Zarządzenie Nr 67 Rektora-Komendanta Akademii Sztuki Wojennej z dnia r.

Transkrypt

1 AKADEMIA SZTUKI WOJENNEJ Zarządzenie Nr 67 Rektora-Komendanta Akademii Sztuki Wojennej z dnia r. w sprawie wprowadzenia Szczegółowych zasad i trybu rejestracji oraz funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich oraz uczelnianych organizacji doktorantów Akademii Sztuki Wojennej Na podstawie art. 66 ust. 1 i ust. 2 pkt 4 w zw. z art. 204, 205 i 210 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. z 2016 r., poz z późn. zm.) zarządzam: 1. Wprowadza się Szczegółowe zasady i tryb rejestracji oraz funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich oraz uczelnianych organizacji doktorantów Akademii Sztuki Wojennej stanowiące załącznik do zarządzenia. 2. Postanowienia niniejszego zarządzenia dotyczące szczegółowych zasad i trybu rejestracji oraz funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich stosuje się odpowiednio do uczelnianych organizacji doktorantów, organizacje te zwane są dalej uczelnianymi organizacjami. 3. Na podstawie art. 268a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2017 r., poz z późn. zm.) w związku z art. 207 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. z 2016 r., poz z późn. zm.), upoważnia się prorektora ds. studenckich do wydawania w imieniu Rektora-Komendanta Akademii Sztuki Wojennej, zwanej dalej ASzWoj, decyzji i innych dokumentów oraz wykonywania czynności określonych w zarządzeniu. Prorektor ds. studenckich przy podpisie zamieszcza klauzulę Z upoważnienia Rektora-Komendanta Akademii Sztuki Wojennej. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2017 r. W porozumieniu: z Uczelnianą Radą Samorządu Studentów: /-/ Kuba Gradus z Radą Samorządu Doktorantów: /-/ Monika Kwiecińska REKTOR-KOMENDANT /-/ gen. bryg. dr inż. Ryszard PARAFIANOWICZ

2 Załącznik do zarządzenia Rektora-Komendanta Nr 67 z dnia r. SZCZEGÓŁOWE ZASADY I TRYB REJESTRACJI ORAZ FUNKCJONOWANIA UCZELNIANYCH ORGANIZACJI STUDENCKICH ORAZ UCZELNIANYCH ORGANIZACJI DOKTORANTÓW AKADEMII SZTUKI WOJENNEJ Uczelniane organizacje podlegają obowiązkowi złożenia za pośrednictwem Wydziału Spraw Studenckich, Doktoranckich i Promocji, dalej zwanym WSSDiP do prorektora ds. studenckich wniosku o dokonanie rejestracji. 2. Rejestr uczelnianych organizacji jest jawny. 3. Sprawy techniczno-organizacyjne związane z prowadzeniem rejestru uczelnianych organizacji prowadzone są przez pracownika WSSDiP Wniosek o zarejestrowanie uczelnianej organizacji powinien zawierać: 1) pełną nazwę i siedzibę organizacji, 2) listę założycieli w liczbie co najmniej pięciu osób, obejmującą: imiona i nazwiska założycieli z nazwą podstawowych jednostek organizacyjnych, zwanych dalej PJO, na których odbywają studia, rok studiów, numery albumów oraz ich podpisy, 3) numer telefonu kontaktowego oraz adres owy osoby upoważnionej do reprezentowania organizacji w postępowaniu rejestracyjnym, 4) zgodę nauczyciela akademickiego lub innej osoby na pełnienie funkcji opiekuna organizacji, z zastrzeżeniem ust. 7, 5) opinię kierownika PJO (w przypadku organizacji wydziałowej), innej jednostki organizacyjnej (przy której organizacja ma działać) lub kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za sprawy studenckie i doktoranckie (w przypadku organizacji ogólnouczelnianej) oraz na żądanie prorektora ds. studenckich opinię odpowiednio: Uczelnianej Rady Samorządu Studentów Akademii Sztuki Wojennej, dalej zwanej URSS albo Rady Samorządu Doktorantów Akademii Sztuki Wojennej. 2. Wzór wniosku o zarejestrowanie uczelnianej organizacji stanowi załącznik 1 do zarządzenia. 3. Do wniosku należy dołączyć statut uczelnianej organizacji wraz z uchwałą założycieli o jego ustaleniu oraz o upoważnieniu jednego z nich do ich reprezentowania wobec władz uczelni. 4. Pierwszy statut uchwalają założyciele organizacji. 5. Statut uczelnianej organizacji powinien określać: 1) pełną nazwę i siedzibę organizacji, 2) cele oraz sposoby ich realizacji, 3) zasady nabywania i utraty członkostwa, 4) sposób powoływania władz organizacji, zakres ich kompetencji oraz czas trwania kadencji, 5) sposób reprezentacji organizacji, 6) tryb uchwalania regulaminu i jego zmian, 7) tryb podjęcia decyzji o rozwiązaniu organizacji. 6. Wzór statutu uczelnianej organizacji studenckiej stanowi załącznik 2 do zarządzenia. 7. Opiekunem organizacji studenckich w przypadku koła naukowego może być nauczyciel akademicki posiadający co najmniej stopień naukowy doktora, a za zgodą dziekana lub, 2

