Page 1 of 6 Adres strony internetowej, na której Zamawiający udostępnia Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia: www.polen.travel.de 10709 Berlin: kompleksowa obsługa prasowa i PR Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Berlinie w okresie od 10.02.2014 r. do 09.02.2015 r. Numer ogłoszenia: 30556-2014; data zamieszczenia: 27.01.2014 OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe. Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego. SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY I. 1) NAZWA I ADRES: Polski Ośrodek Informacji Turystycznej w Berlinie, Kurfurstendamm 71, - 10709 Berlin, woj. Niemcy, tel. 0049 30 21 00 92-0, faks 0049 30 21 00 92-14. I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Państwowa osoba prawna- jednostka organizacyjna. SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: kompleksowa obsługa prasowa i PR Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Berlinie w okresie od 10.02.2014 r. do 09.02.2015 r.. II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi. II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówiena jest kompleksowa obsługa prasowa i PR Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Berlinie w okresie od 10.02.2014 r. do 09.02.2015 r., obejmująca: 1) redagowanie w języku niemieckim, opracowanie graficzne oraz wysyłka 12 wydań miesięcznych newslettera dla branży turystycznej oraz 2 wydań specjalnych na targi IMEX i warsztaty branżowe RDA-Workshop; newsletter (objętość 4 strony, format A4) jest sporządzany w formacie pdf 2) wyszukiwanie informacji źródłowych, redagowanie w języku niemieckim tekstów, druk oraz wysyłka biuletynu prasowego (mailem minimum 500 adresów) a) Zamawiający przewiduje 12 wydań miesięcznych biuletynu prasowego dla mediów niemieckich; biuletyn (objętość min. 10 stron, format A4) jest sporządzany w formatach word i pdf; b) Wykonawca dysponuje bazą mediów niemieckich, którą przedstawi zamawiającemu w terminie 7 dni od podpisania umowy; 3) zbieranie, redagowanie oraz wysyłka (mailem) bieżących newsów prasowych; Zamawiający przewiduje wydanie do 12 dodatkowych newsów prasowych; 4) redagowanie w języku niemieckim 4 materiałów prasowych na następujące targi:, Reisen Hamburg 2014, ITB Berlin 2014, IMEX Frankfurt 2014, CMT Stuttgart 2015;
Page 2 of 6 (objętość min. 10 stron, format A4, pdf) 5) przygotowanie merytoryczne i organizacyjne 3 konferencji prasowych na terenie Niemiec wraz z opracowaniem materiałów prasowych na konferencje; 6) bieżąca obsługa zapytań dziennikarzy i blogerów: a) utrzymywanie stałego kontaktu z niemieckimi dziennikarzami i redakcjami b) merytoryczne opracowanie i udzielanie odpowiedzi na zapytania dziennikarzy; 7) merytoryczne przygotowanie min. 11 dziennikarskich podróży studyjnych do Polski i akwizycja uczestników podróży; 8) merytoryczne przygotowanie min. 10 indywidualnych podróży studyjnych dla dziennikarzy do Polski; 9) wybór i zaproszenie przedstawicieli mediów niemieckich do udziału w podróżach studyjnych do Polski, konferencjach prasowych oraz innych wydarzeniach dla mediów organizowanych przez Ośrodek; 10) indywidualne spotkania z dziennikarzami; współpraca z dziennikarzami działów turystycznych, sportowych (Mistrzostwa Świata w Piłce Siatkowej Mężczyzn 2014), działów kultury (Wrocław ESK 2016) oraz lifestylowych pism dla kobiet; 11) cotygodniowe spotkania konsultacyjne w siedzibie Zamawiającego 12) aktualizowanie bazy mediów w Niemczech i przekazywanie jej Zamawiającemu; 13) bieżące doradztwo w sprawach PR 14) obsługa PR wydarzeń promocyjnych, organizowanych przez Zamawiającego; 15) bieżąca aktualizacja kolumny Aktualnośći na portalu www.polen.travel.de ; 16) wspieranie działań promujących Polskę w mediach społecznościowych.. II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.41.60.00-3, 79.34.22.00-5. II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie. II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie. II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Okres w miesiącach: 12. SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM III.2) ZALICZKI III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana w oparciu o przedłożone przez Wykonawców oświadczenie, na zasadzie spełnia/nie spełnia III.3.2) Wiedza i doświadczenie posiadania wiedzy i doświadczenia - w celu potwierdzenia posiadania wiedzy i doświadczenia Wykonawca powinien wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał, co
