Specjalista do spraw kadr (242307) Specjaliści
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich Publikacja opracowana w ramach projektu systemowego pn. Rozwijanie zbioru krajowych standardów kompetencji zawodowych wymaganych przez pracodawców. Priorytet I PO KL, Działanie 1.1 Krajowy standard kompetencji zawodowych Specjalista do spraw kadr (242307) Copyright by Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich, Warszawa 2013 Kopiowanie i rozpowszechnianie może być dokonane za podaniem źródła ISBN 978-83-7951-000-9 (całość) ISBN 978-83-7951-051-1 (51) Nakład 1000 egz. Publikacja bezpłatna Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich 00-697 Warszawa, Aleje Jerozolimskie 65/79, tel. (22) 237-00-00, fax (22) 237-00-99 e-mail: sekretariat@crzl.gov.pl http://www.crzl.gov.pl Wydawnictwo Naukowe Instytutu Technologii Eksploatacji Państwowego Instytutu Badawczego 26-600 Radom, ul. K. Pułaskiego 6/10, tel. centr. (48) 364-42-41, fax (48) 364-47-65 e-mail: instytut@itee.radom.pl http://www.itee.radom.pl 2
Spis treści 1. Dane identyfikacyjne zawodu... 4 1.1. Kod, nazwa zawodu i usytuowanie zawodu w klasyfikacjach... 4 1.2. Notka metodologiczna i autorzy... 4 2. Opis zawodu... 6 2.1. Synteza zawodu... 6 2.2. Opis pracy i sposobu jej wykonywania, obszary występowania zawodu... 6 2.3. Środowisko pracy (warunki pracy, maszyny i narzędzia pracy, zagrożenia, organizacja pracy)... 6 2.4. Wymagania psychofizyczne, zdrowotne, w tym przeciwwskazania do wykonywania zawodu... 7 2.5. Wykształcenie i uprawnienia niezbędne do podjęcia pracy w zawodzie... 7 2.6. Możliwości rozwoju zawodowego, potwierdzania/walidacji kompetencji... 8 2.7. Zadania zawodowe... 8 2.8. Wykaz kompetencji zawodowych... 9 2.9. Relacje między kompetencjami zawodowymi a poziomem kwalifikacji w ERK/PRK... 9 3. Opis kompetencji zawodowych... 10 3.1. Prowadzenie dokumentacji kadrowej zgodnie z przepisami prawa pracy Kz1... 10 3.2. Administrowanie działaniami z zakresu polityki kadrowej Kz2... 11 3.3. Kompetencje społeczne KzS... 13 4. Profil kompetencji kluczowych... 14 5. Słownik... 15 3
1. Dane identyfikacyjne zawodu 1.1. Kod, nazwa zawodu i usytuowanie zawodu w klasyfikacjach Według Klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy (KZiS 2010): 242307 Specjalista do spraw kadr Grupa wielka 2 Specjaliści (w Międzynarodowej Klasyfikacji Standardów Edukacyjnych ISCED 2011 poziom 6). Grupa elementarna 2423 Specjaliści do spraw zarządzania zasobami ludzkimi (w Międzynarodowym Standardzie Klasyfikacji Zawodów ISCO-08 odpowiada grupie 2423 Personnel and careers professionals). Według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD 2007): Sekcja M. Działalność profesjonalna, naukowa i techniczna, Dział 70. Działalność firm centralnych (head offices); Doradztwo związane z zarządzaniem, Grupa 70.2. Doradztwo związane z zarządzaniem. 1.2. Notka metodologiczna i autorzy Opis standardu kompetencji zawodowych wykonano na podstawie: analizy źródeł (akty prawne, klasyfikacje krajowe, międzynarodowe) oraz głównie wyników badań analitycznych na 17 stanowiskach pracy w 11 przedsiębiorstwach (duże 6, średnie 2, małe 2, mikro 1, w tym produkcyjne 2, produkcyjno-handlowe 1, usługowe 6, inne: administracyjne 1, oświatowe 1), przeprowadzonych w marcu 2013 r. Zespół Ekspercki: Agnieszka Duleba-Rossa Conforto Agnieszka Duleba-Rossa w Warszawie, Ewa Pióro EP Personel i Organizacja, Ewa Pióro w Kielcach, Danuta Łyżwa Instytut Technologii Eksploatacji PIB w Radomiu, Halina Zwolska Instytut Technologii Eksploatacji PIB w Radomiu. 4
