Opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do SIWZ DOA-ZP-III Opis przedmiotu zamówienia 1. Oznaczenia kodu CPV Wspólnego Słownika Zamówień: Główny kod CPV: Usługi w zakresie promocji 2. Przedmiot zamówienia: Promocja gospodarcza miasta Łodzi i regionu łódzkiego w ramach międzynarodowego min. dwudniowego wydarzenia, w którym będzie uczestniczyć min. 600 osób (w tym m.in. przedstawicieli nauki, biznesu, funduszy inwestycyjnych, branży priorytetowych dla miasta Łodzi i regionu łódzkiego itp.), dotyczącego rozwoju innowacji i ekosystemu life science, które będzie zrealizowane w Polsce w 2019 r. w ramach projektu pt. Internacjonalizacja gospodarcza przedsiębiorstw z regionu łódzkiego poprzez dedykowane działania promocyjne i terytorialny marketing gospodarczy część II, współfinansowanego z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata Celem głównym projektu jest: intensyfikacja działań związanych z opracowywaniem i wdrażaniem kompleksowej oferty promocji gospodarczej Łodzi i regionu łódzkiego, zwiększenie poziomu handlu zagranicznego w Łodzi i regionie, zwiększenie międzynarodowej rangi Łodzi i regionu poprzez budowanie sieci międzynarodowej współpracy gospodarczej, a także wsparcie sektora MŚP z regionu łódzkiego działającego w regionalnych inteligentnych specjalizacjach (RIS) w internacjonalizacji działalności i wzmocnieniu konkurencyjności. Celami pośrednimi projektu są: silniejsza identyfikacja łódzkich przedsiębiorców jako dobrej marki, a tym samym poprawa wizerunku Łodzi jako miasta wspierającego sektor MŚP, działających w regionalnych inteligentnych specjalizacjach, zwiększenie wiedzy o ofercie inwestycyjnej miasta i regionu łódzkiego, budowanie przewagi konkurencyjnej nad innymi dużymi miastami w kraju, a także stymulowanie wzrostu liczby inicjatyw gospodarczych w sektorze mikroprzedsiębiorstw i MŚP, zwłaszcza start-upów. Przedmiot zamówienia obejmuje: Promocję gospodarczą miasta Łodzi i regionu łódzkiego w ramach międzynarodowego min. dwudniowego wydarzenia, w którym będzie uczestniczyć min. 600 osób (w tym m.in. przedstawicieli nauki, biznesu, funduszy inwestycyjnych, branży priorytetowych dla miasta Łodzi i regionu łódzkiego itp.), dotyczącego rozwoju innowacji i ekosystemu life science, które będzie zrealizowane w Polsce w 2019 r. W skład działań związanych z promocją gospodarczą miasta Łodzi i regionu łódzkiego wchodzą: ETAP I: I. Przyznanie Zamawiającemu tytułu: Partnera Strategicznego wydarzenia. II. Należyte wyeksponowanie faktu partnerstwa Zamawiającego w wydarzeniu poprzez: 1. Umieszczenie i ekspozycję logotypu przekazanego przez Zamawiającego, zgodnie z Systemem Identyfikacji Wizualnej udostępnionym przez Zamawiającego, w widocznym miejscu uzgodnionym z Zamawiającym: a. na stronie internetowej wydarzenia. Logotypy przekazane przez Zamawiającego pojawią się na stronie internetowej wydarzenia nie później niż na 2 miesiące przed datą wydarzenia i zostaną podszyte linkiem do strony lub innej wskazanej przez pracownika Biura Obsługi Inwestora i Współpracy z Zagranicą w Departamencie Prezydenta Urzędu Miasta Łodzi, 1