3 odpowiednio kierownika jednostki organizacyjnej albo prorektora ds. studenckich, osoba z tytułem magistra. W przypadku innych organizacji studenckich opiekun powinien posiadać tytuł magistra. 8. Przez siedzibę należy rozumieć siedzibę PJO lub innej jednostki, przy której uczelniana organizacja zamierza działać. 9. Na wniosek opiekunów i prezesów organizacji istnieje możliwość połączenia dwóch lub więcej organizacji w jedną, nadając jej nową nazwę lub pozostawiając jedną z poprzednich (zał. 3). 10. Procedury rejestracji pozostają takie same jak w przypadku rejestrowania nowej organizacji z zachowaniem ciągłości finansowania Warunkiem rejestracji uczelnianej organizacji jest zgodność jej statutu z przepisami prawa oraz Statutem Akademii Sztuki Wojennej. 2. Decyzję w sprawie rejestracji uczelnianej organizacji sporządza się w 4 egz., po jednym dla osoby reprezentującej założycieli organizacji, kierownika PJO lub kierownika innej jednostki organizacyjnej, przy której działa organizacja, opiekuna oraz WSSDiP (zał. 4). 3. Od decyzji, o której mowa w ust. 2, przysługuje odwołanie do ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego. 4. Odwołanie powinno zostać wniesione za pośrednictwem prorektora ds. studenckich w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji. 5. Jeżeli od decyzji nie złożono odwołania decyzja staje się ostateczna z upływem terminu do jego złożenia. 6. Datą rejestracji uczelnianej organizacji jest data, od której decyzja o rejestracji stała się ostateczna W rejestrze uczelnianych organizacji są gromadzone następujące dane: 1) pełna nazwa organizacji, 2) data rejestracji i numer rejestru, 3) siedziba organizacji, 4) imiona i nazwiska założycieli i członków zarządu z podaniem danych, o których mowa w 2 ust. 1 pkt 2 5, 5) informacja o złożeniu sprawozdań i rozliczeń, 6) informacja o zawieszeniu lub rozwiązaniu organizacji. 2. Do rejestru uczelnianych organizacji załącza się dokumentację uzyskaną w trakcie postępowania rejestracyjnego Przewodniczący uczelnianej organizacji jest zobowiązany do niezwłocznego pisemnego poinformowania prorektora ds. studenckich, za pośrednictwem WSSDiP, o przyjęciu lub zmianach statutu organizacji oraz o powołaniu zarządu lub zmianach w składzie zarządu nie później niż w ciągu 14 dni od dokonania zmiany. 2. Do informacji, o których mowa w ust. 1 należy dołączyć dokumentację potwierdzającą dokonanie zmian, w tym protokół z posiedzenia władz organizacji Na koniec każdego roku akademickiego, nie później jednak niż do 7 lipca, każda zarejestrowania uczelniana organizacja poprzez kierownika WSSDiP, składa prorektorowi ds. studenckich sprawozdanie ze swojej działalności z minionego roku. 2. Wzór sprawozdania rocznego z działalności uczelnianej organizacji stanowi załącznik 5 do zarządzenia. 3

