DOTACJA OD ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ WNIOSEK, UMOWA, SPRAWOZDANIE ABC III SEKTORA Marcin Dadel, Alina Gałązka
Stowarzyszenie Klon/Jawor Przedruki lub przenoszenie całości lub części tej publikacji na inne nośniki możliwe wyłącznie za zgodą właściciela praw autorskich. AUTORZY Marcin Dadel, Alina Gałązka MARCIN DADEL ekspert organizacji pozarządowych, trener. Współpracownik Sieci SPLOT, Ogólnopolskiej Federacji Organizacji Pozarządowych. Członek Rady Działalności Pożytku Publicznego II i III kadencji. ALINA GAŁĄZKA aktywnie współpracuje z samorządem warszawskim, obecnie jako członkini Warszawskiej Rady Działalności Pożytku Publicznego. Redaktorka naczelna portalu dla organizacji pozarządowych ngo.pl, którego wydawcą jest Stowarzyszenie Klon/Jawor. REDAKCJA Anna Hegman SKŁAD I KOREKTA Laszuk, Hegman K+S WYDAWCA Stowarzyszenie Klon/Jawor ul. Szpitalna 5/5, 00-031 Warszawa tel. 22 828 91 28, fax 22 828 91 29 portal organizacji pozarządowych ngo.pl Niniejsza publikacja powstała z zachowaniem wszelkiej staranności o rzetelność, jednak wydawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki zastosowania się do zamieszczonych porad. ISBN 978-83-62310-53-1 Warszawa 2014, wyd. II
Marcin Dadel, Alina Gałązka DOTACJA OD ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ WNIOSEK, UMOWA, SPRAWOZDANIE Warszawa 2014
WSTĘP Dotacja od administracji publicznej. Wniosek, umowa, sprawozdanie to publikacja dla stowarzyszeń, fundacji, a także innych organizacji społecznych (kościelnych, spółdzielni socjalnych i spółek non profit), które ustawowo zrównano ze stowarzyszeniami i fundacjami pod względem prawa do ubiegania się o publiczne pieniądze. To właśnie to prawo jest głównym tematem tej publikacji. Na początku skupiamy się na ogólnych zagadnieniach, wyjaśniając, kto i na co może dostać pieniądze i co oznaczają podstawowe terminy (takie jak zlecanie zadań publicznych ), co znacznie ułatwia zrozumienie skomplikowanych formalności. Radzimy także, jak z sukcesem wypełnić formularz wniosku o dotację (nazywanego ofertą ), podajemy przykłady, praktyczne wskazówki i ostrzegamy przed najczęściej popełnianymi błędami. W dalszej części publikacji opisujemy umowę i sprawozdanie. Umowa jest podpisywana wtedy, kiedy uprawniony podmiot, a więc stowarzyszenie, fundacja lub inna organizacja społeczna (kościelna, spółdzielnia socjalna, spółka non profit), wygra konkurs dotacyjny ogłoszony przez urząd administracji publicznej i zdecyduje się na realizację projektu (zadania publicznego) na określonych warunkach. Znajomość tych warunków jest niezbędna, aby w miarę bezboleśnie przeprowadzić projekt. Kolejnym krokiem jest sprawozdanie się przez stowarzyszenie, fundację lub inną organizację społeczną ze swych działań finansowe i merytoryczne. Dopiero zaakceptowanie sprawozdania przez urząd można uznać za zakończenie projektu. Aby pomóc w tym niełatwym procesie, staraliśmy się zebrać wyjaśnienia najbardziej typowych problemów i objaśnić je za pomocą przykładów. W publikacji używamy skrótów. Pisząc organizacja pozarządowa, mamy na myśli także inne podmioty uprawnione do otrzymywania dotacji na realizację zadań publicznych. Ustawa o pożytku to skrót nazwy ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w której zapisano większość regulacji z tego zakresu i do której zazwyczaj odsyłamy. Choć pisanie wniosku o dotację i jego rozliczenie jest trudną pracą, mamy nadzieję, że poradnik ułatwi to w znacznym stopniu. Starając się używać języka przyjaznego i zrozumiałego, dbamy o to, by informacje były pełne i zgodne z najnowszymi zmianami w prawie. Zapraszamy do lektury! 5
SPIS TREŚCI I. Pieniądze od administracji publicznej uwagi ogólne 11 1. Kto może otrzymać pieniądze (uprawnione podmioty) 11 2. Na co można otrzymać pieniądze (zadania publiczne) 12 Zadania publiczne w ustawie 12 Zadania publiczne w urzędzie 14 3. Jak można otrzymać pieniądze (formy przekazywania pieniędzy publicznych) 15 Dotacje 15 Pożyczki, gwarancje, poręczenia 15 Inicjatywa lokalna 16 4. Zakup usług 17 5. Na czym polega zlecanie zadań publicznych 18 II. Otwarty konkurs ofert (konkurs dotacyjny) 21 1. Ogłoszenie otwartego konkursu ofert 21 2. Wybór ofert (wniosków) 23 Ocena formalna 23 Ocena merytoryczna 23 Kryteria oceny 25 Decyzja o (do)finansowaniu 25 3. Ogłoszenie wyników konkursu 26 4. Unieważnienie konkursu 26 5. Oferta (konkurs) z inicjatywy organizacji 27 6. Dotacje z pominięciem otwartego konkursu ofert 28 Tryb małych ofert (tryb uproszczony) 28 Zlecanie zadań bez konkursu w sytuacjach nadzwyczajnych 29 6
