PROCEDURA Data: Zmiana w systemie jakości Strona 1/9. 1. Cel i przedmiot procedury. 2. Zakres procedury

Transkrypt

1 Zmiana w systemie jakości Strona 1/9 1. Cel i przedmiot procedury Celem procedury jest umożliwienie dopasowywania Wydziałowego Systemu Zapewnienia Jakości Kształcenia (WSZJK) do zachodzących w procesie kształcenia na Wydziale Elektroniki, Telekomunikacji i Informatyki oraz do zmieniających się potrzeb uczestników tego procesu. Procedura opisuje sposób wprowadzania w Wydziałowym Systemie Zapewnienia Jakości Kształcenia, w tym dodawania nowych procedur, y lub wycofania procedur już istniejących w tym systemie. 2. Zakres procedury Procedura dotyczy wszystkich pracowników, studentów, doktorantów i słuchaczy studiów podyplomowych Wydziału. Procedura opisuje ciągły proces pielęgnacji Wydziałowego Systemu Zapewnienia Jakości Kształcenia począwszy od zgłaszania potrzeb y w tym systemie, przez analizę tych potrzeb i ich formalizowanie w postaci odpowiednich wniosków, do zatwierdzenia lub odrzucenia wniosku i publikacji y w Wydziałowej Księdze Jakości. 3. Wykaz pojęć stosowanych w procedurze Wydział Wydział Elektroniki, Telekomunikacji i Informatyki Politechniki Gdańskiej; System Jakości Wydziałowy System Zapewnienia Jakości Kształcenia wdrożony na Wydziale, wyrażony w formie Księgi Jakości; Księga Jakości Wydziałowa Księga Jakości Kształcenia zatwierdzony i opublikowany na Wydziale dokument zawierający opis Systemu Jakości wraz z załącznikami (w tym z listą procedur stosowanych w ramach systemu jakości); uczestnicy procesu kształcenia pracownicy, studenci, doktoranci i słuchacze studiów podyplomowych Wydziału; WKZJK Wydziałowa Komisja ds. Zapewnienia Jakości Kształcenia na Wydziale Elektroniki, Telekomunikacji i Informatyki; Forum Wydziałowe internetowe forum dyskusyjne poświęcone jakości kształcenia udostępnione przez Wydział pracownikom, studentom, doktorantom i słuchaczom studiów podyplomowych Wydziału; potrzeba y dowolnie opisany na Forum Wydziałowym problem związany z funkcjonowaniem systemu jakości; Wniosek Wniosek o Zmiany w Systemie Jakości dokument formalizujący potrzeby w Systemie Jakości (wzorzec dokumentu w załączniku nr 1); Projekt Zmian Projekt Zmian w Systemie Jakości dokument opracowywany na podstawie Wniosku precyzujący procesy i dokumenty Systemu Jakości, w których zachodzi potrzeba y, wraz z opisanym sposobem y (wzorzec dokumentu w załączniku nr 2); jednostka organizacyjna dziekanat, katedra, biuro lub sekcja należące do struktury organizacyjnej Wydziału;

2 Zmiana w systemie jakości Strona 2/9 osoba odpowiedzialna prodziekan, kierownik jednostki organizacyjnej lub inny pracownik Wydziału wyznaczony przez przewodniczącego WKZJK do opracowania Projektu Zmiany; opiniujący dziekan, prodziekani, kierownicy jednostek organizacyjnych lub inne osoby, których dotyczą y; Zarządzenie zarządzenie Dziekana Wydziału wprowadzające y do Wydziałowej Księgi Jakości Kształcenia; tabela nieodłączna część każdego dokumentu publikowanego w Wydziałowej Księdze Jakości Kształcenia opisująca y dokonywane w tym dokumencie (wzorzec tabeli w załączniku nr 3); 4. Uprawnienia i odpowiedzialności 4.1. Wszyscy uczestnicy procesu kształcenia są uprawnieni do: 1. zgłaszania potrzeb w Systemie Jakości za pośrednictwem Forum Wydziałowego, 2. zgłaszania potrzeb w Systemie Jakości bezpośrednio do każdego z członków WKZJK Każdy z członków WKZJK jest uprawniony do: 1. analizowania potrzeb zgłaszanych na Forum Wydziałowym, 2. formułowania wniosków o y w Systemie Jakości, 3. przedkładania Wniosków do przewodniczącego WKZJK Przewodniczący WKZJK odpowiada za: 1. zapoznanie się z przedłożonym Wnioskiem, 2. podjęcie decyzji o konieczności wprowadzenia, 3. określania osoby odpowiedzialnej za przygotowanie Projektu Zmian oraz uzgodnienie terminu przygotowania Projektu Zmian, 4. monitorowanie działań prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za przygotowanie Projektu Zmian na każdym etapie jego przygotowywania, 5. ocenę zgodności przygotowanego Projektu Zmian z Wnioskiem, 6. przedłożenie przygotowanego Projektu Zmian dla Komisji w celu akceptacji, 7. skierowanie Wniosku zaakceptowanego przez Komisję do Dziekana Wydziału, 4.4. Osoba odpowiedzialna wyznaczona w p odpowiada za: 1. przygotowanie Projektu Zmian w terminie uzgodnionym z przewodniczącym WKZJK, 2. współpracę z przewodniczącym WKZJK na każdym etapie opracowywania Projektu Zmian, 3. ewentualne przedłożenie przygotowanego Projektu Zmian do zaopiniowania dziekanowi, prodziekanom, kierownikom jednostek organizacyjnych Wydziału lub innym osobom, których dotyczą y, jeżeli zakres tego wymaga WKZJK odpowiada za: 1. zapoznanie się z Projektem Zmian,