Ewaluatorzy: Agnieszka Zacharewicz-Drożdż perflexus, Agnieszka Zacharewicz-Drożdż w Krakowie, Agnieszka Bergtold-Kuczyńska Per Aspera w Warszawie. Recenzenci: Agnieszka Kaczmarek Assets & Skills Consulting Agnieszka Kaczmarek w Warszawie, Marianna Biernacik-Bartkiewicz Studium Nowoczesnych Technologii Szkoleniowo- Wdrożeniowych w Łodzi. Komisja Branżowa (zatwierdzająca): Ryszard Michalczyk (Przewodniczący) Polskie Stowarzyszenie Zarządzania Kadrami w Warszawie, Bogdan Grzybowski Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych w Warszawie, Magdalena Stańczyk Business Centre Club, Loża Radomska w Radomiu. Data zatwierdzenia: 07.10.2013 r. 5
2. Opis zawodu 2.1. Synteza zawodu Specjalista do spraw kadr realizuje zgodną z przepisami prawa pracy politykę kadrową organizacji, w której jest zatrudniony. 2.2. Opis pracy i sposobu jej wykonywania, obszary występowania zawodu Specjalista do spraw kadr jest odpowiedzialny za realizację polityki kadrowej przedsiębiorstwa. Do zadań pracownika na tym stanowisku należy: prowadzenie dokumentacji kadrowej, obsługa procesów związanych z zatrudnianiem oraz rozwiązywaniem umów o pracę, ewidencja czasu pracy, kontrola uprawnień pracowniczych niezbędnych do wykonywania zawodów wymagających specjalnych uprawnień, certyfikatów itp. Specjalista do spraw kadr opracowuje i aktualizuje informacje o potrzebach kadrowych jednostki oraz rekrutuje i selekcjonuje kandydatów do pracy. Prowadzi akta osobowe zgodnie z wymaganiami prawa pracy, kontroluje aktualność obowiązkowych badań lekarskich. Uczestniczy w opracowywaniu regulaminów i procedur związanych z zatrudnieniem, prowadzi sprawy związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Stanowisko specjalisty do spraw kadr występuje zarówno w jednostkach sektora prywatnego, jak i państwowego: w przedsiębiorstwach produkcyjnych, handlowych, usługowych, administracji publicznej, w firmach zajmujących się doradztwem personalnym. Typowymi dla tego zawodu są stanowiska pracy z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi. 2.3. Środowisko pracy (warunki pracy, maszyny i narzędzia pracy, zagrożenia, organizacja pracy) Specjalista do spraw kadr wykonuje pracę w pomieszczeniach biurowych. Pomieszczenie, w którym pracuje wyposażone jest w urządzenia biurowe: komputer, faks, telefon, kserokopiarkę lub skaner oraz meble do przechowywania dokumentów kadrowych spełniające standardy przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe, zgodnie z ustawą o ochronie danych. Korzysta z aktualnych przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, BHP, ochrony ppoż., ustawy o ochronie danych osobowych. Kontakty te mają charakter poznawczy oraz informacyjny. Specjalista do spraw kadr musi sprawnie posługiwać się komputerem w zakresie znajomości edytora tekstu, arkuszy kalku- 6
lacyjnych, baz danych w obszarze praktycznej znajomości dedykowanych informatycznych programów kadrowo-płacowych. Specjalista do spraw kadr pracuje w systemie jednozmianowym, osiem godzin dziennie. 