4 3. Wzór decyzji o przyznaniu lub nieprzyznaniu środków materialnych na działalność uczelnianej organizacji stanowi załącznik Środkami materialnymi są w szczególności środki finansowe oraz rzeczy w rozumieniu kodeksu cywilnego. 5. Każda organizacja, której URSS przyznała środki materialne zobowiązana jest do złożenia sprawozdania z działalności i rozliczenia z przyznanych środków nie rzadziej niż raz w semestrze sporządzonych zgodnie z załącznikami 7 i 8 do zarządzenia. 6. Zatwierdzone przez prorektora ds. studenckich sprawozdanie oraz rozliczenie z przyznanych środków finansowych jest warunkiem możliwości ubiegania się danej organizacji o kolejne środki na swoją działalność. 7. Dofinansowanie organizacji może pochodzić ze środków ASzWoj wydzielonych dla URSS lub ze środków organizacji pozauczelnianych (np. stowarzyszeń, fundacji, podmiotów gospodarczych, osób fizycznych i prawnych). 8. W sprawach udostępnienia organizacjom lokali, pomieszczeń lub urządzeń, decyzje podejmuje Kanclerz na podstawie wniosku organizacji Prorektor ds. studenckich może z własnej inicjatywy lub na wniosek opiekuna zawiesić uczelnianą organizację (zał. 9), która: 1) w terminie określonym w 6 ust. 1 nie złożyła sprawozdania ze swojej działalności lub nie dokonała rozliczenia z przyznanych środków materialnych pochodzących ze źródeł ASzWoj, 2) działalność organizacji narusza przepisy ustawowe, Statut Akademii Sztuki Wojennej lub statut organizacji. 2. Wydaną przez prorektora ds. studenckich decyzję w sprawie zawieszenia (zał. 10) sporządza się w 4 egz., po jednym dla osoby reprezentującej założycieli organizacji, kierownika PJO lub kierownika innej jednostki organizacyjnej, przy której działa organizacja, opiekuna oraz WSSDiP. 3. W przypadku zawieszenia uczelnianej organizacji zgodę na wznowienie jej działalności wyraża prorektor ds. studenckich na wniosek zarządu tej organizacji, złożony za pośrednictwem WSSDiP, po spełnieniu warunków określonych w 6 ust Prorektor ds. studenckich uchyla uchwałę uczelnianej organizacji niezgodną z przepisami prawa, Statutem Akademii Sztuki Wojennej lub statutem organizacji. 5. Od decyzji prorektora ds. studenckich w sprawie uchylenia uchwały uczelnianej organizacji, a także w sprawie zawieszenia, wznowienia jej działalności oraz połączenia organizacji przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Wniosek należy złożyć do rektorakomendanta w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji. 6. Senat uczelni na wniosek Rektora-Komendanta ASzWoj rozwiązuje organizację, jeżeli w jej działalności rażąco lub uporczywie są naruszane przepisy ustawowe, statut uczelni lub statut organizacji Władze statutowe organizacji zobowiązane są do rozliczenia wszelkich zobowiązań organizacji w terminie 14 dni od decyzji o rozwiązaniu i złożenia w tym zakresie pisemnego sprawozdania prorektorowi ds. studenckich. 2. Od decyzji określonej w 7 ust. 1, przysługuje odwołanie na zasadach określonych w 7 ust

5 1. Doktoranci mogą na równych prawach ubiegać się o członkostwo w uczelnianej organizacji studenckiej składając pisemną deklarację członkowską, podlegającą rozpatrzeniu przez zarząd tej organizacji. 2. Studenci mogą na równych prawach ubiegać się o członkostwo w uczelnianej organizacji doktorantów. 3. Wzory wniosku, sprawozdania i regulaminu dotyczące uczelnianych organizacji studenckich stosuje się odpowiednio do uczelnianych organizacji doktorantów. 5

6 Załącznik 1 Warszawa, dn.. PROREKTOR DS. STUDENCKICH w miejscu WNIOSEK O ZAREJESTROWANIE UCZELNIANEJ ORGANIZACJI STUDENCKIEJ / DOKTORANTÓW SIEDZIBA ORGANIZACJI ZAŁOŻYCIELE ORGANIZACJI (w liczbie co najmniej pięciu osób) Lp. Imię Nazwisko Jednostka organizacyjna Rok studiów Nr indeksu Podpis Osoba upoważniona do reprezentowania organizacji:.. Dane kontaktowe: Telefon:.. Lp. Imię Nazwisko OPIEKUNOWIE ORGANIZACJI Wyrażam zgodę na pełnienie przeze mnie funkcji opiekuna Stopień naukowy Jednostka organizacyjna Podpis.... data i podpis opiekuna Wyrażam zgodę na pełnienie przez ww. funkcji opiekuna.... data, pieczątka i podpis kierownika PJO/JO Załączniki: 1. Statut organizacji. 2. Uchwała zebrania założycieli ustalająca statut i powołująca przedstawiciela założycieli.

