Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OZ/OK/26/77/1/IM/12 Szanowni Państwo, Centrum Unijnych Projektów Transportowych zaprasza Państwa do złożenia oferty cenowej na zorganizowanie zagranicznej wizyty studyjnej dla pracowników Centrum Unijnych Projektów Transportowych, w ramach której Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia na swój koszt: zakwaterowania, wyżywienia, przelotów, transferów lokalnych na miejscu wizyty, moderatorów rozmów, tłumacza oraz wszelkich innych usług niezbędnych do realizacji przedmiotowej wizyty. I. INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Miejsce wizyty Hiszpania. 2. Cel wizyty: poznanie przez pracowników CUPT hiszpańskich doświadczeń, dobrych praktyk oraz rozliczania w realizacji projektów infrastrukturalnych współfinansowanych z Funduszu Spójności na wybranym przykładzie: portów hiszpańskich, lub/i lotnisk hiszpańskich, lub/i kolei dużych prędkości, lub/i innych obiektów infrastruktury transportowej, których powstanie/rozbudowa była współfinansowana ze środków Funduszu Spójności oraz poznanie cykli rozwoju obiektu/obiektów, oraz zorganizowanie spotkania z przedstawicielem instytucji zajmującej się wdrażaniem projektów infrastrukturalnych oraz beneficjentem. 3. Planowany termin wizyty studyjnej do 14 grudnia 2012 r. - ostateczny termin zostanie ustalony z wyłonionym Wykonawcą na etapie zawarcia umowy. 4. Ilość pracowników uczestniczących w wizycie od 8 do 12 osób - ostateczna liczba uczestników zostanie podana wyłonionemu Wykonawcy na etapie zawarcia umowy. 5. Czas trwania wizyty studyjnej: poniedziałek piątek - 5 dni. 6. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia:
1) Organizacji całej wizyty Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia realizacji celu wizyty poprzez dotarcie do wybranych osób ze strony przedstawiciela instytucji zajmującej się wdrażaniem projektów infrastrukturalnych oraz beneficjenta, organizację spotkań oraz zapewnienie prezentacji obiektu/obiektów. Oficjalna część wizyty powinna trwać w godzinach 10.00-16.00 (w tym przerwa na obiad), z zastrzeżeniem, że w dniu przyjazdu i wyjazdu godziny harmonogramu oficjalnej części wizyty powinny być dopasowane do godzin lotu. Wykonawca zobowiązany jest do opisania w koncepcji szczegółowej organizacji wizyty, która powinna zawierać m.in.: a) plan wizyty - szczegółowy opis sposobu realizacji wizyty studyjnej, b) harmonogram zorganizowanej części wizyty w dniach i godzinach, c) wskazanie wizytowanego obiektu/obiektów infrastruktury transportowej z podaniem nazwy, lokalizacji, wartości projektu oraz kwoty dofinansowania ze środków UE, d) informację o spotkaniach z podaniem stanowisk/funkcji osób, z którymi prowadzone będą spotkania oraz nazw instytucji, które reprezentują, ze wskazaniem osób dokonujących prezentacji każdego obiektu infrastruktury transportowej (projektu), e) podanie tematów spotkań, Zamawiający dopuszcza zmiany w harmonogramie spotkań. Ewentualne zmiany w planie wizyty w stosunku do przedstawionego w ofercie harmonogramu mogą dotyczyć w szczególności godzin spotkań, kolejności poszczególnych części wizyty, pod warunkiem utrzymania celu wizyty. 2) Zakwaterowania - Wykonawca zobowiązany będzie dokonać rezerwacji i zakupu miejsc noclegowych dla uczestników na czas trwania wizyty studyjnej. Zamawiający wymaga zakwaterowania uczestników w hotelu co najmniej trzy gwiazdkowym, zlokalizowanym w granicach administracyjnych odwiedzanego miasta, w dobrze skomunikowanej części, w pokojach: dwa pokoje dwuosobowe, pozostałe jednoosobowe. 