III. Wypełnianie wzoru oferty 31 1. Oferta wspólna 31 Umowa o współpracy 31 2. Wzór oferty ( formularz wniosku ) 32 Strona tytułowa 33 Część I wzoru oferty 36 Część II wzoru oferty 38 Część III wzoru oferty 39 1) Krótka charakterystyka zadania publicznego (punkt III.1.) 40 2) Opis potrzeb wskazujących na konieczność wykonania zadania publicznego, opis ich przyczyn i skutków (punkt III.2.) 40 3) Opis grupy adresatów zadania publicznego (punkt III.3.) 41 4), 5) Pola dotyczące inwestycji (punkty III.4.; III.5.) 41 6) Zakładane cele realizacji zadania oraz sposób ich realizacji (punkt III.6.) 42 7) Miejsce realizacji zadania publicznego (punkt III.7.) 43 8) Opis poszczególnych działań w zakresie realizacji zadania publicznego (punkt III.8.) 44 9) Harmonogram (punkt III.9.) 45 10) Zakładane rezultaty zadania publicznego (punkt III.10.) 47 Część IV wzoru oferty 48 1) Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów (punkt IV.1.) 48 Rodzaje kosztów 51 2) Przewidywane źródła finansowania zadania publicznego (punkt IV.2.) 52 3) Finansowe środki z innych źródeł publicznych (punkt IV.3.) 53 4) Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie kosztorysu 54 Część V wzoru oferty 54 1) Zasoby kadrowe przewidziane do wykorzystania przy realizacji zadania publicznego (punkt V.1.) 54 2) Zasoby rzeczowe oferentów/oferenta przewidziane do realizacji zadania (punkt V.2.) 55 3) Dotychczasowe doświadczenie w realizacji zadań publicznych (punkt V.3.) 55 4) Informacja, czy oferent/oferenci przewidują zlecać realizację zadania w trybie art. 16. ust. 7. ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (punkt V.4.) 55 Regranting 56 Regranting a zakup usług 57 5) Oświadczenia 57 6) Załączniki 59 7) Poświadczenie złożenia oferty i adnotacje urzędowe 59 7
IV. Zawarcie umowy na realizację zadania publicznego 61 1. Umowa na realizację zadania uwagi ogólne 61 Negocjacje przed umową 61 Wzór umowy 62 Termin podpisania umowy 62 Forma pisemna umowy 62 Czas określony 62 Strony umowy 63 Kto podpisuje umowę 63 2. Ramowy wzór umowy 64 Pierwsza strona (tytułowa) umowy 64 Paragraf 1. Przedmiot umowy 64 Paragraf 2. Sposób wykonania zadania publicznego 67 Paragraf 3. Wysokość dotacji w całkowitym koszcie zadania 68 Paragraf 4. 74 Paragraf 5. Procentowy udział dotacji w kosztach zadania publicznego 75 Paragraf 6. Zamówienia opłacane z dotacji 76 Paragraf 7. Dokumentacja finansowo-księgowa i ewidencja księgowa 77 Paragraf 8. Obowiązki informacyjne Zleceniobiorcy(-ów) 78 Paragraf 9. Uprawnienia informacyjne Zleceniodawcy 79 Paragraf 10. Kontrola zadania publicznego 80 Paragraf 11. Obowiązki sprawozdawcze Zleceniobiorcy(-ów) 81 Paragraf 12. Zwrot środków finansowych 86 Paragraf 13. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron 87 Paragraf 14. Odstąpienie od umowy przez Zleceniobiorcę(-ów) 88 Paragraf 15. Odstąpienie od umowy przez Zleceniodawcę 89 Paragraf 16. Nieuzyskanie dotacji z innego źródła publicznego 91 Paragraf 17. Zabezpieczenie 92 Paragraf 18. Zakaz zbywania rzeczy zakupionych za środki pochodzące z dotacji 93 Paragraf 19. Forma pisemna oświadczeń 94 Paragraf 20. Odpowiedzialność wobec osób trzecich 94 Paragraf 21., 22., 23. Postanowienia końcowe 95 Podpisy 96 Załączniki 96 8
