WZÓR UMOWA NR.. zwaną dalej WYKONAWCĄ

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 WZÓR UMOWA NR.. zawarta w dniu... roku pomiędzy Ośrodkiem Reprezentacyjnym Ministerstwa Obrony Narodowej z siedzibą w Nowej Wsi przy ul. Grodziskiej 1, Pruszków, NIP: , REGON: zwanym dalej ZAMAWIAJACYM reprezentowanym przez: płk Krzysztofa SIKORSKIEGO - Komendanta OR MON a..., z siedzibą wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy, pod numerem.., NIP:.., REGON:., reprezentowaną przez:.. - zwaną dalej WYKONAWCĄ a..-..., zamieszkałym w.. prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą... z siedzibą w..., wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP..., REGON... zwanym dalej WYKONAWCĄ wyłonionym w drodze postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nr./2017 prowadzonego w trybie. na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz z późn. zm.) o następującej treści: 1 Terminologia. 1. Przez określenia użyte w umowie należy rozumieć: 1) Umowa - oznacza niniejszą umowę w sprawie zamówienia publicznego, zawartą pomiędzy ZAMAWIAJACYM i WYKONAWCĄ wraz ze wszystkimi aneksami i załącznikami do tej umowy. 2) Przedstawiciel ZAMAWIAJĄCEGO osoba działająca na podstawie upoważnienia Zamawiającego. 3) Przedstawiciel WYKONAWCY - osoba działająca na podstawie pisemnego upoważnienia Wykonawcy. 4) Przedmiot Umowy - dostawa środków spożywczych określonych w 2 niniejszej umowy zwanych towarem. 5) Dostawa - realizacja zapotrzebowania ZAMAWIAJĄCEGO, polegająca na dostarczeniu do jego magazynu w określonym terminie zapotrzebowanej przez niego ilości środków spożywczych objętych Umową. 6) Miejsce dostawy - magazyn ZAMAWIAJACEGO. 2 Przedmiot umowy. 1. Przedmiotem umowy są dostawy warzyw i owoców dla OŚRODKA Reprezentacyjnego MON obiekt Omulew, zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia. Strona 1 z 25

2 2. WYKONAWCA zobowiązuje się dostarczyć na zasadach określonych w niniejszej umowie oraz zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, sukcesywne dostawy wytworzonych zgodnie z wymaganiami prawa żywnościowego środków spożywczych zwanych dalej towarem, w asortymencie, cenach i ilościach określonych w Formularzu cenowym złożonym przez Wykonawcę do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (kserokopia). Zamawiający dopuszcza nazewnictwo przedmiotów zamówienia stosowane przez Wykonawcę, będące odpowiednikiem określonych przez Zamawiającego w Formularzu cenowym przedmiotów zamówienia. Uzgodniona tabela nazw handlowych używanych przez Wykonawcę stanowi integralną część umowy (załącznik nr 5 Formularz z nazwami handlowymi Wykonawcy ), który w przypadku stosowania nazw asortymentu przedmiotów zamówienia innych niż ujęte w opisie Formularza ofertowego - Formularza cenowego, WYKONAWCA będzie stosował przy wystawianiu faktur VAT przez cały czas obowiązywania umowy. 3. ZAMAWIAJĄCY gwarantuje realizację umowy na poziomie nie mniejszym niż 50% maksymalnej wartości brutto umowy. Realizacja umowy w pozostałym zakresie uzależniona będzie od faktycznych potrzeb ZAMAWIAJACEGO wynikających ze zmiennej liczby żywionych. WYKONAWCY nie przysługują jakiekolwiek roszczenia odszkodowawcze z tytułu niezłożenia przez Zamawiającego zamówień na poziomie wyższym niż 50% maksymalnej wartości umowy brutto. 4. Wykazane przez ZAMAWIAJĄCEGO z należytą starannością, ilości w poszczególnych asortymentach z uwagi na zmienną liczbę żywionych (liczbę, której ZAMAWIAJĄCY na etapie prowadzonego postępowania oraz zawarcia umowy, nie jest w stanie przewidzieć), są średniorocznymi potrzebami i mogą w czasie realizacji zamówienia ulegnąć zmianie (zwiększenie lub zmniejszenie) bez odrębnej akceptacji WYKONAWCY. Zmiany te nie mogą powodować przekroczenia maksymalnej wartości umowy brutto. WYKONAWCA z tego tytułu nie będzie rościł żadnych roszczeń odszkodowawczych wobec ZAMAWIAJACEGO. 3 Wartość umowy. 1. Maksymalna wartość umowy wynikająca z tabeli w 2: 1.1. wartość netto: słownie: 1.2. kwota VAT : słownie: 1.3. wartość brutto: słownie: 2. Dopuszcza się możliwość zmiany maksymalnej wartości umowy w przypadku ustawowej zmiany należnego podatku od towarów i usług (VAT), na wniosek ZAMAWIAJĄCEGO lub WYKONAWCY wykonany w formie tabelarycznej (wykonanej jak w 2) i opisowej z podaniem podstawy prawnej tej zmiany. 3. Zmiana maksymalnej wartości umowy, o której mowa w ust. 2 obowiązywać będzie od daty podpisania aneksu do umowy. 4. Wartością końcową umowy będzie łączna wartość wszystkich zrealizowanych dostaw, która nie może przekroczyć maksymalnej wartości brutto umowy. Strona 2 z 25

3 4 Dostawy. 1. WYKONAWCA dostarczy towar specjalistycznym transportem własnym lub innego przewoźnika, na koszt własny do magazynu ZAMAWIAJĄCEGO w miejscowości Omulew Gm. Jedwabno k /Szczytna. 2. Dostawy będą realizowane na następujących zasadach: 1) WYKONAWCA otrzymywał będzie od ZAMAWIAJĄCEGO, z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem, na wskazany przez WYKONAWCĘ numer tel./fax, zamówienie z określeniem terminu dostawy, asortymentu, ilości towaru oraz opakowań jednostkowych. 2) WYKONAWCA potwierdzi przyjęcie zamówienia do realizacji. Milczenie WYKONAWCY będzie traktowane jako przyjęcie zamówienia. 3) korekta zamówienia może być dokonywana przed realizacją zamówienia, najpóźniej do godz w przeddzień, w którym następuje dostawa, w formie przyjętej dla składania zamówień. 3. Dostawy towaru odbywać się będą do 5 razy w tygodniu, w wybrane przez ZAMAWIAJACEGO dni od poniedziałku do piątku, w godz. od 6 00 do W szczególnie uzasadnionych przypadkach, których ZAMAWIAJACY nie mógł wcześniej przewidzieć WYKONAWCA zagwarantuje bezpłatne zwiększenie częstotliwości dostaw. 5 - Transport 1. WYKONAWCA dostarczy towar specjalistycznym transportem własnym lub innego przewoźnika, spełniającym wymogi obowiązującego prawa. 2. WYKONAWCA zabezpieczy należycie towar na czas przewozu i ponosi całkowitą odpowiedzialność za dostawę i jakość dostarczanego towaru. 3. WYKONAWCA ponosi odpowiedzialność za braki i wady powstałe w czasie transportu oraz ponosi z tego tytułu wszelkie skutki prawne. 4. WYKONAWCA zobowiązuje się do przestrzegania procedur bezpieczeństwa obowiązujących w siedzibie Zamawiającego w czasie realizacji dostaw do Zamawiającego. 5. WYKONAWCA w terminie 5 dni przed rozpoczęciem realizacji dostaw, przekaże w formie pisemnej ZAMAWIAJĄCEMU wykaz środków transportu i dane kierowców (dane personalne kierowcy, numer i seria dowodu osobistego, marka, numer rejestracyjny pojazdu), wraz z oświadczeniem, że ww. osoby nie były karane za przestępstwo umyślne. W przypadku korzystania z transportu innego przewoźnika, należy dodatkowo podać jego dane. 6. WYKONAWCA wyraża zgodę na poddanie kierowcy, przedstawiciela WYKONAWCY i środka transportu rygorom procedur bezpieczeństwa obowiązującym w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO. 6 Zobowiązania Wykonawcy 1. WYKONAWCA zobowiązuje się do posiadania, polisy ubezpieczeniowej OC (na kwotę nie mniejszą niż maksymalna wartość umowna brutto określona w 3) w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej posiadającą rozszerzony zakres ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej ubezpieczonego, za szkody osobowe lub rzeczowe wyrządzone przez produkty wyprodukowane, dostarczone oraz sprzedane przez ubezpieczonego w okresie ubezpieczenia, obowiązującej przez cały okres związania umowy. Strona 3 z 25

4 2. WYKONAWCA zobowiązuje się udostępnić upoważnionemu przedstawicielowi ZAMAWIAJACEGO dokumentację z wewnętrznej kontroli jakości zdrowotnej żywności i przestrzegania zasad higieny w procesie produkcji. 3. WYKONAWCA zobowiązuje się udostępnić dokumentację oraz zakład celem przeprowadzenia kontroli przedstawicielowi ZAMAWIAJĄCEGO lub właściwemu Wojskowemu Ośrodkowi Medycyny Prewencyjnej i respektować jego zalecenia. 4. WYKONAWCA udostępni pomieszczenia zakładu celem przeprowadzenia kontroli przez upoważnionego przedstawiciela ZAMAWIAJĄCEGO w zakresie: procesów technologicznych, jakości surowców użytych do produkcji, stanu sanitarno higienicznego pomieszczeń, urządzeń i maszyn produkcyjnych, higieny osobistej zatrudnionego personelu, warunków socjalnych, warunków magazynowania surowców i gotowych przetworów, sposobu transportu towaru. 5. ZAMAWIAJACY zastrzega sobie prawo, do 3 krotnego w czasie trwania umowy, pobrania prób dostarczanych produktów i przebadania ich na zgodność z wymaganiami niniejszej umowy na koszt WYKONAWCY. W zakres 3 badań nie wchodzą sytuacje, o których mowa w 8 Reklamacje. 6. ZAMAWIAJACY zastrzega sobie prawo do weryfikacji zgodności jakości dostarczanych produktów z normami jakościowymi. Prawo do kontroli (tj. pobrania prób i badania dostarczonego towaru) w imieniu ZAMAWIAJACEGO przysługuje uprawnionemu laboratorium wskazanemu przez ZAMAWIAJACEGO. Koszt pobrania prób i badania żywności poniesie WYKONAWCA w każdym przypadku, jeżeli ocena jakości dostarczonych towarów okaże się niezgodna z normami jakościowymi obowiązującymi dla przedmiotu zamówienia lub opisem przedmiotu zamówienia. 7. WYKONAWCA jest zobowiązany do natychmiastowego, pisemnego zawiadomienia ZAMAWIAJĄCEGO: 1) o zmianie siedziby WYKONAWCY, 2) o upadłości WYKONAWCY, 3) o wszczęciu postępowania układowego, 4) o ogłoszeniu likwidacji, 5) o zawieszeniu działalności, 6) o zmianie w zakresie rejestracji działalności WYKONAWCY. 7) o decyzji wydanej przez właściwy organ urzędowej kontroli żywności o wstrzymaniu produkcji lub unieruchomieniu zakładu. 8. WYKONAWCA zobowiązuje się nie przenosić praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy na osoby trzecie bez pisemnej zgody Zamawiającego. 9. WYKONAWCA, zobowiązuje się w ramach niniejszej umowy do zagwarantowania zwiększonych dostaw żywności w celu zabezpieczenia rozwinięcia mobilizacyjnego Ośrodka Reprezentacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej oraz w przypadku wystąpienia zagrożenia kryzysowego zwiększając ilość oraz częstotliwość dostaw artykułów żywnościowych z uwzględnieniem następujących ilości: - mleko i przetwory mleczarskie o łącznej masie 150 kg w czasie 1 doby 10. WYKONAWCA zobowiązuje się do: 1.1. dostarczenia Szefowi Sekcji Żywnościowej z wyprzedzeniem co najmniej 3 dni, przed rozpoczęciem dostaw, wykazu pracowników planowanych do realizacji przedmiotu umowy na terenie Ośrodka Reprezentacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej lub o zamiarze wprowadzenia nowych Strona 4 z 25

5 pracowników na obiekt. Wykaz powinien zawierać następujące dane: imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr dowodu osobistego, PESEL, a także wykaz samochodów wjeżdżających na teren wojskowy, który powinien zawierać markę i numer rejestracyjny pojazdu. Do wykazu pracowników należy dołączyć fotografię każdego z pracowników informowania Zamawiającego na piśmie, o zatrudnianiu przez Wykonawcę cudzoziemców, którzy będą uczestniczyć w wykonywaniu przedmiotu umowy na terenie Ośrodka Reprezentacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej; 1.3. do poddania się procedurze uzyskania zezwoleń uprawniających do wejścia cudzoziemców na teren Ośrodka Reprezentacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej przez Służbę Kontrwywiadu Wojskowego. 11. Warunkiem wejścia cudzoziemców na teren Ośrodka Reprezentacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej jest uzyskanie zezwoleń, o których mowa w pkt Odbiór ilościowo jakościowy. 1. Ilościowy i jakościowy odbiór towarów będzie dokonywany w magazynie ZAMAWIAJĄCEGO przez przedstawiciela ZAMAWIAJĄCEGO, z udziałem WYKONAWCY lub jego upoważnionego przedstawiciela, w oparciu o SIWZ-Opis przedmiotu zamówienia stanowiącego załącznik nr 1 do umowy i Formularz cenowy stanowiący załącznik nr 2, złożonego zamówienia oraz dostarczonych wraz z dostawą dokumentów przez WYKONAWCĘ. 2. Brak uczestnictwa WYKONAWCY w czynnościach odbioru, upoważnia przedstawiciela ZAMAWIAJACEGO, do czynności odbioru bez udziału WYKONAWCY, na jego ryzyko. 3. Odpowiedzialność za dostarczone i odbierane towary określa moment ich odbioru w magazynie ZAMAWIAJĄCEGO, potwierdzony pisemnie na dokumencie dostawy. 4. WYKONAWCA zobowiązany jest dołączyć do dostawy i przekazać ZAMAWIAJACEMU m.in. następujące dokumenty: 1) oryginał faktury VAT, 2) Handlowy Dokument Identyfikacyjny (HDI). 8 Reklamacje. 1. Reklamacje w przypadku dostawy towaru: 1) Z wadami ilościowymi: a) Przedstawiciel ZAMAWIAJĄCEGO po stwierdzeniu braków ilościowych może pozostawić towar w magazynie do dyspozycji WYKONAWCY lub odmówić przyjęcia dostawy, jeżeli braki ilościowe uniemożliwią zapewnienie pełnego wyżywienia wynikającego z potrzeb ZAMAWIAJACEGO; b) Przedstawiciel ZAMAWIAJĄCEGO może odmówić przyjęcia towaru ze względu na niezgodny ze złożonym zamówieniem rodzaj asortymentu; 2) Z wadami jakościowymi: a) Przedstawiciel ZAMAWIAJĄCEGO może odmówić przyjęcia całej partii towaru, w której znajdują się towary z wadami lub odmówić przyjęcia z całej dostarczonej partii tylko tych towarów, które posiadają wady i żądać wymiany na towar wolny od wad; 3) Inne: a) Przedstawiciel Zamawiającego po stwierdzeniu, że dostawa ma miejsce niewłaściwym środkiem transportu odmówi przyjęcia towaru ze względu na Strona 5 z 25

