PROJEKT "POZNAJ PREZYDENCJĘ" Koordynator Tomasz Kowalski

Transkrypt

1 PROJEKT "POZNAJ PREZYDENCJĘ" Koordynator Tomasz Kowalski Głównym zadaniem mojego projektu "Poznaj Prezydencję" była promocja zbliżającego się Przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej. Projekt składał się z 3 jednodniowych etapów, które odbyły się w dniach 6-8 kwietnia 2011 roku. Akcja promocyjna - "Eurobimba Projekt rozpoczął się od promocji - "Eurobimby". Odbyła się ona 6 kwietnia, w godz Cel Najistotniejszym celem akcji promocyjnej była reklama piątkowej konferencji na Uniwersytecie Ekonomicznym oraz zwiększenie świadomości Poznaniaków na temat zbliżającej się polskiej Prezydencji w Radzie Unii Europejskiej. Celem drugorzędnym była reklama naszej organizacji Europejskiego Forum Studentów AEGEE-Poznań. Grupą docelową były wszystkie osoby znajdujące się na przystankach tramwajowych na trasie przejazdu naszego tramwaju. Szczególny nacisk kładliśmy na ludzi młodych, do których najszybciej przemawiała taka interaktywna forma reklamy oraz darmowe krówki. bogato przystrojony tramwaj - miał na celu zwrócenie i przyciągnięcie uwagi przechodniów, banery sponsorów pokazanie zaangażowania poważnych i znanych firm w nasz projekt, ulotki naszego projektu reklama naszej konferencji oraz informowanie o Prezydencji Polski w Radzie UE, ulotki naszej organizacji promocja organizacji AEGEE-Poznań, pokazanie autorów konferencji, zwiększenie świadomości marki naszej organizacji, cukierek "krówka" zachęcenie przechodniów do brania kopert z ulotkami, budzenie pozytywnych skojarzeń Prezydencji ze słodką krówką. Głównym i najbardziej widocznym aspektem był bogato przystrojony zabytkowy tramwaj. Został on przystrojony banerami sponsorów, plakatami naszego projektu oraz szczegółami piątkowej konferencji. Gdy zatrzymywaliśmy się na przystankach tramwajowych, z pojazdu wybiegało 5 osób przystrojonych w barwy narodowe Polski. Wręczali oni przechodniom koperty z naklejką

2 organizacji AEGEE-Poznań. W środku znajdowały się ulotki z informacjami o Prezydencji i o naszej konferencji, ulotki organizaci AEGEE-Poznań oraz krówki sponsorowane przez Uniwersytet im.a.mickiewicza w Poznaniu. W czasie rozdawania w/w ulotek, przez nagłośnienie zewnętrzne tramwaju informowałem ludzi o szczegółach piątkowej konferencji oraz zawartości rozdawanych kopert. Planowaliśmy zwrócić na siebie uwagę i kolorowym tramwajem rozbudzić szarą codzienność. To zamierzenie udało nam się całkowicie. Liczyliśmy na szerokie grono odbiorców podczas godzin szczytu, co także udało nam się osiągnąć. Jedynym minusem, którego się nie spodziewaliśmy był problem z banerami na tramwaju. Otóż po pewnym czasie sznurki i taśmy klejące niestety zerwały się, a banery musieliśmy złożyć. Gra miejska Klucz do Europy Kolejnym etapem projektu były finał gry miejskiej "Klucz do Europy". Odbył się on w centrum Poznania dnia 7 kwietnia w godz W eliminacjach internetowych wzięło udział 14 drużyn po 5 osób. Do finału zakwalifikowało się 5 zespołów, które najszybciej odpowiedziało na 5 pytań. Codziennie od 1-5 kwietnia o jedno pytanie było zamieszczane na stronie internetowej projektu oraz na fanpage na Facebook'u, a odpowiedzi były wysyłane em. Cele Głównym celem było zwiększenie świadomości na tematy związane z UE i Prezydencją wśród poznańskich studentów. Ponadto, chcieliśmy aby uczestnicy uczyli się poprzez zabawę zespołową. Sama gra miejska pokazała jak ważna jest współpraca w grupie i wspólne rozwiązywanie napotkanych problemów. Końcowym celem było wyłonienie najlepszej drużyny udającej się do Brukseli oraz drugiego i trzeciego miejsca nagrodzonego upominkami pocieszenia. My, jako studenci, chcieliśmy się także sprawdzić czy podołamy organizacji takiego przedsięwzięcia. Wyłączną grupą docelową byli studenci poznańskich uczelni wyższych, zarówno państwowych, jak i prywatnych. strona internetowa oraz fanpage na portalu Facebook - w celu przeprowadzenia eliminacji internetowych, koszulki dla organizatorów miały na celu łatwiejsze odnajdywanie organizatorów w punktach Poznania, koszulki dla uczestników miały za zadanie pokazać jedność wszystkich graczy, ułatwić ich lokalizację w mieście oraz nagrodzić zaangażowanie włożone w eliminacje internetowe, mapy Poznania ułatwienie uczestnikom orientacji, książeczki dot. Prezydencji w razie potrzeby, uczestnicy mogli rozwiać swoje wątpliwości dotyczące tematyki gry miejskiej. O godzinie 16 przed budynkiem Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu spotkało się 5 finałowych zespołów. Po rozdaniu uczestnikom koszulek oraz wytłumaczeniu podstawowych zasad wszyscy biegiem ruszyli do swoich punktów docelowych. Na każdym z 5 punktów uczestnicy mieli do rozwiązania 1 zadanie. Po jego poprawnym rozwiązaniu otrzymywali 1 zagadkę dotyczącą następnego punktu docelowego. Po ukończeniu wszystkich zadań uczestnicy

