ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2014/2015 z dnia 25 lipca 2014 r. W związku z przystąpieniem przez Gminę Kwidzyn/Gimnazjum w Liczu do realizacji projektu pn.: Wybierz lepszy start w przyszłość, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Poddziałanie 9.1.2. Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych, dyrektor Gimnazjum w Liczu składa zapytanie ofertowe na wykonanie usług: pełnienie funkcji koordynatora projektu, pełnienie funkcji księgowej projektu 1. ZAMAWIAJĄCY Gimnazjum w Liczu, Licze 34, 82-500 Kwidzyn, woj. pomorskie, tel.: 55 275 16 06, fax.: 55 275 93 54, NIP: 5811783808, REGON: 191867601, www.gimlicze.republika.pl 2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo Zamówień Publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz.984, 1047, 1473 oraz z 2014 r., poz. 423, 768, 811, 915) o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty 30.000 euro. KOD CPV WG WSPÓLNEGO SŁOWNIKA ZAMÓWIEŃ: 79421100 2 Usługi nadzoru nad projektem inne niż w zakresie robót budowlanych, 79211000 6 Usługi księgowe. 3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Zamówienie składa się z 3 części i dotyczy: Część 1 Pełnienie funkcji koordynatora projektu, Część 2 Pełnienie funkcji księgowej projektu 2. Wykonawcy zostaną zatrudnieni na podstawie umów cywilno prawnych, tj. umowy zlecenia. 3. Realizacja zadań zaplanowanych w projekcie odbywać się będzie w siedzibie Gimnazjum w Liczu. Zamawiający w zakresie realizacji projektu udostępni pomieszczenia z dostępem do Internetu i meble celem prawidłowej realizacji projektu. Wniosek projektu dostępny jest do wglądu w siedzibie Zamawiającego, w godzinach jej pracy. 4. Okres wykonywania usługi: od 6 sierpnia 2014 roku do 30 czerwca 2015 roku. 5. Wymiar czasu pracy w projekcie: Część 1: 40 godz. zegarowych miesięcznie w Biurze Projektu, znajdującym się w siedzibie Gimnazjum w Liczu, co zostanie potwierdzone miesięczną kartą czasu pracy, Część 2: 20 godz. zegarowych miesięcznie w Gimnazjum w Liczu, co zostanie potwierdzone miesięczną kartą czasu pracy. 6. Zakres obowiązków: Część 1 Koordynator projektu: 1) Kompleksowy nadzór nad realizacją projektu zgodnie z umową o dofinansowanie; 2) Zarządzanie zespołem projektowym;
3) Rekrutacja uczestniczek/uczestników do projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu; 4) Tworzenie pełnej dokumentacji do wyboru poszczególnych wykonawców w projekcie; 5) Aktualizacja informacji o postępach w realizacji projektu na stronie internetowej; 6) Dokonywanie zakupów w ramach projektu; 7) Prowadzenie korespondencji dotyczącej projektu, 8) Realizowanie projektu zgodnie z Wytycznymi dla POKL i zawartą umową z Instytucją Pośredniczącą; 9) Koordynacja pracy zespołu projektowego; 10) Nadzór i kontrola nad częścią merytoryczną, formalną i finansową projektu; 11) Kontakt z wykonawcami projektu, pomoc w rozstrzyganiu kwestii problematycznych związanych z projektem; 12) Ścisła współpraca z wykonawcami usług edukacyjnych, dostawcami materiałów; 13) Współuczestnictwo w opiece nad uczestnikami projektu podczas realizacji zadań projektowych; 14) Tworzenie dla Zamawiającego uzasadnienia do ewentualnego aneksowania umowy o dofinansowanie projektu; 15) Sporządzanie w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych zmian we wniosku o dofinansowanie projektu po wcześniejszym ich uzgodnieniu z Zamawiającym i Instytucją Pośredniczącą; 16) Kontrola nad gromadzoną dokumentacją; 17) Monitorowanie dokumentów w zakresie: kosztów, wydatków ponoszonych w projekcie i ich kwalifikowalności, osiągania wskaźników produktu i rezultatu, zgodnie z budżetem i harmonogramem projektu, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa; 18) Sporządzenie i uzupełnianie bazy PEFS uczestników projektu; 19) Sporządzanie wniosków płatniczych (wygenerowanie wniosku, wypełnienie w nim wszystkich pól i załączników, zapis na płytę CD, wydruk wniosku, zebranie podpisów, dostarczenie wniosku do Instytucji Pośredniczącej w wersji papierowej i elektronicznej wraz z wymaganymi załącznikami) i raportu końcowego; 20)Nadzór nad przestrzeganiem w ramach realizacji projektu zasady równych szans; 21) Nadzór i archiwizowanie całości dokumentacji z realizacji projektu zgodnie z Wytycznymi dla POKL; 22) Współpraca z Instytucją Pośredniczącą w zakresie realizacji projektu (bieżące kontakty telefonicznie, elektronicznie, wyjazdowo, udzielanie wyjaśnień, przygotowanie dokumentacji na potrzeby kontroli); 23) Zabezpieczenie dokumentacji projektu po zakończeniu realizacji; 24) Obecność podczas kontroli projektu, również po zakończeniu jego realizacji do dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową projektu; 25) Promowanie projektu i upowszechnianie osiągniętych rezultatów zgodnie z dokumentacją programową, umową o dofinansowanie oraz wnioskiem projektowym, w okresie realizacji projektu; 26) Znajomość i przestrzeganie procedur dotyczących ochrony danych osobowych; 27) Zachowanie w bezwzględnej tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych podczas realizacji projektu, a w szczególności mogących stanowić tajemnicę służbową i handlową.