2.4. Wymagania psychofizyczne, zdrowotne, w tym przeciwwskazania do wykonywania zawodu Specjalista do spraw kadr musi posiadać umiejętności interpersonalne i komunikacyjne. Pożądane są takie cechy, jak: zaangażowanie, skuteczność działania, odporność na stres, kreatywność, umiejętność pracy w zespole, odpowiedzialność i empatia. Ciągły kontakt z innymi pracownikami sprawia, że cechami niezbędnymi na tym stanowisku są: otwartość, wysoka kultura osobista, łatwość nawiązywania kontaktów. Praca specjalisty do spraw kadr wymaga precyzji i terminowości we wdrażaniu i egzekwowaniu przepisów prawa. Osoba pracująca na tym stanowisku powinna mieć zwyczaj poszukiwania informacji, studiowania i interpretowania przepisów. Nie istnieją przeciwwskazania fizyczne do wykonywania zawodu pracy specjalisty do spraw kadr. Wskazane jest, aby osoba zatrudniona na tym stanowisku posiadała ogólny dobry stan zdrowia. Nie ma przeciwwskazań, aby zawód ten wykonywała osoba z niepełnosprawnością ruchową, poruszająca się na wózku inwalidzkim, pod warunkiem, że pomieszczenia, w którym pracuje, będą dostosowane do wymagań osób niepełnosprawnych. Pracę w zawodzie specjalisty do spraw kadr wykluczają choroby psychiczne, zaburzenia osobowości i występujące socjopatie oraz znaczne wady wzroku, które nie mogą być skorygowane. 2.5. Wykształcenie i uprawnienia niezbędne do podjęcia pracy w zawodzie Do podjęcia pracy w zawodzie specjalisty do spraw kadr niezbędne jest wykształcenie wyższe pierwszego stopnia uzyskane najlepiej na kierunkach: ekonomia, socjologia, zarządzanie lub wykształcenie wyższe z innych dyscyplin naukowych. Wymagana jest bardzo dobra znajomość przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz zagadnień związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi potwierdzona ukończeniem kursów specjalistycznych. 7
2.6. Możliwości rozwoju zawodowego, potwierdzania/ /walidacji kompetencji Specjalista do spraw kadr może objąć stanowiska w zawodach pokrewnych związanych z tworzeniem systemów motywacyjnych, tworzeniem systemów ocen, analizą pracy, np.: 242303 Doradca personalny; 242106 Specjalista do spraw doskonalenia organizacji; 242301 Analityk pracy. Zdobywając wieloletnie doświadczenie zawodowe specjalista do spraw kadr może objąć stanowiska kierownicze: 112005 Dyrektor do spraw personalnych; 121201 Kierownik działu kadrowo-płacowego; 121203 Kierownik działu zarządzania zasobami ludzkimi. 2.7. Zadania zawodowe Z1. Organizowanie stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami BHP, ochrony ppoż, ergonomii oraz ochrony środowiska (niezbędne kompetencje: Kz1, Kz2, KzS). Z2. Opracowywanie i aktualizowanie informacji o potrzebach kadrowych firmy oraz rekrutowanie i selekcjonowanie kandydatów do pracy (niezbędne kompetencje: Kz1, Kz2, KzS). Z3. Prowadzenie akt osobowych zgodnie z wymaganiami prawa pracy (niezbędne kompetencje: Kz1, KzS). Z4. Przygotowywanie dokumentów związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy, także na podstawie umów cywilnoprawnych, oraz zmianami w warunkach pracy i płacy, (niezbędne kompetencje: Kz1, KzS). Z5. Prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz kontrolowanie aktualności obowiązkowych badań lekarskich (niezbędne kompetencje: Kz1, KzS). Z6. Sporządzanie raportów i sprawozdań w zakresie spraw dotyczących zatrudnienia zgodnie z obowiązującymi przepisami i terminami (niezbędne kompetencje: Kz1, Kz2, KzS). Z7. Podejmowanie współpracy z kierownictwem i doradztwo w zakresie administracyjnej obsługi zatrudnienia (niezbędne kompetencje: Kz2, KzS). Z8. Tworzenie regulaminów organizacyjnych (niezbędne kompetencje: Kz2, KzS). Z9. Prowadzenie spraw związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych (niezbędne kompetencje: Kz2, KzS). Z10. Planowanie rozwoju zawodowego kadry podmiotu gospodarczego (niezbędne kompetencje: Kz2, KzS). 8