2 b. w min. 2 newsletterach wysyłanych do potencjalnych gości wydarzenia i partnerów przed datą realizacji wydarzenia, c. w min. 3 newsletterach skierowanych przed datą realizacji wydarzenia do narodowych i międzynarodowych mediów w celu promocji wydarzenia. 2. Umieszczenie informacji o Zamawiającym i jego aktywności realizowanej w trakcie trwania wydarzenia w min. 1 newsletterze wysyłanym przed datą realizacji wydarzenia w celu promocji wydarzenia. 3. Przybliżenie informacji o Zamawiającym i jego aktywności w trakcie trwania wydarzenia w min. 1 poście publikowanym na oficjalnym koncie/profilu wydarzenia w min. 1 serwisie społecznościowym. 4. Zaproszenie, w celu promocji potencjału gospodarczego miasta Łodzi i regionu łódzkiego, do udziału w wydarzeniu keynote speaker a na wniosek Zamawiającego i włączenie jego wystąpienia do oficjalnego programu wydarzenia. Kandydatura keynot speaker a zostanie skonsultowana z organizatorem wydarzenia i Komitetem Sterującym/Radą Programową wydarzenia, a jego wybór -dokonany po uzyskaniu ich akceptacji. Będzie to osoba ze świata biznesu, aktywna na arenie międzynarodowej, mająca doświadczenie w wystąpieniach publicznych. 5. Zamieszczenie informacji o Zamawiającym i jego aktywności w trakcie trwania wydarzenia, słowa wstępnego od przedstawiciela władz miasta Łodzi, jak również całostronicowej reklamy promującej potencjał gospodarczy miasta Łodzi i regionu łódzkiego w oficjalnym katalogu/programie wydarzenia. Materiały do publikacji w katalogu/programie wydarzenia przygotuje i przekaże Zamawiający zgodnie ze specyfikacją przekazaną Wykonawcy przez organizatora wydarzenia. ETAP II: I. Należyte wyeksponowanie faktu partnerstwa Zamawiającego w wydarzeniu poprzez: 1. Umieszczenie i ekspozycję logotypu przekazanego przez Zamawiającego, zgodnie z Systemem Identyfikacji Wizualnej udostępnionym przez Zamawiającego, w widocznym miejscu uzgodnionym z Zamawiającym: a. na scenie głównej wydarzenia w czasie min. dwóch dni trwania wydarzenia, b. w miejscu, które będzie przeznaczone na realizację konferencji prasowych/medialnych (np. na ścianie medialnej) w czasie min. dwóch dni trwania wydarzenia, c. na wszystkich materiałach drukowanych wydarzenia, w tym katalogach/ drukowanych programach wydarzenia, identyfikatorach, zaproszeniach na wydarzenie itp. d. we foyer w miejscu realizacji wydarzenia, e. na min. 1 z gadżetów promocyjnych wydarzenia nawiązującym do tematyki wydarzenia i przygotowanym w nakładzie nie mniejszym niż 600 szt. Gadżet promocyjny zostanie rozdystrybuowany wśród uczestników wydarzenia, f. w filmie podsumowującym realizację wydarzenia w 2019 r. wraz z jego publikacją na stronie internetowej wydarzenia oraz w min. 1 w serwisie społecznościowym (np. Facebooku). 2. Umożliwienie powitania uczestników wydarzenia, w trakcie trwania jego oficjalnej inauguracji na scenie głównej wydarzenia, przez przedstawiciela Zamawiającego wraz z umożliwieniem Zamawiającemu przeprowadzenia prezentacji dot. tematyki promocji gospodarczej miasta Łodzi i regionu łódzkiego (czas trwania prezentacji nie mniej niż 5-10 minut). 3. Przybliżenie informacji o Zamawiającym i jego aktywności w trakcie trwania wydarzenia w min. 2 postach publikowanych na oficjalnym koncie/profilu wydarzenia w min. 1 serwisie społecznościowym. 4. Zapewnienie możliwości wyświetlania we foyer, w miejscu głównym realizacji wydarzenia, min. 5 razy dziennie, w każdym dniu trwania wydarzenia, filmów 2

