REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W OPOLU 45-052 OPOLE ul. Oleska 19a Tel. centr. 453-86 - 36, 37 Tel/Fax - 453-73 - 68 E-mail: rio@rio.opole.pl NKO-401-12/08 Opole, 2 października 2008 r. Pan Wiesław Fąfara Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle W y s t ą p i e n i e p o k o n t r o l n e Regionalna Izba Obrachunkowa w Opolu, działając na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w dniach od 25 kwietnia 2008 r. do 23 lipca 2008 r. w tamtejszym urzędzie kontrolę kompleksową gospodarki finansowej gminy za 2007 r. oraz wybranych zagadnień za 2006 r. Kontrolę przeprowadzono metodą reprezentatywną, obejmując nią wybrane losowo operacje finansowo-gospodarcze, dowody źródłowe oraz ewidencję księgową. W oparciu o dokumentację udostępnioną inspektorom kontroli stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości w działalności gminy będące konsekwencją nieznajomości przepisów prawa oraz braku nadzoru i kontroli ze strony kierownictwa. Na uwagę zasługuje fakt, że niektóre nieprawidłowości stwierdzone przez kontrolujących zostały usunięte w trakcie kontroli, tj: dokonano zwrotu kwoty 990,00 zł dotyczącej dodatku specjalnego wypłacanego w 2007 r. Zastępcom Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle w zawyżonej kwocie, skorygowano nieprawidłowo ustalone w 2007 r. nagrody jubileuszowe pracownikom Miejskiego Zarządu Budynków Komunalnych w Kędzierzynie-Koźlu, tj. wypłacono zaniżone nagrody na ogólną kwotę 833,42 zł oraz odprowadzono do budżetu Gminy Kędzierzyn-Koźle kwotę 1.741,14 zł z tytułu zawyżenia wypłat nagród w 2007 r. Ustalenia kontroli opisano w protokole kontroli doręczonym Panu w dniu 5 sierpnia 2008 r.
2 I. Ustalenia kontroli Urząd Miasta W trakcie kontroli stwierdzono m. in. następujące nieprawidłowości: 1. Nieustalenie procedur kontroli finansowej w zakresie procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych oraz ich zwrotu, (protokół kontroli str. 11-13). Odpowiedzialność ponosi Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle. 2. Nieprawidłowe sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych Urzędu Miasta polegające na wykazywaniu w nich wykonanych dochodów na podstawie sumy stanów ewidencyjnych kont: 101 kasa i 130 rachunek bieżący zamiast na podstawie danych księgowości analitycznej dochodów budżetowych do rachunku bieżącego - subkonto dochodów, (protokół kontroli str. 40-42). Odpowiedzialność ponoszą Skarbnik Gminy oraz Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle. 3. Niezgodne z przepisami postępowanie w zakresie windykacji należności z tytułu grzywien nałożonych w drodze mandatów karnych polegające na niewystawianiu tytułów wykonawczych, (protokół kontroli str. 64-66). Odpowiedzialność ponoszą podinspektor ds. księgowości oraz Kierownik Referatu Obsługi Finansowej. 4. Nieujmowanie na koncie 221 rozrachunki z tytułu dochodów budżetowych należności z tytułu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przypadających do zapłaty w danym roku budżetowym, (protokół kontroli str. 67-68). Odpowiedzialność ponoszą Skarbnik Gminy oraz Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle. 5. Nieprzestrzeganie przepisów w zakresie gospodarki nieruchomościami polegające na: niepodaniu do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do wydzierżawienia oraz zamieszczeniu w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży po czasie w którym wykaz był umieszczony na tablicy ogłoszeń (protokół kontroli str. 79-80, 90-91), nieprawidłowym ewidencjonowaniu nieruchomości wchodzących w skład gminnego zasobu nieruchomości (protokół kontroli str. 154-157).