3 Zmiana w systemie jakości Strona 3/9 2. akceptację lub odrzucenie Projektu Zmian Dziekan Wydziału odpowiada za: 1. konsultację Projektu Zmian o ile zakres tego wymaga, 2. wprowadzenie zgodnie z Wnioskiem zaakceptowanym przez WKZJK do Wydziałowej Księgi Jakości Kształcenia w drodze Zarządzenia Dyrektor Administracyjny Wydziału odpowiada za: 1. wprowadzenie fizycznie do Wydziałowej Księgi Jakości Kształcenia i na stronach internetowych Wydziału zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem i Zarządzeniem Dziekana. 5. Opis postępowania w ramach procedury 1. Uczestnicy procesu kształcenia zgłaszają potrzeby y: a. poprzez wpisy na Forum Wydziałowym, b. bezpośrednio do członków WKZJK 2. Każdy z członków WKZJK regularnie przegląda i analizuje wpisy na Forum Wydziałowym. 3. Wynikiem analizy może być Wniosek o Zmianę w Systemie Jakości, który członek WKZJK kieruje do przewodniczącego WKZJK. 4. Przewodniczący WKZJK zapoznaje się z przedłożonym Wnioskiem i podejmuje decyzję o konieczności potrzeby wprowadzenia y. 5. Przewodniczący WKZJK swoją decyzję odnotowuje na Wniosku i powiadamia o niej osobę zgłaszającą Wniosek. W przypadku podjęcia decyzji o braku konieczności wprowadzenia y decyzja taka powinna zawierać uzasadnienie odmowy. 6. W przypadku podjęcia decyzji o konieczności wprowadzenia y przewodniczący WKZJK określa osobę odpowiedzialną za określony we wniosku fragment Systemu Jakości i przekazuje tej osobie Wniosek do opracowania Projektu Zmian. Przekazanie Wniosku musi zawierać uzgodniony termin przygotowania Projektu. 7. Osoba odpowiedzialna wyznaczona przez przewodniczącego WKZJK przygotowuje Projekt Zmian. 8. Jeśli zakres tego wymaga, osoba odpowiedzialna przedkłada Projekt Zmian do zaopiniowania dziekanowi, prodziekanom, kierownikom jednostek organizacyjnych Wydziału lub innym osobom, których dotyczą y. 9. W uzgodnionym terminie osoba odpowiedzialna przekazuje Projekt Zmian przewodniczącemu WKZJK. 10. Przewodniczący WKZJK zapoznaje całą Komisję z Projektem Zmian 11. Komisja ocenia przedstawiony Projekt Zmian i podejmuje decyzję o jego akceptacji lub odrzuceniu. 12. W przypadku odrzucenia Projektu Zmian procedura powtarza się od punktu Po akceptacji Projektu Zmian przewodniczący WKZJK kieruje Wniosek o Zmiany Systemu Jakości do Dziekana Wydziału.

