ZAPYTANIE OFERTOWE. Ogólnopolskie Stowarzyszenie Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych

Transkrypt

1 Warszawa, ZAPYTANIE OFERTOWE ZAMAWIAJĄCY Ogólnopolskie Stowarzyszenie Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych Polska Ekologia ul. Miodowa 14, Warszawa NIP PODSTAWA PRAWNA Przepisy kodeksu cywilnego dotyczące zawarcia umowy w trybie przetargu. I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Realizacja założonego projektu zintegrowanej promocji polskich produktów rolnictwa ekologicznego podczas Międzynarodowych Targów BIOFACH 2018 w Norymberdze w dniach lutego 2018 r. połączonej z pokazami, degustacjami oraz spotkaniami z grupami docelowymi projektu. II. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Zamówienie obejmuje realizację działań promocyjnych na stoisku podczas trwania Targów BIOFACH 2018 i organizację Gali Polskich Produktów Wysokiej Jakości. 1. Zorganizowanie i obsługa strefy degustacyjnej wraz ze stanowiskiem do pokazów gotowania oraz wyposażenie zaplecza kuchennego na powierzchni targowej należącej do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa. Wyposażenie powierzchni do pokazów i zaplecza obejmuje m. in. a) 2 piece konwekcyjne, b) 2 płyty indukcyjne, c) Komplet naczyń do gotowania w tym 5 dużych garnków, 5 dużych patelni, mały sprzęt AGD ( 2 blendery, mikser, robot kuchenny) oraz inne niezbędne przyrządy do przygotowywania potraw, d) komplet naczyń do serwowania potraw w tym: zastawa ceramiczna, zestaw sztućców metalowych, szklanki dla min 60 osób e) Komplet naczyń jednorazowych ekologicznych (talerzyki, miseczki, sztućce), wykonanych z surowca jadalnego do wykonania 15 pokazów gotowania z degustacjami w ilości 3500 sztuk; 2. Zatrudnienie 4 polskich szefów kuchni z potwierdzonym doświadczeniem realizacji 5 pokazów gotowania i degustacji w ostatnich 3 latach przed datą przetargu; 3. Zatrudnienie 6 hostess ze znajomością języka polskiego i niemieckiego lub języka polskiego i angielskiego; 4. Zapewnienie obsługi technicznej stoiska przez osoby odpowiedzialne za sprawne funkcjonowanie wszelkich sprzętów i elementów wyposażenia dostarczonych przez Wykonawcę; 5. Zapewnienie transportu i przechowania chłodniczego zakupionych (według ustaleń z Zamawiającym) niezbędnych produktów i surowców (waga około 500 kg) na miejsce stoiska na targach Biofach w Norymberdze; 6. Organizacja branżowego spotkania promocyjno-biznesowego na stoisku, profesjonalistów z Polski i Europy oraz gości z krajów trzecich, na którym zostaną zaprezentowane polskie potrawy z surowców i produktów ekologicznych-dla 60 osob

2 7. Zatrudnienie 4 ekspertów do obsługi merytorycznej punktu informacyjnego stoiska, posiadających udokumentowaną wiedzę na temat rolnictwa ekologicznego, oraz co najmniej 5-letnie doświadczenie w pracy w zakresie rolnictwa ekologicznego, posługujących się swobodnie językami polskim i angielskim lub polskim i niemieckim. Tematyka udzielanych informacji będzie obejmowała wszystko to, co związane jest z rynkiem żywności ekologicznej w Polsce, w tym informacje dotyczące struktury podaży, tj. wytwarzanych i sprzedawanych produktów, organizacji producentów ekologicznych oraz rozwiązań dotyczących możliwości, obszarów i miejsc zakupu tych produktów w Polsce, 8. Organizacja Gali Polskich Produktów Wysokiej Jakości w jednym z pierwszych trzech dni Targów BIOFACH 2018 dla 200 osób w tym: a) wynajęcie sali balowej/konferencyjnej na terenie wysokiej klasy hotelu min. 4* b) zapewnienie dostępu do zaplecza kuchennego w celu wykonania potraw przez własnych kucharzy; c) zapewnienie produktów i surowców do realizacji uzgodnionego z Zamawiającym menu kolacji w ramach Gali; d) wynajęcie personelu do obsługi gości podczas Gali w tym m.in. kelnerzy, obsługa baru; e) zaproszenie i zapewnienie gości tj. przedstawicieli grup docelowych: przedsiębiorcy, firmy handlowe, producenci, przedstawiciele samorządów i biznesu oraz organizacji około biznesowych, dziennikarze jak również opracowanie i wysyłka zaproszeń; f) przygotowanie stoiska promocyjno-recepcyjnego przed wejściem na salę balową/konferencyjną podczas Gali; 9. Wykonanie projektu i zapewnienie umieszczenia reklamy outdoor na terenie wystawy Biofach 2018 w postaci bilboard u o powierzchni nie mniejszej niż 0,75 m Opracowanie i druk materiałów informacyjnych w formie ulotki (format min. A4, full color, gramatura 250 g, półmat) nakład 2000 sztuk; 11. Wykonanie materiału promocyjnego (gadżet) w ilości 700 sztuk; 12. Zakup i realizacja pakietu marketingowego od organizatora targów Biofach 2018; 13. Zapewnienie 20 kart wejścia i wjazdu na targi Biofach 2018; 14. Zapewnienie 12 osobom noclegu w hotelu min. 4* w odległości nie większej niż 1 km od miejsca targów BIOFACH 2018; 15. Zapewnienie transportu pojazdem typu bus, z ubezpieczeniem, dla 12 osób na trasie Warszawa- Norymberga-Warszawa; 16. Zapewnienie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na kwotę minimum 50 00,00 PLN od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim w tym organizatorowi targów w dniach trwania targów BIOFACH 2018; 17. Przygotowanie profesjonalnego filmu (czas trwania do 5 minut) z realizacji programu promocji polskich produktów wysokiej jakości, w tym produktów ekologicznych w ramach BIOFACH 2018; III. WARUNKI SKŁADANIA OFERT W POSTĘPOWANIU 1. Złożona oferta musi zawierać: pełną nazwę, dokładny adres wykonawcy, NIP, REGON, nr telefonu, faksu, adres Oferty należy składać obligatoryjnie w formie pisemnej.

3 3. Oferent złoży oświadczenie o braku powiązań osobowych, kapitałowych w stosunku do Zamawiającego. 4. Termin ważności oferty do r. 5. Oferty należy składać w języku polskim. 7. Oferta i załączniki winna być podpisania zgodnie z zasadą reprezentacji wynikającą z dokumentów rejestrowych lub udzielonego pełnomocnictwa. 8. Cena oferty za realizację przedmiotu zamówienia powinna obejmować wszelkie koszty jakie zostaną poniesione przy realizacji zamówienia. 9. Oferta powinna zawierać cenę całkowitą zamówienia wyrażoną w polskich złotych (PLN) netto i brutto. 10. Wszelkie koszty związane z przedstawieniem oferty ponosi oferent. 11. Oferta złożona po terminie nie będzie rozpatrywana. 12. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie są w stanie upadłości lub likwidacji w chwili złożenia oferty i oświadczą to w ofercie. 13. Oferent musi posiadać wiedzę i doświadczenie w zakresie przedmiotu zamówienia i dysponować odpowiednim potencjałem technicznym niezbędnym do wykonania zamówienia. 14. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani wariantowych. 15. Do oferty należy dołączyć: a) wykaz działań promujących produkty rolno-spożywcze; b) wykaz działań promujących produkty ekologiczne; c) koncepcje wizerunkowe: reklamy outdoor, ulotki, stoiska promocyjno-konferencyjnego; IV. KRYTERIA WYBORU OFERTY 1. W ramach przedmiotowego postepowania będą brane pod uwagę tylko i wyłącznie oferty spełniające wszystkie wymagania. 2. Maksymalna liczba punktów możliwych do zdobycia Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę, która nie podlega odrzuceniu oraz uzyska największą liczbę punktów przyznanych w oparciu o poniższe kryteria: Nazwa Kryterium Punktacja i waga Sposób przyznawania punktacji za spełnienia danego kryterium Cena Koncepcja wizerunkowa wystąpienia w tym projekty graficzne np. reklamy outdoor, ulotki, stoiska promocyjnorecepcyjnego *Doświadczenie Wykonawcy w organizacji działań promujących produkty rolno-spożywcze za granicą o wartości nie mniejszej niż 200 tys. zł Punktacja od 0 do 25 pkt. Waga 25 % Punktacja od 0 do 50 pkt. Waga 50 % Punktacja 1 pkt. za każde działanie promujące. Waga 15 % Cena oferty najniższej x 25 = liczba punktów Cena oferty badanej Badane doświadczenie x 15 = liczba punktów Najliczniejsze doświadczenie