6 ryzyko zagrożenia bezpieczeństwa i jakości produktów i nieznane źródło pochodzenia żywności; b) W przypadku nie wywiązania się Wykonawcy z terminów realizacji zamówień Przedstawiciel Zamawiającego może odmówić przyjęcia towaru; 4) W przypadku ujawnienia wad ilościowych lub jakościowych, których nie można było stwierdzić podczas odbioru towaru, Przedstawiciel Zamawiającego niezwłocznie powiadomi WYKONAWCĘ na piśmie (faksem), określając żądanie reklamacyjne (np. żądanie wymiany na towar wolny od wad w wyznaczonym przez ZAMAWIAJĄCEGO terminie, obniżenie ceny o wartość towaru z wadami) w formie protokołu reklamacyjnego. 5) W przypadku realizacji dostawy towaru niezgodnie ze złożonym zamówieniem Przedstawiciel Zamawiającego nie ma obowiązku przyjęcia takiej dostawy w terminie późniejszym. 2. Obieg dokumentacji reklamacyjnej: Podstawą reklamacji jest sporządzenie Protokołu reklamacyjnego przez Przedstawiciela Zamawiającego. Przedstawiciel Zamawiającego w związku z powyższym niezwłocznie przesyła protokół reklamacyjny faksem do WYKONAWCY. 3. Uwzględnienie reklamacji: 1) WYKONAWCA dostarczy do magazynu ZAMAWIAJĄCEGO zareklamowaną ilość towaru, wolną od wad ilościowych lub jakościowych, na swój koszt, w dniu dostawy, w której stwierdzono braki ilościowe lub wady jakościowe, bez prawa żądania dodatkowych opłat z tego tytułu, chyba, że Przedstawiciel ZAMAWIAJACEGO zrezygnuje z uzupełnienia towaru wolnego od wad; 2) WYKONAWCA dostarczy do magazynu ZAMAWIAJĄCEGO brakującą ilość towaru, wolną od wad ilościowych lub jakościowych, na swój koszt, w innym dniu niż w dniu dostawy, w której stwierdzono braki ilościowe lub wady jakościowe, bez prawa żądania dodatkowych opłat z tego tytułu, chyba, że Przedstawiciel ZAMAWIAJACEGO zrezygnuje z uzupełnienia towaru wolnego od wad; W tym przypadku ZAMAWIAJĄCY zastosuje wobec WYKONAWCY kary umowne, o których mowa w 9 ust. 4. 3) W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt. 4) o sposobie załatwienia uwzględnionej reklamacji WYKONAWCA informuje ZAMAWIAJĄCEGO w formie pisemnej (faksem) w ciągu 3 dni liczone od dnia złożenia reklamacji. 4. Odmowa uwzględnienia reklamacji: 1) Jeżeli WYKONAWCA nie uzna reklamacji lub na nią niezwłocznie nie zareaguje, ZAMAWIAJACY zleci Stacji Sanitarno - Epidemiologicznej lub Inspekcji, jakości Handlowej Artykułów Rolno Spożywczych właściwej miejscowo dla ZAMAWIAJACEGO, pobranie prób towaru lub ich zbadanie, bądź wykonanie badania prób towaru pobranych do zbadania przez właściwego miejscowo Inspektora WOMP lub uprawnionego próbobiorcę. Przy pobieraniu prób może być obecny Przedstawiciel ZAMAWIAJĄCEGO oraz Przedstawiciel WYKONAWCY; 2) W przypadku, gdy Stacja Sanitarno Epidemiologiczna lub Inspekcja Jakości Handlowej Artykułów Rolno Spożywczych właściwa miejscowo dla ZAMAWIAJACEGO określonych badań nie wykonuje, ZAMAWIAJĄCY może zlecić ich wykonanie innemu akredytowanemu laboratorium badania żywności; Strona 6 z 25

7 3) Koszty badań laboratoryjnych ponosi Strona, dla której ocena, jakości okazała się niekorzystna. Orzeczenie wydane przez laboratorium akredytowane będzie ostateczną podstawą do określenia, jakości towaru i wiąże Strony; 4) W przypadku, gdy próba badanego towaru wypadnie negatywnie dla WYKONAWCY (tj. wystąpi niezgodność wyniku badania z wymaganiami dla produktu) ZAMAWIAJACY nie zapłaci za dostarczoną partię towaru z wadami. 5. Odpowiedzialność WYKONAWCY, za jakość produktu: W przypadku wystąpienia zatruć spowodowanych złą jakością dostarczonego przedmiotu umowy WYKONAWCA zobowiązany jest pokryć wszelkie koszty leczenia osób poszkodowanych i przeprowadzenia koniecznych zabiegów sanitarnych na własny koszt. 6. Podmiotem uprawnionym do dochodzenia roszczeń z tytułu gwarancji i rękojmi jest ZAMAWIAJACY. ZAMAWIAJACY upoważnia niniejszym swojego przedstawiciela do składania reklamacji. 9 Kary umowne. 1. WYKONAWCA zapłaci ZAMAWIAJACEMU karę umowną 10% maksymalnej wartości umowy brutto określonej w 3 ust. 1, w przypadku odstąpienia przez WYKONAWCĘ od umowy z przyczyn, za które ZAMAWIAJĄCY nie odpowiada. 2. WYKONAWCA zapłaci Zamawiającemu karę umowną 10% maksymalnej wartości umowy brutto określonej w 3 ust. 1, gdy ZAMAWIAJĄCY odstąpi od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada WYKONAWCA. 3. W przypadku opóźnień (powyżej 2 godz.) w realizacji konkretnego zamówienia w stosunku do terminu wskazanego w treści zamówienia (dostawy zamówionej partii towaru), ZAMAWIAJĄCY ma prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 15% wartości brutto partii towaru (zamówienia). 4. WYKONAWCA zapłaci kary umowne w wysokości 0,5% maksymalnej wartości umowy brutto określonej w 3 ust. 1 umowy, każdorazowo w przypadku dostawy z wadami ilościowymi lub jakościowymi, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad w miejsce wadliwego; 5. WYKONAWCA zapłaci kary umowne w przypadku nie zrealizowania (częściowo lub całkowicie) konkretnego zamówienia (dostawy), w wysokości 30% wartości brutto niezrealizowanego zamówienia lub jego niezrealizowanej części. 6. WYKONAWCA zapłaci kary umowne w wysokości 40% wartości brutto towarów z wadami w przypadku nie uznania reklamacji przez Wykonawcę i następnie potwierdzenia niezgodności z wymaganiami dla produktu stwierdzonych badaniem pobranych próbek reklamowanego towaru przez laboratorium akredytowane. 7. WYKONAWCA zapłaci kary umowne w wysokości 10 % maksymalnej wartości umowy brutto w przypadku gdy ZAMAWIAJACY (żywieni przez ZAMAWIAJACEGO) spożył lub mógł spożyć przedmiot umowy z wadami jakościowymi, powodującymi lub mogącymi powodować, zatrucia pokarmowe z objawami ostrego nieżytu żołądkowo-jelitowego, co potwierdziły wyniki badań laboratoryjnych przedmiotu umowy. 8. WYKONAWCA zapłaci kary umowne w wysokości 2% maksymalnej wartości umowy brutto, za wykonywanie przez cudzoziemców przedmiotu umowy na terenie Ośrodka Reprezentacyjnego, z pominięciem postanowień 6 pkt 10.2 i 10.3 oraz pkt 11, za każdy stwierdzony taki przypadek. Strona 7 z 25

