SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Instytut Genetyki i Hodowli Zwierząt PAN w Jastrzębcu Magdalenka, ul. Postępu 36A SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Nr sprawy DAZ 4 0 / 59 /14 Wdrożenie Centralnego Systemu Informatycznego klasy ERP, wspierającego zarządzanie i rozliczanie badań (CSI), według załącznika nr 1 do SIWZ. TERMINY: Składanie ofert: do r. do godz Otwarcie ofert: r. o godz Uwaga: Zamawiający oczekuje, że Wykonawcy zapoznają się dokładnie z treścią dokumentu. Złożenie oferty będzie uważane za akceptację zasad prowadzenia postępowania opisanych w niniejszym dokumencie. Strona 1 z 109

2 1. Podstawa prawna Postępowanie jest prowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 9 stycznia 004 r. Prawo zamówień publicznych, tekst jednolity (t.j. Dz. U. z 013 r. poz. 907) zwanej dalej Ustawą i przepisów wykonawczych wydanych na podstawie przepisów Ustawy. 1. Na podstawie art. 10 ust. 1 oraz Ustawy postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego.. Wartość szacunkowa zamówienia przekracza progi określone w art. 11 ust. 8 Ustawy. 3. Usługa jest finansowana z Projektu Rozwój infrastruktury teleinformatycznej wspierającej prowadzenie badań i wymianę wiedzy z zakresu genomiki, biotechnologii i jakości produktów pochodzenia zwierzęcego współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. 4. Ogłoszenie podlega obowiązkowi przekazania Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, zamieszczenia w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Zamawiającego na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej: Informacje o zamawiającym Instytut Genetyki i Hodowli Zwierząt Polskiej Akademii Nauk w Jastrzębcu, ul Postępu 36A, Magdalenka, tel. +48// , faks +48// REGON , NIP: Konto bankowe: PKO S.A. nr Użyte w Specyfikacji terminy mają następujące znaczenie: IGHZ PAN lub Zamawiający Instytut Genetyki i Hodowli Zwierząt PAN w Jastrzębcu Postępowanie postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone przez Zamawiającego na podstawie niniejszej Specyfikacji. SIWZ lub Specyfikacja niniejsza Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. Ustawa - ustawa z dnia 9 stycznia 004 r. - Prawo zamówień publicznych (Pzp) Zamówienie należy przez to rozumieć zamówienie publiczne, którego przedmiot został w sposób szczegółowy opisany w zał.1 do SIWZ. Wykonawca podmiot, który ubiega się o wykonanie Zamówienia, złoży ofertę na wykonanie Zamówienia albo zawrze z Zamawiającym umowę w sprawie wykonania Zamówienia. 3. Przedmiot zamówienia 3.1. Wdrożenie Centralnego Systemu Informatycznego klasy ERP, wspierającego zarządzanie i rozliczanie badań (CSI) Przedmiot zamówienia obejmuje: Dostawę licencji CSI, oprogramowania bazodanowego oraz systemu operacyjnego, Wykonanie analizy przedwdrożeniowej oraz przedstawienie projektu technicznego, Wdrożenie CSI w obszarach funkcjonalnych wyspecyfikowanych poniżej, Przeniesienie danych z systemów Zamawiającego do CSI, Przeszkolenie personelu Zamawiającego, Świadczenie usługi wsparcia po starcie produkcyjnym, Świadczenie usług serwisowych dla wdrożonego systemu Oferowany CSI musi być systemem w pełni zintegrowanym, obejmujący następujące zakresy funkcjonalne: obszar zarządzania projektami, obszar finansowo-księgowy, obszar majątku trwałego, obszar zakupów i gospodarki magazynowej, obszar sprzedaży, obszar zarządzania produkcją rolną, obszar kadrowo-płacowy, obszar zamówień publicznych wraz z rejestracją zamówień przez wszystkich pracowników, obszar budżetowania i planowania, obszar kontrolingu i analiz ekonomicznych, obszar e-kancelaria i e-sekretariat Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w zał.1a 1c do SIWZ. Strona z 109

3 3.. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych Nie przewiduje się udzielenia zamówienia uzupełniającego Nie dopuszcza się składania ofert częściowych Zamawiający żąda wniesienia wadium, w wysokości określonej w Opisie Przedmiotu Zamówienia Zamawiający nie zamierza zawierać umowy ramowej Zamawiający dopuszcza udział podwykonawców w wykonaniu zamówienia Przedmiot zamówienia wg kodu CPV: Główny przedmiot: Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, Przedmioty dodatkowe: Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne, Pakiety oprogramowania baz danych i operacyjne, Pakiety oprogramowania do rachunkowości/księgowości, Pakiety oprogramowania do rozliczania czasu lub zarządzania zasobami ludzkimi, Usługi programowania oprogramowania aplikacyjnego Usługi w zakresie wsparcia systemu, Usługi wdrażania oprogramowania, Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania, Usługi szkoleniowe. 4. Okres realizacji zamówienia, termin gwarancji podane są w załączniku nr 1a do SIWZ (Opis Przedmiotu Zamówienia). 5. Koszty sporządzenia oferty i udziału w postępowaniu Niezależnie od wyniku postępowania przetargowego (z wyjątkiem unieważnienia postępowania z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego) wszystkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty oraz z udziałem w postępowaniu ponosi Wykonawca. 6. Warunki udziału w postępowaniu i sposób dokonywania oceny ich spełniania 6.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące: posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; posiadania wiedzy i doświadczenia; dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; sytuacji ekonomicznej i finansowej. 6.. W zakresie, o którym mowa w pkt Zamawiający nie wyznacza szczególnego warunku W zakresie, o którym mowa w pkt 6.1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał: wykonanie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, wskazane poniżej wdrożenia centralnego systemu informatycznego klasy ERP: przynajmniej wdrożenia systemu klasy ERP w jednostkach sektora publicznego o łącznej wartości PLN brutto, przy czym jedno wdrożenie o wartości min PLN brutto. Ponadto przynajmniej jedno ze wykazanych wdrożeń obejmowało co najmniej następujące obszary funkcjonalne: A. obszar zarządzania projektami, B. obszar finansowo-księgowy, C. obszar majątku trwałego, D. obszar kadrowo-płacowy, E. obszar zamówień publicznych, F. obszar budżetowania i planowania, G. obszar kontrolingu i analiz ekonomicznych, H. obszar elektronicznego obiegu dokumentów. Wykonawca wykaże wartości samych usług określonych w warunku udziału w postępowaniu, bez wartości pozostałych elementów kontraktu np. dostaw sprzętu. Wykonawca wskaże dokładną nazwę zrealizowanej usługi, która pozwoli na jednoznaczną identyfikację usługi, ze szczegółowym wskazaniem zakresów funkcjonalnych potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu. Zamawiający dopuszcza jedynie wykazywanie usług wdrożenia ostatecznie zakończonych i odebranych, z podaniem ich wartości, Strona 3 z 109