4 brutto wraz z poświadczeniem prawidłowego wykonania działania ** *Doświadczenie Wykonawcy w organizacji działań promujących produkty ekologiczne za granicą o wartości nie mniejszej niż 200 tys. zł brutto wraz z poświadczeniem prawidłowego wykonania działania ** Punktacja 2 pkt. za każde działanie promujące. Waga 10% Badane doświadczenie x 10 = liczba punktów Najliczniejsze doświadczenie * Przez doświadczenie należy rozumieć wykonanie przez Wykonawcę w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, w sposób należyty usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj. polegających na wykonaniu usługi obejmującej wykonanie zabudowy powierzchni wystawowej wraz z obsługą stoiska, przeprowadzeniem pokazów gotowania i degustacji oraz przeprowadzeniem eventu promocyjnego i obsługi logistycznej. Zamawiający, do porównania i oceny ofert uwzględni maksymalnie: - 15 wykazanych działań promujących produkty rolno-spożywcze, - 5 wykazanych działań promujących produkty ekologiczne, **Wykonawca bezwzględnie dołączy do oferty poświadczenia prawidłowego wykonania każdego z wymienionych działań. W przypadku gdy Wykonawca w wykazie wykonanych usług zawarł usługi, które były wykonane na rzecz Zamawiającego, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów potwierdzających wykonanie tych usług. V. MIEJSCE I TERMIN SKŁADNIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć osobiście w siedzibie Zamawiającego w Warszawie przy ul. Miodowej 14, lub przesłać pocztą na adres Stowarzyszenie Polska Ekologia ul. Miodowa 14, Warszawa w terminie do dnia r. do godz Decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego. 2. Ofertę należy złożyć/przesłać w zamkniętej/zabezpieczonej kopercie z podaniem nazwy i adresu Oferenta i oznaczeniem: Oferta na wykonanie projektu BIOFACH 2018 Promocja polskich produktów rolnictwa ekologicznego w Europie. 3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu r. o godz w siedzibie Zamawiającego w Warszawie przy ul. Miodowej Oferenci zostaną poinformowani o wyborze najkorzystniejszej oferty drogą elektroniczną ( ). 5.W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VI.DODATKOWE INFORMACJE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapiebez podawania przyczyn. 2.Wykonawcy nie będą uprawnieni do występowania z jakimikolwiek roszczeniami pieniężnymi bądź niepieniężnymi wobec Zamawiającego w związku z niniejszym zapytaniem ofertowym,w tym z tytułu poniesionych przez nich kosztów i ewentualnych szkód,w szczególności w przypadku unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie lub wyboru innego Wykonawcy.

5 3.Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy o realizację przedmiotu niniejszego zamówienia. 4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 5. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w ust. 7, lub dotyczy już udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 6. Zamawiający bez rozpoznania może pozostawić również wniosek Wykonawców, w których Wykonawcy będą zwracali się do Zamawiającego w innym celu niż wyjaśnienie. 7.Jeżeli zaoferowana cena będzie wydawała się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia i budziła wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający zwróci się o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów, dotyczących wyliczenia ceny. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu będzie spoczywać na Wykonawcy. 8. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie udzieli wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz ze złożonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. Osobą upoważnioną do kontaktu z wykonawcami jest: Jolanta Lyska, polskaekologia@polskaekologia.org