8 9. ZAMAWIAJĄCY zastrzega sobie prawo potrącenia równowartości naliczonych kar umownych z wynagrodzenia WYKONAWCY wynikającego z bieżących opłat faktury. 10. ZAMAWIAJĄCY zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych przewidzianych w Kodeksie cywilnym w przypadku, jeśli szkoda wynikła z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przewyższa wartość zastrzeżonej kary umownej bądź wynika z innych tytułów. 10 Warunki płatności. 1. Zapłata należności za dostarczone dostawy nastąpi w formie przelewu z rachunku ZAMAWIAJĄCEGO na rachunek bankowy WYKONAWCY umieszczony na fakturze w terminie do 21 dni od daty otrzymania poprawnie sporządzonej faktury VAT. Za datę zapłaty uważa się dzień złożenia dyspozycji płatniczej w banku ZAMAWIAJĄCEGO. 2. WYKONAWCA będzie wystawiał w dniu dostawy jedną fakturę na całość zamawianegodostarczanego towaru będącego przedmiotem zamówienia-dostawy w danym dniu, stosując nazewnictwo, jednostki miary oraz ceny określone w niniejszej umowie. 3. Na oryginale faktury, WYKONAWCA wymieni między innymi: 1) asortyment środków spożywczych, (tylko i wyłącznie środków spożywczych będących przedmiotem umowy, posługując się nazewnictwem zawartym w umowie), 2) jednostkę miary, 3) ilość, 4) cenę jednostkową netto, 5) wartość netto, 6) stawkę podatku VAT, 7) wartość brutto. 4. ZAMAWIAJĄCY wstrzyma się z zapłatą w przypadku złego wystawienia faktury co skutkuje przesunięciem terminu zapłaty do czasu otrzymania przez ZAMAWIAJĄCEGO poprawnie wystawionej faktury VAT. 11 Odstąpienia od umowy 1. ZAMAWIAJĄCEMU przysługuje prawo jednostronnego natychmiastowego odstąpienia od umowy i naliczenia kar umownych w przypadku wystąpienia jednej z n/w przesłanek: 1) nie udostępnienia zakładu do kontroli upoważnionemu przedstawicielowi ZAMAWIAJĄCEGO lub właściwemu Wojskowemu Ośrodkowi Medycyny Prewencyjnej. 2) trzykrotnego zawinionego przez WYKONAWCĘ uchybienia terminu dostaw, 3) dwukrotnego naruszenia norm jakościowych dostarczanych środków spożywczych, 4) otrzymania przez ZAMAWIAJĄCEGO kopii decyzji wydanej przez właściwy organ urzędowej kontroli żywności o wstrzymaniu produkcji lub unieruchomieniu zakładu, 5) wydania nakazu zaprzestania zaopatrywania przez właściwy Wojskowy Ośrodek Medycyny Prewencyjnej lub właściwy organ urzędowej kontroli żywności, 6) zaniechania realizacji dostaw z przyczyn za które odpowiada Wykonawca, 7) utrata przez WYKONAWCĘ uprawnień do realizacji przedmiotu zamówienia, 8) niezachowania ciągłości w zakresie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, potwierdzonej przesłaniem ZAMAWIAJĄCEMU kserokopii aktualnej polisy (potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez WYKONAWCĘ), Strona 8 z 25

9 2. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, ZAMAWIAJĄCY może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku WYKONAWCA może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy. 12 Zabezpieczenie Należytego Wykonania Umowy. 1. ZAMAWIAJĄCY ustanawia zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w wysokości 10 % całkowitej ceny (brutto) podanej w ofercie, tj.:...zł (słownie:.). 2. Zabezpieczenie musi być wniesione najpóźniej w dniu zawarcia Umowy. 3. Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy może być wniesione w następujących formach: a) pieniądzu na konto ZAMAWIAJĄCEGO: Bank NBP O/WARSZAWA, konto nr ; b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej, z tym, że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym; c) gwarancjach bankowych; d) gwarancjach ubezpieczeniowych; e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6 b ust.5 pkt. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. 4. ZAMAWIAJĄCY dokona zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania Umowy złożonego w formie pieniężnej na rachunek WYKONAWCY w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonane. 5. ZAMAWIAJĄCY będzie uprawniony do skorzystania z zabezpieczenia należytego wykonania Umowy w celu pokrycia swoich roszczeń wobec WYKONAWCY, z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy - po uprzednim pisemnym poinformowaniu WYKONAWCY o wysokości i przyczynach skorzystania z zabezpieczenia. Jeżeli WYKONAWCA jest jednocześnie gwarantem, zabezpieczenie służy także pokryciu roszczeń z tytułu gwarancji jakości. 6. W przypadku, gdy ZAMAWIAJĄCY skorzysta z zabezpieczenia w całości lub w części, WYKONAWCA zobowiązany będzie do uzupełnienia kwoty zabezpieczenia do wysokości określonej w ust. 1 powyżej, w terminie 14 dni roboczych od dnia doręczenia WYKONAWCY przez ZAMAWIAJĄCEGO pisemnego zawiadomienia o obowiązku uzupełnienia kwoty zabezpieczenia. 13 Termin realizacji umowy. 1. Umowa obowiązuje od dnia jej podpisania do r., z tym, że zamówienie realizowane będzie nie wcześniej niż od r. do r. 2. Umowa przestaje obowiązywać w momencie wyczerpania maksymalnej wartości umowy brutto określonej w 3 ust Upoważnieni przedstawiciele. Wszelkie działania, których podjęcie jest wymagane lub dopuszczalne na mocy niniejszej umowy przez ZAMAWIAJĄCEGO lub WYKONAWCĘ, mogą być podejmowane lub sporządzane przez upoważnionych przedstawicieli (za wyjątkiem składania oświadczeń woli i zmian niniejszej umowy) Strona 9 z 25