4 przedmiotu, dat wykonania i odbiorców wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały wykonane należycie W zakresie, o którym mowa w pkt zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował: Koordynatorem Współpracy z wykształceniem wyższym magisterskim, posiadającym znajomość metodyki zarządzania projektem potwierdzoną certyfikatem zarządzania projektami wydanym przez niezależną jednostkę akredytowaną do wydawania tego typu certyfikatów, który uczestniczył w min. jednym wdrożeniu systemu informatycznego klasy ERP w jednostkach sektora publicznego o wartości nie mniejszej niż PLN brutto, na stanowisku Kierownika Projektu zespołem Konsultantów Wdrożeniowych w liczbie min. 8 osób z co najmniej 3-letnim doświadczeniem wdrożeniowym każdej z osób, gwarantującym realizację wdrożenia równolegle w kilku wymaganych obszarach. Każda z osób powinna się wykazać doświadczeniem w udziale w co najmniej jednym projekcie informatycznym, dotyczącym wdrożenia systemu informatycznego klasy ERP w jednostkach sektora publicznego zespołem min. 5 pracowników odpowiedzialnych za tworzenie i rozwój oprogramowania z co najmniej 3- letnim doświadczeniem wdrożeniowym w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia, zapewniającym możliwość modyfikacji wdrożonego systemu w zależności od potrzeb Zamawiającego i zapewniającego rozwój systemu. wraz z informacjami o podstawie dysponowania tymi osobami. UWAGA 1: W przypadku Wykonawców podających wartości usług w innych walutach niż PLN, Zamawiający przeliczy wartość netto tych usług po średnim kursie NBP według średniego kursu NBP na dzień, w którym opublikowano ogłoszenie w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Jeżeli w dniu opublikowania ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Narodowy Bank Polski nie opublikuje tabeli kursów walut, Zamawiające przyjmie kurs przeliczeniowy według ostatniej tabeli kursów NBP, opublikowanej przed dniem publikacji ogłoszenia o zamówieniu. UWAGA : Zamówienie będzie realizowane w języku polskim. Wykonawca musi zapewnić możliwość komunikowania się osób wykonujących zamówienie z Zamawiającym w języku polskim oraz sporządzania dokumentacji w języku polskim, w tym zapewnić tłumaczenie symultaniczne w przypadku konieczności komunikacji bezpośredniej oraz tłumaczenie przysięgłe w przypadku sporządzenia dokumentacji w języku obcym W zakresie, o którym mowa w pkt Zamawiający wymaga od Wykonawcy: posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności zgodnej z przedmiotem niniejszego zamówienia na wartość co najmniej PLN posiadania środków finansowych lub zdolności kredytowej na kwotę nie mniejszą niż PLN Zamawiający wymaga wniesienia wadium. Spełnienie tego warunku oceniane będzie na podstawie złożonego dowodu wpłaty wadium Ocena spełnienia opisanych w SIWZ warunków zamawiający dokona w oparciu o dokumenty i oświadczenia złożone wraz z ofertą, określone w pkt 9 SIWZ, metodą warunku granicznego spełnia / nie spełnia. 7. Oferty składane wspólnie 7.1. Dopuszcza się możliwość składania jednej oferty przez dwóch lub więcej Wykonawców (np. w konsorcjum), pod warunkiem, że wykonawcy działający wspólnie ustanowią pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub do reprezentowania w postępowaniu i do podpisania umowy o zamówienie publiczne w przypadku jego uzyskania. 7.. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego są zobowiązani do złożenia w ofercie pełnomocnictwa ustanawiającego pełnomocnika, o którym mowa w pkt Pełnomocnictwo winno określać w szczególności: a) przedmiot postępowania, którego dotyczy, b) wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, c) pełnomocnika, d) zakres umocowania pełnomocnika, w szczególności umocowanie do reprezentowania w postępowaniu lub do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy Pełnomocnictwo musi być podpisane przez wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie wg zasad reprezentacji właściwych dla każdego z wykonawców Każdy z wykonawców tworzących konsorcjum oddzielnie musi wykazać, iż nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 4 ust. 1 pkt 1-11 i ust. pkt 1 Ustawy poprzez złożenie dokumentów wymienionych w pkt 9 SIWZ. Strona 4 z 109

5 7.5. W odniesieniu do wymagań wynikających z art. ust. 1 pkt 1-4 Ustawy i pozostałych wymagań określonych w SIWZ, z zastrzeżeniem pkt 7.3, oferty składane przez konsorcjum zostaną ocenione pod kątem łącznego spełnienia wymagań zamawiającego przez występujących wspólnie wykonawców na podstawie złożonych przez nich dokumentów Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z Pełnomocnikiem Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy o realizację zamówienia, są zobowiązani dostarczyć Zamawiającemu stosowną umowę konsorcjum zawierającą w swojej treści minimum następujące postanowienia: określenie celu gospodarczego, określenie, który z podmiotów jest upoważniony do występowania w imieniu pozostałych przy realizacji ww. zamówienia, oznaczenie czasu trwania konsorcjum obejmującego okres realizacji przedmiotu zamówienia oraz gwarancji i rękojmi Nie dopuszcza się składania umowy przedwstępnej konsorcjum lub umowy zawartej pod warunkiem zawieszającym. 8. Wadium 8.1. Każdy Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swą ofertę wadium w wysokości: PLN (słownie: trzydzieści tysięcy złotych). Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. Wadium wnosi się w PLN. 8.. Wadium może być wniesione w następujących formach: pieniądzu, na konto Zamawiającego; numer konta: , z dopiskiem: Wadium w przetargu nieograniczonym na wdrożenie Centralnego Systemu Informatycznego Nr DAZ 4 0 / 59 / poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy będzie poręczeniem pieniężnym; gwarancjach bankowych; gwarancjach ubezpieczeniowych; poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt. ustawy z dnia 9 listopada 000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tj. Dz. U. 007 Nr 4, poz. 75 ze zm.); 8.3. W przypadku składania przez Wykonawcę wadium w formie gwarancji lub poręczenia, gwarancja powinna być sporządzona zgodnie z obowiązującym prawem i winna zawierać następujące elementy: gwarancji/poręczenia (Zamawiającego), gwaranta/poręczyciela (instytucji udzielających gwarancji/poręczenia) oraz wskazanie ich siedzib, określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją/poręczeniem, kwotę gwarancji/poręczenia, termin ważności gwarancji/poręczenia, oświadczenie Gwaranta/Poręczyciela, w którym zobowiązuje się on do bezwarunkowej wypłaty kwoty wadium na pierwsze żądanie Zamawiającego zawierające oświadczenie, iż zaszła jedna z przesłanek wymienionych w art. 46 ust. 5 ustawy oraz jeżeli Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 6 ust. 3 PZP, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 5 ust. 1 PZP, lub pełnomocnictw, chyba, że udowodni, że wynika to z przyczyn nie leżących po jego stronie, jednocześnie Zamawiający wymaga, aby okres ważności gwarancji/poręczenia nie był krótszy niż okres związania ofertą i wynosił co najmniej 60 dni od upływu ostatecznego terminu składania oferty Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek Zamawiającego wskazany powyżej. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na wskazanym powyżej rachunku bankowym W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie niniejszego zamówienia wadium może być wniesione przez Pełnomocnika Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert, przy czym wniesienie wadium w pieniądzu za pomocą przelewu bankowego Zamawiający będzie uważał za skuteczne tylko wówczas, gdy bank prowadzący rachunek Zamawiającego potwierdzi uznanie środków na koncie Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert Przedłużenie terminu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą. Jeżeli przedłużenie terminu związania ofertą dokonywane jest po wyborze oferty najkorzystniejszej, obowiązek wniesienia nowego wadium, albo jego przedłużenia dotyczy jedynie Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza Do oferty należy dołączyć dowód wniesienia wadium przez Wykonawcę tzn.: oryginał lub potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do podpisania oferty kopię polecenia przelewu na konto Zamawiającego lub Strona 5 z 109