7 Załącznik 2 STATUT UCZELNIANEJ ORGANIZACJI STUDENCKIEJ AKADEMII SZTUKI WOJENNEJ Uczelniana organizacja studencka Akademii Sztuki Wojennej, zwana dalej Organizacją, działa na podstawie ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, Statutu Akademii Sztuki Wojennej oraz niniejszego Statutu. 2. Siedzibą Organizacji jest... Cele organizacji i sposoby ich realizacji 2. Celem Organizacji jest: a)..., b)..., c) Organizacja realizuje swoje cele poprzez: a)..., b)..., c).... Członkostwo Członkiem Organizacji może być każdy student Akademii Sztuki Wojennej, zwanej dalej ASzWoj. O członkostwo w Organizacji może ubiegać się również doktorant ASzWoj, który uzasadni zainteresowanie realizacją jej celów. 2. Warunkiem przystąpienia do Organizacji jest złożenie pisemnej deklaracji członkowskiej Nabycie lub utrata członkostwa Organizacji następuje wskutek uchwały Zarządu Organizacji. Założyciele organizacji uzyskują status członka organizacji z dniem złożenia wniosku o jej rejestrację. 2. Podstawą utraty członkostwa jest: a) złożenie oświadczenia woli wystąpienia z Organizacji, b) naruszenie zasad Regulaminu studiów ASzWoj lub Statutu Organizacji, c) skreślenie z listy studentów lub ukończenie studiów. 3. Od decyzji Zarządu o wykluczeniu z Organizacji przysługuje odwołanie do Walnego Zgromadzenia Członków Organizacji.

8 4. Decyzje Walnego Zgromadzenia Członków Organizacji są ostateczne. 6. Członek Organizacji ma prawo do: a) czynnego i biernego prawa wyborczego do władz Organizacji, b) udziału w pracach Organizacji, korzystania ze wszystkich urządzeń, obiektów i stwarzanych przez Organizację możliwości, c) używania odznak i znaków Organizacji, a także jej reprezentowania na wszelkich imprezach i spotkaniach o charakterze nie kolidującym z celami i filozofią działania Organizacji, d) zgłaszania opinii, wniosków i postulatów pod adresem władz Organizacji. 7. Do obowiązków członków należy: a) aktywne uczestniczenie w pracach i realizacji celów Organizacji, b) stosowanie się w swojej działalności do uchwał oraz wytycznych władz Organizacji, c) regularne opłacanie składek członkowskich na rzecz Organizacji. Powoływanie, odwoływanie i kompetencje władz organizacji Do władz Organizacji należy: a) Walne Zgromadzenie Członków, b) Zarząd. 2. Pierwsze Walne Zgromadzenie Członków zwołują założyciele w terminie 14 dni od daty zarejestrowania Organizacji. Pierwsze Zgromadzenie Członków zatwierdza Statut Organizacji i powołuje prezesa, wiceprezesa, sekretarza, skarbnika oraz innych członków. 9. Do kompetencji Walnego Zgromadzenia Członków należy: a) uchwalanie i zmiany Statutu Organizacji, b) wybór Prezesa, a na jego wniosek innych członków Zarządu, c) rozpatrywanie sprawozdań z działalności Zarządu, d) podejmowanie decyzji o rozwiązaniu Organizacji, e) rozpatrywanie innych spraw wniesionych przez członków Organizacji Walne Zgromadzenie Członków zwoływane jest przez prezesa Zarządu Organizacji co najmniej raz w roku oraz na żądanie co najmniej połowy członków Organizacji. 2. W Walnym Zgromadzeniu Członków uczestniczą wszyscy członkowie Organizacji. 11. Walne Zgromadzenie Członków podejmuje decyzje bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy uprawnionych do głosowania. 12. Zarząd Organizacji składa się z prezesa, wiceprezesa, sekretarza, skarbnika oraz innych członków, jeżeli Walne Zgromadzenie Członków tak postanowi.