10 15 Zawiadomienia. 1. Jakiekolwiek zawiadomienie będzie przekazywane miedzy stronami w formie pisemnej. ZAMAWIAJACY dopuszcza formę porozumienia się za pomocą faxu z jednoczesnym zachowaniem formy pisemnej. Nr fax. ZAMAWIAJĄCEGO nr fax WYKONAWCY 2. Zawiadomienie skutkuje w momencie doręczenia go danej ze stron. 16 Podwykonawcy 1. Zakres zamówienia, który będzie wykonywał Podwykonawca/Podwykonawcy określony jest w Formularzu ofertowym Wykonawcy, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszej umowy. WYKONAWCA zapewnia przy tym, że w realizacji prac, o których mowa powyżej uczestniczyć będą wyłącznie osoby posiadające niezbędne do wykonania umowy uprawnienia wymagane przepisami prawa. Za działania i zaniechania Podwykonawców WYKONAWCA odpowiada jak za zaniechania własne. 2. W trakcie realizacji zamówienia WYKONAWCA może zmienić podwykonawcę lub zrezygnować z podwykonawstwa. Jeżeli zmiana lub rezygnacja z podwykonawstwa dotyczyć będzie podmiotu, na zasoby którego WYKONAWCA powoływał się na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b Prawa zamówień publicznych, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, WYKONAWCA jest zobowiązany wykazać ZAMAWIAJĄCEMU, że proponowany inny podwykonawca lub WYKONAWCA samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia. 17 Inne postanowienia 1. W sprawach nie uregulowanych umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. 2. Wszelkie zmiany umowy wymagają zgody obu stron oraz formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Ewentualne spory powstałe przy wykonywaniu umowy rozstrzygać będzie Sąd właściwy dla siedziby ZAMAWIAJĄCEGO. 4. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla ZAMAWIAJĄCEGO, jeden dla WYKONAWCY. 5. Integralną część Umowy stanowi załącznik do Decyzji nr 145/MON Ministra Obrony Narodowej w sprawie zasad postępowania w kontaktach z wykonawcami, którego postanowień Strony zobowiązują się przestrzegać w trakcie realizacji Umowy. Załączniki: Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia z załącznikami (wydruk wersji elektronicznej w zakresie dotyczącym danej części zamówienia-umowy). Załącznik nr 2 Złożony Formularz ofertowy Formularz cenowy Wykonawcy (kopia); Załącznik nr 3 Wzór protokołu reklamacyjnego Załącznik nr 4 Decyzja NR 145/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 13 lipca 2017 r. w sprawie zasad postępowania w kontaktach z wykonawcami (kopia) Załącznik nr 5 Formularz z nazwami handlowymi Wykonawcy Strona 10 z 25

11 ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA.. Uzgodniono: GŁÓWNY KSIĘGOWY. SZEF SEKCJI ZYWNOŚCIOWEJ... RADCA PRAWNY. KIEROWNIK SEKCJI OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH KIEROWNIK SEKCJI ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH.. Strona 11 z 25

12 Załącznik nr 3 do umowy., dnia. Protokół reklamacyjny Dostawca:... Producent:. Data dostawy do OR MON w dniu:... Data stwierdzenia nieprawidłowości w dostawie:.. Przyczyna reklamacji*: * dotycząca wady jakościowej i/lub ilościowej przedmiotu dostawy: Nazwa produktu reklamowanego:.... Ilość (masa) reklamowana: Szczegółowy opis wad jakościowych i/lub ilościowych produktu: Odmowa przyjęcia i żądanie wymiany: tak / nie (niepotrzebne skreślić) Rezygnacja z wymiany: tak / nie (niepotrzebne skreślić) Strona 12 z 25

13 * dotycząca terminowości dostawy: Data i dokładna godzina dostawy (lub braku dostawy): Odmowa przyjęcia i żądanie wymiany: tak / nie (niepotrzebne skreślić) Rezygnacja z wymiany: tak / nie (niepotrzebne skreślić) * dotycząca warunków transportu: Szczegółowy opis: Odmowa przyjęcia i żądanie dostarczenia transportem zgodnym z wymogami: tak / nie (niepotrzebne skreślić) Rezygnacja z wymiany: tak / nie (niepotrzebne skreślić) * dotycząca opakowania i oznakowania:.. Szczegółowy opis niezgodności: Odmowa przyjęcia i żądanie wymiany: tak / nie (niepotrzebne skreślić) Rezygnacja z wymiany: tak / nie (niepotrzebne skreślić) *wypełnić właściwe punkty. (podpis osoby upoważnionej do złożenia reklamacji) Strona 13 z 25

14 Załącznik nr 4 do umowy Załącznik do decyzji Nr 145/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 13 lipca 2017 r. (poz. 157) ZASADY POSTĘPOWANIA W KONTAKTACH Z WYKONAWCAMI Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1. Zasady postępowania w kontaktach z wykonawcami regulują postępowanie pracowników i żołnierzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej, zwanych dalej komórkami, oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych, z wyłączeniem spółek dla których Minister Obrony Narodowej wykonuje uprawnienia majątkowe przysługujące Skarbowi Państwa z tytułu należących do Skarbu Państwa akcji lub udziałów w tych spółkach, zwanych dalej "jednostkami organizacyjnymi", oraz osób fizycznych świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych w Ministerstwie Obrony Narodowej lub w jednostkach organizacyjnych w stosunku do osób prawnych, osób fizycznych oraz jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną: 1) wykonujących na rzecz Skarbu Państwa lub państwowej osoby prawnej odpłatne umowy, w szczególności na dostawy, świadczenie usług lub roboty budowlane; 2) które z racji zakresu prowadzonej działalności mogą starać się o zawarcie umów, o których mowa w pkt 1; 3) które działają w imieniu lub na rzecz podmiotów wskazanych w pkt 1 lub 2, zwanych dalej "wykonawcami". 2. W kontaktach z wykonawcami należy zachować świadomość, że mogą oni stosować działania mające na celu zapewnienie im przychylności, skutkujące naruszeniem zasady bezstronności, równego traktowania lub uczciwej konkurencji (reguła wzajemności). 3. W kontaktach z wykonawcami należy kierować się zasadami: 1) godności i honoru; 2) zdrowego rozsądku i umiaru; 3) ochrony dobrego imienia Ministerstwa Obrony Narodowej i Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; 4) pierwszeństwa interesów Ministerstwa Obrony Narodowej i Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; 5) unikania sytuacji, które mogłyby wywoływać powstanie długu materialnego lub Strona 14 z 25