6 8.8.. oryginał dokumentu będący każdą inną formą wadium dopuszczoną przez Zamawiającego. 9. Sposób sporządzenia oferty 9.1. Oferta winna być napisana w języku polskim, pismem maszynowym, odręcznie długopisem lub nieścieralnym atramentem. Oferta nieczytelna nie będzie rozpatrywana. 9.. Zaleca się, aby całość oferty była złożona w formie uniemożliwiającej jej przypadkowe zdekompletowanie Zaleca się, aby wszystkie strony oferty (zawierające zapisy i elementy treści oferty) były ponumerowane kolejnymi numerami oraz parafowane przez osobę/osoby, jeżeli do reprezentowania Wykonawcy uprawnione/upoważnione są dwie lub więcej osób, podpisującą/podpisujące ofertę zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej przez siebie treści (czyli wyłącznie w miejscach, w których jest to dopuszczone przez Zamawiającego) muszą być parafowane przez Wykonawcę. Wszelkie skreślenia i zmiany naniesione przez Wykonawcę w uprzednio wpisany przez niego tekst muszą być parafowane Oferta musi odpowiadać wymaganiom określonym w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Dopuszcza się zastąpienie formularzy załączonych do SIWZ, przeznaczonych do sporządzenia przez Wykonawcę dokumentów wchodzących w skład oferty, ich odpowiednikami opracowanymi przez wykonawcę, pod warunkiem nie dokonywania w nich żadnych zmian w treści poszczególnych pozycji, kolumn i wierszy w stosunku do formularzy wzorcowych załączonych do SIWZ Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Oferty wykonawcy, który występuje w więcej niż w jednej ofercie zostaną odrzucone Nie dopuszcza się składania ofert częściowych Oferta musi dotyczyć wykonania wszystkich zadań stanowiących przedmiot niniejszego zamówienia w wymaganym terminie Formularz ofertowy zgodny w treści z załączonym do dokumentacji przetargowej wzorem (załącznik nr 3 do SIWZ) oraz załączniki do formularza ofertowego, będące częścią oferty i sporządzone (wypełnione) przez Wykonawcę, muszą być podpisane przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu wykonawcy, zgodnie z zasadami reprezentacji określonymi w dokumencie rejestrowym bądź osoby upoważnione, posiadające stosowne pełnomocnictwa. Miejsca naniesienia poprawek w treści oferty lub załączników muszą być parafowane przez osobę lub osoby upoważnione Na zawartość oferty składa się: Formularz ofertowy, Dokumenty wymagane w pkt 10 niniejszej SIWZ, Stosowne Pełnomocnictwo(a) - w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie odpisu z właściwego rejestru, W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego, Pożądane przez Zamawiającego jest złożenie w ofercie spisu treści z wyszczególnieniem ilości stron wchodzących w skład oferty Wykonawca może zastrzec w ofercie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. DzU z 003r. Nr 153 poz ze zm.) rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Informacje zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa winny być przez Wykonawcę złożone w oddzielnej kopercie z oznakowaniem tajemnica przedsiębiorstwa lub zszyte oddzielnie od pozostałych, jawnych elementów oferty. Zamawiający ma prawo badać skuteczność zastrzeżenia dot. zakazu udostępniania informacji zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa. Następstwem stwierdzenia bezskuteczności zastrzeżenia będzie ich odtajnienie (stosownie do uchwały Sądu Najwyższego z dnia 0 października 005 r. sygn. III CZP 74 /05) 9.1. Wykonawca powinien umieścić ofertę w zamkniętej kopercie lub opakowaniu Koperta lub opakowanie winny być zaadresowane według poniższego wzoru: Strona 6 z 109

7 Nazwa wykonawcy Adres Instytut Genetyki i Hodowli Zwierząt Polskiej Akademii Nauk w Jastrzębcu, ul Postępu 36A, Magdalenka Przetarg nieograniczony:... NIE OTWIERAĆ PRZED:.(wpisać termin otwarcia ofert). 10. Wymagane dokumenty wchodzące w skład oferty W celu potwierdzenia, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 4 Ustawy, Zamawiający żąda następujących dokumentów: wykaz usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te usługi zostały wykonane należycie, (zał. nr 5 do SIWZ); wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz z informacją o podstawie dysponowania tymi osobami, (zał. nr 6 do SIWZ); informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których Wykonawca posiada rachunek, potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy do wysokości co najmniej PLN, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, (zał. do oferty); opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia do wysokości co najmniej PLN, (zał. do oferty); oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. ust. 1 Ustawy, (zał. nr 4a do SIWZ); oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia, (zał. nr 4b do SIWZ); aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 4 ust. 1 pkt Ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (zał. do oferty); aktualnego zaświadczenia właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert (zał. do oferty); aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 4 ust.1 pkt 4-8 i Ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (zał. do oferty); aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 4 ust.1 pkt 9 Ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (zał. do oferty); oświadczenia zawierającego listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 4 ust. pkt 5 Ustawy, albo informację o tym, że Wykonawca nie należy do grupy kapitałowej (zał. nr 7 do SIWZ); dowodu wniesienia wadium. UWAGA: Jeżeli wymagane kwoty w dokumentach wymienionych w pkt , i wyrażone będą w innej walucie niż PLN, Zamawiający dokona ich przeliczenia na PLN według średniego kursu NBP na dzień, w którym opublikowano ogłoszenie. Jeżeli w dniu opublikowania ogłoszenia o zamówieniu, Narodowy Bank Polski nie opublikuje Strona 7 z 109

8 tabeli kursów walut, Zamawiający przyjmie kurs przeliczeniowy według ostatniej tabeli kursów NBP, opublikowanej przed dniem publikacji ogłoszenia Jeżeli, w przypadku Wykonawcy mającego siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, osoby, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 5 8, 10 i 11 Ustawy, mają miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Wykonawca składa w odniesieniu do nich zaświadczenie właściwego organu sądowego albo administracyjnego miejsca zamieszkania, dotyczące niekaralności tych osób w zakresie określonym w art. 4 ust. 1 pkt 5 8, 10 i 11 Ustawy, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, z tym że w przypadku gdy w miejscu zamieszkania tych osób nie wydaje się takich zaświadczeń zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego miejsca zamieszkania tych osób lub przed notariuszem Wykonawca wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. ust. 1 Ustawy, może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów na zasadach określonych w art. 6 ust. b Ustawy, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, że będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. zawierające wskazanie: zakresu dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu, sposobu wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez Wykonawcę, przy wykonywaniu Zamówienia, charakteru stosunku, jaki będzie łączył Wykonawcę z innym podmiotem, zakresu i okresu udziału innego podmiotu przy wykonywaniu Zamówienia. W przypadku złożenia pisemnego zobowiązania do oddania do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu Zamówienia, jedynie złożenie oryginału dokumentu zawierającego podpis osoby pod treścią oświadczenia, spełnia wymóg formy pisemnej zobowiązania, określonej w art. 6 ust. b Ustawy. Zamawiający żąda także od wykonawcy przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w pkt Zapisy punktu 10. stosuje się odpowiednio Wykonawca powołujący się przy spełnianiu warunków udziału w postępowaniu na zdolność kredytową innych podmiotów przedkłada informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo kredytowej, dotyczącą podmiotu, z którego zdolności finansowej korzysta na podstawie art.. 6 ust. b pzp, potwierdzającą wysokość posiadanych przez ten podmiot środków lub jego zdolność kredytową, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, potwierdzającą, że Wykonawca dysponuje środkami finansowymi lub zdolnością kredytową do bieżącego finansowania przedmiotu zamówienia do wysokości co najmniej PLN Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt oraz : składa odpowiednio dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że: nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie; składa zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 4 ust. 1 pkt 4 8,10 i 11 Ustawy Dokumenty, o których mowa w pkt , oraz w pkt powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Dokument, o którym mowa w pkt powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 10.5, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Postanowienie pkt 9.6 stosuje się odpowiednio Oświadczenia i dokumenty, które Wykonawca winien złożyć w celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego, które należy dołączyć do oferty: Strona 8 z 109

9 W celu potwierdzenia, że oferowane usługi polegające na wdrożeniu i serwisie oferowanego CSI spełniają wymagania określone przez Zamawiającego, Zamawiający wymaga dołączenia do oferty zaświadczenie niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z normami jakościowymi np. certyfikat ISO 9001:000 lub równoważny, tzn. porównywalny z treścią normy ISO 9001: Wypełniona tabela zawierająca specyfikację funkcji szczegółowych CSI określoną w Załączniku Nr 1b do SIWZ, zawierająca informacje o spełnieniu przez oferowany CSI podstawowych i dodatkowych wymagań określonych przez Zamawiającego, Prezentacja CSI dołączona w wersji elektronicznej na nośniku elektronicznym, potwierdzająca wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia określone przez Zamawiającego w Załączniku Nr 1c do SIWZ Wszystkie dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę poświadczenie powinno zawierać zapis odręczny lub w formie pieczęci /za zgodność z oryginałem/ W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w pkt 10.3 oraz 10.4, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów winny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wówczas, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę którego oferta została poprawiona. Oferta Wykonawcy, który w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. pkt 3 Ustawy, podlega odrzuceniu Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń i dokumentów, których mowa w art. 5 ust. 1 Ustawy lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, których mowa w art. 5 ust 1, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie Zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzić spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub spełnianie przez oferowane usługi wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania ofert. 11. Sposób obliczenia i przedstawienia ceny oferty, waluta w jakiej zostaną dokonane rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą Cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich (do dwóch miejsc po przecinku) w sposób jednoznaczny (bez propozycji alternatywnych) i winna obejmować: całkowity łączny koszt realizacji zamówienia, obliczony na podstawie zawartych w opisie przedmiotu zamówienia elementów cenotwórczych oraz odpowiedniego formularza kosztorysu ofertowego Cena będzie ostateczna i nie będzie podlegać zmianie choćby zwiększył się zakres świadczeń i zmieniły koszty poszczególnych jego składników. Oznacza to, że Wykonawca skalkuluje wszystkie potencjalne ryzyka jakie mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu umowy. W cenie ofertowej należy ponadto uwzględnić podatek VAT (cena brutto) Ceną oferty są kwoty wymienione w Formularzu Oferty Kosztorys ofertowy należy sporządzić na formularzu stanowiącym załącznik nr 3 do SIWZ lub jego odpowiedniku Wszelkie rozliczenia miedzy Wykonawcą a Zamawiającym związane z realizacją zamówienia publicznego, którego dotyczy niniejsza SIWZ, mogą być prowadzone wyłącznie w złotych polskich Jeżeli złożona zostanie oferta, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. 1. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień 1.1. Zgodnie z zasadami określonymi w art. 7 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie lub em lub faksem. 1.. Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienia dotyczące wszelkich wątpliwości związanych z SIWZ, sposobem przygotowania i złożenia oferty Zamawiający udzieli odpowiedzi na wszelkie zapytania związane z prowadzonym postępowaniem niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie Strona 9 z 109