2.8. Wykaz kompetencji zawodowych Kz1 Prowadzenie dokumentacji kadrowej zgodnie z przepisami prawa pracy (potrzebne do wykonywania zadań: Z1, Z2, Z3, Z4, Z5, Z6). Kz2 Administrowanie działaniami z zakresu polityki kadrowej (potrzebne do wykonywania zadań: Z1, Z2, Z6, Z7, Z8, Z9, Z10). KzS Kompetencje społeczne (potrzebne do wykonywania zadań: Z1 Z10). 2.9. Relacje między kompetencjami zawodowymi a poziomem kwalifikacji w ERK/PRK Kompetencje zawodowe potrzebne do wykonywania zadań w zawodzie sugeruje się wykorzystać do opisu kwalifikacji na poziomie 6 właściwym dla wykształcenia wyższego pierwszego stopnia w Europejskiej i Polskiej Ramie Kwalifikacji. Poziom ten jest uzasadniony miejscem usytuowania zawodu w Klasyfikacji zawodów i specjalności (grupa wielka 2 i jej odpowiednik w ISCED 2011). Osoba wykonująca zawód specjalista do spraw kadr: 1) w zakresie wiedzy: w zaawansowanym stopniu zna i rozumie przepisy, zasady, narzędzia i metody związane z realizacją polityki kadrowej, w zakresie zatrudnienia, doboru i szkolenia pracowników; zna i rozumie różnorodność działań związanych z polityką kadrową oraz zależności zachodzące pomiędzy tymi działaniami; 2) w zakresie umiejętności: potrafi w sposób innowacyjny wykonywać zadania oraz rozwiązywać złożone i nietypowe problemy, działając w zmiennych i nie w pełni przewidywalnych warunkach; potrafi samodzielnie planować własną ustawiczną edukację, efektywnie komunikować się z otoczeniem zawodowym oraz skutecznie uzasadniać swoje stanowisko i decyzje. 9
3. Opis kompetencji zawodowych Opis kompetencji dotyczy tylko kompetencji zawodowych zdefiniowanych w badaniach na stanowiskach pracy. Wykonanie zadań zawodowych Z1, Z2, Z3, Z4, Z5, Z6 wymaga posiadania kompetencji zawodowej Kz1. 3.1. Prowadzenie dokumentacji kadrowej zgodnie z przepisami prawa pracy Kz1 Wiedza zna i rozumie przepisy, zasady, narzędzia i metody związane z realizacją polityki kadrowej, w szczególności zna: zasady i przepisy BHP, ochrony ppoż., ergonomii, ochrony środowiska w zakresie prowadzenia dokumentacji kadrowej; przepisy prawa pracy i ubezpieczeń społecznych; kodeks pracy; wybrane zagadnienia kodeksu cywilnego i kodeksu spółek handlowych; ustawę o ochronie danych osobowych; zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej; sposoby przechowywania, ewidencjonowania i ochrony informacji niejawnych i danych osobowych; zasady redagowania oraz sporządzania pism i dokumentów; rodzaje dokumentów związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy (umowy o pracę, świadectwa pracy, zakresy obowiązków i inne); Umiejętności wykonuje w sposób innowacyjny zadania oraz rozwiązuje złożone problemy działając w zmiennych warunkach w zakresie realizacji polityki kadrowej, w szczególności potrafi: przestrzegać zasad i przepisów BHP, ochrony ppoż., ergonomii, ochrony środowiska w zakresie prowadzenia dokumentacji kadrowej; organizować i dostosowywać stanowisko pracy do wymogów bezpieczeństwa i ergonomii; stosować przepisy prawa pracy i ubezpieczeń społecznych; śledzić zmiany w przepisach prawa pracy i interpretować je dla potrzeb organizacji; sporządzać dokumentację kadrową (umowy o pracę, świadectwa pracy, zaświadczenia i inne dokumenty dotyczące nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy); prowadzić akta osobowe pracowników; prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z wymaganiami ustawy o ochronie danych osobowych; 10