3 promocyjnych przekazanych przez Zamawiającego. Czas trwania każdego z filmów będzie nie dłuższy niż 3 minuty. 5. Pozycjonowanie Zamawiającego jako Partnera Strategicznego wydarzenia w dedykowanym oprogramowaniu do rezerwacji/ustalania spotkań w celu wstępnego planowania spotkań 1:1 lub spotkań grupowych w trakcie trwania wydarzenia. 6. Przekazanie Zamawiającemu min. 35 zaproszeń, w tym min. 15 zaproszeń VIP (uwzględniających udział we wszystkich wydarzeniach wyszczególnionych w programie wydarzenia), na wydarzenie do dowolnego rozdysponowania tych zaproszeń przez Zamawiającego. 7. Umożliwienie udziału i zabrania głosu przez przedstawiciela Zamawiającego w trakcie trwania oficjalnej konferencji prasowej zapowiadającej wydarzenie, która byłaby zorganizowana nie później niż na 2 tygodnie przed datą realizacji wydarzenia. 8. Umieszczenie 2 roll-upów z logotypem Zamawiającego przekazanych przez Zamawiającego, w miejscu realizacji wydarzenia (w trakcie trwania całego wydarzenia). Nośniki zostaną umieszczone w wyeksponowanym miejscu uzgodnionym z przedstawicielem Zamawiającego (pracownik Biura Obsługi Inwestora i Współpracy z Zagranicą w Departamencie Prezydenta UMŁ). 9. Dołączenie materiałów informacyjnych i/lub promocyjnych przekazanych przez Zamawiającego do pakietów konferencyjnych dystrybuowanych wśród wybranych przez Zamawiającego gości wydarzenia. 10. Umożliwienie Zamawiającemu, w celu lepszego przygotowania się do działań promocyjnych i realizowanych w trakcie trwania wydarzenia spotkań umożliwiających promocję gospodarczą miasta Łodzi i regionu łódzkiego, dostępu do wykazu zarejestrowanych uczestników wydarzenia: a. Zamawiający otrzyma listę zarejestrowanych uczestników wydarzenia nie później niż na 2 tygodnie przed datą realizacji wydarzenia, b. lista zawierać będzie co najmniej: nazwę firmy/instytucji, imię i nazwisko zarejestrowanego reprezentanta danego przedsiębiorstwa/instytucji, nazwę zajmowanego przez niego stanowiska, kontakt służbowy do danego przedstawiciela przedsiębiorstwa/instytucji. 11. Zorganizowanie dla Zamawiającego co najmniej 10 spotkań z gośćmi/partnerami/uczestnikami itp. wydarzenia: a. Zamawiający ma prawo wyboru podmiotów, będących gośćmi/partnerami/uczestnikami itp. wydarzenia, z którymi chciałby podjąć rozmowy tak, by profil ich działalności odpowiadał przyjętej przez Zamawiającego strategii przyciągania inwestycji oraz obowiązującej strategii rozwoju regionu łódzkiego, b. organizator wydarzenia zaproponuje Wykonawcy spotkania z danym podmiotami, gdy będzie on posiadał informacje, że taki podmiot jest zainteresowany ekspansją swojej działalności na rynek łódzki, c. spotkania będą się odbywały w przestrzeni przeznaczonej na organizację spotkań lub grup dyskusyjnych z uczestnikami wydarzenia, d. czas trwania każdego ze spotkań wyniesie ok minut. 12. Zapewnienie w trakcie trwania wydarzenia powierzchni wystawienniczej/stoiska promocyjnego, o powierzchni nie mniejszej niż 20 m 2, wyposażonego w min. 2 ekrany umożliwiające wyświetlanie filmów promocyjnych i/lub prezentacji i/lub zdjęć, posiadającego dostęp do Internetu, jak również wyposażonego w krzesła i stoliki, umożliwiające Zamawiającemu realizację krótkich spotkań z uczestnikami wydarzenia, spotkań B2B, krótkich prezentacji itp., mających na celu promocję potencjału gospodarczego i inwestycyjnego miasta Łodzi i regionu łódzkiego. Koszty aranżacji i wyposażenia stoiska promocyjnego/powierzchni wystawienniczej leżą po stronie Wykonawcy. 13. Przeprowadzenie w ramach wydarzenia min. 1 sesji interaktywnej lub grupy dyskusyjnej na wybrany temat związany z promocją gospodarczą miasta Łodzi i regionu łódzkiego: 3