3) Wyżywienia - Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia wyżywienia na miejscu wizyty zagranicznej obejmującego 2 posiłki (śniadanie i dwudaniowy obiad), cateringu podczas spotkań, z zastrzeżeniem, że w dniu przyjazdu i wyjazdu godziny posiłków powinny być dopasowane do godzin lotu. W dniu przyjazdu Wykonawca zapewni wyłącznie obiad. W dniu wyjazdu Wykonawca zapewni wyłącznie śniadanie lub, jeżeli wylot z Hiszpanii nastąpi po godzinie 18:00, śniadanie i obiad. Śniadania muszą być serwowane na terenie hotelu, w którym zakwaterowani zostaną uczestnicy. Wykonawca zapewni posiłki wegetariańskie dla osób, które zgłoszą taką opcję w liście uczestników. 4) Przelotów - Wykonawca dokona rezerwacji i zakupu biletów lotniczych dla wszystkich uczestników wizyty w zaplanowanym terminie na trasie Warszawa Hiszpania -
Warszawa. Wyloty i przyloty dopuszcza się wyłącznie z i na lotnisko w Warszawie. Uczestnicy wizyt podróżować będą bez przesiadek, samolotem charterowym, liniami rejsowymi lub tzw. tanimi liniami lotniczymi, w klasie ekonomicznej, z jedną sztuką bagażu podręcznego na każdego uczestnika (maksymalną wagę i wymiary bagażu podręcznego zgodnie z zasadami linii lotniczej przedstawi Wykonawca) oraz z jedną sztuką bagażu rejestrowanego do 15 kg na uczestnika. Zamawiający dopuszcza dostarczenie biletów lotniczych Zamawiającemu w formie biletu elektronicznego. Bilet lotniczy musi obejmować również opłaty lotniskowe. 5) Transfery lokalne na miejscu wizyty - Wykonawca zapewni wszelkie transfery lokalne na miejscu wizyty. Wszystkie transfery powinny zostać wykonane busem (data pierwszej rejestracji lub rok produkcji nie wcześniejszy niż 2004 r.) przystosowanym do przewozu ww. liczby osób, wyposażonym w klimatyzację. Transfery będą obejmowały m.in. odebranie z lotniska, przejazdy w czasie wizyty na poszczególne obiekty, dowóz osób z/do hotelu, przejazd na lotnisko w dniu wyjazdu, itp. 6) Wynajem sali/sal na spotkania. 7) Organizację spotkań w czasie wizyty z przedstawicielami wizytowanych placówek zapewnienie eksperta/ekspertów i/lub moderatora/moderatorów do przeprowadzenia wykładów oraz prowadzenia spotkań. Organizację spotkań wraz z wskazaniem ekspertów i/lub moderatorów należy szczegółowo opisać w koncepcji. ekspert/eksperci i/lub moderator/moderatorzy muszą posiadać wiedzę nt. obiektów, które Wykonawca zaproponuje do odwiedzenia. 8) Materiałów informacyjnych dotyczących wizytowanego obiektu/obiektów. 9) Tłumacza - Wykonawca zapewni podczas wizyty obecność tłumacza. Wykonawca zapewni tłumaczenie konsekutywne co najmniej podczas oficjalnych części. Praca tłumacza będzie polegała na precyzyjnym przekładzie sensu wypowiedzi uczestników spotkań. 10) Opiekuna - Wykonawca zapewni opiekuna dla uczestników wizyty. Zadaniem opiekuna będzie koordynacja wizyty studyjnej, w szczególności pomoc w zakresie: dojazdu do miejsc przewidzianych w harmonogramie, poruszania się po mieście, drobnych spraw związanych z pobytem. Opiekun musi towarzyszyć grupie przez cały okres trwania wizyty od godziny 8.00 do godziny 18.00. 11) Ubezpieczenia - Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi ubezpieczenie NNW i KL na cały czas wyjazdu studyjnego. Ubezpieczenie kosztów leczenia musi obejmować kwotę min. 10 000 euro oraz NNW na kwotę min. 5 000 euro. 12) Inne - Wykonawca pokryje inne niezbędne do realizacji przedmiotowej wizyty koszty nie wymienione wyżej.