3 oraz organizatorzy wrócili pod Uniwersytet Ekonomiczny. Następnie wszyscy udaliśmy się do pubu w celu ogłoszenia wyników. Mieliśmy nadzieję, że uda nam się organizacja całej gry miejskiej. Wszystko udało nam się dopiąć na ostatni guzik. Pomimo obaw dotyczących trudności zadań, uczestnicy nie mieli poważnych problemów z ich rozwiązywaniem. Wszystkie drużyny dotarły do mety na czas. Obawialiśmy się również czy 3 godziny starczą na rozwiązanie i dotarcie do wszystkich punktów. Zawodnikom udało się to wykonać w niecałą godzinę. Wyłonienie zwycięzcy także okazało się bezproblemowe. Kryterium czasu było niepodważalnym wynikiem. Wszyscy uczestnicy (a przynajmniej większość) byli zadowoleni zarówno z zadań jak i organizacji logistycznej. Konferencja Poznaj Prezydencję Ostatnią fazą naszego projektu była konferencja na auli Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu. Odbyła się ona 8 kwietnia w godz Tematem przewodnim była rozpoczynająca się 1 lipca 2011 roku Prezydencja Polski w Radzie Unii Europejskiej. Cele Najistotniejszym celem było zwiększenie świadomości poznaniaków, a w szczególności studentów, na tematy związane z Unią Europejską i Prezydencją. Poprzez konferencję chcieliśmy ukazać powagę i istotę Prezydencji. Ponadto, chcieliśmy zachęcić słuchaczy do aktywnego obywatelstwa oraz działalności w organizacjach studenckich. Na naszą konferencję zaproszeni byli wszyscy. Najważniejsi dla nas byli studenci, jednak nie sugerowaliśmy tego podczas promocji. prezentacje multimedialne urozmaicenie prezentacji oraz ukazanie niektórych wykresów i obrazów, banery i roll-upy sponsorów i partnerów zostały rozwieszone w zamian za sponsoring i/lub wsparcie gadżetami. 1. rozpoczęcie konferencji, 2. przywitanie uczestników i gości, 3. podziękowanie sponsorom i partnerom, 4. wstęp o Prezydencji: dr Piotr Ebbig z Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, 5. stopień przygotowań Polski do Przewodnictwa w Radzie UE: Janusz Sznajder, radca ministra z Ministerstwa Spraw Zagranicznych, 6. coffee break, 7. obronność jako cel polskiej Prezydencji: Dariusz Gmurczyk, główny specjalista w Departamencie Polityki Bezpieczeństwa Międzynarodowego Ministerstwa Obrony Narodowej, 8. wręczenie nagród finalistom gry miejskiej "Klucz do Europy", 9. podziękowania i zakończenie konferencji. Obawialiśmy się problemów organizacyjno-logistycznych, jednakże udało nam się wszystko

4 zorganizować na czas. Przygotowanie merytoryczne wykładowców na konferencji okazało się powyżej oczekiwań. Ilość poczęstunku podczas cateringu również okazała się, wbrew obawom, odpowiednia. Jedyną obawą, która się ziściła była niska frekwencja. Ogólna promocja projektu odbyła się poprzez: ulotki roznoszone na uczelniach, plakaty rozwieszone na uczelniach oraz w mieście, fan page na Facebook'u, akcję promocyjną Eurobimbę, na liście mailingowej AEGEE-Poznań, stronę internetową, pocztę pantoflową, informacje zamieszczone na stronach uczelni oraz instytucji i uczelni współpracujących z nami. Uważam, że najskuteczniejszym kanałem była poczta pantoflowa oraz Facebook. Pozostałe narzędzia promujące cały projekt: Patronaty Honorowe pokazują wagę i zaangażowanie innych instytucji w projekt; ponadto po uzyskaniu P.H. można zwracać się o wsparcie materialne lub rzeczowe. Strona internetowa pokazywała profesjonalizm naszego projektu oraz pozwalała na dodatkową przestrzeń reklamową dla sponsorów, lista mailingowa AEGEE-Poznań zwiększała ilość studentów, którzy dowiedzieli się o projekcie; powiększała zasięg promocji dla sponsorów, plakaty i ulotki pozwalały na zwiększenie zasięgu promocji naszego projektu. [plakat, ulotkę oraz plan konferencji wręczyłem Pani na zajęciach]

5 Moja rola w projekcie była bardzo szeroka: byłem moderatorem strony internetowej i fanpage na Facebook'u, roznosiłem pisma o Patronaty Honorowe, o wsparcie finansowe i wynajęcie sali, kontaktowałem się z grafikiem w sprawie ulotek i plakatów, negocjowałem ceny z drukarniami odnośnie do druku w/w, przystrajałem tramwaj, jeździłem tramwajem i krzyczałem przez megafony, przeprowadzałem eliminacje internetowe gry miejskiej, koordynowałem FR, PR i logistykę osób, które mi później zaczęły pomagać, wspólnie z teamem wymyślałem zadania do gry miejskiej, tworzyłem budżet projektu, wysyłałem i rozdawałem zaproszenia imienne do ważnych osobistości, roznosiłem ulotki i plakaty dot. naszego projektu, wymieniałem korespondencję z wykładowcami podczas naszego projektu, podczas gry miejskiej odwiedziłem wszystkie punkty w celu sprawdzenia czy całość przebiega bez problemów, sprawdzałem wyniki i ogłaszałem zwycięzców, przeprowadzałem część follow-up'a wśród sponsorów, przeprowadzałem ewaluację i follow-up'a wśród teamu organizującego projekt.