Załącznik Do Zarządzenia Nr 37/2015 Dyrektora ZSS przy USzD w Lublinie z dnia 22 grudnia 2015 roku REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ w Zespole Szkół Specjalnych przy Uniwersyteckim Szpitalu Dziecięcym w Lublinie I. Postanowienia ogólne 1 Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą sposobu organizacji i zasad przeprowadzania kontroli zarządczej w Zespole Szkół Specjalnych przy Uniwersyteckim Szpitalu Dziecięcym w Lublinie zwanym dalej szkołą. 2 1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań szkoły w sposób: 1) zgodny z prawem, 2) efektywny, 3) oszczędny, 4) terminowy. 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) zarządzania ryzykiem. 1
II. Środowisko wewnętrzne 3 Nauczyciele oraz zatrudnieni w szkole pracownicy samorządowi są świadomi wartości etycznych określonych w Kodeksie Etyczno-Moralnym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 4 1. Rekrutacja pracowników szkoły przebiega w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata, przy czym: 1) wyboru kandydata do zatrudnienia na stanowisku nauczyciela dokonuje komisja rekrutacyjna powoływana zarządzeniem dyrektora szkoły; 2) naboru pracowników samorządowych na wolne stanowiska urzędnicze dokonuje się na podstawie obowiązującego w szkole Regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze. 2. Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji nauczycieli i pracowników samorządowych zatrudnianych w szkole oraz awansu zawodowego nauczycieli określają odrębne przepisy. 5 1. Każdy nowo zatrudniony w szkole pracownik samorządowy podejmujący po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym jest zobowiązany do odbycia służby przygotowawczej zakończonej egzaminem. 2. Każdemu pracownikowi szkoły przedstawia się na piśmie zakres czynności określający obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność. Przyjęcie zakresu czynności pracownik potwierdza podpisem. 6 1. Praca zatrudnionego w szkole nauczyciela podlega ocenie zgodnie z regulacjami, które zawiera Regulamin i kryteria oceny pracy nauczyciela w Zespole Szkół Specjalnych przy Uniwersyteckim Szpitalu Dziecięcym w Lublinie. 2. Praca zatrudnionego w szkole pracownika samorządowego podlega ocenie zgodnie z regulacjami, które zawiera Regulamin okresowej oceny pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Zespole Szkół Specjalnych przy Uniwersyteckim Szpitalu Dziecięcym w Lublinie. 2
7 Strukturę organizacyjną szkoły, szczegółowy zakres kompetencji dyrektora, wicedyrektora, kierownika filii, kierownika zespołu pozalekcyjnego i pozostałych pracowników określa Statut Zespołu Szkół Specjalnych przy Uniwersyteckim Szpitalu Dziecięcym w Lublinie. III. Cele i zarządzanie ryzykiem 8 Misja szkoły określona została w Koncepcji Rozwoju Zespołu Szkół przy Dziecięcym Szpitalu Klinicznym w Lublinie. 9 1. Zespół w składzie: 1) dyrektor szkoły, 2) wicedyrektor, 3) kierownik filii, 4) kierownik zespołu pozalekcyjnego, 5) główny księgowy, określa cele i zadania szkoły w rocznej perspektywie w terminie do 31 stycznia każdego roku. Cele i zadania są spójne z projektem planu finansowego sporządzanego na rok następny oraz z planem pracy szkoły na dany rok szkolny. 2. Cele i zadania szkoły zapisywane są w Rejestrze celów i zadań stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. 10 1. Zespół, o którym mowa w 9 dokonuje, w odniesieniu do założonych celów i zadań, identyfikacji ryzyka, rozumianego jako prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia, które może niekorzystnie wpłynąć na osiągnięcie założonego celu. 2. Identyfikacja ryzyka dokonywana jest raz w roku oraz każdorazowo w przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje szkoła. O terminie przeprowadzenia identyfikacji ryzyka decyduje dyrektor szkoły. 3. W procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się ustalenia kontroli wewnętrznej oraz wyniki kontroli zewnętrznych. 4. Zidentyfikowane ryzyka zapisywane są w Rejestrze ryzyk stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. 3
5. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie, która polega na oszacowaniu: 1) prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka (ocena punktowa w skali 1-3), 2) wpływu, jaki ewentualne wystąpienie ryzyka będzie miało na funkcjonowanie placówki (ocena punktowa w skali 1-3), 3) istotności ryzyka jako iloczynu prawdopodobieństwa i wpływu, a także na zaplanowaniu metod służących przeciwdziałaniu ryzyku. 6. Odpowiedzialność za realizację działań mających na celu zmniejszenie ryzyka do akceptowanego poziomu ponosi dyrektor szkoły i osoby odpowiedzialne za realizację celów szkoły w danym roku. 11 1. Zespół, o którym mowa w 9 opracowuje plan kontroli zarządczej na dany rok kalendarzowy. 2. Wzór planu kontroli zarządczej stanowi załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu. IV. Mechanizmy kontroli 12 1. Dokumentację systemu kontroli zarządczej w szkole stanowią w szczególności regulaminy, polityki, procedury, instrukcje oraz inne dokumenty wewnętrzne wprowadzone zarządzeniami dyrektora, a także zakresy czynności pracowników. 2. Dokumentacja, o której mowa w ust.1 przechowywana jest w sekretariacie szkoły. 13 Dyrektor, wicedyrektor, kierownik filii i kierownik zespołu pozalekcyjnego sprawują nadzór pedagogiczny w szkole na podstawie odrębnych przepisów. 14 1. Kontrolę finansową sprawuje dyrektor lub pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art.53 ust.2 Ustawy o finansach publicznych. 2. Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej, obejmuje: 1) przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; 4
2) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie gromadzenia oraz wydatkowania środków publicznych; 3) prowadzenie gospodarki finansowej. 3. Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych, zobowiązani są dyrektor szkoły oraz osoby przez niego upoważnione. 4. W ramach kontroli wstępnej sprawdza się, czy projektowane wydatki mają pokrycie w planie finansowym. 5. Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez dyrektora szkoły na etapie przygotowywania projektu finansowego. 6. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący: 1) zwraca niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty pracownikowi, który je przygotował, z poleceniem wprowadzenia odpowiednich zmian lub uzupełnień; 2) odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami; 3) podejmuje decyzje w sprawie dalszego toku postępowania. 7. Szczegółowe zasady przeprowadzania wewnętrznej kontroli finansowej zawarte są w Polityce Rachunkowości Zespołu Szkół Specjalnych przy Uniwersyteckim Szpitalu Dziecięcym w Lublinie. V. Informacja i komunikacja 15 1. Istniejący w szkole system przekazywania informacji zapewnia osobom zarządzającym i pracownikom otrzymywanie informacji w odpowiedniej formie i czasie. 2. Przepływ informacji wewnętrznej w szkole odbywa się na bieżąco z wykorzystaniem ogólnodostępnych narzędzi komunikacji, do których należą: 1) poczta elektroniczna, 2) kontakt telefoniczny, 3) tablica ogłoszeń, 4) zarządzenia dyrektora, 5
5) informacja ustna przekazywana podczas posiedzeń rady pedagogicznej. VI. Monitorowanie i ocena 16 1. Dyrektor szkoły w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej. 2. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także wicedyrektor, kierownik filii, kierownik zespołu pozalekcyjnego i pozostali pracownicy. 3. Wszyscy pracownicy przekazują dyrektorowi informacje mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej. 4. Dyrektor podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących w szkole procedur i regulaminów. 17 1. Co najmniej raz w roku, w terminach ustalonych przez dyrektora szkoły przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. 2. Samoocena jest dokonywana przez dyrektora, wicedyrektora, kierownika filii, kierownika zespołu pozalekcyjnego oraz pracowników szkoły zgodnie z kwestionariuszami samooceny stanowiącymi załączniki nr 5, 6 i 7 do niniejszego regulaminu. 18 1. Wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych kontroli są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej w szkole. 2. Ocena stanu kontroli zarządczej stanowi podstawę do Informacji o stanie kontroli zarządczej sporządzanej przez dyrektora za poprzedni rok. 3. Wzór Informacji o stanie kontroli zarządczej stanowi załącznik nr 8 do niniejszego regulaminu. 6