10 treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert Odpowiedź zostanie umieszczona na stronie internetowej, na której udostępniono SIWZ, bez wskazania źródła zapytania Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami jest (w godz. 9-14): Krzysztof Sieradzan, tel. +48// , j.wojcik@ighz.pl 1.6. Nie jest przewidywane zwołanie zebrania Wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści SIWZ. 13. Zasady dokonywania przez Zamawiającego modyfikacji w treści dokumentów składających się na SIWZ Przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może zmienić treść dokumentów składających się na SIWZ O każdej ewentualnej zmianie treści Zamawiający powiadomi niezwłocznie każdego z uczestników postępowania oraz zamieści taką informację na swojej stronie internetowej, a także w przypadku, gdy będzie to wymagane przepisami ustawy opublikuje dodatkowe ogłoszenie o zmianie treści SIWZ Jeżeli w wyniku zmiany treści SIWZ jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. 14. Oferty zamienne, wycofanie, uzupełnienie ofert Wykonawca może wprowadzać zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonej oferty pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzaniu zmian, poprawek itp. przed terminem składania ofert Powiadomienie o wprowadzaniu zmian lub uzupełnienie musi być złożone według takich samych wymagań jak składana oferta tj. w kopercie odpowiednio oznakowanej z dopiskiem "ZMIANA", "UZUPEŁNIENIE" Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia (według takich samych zasad jak wprowadzanie zmian i poprawek) z napisem na kopercie "WYCOFANIE" Koperty oznaczone napisem "WYCOFANIE" będą otwierane w pierwszej kolejności i po stwierdzeniu poprawności postępowania wykonawcy oraz zgodności ze złożonymi ofertami, koperty ofert wycofanych nie będą otwierane Koperty oznaczone dopiskiem "ZMIANA", "UZUPEŁNIENIE" zostaną otwarte przy otwieraniu oferty Wykonawcy, który wprowadził zmiany i po stwierdzeniu poprawności procedury dokonywania zmian zostaną dołączone do oferty. 15. Termin związania ofertą Termin związania ofertą wynosi 60 dni od daty otwarcia ofert. 16. Składanie ofert Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie (lub opakowaniu) w siedzibie Zamawiającego IGHZ PAN Jastrzębiec, ul. Postępu 36A, Magdalenka w sekretariacie (bud. D pok. 103), nie później niż do dnia r. do godz. 1: Wykonawca (na żądanie) otrzyma pisemne potwierdzenie złożenia oferty wraz z numerem, jakim została oznakowana. 17. Otwarcie ofert Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi dnia r. o godz. 1:30 w siedzibie zamawiającego tj. IGHZ PAN, (bud. D. pok. 110), Jastrzębiec, ul. Postępu 36A, Magdalenka Wykonawcy mogą uczestniczyć w publicznej sesji otwarcia ofert. W przypadku nieobecności wykonawcy przy otwieraniu ofert, zamawiający prześle wykonawcy protokół z sesji otwarcia ofert na jego wniosek Podczas sesji otwarcia ofert, bezpośrednio przed ich otwarciem przewodniczący komisji poda kwotę brutto, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia Składając ofertę Wykonawca może zastrzec informacje stanowiące tajemnicę jego przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zastrzeżenie takie Wykonawca może złożyć nie później niż w terminie składania ofert (art. 8 ust. 3 Ustawy). 18. Kryterium oceny ofert i sposób obliczania punktów dla oferty: Zasady oceny oferty Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: 1) cena oferty - waga 40% ) funkcjonalność oferowanego systemu CSI - waga 5% Strona 10 z 109

11 3) ocena prezentacji Systemu - waga 35% Ad. 1 zasady oceny kryterium cena oferty (Y) W opisywanym kryterium badana oferta otrzyma ilość punktów, zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku wg matematycznych reguł zaokrąglania, wynikającą z działania: Y min Y = 40, Yi gdzie: Y Y min Y i ilość punktów, jakie otrzyma badana oferta w badanym kryterium najniższa cena spośród wszystkich ofert cena badanej oferty Ad. zasady oceny kryterium Funkcjonalność oferowanego systemu CSI (F) Kryterium oceny funkcjonalność oferowanego systemu CSI będzie rozpatrywane na podstawie dołączonej do oferty wypełnionej specyfikacji funkcji szczegółowych CSI określonych w Załączniku Nr 1b, zawierającej informacje o spełnieniu przez oferowany CSI podstawowych i dodatkowych wymagań określonych przez Zamawiającego. Niespełnienie jednego z wymagań podstawowych (oznaczonych Priorytetem ) powoduje odrzucenie oferty. Za każde TAK wpisane przez Wykonawcę przy opisie wymagań dodatkowych oznaczonych Priorytetem 1 dotyczących CSI przysługuje 1 punkt cząstkowy. Suma punktów cząstkowych za odpowiedzi TAK będzie podstawą wyliczenia ilości punktów przyznanych badanej ofercie w tym kryterium. Każda oferta w ramach opisanej powyżej oceny może uzyskać maksymalnie 60 punktów cząstkowych (60 wymagań dodatkowych oznaczonych Priorytetem 1). Oferta spełniająca powyższe kryterium otrzyma ilość punktów, zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku wg matematycznych reguł zaokrąglania, wynikającą z działania: F = Fi F max 5 gdzie: F F max F i ilość punktów, jakie otrzyma badana oferta w badanym kryterium najwyższa ilość punktów cząstkowych spośród wszystkich ofert ilość punktów cząstkowych dla badanej oferty Ad. 3 zasady oceny kryterium Ocena prezentacji (P) W ramach tego kryterium jakościowa ocena oferowanego Systemu dokonana zostanie przez Zamawiającego według Zasad Oceny Prezentacji oraz scenariuszy prezentacji, przedstawionych w Załączniku Nr 1c do SIWZ. Ocenie będą podlegać nagrane prezentacje, podczas których zostaną przedstawione zagadnienia przewidziane w scenariuszach. Ocena prezentacji polegać będzie na ocenie każdego z zagadnień określonych w scenariuszach prezentacji przez Komisję Przetargową. Komisja przypisuje ocenę TAK lub NIE do każdego z elementów weryfikowanych w obrębie każdego z zagadnień. Stosunek procentowy odpowiedzi twierdzących (TAK) Komisji do liczby elementów weryfikowanych w danym zagadnieniu będzie skutkował przyznaniem odpowiedniej liczby punktów cząstkowych zgodnie z poniższą regułą: do 74,99% 75,00% - 79,99% 80,00% - 84,99% - 0 pkt - 1 pkt - pkt Strona 11 z 109

