ABC dla III sektora: ZADANIA PUBLICZNE SKRYPT nr 5 Instrukcja wypełniania sprawozdania z realizacji publicznego Poradnik dla organizacji realizujących publiczne finansowane i współfinansowane ze środków samorządów z terenu powiatu ostródzkiego: Powiat Ostródzki, Gmina Miejska Ostróda, Gmina Ostróda, Gmina Morąg, Gmina Miłomłyn, Gmina Dąbrówno, Gmina Małdyty, Gmina Grunwald, Gmina Łukta, Gmina Miłakowo Publikacja (Skrypt 5) powstała w ramach zdania Małe Forum Pełnomocników realizowanego przez Stowarzyszenie Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych i Inicjatyw Obywatelskich w roku 2012 Zadanie współfinansowane ze środków Samorządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego Publikacja wyraża wyłącznie poglądy autora i nie może być utożsamiana z oficjalnym stanowiskiem Samorządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego 1
Wzór sprawozdania zgodny z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 15.12.2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego na podstawie art. 19 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536) SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE 1) ) 2) niepotrzebne skreślić z wykonania publicznego... (tytuł publicznego) Wpisujemy wymyślony przez nas tytuł /projektu taki sam jak w złożonej przez nas ofercie ( 1 pkt. 1 Umowy) w okresie od... do... wpisujemy termin realizacji zgodnie z podpisaną umową/aneksami ( 2 pkt. 1 Umowy) określonego w umowie nr... wpisujemy numer umowy (pierwsza strona umowy) zawartej w dniu... pomiędzy wpisujemy datę podpisania umowy... (nazwa Zleceniodawcy) wpisujemy nazwę samorządu, do którego składamy sprawozdanie (pierwsza strona Umowy) a... (nazwa Zleceniobiorcy/(-ów), siedziba, nr Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji 3) ) wpisujemy nasze dane Data złożenia sprawozdania 4)... wypełnia zleceniodawca 2
Część I. Sprawozdanie merytoryczne 1. Informacja czy zakładane cele realizacji publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego. Opisujemy jakie były cele do realizacji (zgodnie z częścią III pkt. 6 oferty), jak je zrealizowaliśmy i w jakim stopniu. Przykład: Celem zrealizowanego publicznego było zwiększenie wiedzy na temat Unii Europejskiej wśród 20 osób młodzieży gimnazjalnej z terenu Gminy Łukta poprzez przeprowadzenie szkoleń w okresie 6 miesięcy. Zakładany cel został osiągnięty w 100%. W ramach zorganizowane zostały szkolenia w okresie od stycznia do czerwca, w których udział brała młodzież z Gminy Łukta. Grupa stanowiła 20 osób i byli to uczniowie Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Łukcie. Tematyka szkolenia dotyczyła Unii Europejskiej, jej funkcjonowania, organów itp. 2. Opis wykonania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych, podmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, lub innych podmiotów wykonujących poszczególne działania określone w części III pkt 9 oferty. 5) Poszczególne działania w zakresie realizowanego publicznego wraz z krótkim opisem wykonania Terminy realizacji poszczególnych działań Zleceniobiorca(-y) lub inny podmiot, który wykonywał działanie w zakresie realizowanego publicznego Można dołożyć kolejne wiersze na każde działanie oddzielnie. Opisujemy dokładnie działania jakie zostały zrealizowane w ramach publicznego. Jeśli realizacja działania przebiegła inaczej niż planowano w ofercie, należy opisać zmiany (dot. również zmiany terminów realizacji działań). Wpisujemy terminy w jakich działania były faktycznie zrealizowane. Krótko, kto odpowiadał za realizację działania. 3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją wpłynęło na jego wykonanie Opisujemy co zmieniło się w wyniku realizacji. Czy nastąpiła zmiana, w jakim stopniu? Czy problem został rozwiązany, czy potrzeby zostały zaspokojone?? Czy wnioskodawca dzięki realizacji podniósł swój potencjał? Jeśli tak, to w jakim stopniu. 3
