S z c z e g ó ł o w y o p i s p r z e d m i o t u z a m ó w i e n i a

Transkrypt

1 S z c z e g ó ł o w y o p i s p r z e d m i o t u z a m ó w i e n i a Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelarsko restauracyjnej obejmującej w każdym dniu szkolenia: a) wynajem miejsc noclegowych ze śniadaniem, b) zapewnienie kolacji dla uczestników szkoleń, podczas 13 edycji dwudniowych szkoleń organizowanych przez Wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego na terenie Łodzi w związku z realizacją projektu pn. Prawo gospodarcze i cywilne dla kadr sądów powszechnych apelacji łódzkiej i warszawskiej współfinansowanego ze środków UE w ramach EFS. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia noclegu (ze śniadaniem), kolacji dla uczestników szkoleń (max. 30 osób dla każdej edycji szkolenia x 13 edycji= max. 390 osób dla wszystkich edycji szkolenia), z zastrzeżeniem: - zmniejszenia liczby uczestników w przypadku przybycia mniejszej liczby osób na szkolenia; - lub odwołania szkolenia dla danej edycji, której szkolenie dotyczy. Wykonawca, po otrzymaniu informacji o przybyciu mniejszej liczby uczestników lub nieskorzystaniu niektórych osób z noclegu wraz ze śniadaniem, kolacji lub odwołaniu szkolenia, jest zobowiązany do proporcjonalnego obniżenia ceny usługi w stosunku do ceny brutto w oparciu o faktyczną liczbę uczestników szkoleń korzystających z noclegu, kolacji. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych na poszczególne edycje szkoleń oraz nie dopuszcza złożenia oferty niepełnej w zakresie objętym pojedynczą edycją/szkoleniem (tzn. niepełny zakres usług w danej edycji szkolenia). Złożenie oferty z niepełnym zakresem usług w ramach danej edycji szkolenia spowoduje jej odrzucenie. Wykonawca jest zobowiązany do realizacji przedmiotu zamówienia w hotelu o kategorii minimum trzygwiazdkowej (min. 3***) wraz z nieodpłatnym parkingiem lub garażem dysponującym minimum 5 miejscami parkingowymi w terminach wskazanych dla każdego szkolenia. Nadto w odniesieniu do wszystkich części postępowania Zamawiający wymaga, aby obiekt hotelowy dysponował co najmniej 1 pokojem dwuosobowym przystosowanym dla osób poruszających się na wózku inwalidzkim. Strona 1 z 8

2 Punkt I Planowane terminy realizacji zamówienia Numer części 1 edycja września 2018 r. 2 edycja października 2018 r. 3 edycja* października 2018 r. 4 edycja* października 2018 r. 5 edycja października 2018 r. 6 edycja października 2018 r. 7 edycja listopada 2018 r. 8 edycja listopada 2018 r. 9 edycja listopada 2018 r. 10 edycja grudnia 2018 r. 11 edycja stycznia 2019 r. 12 edycja stycznia 2019 r. Planowane terminy realizacji zjazdów 13 edycja 28 lutego 2019 r. 01 marca 2019 r. * W dniu 11 i 12 października 2018 r. równolegle zaplanowane są dwa szkolenia (dla 3 edycji i 4 edycji szkoleń), stąd Wykonawcy powinni to uwzględnić przy przystąpieniu do udziału w niniejszym postepowaniu. Lp. Planowane terminy zapewniania noclegu ze śniadaniem Maksymalna liczba osób korzystających z noclegu ze śniadaniem Lp. Planowane terminy wydania kolacji Maksymalna liczba osób korzystających z kolacji września 2018 r. (1 doba) września 2018 r października 2018 r. (1 doba) października 2018 r października 2018 r. (1 doba) października 2018 r października 2018 r. (1 doba) października 2018 r października 2018 r. (1 doba) października 2018 r października 2018 r. (1 doba) października 2018 r listopada 2018 r. (1 doba) listopada 2018 r listopada 2018 r. (1 doba) listopada 2018 r listopada 2018 r. (1 doba) listopada 2018 r grudnia 2018 r. (1 doba) grudnia 2018 r stycznia 2019 r. (1 doba) stycznia 2019 r stycznia 2019 r. (1 doba) stycznia 2019 r lutego 2019 r. 01 marca 2019 r. (1 doba) lutego 2019 r. 30 Uwaga: 1. Zamawiający zastrzega, że usługa obejmuje w każdej z 13 edycji: a) wynajem miejsc noclegowych ze śniadaniem b) zapewnienie kolacji dla uczestników szkoleń 2. Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych a poszczególne edycje szkolenia oraz nie dopuszcza złożenia oferty niepełnej (tzn. niepełny zakres usług w danej edycji szkolenia) w zakresie objętym pojedynczą edycją szkolenia. Złożenie oferty z niepełnym zakresem usług w ramach danej edycji szkolenia spowoduje jej odrzucenie. Strona 2 z 8