9 Kadencja Zarządu trwa lata Zarząd podejmuje decyzje większością głosów swoich członków we wszystkich sprawach niezastrzeżonych do kompetencji Walnego Zgromadzenia Członków. 15. Do kompetencji Zarządu należy: a) organizowanie i kierowanie bieżącą działalnością organizacji, b) reprezentowanie organizacji na zewnątrz i wobec władz Akademii Sztuki Wojennej oraz samorządu studentów lub doktorantów, c) podejmowanie decyzji w sprawach niezastrzeżonych dla Walnego Zgromadzenia Członków Prezes Zarządu kieruje pracami Zarządu oraz reprezentuje Organizację na zewnątrz. 2. Prezes Zarządu w terminie określonym w 6 zarządzenia Rektora-Komendanta Akademii Sztuki Wojennej w sprawie Szczegółowych zasad, trybu rejestracji oraz funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich, kół naukowych i uczelnianych organizacji doktorantów składa prorektorowi ds. studenckich sprawozdanie z działalności Organizacji za rok poprzedni. 3. Prezes Organizacji zobowiązany jest przedkładać prorektorowi ds. studenckich wszelkie zmiany w Statucie Organizacji, zmiany we władzach Organizacji oraz aktualny wykaz członków Organizacji.

10 Załącznik 3 Warszawa, dn.. PROREKTOR DS. STUDENCKICH w miejscu WNIOSEK O POŁĄCZENIE ORGANIZACJI Zwracam się z prośbą o połączenie nw. organizacji: w jedną organizację o nazwie:... PEŁNA NAZWA NOWEJ ORGANIZACJI UZASADNIENIE.... Opiekun organizacji 1 Opiekun organizacji 2 Opiekun organizacji Podpis opiekuna organizacji 1 Podpis opiekuna organizacji 2 Podpis opiekuna organizacji 3 Prezes organizacji 1 Prezes organizacji 2 Prezes organizacji Podpis prezesa organizacji 1 Podpis prezesa organizacji 2 Podpis prezesa organizacji 3

11 Załącznik 4 Warszawa, dn... IMIĘ I NAZWISKO PRZEDSTAWICIELA ZAŁOŻYCIELI ORGANIZACJI. Do wiadomości: DECYZJA O REJESTRACJI / ODMOWIE REJESTRACJI* UCZELNIANEJ ORGANIZACJI STUDENCKIEJ / DOKTORANTÓW Na podstawie 3 ust. 1 Szczegółowych zasad i trybu rejestracji oraz funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich oraz uczelnianych organizacji doktorantów Akademii Sztuki Wojennej wprowadzonych Zarządzeniem Rektora-Komendanta Akademii Sztuki Wojennej Nr. z dnia... dokonuje się / odmawia się dokonania rejestracji *.. UZASADNIENIE... POUCZENIE Od niniejszej decyzji przysługuje odwołanie do ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego. Odwołanie powinno zostać wniesione za pośrednictwem prorektora ds. studenckich w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji, za pośrednictwem prorektora ds. studenckich Akademii Sztuki Wojennej. Z upoważnienia Rektora-Komendanta Akademii Sztuki Wojennej Prorektor ds. studenckich Uzgodniono: Radca Prawny * Niepotrzebne skreślić..

12 SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI UCZELNIANEJ ORGANIZACJI STUDENCKIEJ / DOKTORANTÓW (stan na dzień..... r.) Załącznik 5 NAZWA ORGANIZACJI Siedziba organizacji Opiekun organizacji ZARZĄD ORGANIZACJI Funkcja Imię i Nazwisko telefon kontaktowy PREZES WICEPREZES SEKRETARZ SKARBNIK POZOSTALI CZŁONKOWIE Kadencja Zarządu Adres kontaktowy i telefon Uwagi Główne przedsięwzięcia zrealizowane w roku akademickim LISTA CZŁONKÓW ORGANIZACJI Lp. Imię Nazwisko Jednostka organizacyjna Rok studiów Nr indeksu Podpis Opinia opiekuna organizacji:.. Podpis prezesa zarządu organizacji... Podpis opiekuna organizacji Opinia prorektora ds. studenckich:..... Podpis prorektora ds. studenckich