4 Zmiana w systemie jakości Strona 4/9 14. Dziekan podejmuje decyzję o zatwierdzeniu lub cofnięciu wniosku do Przewodniczącego WKZJK w celu korekty Wniosku. W tym drugim przypadku procedura powtarza się od punktu Dziekan przekazuje do Dyrektora Administracyjnego Wydziału zatwierdzony Wniosek wraz Zarządzeniem o wprowadzeniu do Wydziałowej Księgi Jakości Kształcenia. 16. Dyrektor Administracyjny Wydziału zgodnie z Zarządzeniem wprowadza zaakceptowane y do Wydziałowej Księgi Jakości Kształcenia odnotowując dokonywane y w Tabeli Zmian w każdym zmienionym dokumencie. 17. Następnie Dyrektor Administracyjny Wydziału publikuje y w Wydziałowej Księdze Jakości Kształcenia na stronach internetowych Wydziału. 18. Po wprowadzeniu Dyrektor Administracyjny Wydziału zwraca zatwierdzony Wniosek wraz z kopią Zarządzenia do przewodniczącego WKZJK. 19. Zgłoszone Wnioski, Projekty Zmian oraz kopie Zarządzenia przechowywane są przez przewodniczącego WKZJK w Biurze Wydziału przez okres 5 lat. 6. Schemat interakcji między uczestnikami procesu y Uczestnicy procesu kształcenia 1a: Potrzeby Forum Wydziałowe Strony internetowe wydziału 1b: Potrzeby 7: Opracowanie projektu 8: Przedłożenie projektu do konsultacji Osoba odpowiedzialna 6: Wniosek o ę do opracowania 9: Projekt 4: Analiza wniosku 19:Archiwizacja dokumentów 13:Wniosek Przewodniczący WKZJK 12: Decyzja 3: Wniosek o ę 5: Potwierdzenie / Odmowa przyjęcia wniosku 10: Projekt WKZJK 2: Analiza potrzeb Członkowie WKZJK 11: Akceptacja projektu 18:Zatwierdzony Wniosek + kopia Zarządzenia 14: Decyzja o wprowadzeniu Dziekan 15:Zatwierdzony Wniosek + Zarządzenie Wydziałowa Księga jakości Kształcenia 17: Zmiany 16: Zmiany Dyrektor Administracyjny

5 Zmiana w systemie jakości Strona 5/9 7. Schemat przebiegu procedury Uczestnicy procesu kształcenia Członkowie WKZJK Przewodniczący WKZJK Osoba odpowiedzialna Opiniujący WKZJK Dziekan Dyrektor Administracyjny Start 1: Zgłaszanie potrzeb 2: Analizowanie potrzeb 3: Wniosek o ę 4: Analiza wniosku 5: Potwierdzenie/ Odmowa przyjęcia wniosku [akceptacja] 6: Wniosek o y do opracowania 7: Opracowanie projektu 8:Konsultacje 9: Projekt 10:Przedłożenie projektu do akceptacji 11: Akceptacja projektu [odrzucenie] [akceptacja] 13: Wniosek o y - zaakceptowany 12: Decyzja [cofnięcie] 14: Decyzja o wprowadzeniu 15: Zatwierdzony Wniosek + Zarządzenie 16: Wprowadzenie do Księgi 17: Publikacja na stronach Wydziału 18: Zatwierdzony Wniosek + kopia Zarządzenia 19: Archiwizacja dokumentów STOP

6 Zmiana w systemie jakości Strona 6/9 8. Dokumenty związane z procedurą Uchwała Senatu Politechniki Gdańskiej nr 15/2012 z 21 listopada 2012 r. w sprawie wprowadzenia Uczelnianego Systemu Zapewnienia i Doskonalenia Jakości Kształcenia na Politechnice Gdańskiej. 9. Wykaz załączników 1. Wzorzec Wniosku o Zmiany w Systemie Jakości 2. Wzorzec Projektu Zmian w Systemie Jakości 3. Wzorzec Tabeli Zmian

7 Załącznik nr 1 do procedury y w systemie jakości WNIOSEK O ZMIANY SYSTEMU JAKOŚCI Opis problemu: Proponowane rozwiązanie: Wnioskodawca: Imię i Nazwisko.. Data i podpis wnioskodawcy Stanowisko; jednostka organizacyjna (opcjonalnie) Kontakt Decyzja przewodniczącego Wydziałowej Komisji ds. Zapewnienia Jakości Kształcenia: Przyjąć wniosek Odrzucić z powodu: Projekt 1 opracował: Imię i Nazwisko Stanowisko; Jednostka organizacyjna Kontakt Termin realizacji zadania.. Data i podpis osoby odpowiedzialnej za ę..... Data i podpis przewodniczącego WKZJK Zatwierdzam y:..... Data i podpis Dziekana 1 W załączniku

8 Załącznik nr 2 do procedury y w systemie jakości PROJEKT ZMIAN SYSTEMU JAKOŚCI Procesy/procedury/dokumenty podlegające y: Proponowane y: Opracował: Imię i Nazwisko.. Data i podpis osoby odpowiedzialnej Stanowisko; jednostka organizacyjna Kontakt

9 Załącznik nr 3 do procedury y w systemie jakości TABELA ZMIAN (do umieszczenia w każdym dokumencie Księgi Jakości) L.p. Opis y Data Zmianę wprowadził(a) 1.