15 honorowego albo poczucia wdzięczności; 6) bezstronności oraz unikania zachowań faworyzujących konkretnego wykonawcę w stosunku do jego konkurencji. Rozdział 2 Rozliczanie kosztów Przy rozliczaniu kosztów poniesionych w związku z bezpośrednimi kontaktami z wykonawcami należy przyjąć zasadę "każdy płaci za siebie", w szczególności: 1) koszty podróży służbowych, w tym koszty dojazdów, wyżywienia i noclegów pokrywa się wyłącznie z budżetu, którego dysponentem jest Minister Obrony Narodowej; 2) w restauracjach i innych miejscach wspólnego przebywania rachunki należy opłacać z własnych środków w ramach późniejszego rozliczenia służbowego, lub ze środków pochodzących z budżetu, którego dysponentem jest Minister Obrony Narodowej (karty płatnicze). 2. Niedopuszczalne jest korzystanie z fundowanego przez wykonawców wyżywienia, transportu, ani z pokrywania przez nich innych kosztów i zobowiązań z wyjątkiem: 1) drobnych poczęstunków serwowanych w trakcie podróży służbowych; 2) transportu związanego z wykonywaniem zadań w ramach podróży służbowych. Rozdział 3 Przedsięwzięcia i spotkania z udziałem wykonawców Dopuszczalne są przedsięwzięcia związane z zawarciem lub realizacją umowy, organizowane wspólnie przez komórki lub jednostki organizacyjne oraz wykonawców. 2. Dopuszczalne jest udzielanie pomocy krajowym przedsiębiorstwom sektora obronnego w przedsięwzięciach promocyjnych skierowanych na rynki zagraniczne, w tym w ramach międzynarodowych targów, pokazów, wystaw i konferencji o tematyce obronnej, w szczególności w postaci wystawiania referencji dla sprzętu będącego na wyposażeniu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej oraz udostępniania informacji i materiałów będących w posiadaniu resortu obrony narodowej, a stanowiących informację publiczną lub informację przetworzoną w rozumieniu przepisów o dostępie do 6 informacji publicznej. 3. Dopuszczalny jest udział w posiedzeniach i konferencjach organizowanych lub współorganizowanych przez organizacje międzynarodowe, których członkiem jest Rzeczpospolita Polska, a w szczególności przez Organizację Traktatu Północnoatlantyckiego lub Unię Europejską, odbywających się z udziałem wykonawców, a także w przedsięwzięciach realizowanych przez komórki lub jednostki organizacyjne, które Strona 15 z 25

16 wynikają z zaakceptowanego rocznego planu współpracy międzynarodowej resortu obrony narodowej. 4. Zaangażowanie w inne niż wymienione w ust. 1-3 przedsięwzięcia z udziałem wykonawców, w tym w szczególności konferencje, seminaria, sympozja dopuszczalne jest wyłącznie po uzyskaniu od organizatora informacji zgodnej z wzorem zapytania, zawartym w załączniku Nr 1 do Zasad postępowania w kontaktach z wykonawcami oraz udzieleniu pisemnej zgody dyrektora (szefa, komendanta, kierownika, dowódcy, prezesa) komórki lub jednostki organizacyjnej na uczestnictwo w takim przedsięwzięciu. W przypadku chęci uczestnictwa dyrektora (szefa, komendanta, kierownika, dowódcy, prezesa) w przedsięwzięciu z udziałem wykonawców, pisemną zgodę wydaje jego bezpośredni przełożony. 5. Obowiązki, o których mowa w ust. 4, nie dotyczą przypadku, gdy organizatorem, lub współorganizatorem przedsięwzięcia jest Ministerstwo Obrony Narodowej lub inne instytucje krajowej administracji rządowej Wszelkie spotkania z wykonawcami, jeżeli nie mają charakteru: 1) przedsięwzięć wymienionych w 5 ust. 1-3, lub 2) konferencji, seminariów lub sympozjów wymienionych w 5 ust. 4 i 5, lub 3) spotkań towarzyskich, odbywających się poza godzinami pracy, podczas których nie poruszano żadnych kwestii służbowych, lub 4) spotkań o charakterze jedynie organizacyjno-porządkowym powinny odbywać się przy udziale co najmniej dwóch osób będących przedstawicielami komórek lub jednostek organizacyjnych (zasada wielu par oczu ), w przeciwnym wypadku całość spotkania powinna zostać utrwalona za pomocą urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku. 2. Utrwalenie przebiegu spotkania z wykonawcami za pomocą urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku, zwane dalej zapisem, następuje po uprzednim uzyskaniu zgody wykonawcy na taki sposób utrwalenia przebiegu spotkania. 3. Niedopuszczalne jest kontynuowanie spotkania z wykonawcą, który nie wyraził zgody na utrwalenie jego przebiegu, przy jednoczesnym braku możliwości zapewnienia udziału dwóch osób w spotkaniu, o którym mowa w ust Zapis następuje za pomocą urządzeń i środków technicznych wykorzystujących technikę cyfrową, zapewniającą: 1) integralność zapisu; 2) kopiowanie zapisu pomiędzy urządzeniami, środkami technicznymi i informatycznymi nośnikami danych; 3) zabezpieczenie zapisu, w szczególności przed utratą lub nieuzasadnioną zmianą; 4) odtworzenie zapisu także przy użyciu urządzeń i środków technicznych korygujących lub wzmacniających utrwalony dźwięk lub obraz; 5) udostępnienie zapisu na informatycznym nośniku danych; 6) możliwość bieżącej kontroli dokonywanego zapisu. 5. Informatyczne nośniki danych na których dokonano zapisu podlegają zdeponowaniu w kancelarii komórki lub jednostki organizacyjnej, której pracownik lub Strona 16 z 25

17 żołnierz brał udział w spotkaniu z wykonawcą, gdzie następnie są archiwizowane przez okres 3 lat. Rozdział 4 Sponsorowanie przedsięwzięć 7. Z zastrzeżeniem 5 ust. 1-3, niedopuszczalne jest, aby przedsięwzięcia organizowane lub współorganizowane przez komórki lub jednostki organizacyjne były finansowane, współfinansowane lub w inny sposób materialnie wspierane przez wykonawców, chyba że jest to związane bezpośrednio z koniecznością pokrycia kosztów wynikających z uczestnictwa wykonawcy w danym przedsięwzięciu. Rozdział 5 Prezenty, materiały promocyjne i informacyjne Niedopuszczalne jest przyjmowanie od wykonawców prezentów w postaci jakichkolwiek korzyści majątkowych lub osobistych. 2. Dopuszczalne jest przyjmowanie materiałów promocyjnych o znikomej wartości handlowej. 3. Dopuszczalne i zalecane jest przyjmowanie materiałów informacyjnych. 4. Dopuszcza się eksponowanie w salach konferencyjnych oraz w innych miejscach powszechnie dostępnych na terenie komórek i jednostek organizacyjnych otrzymanych od wykonawców materiałów promujących Siły Zbrojne Rzeczypospolitej Polskiej. 5. Niewskazane jest używanie na terenie komórek i jednostek organizacyjnych materiałów i oznaczeń promujących wykonawców, w tym także materiałów biurowych. Rozdział 6 Kontakty towarzyskie Kontakty towarzyskie z wykonawcami, nawiązane zanim powstały relacje wynikające z wykonywanych obowiązków mogą być kontynuowane, przy zachowaniu zasad określonych w 3 niniejszego załącznika. 2. W przypadkach innych niż określone w ust. 1, nie zaleca się nawiązywania kontaktów towarzyskich z wykonawcami. Rozdział 7 Najem i użyczanie lokali oraz terenów 10. Dopuszczalne jest wynajmowanie lub użyczanie wykonawcom lokali i terenów resortu obrony narodowej w celu: 1) przeprowadzenia prezentacji lub pokazów na rzecz komórek lub jednostek Strona 17 z 25