13 Załącznik 6 Warszawa, dn.. PRZEWODNICZĄCY.... IMIĘ I NAZWISKO PRZEWODNICZĄCEGO ORGANIZACJI DECYZJA Nr... z dnia.. o przyznaniu / nieprzyznaniu* środków materialnych na działalność studencką / doktorantów Na podstawie pkt. 3 Procedury przyznania i rozliczania środków finansowych, stanowiącej załącznik 7 do Szczegółowych zasad i trybu rejestracji oraz funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich oraz uczelnianych organizacji doktorantów Akademii Sztuki Wojennej wprowadzonych Zarządzeniem Rektora-Komendanta Nr z dnia., po rozpatrzeniu zgłoszonych wniosków finansowych Komisja Finansowa URSS podjęła decyzję o: przyznaniu / nieprzyznaniu* środków materialnych na realizację nw. projektów: 1. (nazwa projektu i wysokość przyznanych środków) 2. (nazwa projektu i wysokość przyznanych środków) 3. (nazwa projektu i wysokość przyznanych środków) UZASADNIENIE... Przewodniczący Uczelnianej Rady Samorządu Studentów. Uzgodniono: Kwestor-zastępca kanclerza.. * Niepotrzebne skreślić

14 Załącznik 7 PROCEDURA PRZYZNANIA I ROZLICZANIA ŚRODKÓW FINANSOWYCH Zasady ogólne 1. Niniejsze zasady dotyczą rozdziału środków finansowych przeznaczonych na działalność uczelnianych organizacji studenckich Akademii Sztuki Wojennej, którymi dysponuje URSS zgodnie z art. 202 ust. 6 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. z 2016 r., poz z późn. zm.). 2. Środki finansowe pochodzące z budżetu URSS mają charakter aktywizacyjny dla organizacji studenckich i przeznaczone są na realizację projektów realizowanych przez te podmioty. 3. Środki, o których mowa w ust. 1, rozdzielane są przez powołaną w tym celu Komisję URSS, w skład której wchodzi przewodniczący URSS, finansista oraz koordynator ds. uczelnianych organizacji, działającą zgodnie z postanowieniami statutu uczelni w porozumieniu z prorektorem ds. studenckich oraz prodziekanami ds. studenckich. 4. W rozdziale środków uwzględniane są zarejestrowane podmioty, które mają nadany status organizacji studenckiej/doktorantów Akademii Sztuki Wojennej. 5. Organizacje studenckie mogą uzyskiwać środki finansowe przyznawane bezpośrednio przez władze uczelni (art. 204 ust. 3 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym). Zasady finansowania 1. Do przyznania środków kwalifikują się organizacje studenckie/doktorantów, które złożyły sprawozdanie za poprzedni okres rozliczeniowy. 2. Komisja przyznaje dofinansowanie na działalność organizacjom wymienionym w pkt. 1 w szczególności na: 1) organizację przedsięwzięć o charakterze kulturalnym; 2) organizację konferencji naukowych (w przypadku wydatkowania środków na przerwy kawowe, tylko dla prelegentów oraz na podstawie kosztorysu zawierającego liczbę osób) 3) organizację szkoleń o charakterze edukacyjnym; 4) organizację wyjazdów o charakterze badawczo-naukowym; 5) organizację przedsięwzięć o charakterze sportowym; 6) udział delegatów organizacji studenckich w konferencjach naukowych, sympozjach, seminariach (w tym opłaty za udział w konferencji i zwrot kosztów dojazdu); 7) zakup materiałów promocyjnych i biurowych; 8) działalność turystyczno-edukacyjną; 9) działalność statutową organizacji studenckiej. 3. Przy przyznawaniu środków finansowych na realizację projektów, stosuje się następujące kryteria: 1) informowanie społeczności akademickich o realizowanych przedsięwzięciach (m.in. poprzez strony internetowe ASzWoj); 2) realizacja projektu we współpracy z inną organizacją studencką ASzWoj, w tym również projekty międzywydziałowe; 3) realizacja projektu we współpracy z organizacjami, przedsiębiorstwami oraz instytucjami zewnętrznymi; 4) realizacja projektu spełnia cele statutowe organizacji oraz cele ASzWoj; 5) stopień wykonania zamierzeń preliminarza projektów; 6) dotychczasowa współpraca z URSS;