przepisy o obowiązkowych badaniach lekarskich; zasady ewidencjonowania czasu pracy; zasady i przepisy uprawniające do świadczeń emerytalno-rentowych i świadczenia rehabilitacyjnego; rodzaje i zasady opracowywania raportów i sprawozdań dotyczących zatrudnienia. prowadzić ewidencję czasu pracy, urlopów pracowniczych, zwolnień lekarskich; ustalać uprawnienia urlopowe i prowadzić dokumentację z tym związaną (karty urlopowe, plany urlopowe, ekwiwalenty za urlop); prowadzić ewidencję obowiązkowych badań lekarskich pracowników i kontrolować ich aktualność; stosować procedury związane z ubieganiem się pracowników o przyznanie świadczeń ZUS; przygotowywać dokumentację niezbędną do ubiegania się o świadczenia emerytalno-rentowe i rehabilitacyjne; rozróżniać rodzaje i przestrzegać zasad oraz terminów przygotowania sprawozdań i raportów dotyczących zatrudnienia. Wykonanie zadań zawodowych Z1, Z2, Z6, Z7, Z8, Z9, Z10 wymaga posiadania kompetencji zawodowej KZ2. 3.2. Administrowanie działaniami z zakresu polityki kadrowej Kz2 Wiedza zna i rozumie różnorodność działań związanych z administrowaniem polityką kadrową oraz zależności zachodzące pomiędzy tymi działaniami, w szczególności zna: zasady i przepisy BHP, ochrony ppoż., ergonomii, ochrony środowiska w zakresie administrowania polityką kadrową; zasady tworzenia regulaminów pracy, wynagradzania, zakła- Umiejętności wykonuje zadania związane administrowaniem działaniami z zakresu polityki kadrowej, efektywnie komunikuje się z otoczeniem oraz skutecznie uzasadnia swoje stanowisko i decyzje, w szczególności potrafi: przestrzegać zasad i przepisów BHP, ochrony ppoż., ergonomii, ochrony środowiska w zakresie administrowania polityką kadrową; 11
dowego funduszu świadczeń socjalnych i procedur kadrowych; zasady funkcjonowania rynku pracy; metody i narzędzia rekrutacji i selekcji pracowników; wewnętrzny Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; systemowe rozwiązania z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi; system ocen pracowniczych, ścieżki rozwoju, systemy motywacyjne. udzielać informacji kadrowych pracownikom i kierownictwu jednostki; analizować potrzeby kadrowe jednostki; redagować ogłoszenia rekrutacyjne, analizować aplikacje kandydatów, przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne i oceniać kompetencje kandydatów; rekrutować kandydatów do pracy z wykorzystaniem aplikacji multimedialnych; sporządzać sprawozdania w zakresie zatrudnienia pracowników; opracowywać regulaminy: organizacyjne, pracy, wynagradzania; opracowywać procedury kadrowe; prowadzić dokumentację i sprawy związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych; analizować potrzeby w zakresie rozwoju zawodowego kadry; tworzyć i stosować rozwiązania systemowe z zarządzania zasobami ludzkimi. 12
Wykonanie wszystkich zidentyfikowanych w standardzie zadań zawodowych wymaga posiadania kompetencji społecznych KzS. 3.3. Kompetencje społeczne KzS: wprowadza i upowszechnia wzory właściwego postępowania w środowisku pracy w obszarze prowadzenia dokumentacji kadrowej, dokonuje krytycznej oceny działań własnych i zespołów, w których uczestniczy, samodzielnie podejmuje decyzje w zakresie działań związanych z polityką kadrową jednostki, w której jest zatrudniony, potrafi oceniać swoje działania wykonywane w ramach współpracy zespołowej w zakresie administracyjnej obsługi zatrudnienia oraz przyjmować odpowiedzialność za własne decyzje i skutki podejmowanych działań. 13