4. Opis osiągniętych rezultatów Opisujemy co udało się zrobić w ramach. Co zmieniło się i w jakim stopniu. Efekty i rezultaty wynikają z celów projektu, więc czytamy jeszcze raz nasze cele, jak zostały zrealizowane (w jakim stopniu) i opisujemy rezultaty. Oferta: III pkt. 10 Przykład: Przeszkolono 50 osób, z zakresu funkcjonowania UE Wydano 100 egzemplarzy gazetki, Utworzono punktu informacyjny o UE Wzrost motywacji wśród 30 osób z Gminy Łukta Podniesienie kwalifikacji w zakresie obsługi komputera prz 10 osób Jeśli wystąpiła wartość dodana, to również w tym miejscu ją opisujemy, czyli coś dodatkowego, co zadziało się przy okazji realizacji. 5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach 6) Należy użyć tych samych miar co w ofercie III pkt. 9 (harmonogram). Określamy nasze działania za pomocą liczb. Podajemy ile kiedy zrealizowaliśmy poszczególne działania, ile osób wzięło w nich udział, jak często było coś organizowane, dla ilu osób, co powstało (ile sztuk). Przykład: Szkolenia: 15 szkoleń dla 100 osób w okresie 5 miesięcy (styczeń-maj). Liczba godzin jednego szkolenia: 8h. Łącznie przeprowadzono 120h szkoleniowych. Wydanych zostało 100 przewodników ABS dla organizacji pozarządowych. Opisujemy również wszystkie zmiany jakie zaszły podczas realizacji. Dlaczego nastąpiły, jakie środki zaradcze podjęto? Przykład: Planowano: 15 szkoleń dla 100 osób. Zrealizowano: 17 szkoleń dla 105 osób lub Planowano: 15 szkoleń dla 100 osób. Zrealizowano: 13 szkoleń dla 98 osób. 4
10000 8000 6000 5000 4000 3000 koszt całkowity z tego pokryty z dotacji koszt całkowity z tego z pokryty dotacji koszt całkowity z tego pokryty z dotacji Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) Kosztorys jest bardzo istotny, ponieważ zmiana na plus (zwiększenie) każdej pozycji o więcej niż przewiduje umowa (np. o więcej niż 10%), skutkuje aneksem do Umowy. Jeśli w odpowiednim czasie tego nie zrobiono, każda taka zmiana może wiązać się z odrzuceniem sprawozdania lub niekwalifikowaniem części wydatku. Lp. Rodzaj kosztów Całość zgodnie z umową (w zł) Poprzedni okres sprawozdawczy (w zł) 7) Bieżący okres sprawozdawczy - za okres realizacji publicznego (w zł) I Koszty merytoryczne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez (nazwa Zleceniobiorcy) 8) : 1).. 2) z tego pokryty z finansowyc h środków własnych, środków z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów publiczneg o z tego pokryty z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy z tego z finansowyc h środków własnych, środków z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów publiczneg o z tego pokryty z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy z tego z finansowyc h środków własnych, środków z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów publiczneg o z tego pokryty z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy Koszty związane bezpośrednio z celem, np. poczęstunek, wynagrodzenie trenera, przejazd itp. Nie można przedstawiać działań jakich nie było zaplanowanych w ofercie! Przykład: Wynagrodzenie trenera 2000 0 1000 0 1000 0 Zgodnie z ofertą IV pkt. 1 Zgodnie ze sprawozdaniem częściowym (jeśli było składane) IV pkt. 1. Zgodnie ze stanem faktycznym w aktualnym okresie rozliczenia II Koszty obsługi publicznego, w tym koszty administracyjne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez (nazwa 5
Zleceniobiorcy) 8) : 1).. 2).. III IV Koszty związane z obsługą, np. materiały biurowe, księgowa, telefony, czynsz itp. Nie można przedstawiać działań jakich nie było zaplanowanych w ofercie! Inne koszty, w tym koszty wyposażenia i promocji (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez (nazwa Zleceniobiorcy) 8) : 1).. 2).. Inne koszty związane wyposażeniem i promocją w ramach realizowanego Nie można przedstawiać działań jakich nie było zaplanowanych w ofercie! Ogółem 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania Podajemy źródła finansowania naszego, oprócz dotacji, skąd jeszcze mieliśmy środki finansowe na realizację i w jakim %. Źródło finansowania Koszty pokryte z dotacji: Z tego z odsetek bankowych od dotacji Koszty pokryte ze środków finansowych własnych: Całość (zgodnie z umową) Bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zł % zł % Koszty pokryte ze środków finansowych z innych źródeł (ogółem): 6