3 Odpowiedzialność ponoszą inspektor ds. dzierżaw, inspektor ds. zbywania gruntów niezabudowanych oraz pierwokupu, Kierownik Wydziału Geodezji i Gospodarki Gruntami oraz Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle. 6. Niepowiązanie wyników inwentaryzacji materiałów przeprowadzonej na koniec 2007 r. z zapisami ksiąg rachunkowych, (protokół kontroli str. 168-169). Odpowiedzialność ponoszą Kierownik Referatu Obsługi Finansowej, Skarbnik Gminy oraz Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle. Miejski Zarząd Budynków Komunalnych w Kędzierzynie-Koźlu W trakcie kontroli stwierdzono m. in. następujące nieprawidłowości: 1. Nieustalenie procedur kontroli finansowej, (protokół kontroli str. 192, 193). Odpowiedzialność ponosi Dyrektor MZBK. 2. Nieprawidłowe opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości polegające na niewłaściwym oznaczeniu w Zakładowym Planie Kont symboli i nazw kont oraz ujęciu w nim konta, które nie ma zastosowania w jednostce, (protokół kontroli str. 193, 194). Odpowiedzialność ponosi Dyrektor oraz Główny Księgowy MZBK. 3. Wykazywanie na kontach zespołu 2 Rozrachunki i roszczenia stanu należności i zobowiązań w wysokościach stanowiących persaldo strony Wn i Ma zamiast sald dwustronnych, (protokół kontroli str. 200-202). Odpowiedzialność ponosi Główny Księgowy MZBK. 4. Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dowodów księgowych (poleceń wyjazdu służbowego) nie zawierających stwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym i zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych, (protokół kontroli str. 210). Odpowiedzialność ponosi Główny Księgowy MZBK. 5. Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego polegające na wypłacaniu kaucji mieszkaniowych wyłącznie na wniosek osoby uprawnionej zamiast po wypełnieniu ustawowych przesłanek oraz na nieprawidłowym ich waloryzowaniu, (protokół kontroli str. 211-220).
4 Odpowiedzialność ponoszą Prezydent Miasta Kędzierzyn Koźle oraz Dyrektor Zarządu Budynków Komunalnych w Kędzierzynie Koźlu. I I. W n i o s k i p o k o n t r o l n e W celu usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości oraz usprawnienia prowadzenia zagadnień objętych kontrolą, Regionalna Izba Obrachunkowa w Opolu działając na podstawie art. 9 ust. 2 powołanej na wstępie ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, wnosi o pełne wykorzystanie ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o podjęcie skutecznych działań w celu wyeliminowania powstałych nieprawidłowości, a w szczególności o realizację następujących wniosków: Urząd Miasta 1. Ustalić procedury kontroli finansowej w zakresie procesów pobierania, gromadzenia środków publicznych i ich zwrotu oraz zapewnić ich przestrzeganie, stosownie do przepisów art. 47 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.). 2. Zapewnić sporządzanie sprawozdań jednostkowych Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych Urzędu Miasta, zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2006 r. nr 115, poz. 781 z późn. zm.). 3. Wdrożyć działania celem wyeliminowania nieprawidłowości polegających na niewystawianiu tytułów wykonawczych dotyczących należności z tytułu grzywien wymierzonych mandatami karnymi. Działania windykacyjne podejmować w terminach i na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). 4. Zapewnić ujmowanie w ewidencji księgowej należności z tytułu opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych przypadających do zapłaty w danym roku budżetowym, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont do budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz. 1020 z późn. zm.).
5 5. Przestrzegać obowiązku podawania do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży i wydzierżawienia, zgodnie z przepisami określonymi w art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz.U. z 2004 r. nr 261, poz. 2603 z późn. zm). Dostosować ewidencję nieruchomości wchodzących w skład gminnego zasobu nieruchomości do wymogów określonych w art. 23 ust. 1c cyt. ustawy. 6. Korygować zapisy ewidencji księgowej o wartość niezużytych materiałów ustaloną w drodze inwentaryzacji, nie później niż na dzień bilansowy, stosownie do przepisu art. 17 ust. 2 pkt 4 oraz art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Miejski Zarząd Budynków Komunalnych w Kędzierzynie-Koźlu 1. Opracować i wdrożyć do stosowania procedury kontroli finansowej stosownie do przepisów określonych w art. 47 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.). 2. Dostosować dokumentację określającą zasady rachunkowości do wymogów określonych w art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu Państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r. nr. 142 poz. 1020 z późn. zm). 3. Zapisów księgowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych spełniających wymogi określone w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). 4. Dokonać modyfikacji programu komputerowego służącego do prowadzenia ewidencji księgowej w celu doprowadzenia do wykazywania na kontach zespołu 2 Rozrachunki i roszczenia sald dwustronnych zgodnie z zasadami określonymi w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu Państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. 5. Wyeliminować nieprawidłowości związane z wypłatą kaucji mieszkaniowych. Waloryzacji kaucji dokonywać na zasadach określonych art. 6 ust. 3 oraz art. 36 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym
6 zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. z 2005 r. nr 31, poz. 266 z późn. zm.). Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 cyt. ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, oczekuję w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego pisemnej informacji o wykonaniu wniosków pokontrolnych w nim zawartych lub przyczynach ich niewykonania. Poinformowanie Izby niezgodnie z prawdą o wykonaniu wniosku pokontrolnego w myśl art. 27 ww. ustawy zagrożone jest karą grzywny. Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo wniesienia zastrzeżeń do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Do wiadomości: Rada Miasta Prezes Janusz Gałkiewicz /--/