-WZÓR UMOWY- UMOWA Nr. Zawarta w dniu 2018 roku w Łodzi pomiędzy:

Transkrypt

1 -WZÓR UMOWY- UMOWA Nr Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Zawarta w dniu 2018 roku w Łodzi pomiędzy: Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi z siedzibą, przy ul. Dubois 118, Łódź (NIP: , REGON: ), zwanym w treści umowy Zamawiającym, reprezentowanym przez: a firmą: zwaną w treści umowy Wykonawcą reprezentowaną przez:.. 1 Przedmiot Umowy 1. Niniejsza Umowa została zawarta bez stosowania Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz z późń. zm.), z uwagi na brzmienie art. 4 pkt Przedmiotem Umowy jest wynajem sali szkoleniowej oraz zapewnienie usługi cateringowej i zaplecza hotelowego dla uczestników szkoleń Energetyk Gminny, przeprowadzanych w ramach Projektu pn. Ogólnopolski system wsparcia doradczego dla sektora publicznego i mieszkaniowego oraz przedsiębiorstw w zakresie efektywności energetycznej oraz OZE w zakresie zgodnym z opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy. 3. Miejsce realizacji usług: 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określony został w Załączniku nr 1 do Umowy, który stanowi jej integralną część. 5. Zamówienie realizowane jest w ramach Projektu pn. Ogólnopolski system wsparcia doradczego dla sektora publicznego, mieszkaniowego oraz przedsiębiorstw w zakresie efektywności energetycznej oraz OZE finansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Spójności Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata w ramach I osi priorytetowej Zmniejszenie emisyjności gospodarki.

2 2 Termin 1. Przedmiot zamówienia zrealizowany zostanie w terminie od dnia zawarcia niniejszej Umowy do dnia 30 kwietnia 2019 roku. 2. Szczegółowe terminy uzgodnione zostaną pomiędzy Stronami Umowy w formie elektronicznej. 3 Wynagrodzenie 1. Za należyte wykonanie przedmiotu zamówienia Wykonawcy przysługiwać będzie maksymalne wynagrodzenie w kwocie brutto.. zł ( słownie: ). Rzeczywista wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy nie może przekroczyć wskazanej powyżej kwoty. 2. Rzeczywista wysokość wynagrodzenia Wykonawcy za organizację dwudniowego cyklu szkolenia zostanie ustalona jako suma: 1) wynagrodzenia za wynajem sali szkoleniowej, wynoszącego. zł netto, plus podatek VAT ( %), tj... zł, co daje kwotę brutto. zł; 2) wynagrodzenia za usługę cateringową (serwis kawowy, lunch oraz obsługa), stanowiącego iloczyn faktycznej ilości osób (uczestników szkolenia) i ceny jednostkowej za osobę wynoszącej. zł netto, plus podatek VAT ( %), tj... zł, co daje kwotę brutto. zł; 3) wynagrodzenia za usługę hotelową, stanowiącego iloczyn faktycznej ilości osób korzystających z noclegu i ceny za 1 pokój jednoosobowy wynoszącej. zł netto, plus podatek VAT ( %), tj... zł, co daje kwotę brutto. zł. 3. Wynagrodzenie płatne będzie na podstawie prawidłowo wystawionych faktur, po zakończeniu każdego dwudniowego cyklu szkolenia. W okresie obowiązywania Umowy Zamawiający przewiduje maksymalnie 9 dwudniowych cyklów szkoleniowych. 4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, obejmuje wszelkie niezbędne koszty poniesione przez Wykonawcę w celu wykonania przedmiotu zamówienia, w tym m.in.: koszty wynajęcie sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem, koszty usługi cateringowej i hotelowej oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty. 5. Podstawę wystawienia faktur stanowi każdorazowo protokół częściowy odbioru wykonanej usługi, podpisany przez Zamawiającego bez uwag. Protokół odbioru zawierający, co najmniej oznaczenie Stron, miejsce i datę sporządzenia protokołu, przedmiot zamówienia, potwierdzenie faktycznej ilości osób korzystających z usługi cateringowej i hotelowej, potwierdzenie przez Zamawiającego należytego wykonania przedmiotu zamówienia oraz podpis przedstawiciela Zamawiającego, sporządza Zamawiający. 6. Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do podpisania protokołów odbioru jest Kierownik Zespołu ds. Funduszy Unii Europejskiej i Doradców Energetycznych lub osoba go zastępująca.