Część 2 Księgowa projektu 1) Wspieranie działań Koordynatora projektu w aspekcie księgowym, w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem, a także okresowe dokonywanie przeglądów realizacji projektu; 2) Sporządzenie wniosków o płatność. 3) Gromadzenie dokumentacji księgowej projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi. 4) Współpraca w zakresie prowadzenia zapisów księgowych i realizacji płatności projektu z główną księgową Gimnazjum w Liczu. 5) Współpraca w zakresie finansowym z Instytucją Pośredniczącą i Zarządzającą. 6) Kontrola poprawności formalno- rachunkowej dokumentów projektu. 7) Odpowiednie opisywanie dokumentów związanych z realizacją projektu, zgodnie z wytycznymi. 8) Kontrola poprawności dokonanej klasyfikacji dokumentów w odniesieniu do projektu. 9) Dokonywanie kontroli księgowania kosztów projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla tzw. wydatków kwalifikowanych. 10) Comiesięczna kontrola wydatków, wykonana w oparciu o budżet projektu. 11) Przygotowanie we współpracy z Koordynatorem projektu harmonogramu płatności wg zasad określonych w dokumentach programowych. 12) Prawidłowe oznaczenie i opisanie dokumentów księgowych przetwarzanych przy realizacji projektu w odniesieniu do Ustawy- Prawo zamówień publicznych. 13) Nadzór nad płatnościami dla wykonawców. 14) Przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacją projektu. 15) Współpraca z Koordynatorem Projektu w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji. 16) Współpraca z organami kontrolującymi. 17) Sporządzanie wspólnie z Koordynatorem projektu harmonogram płatności według zasad określonych w dokumentach programowych i wytycznych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 18) Przygotowywanie wspólnie z Koordynatorem projektu, zgodnie z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki części finansowej wniosków o płatności pośrednie i płatność końcową wraz z wszystkimi wymaganymi umową załącznikami. 19) Przedstawianie na wezwanie Instytucji Pośredniczącej wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu w zakresie finansowym, w terminie określonym w wezwaniu. 20) Realizacja projektu zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem. 4. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA WYCENY TYCH WARUNKÓW Część 1 Koordynator projektu: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia; Za spełnienie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia Zamawiający uzna wykształcenie minimum wyższe pedagogiczne, doświadczenie (min. 2-letnie) w koordynowaniu projektów pozabudżetowych, znajomość lokalnego środowiska szkolnego, znajomość problematyki szkoły, w której będzie realizowany projekt, umiejętność posługiwania się sprzętem
multimedialnym, umiejętność podejmowania decyzji, doświadczenie co najmniej 5-letnie pracy w gimnazjum, ze wskazaniem nauczanych przedmiotów lub zajęć pozalekcyjnych. Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć stosowne dokumenty (kopia dyplomu ukończenia studiów wyższych, CV (referencje), wykaz wykonywanych zadań w projektach według wzoru stanowiącego załącznik do oferty, potwierdzające spełnienie powyższych warunków. Dokumenty złożone w formie kopii muszą być opatrzone klauzulą: ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM i poświadczone przez Wykonawcę. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest złożyć: a) Wypełniony druk Formularz oferty załącznik nr 1 do oferty; b) Wykaz wykonywanych zadań w projektach pozabudżetowych, w okresie pięciu lat przed terminem składania ofert załącznik nr 1a do oferty; c) Oświadczenie o spełnieniu warunków zamówienia z art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) załącznik nr 2 do oferty; d) Oświadczenie o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie oraz o korzystaniu z pełnej zdolności do czynności prawnych załącznik nr 3 do oferty. e) Oświadczenie o zaangażowaniu w wykonywanie zadań w innych projektach realizowanych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia załącznik nr 4 do oferty. Część 2 Księgowa projektu 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia; Za spełnienie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia Zamawiający uzna wykształcenie minimum średnie, doświadczenie w obsłudze księgowej, znajomość lokalnego środowiska szkolnego, w którym będzie realizowany projekt, umiejętność posługiwania się sprzętem multimedialnym, umiejętność posługiwania się programem komputerowym do księgowości Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć stosowne dokumenty (kopia świadectwa potwierdzająca wykształcenie), CV (referencje. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest złożyć: a) Wypełniony druk Formularz oferty załącznik nr 1 do oferty; b) Oświadczenie o spełnieniu warunków zamówienia z art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) załącznik nr 2 do oferty; c) Oświadczenie o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie oraz o korzystaniu z pełnej zdolności do czynności prawnych załącznik nr 3 do oferty. d) Oświadczenie o zaangażowaniu w wykonywanie zadań w innych projektach realizowanych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia załącznik nr 4 do oferty. 5. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na daną część przedmiotu zamówienia, na załączonym formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, wraz z wymaganymi załącznikami dla danej części. Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej.
2. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę. 3. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 6. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Gimnazjum w Liczu, Licze 34, 82-500 Kwidzyn, w sekretariacie szkoły (biurze projektu), w nieprzekraczającym terminie: do dnia 6 sierpnia 2014 r. do godziny 09.00. 2. Ofertę należy złożyć w osobiście lub pocztą w nieprzeźroczystej zabezpieczonej przed otwarciem kopercie (paczce). Kopertę należy opisać następująco: pełna nazwa wykonawcy adres, telefon GIMNAZJUM W LICZU LICZE 34, 82-500 Kwidzyn OFERTA NA ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2014/2015 (CZĘŚĆ: ) Nie otwierać przed 06.08.2013 r. godz. 09.15 3. W przypadku ofert przesłanych pocztą zwykłą lub przesyłką kurierską do Zamawiającego liczy się data i godzina dostarczenia oferty do siedziby Zamawiającego. 4. Oferta złożona po terminie zostanie niezwłocznie zwrócona Wykonawcy nie otwarta. 7. ZMIANY LUB WYCOFANIE ZŁOŻONEJ OFERTY 1. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę. Zmiany lub wycofanie złożonej oferty są skuteczne tylko wówczas, gdy zostały dokonane przed upływem terminu do składania ofert. 2. Zmiany poprawki lub modyfikacje złożonej oferty muszą być złożone w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty. Odpowiednio opisane koperty (paczki) zawierające zmiany należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem ZMIANA. W przypadku złożenia kilku ZMIAN, kopertę (paczkę) każdej ZMIANY należy dodatkowo opatrzyć napisem ZMIANA NR.... 3.Wycofanie złożonej oferty następuje poprzez złożenie pisemnego oświadczenia podpisanego przez Wykonawcę. W celu potwierdzenia uprawnienia osób do złożenia oświadczenia o wycofaniu oferty, do oświadczenia należy załączyć odpowiednie dokumenty (np. aktualny KRS i jeśli to konieczne pełnomocnictwo). Wycofanie należy złożyć w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu ofert. Odpowiednio opisaną kopertę (paczkę) zawierającą powiadomienie należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem WYCOFANIE. 8. KRYTERIA OCENY OFERT Część 1 2 Koordynator projektu 1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Lp. Kryterium Znaczenie procentowe Maksymalna ilość punktów kryterium jakie może otrzymać oferta 1. Cena ( C ) 50 % 50 punktów 2. Wiedza i doświadczenie 20 % 20 punktów 3. Doświadczenie w 30 % 30 punktów koordynowaniu projektem(ami) pozabudżetowymi 2. Zasady oceny kryterium Cena ( C ). W przypadku kryterium Cena oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą ze wzoru:
C min C = ------------- x P C bad. gdzie: C ilość punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium "Cena", C min cena oferty najtańszej, C bad. cena oferty badanej, P - maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium Cena". 3. Zasady oceny kryterium Wiedza i doświadczenie. W przypadku kryterium Wiedza oferta otrzyma: 5 punktów jeżeli wykaże się wykształceniem wyższym zawodowym (licencjat, inżynier) i co najmniej 5-letnim doświadczeniem pracy w gimnazjum 10 punktów jeżeli wykaże się wykształceniem wyższym magisterskim i co najmniej 5-letnim doświadczeniem pracy w gimnazjum, 20 punktów jeżeli wykaże się wykształceniem wyższym magisterskim pedagogicznym i co najmniej 5-letnim doświadczeniem pracy w gimnazjum wiejskim. 