UWAGI: Dopuszcza się pełnienie funkcji tłumacza, opiekuna, eksperta/moderatora przez jedną osobę. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dla wszystkich osób niezbędnych ze strony Wykonawcy zakwaterowanie, wyżywienie i transport zgodnie z zapotrzebowaniem przewidywana liczba uczestników podana w zapytaniu ofertowym NIE UWZGLĘDNIA osób zatrudnionych przez Wykonawcę. II. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WYKONAWCÓW (poniższe warunki należy spełnić łącznie) 1. Wykonawca musi posiadać doświadczenie w realizacji co najmniej dwóch zagranicznych wizyt studyjnych obejmujących co najmniej zakwaterowanie uczestników, wyżywienie, zapewnienie transportu podczas wizyt oraz tłumaczy. W celu potwierdzenia spełnienia powyższego wymagania Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia wykazu zrealizowanych usług oraz stosownych dokumentów potwierdzających należytą realizację tych usług. 2. Wykonawca musi dysponować co najmniej jedną osobą zdolną do realizacji przedmiotu zamówienia, tj. co najmniej 1 tłumaczem biegle władającym językiem polskim, hiszpańskim i angielskim (w mowie i piśmie), posiadającym co najmniej 2 letnie doświadczenie w prowadzeniu tłumaczeń konsekutywnych oraz znającym terminologię z zakresu funduszy europejskich; W celu potwierdzenia doświadczenia zaproponowanych osób Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia wykazu, zgodnie z Załącznikiem nr 3 do zapytania ofertowego. III. KRYTERIUM WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY: Wybór najkorzystniejszej oferty odbędzie się w oparciu o przeprowadzone zapytanie ofertowe, a za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta Wykonawcy, który uzyska najwyższą łączną ocenę obliczoną wg następujących kryteriów: Kryterium Waga % Wartość brutto w PLN za 1 osobę 50 Koncepcja realizacji przedmiotu zamówienia 30 Doświadczenie Wykonawcy 20 Wartość brutto w PLN za 1 osobę - 50% Najniższa oferowana wartość brutto Wartość brutto =. x 50 Wartość brutto oferty badanej
Koncepcja realizacji przedmiotu zamówienia 30% W ramach tego kryterium zostanie oceniona Koncepcja realizacji zamówienia. Ocena zostanie dokonana przez Zamawiającego na podstawie przedstawionych Informacji w złożonych ofertach. Zamawiający przyzna od 0 do 10 punktów Wykonawcy, który zaproponuje w ofercie takie elementy koncepcji merytorycznej zamówienia, które zapewnią Zamawiającemu maksymalizację efektów założonych działań. Wynik końcowy będzie traktowany, jako wartość punktowa oferty w kryterium. Uzyskana liczba punktów badanej oferty zostanie pomnożona przez wagę tego kryterium 30%. Wynik będzie traktowany, jako wartość punktowa oferty w kryterium Koncepcja realizacji przedmiotu zamówienia. Doświadczenie Wykonawcy - 20 % Liczba punktów przyznana badanej ofercie Doświadczenie = x 20 Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania Punkty w kryterium Doświadczenie Wykonawcy to suma punktów przyznanych, na podstawie informacji podanych przez Wykonawcę (ponad wymagane minimum), dotyczących doświadczenia Wykonawcy w oparciu o następującą skalę: a. Doświadczenie Wykonawcy: realizacja od 2 do 4 usług 5 pkt realizacja powyżej 5 usług 10 pkt IV. INFORMACJE DOTYCZĄCE WARUNKÓW SKŁADANIA OFERT: 1. Oferta powinna zawierać: 1.1 Kalkulację cenową obejmującą koszt realizacji Przedmiotu zamówienia, zgodnie z poniższym zestawieniem: Nazwa Organizacja wizyty studyjnej Cena jednostkowa netto w PLN za 1 osobę Stawka podatku VAT Wartość brutto w PLN za 1 osobę Uwaga! Ceny muszą być wyrażone w walucie PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 1.2. Koncepcję realizacji przedmiotu zamówienia. 1.3. Wykaz potwierdzający doświadczenie Wykonawcy, zgodnie z Załącznikiem nr 2 do zapytania.
1.4. Wykaz zaproponowanych osób do realizacji zamówienia, którzy będą realizowali przedmiotowe zamówienie wraz ze wskazaniem doświadczenia tych osób, zgodnie z Załącznikiem nr 3 do zapytania. 1.5. Termin ważności oferty. IV. INFORMACJE DODATKOWE: 1. Dla zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. 2. Zamawiający przewiduje spotkania z Wykonawcami, w celu doprecyzowania koncepcji wizyty do potrzeb Zamawiającego. 3. Z wyłonionym wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w CUPT. 4. Zamawiający dokonuje płatności przelewem na podstawie faktur przelewowych, wystawionych z co najmniej 14-dniowym terminem płatności licząc od daty wpływu do CUPT prawidłowo wystawionej faktury. Ofertę cenową należy przesłać do CUPT najpóźniej do dnia 12.11.2012 r. do godziny 12:00 mailem na adres: zdz@cupt.gov.pl, w tytule maila proszę podać nr sprawy CUPT/DO/OZ/OK/26/77/1/IM/12 Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Potwierdzenie spełnienia wymagania określonego w Rozdziale III ust. 1 - WYKAZ WYKONANYCH USŁUG Składając ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe oświadczam, że wykonaliśmy następujące usługi: Rodzaj i zakres usługi Nazwa i adres odbiorcy usług Liczba zrealizowanych usług Termin realizacji usługi 1 2 4 dnia 2012 roku (pieczęć i podpis Wykonawcy)
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego Potwierdzenie spełnienia wymagania określonego w Rozdziale III ust. 2 - WYKAZ OSÓB Składając ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe oświadczam że przy realizacji zamówienia dysponuję lub dysponował będę następującymi osobami zdolnym do wykonania przedmiotowego zamówienia: Lp. Imię i Nazwisko Dotychczasowe doświadczenie Znajomość języków obcych wraz z podaniem stopnia znajomości 1 dnia 2012 roku (pieczęć i podpis Wykonawcy)