12 85,00% - 89,99% 90,00% - 94,99% 95,00% - 100,00% - 3 pkt - 4 pkt - 5 pkt Suma punktów cząstkowych dla wszystkich zagadnień będzie podstawą wyliczenia ilości punktów przyznanych badanej ofercie w tym kryterium. Każda oferta w ramach opisanej powyżej oceny może uzyskać maksymalnie 65 punktów cząstkowych (13 zagadnień ocenianych po maksymalnie 5 punktów cząstkowych). Jeżeli w którymkolwiek z zagadnień oferta uzyska 0 pkt cząstkowych, Zamawiający odrzuci ofertę na podstawie art. 89 ust. 1 pkt ustawy Pzp. W ramach kryterium Ocena prezentacji badana oferta otrzyma ilość punktów zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku wg matematycznych reguł zaokrąglania, wynikającą z działania: P = Pi Pmax 35 gdzie: P P max P i ilość punktów, jakie otrzyma badana oferta w badanym kryterium najwyższa ilość punktów cząstkowych spośród wszystkich ofert ilość punktów cząstkowych dla badanej oferty Łączną liczbę punktów (O), uzyskaną przez ofertę wg powyższych kryteriów, oblicza się wg wzoru: O = Y + F + P 19. Wybór oferty i zawiadomienie o wyniku postępowania Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający jednocześnie zawiadamia Wykonawców, którzy złożyli oferty, o: wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), albo imię i nazwisko, siedzibę albo adres zamieszkania i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy), albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację; Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne; Wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne; terminie, określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 pkt, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta Zamawiający powiadomi o wynikach postępowania wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty Ogłoszenie o rozstrzygnięciu postępowania zostanie umieszczone również na stronie internetowej Zamawiającego oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego. 0. Udzielenie zamówienia, unieważnienie postępowania 0.1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w Ustawie oraz w SIWZ i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane w pkt 18 SIWZ kryteria oceny ofert. 0.. Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia w przypadkach, o których mowa w art. 93 ust. 1 Ustawy. 1. Wymagania dotyczące należytego wykonania umowy 1.1. Zamawiający wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% ceny całkowitej podanej w ofercie. Strona 1 z 109

13 1.. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy musi zostać wniesione najpóźniej w dniu podpisania umowy zgodnie z zasadami określonymi w PZP Zabezpieczenie może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach: pieniądzu, poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt ustawy z dnia 9 listopada 000r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.. Umowa i formalności związane z jej podpisaniem.1. Przed podpisaniem umowy Wykonawca, którego oferta uznana zostanie za najkorzystniejszą, zobowiązany będzie do dostarczenia umowy regulującej współpracę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli oferta tych Wykonawców zostanie wybrana, spełniającej wymagania określone w pkt W zawiadomieniu wysłanym do Wykonawcy, którego oferta uznana zostanie za najkorzystniejszą, Zamawiający określi termin i miejsce złożenia w/w dokumentu oraz poinformuje o formalnościach związanych z podpisaniem umowy o treści zgodnej ze wzorem załączonym do SIWZ..3. Wzór Umowy na wykonanie przedmiotowego zamówienia stanowi załącznik nr do SIWZ..4. Nie dostarczenie dokumentu, o którym mowa w pkt..1 w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie spowoduje, że zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, co skutkować będzie konsekwencjami wobec Wykonawcy określonymi w art. 46, ust. 5 ustawy PZP..5. Przedstawiciel (-le) Wykonawcy, wymieniony w zaproszeniu do podpisania Umowy, posiadający dowód tożsamości i pieczęć firmy, winien przybyć do siedziby Zamawiającego w terminie określonym w ww. zaproszeniu..6. Zamawiający zawrze Umowę po upływie 10 dni od zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostanie przesłane w sposób określony w art. 7 ust. Ustawy, albo 15 dni - jeżeli zostanie przesłane w inny sposób lub w krótszym terminie, jeżeli będzie złożona jedna oferta..7. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, jeżeli konieczność wprowadzenia takiej zmiany wynika z okoliczności, za które żadna ze stron Umowy nie ponosi odpowiedzialności..8. Zamawiający zastrzega, że w razie zaistnienia zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach..9. Do umowy mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej..10. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i zabezpieczenie należytego wykonania umowy..11. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie określonym w art. 94 Ustawy z zastrzeżeniem art. 183 Ustawy. 3. Podwykonawstwo 3.1. Wykonawca może zlecić wykonanie części przedmiotu zamówienia Podwykonawcom z zastrzeżeniem wskazania w ofercie części zamówienia, którą zamierza powierzyć do wykonania podwykonawcom. Zamawiający nie dopuszcza zawierania przez podwykonawców umów z dalszymi Podwykonawcami. 3.. Zlecenie wykonania części przedmiotu zamówienia Podwykonawcom nie zmienia treści zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części przedmiotu zamówienia. Wykonawca jest odpowiedzialny za działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania każdego podwykonawcy tak jak za własne działania. 4. Środki ochrony prawnej 4.1. Wykonawcom oraz innym osobom, których interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów Ustawy, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale VI Ustawy. 4.. Przed upływem terminu składania ofert w przypadku naruszenia przez zamawiającego przepisów Ustawy, ww. środki ochrony prawnej przysługują również organizacjom zrzeszającym wykonawców, wpisanym na listę organizacji uprawnionych do wnoszenia środków ochrony prawnej, prowadzoną przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych (art. 154 pkt 5 Ustawy). Strona 13 z 109

14 ODWOŁANIE Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej Urzędu Zamówień Publicznych, zgodnie z art. 18 ust. 1 pkt 1 Ustawy w terminie 10 od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeśli informacje zostały przesłane w sposób określony w art. 7 ust. Ustawy albo w terminie 15 dni - jeśli zostały przesłane w inny sposób. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu oraz wobec postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia specyfikacji na stronie internetowej. Odwołanie wobec czynności innych niż określone powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia. Odwołujący przesyła kopie odwołania zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać sie z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa sie, iż zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia za pomocą jednego ze sposobów określonych w art. 7 ust. Ustawy. Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami Ustawy czynności zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której zamawiający jest zobowiązany na podstawie Ustawy (art. 180 ust. 1 Ustawy) Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami Ustawy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania (art. 180 ust. Ustawy). 5. Załączniki: 5.1. Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1a, 5.. Specyfikacja funkcji szczegółowych załącznik nr 1b, 5.3. Wymagania dotyczące prezentacji systemu załącznik nr 1c, 5.4. Wzór umowy załącznik nr, 5.5. Formularz ofertowy załącznik nr 3, 5.6. Oświadczenie o spełnieniu przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu załącznik nr 4a, 5.7. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu załącznik nr 4b, 5.8. Wzór wykazu wykonanych usług załącznik nr 5, 5.9. Wzór wykazu osób które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia - załącznik nr 6, Oświadczenie zawierające listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 4 ust. pkt 5 Ustawy, albo informację o tym, że wykonawca nie należy do grupy kapitałowej - załącznik nr Osoby prowadzące postępowanie Komisja przetargowa, która opracowała SIWZ i prowadzi postępowanie: 1. Przewodniczący : Czesław Mokrzycki. Sekretarz: Jerzy Wójcik 3. Członek Krzysztof Sieradzan 4. Członek Bożena Kowalczyk 5. Członek Paweł Urbański 6. Członek Zofia Tarkowska 7. Członek Jolanta Gulczyńska Jastrzębiec, r. ZATWIERDZIŁ: Dyrektor IGiHZ PAN w Jastrzębcu Prof. dr hab. Jarosław Horbańczuk Strona 14 z 109