4. Profil kompetencji kluczowych Ocenę ważności kompetencji kluczowych dla zawodu specjalisty do spraw kadr przedstawia rys. 1. Wykaz kompetencji kluczowych opracowano na podstawie wykazu stosowanego w Międzynarodowym Badaniu Kompetencji Osób Dorosłych projekt PIAAC (OECD). Rozwiązywanie problemów Współpraca w zespole Komunikacja ustna Wywieranie wpływu/przywództwo Planowanie i organizowanie pracy Sprawność motoryczna Umiejętność czytania ze zrozumieniem i pisania Umiejętności matematyczne Umiejętność obsługi komputera i wykorzystania Internetu Serie1 1 2 3 4 5 Zbędne Mało ważne Istotne Ważne Bardzo ważne Rys. 1. Profil kompetencji kluczowych dla zawodu 242307 Specjalista do spraw kadr 14
5. Słownik Zawód Specjalność Zadanie zawodowe Kompetencje zawodowe Wiedza Umiejętności Kompetencje społeczne Kompetencje kluczowe Standard kompetencji zawodowych Kwalifikacja Europejska Rama Kwalifikacji Polska Rama Kwalifikacji Krajowy System Kwalifikacji zbiór zadań (zespół czynności) wyodrębnionych w wyniku społecznego podziału pracy, wykonywanych stale lub z niewielkimi zmianami przez poszczególne osoby i wymagających odpowiednich kwalifikacji i kompetencji (wiedzy, umiejętności oraz kompetencji społecznych) zdobytych w wyniku kształcenia lub praktyki. Wykonywanie zawodu stanowi źródło dochodów. jest wynikiem podziału pracy w ramach zawodu, zawiera część czynności o podobnym charakterze (związanych z wykonywaną funkcją lub przedmiotem pracy) wymagających pogłębionej lub dodatkowej wiedzy i umiejętności zdobytych w wyniku dodatkowego szkolenia lub praktyki. logiczny wycinek lub etap pracy w ramach zawodu o wyraźnie określonym początku i końcu, wyodrębniony ze względu na rodzaj lub sposób wykonywania czynności zawodowych powiązanych jednym celem, kończący się produktem, usługą lub decyzją. wszystko to, co pracownik wie, rozumie i potrafi wykonać, odpowiednio do sytuacji w miejscu pracy. Opisywane są trzema zbiorami: wiedzy, umiejętności oraz kompetencji społecznych. zbiór opisów faktów, zasad, teorii i praktyk przyswojonych w procesie uczenia się, odnoszących się do dziedziny uczenia się lub działalności zawodowej. zdolność wykonywania zadań i rozwiązywania problemów właściwych dla dziedziny uczenia się lub działalności zawodowej. zdolność autonomicznego i odpowiedzialnego uczestniczenia w życiu zawodowym i społecznym oraz kształtowania własnego rozwoju, z uwzględnieniem kontekstu etycznego. wiedza, umiejętności i postawy odpowiednie do sytuacji, niezbędne do samorealizacji i rozwoju osobistego, bycia aktywnym obywatelem, integracji społecznej i zatrudnienia. norma opisująca kompetencje zawodowe konieczne do wykonywania zadań zawodowych wchodzących w skład zawodu, akceptowana przez przedstawicieli organizacji zawodowych i branżowych, pracodawców, pracobiorców i innych kluczowych partnerów społecznych. zestaw efektów uczenia się (zasób wiedzy, umiejętności oraz kompetencji społecznych), których osiągnięcie zostało formalnie potwierdzone przez uprawnioną instytucję. przyjęta w Unii Europejskiej struktura i opis poziomów kwalifikacji, umożliwiający porównywanie kwalifikacji uzyskiwanych w różnych krajach. W Europejskiej Ramie Kwalifikacji wyróżniono 8 poziomów kwalifikacji opisywanych za pomocą efektów uczenia się; stanowią one układ odniesienia krajowych ram kwalifikacji. opis hierarchii poziomów kwalifikacji wpisywanych do zintegrowanego rejestru kwalifikacji w Polsce. ogół rozwiązań służących ustanawianiu i nadawaniu kwalifikacji (potwierdzaniu efektów uczenia się) oraz zapewnianiu ich jakości. 15