4 a. spotkanie powinno potrwać nie mniej niż 45 minut, b. uczestnicy wydarzenia zainteresowani uczestnictwem w takiej sesji interaktywnej lub grupie dyskusyjnej będą zgłaszali swój wybór poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie wydarzenia, c. ostateczny temat spotkania (sesji/grupy) zaproponuje Wykonawca po konsultacji z Zamawiającym i Komitetem Sterującym/Radą Programową wydarzenia. 14. Umówienie dla Zamawiającego, w trakcie trwania wydarzenia, spotkań z min. 2 keynote speaker ami wydarzenia, będącymi przedstawicielami np. nauki, biznesu, administracji publicznej, funduszy inwestycyjnych czy też branży priorytetowych dla miasta Łodzi i regionu łódzkiego. Zamawiający wskaże nazwiska prelegentów, z którymi chciałby przeprowadzić rozmowy. 15. Realizację dla uczestników wydarzenia, w celu promocji potencjału gospodarczego miasta Łodzi i regionu łódzkiego, min. dwóch wizyt w siedzibach przedsiębiorstw, reprezentujących branże priorytetowe dla miasta Łodzi i regionu łódzkiego, zlokalizowanych w Łodzi i/lub regionie łódzkim: a. wszystkie wizyty powinny odbyć się w przeddzień wydarzenia bądź też w dzień bezpośrednio po jego realizacji, b. jedna wizyta powinna trwać ok. 1-2 godziny, c. przy wyborze miejsc realizacji wizyt brane będą przede wszystkim pod uwagę rekomendacje Zamawiającego. Uwzględnione także będą takie kryteria jak: wielkość przedsiębiorstwa, złożoność procesów i proponowane usługi. d. w jednej wizycie może uczestniczyć maksymalnie 17 osób, w tym do 2 przedstawicieli Zamawiającego oraz jeden przedstawiciel organizatora wydarzenia, e. w czasie wizyty przedstawiciel Zamawiającego, jak i przedstawiciel odwiedzanego przedsiębiorstwa będą mieli możliwość zrobienia prezentacji dla uczestników wizyty, f. uczestnicy wydarzenia, zainteresowani wizytacją, będą zgłaszali swoje zainteresowanie wizytą w danym przedsiębiorstwie poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie wydarzenia, g. uczestnicy wizyt będą do nich dowożeni autobusami/busami. Koszty najmu autobusów/busów leżą po stronie Wykonawcy, h. reprezentant danego przedsiębiorstwa, który będzie gospodarzem wizyty nie ponosi dodatkowych kosztów w związku z jego udziałem w min. 2-dniowym wydarzeniu. 16. Umożliwienie w trakcie trwania wydarzenia, w celu promocji potencjału gospodarczego miasta Łodzi i regionu łódzkiego, przez przedsiębiorstwo (preferowane podmioty z sektora MŚP), reprezentujące jedną z branż priorytetowych dla miasta Łodzi/regionalnych specjalizacji regionu łódzkiego, realizacji 1 sesji interaktywnej lub grupy dyskusyjnej: a. wskazane, po konsultacji z Zamawiającym, przedsiębiorstwo przedstawi daną branżę zebranej grupie odbiorców i przedstawi Łódź i/lub region łódzki jako miejsce atrakcyjne do inwestowania/prowadzenia działalności gospodarczej itp., b. sesją/grupę dyskusyjną będzie moderowała osoba wskazana przez Zamawiającego, c. Zamawiający, zamiast prezentacji przygotowanej przez jedno z przedsiębiorstwo/ instytucji, zastrzega sobie możliwość zorganizowania panelu z udziałem kilku przedstawicieli branży priorytetowej, d. sesja interaktywna lub grupa dyskusyjna powinna trwać nie dłużej niż minut. 17. Udział przedstawicieli Zamawiającego w dodatkowym spotkaniu wraz z cateringiem i oprawą multimedialną (realizowanym np. w formie kolacji) dla min uczestników wydarzenia zainteresowanych potencjałem gospodarczym miasta Łodzi i regionu łódzkiego: a. miejsce zorganizowania spotkania zaproponuje Wykonawca. Zamawiający zaakceptuje wskazane miejsce w ciągu 3 dni roboczych od daty jego przedstawienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zaproponowania innego miejsca spotkania, 4