15 Załącznik nr 1a do SIWZ DAZ-40/ 59 /14 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Wprowadzenie Zamawiający w ramach prowadzonych przez siebie zadań przedstawia niniejszy Opis Przedmiotu Zamówienia, którego celem jest przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego w celu wyłonienia wykonawcy na wdrożenie systemu klasy ERP wraz z serwisem gwarancyjnym i pogwarancyjnym. Zamawiający używa obecnie kilku aplikacji, których funkcjonalność jest porównywalna z systemem klasy ERP. Wzrost dynamiki działań realizowanych przez Zamawiającego stwarza potrzebę zmian w zakresie narzędzi IT wpierających planowanie, zarządzanie realizacją i finansowaniem zadań. Istotne jest aby zapewnić zachowanie ciągłości realizowanych przez Zamawiającego zadań wraz ze wzrostem ich efektywności. Obecny sposób funkcjonowania Zamawiającego, jako organizacji realizującej szereg projektów i programów jednocześnie, powoduje konieczność posiadania efektywnych procesów nadzorowania w celu zapewnienie ich efektywności i optymalnego rozliczenia. Kluczową staje się kwestia dostarczenia na czas odpowiednich informacji dla potrzeb strategicznych decyzji podejmowanych przez Dyrekcję. Intencją Zamawiającego jest, by w ramach realizacji zamówienia dokonać zastąpienia istniejącego rozwiązania przez nowoczesny, zintegrowany system informatyczny przy zaspokojeniu dotychczasowych potrzeb użytkowników. Celem obecnego postępowania jest wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP, w sposób pozwalający na optymalne zarządzanie zasobami Instytutu, przy założeniu, iż system: 1.1. będzie oparty o zintegrowane bazy danych; 1.. umożliwi zwiększenie automatyzacji procesów obiegu informacji w komórkach organizacyjnych, wspierających procesy planowania, zarządzania i rozliczania finansowania zadań/tematów; 1.3. usprawni procesy: planowania, zarządzania i rozliczania projektów, 1.4. zwiększy poziom jakości informacji, przede wszystkim finansowej, udostępnianej z systemu poprzez likwidację zwielokrotnienia wprowadzania tych samych informacji do systemu; 1.5. zwiększy dostępność automatycznych analiz i prognoz dla zarządzania działaniami Instytutu, w różnych horyzontach czasowych, 1.6. wesprze pracowników naukowych w procesie realizowania przez nich badań naukowych.. Przedmiot zamówienia.1. Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie Centralnego Systemu Informatycznego klasy ERP, wspierającego zarządzanie i rozliczanie badań (CSI)... Przedmiot zamówienia obejmuje:..1. Dostawę licencji CSI, oprogramowania bazodanowego oraz systemu operacyjnego,... Wykonanie analizy przedwdrożeniowej oraz przedstawienie projektu technicznego,..3. Wdrożenie CSI w obszarach funkcjonalnych wyspecyfikowanych poniżej,..4. Przeniesienie danych z systemów Zamawiającego do CSI,..5. Przeszkolenie personelu Zamawiającego,..6. Świadczenie usługi wsparcia po starcie produkcyjnym,..7. Świadczenie usług serwisowych dla wdrożonego systemu.3. Oferowany CSI musi być systemem w pełni zintegrowanym, pracującym w oparciu o jeden silnik bazy danych, obejmującym następujące zakresy funkcjonalne:.3.1. obszar zarządzania projektami,.3.. obszar finansowo-księgowy,.3.3. obszar majątku trwałego,.3.4. obszar zakupów i gospodarki magazynowej,.3.5. obszar sprzedaży,.3.6. obszar zarządzania produkcją rolną,.3.7. obszar kadrowo-płacowy,.3.8. obszar zamówień publicznych wraz z rejestracją zamówień przez wszystkich pracowników,.3.9. obszar budżetowania i planowania, obszar kontrolingu i analiz ekonomicznych, obszar e-kancelaria i e-sekretariat..4. Podstawowe i dodatkowe wymagania funkcjonalne zostały określone w zał. Nr 1b do SIWZ..5. Wdrożenie CSI odbędzie się w siedzibie Zamawiającego w Jastrzębcu, przy ul. Postępu 36A w dwóch jednostkach Strona 15 z 109

16 organizacyjnych:.5.1. Instytut Genetyki i Hodowli Zwierząt PAN,.5.. Zakład Doświadczalny Instytutu jednostka Instytutu na wyodrębnionym wewnętrznie rozrachunku gospodarczym, dla łącznej liczby minimum 10 jednoczesnych użytkowników, zgodnie z wymaganiami wskazanymi w pkt 5. Obydwie wykazane jednostki pracują w oparciu o własne polityki rachunkowości oraz własne plany kont, sporządzają własne bilanse, sprawozdania i rozliczenia dla Urzędów, a łączenie danych następuje na poziomie konsolidacji sprawozdań. W ramach wykonanych prac niezbędne będzie zaimplementowanie funkcjonalności konsolidacji bilansów w/w jednostek oraz innych sprawozdań wykazanych w załączniku 1b..6. Wszystkie dostarczone licencje nie mogą nakładać ograniczeń czasowych na prawo do użytkowania oprogramowania. Wymagane są licencje na dwie jednostki organizacyjne..7. System ma być obsługiwany w języku polskim..8. System ma pracować na istniejącej infrastrukturze serwerowej i sieciowej Zamawiającego o parametrach:.8.1. Serwer: Dell PowerEdge R80 w konfiguracji: procesor: x INTEL XEON E5-460 (, 0GHz, 16 MB cache L3) pamięć: 56 GB 1333 MHzECC DDR dyski: x 146 GB SAS 6GB/s,, obr/min (możliwość rozbudowy do max 16 dysków) kontroler raid: PERC H MB napęd: internal DVD +/- RW SATA system operacyjny: brak.8.. Sieć szkieletowa o przepustowości 10 Gb/s., Przepustowość do użytkownika końcowego = 1 Gb/s Stacje robocze pracujące w środowisku Microsoft Windows XP/Windows Rozbudowa w/w infrastruktury do parametrów zalecanych przez Wykonawcę dla oferowanego przez niego CSI w zaznaczonych wyżej obszarach pozostaje po stronie Wykonawcy..9. Dla oprogramowania wymagającego licencji obcych, nie będącego własnością Wykonawcy, ma on dostarczyć oryginalne nośniki, dokumentację, licencje oraz wszelkie inne składniki dołączone do oprogramowania przez jego producenta. Licencje muszą być wystawione na Zamawiającego, a Wykonawca dopełni wszystkich formalności wymaganych prawem, licencją i innymi wymogami Producenta zapewniających, że Zamawiający będzie pełnoprawnym użytkownikiem dostarczonego CSI. Zamawiający ma prawo do użytkowania licencji w tzw. trybie akademickim..10. Zamawiający oczekuje dostarczenia pod potrzeby CSI bazy danych spełniającej wymagania określone w SIWZ oraz niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia w ramach niniejszego postępowania kompletu licencji oprogramowania bazodanowego i ew. licencji dostępowych, instalacji i konfiguracji pod oferowany CSI. Jednocześnie Wykonawca zapewni nadzór i asystę nad niniejszym oprogramowaniem bazodanowym na warunkach określonych w SIWZ. 3. Termin i realizacja zamówienia Zamawiający ustala datę końcową wdrożenia na 3 grudnia 014 r. Kolejne 36 miesięcy (liczone od momentu pozytywnego odbioru końcowego potwierdzającego zakończenie wdrożenia) trwać będzie okres świadczenia usług gwarancyjnych i serwisowych dla wdrożonego systemu. 3.. Realizacja niniejszego zamówienia następować będzie według poniższych etapów: ETAP ZAKRES 1. Etap przygotowania wdrożenia 1.1 Przygotowanie dokumentacji zarządzania wdrożeniem 1. Konfiguracja serwera i stacji roboczych z ewentualną rozbudową infrastruktury do parametrów zalecanych przez Wykonawcę dla oferowanego przez niego CSI 1.3 Dostarczenie i instalacja licencji na oprogramowanie CSI-ERP, system operacyjny i oprogramowanie narzędziowe i bazodanowe. Etap analizy.1 Opracowanie analizy przedwdrożeniowej i projektu technicznego. Odbiór analizy przedwdrożeniowej i projektu technicznego 3. Etap wdrożenia i konfiguracji systemu 3.1 Wdrożenie, konfiguracja i uruchomienie modułów wdrażanego rozwiązania Strona 16 z 109