3 3. Przewidywana liczba osób korzystających z usługi hotelarsko restauracyjnej każdego dnia to max. 30 osób. W odniesieniu do danej części liczbę osób (ewentualną rezygnację) dla każdej z usług w każdym dniu szkolenia w odniesieniu do każdej edycji szkolenia (tzn. oddzielnie dla noclegu ze śniadaniem, kolacji) Zamawiający przekaże Wykonawcy 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem każdego szkolenia. Zamawiający jednocześnie zastrzega, iż podczas każdego zjazdu liczba osób korzystających z usługi hotelarsko-restauracyjnej może ulec zmianie (np. na skutek nieobecności uczestnika podczas zjazdu). O zmianie takiej Zamawiający poinformuje Wykonawcę w pierwszym dniu zjazdu nie później niż do godz. 16: Zamawiający zapłaci tylko za usługi zrealizowane według cen jednostkowych wskazanych w Formularzu Oferty, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Ogłoszenia, z zastrzeżeniem o którym mowa w pkt W sytuacji trudności związanej z rekrutacją uczestników, Zamawiający przewiduje możliwość rezygnacji z planowanego terminu danego szkolenia. Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem poszczególnych szkoleń. Zamawiający dopuszcza możliwość: - rezygnacji z planowego terminu szkolenia; - lub wyznaczenia nowego terminu świadczenia usługi (po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z Wykonawcą). Punkt II Opis usługi hotelowej ze śniadaniem wliczonym w cenę noclegu oraz kolacji (dotyczy wszystkich edycji szkolenia) a/ standard obiektu hotelowego w ramach każdej edycji szkolenia: obiekt hotelowy powinien być zaszeregowany do kategorii minimum trzygwiazdkowej (min. 3***), obiekt hotelowy (pokoje, część restauracyjna) powinien znajdować się w jednym budynku kompleksie budynków, lub nadana kategoryzacja obiektu hotelowego (tzw. gwiazdki ) będzie weryfikowana przez Zamawiającego na podstawie załączonego do oferty Wykonawcy dokumentu wydanego przez Marszałka Województwa informującego o liczbie przyznanych obiektowi gwiazdek. Dokumentem, o którym mowa, jest decyzja Marszałka Województwa o zaszeregowaniu do rodzaju oraz nadaniu kategorii (art.38 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych - tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz z późn. zm.). Strona 3 z 8

