeli za pomocą przycisku Importuj dane (Rysunek 37 ). W przypadku ręcznego wprowadzania danych, należy podać informacje dotyczące: nazwy klienta (Rysunek 38 C) numeru REGON (Rysunek 38 D) zakresu świadczonych usług (Rysunek 38 E) terminu świadczonych usług (Rysunek 38 F) I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 29

31 C D F E Rysunek 38 Sekcja Kryterium 4 może składać się od 1 do 4 tabel, w zależności od rodzajów usług wybranych przez Użytkownika w zakładce Informacje podstawowe (Rysunek 12 ). I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 30

32 C D I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 31

33 F E G Rysunek 39 Tabele dotyczące: usługi szkoleniowej innej usługi rozwojowej usługi rozwojowej o charakterze zawodowym dane uzupełnione mogą być dzięki importowi danych z przygotowanej wcześniej tabeli za pomocą przycisku Importuj dane (Rysunek 39, D, E). Dane te mogą być również wprowadzone ręcznie (Rysunek 39, C, F), za pomocą przycisku Dodaj osobę. Wyświetla się wówczas formularz (Rysunek 40) zawierający 3 pola tekstowe obligatoryjne (imię, nazwisko i adres ) oraz listę rozwijaną. Lista zawiera warunki, jakie należy spełnić dla każdego progu punktowego w ramach poszczególnych rodzajów usług. I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 32

34 Rysunek 40 W przypadku usługi e-leraningowej dane te mogą być wprowadzone wyłacznie ręcznie (Rysunek 39 G). Wyświetlany formularz (Rysunek 41) zawiera wyłącznie listę rozwijaną z warunkami, jakie należy spełnić dla każdego progu punktowego w ramach usługi e-learningowej. Rysunek 41 Sekcja Kryterium 5 składa się z 3 części (Rysunek 42,, C). Każda z części składa się z pól typu check-box. Ponieważ kryterium to jest nieobowiązkowe, wszystkie pola mają charakter fakultatywny. I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 33

35 C Rysunek 42 W przypadku sekcji Zestawienie projektów współfinansowanych z EFS zaznaczenie pola Tak oraz Dodaj projekt/umowę powoduje wyświetlenie dodatkowego formularza (Rysunek 43) zawierającego pola tekstowe, w których należy przedstawić charakterystykę zrealizowanych projektów. I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 34

36 Rysunek 43 W przypadku sekcji Zestawienie projektów komercyjnych zaznaczenie pola Tak oraz Dodaj projekt/umowę powoduje wyświetlenie dodatkowego formularza (Rysunek 44) zawierającego pola tekstowe, w których należy przedstawić charakterystykę zrealizowanych projektów komercyjnych. I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 35

37 Rysunek 44 I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 36

38 7 Zatwierdzanie formularza Karty Podmiotu Po wypełnieniu wszystkich 4 zakładek formularza Karty podmiotu istnieje możliwość zapisania danych za pomocą 1 z 3 przycisków: 1. Zapisz i waliduj - dostępny dla tych użytkowników, którzy nie posiadają uprawnień do składania oświadczeń w imieniu Podmiotu (Rysunek 45 ). Zapisanie danych przy pomocy tego przycisku nie jest równoznaczne z przekazaniem wniosku do weryfikacji i wymaga dodatkowego zatwierdzenia formularza przez uprawnionych do tego użytkowników. Rysunek Przekaż do weryfikacji - dostępny dla tych użytkowników, którzy posiadają uprawnienia do składania oświadczeń w imieniu Podmiotu (Rysunek 46 ) Rysunek Zapisz wersję roboczą - dostępny dla obydwu kategorii użytkowników (Rysunek 45, 46 ). Zapisanie danych przy pomocy tego przycisku nie jest równoznaczne z przekazaniem wniosku do weryfikacji i wymaga dodatkowego zatwierdzenia formularza przy pomocy przycisku Przekaż do weryfikacji. I n s t r u k c j a u ż y t k o w n i k a 37