15 7) terminowe przedstawianie sprawozdań z finansowej działalności organizacji studenckiej. 4. Środki na działalność studencką przyznawane są na realizację określonych projektów o dofinansowanie, których ubiega się organizacja studencka w terminach określonych w pkt Wnioski złożone po terminie nie będą rozpatrywane w danym okresie rozliczeniowym. 6. Źródłem finansowania są wydzielone przez Akademię środki w ramach budżetu URSS. 7. Organizacje studenckie mogą być finansowane z wpłat od sponsorów w ramach zarządzenia rektora-komendanta w sprawie pozyskiwania przychodów z tytułu darowizn. 8. Ze środków, o których mowa w pkt. 4 nie mogą być finansowane używki tj. alkohol, papierosy oraz wydatki niezwiązane z działalnością studencką. 9. W przypadku, gdy czas trwania projektu przekracza okres rozliczeniowy organizacja studencka zobowiązana jest poinformować o finansistę URSS. 10. Warunkiem uzyskania środków finansowych jest umieszczenie w ogłoszeniach o realizacji projektu (plakaty, ogłoszenie na stronie internetowej itp.) informacji oraz logotypu URSS przez organizację studencką. 11. Organizacja studencka w celu otrzymania środków na planowany projekt składa wniosek finansowy według wzoru ustalonego w załączniku Wniosek finansowy składa przedstawiciel organizacji studenckiej do przewodniczącego URSS lub wyznaczonej przez niego osoby. 13. Wniosek finansowy jest podpisywany przez: 1) prezesa/przewodniczącego organizacji studenckiej; 2) opiekuna tej organizacji. 14. Wniosek należy złożyć do 15 grudnia na I okres rozliczeniowy (styczeń, luty, marzec), 15 marca na II okres rozliczeniowy (kwiecień, maj, czerwiec) do 15 września na III okres rozliczeniowy (październik, listopad, grudzień). 15. Szczegółowe zasady rozpatrywania wniosków ustala Komisja, o której mowa w pkt Komisja w terminie do 21 dni od dnia zakończenia składania wniosków informuje prezesa/przewodniczącego organizacji studenckiej o przyznaniu lub nieprzyznaniu dofinansowania drogą elektroniczną lub telefonicznie. 17. W przypadku wątpliwości, Komisja każdą podjętą decyzję uzasadnia na piśmie, na wniosek prezesa/przewodniczącego organizacji studenckiej w terminie 7 dni od złożenia takiego wniosku. 18. Przyznawane środki mogą być wydatkowane wyłącznie na cele wskazane we wniosku finansowym. 19. Wypłacenie środków finansowych organizacjom studenckim w ramach przyznanego dofinansowania może odbywać się przelewem na numer rachunku bankowego wskazany na fakturze przedstawionej przez realizatora lub zwrot kosztów na podstawie opłaconej faktury czy rachunku. 20. Wszystkie rachunki i faktury muszą być wystawione na Akademię Sztuki Wojennej jako płatnika. 21. W przypadku zawierania umów w ramach organizowanych przedsięwzięć, podpisywanie umów z osobą (firmą) przyjmującą zamówienie powinno odbywać się w terminie 14 dni przed wykonaniem dzieła lub usługi po wcześniejszych uzgodnieniach z radcą prawnym i kwestorem (zastępcą kanclerza). 22. Osobami reprezentującymi Akademię są kanclerz oraz kwestor-zastępca kanclerza Akademii Sztuki Wojennej. 23. Każda umowa, która podpisywana jest na potrzeby realizacji dofinansowanego projektu, musi zostać zaakceptowana przez radcę prawnego Akademii. 24. W celu wydatkowania przyznanych środków nieprzekraczających kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 r., poz z późn. zm.) przez organizację studencką lub koło naukowe, prezes koła lub organizacji (skarbnik lub

16 wyznaczona osoba) stosuje zapisy regulaminu w sprawie zamówień publicznych wprowadzonego stosownym zarządzeniem rektora-komendanta w tej sprawie. Sporządzony odpowiedni dokument (sprawozdanie, zapotrzebowanie lub wniosek) przekazywany jest do finansisty URSS, który jest odpowiedzialny za rozliczenie otrzymanego limitu w terminie nieprzekraczającym 14 dni przed zaplanowaną realizacją przedsięwzięcia. Rozliczenie płatności 1. Wartość faktury (rachunku) nie może przekroczyć wartości zamówienia. 2. Forma płatności, przelewem najlepiej z 21-dniowym okresem płatności lub zwrot kosztów na podstawie opłaconej faktury czy rachunku. 3. Faktury (rachunki) w celu rozliczenia przyjmuje finansista URSS w terminie nieprzekraczającym 7 dni przed upływem okresu płatności. 4. Dane do faktury: Akademia Sztuki Wojennej, Al. gen. A. Chruściela 103, Warszawa, NIP: Organizacja studencka sporządza sprawozdanie z działalności wraz z rozliczeniem finansowym i doręcza je Przewodniczącemu URSS lub wyznaczonej przez niego osobie nie później niż do 10 marca dla I okresu rozliczeniowego, 10 czerwca dla II okresu rozliczeniowego oraz do 10 grudnia dla III okresu rozliczeniowego. 6. Przewodniczący URSS, zgodnie z art. 204 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, przedstawia Rektorowi-Komendantowi Akademii Sztuki Wojennej sprawozdania i rozliczenia, o których mowa w 6 Szczegółowych zasad i trybu rejestracji oraz funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich oraz uczelnianych organizacji doktorantów Akademii Sztuki Wojennej wprowadzonych Zarządzeniem Rektora- Komendanta Nr z dnia., nie rzadziej niż raz na kwartał roku budżetowego.