3 7. Faktury płatne będą przelewem w terminie do 14 dni od dnia ich otrzymania w formie pisemnej przez Zamawiającego na rachunek bankowy Wykonawcy w nich wskazany. Terminem zapłaty jest data obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 4 Przedstawiciele Osobami odpowiedzialnymi za koordynowanie obowiązków wynikających z niniejszej Umowy są: 1) ze strony Zamawiającego: Imię i nazwisko Telefon kontaktowy Adres poczty elektronicznej 2) ze strony Wykonawcy: Imię i nazwisko Telefon kontaktowy Adres poczty elektronicznej 5 Kary umowne 1. Strony ustalają, iż z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia przysługują kary umowne określone w ust Kary, o których mowa w ust.1, będą naliczane w następujących przypadkach i wysokościach: 1) za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu zamówienia, przez co rozumie się niespełnienie któregokolwiek z wymagań określonych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 % maksymalnego wynagrodzenia w kwocie brutto, o którym mowa w 3 ust. 1 Umowy za każdy stwierdzony przypadek, przy czym łączna wysokość kar z tego tytułu nie może przekroczyć 50% maksymalnego wynagrodzenia w kwocie brutto, o którym mowa w 3 ust. 1 Umowy; 2) w przypadku odstąpienia od Umowy lub jej rozwiązania przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn leżących po drugiej Stronie, za wyjątkiem sytuacji, o których mowa w 6 ust. 1 pkt 1 lit. c i d Umowy, ta ostatnia zapłaci karę umowną w wysokości 20 % wynagrodzenia maksymalnego w kwocie brutto, o którym mowa w 3 ust. 1 Umowy. 3. Przewidziane kary umowne nie wyłączają możliwości dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych, do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.

4 4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia nawet niewymagalnego, na podstawie noty księgowej obciążeniowej, wystawionej przez Zamawiającego. 5. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za działania lub zaniechania powstałe na skutek siły wyższej. 6 Wypowiedzenie Umowy 1. Stronom przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w następujących sytuacjach: 1) Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy: a) w przypadku trzykrotnego naliczenia kary umownej z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia, o której mowa w 5 ust. 2 pkt. 1 Umowy; b) gdy Wykonawca nie rozpoczął realizacji przedmiotu zamówienia bez uzasadnionej przyczyny; c) gdy w stosunku do Wykonawcy zostanie wszczęte postępowanie likwidacyjne; d) w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy. 3) Wykonawcy przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy: a) jeżeli Zamawiający bezpodstawnie nie przystąpi do odbioru, odmawia odbioru lub odmawia podpisania protokołu odbioru; b) w przypadku niezrealizowania przez Zamawiającego w terminie płatności za wykonane usługi przy czym uprzednio wezwie Zamawiającego do uiszczenia należności w określonym terminie. 2. Każdej ze Stron przysługuje prawo wypowiedzenia niniejszej Umowy z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na ostatni dzień miesiąca. Wypowiedzenie Umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 7 Zmiana Umowy 1. Przewiduje się możliwość dokonania zmian w Umowie na warunkach określonych w niniejszym paragrafie. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenie zmian w Umowie: 1) w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług VAT, przy czym zmianie ulegnie wyłącznie wynagrodzenie brutto, a wynagrodzenie netto pozostanie bez zmian; 2) w zakresie wydłużenia terminu realizacji przedmiotu zamówienia, o którym mowa w 2 ust. 1 Umowy, o okres maksymalnie do 30 czerwca 2019 roku; 3) w zakresie niezrealizowania części przedmiotu zamówienia, tj. rezygnacja z jednej grupy szkoleniowej, w przypadku niewystarczającej liczby osób zainteresowanych szkoleniem. 3. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 4. Zmiany danych teleadresowych lub osób wskazanych do kontaktów pomiędzy stronami nie wymagają sporządzenia aneksu do Umowy. Strony zobowiązane są do informowania się nawzajem w formie