18 organizacyjnych; 2) przeprowadzenia prezentacji lub pokazów organizowanych przez krajowe przedsiębiorstwa sektora obronnego dla odbiorców zagranicznych; 3) realizowania zadań przez Agencję Mienia Wojskowego, wynikających z odrębnych przepisów. Rozdział 8 Prezentacje, pokazy i referencje Działania informacyjne, z wyłączeniem oficjalnej korespondencji dokonywanej w formie pisemnej lub realizowanej przy pomocy faksu albo służbowej poczty elektronicznej, powinny być przeprowadzane przez wykonawców w formie oficjalnych prezentacji lub pokazów. 2. Wskazane jest, aby prezentacje lub pokazy odbywały się na terenie komórek i jednostek organizacyjnych lub podczas targów. 3. W przypadku, gdyby koszty prezentacji lub pokazu były zbyt wysokie dla wykonawcy, bądź też gdyby prezentacja lub pokaz były ze względów technicznych lub organizacyjnych znacznym utrudnieniem, dopuszczalne jest ich przeprowadzenie u wykonawcy na rzecz oficjalnej delegacji komórek lub jednostek organizacyjnych. 4. Niedopuszczalne jest obciążanie Skarbu Państwa Ministra Obrony Narodowej, lub państwowej osoby prawnej kosztami organizowanych prezentacji lub pokazów, z wyłączeniem opłat z tytułu zużytych mediów i wstawek konferencyjnych. 5. W celu zbierania niezbędnych doświadczeń i informacji dyrektorzy (szefowie, komendanci, kierownicy, dowódcy, prezesi) komórek i jednostek organizacyjnych mogą za pisemną zgodą bezpośredniego przełożonego organizować prezentacje i pokazy z udziałem wykonawców. 6. Dyrektor (szef, komendant, kierownik, dowódca, prezes) komórki lub jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za organizację przedsięwzięcia, o którym mowa w ust. 5, dotyczącego sprzętu wojskowego, w terminie 14 dni od dnia jego zakończenia, przekazuje Dyrektorowi Departamentu Polityki Zbrojeniowej notatkę o tym wydarzeniu, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik Nr 2 do Zasad postępowania w kontaktach z wykonawcami. 7. Wskazane jest zamieszczanie przez komórki i jednostki organizacyjne z odpowiednim wyprzedzeniem na własnych stronach internetowych informacji o zamiarze organizacji lub możliwości przeprowadzenia prezentacji lub pokazu, dotyczącego konkretnych grup asortymentowych sprzętu lub usług, w celu umożliwienia jak największej grupie wykonawców zgłoszenia swojego udziału w tego typu wydarzeniach Dopuszczalne jest udzielenie wykonawcy pozytywnych referencji (poświadczenia) w związku z należytym wykonaniem przez niego umowy. 2. Referencji, o których mowa w ust. 1, udziela w formie pisemnej zamawiający po uprzednim ustaleniu należytego wykonania umowy. 3. Niedopuszczalne jest udzielanie referencji, o których mowa w ust. 1, wykonawcom, w stosunku do których zamawiający uprawniony jest do zgłoszenia roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, której mają dotyczyć referencje. Strona 18 z 25

19 Rozdział 9 Faworyzowanie i konflikt interesów Niedopuszczalne jest faworyzowanie wykonawcy, polegające w szczególności na: 1) wcześniejszym udzielaniu mu informacji, 2) nieuzasadnionym ograniczeniu innym wykonawcom dostępu do informacji które może stawiać go w uprzywilejowanej pozycji w stosunku do innych wykonawców. 2. Wskazane jest, aby pracownicy i żołnierze komórek i jednostek organizacyjnych oraz osoby fizyczne świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych w Ministerstwie Obrony Narodowej lub w jednostkach organizacyjnych, informowali odpowiednio bezpośrednich przełożonych lub zamawiających o relacjach prawnych lub faktycznych, w których ich interes prywatny (osobisty lub majątkowy), wynikający z powiązań z konkretnym wykonawcą, wpływa, bądź może wpływać na obiektywne i bezstronne wykonywanie powierzonych obowiązków (realny bądź potencjalny konflikt interesów) lub też może być on postrzegany przez opinię publiczną jako znajdujący się w konflikcie z obiektywnym i bezstronnym wykonywaniem realizowanych przez nich obowiązków (postrzegalny konflikt interesów). 3. Przez konflikt interesów należy rozumieć, w szczególności posiadanie powiązań o charakterze finansowym, rodzinnym lub towarzyskim z wykonawcą. 4. Dyrektor (szef, komendant, kierownik, dowódca, prezes) komórki lub jednostki organizacyjnej dysponujący wiarygodną informacją o realnym, potencjalnym lub postrzegalnym konflikcie interesów podległego mu pracownika lub żołnierza komórki lub jednostki organizacyjnej, bądź osoby fizycznej świadczącej pracę na podstawie umów cywilnoprawnych w Ministerstwie Obrony Narodowej lub w jednostkach organizacyjnych, rozstrzyga niezwłocznie o potrzebie podjęcia czynności zaradczych w celu wyeliminowania lub ograniczenia możliwości zaistnienia konfliktu interesów. 5. Czynnością zaradczą, o której mowa w ust. 4, może być w szczególności: 1) wydanie dyspozycji o konieczności udziału minimum dwóch osób w realizacji określonych czynności (zasada wielu par oczu ), lub 2) włączenie dodatkowych mechanizmów nadzorczych, w tym kontrolnych, lub sprawozdawczych w realizacji określonych czynności, lub 3) wyłączenie osoby pozostającej w konflikcie interesów z udziału w określonej czynności, lub 4) doprowadzenie do rozwiązania umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą fizyczną, o której mowa w ust W przypadku postrzegalnego lub potencjalnego konfliktu interesów dyrektor (szef, komendant, kierownik, dowódca, prezes) komórki lub jednostki organizacyjnej może nie podejmować żadnej czynności zaradczej, jeżeli w pisemnej notatce, zarejestrowanej w kancelarii potwierdzi, że konflikt ten jest w jego ocenie nieistotny z punktu widzenia prawidłowego działania danej komórki lub jednostki organizacyjnej, a samo ujawnienie go przez osobę, pozostającą w konflikcie interesów jest wystarczające do jego skutecznej kontroli. 7. W przypadku, gdy konflikt interesów dotyczy dyrektora (szefa, komendanta, Strona 19 z 25