4. Zasady oceny kryterium Doświadczenie w zarządzaniu projektem(ami), współfinansowanym(ymi) ze środków Unii Europejskiej. W przypadku kryterium Doświadczenie w realizacji projektu(ów), współfinansowanego(ych) ze środków Unii Europejskiej, oferta otrzyma: 5 punktów jeżeli wykaże się doświadczeniem w koordynowaniu projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej, 15 punktów jeżeli wykaże się doświadczeniem w koordynowaniu projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej, w ramach POKL 30 punktów jeżeli wykaże się doświadczeniem w koordynowaniu projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej, w ramach POKL, realizowanym na terenie Gminy Kwidzyn. Część 2 Księgowa projektu: 1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Lp. Kryterium Znaczenie procentowe Maksymalna ilość punktów kryterium jakie może otrzymać oferta 1. Cena ( C ) 50 % 50 punktów 2. Wiedza i doświadczenie 50 % 50 punktów 2. Zasady oceny kryterium Cena ( C ). W przypadku kryterium Cena oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą ze wzoru: C min C = ------------- x P C bad. gdzie: C ilość punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium "Cena", C min cena oferty najtańszej, C bad. cena oferty badanej, P - maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium Cena". 3. Zasady oceny kryterium Wiedza i doświadczenie. W przypadku kryterium Wiedza oferta otrzyma: 10 punktów jeżeli wykaże się wykształceniem średnim i co najmniej 3-letnim
doświadczeniem w obsłudze księgowej, 30 punktów jeżeli wykaże się wykształceniem średnim i co najmniej 5-letnim doświadczeniem w obsłudze księgowej, 50 punktów jeżeli wykaże się wykształceniem średnim i co najmniej 8-letnim doświadczeniem w obsłudze księgowej. 8. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje Oferentów, którzy złożyli oferty w postępowaniu, podając imię i nazwisko i adres zamieszkania Wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz imiona i nazwiska i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w kryterium oceny ofert, 2. Oferta nie spełniająca wymogów formalnych oraz nie spełniająca wymaganego minimum w poszczególnych kryteriach oceny ofert w niniejszym zapytaniu zostanie odrzucona. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania bez podania przyczyn. 4. O terminie oraz miejscu podpisania umowy Zamawiający zawiadomi na piśmie Wykonawcę, którego ofertę wybrano. 5. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informacje, o których mowa w pkt 1. na stronie internetowej www.gimlicze.republika.pl i na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od podpisania umowy z Oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę, w przypadku, gdy łączne zaangażowanie Oferenta w realizację zadań we wszystkich projektach realizowanych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia (z uwzględnieniem czasu niezbędnego na realizację zadań wynikających z niniejszego zapytania) przekroczy 240 godzin miesięcznie. Powyższe ograniczenie wynika z Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i dotyczy osób fizycznych osobiście realizujących usługę (również w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą). 9. INFORMACJE DOTYCZĄCE UMOWY, KTÓRA ZOSTANIE ZAWARTA Z WYKONAWCĄ 1. Wzór umowy, która zawarta będzie z Wykonawcą stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego. 2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, pod warunkiem podpisania aneksu zaakceptowanego przez obie Strony. 10. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY Nie jest wymagane. 11. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami jest Stanisława Gadomska tel. 55 275 16 06, e-mail: gimlicze@ poczta.onet.pl Wykaz załączników: 1. Załącznik nr 1 Formularz oferty; 2. Załącznik nr 1a Wykaz wykonywanych zadań w projektach (dotyczy części 1);
3. Załącznik nr 2 Oświadczenie o spełnieniu warunków zamówienia z art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz.984, 1047, 1473 oraz z 2014 r., poz. 423, 768, 811, 915) 4. Załącznik nr 3 Oświadczenie o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie oraz o korzystaniu z pełnej zdolności do czynności prawnych; 5. Załącznik nr 4 Oświadczenie o zaangażowaniu w wykonywanie zadań w innych projektach realizowanych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia. 6. Załącznik nr 5 wzór umowy.