5 pisemnej o zmianach, które zaistnieją w tym zakresie, w przeciwnym wypadku korespondencję wysłaną z użyciem dotychczasowych danych uznaje się za skutecznie doręczona. 8 Postanowienia końcowe 1. Niniejsza Umowa podlega prawu polskiemu i wszystkie jej postanowienia interpretowane będą zgodnie z tym prawem. 2. Wykonawca bez zgody Zamawiającego nie może przenosić wierzytelności wynikających z niniejszej Umowy na osoby trzecie. 3. W związku z przetwarzaniem danych osobowych osób, o których mowa w 4 Umowy, strony zobowiązują się wzajemnie, dopełnić w stosunku do wskazanych przez siebie osób obowiązku informacyjnego, związanego z przetwarzaniem danych osobowych. 4. W kwestiach nieuregulowanych mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. 5. Wszelkie ewentualne spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 6. Umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. Wykonawca Zamawiający

6 Załącznik nr 1 do Umowy SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wynajem sali szkoleniowej oraz zapewnienie usługi cateringowej i zaplecza hotelowego dla uczestników szkoleń Energetyk Gminny, przeprowadzanych w ramach Projektu pn. Ogólnopolski system wsparcia doradczego dla sektora publicznego i mieszkaniowego oraz przedsiębiorstw w zakresie efektywności energetycznej oraz OZE I. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia na każdy dzień szkoleniowy: 1. Podstawowe informacje Termin szkoleń od dnia zawarcia Umowy do roku (do uzgodnienia z wybranym Wykonawcą). Ośrodek konferencyjny/hotel powinien być zlokalizowany na ternie gminy sąsiadującej z Łodzią (tj. Stryków, Nowosolna, Brójce, Rzgów, Ksawerów, Gm. Pabianice,M. Pabianice, Konstantynów Łódzki, Aleksandrów Łódzki, M. Zgierz, Gm. Zgierz). Standard ośrodka konferencyjnego/hotelu: odpowiadający co najmniej standardowi 3-gwiazdkowemu, zgodnie z wymaganiami jakie mają spełniać obiekty na podstawie Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dn. 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz.U poz. 2166). Wszystkie usługi (tj. konferencyjna/szkoleniowa, gastronomiczna, hotelarska) mają być świadczone w jednym obiekcie/kompleksie. W ramach przedmiotowego zamówienia planuje się przeprowadzenie szkolenia dla min 75, max. 90 osób. Uczestnicy będą podzieleni na 3 grupy po min. 25, max. 30 osób, przy czym każda z grup odbędzie 6-dniowe szkolenie w trzech 2-dniowych blokach. Zarówno termin jak i ostateczna liczba uczestników szkolenia zostaną potwierdzone przez Zamawiającego na 5 dni kalendarzowych przed terminem każdego 2-dniowego cyklu szkolenia. Prelegentów zapewnia Zamawiający. Rozliczenie za wykonaną usługę będzie następowało każdorazowo po zakończeniu każdego 2-dniowego cyklu szkolenia. Zarówno koszty wynajmu sali, cateringu oraz noclegu ponosi Zamawiający. Zamawiający dopuszcza możliwość zrezygnowania z części zamówienia (tj. jednej grupy szkoleniowej) w przypadku niewystarczającej liczby zainteresowanych szkoleniem. 2. Sala szkoleniowa, dostępna w godzinach szkolenia oraz spełniająca nw. wymagania: zapewniająca miejsca siedzące dla 30 uczestników w ustawieniu szkolnym (ew. podkowa); posiadająca system wentylacyjny oraz klimatyzację z możliwością regulacji; zapewniająca dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia i/lub oświetlenia sztucznego oraz dostęp do gniazd elektrycznych; posiadająca zaplecze sanitarne oraz szatnię dostosowane do liczby uczestników;