17 Załącznik 8 WNIOSEK FINANSOWY DATA ZŁOŻENIA dzień miesiąc rok wpłynęło podpis CZĘŚĆ I INFORMACJA O ORGANIZACJI STUDENCKIEJ / DOKTORANTÓW LICZBA CZŁONKÓW Imię i nazwisko Prezesa Imię i nazwisko Skarbnika Tel. kontaktowy Prezesa Tel. kontaktowy Skarbnika kontaktowy prezesa kontaktowy skarbnika Wysokość dotacji, którą organizacja studencka chce uzyskać ze środków przeznaczonych na działalność studencką. OŚWIADCZENIE Wszystkie podane we wniosku dane i informacje są zgodne z prawdą oraz dochowana została należyta staranność przy ich szacowaniu i określaniu. Wszelkie uprawdopodobnienia kosztów zostały przygotowane uczciwie i rzetelnie, co zapewni możliwość realizacji planowanych przedsięwzięć. Sprawozdanie z przedstawionych przedsięwzięć zostanie sporządzone w wyznaczonym terminie.. Podpis prezesa organizacji. Podpis opiekuna organizacji

18 CZĘŚĆ II INFORMACJE DOTYCZĄCE REALIZOWANEGO PREJEKTU NAZWA PREJEKTU Data realizacji projektu Cele projektu Merytoryczne założenia projektu Koordynator projektu (imię i nazwisko, numer telefonu) Informacje o współorganizatorach projektu CZĘŚĆ III KOSZTORYS PROJEKTU Lp. RODZAJ KOSZTÓW (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) Koszt jednostkowy Finansowanie ze środków URSS/RD Finansowanie z innych źródeł (podać jakich) CZĘŚĆ IV Uzasadnienie / Uwagi komisji / Informacje o wezwaniu do uzupełnienia wniosku ROZSTRZYGNIĘCIE WNIOSKU FINANSOWEGO DECYZJA KOMISJI Wnioskowana kwota dotacji Przyznana kwota dotacji Pieczęć URSS/RD Podpis przewodniczącego URSS/RD Data rozpatrzenia wniosku

19 Załącznik 9 Warszawa, dn.. PROREKTOR DS. STUDENCKICH w miejscu WNIOSEK O ZAWIESZENIE UCZELNIANYCH ORGANIZACJI AKADEMII SZTUKI WOJENNEJ Jako opiekun organizacji wracam się z prośbą o zawieszenie uczelnianej organizacji. UZASADNIENIE: podpis opiekuna organizacji * Niepotrzebne skreślić

20 Załącznik 10 Warszawa, dn.. PRZEWODNICZĄCY.... IMIĘ I NAZWISKO PRZEWODNICZĄCEGO ORGANIZACJI DECYZJA O ZAWIESZENIU UCZELNIANEJ ORGANIZACJI AKADEMII SZTUKI WOJENNEJ Na podstawie 7 ust. 1 Szczegółowych zasad i trybu rejestracji oraz funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich oraz uczelnianych organizacji doktorantów Akademii Sztuki Wojennej wprowadzonych Zarządzeniem Rektora-Komendanta Nr z dnia. dokonuje się: zawieszenia / wykreślenia* z rejestru. UZASADNIENIE: POUCZENIE: Od niniejszej decyzji przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Wniosek należy złożyć do Rektora-Komendanta Akademii Sztuki Wojennej w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji. Z upoważnienia Rektora-Komendanta Akademii Sztuki Wojennej Prorektor ds. studenckich * Niepotrzebne skreślić