5 b. spotkanie będzie trwało około 2-3 godzin, c. preferowany termin realizacji spotkania- po zakończeniu pierwszego dnia realizacji wydarzenia, d. przedstawiciel Zamawiającego będzie miał możliwość powitania zebranych gości i wygłoszenia krótkiej przemowy lub prezentacji o Łodzi, jak również regionie łódzkim, e. wszelkie koszty związane z organizacją i przebiegiem spotkania zostaną poniesione przez Wykonawcę (w zakres tych kosztów wchodzą: wynajem miejsca realizacji wydarzenia, transport uczestników do miejsca wydarzenia, catering, oprawa muzyczna, nagłośnienie itp.). 18. Druk oficjalnego katalogu/programu wydarzenia, z uwzględnieniem informacji o Zamawiającym i jego aktywności w trakcie trwania wydarzenia, słowa wstępnego od przedstawiciela władz miasta Łodzi, jak również całostronicowej reklamy promującej potencjał gospodarczy miasta Łodzi i regionu łódzkiego, w nakładzie nie mniejszym niż 600 szt. i jego dystrybucja wśród gości wydarzenia. 19. Przekazanie Zamawiającemu min. 50 zdjęć z wydarzenia - pełna dokumentacja wydarzenia (format JPG o minimalnej rozdzielczości 3024 x 2016 pikseli, plik nie większy jednak niż 5 MB). Wykonawca oświadczy, że do przekazanych zdjęć będą mu przysługiwały autorskie prawa majątkowe nieograniczone prawami osób trzecich. Na podstawie umowy Wykonawca wyrazi zgodę, w ramach otrzymanego wynagrodzenia, na nieograniczone w czasie wykorzystywanie przez Zamawiającego przekazanych zdjęć w materiałach promujących Zamawiającego na wszelkich nośnikach i polach eksploatacji, w tym w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu wytwarzania określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową; w zakresie obrotu utworem wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy; w zakresie rozpowszechniania utworu publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym. Nośniki, na których przekazano zdjęcia stanowić będą własność Zamawiającego z dniem ich przekazania. II. Przedstawienie Zamawiającemu sprawozdania z realizacji zobowiązań wynikających z podpisanej umowy, w terminie nie dłuższym niż 21 dni od dnia zakończenia realizacji działań objętych przedmiotem umowy. III. Zamawiający nie określił w opisie przedmiotu zamówienia wymagań zatrudnienia przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane czynności w zakresie realizacji zamówienia, o którym mówi art. 29 ust. 3a ustawy Pzp, ponieważ realizacja przedmiotowych usług nie zawiera czynności, które polegają na wykonywaniu pracy w sposób określony w art Kodeks pracy, zatem nie jest wymagane zatrudnienie osób przez wykonawcę na umowę o pracę. 3. Miejsce wykonania: zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. 4. Termin realizacji przedmiotu umowy: od daty zawarcia umowy i data zakończenia: 21 dni od daty zakończenia realizacji działań objętych przedmiotem umowy, jednak nie dłużej niż do dnia r. 5