17 3. Przygotowanie dokumentacji użytkowej 3.3 Migracja danych 3.4 Szkolenia 3.5 Odbiór wdrożonych modułów 3.3. Czas trwania poszczególnych etapów zostanie określony przez Zamawiającego i Wykonawcę na Etapie przygotowania wdrożenia i nie może wykraczać poza datę wskazaną w pkt Celem etapu przygotowania wdrożenia jest przygotowanie organizacyjne wdrożenia, powołanie struktury organizacyjnej wdrożenia oraz przeprowadzenie spotkania rozpoczynającego wdrożenie. Efektem prac będzie przygotowanie przez Wykonawcę przyszłego systemu dokumentacji zarządczej wdrożenia. Dodatkowo w ramach etapu będą zainstalowane i odebrane licencje niezbędne do funkcjonowania CSI Analiza przedwdrożeniowa polega na przeprowadzeniu spotkań z przedstawicielami Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego, mających na celu rozpoznanie procesów zachodzących u Zamawiającego w odniesieniu do funkcji realizowanych przez CSI oraz doszczegółowienie wymagań funkcjonalnych zebranych na etapie tworzenia dokumentacji przetargowej. Produktem tej fazy jest dokument Analiza przedwdrożeniowa oraz dokumentacja projektowa systemu, zawierająca projekt techniczny systemu. W ramach analizy Wykonawca wykona następujące zadania: Zapoznanie się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego i zakresami działania poszczególnych jednostek organizacyjnych w kontekście wdrożenia CSI Konsultacje w zakresie procesów wdrożeniowych w jednostkach organizacyjnych, w których wdrażana będzie aplikacja Zapoznanie się z istniejącym obiegiem dokumentów i informacji, oraz ich relacjami z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Zamawiającego Zapoznanie się z prowadzoną przez Zamawiającego dokumentacją, treścią i wyglądem zestawień i wydruków wskazanych do odwzorowania w systemie Zapoznanie się z treścią katalogów, słowników, wartościami zmiennych podlegających parametryzacji, algorytmami i kluczami rozliczeniowymi Zapoznanie się z obowiązującymi u Zamawiającego zasadami ewidencji kosztów poszczególnych jednostek zarówno pod względem rodzajowym, jak i pod względem miejsc powstawania kosztów Ustalenie metodologii wymiany danych z systemami użytkowanymi przez Zamawiającego Ustalenie metodologii przeniesienia danych do CSI Zapoznanie się z rozkładem pracy pracowników, wyznaczenie w porozumieniu z Zamawiającym terminów wizyt i szkoleń wskazanie potencjalnych usprawnień w procesach organizacyjnych Dokument analizy przedwdrożeniowej zawierać powinien minimum następujące informacje: opis kluczowych procesów i czynności oraz opis funkcji dla poszczególnych modułów Systemu, wymaganych przez Zamawiającego, opis wszystkich danych, które będą zaimportowane do Systemu, opis i schematy obiegów dokumentów przewidzianych do zaimplementowania w systemie, opis i zakres integracji z dziedzinowymi aplikacjami i aparaturą Zamawiającego, opis i funkcje raportów, szczegółowy harmonogram realizacji przedmiotu umowy Przedłożony przez Wykonawcę dokument analizy przedwdrożeniowej podlega zatwierdzeniu przez Zamawiającego W ramach prac Wykonawca przygotuje Projekt Techniczny w zakresie architektury i konfiguracji sprzętowej i programowej oraz funkcjonalności poszczególnych elementów zamówienia: Projekt musi być rozwiązaniem kompleksowym opisującym techniczne aspekty rozwiązania Projekt musi zawierać co najmniej: projekt architektury bezpieczeństwa systemu, projekt infrastruktury sprzętowej, projekt architektury komunikacyjnej, projekt funkcjonalny aplikacji, projekt techniczny integracji Wykonawca wykorzysta do budowy Systemu istniejącą u Zamawiającego infrastrukturę sprzętowoprogramową w postaci: serwer, Strona 17 z 109

18 stacje robocze, łącza transmisji danych Jeśli istniejąca u Zamawiającego infrastruktura sprzętowo programowa okaże się niewystarczająca do prawidłowego i optymalnego funkcjonowania zaproponowanego Systemu, w ramach projektu technicznego Wykonawca zdefiniuje optymalne wymagania sprzętowe Wykonawca przygotuje projekt Systemu zgodnie z wymaganiami przedstawionymi w wymaganiach funkcjonalnych. Projekt podlega zatwierdzeniu przez Zamawiającego przed przystąpieniem do jego wykonania Celem konfiguracji jest przygotowanie docelowej wersji wdrażanego systemu zgodnie z zapisami zawartymi w dokumentacji projektowej systemu. W tym etapie dostawca systemu wykonuje wszelkie prace konfiguracyjne lub modyfikacyjne oprogramowania aplikacyjnego systemu w obszarach funkcjonalnych objętych wdrożeniem systemu. W ramach tego etapu dostawca wykonuje prace polegające m.in. na modyfikacji wyglądu interfejsów użytkowników, utworzeniu profili użytkowników, weryfikacji poprawność danych słownikowych i ich zależności, zdefiniowaniu wzorców dokumentów i raportów. 4. Wymagania stawiane Wykonawcom W trakcie realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest m.in. do: 4.1. Dostarczenia oprogramowania CSI wraz z oprogramowaniem bazodanowym oraz systemem operacyjnym i zainstalowanie go na dedykowanym dla CSI serwerze Zamawiającego. 4.. Przekazania dokumentacji systemu (dokumentacja użytkowników, administratora, licencji) w wersji papierowej i elektronicznej. W szczególności: Dokumentacja w wersji elektronicznej musi być dostarczona w formacie umożliwiającym jej łatwe odczytanie (np. PDF) oraz wydrukowanie w całości lub części, a także musi być zgodna z dostarczoną wersją systemu na dzień rozpoczęcia wdrożenia danego modułu. Musi umożliwiać wyszukiwanie słów lub fraz, wprowadzonych w trakcie jej przeglądania przez użytkownika, jak również posiadać spis treści (rozdziałów) Cała dokumentacja musi być sporządzona w języku polskim, posiadać jednolity wygląd, być czytelna i zrozumiała dla czytelnika. Wyjątkiem od tej reguły jest dokumentacja dla administratora w zakresie oprogramowania nie mającego odpowiednika w języku polskim Dokumentacja powinna być podzielona na dokumentację użytkownika i dokumentację administratora systemu Dokumentacja użytkownika musi zawierać instrukcję obsługi systemu i musi zostać dostarczona na dwa tygodnie przed szkoleniem. Dopuszcza się przekazywanie dokumentacji etapami zgodnie z harmonogramem wdrożenia Dokumentacja administratora oprócz instrukcji obsługi pod kątem zarządzania systemem musi zawierać: opisy struktur bazy danych, opisy interfejsów międzymodułowych, opisy plików i/lub parametrów konfigurujących i parametryzujących system, sposób wykonywania kopii zapasowych systemu, instrukcje instalacji, deinstalacji każdego z elementów systemu tak, aby przeprowadzenie tych czynności mogło zostać wykonane samodzielnie przez administratorów Dostarczenia dokładnej procedury wykonywania i odtwarzania kopii zapasowych poszczególnych części składowych systemu. Zamawiający wykona pod nadzorem Wykonawcy próby wykonania kopii bezpieczeństwa i odzyskania z kopii systemu zgodnie z przekazanymi przez Wykonawcę procedurami. Pozytywne przeprowadzenie tego testu jest warunkiem koniecznym do otrzymania przez Wykonawcę ostatecznego odbioru Dostarczenia dokładnej procedury zamykania i ponownego uruchomienia całego systemu, gwarantującej zachowanie pełnej spójności, poprawności i bezpieczeństwa danych, np. w przypadku zaniku zasilania. Zamawiający wykona pod nadzorem Wykonawcy próbę ręcznego wyłączenia i uruchomienia systemu zgodnie z przekazanymi przez Wykonawcę procedurami. Oprócz próby ręcznego zatrzymania systemu, zostanie również wykonany test automatycznego zamknięcia systemu w przypadku zaniku zasilania oraz automatycznego uruchomienia systemu po odzyskaniu zasilania. Pozytywne przeprowadzenie tych testów jest warunkiem koniecznym do otrzymania przez Wykonawcę ostatecznego odbioru W przypadku wprowadzenia zmian w systemie w trakcie trwania umowy Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego dostarczenia w ciągu 0 dni od dnia wprowadzenia zmian zaktualizowanej dokumentacji zarówno użytkownika jak i administratora Przekazania kont i haseł dostępowych administratora (najwyższy poziom dostępu) do wszystkich elementów wchodzących w skład zamówienia, dla których takie konta zostały utworzone tj. zintegrowanego systemu informatycznego, programów narzędziowych, baz danych, systemu operacyjnego oraz innego oprogramowania dostarczonego w ramach postępowania. Przekazanie kont i haseł musi zostać wykonane najpóźniej przed odbiorem końcowym systemu. Strona 18 z 109