4 Uwaga: Oferowany przez Wykonawcę obiekt musi zapewniać kompleksowość wykonania usługi, przez którą Zamawiający rozumie zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniem i kolacji. b/uwzględnienie lokalizacji obiektu hotelowego w ramach edycji szkolenia: Lokalizacje, umożliwiające dojazd zarówno samochodem, jak i środkami komunikacji publicznej: - wymagana lokalizacja hotelu/obiektu hotelowego: położony w granicach administracyjnych Łódź, max. 5 km od miejsca realizacji zjazdów. - przez miejsce realizacji zjazdów rozumie się Wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego (ul. Kopcińskiego 8/12, Łódź) * odległość będzie weryfikowana przez Zamawiającego w przeglądarce internetowej Google w zakładce Mapy, zgodnie z funkcją Wyznacz trasę z zaznaczeniem opcji Pieszo po wprowadzeniu danych: w punkcie A adres początkowy: adres: Wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego, ul. Kopcińskiego 8/12, Łódź) w punkcie B adres końcowy: adres obiektu hotelowego, który zostanie wskazany przez Wykonawcę w ofercie c/ hotelarska usługa nocleg (doba hotelowa z wliczonym w cenę noclegu śniadaniem) w ramach każdej edycji szkolenia: nocleg w terminach wskazanych w Punkcie I niniejszego opisu. zakwaterowanie - dyspozycyjność dla uczestników szkoleń pokoi od godz. 14:00 w dniu przyjazdu do dnia opuszczenia i wymeldowania gości z pokoi hotelowych w ostatnim dniu wyjazdu, zgodnie z obowiązującymi w hotelu godzinami (minimum do godz. 12:00). Obiekt hotelowy zobowiązany jest do zapewnienia na własny koszt przechowalni bagażu oraz bezpłatnej szatni wraz z obsługą dla uczestników szkoleń do godz w drugim dniu szkolenia. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom szkolenia (gościom hotelowym) całodobowej obsługi recepcyjnej. Przez obsługę recepcyjną rozumie się przyjęcie / zakwaterowanie uczestników szkoleń w obiekcie hotelowym. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zakwaterowania w pokojach dwuosobowych obiekt hotelowy powinien posiadać pokoje dwuosobowe i jednoosobowe w liczbie dostosowanej do liczby uczestników szkoleń. Zamawiający przewiduje zakwaterowanie uczestników szkoleń w pokojach dwuosobowych, jednak w przypadku zgłoszenia liczby nieparzystej uczestników szkoleń i/lub niemożności podzielenia uczestników do pary pod względem płci, Wykonawca zobowiązany będzie do udostępnienia pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania bez dodatkowych opłat. Obiekt winien być dostosowany do potrzeb osób z dysfunkcjami narządu ruchu powodującymi konieczność korzystania z wózka lub innych urządzeń wspomagających ruch jak np. kule, w szczególności Strona 4 z 8

5 obiekt winien posiadać dostępne windy oraz podjazdy do budynku umożliwiające korzystanie przez osoby niepełnosprawne bez konieczności pomocy osoby trzeciej, korytarze umożliwiające poruszanie się osób na wózkach inwalidzkich, pomieszczenia sanitarne dostępne dla osób z niepełnosprawnością, odpowiednie miejsca parkingowe dla osób niepełnosprawnych. Uwaga: Obiekt hotelowy powinien zapewnić zakwaterowanie dla maksymalnej liczby osób, wskazanej w punkcie I niniejszego opisu. Zamawiający liczbę i imienną listę uczestników oraz strukturę wykorzystania zarezerwowanych pokoi przekaże na 2 dni kalendarzowe przed planowaną datą rozpoczęcia szkoleń. Zamawiający jednocześnie zastrzega, iż podczas każdego zjazdu liczba osób korzystających z usługi hotelarsko -restauracyjnej może ulec zmianie (np. na skutek nieobecności uczestnika podczas zjazdu). O zmianie takiej Zamawiający poinformuje Wykonawcę w pierwszym dniu zjazdu nie później niż do godz. 16:00. Jednocześnie Zamawiający zapłaci Wykonawcy tylko za usługi faktycznie zrealizowane (czyli za osoby, które podczas danego zjazdu skorzystały z zakwaterowania ze śniadaniem). d/ uwzględnienie standardu pokoju w ramach każdej edycji szkolenia: obiekt hotelowy powinien dysponować co najmniej 1 pokojem dwuosobowym przystosowanym dla osób poruszających się na wózku inwalidzkim, pokój dwuosobowy dla niepalących ewentualnie pokój jednoosobowy lub dwuosobowy do pojedynczego wykorzystania dla niepalących, każdy pokój z łazienką, wyposażoną w wannę i natrysk lub kabinę natryskową, umywalkę z blatem lub półką, WC (wykluczone zakwaterowanie w pokoju ze wspólną łazienką poza pokojem), w przypadku pokojów jednoosobowych: łóżko, szafkę nocną, szafę, krzesło, biurko lub stół, oświetlenie ogólne, lampka nocna, zasłony/rolety, kosz na śmieci, ręczniki, telewizor, dostęp do Internetu bezprzewodowego w pokoju, w przypadku pokojów dwuosobowych: dwa oddzielne łóżka, dwie oddzielne szafki nocne, szafę, krzesła, biurko lub stół, oświetlenie ogólne, lampki nocne, zasłony/rolety, kosz na śmieci, ręczniki, telewizor, dostęp do Internetu bezprzewodowego w pokoju. Uwagi: Zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania ani wyżywienia osób towarzyszących uczestnikom warsztatów zgłoszonym przez Zamawiającego. Strona 5 z 8