Z tego: Z wpłat i opłat adresatów publicznego: Z finansowych środków z innych źródeł publicznych (w szczególności: dotacji z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego, funduszy celowych, środków z funduszy strukturalnych: Z pozostałych źródeł: Koszty pokryte z wkładu osobowego (w tym świadczeń wolontariuszy, pracy społecznej członków) Ogółem: 100% 100% Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków: Jeśli wystąpiły zmiany w budżecie, coś zostało zwiększone, zmniejszone, liczba produktów/usług została zakupiona w innej ilości niż planowano to tutaj wszystko opisujemy! 3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym O ile jakiekolwiek wystąpiły, to taką informację zamieszczamy. Również z informacją na co zostały przeznaczone przychody i odsetki. 7
4. Zestawienie faktur (rachunków) 9) Dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją. Na każdym dokumencie powinna być trwała informacja z jakiego źródła koszt jest pokryty, w jakiej części, w ramach jakiego projektu, nr umowy. Przykład: Faktura FV 53/2012 dotyczy poz. budżetowej nr I.1 Poczęstunek na spotkanie w ramach projektu Szkolenia dla obywateli współfinansowanego ze środków Samorządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego. Koszt kwalifikowany: 400 zł. Wkład własny: 100 zł. Lp. Numer dokumentu księgowego 1. Np. FV 53/2012 Numer pozycji kosztorysu (zgodnie z częścią II.1 rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów) Data wystawienia dokumentu księgowego Nazwa kosztu I.1 15.11.2012 Poczęst unek na spotkani e Kwota (zł) Z tego ze środków pochodzącyc h z dotacji (zł) Z tego ze środków finansowych własnych, środków z innych źródeł w tym wpłat i opłat adresatów publicznego (zł) Data zapłaty 500 400 100 20.11.20 12 2. Rachunek nr 3 II.1 03.06.2012 Opłata za wodę 110 110 0 03.06.20 12 Część III. Dodatkowe informacje Opisujemy wszelkiego rodzaju odstępstwa od realizacji Umowy. Zmiany tj. przesunięcia między pozycjami (zgodnie z umową 10%). Załączniki: 10) 1. Jeśli są wymagane np. kserokopie faktur, wyciągów, rachunków itp. 2.... 3.... 8
Oświadczam(-y), że: 1) od daty zawarcia umowy nie zmienił się status prawny Zleceniobiorcy(-ów); 2) wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym; 3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach umowy zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) 11) ; 4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione; 5) w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, osoby, których te dane dotyczą, złożyły stosowne oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.). Należy dopilnować, by podpisy znalazły się na tej samej stronie, co powyższe oświadczenia (pieczęć(-cie) Zleceniobiorcy/(-ów) 12) )......... (podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy(-ów) Poświadczenie złożenia sprawozdania 4) Adnotacje urzędowe 4) 9
POUCZENIE Sprawozdania składa się osobiście lub przesyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie terminie na adres Zleceniodawcy. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), za poświadczeniem przedłożenia Zleceniodawcy lub nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego. 1) Niepotrzebne skreślić. 2) Sprawozdanie częściowe i końcowe sporządzać należy w okresach określonych w umowie. 3) Podać nazwę właściwego rejestru lub ewidencji. 4) Wypełnia Zleceniodawca. 5) Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji. 6) Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji, w części III pkt 9. 7) Wypełniać tylko w przypadku, gdy podczas realizacji sporządzono sprawozdanie częściowe. Dotyczy wyłącznie okresu objętego poprzednim sprawozdaniem. 8) W przypadku oferty wspólnej kolejni Zleceniobiorcy dołączają do tabeli informację o swoich kosztach. 9) Dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją. Zestawienie powinno zawierać: numer faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda faktura (rachunek) powinna być opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy. Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy. W przypadku umowy o wsparcie realizacji publicznego Zleceniodawca może żądać także faktur (rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż dotacja przekazana przez Zleceniodawcę. 10) Zleceniodawca może żądać załączenia materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy realizacji (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). 11) Stosuje się, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 12) Wypełniać, jeśli Zleceniobiorca(-y) posługuje(-ą) się pieczęcią. 10