19 5. Licencje CSI 5.1. Wykonawca zobowiązany jest udzielić licencji na użytkowanie zaoferowanego CSI na czas nieokreślony. 5.. W przypadku zaoferowania rozwiązania z koniecznością instalacji oprogramowania klienta systemu, licencja nie może ograniczać liczby miejsc jego instalacji (tzw. stanowiska ) Udzielona licencja musi umożliwiać Zamawiającemu tworzenie nieograniczonej liczby kont użytkownika w systemie, nie może wprowadzać ograniczenia na tzw. nazwanych użytkowników Oprócz licencji dla użytkowników Wykonawca zapewni możliwość pracy w systemie dla połączeń nielicencjonowanych Użytkownicy nielicencjonowani to użytkownicy systemu z uprawnieniami ograniczonymi do podstawowych funkcjonalności systemu, ustalonych w ramach Analizy Przedwdrożeniowej (np. wystawienie wniosku urlopowego bądź wniosku zakupowego, podgląd wykorzystania budżetu projektu) Dla zakresów funkcjonalnych systemu, dla których zostały określone wartości liczbowe, dopuszcza się jedynie wprowadzenie ograniczenia co do liczby jednocześnie pracujących osób w systemie. Jednakże ograniczenie to musi umożliwić jednoczesną pracę wymienionej w tabeli liczbie osób. Zakres funkcjonalny Obszar zarządzania projektami Obszar finansowo-księgowy Obszar majątku trwałego Obszar zakupów i gospodarki magazynowej Obszar sprzedaży Obszar zarządzania produkcją rolną Obszar kadrowo-płacowy Obszar zamówień publicznych wraz z rejestracją zamówień przez wszystkich pracowników Obszar budżetowania i planowania Obszar kontrolingu i analiz ekonomicznych, Obszar e-kancelaria i e-sekretariat. Liczba użytkowników licencjonowanych jednocześnie pracujących Liczba użytkowników nielicencjonowanych jednocześnie pracujących minimum 0 minimum Przekazaną pierwotnie licencją objęte zostaną również wszelkie poprawki i aktualizacje systemu pojawiające się w trakcie obowiązywania umowy. 6. Wdrożenie CSI 6.1. CSI musi wydajnie usprawnić system ewidencjonowania i umożliwić rozliczanie wszelkich zdarzeń w dziedzinach objętych obszarami (modułami) CSI i umożliwić szybkie uzyskanie informacji o sytuacji Zamawiającego, w celu usprawnienia procesu efektywnego zarządzania. 6.. Usługi związane z wdrożeniem CSI będą obejmowały w szczególności: Wykonanie Analizy Przedwdrożeniowej i dostarczenie dokumentu Analizy wraz z projektem technicznym systemu Dostawę i instalację oprogramowania systemu operacyjnego proponowanego rozwiązania systemu CSI dla minimum 10 użytkowników Dostawę, instalację i konfigurację bazy danych na potrzeby CSI Dostawę, instalację i konfigurację aplikacji CSI Wykonawca musi dokonać instalacji całości oprogramowania CSI w siedzibie Zamawiającego Konfigurację systemu: odwzorowanie struktury organizacyjnej Zamawiającego, podpięcie wszystkich katalogów i list wraz z ustawieniem dla nich wartości domyślnych, parametryzacja Wykonanie importu niezbędnych składników z istniejących systemów Zamawiającego Dostosowanie CSI do potrzeb Zamawiającego łącznie z przeprowadzeniem niezbędnych modyfikacji Uruchomienie wymiany danych z aplikacjami/urządzeniami użytkowanymi przez Zamawiającego Przeprowadzenie testów poprawności działania CSI, w warunkach rzeczywistych Zamawiającego aż do osiągnięcia zamierzonych rezultatów Przeprowadzenie szkolenia dla użytkowników końcowych, administratorów CSI, administratorów bazy danych Uruchomienie testowe systemu w ramach poszczególnych etapów. Strona 19 z 109

20 Uruchomienie właściwe systemu wraz z weryfikacją zastrzeżeń wskazanych w trakcie testowej pracy systemu Odbiór i podpisanie protokołów odbioru poszczególnych etapów, rozpoczęcie kolejnego etapu wdrożenia Odbiór i podpisanie protokołu odbioru końcowego wdrożenia Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności w siedzibie Zamawiającego osób realizujących kolejne etapy wdrożenia CSI. Zamawiający dopuszcza jednak wykonanie uzgodnionych prac zdalnie z siedziby Wykonawcy Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia kompletnej dokumentacji CSI (w wersji papierowej oraz elektronicznej) w języku polskim, obejmującej opis czynności i zasad umożliwiających wykorzystywanie wszystkich cech funkcjonalnych CSI przez użytkowników oraz dokumentację dla administratora CSI zawierającą: opis czynności i zasad umożliwiających administratorom wykorzystywanie wszystkich cech funkcjonalnych CSI w zakresie przewidzianym dla pracy administratora (opis wraz z procedurami instalacji i konfiguracji całego CSI, instalacji baz danych CSI, konfiguracji stacji roboczych, opis wymaganych pakietów instalacyjnych i ich wersji, archiwizacji danych, odtwarzania danych, wymagane formaty danych przy imporcie i eksporcie danych, plan odtwarzania CSI po awarii itp.) i postępowania w sytuacjach awaryjnych, informacje na temat logicznej struktury baz danych (spis tabel, ich struktura i zawartość oraz wzajemne powiązania), sposób i zasady integracji z systemami zewnętrznymi Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania i utrzymania środowiska produkcyjnego oraz testowego wdrażanego CSI Wykonawca w toku realizacji umowy nie może żądać jakichkolwiek dodatkowych opłat za ponowne weryfikowanie zawartości plików przy migracji danych do nowego systemu z przyczyn nie leżących po stronie Zamawiającego Zamawiający zastrzega sobie prawo do wglądu w dowolnym momencie do zamówionych prac projektowych, wykonawczych i wdrożeniowych opracowywanych przez Wykonawcę Wykonawca przeniesie do CSI dane z aktualnie używanych systemów funkcjonujących u Zamawiającego, pracujących w środowisku DOS. Zamawiający dostarczy pliki z danymi w formacie uzgodnionym z Wykonawcą na etapie Analizy Przedwdrożeniowej Zamawiający używa oprogramowania Simple-System i to oprogramowanie będzie źródłem danych używanym do migracji. Wymagane będzie przeniesienie wybranych danych z obecnie użytkowanych systemów do nowego systemu zintegrowanego. W trakcie wdrożenia powinny zostać przeprowadzone minimum dwie migracje: testowa, na potrzeby szkoleń oraz produkcyjna, tuż przed rozpoczęciem startu produkcyjnego systemu. Migracja danych powinna przebiegać w następujących etapach: Uzgodnienie z Zamawiającym formatu plików z danymi przeznaczonymi do migracji, Przygotowanie plików przeznaczonych do migracji, Migracja testowa danych (do bazy testowej), Testy poprawności migracji, Migracja finalna danych do bazy produkcyjnej Zamawiający zapewni niezbędne wsparcie na etapie projektowania, testowania i wykonania migracji Migracji będą poddane co najmniej następujące dane: z systemu kadrowo-płacowego: kartoteka pracowników (dane osobowe oraz płace pracowników tj. listy płac oraz składniki płacowe) przeniesienie danych kadrowo-płacowych będzie realizowane dla aktualnie zatrudnionych pracowników z systemu finansowo-księgowego: baza kontrahentów, bilans otwarcia, zapisy nierozliczone z kontrahentami z systemu magazynowego: indeksy towarowe, stany magazynowe, bilans otwarcia z systemu ewidencja majątku: ilościowo-wartościowy bilans otwarcia Przenoszenie danych odbywać się będzie przy pomocy wygenerowanych z poszczególnych systemów plików tekstowych. Ilość plików, jak i szczegółowy zakres i format przenoszonych informacji zostanie określony z Wykonawcą w trakcie analizy przedwdrożeniowej Wykonawca zapewni Zamawiającemu asystę po produkcyjnym starcie systemu. Celem asysty jest wsparcie użytkowników CSI w rozwiązywaniu bieżących problemów związanych z użytkowaniem systemu. 7. Szkolenia użytkowników/administratorów Szkolenia odbędą się na terenie Zamawiającego. 7.. Podczas szkolenia użytkowników musi zostać przekazana niezbędna wiedza w zakresie poprawnego użytkowania CSI w obrębie poszczególnych modułów w zakresie funkcjonowania, obsługi, administrowania i utrzymania CSI Zakres szkoleń musi obejmować praktyczną obsługę wszystkich funkcjonalności CSI. Strona 0 z 109