6 Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane. Zamawiający nie pokrywa również kosztów związanych np. z udostępnieniem w pokojach mini baru lub płatnej telewizji. Wymienione koszty i inne koszty, które nie są związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia i warunkami stawianymi przez Zamawiającego zostaną opłacone indywidualnie przez osoby zakwaterowane. e/ hotelarska usługa restauracyjna śniadanie (wliczone w cenę noclegu) w ramach każdej edycji szkolenia: Wykonawca zobowiązuje się wydawać śniadanie w formie bufetu szwedzkiego w godzinach: 06:30-09:00 Śniadanie w formie bufetu szwedzkiego powinno uwzględniać w propozycji menu, oprócz dań/potraw klasycznych, również dania/potrawy wegańskie, wegetariańskie. Przykładowe menu: - półmisek lub deska z wędlinami (3 rodzaje); - deska serów (3 rodzaje) np. żółte, wędzone, pleśniowe; - płatki śniadaniowe (3 rodzaje) np. kukurydziane, czekoladowe, musli z mlekiem / jogurtem; - sałatki (3 rodzaje); - twarożek ze szczypiorkiem i/lub rzodkiewką/ bez dodatków; - jogurty (3 rodzaje) np. owocowe, naturalne; - warzywa świeże (4 rodzaje); - potrawy na ciepło ( 3 rodzaje) np. jajecznica, kiełbasa, parówki z wody, omlety na ostro (z szynką, pieczarkami, pomidorem i żółtym serem) lub na słodko (z cukrem, z dżemem lub ze śmietaną); - pieczywo (4 rodzaje, w tym jasne, ciemne) np. chleb pszenny, chleb razowy, angielka, chałka, bagietki, rogaliki, grahamki, kajzerki, tosty z chleba tostowego); - świeże owoce (4 rodzaje) np. grejpfrut, pomarańcza, ananas, banan, kiwi, arbuz; - dżemy, marmolady, miody (3 rodzaje); - masła (3 rodzaje) np. bez dodatków, czosnkowe, koperkowe, bazyliowe; - kawa czarna, biała, cappuccino; - herbata, (4 rodzaje); - kakao/ czekolada; - cukier, słodzik, cytryna w plastrach; - soki owocowe (minimum 3 rodzaje). wartość kaloryczna 800 kcal/os, Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania posiłków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2017 r. poz. 149), a także aktami wykonawczymi do ww. ustawy, Strona 6 z 8