Page 3 of 6 najmniej dwie usługi, polegające na obsłudze public relations o wartości minimum 25.000 euro brutto każda, których efektem było minimum 30 publikacji dot. Polski w niemieckich mediach drukowanych.(a w przypadku, jeżeli wartość usługi została w umowie wyrażona w innej walucie - wyrażona w złotych równowartość kwoty co najmniej 25.000 euro brutto wg średniego kursu NBP z dnia zawarcia umowy o wykonanie usługi). Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana w oparciu o przedłożone przez Wykonawców oświadczenie i dokumenty, na zasadzie spełnia/nie spełnia III.3.3) Potencjał techniczny Zamawiający stwierdzi, że wykonawca spełnił warunek dotyczący dysponowania potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia jeżeli wykonawca przedstawi wykaz osób (minimum 2 osoby), które będą realizować przedmiotowe zamówienie, każda spełniająca co najmniej następujące warunki: 1.znajomość języka niemieckiego w mowie i piśmie na poziomie native speakera, (język niemiecki jako język ojczysty albo znajomość języka potwierdzona certyfikatem - C2, wg. Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego) 2.bardzo dobra znajomość walorów turystycznych Polski, 3.doświadczenie dziennikarskie, 4.doświadczenie w pisaniu artykułów dla niemieckiej prasy, 5.doświadczenie w kontaktach z niemieckimi dziennikarzami, 6.bardzo dobra znajomość mediów niemieckich, 7.dobra znajomość języka polskiego Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana w oparciu o przedłożone przez Wykonawców oświadczenie i dokumenty, na zasadzie spełnia/nie spełnia III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia Zamawiający stwierdzi, że wykonawca spełnił warunek dotyczący dysponowania potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia jeżeli wykonawca przedstawi wykaz osób (minimum 2 osoby), które będą realizować przedmiotowe zamówienie, każda spełniająca co najmniej następujące warunki: 1.znajomość języka niemieckiego w mowie i piśmie na poziomie native speakera, (język niemiecki jako język ojczysty albo znajomość języka potwierdzona certyfikatem - C2, wg. Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego) 2.bardzo dobra znajomość walorów turystycznych Polski, 3.doświadczenie dziennikarskie, 4.doświadczenie w pisaniu artykułów dla niemieckiej prasy, 5.doświadczenie w kontaktach z niemieckimi dziennikarzami, 6.bardzo dobra znajomość mediów niemieckich, 7.dobra znajomość języka polskiego Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana w oparciu o przedłożone przez Wykonawców oświadczenie i dokumenty, na zasadzie spełnia/nie spełnia III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
Page 4 of 6 Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana w oparciu o przedłożone przez Wykonawców oświadczenie, na zasadzie spełnia/nie spełnia III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć: wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie; wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami; III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć: oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia; aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert; III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada: III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:
Page 5 of 6 nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert; III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej; III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY, USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM W zakresie potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć: inne dokumenty III.6) INNE DOKUMENTY Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5) Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy polega na zasobach innych podmiotów, na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. SEKCJA IV: PROCEDURA IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony. IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena. IV.3) ZMIANA UMOWY przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian 1.Istotne postanowienia umowy stanowią załącznik nr 5 do niniejszej SIWZ. 2.zamiany osób realizujących zamówienie ze strony Wykonawcy pod warunkiem posiadania przez nowe osoby kompetencji określonych
Page 6 of 6 w SIWZ w Rozdziale 5 w ust. 1 pkt 3 oraz pod warunkiem przedstawienia Zamawiającemu przez Wykonawcę informacji o proponowanej zmianie wraz z wyjaśnieniem przyczyn proponowanej zmiany i uzyskaniem pisemnej zgody Zamawiającego 3.w przypadku przedłużającej się procedury przetargowej zmiany terminu rozpoczęcia realizacji zamówienia. IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.polen.travel.de Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Polskim Ośrodku Informacji Turystycznej w Berlinie Kurfürstendamm 71, 10709 Berlin,. IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 04.02.2014 godzina 09:00, miejsce: Polskim Ośrodku Informacji Turystycznej w Berlinie Kurfürstendamm 71, 10709 Berlin,. IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert). IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie