Załącznik do Zarządzenia nr SP13 z O.I.0160-32./2010 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 13 z Oddziałami Integracyjnymi im. H. Sienkiewicza w Mysłowicach z dnia 21.12.2010r. REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W SZKOLE PODSTAWOWEJ NR 13 Z ODDZIAŁAMI INTEGRACYJNYMI IM. H. SIENKIEWICZA W MYSŁOWICACH POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych w szkole dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2 Kontrola zarządcza przeprowadzana jest w celu zapewniania : 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) zarządzania ryzykiem. 3 1. Formy organizacyjne kontroli zarządczej : 1) samokontrola prawidłowości wykonywania własnej pracy do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy szkoły, 2) kontrola sprawowana z urzędu przez pracowników sprawujących funkcje kierownicze. 2. Osoby zobowiązane do prowadzenia kontroli zarządczej : 1) dyrektor szkoły, 2) wicedyrektorzy szkoły, 3) samodzielni referenci, 4) intendentka, 5) inspektor BHP, 6) społeczny inspektor pracy, 1
7) higienistka szkolna, 8) inni pracownicy lub komisje kontrolne powołane przez dyrektora szkoły dla prowadzenia kontroli doraźnych. 3. Zadania kontrolne wykonywane przez poszczególnych pracowników są określone w imiennych zakresach czynności, imiennych upoważnieniach oraz przepisach wewnętrznych wprowadzonych odrębnymi zarządzeniami, w szczególności w zakresie : 1) finansów, 2) instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo księgowych, 3) zapewnienia bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych, 4) regulaminu udzielania zamówień publicznych. 4 Funkcjonowanie kontroli zarządczej : 1. gdy mowa o Ustawie o systemie oświaty rozumie należy przez to ustawę z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004r. nr 256, poz.2572 ze zm.), 2. gdy mowa o ustawie Karta Nauczyciela rozumieć należy przez to ustawę z dnia 26 stycznia 1982r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006r. nr 97, poz.674 ze zm.), 3. gdy mowa o Ustawie o pracownikach samorządowych rozmieć należy przez to ustawę z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008r. nr 223, poz. 1458). ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE 5 1. Kadra kierownicza i pracownicy szkoły, wykonując powierzone im zadania i obowiązki, kierują się osobistą i zawodową uczciwością. Dyrektor szkoły poprzez przykład i codzienne decyzje wspiera i promuje ogólnie przyjęte wartości etyczne oraz osobistą i zawodową uczciwość pracowników. 2. Kodeks etyczny pracowników szkoły stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 3. Procedura przeglądu i monitoringu Kodeksu Etycznego stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.. 4. Zasady wynagradzania pracowników szkoły określają : 1) dla nauczycieli Regulamin określający wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków : za wysługę lat, motywacyjnego, funk- 2
cyjnego i za warunki pracy oraz innych składników wynagrodzenia wynikających ze stosunku pracy; wprowadzany uchwałą Rady Miasta Mysłowice, 2) dla pracowników samorządowych Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Szkole Podstawowej nr 13 z O.I. im. H. Sienkiewicza w Mysłowicach. 6 1. Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji nauczycieli zawiera rozporządzenia MEN z dnia 12 marca 2009r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli oraz określenia szkół i wypadków, w których można zatrudnić nauczyciela niemającego wyższego wykształcenia lub ukończonego zakładu kształcenia nauczycieli (Dz. U. z 2009r. nr 50, poz.400 ze zm.). 2. Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji zatrudnionych w szkole pracowników administracji i obsługi określa rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. nr 50, poz. 398 ze zm.). Wykaz stanowisk pracy oraz kwalifikacji określa Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Szkole Podstawowej nr 13 z O.I. im. H. Sienkiewicza w Mysłowicach. 3. Praca nauczyciela podlega ocenie. Szczegółowe regulacje dotyczące przeprowadzania oceny nauczyciela zawiera ustawa Karta Nauczyciela, ustawa o systemie oświaty oraz rozporządzenie MEN z dnia 2 listopada 2000r. w sprawie kryteriów i trybu dokonywania oceny pracy nauczyciela, trybu postępowania odwoławczego oraz składu i sposobu powoływania zespołu oceniającego (Dz. U. z 200r. nr 98, poz. 1066 ze zm.) 4. Ocenie podlega praca pracownika samorządowego zatrudnionego w szkole zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy oraz ustawy o pracownikach samorządowych. 5. Ocena pracy pracownika samorządowego zatrudnionego na stanowisku urzędniczym dokonywana jest zgodnie z wytycznymi zawartymi w Sposobie i trybie dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych w tym na kierowniczych stanowiskach urzędniczych. 7 1. Rekrutacja nowych pracowników przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata. 3
2. Rekrutację nowych pracowników przeprowadza komisja rekrutacyjna, powoływana każdorazowo przez dyrektora w składzie : dyrektor szkoły, wicedyrektor, referent ds. kadrowych. Zasada nie obowiązuje przy zatrudnianiu pracowników na zastępstwo. 3. Pracownicy samorządowi uczestniczą w szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych poszerzających wiedzę, umiejętności, organizowanych i nadzorowanych przez dyrektora. Szkolenia organizowane są zgodnie z potrzebami szkoły i w miarę posiadanych środków finansowych. 4. Nauczyciele uczestniczą w szkoleniach wewnętrznych organizowanych w ramach wewnątrzszkolnego doskonalenia nauczycieli oraz zewnętrznych organizowanych zgodnie z potrzebami szkoły i w miarę posiadanych środków finansowych, przez dyrektora szkoły. 8 1. Zasady organizacyjne i wewnętrzna strukturę szkoły reguluje ustawa o systemie oświaty. 2. Strukturę organizacyjną szkoły określa Statut Szkoły nadany przez organ prowadzący, nowelizowany poprzez wprowadzanie zmian w formie uchwał rady pedagogicznej. 3. Strukturę organizacyjną co roku określa arkusz organizacyjny szkoły. 4. Każdemu pracownikowi szkoły przedstawiono w formie pisemnej opis stanowiska pracy, określający zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. 5. We wrześniu każdego roku opracowywany jest przydział dodatkowych czynności dla nauczycieli. 9 1. Zasady obiegu dokumentów finansowo księgowych oraz zakresy kompetencyjne do ich tworzenia, sprawdzania i akceptacji i realizacji zostały określone w Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo księgowych wprowadzonej Zarządzeniem nr SP-13/0161/5/2002 z 25.01.2002r. 2. Uprawnienia delegowane wicedyrektorom mają charakter pisemny i są potwierdzane podpisem przez osobę przyjmującą. Dokumenty z delegacjami uprawnień załączane są do akt osobowych pracownika. 3. Uprawnienia delegowane pozostałym pracownikom mają formę pisemną zarządzenia dyrektora szkoły i są potwierdzane podpisem przez osobę przyjmującą. Zarządzenia przechowywane są w księdze zarządzeń oraz eksponowane na tablicy ogłoszeń. 4
CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM 10 1. Misję szkoły określono : Nasza szkoła istnieje po to, aby zaspokajać edukacyjne, emocjonalne i opiekuńcze potrzeby uczniów. Wszystkie aspekty szkolnej organizacji są skoncentrowane na dobru dzieci i zaplanowane w taki sposób, aby dostosowywać nauczanie do indywidualnych potrzeb uczniów, umożliwiając tym samym osiągnięcie sukcesu każdemu dziecku. 2. Cele i zadania szkoły określane są w co najmniej rocznej perspektywie z uwzględnieniem zapisów ustawy o systemie oświaty oraz Statutu Szkoły. 3. Cele i zadania szkoły określa zespół w skład, którego wchodzą : 1) dyrektor szkoły, 2) wicedyrektorzy szkoły, 3) samodzielni referenci. 4. Zespół określa cele i zadania szkoły na kolejny rok w terminie do 15 stycznia każdego roku. 11 1. Raz w roku do końca listopada dokonywana jest identyfikacja ryzyk w odniesieniu do celów, o których mowa w 10. 2. W procesie identyfikacji ryzyk wykorzystuje się wyniki ocen i kontroli. 3. Oceny ryzyk dokonuje zespół, o którym mowa w 10 ust.3. 4. Ryzyka związane z obsługą finansową szkoły nadzoruje i prowadzi organ prowadzący z MZOPO. 5. Zespół, o którym mowa w 10 ust.3 określa działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do poziomu akceptowanego. Określa rodzaj możliwych reakcji na ryzyko. 6. Dyrektor prowadzi rejestr celów i ryzyk, stanowiący załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. MECHANIZMY KONTROLI 12 1. Kontrolę finansową sprawuje dyrektor i samodzielny referent, który przyjął obowiązki w zakresie gospodarki finansowej. 2. Kontrola finansowa obejmuje : 5
1) zapewnienie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, 2) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, 3) prowadzenie gospodarki finansowej. 3. Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych zobowiązani są : dyrektor i pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizowanie zadań. 4. Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez dyrektora na etapie przygotowywania projektu finansowego. Jej wyniki stanowią przesłankę do realizacji lub odstąpienia od zamiaru realizacji zadania. 5. W ramach kontroli wstępnej należy zwrócić uwagę, czy ustalenia zawarte w umowach są korzystne dla szkoły i mają pokrycie w planie finansowym szkoły. 6. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący bezzwłocznie informuje dyrektora szkoły, a dyrektor podejmuje decyzję o wniesieniu stosownych zmian i uzupełnień lub odstępuje od realizacji zadania. 7. Merytoryczne kwestie z zakresu obiegu dokumentów oraz gospodarki finansowej uregulowane są w : 1) Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo księgowych, przyjętej zarządzeniem dyrektora nr SP-13/0161/5/2002 z 25.01.2002r., 2) Instrukcji kancelaryjnej, przyjętej zarządzeniem dyrektora nr SP-13 z O.I./0161-20/2009 z 15.04.2009r.. 13 1. Nadzór pedagogiczny nad szkołą sprawuje Kuratorium Oświaty w Katowicach. 2. Nadzór finansowy nad szkołą sprawuje Urząd Miasta Mysłowice. 3. Bezpośredni nadzór pedagogiczny w szkole sprawuje dyrektor szkoły i wicedyrektorzy. 14 Ciągłość działalności gwarantuje : 1. Odpowiedni dobór kadr do zajmowanych stanowisk i osób zastępujących. 2. Ochrona zasobów. 3. Stosowanie procedur dotyczących finansów. 4. Bezpośredni nadzór jednostki nadrzędnej. 15 1. Ciągłość działalności realizowana jest poprzez : 6
1) organizowanie zastępstw za pracowników w przypadku ich nieobecności w pracy, 2) organizowanie zastępstw zgodnie z kwalifikacjami za pracowników nieobecnych w pracy. 2. Ochrona zasobów, przez które należy rozumieć : dokumentację w postaci papierowej i elektronicznej, mienie powierzone szkole do realizacji jej celów i zadań, polega na : 1) zapewnieniu fizycznej ochrony obiektu szkoły poprzez funkcjonowanie monitoringu wizyjnego oraz zatrudnianie pracowników na stanowisku stróża nocnego, 2) ubezpieczeniu od kradzieży i następstw zdarzeń losowych obiektu szkoły, 3) przeprowadzaniu okresowych inwentaryzacji, 4) opracowaniu i przestrzeganiu przez pracowników regulaminów stanowiskowych, 5) opracowaniu i przestrzeganiu procedur ewakuacji w przypadku zagrożeń, w tym Instrukcji obrony cywilnej i Instrukcji ochrony przeciwpożarowej, 6) wprowadzeniu Polityki bezpieczeństwa i Instrukcji zarządzania systemem przetwarzania danych w sposób tradycyjny oraz przy użyciu systemu informatycznego. INFORMACJA I KOMUNIKACJA 16 1. Bieżąca informacja realizowana jest poprzez : 1) właściwą i rzetelną informację potrzebną do realizacji zadań, 2) instrukcję kancelaryjną. 2. Komunikacja wewnętrzna realizowana jest poprzez przekazywanie informacji w formie zarządzeń, ogłoszeń, spotkań rady pedagogicznej, zebrań z pracownikami szkoły. 3. Komunikację zewnętrzną, która stanowi źródło wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi, wykonuje dyrektor szkoły. MONITOROWANIE I OCENA 17 1. Dyrektor w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zobowiązani są wicedyrektorzy. 7
2. Narzędziami wspomagającymi dyrektora szkoły w monitorowaniu i ocenie w szczególności są : protokoły z kontroli prowadzonych przez instytucje zewnętrzne i organy nadzorujące, sprawozdania opracowywane przez zespoły nauczycielskie, protokoły kontroli przeglądu warunków BHP, sprawozdania szkolnej opieki zdrowotnej sprawowanej przez higienistkę. 3. Wszyscy pracownicy szkoły przekazują dyrektorowi informacje, mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej. 4. Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawniania systemu kontroli zarządczej. 5. Dyrektor szkoły podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych Problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących w szkole regulaminów i procedur. 18 1. Raz w roku, w terminach ustalonych przez dyrektora przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. 2. Wyniki samooceny wpisywane są w kwestionariusz samooceny, stanowiący załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 19 Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią w szczególności : 1) procedury wewnętrzne, 2) instrukcje, 3) regulaminy, 4) dokumenty określające zakresy obowiązków, uprawnień, 5) notatki, protokoły z przeprowadzonej kontroli, protokoły zebrań rady pedagogicznej. 8