V. Sporządzenie sprawozdania z realizacji zadania publicznego 99 1. Sprawozdanie uwagi ogólne 99 Wzór sprawozdania 99 Sprawozdanie końcowe, częściowe 99 Termin złożenia sprawozdania 100 Niezłożenie sprawozdania 100 Akceptacja sprawozdania 100 Jawność sprawozdania 100 Na co należy zwrócić uwagę? 100 2. Wzór sprawozdania 101 Pierwsza strona sprawozdania 101 Część I. Sprawozdanie merytoryczne 103 Pole I.1. Cele 104 Pole I.2. Opis wykonania zadania (tabela z harmonogramem) 104 Pole I.3. Opis inwestycji 106 Pole I.4. Opis osiągniętych rezultatów 107 Pole I.5. Liczbowe określenie skali działań 107 Liczbowa skala działań a rezultaty twarde 108 Część II. Sprawozdanie finansowe (sprawozdanie z wykonania wydatków) 109 Punkt II.1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) 113 Kwalifikowane wydatki 115 Czy można rozliczyć koszt, który nie był zaplanowany w kosztorysie? 115 Czy można rozliczyć wyższy koszt? 117 Czy można rozliczyć wyższy koszt po stronie wkładu własnego? 117 Czy można wykazać wyższy wkład osobowy? 117 Tabela kosztów 118 Punkt II. 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania 119 Czy procentowy udział kosztów ponoszonych z dotacji może się zmienić? 120 Czy procentowy udział poszczególnych źródeł finansowania może się zmienić? 120 Które zmiany, dotyczące procentowego udziału poszczególnych źródeł finansowania, wymagają aneksu umowy dotacyjnej? 121 Czy można wykazać większy wkład własny? 121 Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków 121 Punkt II. 3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym 121 Punkt II. 4. Zestawienie faktur (rachunków) 122 Część III. Dodatkowe informacje 125 Załączniki i oświadczenia 126 9
I. PIENIĄDZE OD ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ UWAGI OGÓLNE Administracja publiczna nie może po prostu dać pieniędzy społecznikom, nawet jeśli ich działania wydają się niezwykle ważne i pożyteczne przekazywanie pieniędzy wiąże się ze stosowaniem określonych procedur prawnych. To, w jaki sposób można ubiegać się o (do)finansowanie niektórych działań społecznych z pieniędzy publicznych, regulują ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (w skrócie: ustawa o pożytku), rozporządzenie do niej oraz ustawa o finansach publicznych. W ustawie o pożytku (art. 11.) zapisano, że administracja publiczna samorządowa (gmina, powiat, województwo) czy centralna (np. ministerstwa) może przekazywać środki finansowe na realizację zadań publicznych. To ważne rozróżnienie, gdyż organizacje pozarządowe i inne podmioty społeczne w swej pracy posługują się zazwyczaj pojęciem i metodami projektu czy programu. Nie zawsze jest to równoważne z zadaniem publicznym. Zadaniem publicznym nie jest także samo funkcjonowanie organizacji. 1. KTO MOŻE OTRZYMAĆ PIENIĄDZE (UPRAWNIONE PODMIOTY) Nie każda grupa czy organizacja, która działa społecznie, ma prawo do ubiegania się o pieniądze od administracji publicznej. Określa to ustawa o pożytku w art. 3. ust. 3. Uprawnionymi podmiotami * są: organizacje pozarządowe (fundacje i stowarzyszenia poza wyjątkami, tj. fundacjami utworzonymi przez partie polityczne, organizacjami pracodawców, wyłączone są również związki zawodowe i partie polityczne); tzw. organizacje kościelne, czyli kościelne osoby prawne (jeśli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego); spółdzielnie socjalne; spółki prawa handlowego niedziałające w celu osiągnięcia zysku; stowarzyszenia jednostek samorządu teryto rialnego. Tylko uprawnione podmioty mogą ubiegać się o (do)finansowanie swoich działań z pieniędzy publicznych. * W tym tekście, pisząc organizacje pozarządowe lub skrótowo organizacje w kontekście prawa do ubiegania się o publiczne pieniądze w otwartych konkursach ofert, mamy na myśli wszystkie uprawnione podmioty wskazane w art. 3. ust. 3. ustawy o pożytku. UWAGA I. PIENIĄDZE OD ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ UWAGI OGÓLNE 11
Nowoczesne poradniki dla stowarzyszeń i fundacji oraz osób zajmujących się działalnością społeczną. SIĘGNIJ PO ABC Poradniki z serii ABC III SEKTORA to połączenie 12 lat praktyki w doradzaniu organizacjom pozarządowym z wiedzą ekspertów specjalistów w zakresie zarządzania, finansów, prawa dotyczącego organizacji pozarządowych oraz współpracy z administracją. W SERII UKAZAŁY SIĘ TYTUŁY: Dotacja od administracji publicznej. Wniosek, umowa, sprawozdanie Mocni w promocji. Podręcznik dla organizacji pozarządowych JAK ZAMAWIAĆ? Poradniki ABC III SEKTORA oraz inne wydawnictwa Stowarzyszenia Klon/Jawor można zamawiać w sklepie internetowym sklep.ngo.pl. ISBN 978-83-62310-53-1