7 wyposażona w: stół prezydialny dla 5 osób, projektor multimedialny umożliwiającym wyświetlenie prezentacji wykonanych w programie PowerPoint oraz ekran o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiałów dla uczestników konferencji, aparaturę nagłośnieniową oraz mikrofon bezprzewodowy na stole prezydialnym, flipchart lub tablica sucho ścieralna z markerami. 3. Serwis kawowy ciągły od godz. 8: dla min. 25 max. 32 osób (min. 25 max. 30 uczestników szkolenia oraz 2 prelegentów), kawa mielona, rozpuszczalna (wrzątek dozowany z zaparzacza/warnika) - bez ograniczeń; wybór herbat zawierający min. herbatę czarną, zieloną, owocową (bez ograniczeń), dodatki: cytryna oraz mleko i cukier(bez ograniczeń); woda gazowana i niegazowana w butelkach o pojemności maksymalnej 0,5l (łącznie co najmniej 0,5 l na osobę); soki 100% min 3 rodzaje (co najmniej 0,5 l na osobę); ciastka kruche, w czekoladzie z galaretką, co najmniej 4 rodzaje, w ilości minimum 200 g na osobę; ciasto co najmniej 2 rodzaje po 200 g na osobę; świeże, sezonowe owoce, co najmniej 200 g na osobę; 4. Lunch, gotowość o godz. 13:00 dla min. 25 max. 32 osób (min. 25 max. 30 uczestników szkolenia oraz 2 prelegentów), zupa 2 do wyboru (co najmniej 400 ml na osobę); danie główne 3 propozycje (co najmniej 500 g na osobę) dania w wersji mięsnej i wegetariańskiej oraz dwa dodatki skrobiowe, jako dodatek skrobiowy rozumie się np. ziemniaki, ryż, kaszę lub makaron); surówki; deser: co najmniej 3 rodzaje/osobę minideserów np. mus czekoladowy i/lub owocowy, sernik na zimno. 5. Obsługa Zapewnienie kompleksowej obsługi kelnerskiej w godzinach szkolenia, tj. od 8:00 do 15:00. Zamawiający zastrzega, aby lunch był serwowany w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji lub w pomieszczeniu z wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji, w tym samym obiekcie, w którym świadczona jest usługa wynajmu sali konferencyjnej. Wszystkie dania oraz napoje gorące zostaną podane w naczyniach ceramicznych, białych, bez jakichkolwiek znamion wzorów/logotypów/znaków firmowych. Napoje zimne będą serwowane w naczyniach szklanych. Użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. Użyte obrusy i/lub skirtingi muszą być czyste, wyprasowane i nieuszkodzone.

8 Wszystkie posiłki zapewniane przez Wykonawcę muszą być świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi. Użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (np. soki) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Użyte w trakcie konsumpcji będą na bieżąco sprzątane. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji min. 2 warianty menu w terminie 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy. Zamawiający w terminie 3 dni roboczych od otrzymania propozycji, dokona wyboru i akceptacji menu zaproponowanego przez Wykonawcę 6. Usługa hotelowa dla uczestników szkolenia min. 5 max. 25 osób. hotel o standardzie min. 3- gwiazdkowym pokoje 1- osobowe; śniadanie w formie bufetu, w cenie pokoju; rozpoczęcie doby hotelowej nie później niż o godz. 14:00; zakończenie doby hotelowej nie wcześniej niż o godz. 12:00; parking dla gości hotelowych 7. Wymagania dodatkowe Wykonawca zobowiązuje się do zagospodarowania odpadów powstałych w wyniku realizacji umowy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Wykonawca zobowiązuje się, że transport sprzętu i innych artykułów dla celów realizacji zamówienia będzie się odbywać w pojemnikach transportowych wielokrotnego użytku. Zamówienie realizowane w ramach Projektu pn. Ogólnopolski system wsparcia doradczego dla sektora publicznego, mieszkaniowego oraz przedsiębiorstw w zakresie efektywności energetycznej oraz OZE finansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Spójności Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata w ramach I osi priorytetowej Zmniejszenie emisyjności gospodarki. Wykonawca Zamawiający

9