7 Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi z należytą starannością, wymaganą przy świadczeniu tego rodzaju usług, w szczególności: - zapewnienia, że usługi świadczone będą na najwyższym poziomie, - serwowane produkty żywnościowe będą świeże, - zastawa i sztućce będą czyste i nieuszkodzone, - obsługa będzie świadczona z zasadami zgodnie w tym zakresie obowiązującym, Wykonawca zobowiązuje się, że liczba serwowanych produktów oraz potraw śniadaniowych zapewni potrzeby obsługiwanych gości hotelowych (uczestników szkoleń), f) hotelarska usługa restauracyjna kolacja w ramach każdej edycji szkolenia: W ramach świadczonej usługi restauracyjnej Wykonawca zapewni kolację (w godz ) Kolacja przysługiwać będzie osobom nocującym w hotelu, w dniu przyjazdu. Kolacja w formie bufetu, podawana w restauracji przynależnej do obiektu, w którym zapewniona jest usługa wynajmu miejsc noclegowych wraz ze śniadaniem. Miejsce przeznaczone dla celów konsumpcyjnych musi być wyposażone w krzesła i stoły, w liczbie dostosowanej do liczby uczestników. Zamawiający przez jedną porcję kolacji rozumie: Przystawki zimne (wędliny, sery, 2 rodzaje sałatek, (min. 200 g/os), Przystawki ciepłe - mięsne i bezmięsne ( min. 180g/os), Pieczywo białe i ciemne, Napoje gorące z dodatkami: Kawa z ekspresu lub herbata (200 ml/os), Cukier: cukier biały, cukier trzcinowy pakowany w saszetkach jednorazowych o gramaturze jednej saszetki nie mniejszej niż 4 g (średnio 2 saszetki/osoba), Cytryna: pokrojona w plastry o gramaturze 10 g +/-10%, 1 plaster/osoba, Śmietanka do kawy UHT o zawartości tłuszczu nie mniejszej niż 10%, podana w dzbankach na śmietankę lub jednorazowych opakowaniach, Napoje zimne: Woda niegazowana podana w dzbankach bez ograniczeń, Woda gazowana podana w szklanych butelkach bez ograniczeń, Soki owocowe 100% - przynajmniej dwa smaki, podane w dzbankach bez ograniczeń. g) Uwagi ogólne w ramach każdej edycji szkolenia: a) Wszystkie naczynia do posiłków powinny być szklane lub ceramiczne (nie dopuszcza się naczyń plastikowych). b) Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji wszystkich posiłków (między innymi: stoły, obrusy - tkanina, krzesła, naczynia, sztućce itp.). Strona 7 z 8

8 c) Wykonawca zapewni obsługę gastronomiczno-kelnerską wszystkich posiłków w liczbie zapewniającej sprawną organizację, w tym między innymi sprzątanie. d) Wykonawca zobowiązany jest do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków. e) Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego wyżywienia, urozmaiconych, z pełnowartościowych świeżych produktów z ważnym terminem przydatności do spożycia. f) Na życzenie Zamawiającego Wykonawca uwzględni w menu dania dietetyczne (np. dania spełniające wymogi diety bezglutenowej, wegańskiej) h) Wyżywienie i zakwaterowanie dla trenerów w ramach każdej edycji: Wykonawca zobowiązuje się udostępnić trenerom prowadzącym szkolenia wynajem miejsca noclegowego (ze śniadaniem) oraz zapewnić wyżywienie (śniadanie, kolację) w cenie przewidzianej dla uczestników szkolenia, oddzielnie płatne przez trenerów. Punkt II Informacje dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia (dotyczy wszystkich edycji szkolenia) 1. Wykonawca zobowiązany będzie do ścisłego nadzoru każdego etapu prac i kontaktowania się z pracownikiem Uniwersytetu Łódzkiego. 2. Imię i nazwisko pracownika Uniwersytetu Łódzkiego wraz z danymi teleadresowymi zostaną wskazane w umowie o udzielenie zamówienia publicznego, której projekt stanowi załącznik nr 3 do Ogłoszenia o udzielanym zamówieniu na usługi społeczne. Strona 8 z 8