20 kierownika, dowódcy, prezesa) komórki lub jednostki organizacyjnej, o potrzebie podjęcia czynności zaradczych w celu wyeliminowania lub ograniczenia możliwości jego zaistnienia, decyduje bezpośredni przełożony tej osoby. Przepisy ust. 2-6 stosuje się odpowiednio. Rozdział 10 Sprawozdawczość Z wszelkich kontaktów z wykonawcami, osoby biorące w nich udział, sporządzają notatkę zawierającą informacje odnośnie: stron, celu, inicjatora, formy kontaktu lub miejsca spotkania oraz faktu udokumentowania jego przebiegu za pomocą urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku, a w przypadku gdy przebieg spotkania nie został w ten sposób udokumentowany również szczegółowych danych uzyskanych od wykonawcy i przekazanych wykonawcy. Istnieje możliwość sporządzenia wspólnej notatki przez osoby uczestniczące w kontaktach z wykonawcami. 2. Notatkę, o której mowa w ust. 1, sporządza się również w przypadku kontaktów z podmiotami zainteresowanymi nabyciem nieruchomości Skarbu Państwa lub mienia ruchomego o wartości księgowej przekraczającej złotych. 3. Treść notatki zamieszcza się w terminie 14 dni od dnia przeprowadzenia kontaktu w wewnętrznej sieci elektronicznej w zakładce pod nazwą kontakty z wykonawcami. 4. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 i 3, nie dotyczy: 1) czynności zamawiającego, w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia od chwili zamieszczenia ogłoszenia o postępowaniu lub skierowania zaproszenia do udziału w postępowaniu w trybie negocjacji, do chwili wyboru wykonawcy, o ile czynności te podejmowane są w ramach prac komisji; 2) czynności zamawiającego podejmowanych od chwili wyboru wykonawcy do chwili podpisania umowy oraz czynności związanych z wykonywaniem zawartych umów, o ile czynności te podejmowane są przez uprzednio pisemnie wyznaczone osoby; 3) kontaktów mających charakter oficjalnej korespondencji dokonywanej w formie pisemnej lub realizowanej przy pomocy faksu albo służbowej poczty elektronicznej; 4) kontaktów mających miejsce w związku z realizacją fazy analityczno - koncepcyjnej, o której mowa w przepisach decyzji w spawie pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, o ile kontakty te zostaną opisane w dokumentacji, która powstanie w ramach tej fazy, pisemnej notatce lub protokole spotkania, bądź też ich przebieg zostanie utrwalony za pomocą urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku; 5) kontaktów dotyczących jedynie zagadnień o charakterze organizacyjno - porządkowym; Strona 20 z 25

21 6) kontaktów o charakterze wyłącznie towarzyskim, odbywających się poza godzinami pracy, w trakcie których nie poruszano żadnych kwestii służbowych; 7) prezentacji i pokazów organizowanych na podstawie 11 ust. 5; 8) kontaktów realizowanych w celu wykonywania obowiązków przewidzianych w ustawie o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa, o ile kontakty te zostaną opisane w pisemnej notatce lub protokole spotkania, bądź też ich przebieg zostanie utrwalony za pomocą urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku; 9) kontaktów realizowanych w celu wykonania obowiązków przewidzianych w przepisach decyzji w spawie zasad funkcjonowania systemu zapewnienia jakości wyrobów obronnych, o ile kontakty te zostaną opisane w pisemnej notatce lub protokole spotkania, bądź też ich przebieg zostanie utrwalony za pomocą urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku. 5. W wewnętrznej sieci elektronicznej nie powinny być zamieszczane notatki sporządzane ze spotkań z wykonawcami, w przypadku gdyby podlegały one szczególnej ochronie przewidzianej w ustawie o ochronie informacji niejawnych. Rozdział 11 Wykładnia postanowień decyzji Podmioty zainteresowane mogą zwrócić się z pisemnym wnioskiem do Dyrektora Biura do Spraw Procedur Antykorupcyjnych o wydanie pisemnej opinii w sprawie interpretacji postanowień zawartych w decyzji, zwanej dalej "opinią". 2. Podmiot wnioskujący może zastrzec we wniosku, o którym mowa w ust. 1, anonimizację danych osobowych. 3. Opinia ma charakter wiążący dla wszystkich komórek i jednostek organizacyjnych. 4. Dyrektor Biura do Spraw Procedur Antykorupcyjnych zamieszcza opinię w wewnętrznej sieci elektronicznej (intranet), w zakładce "kontakty z wykonawcami". 5. Dyrektor Biura do Spraw Procedur Antykorupcyjnych może odmówić wydania opinii w sprawach, które były już przedmiotem rozstrzygnięcia lub, w których stan faktyczny ma charakter analogiczny do uprzednio opiniowanej sprawy. Strona 21 z 25

22 Załączniki do Zasad postępowania w kontaktach z wykonawcami Załącznik Nr 1 WZÓR zapytania kierowanego do wykonawcy organizatora przedsięwzięcia (miejscowość, data) (imię i nazwisko lub nazwa komórki/jednostki organizacyjnej kierującej zapytanie).. (niezbędne dane kontaktowe)... (dane wykonawcy) ZAPYTANIE W związku ze skierowanym zaproszeniem do udziału Ministerstwa Obrony Narodowej/Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej w przedsięwzięciu... (nazwa, tytuł przedsięwzięcia) uprzejmie proszę o przekazanie szczegółowych informacji, które umożliwią podjęcie decyzji, co do udziału w tym przedsięwzięciu. W związku z tym proszę o: 1) wskazanie organizatora oraz osób zarządzających przedsięwzięciem; 2) szczegółowe określenie celu przedsięwzięcia; 3) szczegółowe określenie proponowanej formy zaangażowania się jednostek lub przedstawicieli Ministerstwa Obrony Narodowej lub Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; 4) szczegółowe przedstawienie programu; 5) przedstawienie listy współorganizatorów, partnerów, patronów, sponsorów, członków komitetów honorowych lub organizacyjnych oraz listy innych osób prawnych i fizycznych, których nazwy (nazwiska), logo, znaki towarowe będą publikowane lub promowane w związku z przedsięwzięciem... (data, czytelny podpis kierującego zapytanie) Strona 22 z 25

23 Załącznik Nr 2 WZÓR Notatki na temat organizacji przedsięwzięcia dotyczącego sprzętu wojskowego NAZWA KOMÓRKI LUB JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ.. (miejscowość, data) DYREKTOR DEPARTAMENTU POLITYKI ZBROJENIOWEJ.. Notatka z organizacji przedsięwzięcia dotyczącego sprzętu wojskowego 1. Organizator przedsięwzięcia: Rodzaj przedsięwzięcia: Miejsce:.... Data: Program przedsięwzięcia:.. 4. Biorący udział1):.. 5. Sprzęt wojskowy wykorzystany podczas przedsięwzięcia:.. 5. Wnioski2):.... (podpis dyrektora 3 ) 1) wskazać osoby z komórki lub jednostki organizacyjnej biorące udział w przedsięwzięciu oraz osoby reprezentujące wykonawców biorących udział w przedsięwzięciu; 2) opisać wnioski istotne z punktu widzenia komórki lub jednostki organizacyjnej, wynikające z organizacji przedsięwzięcia; 3) szefa, komendanta, kierownika, dowódcy lub prezesa komórki lub jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za organizację przedsięwzięcia. Strona 23 z 25