OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Załącznik Nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Spis treści 1. Podstawa prawna zamówienia... 1 2. Poddziałania i Działanie RPO WP 2014-2020 powierzone do realizacji Instytucji Pośredniczącej... 2 3. Prognozowana liczba projektów oraz czynności w Poddziałaniach i Działaniu powierzonych do realizacji Instytucji Pośredniczącej... 3 4. Zakres zadań Instytucji Pośredniczącej... 4 5. Czynności przygotowawcze... 7 6. Zapewnienie odpowiednich standardów w trakcie realizacji umowy przez Instytucję Pośredniczącą... 10 7. Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu procedury oceny i wyboru projektów... 12 8. Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu przygotowywania, podpisywania, egzekwowania realizacji i aneksowania umów o dofinansowanie z beneficjentami... 17 9. Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu kontroli i rozliczania projektów... 18 10. Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu gospodarowania środkami przeznaczonymi na realizację projektów przez beneficjentów... 20 11. Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu wykrywania nieprawidłowości i odzyskiwania środków... 20 12. Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu monitorowania i sprawozdawczości... 20 13. Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu informacji i promocji... 21 14. Poddanie się Instytucji Pośredniczącej kontroli i audytom... 24 15. Udział Instytucji Pośredniczącej w czynnościach z zakresu ewaluacji... 25 16. Czynności kończące realizację umowy... 26 1. Podstawa prawna zamówienia Celem przeprowadzenia procedury jest udzielenie zamówienia na pełnienie funkcji Instytucji Pośredniczącej w zakresie zadań związanych z wdrażaniem Osi Priorytetowej 1 Komercjalizacja wiedzy (wyłącznie Poddziałanie 1.1.1. Ekspansja przez innowacje - wsparcie dotacyjne i Działanie 1.2. Transfer wiedzy do gospodarki) oraz Osi Priorytetowej 2 Przedsiębiorstwa (wyłącznie Poddziałanie 2.2.1. Inwestycje profilowane - wsparcie dotacyjne) Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014 2020. Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 2020 (RPO WP 2014-2020) jest jednym z instrumentów realizacji Umowy Partnerstwa określającej strategię interwencji funduszy europejskich w Polsce w latach 2014-2020. RPO WP 2014-2020 jest także jednym z narzędzi realizacji Strategii Rozwoju Województwa Pomorskiego 2020. Instytucją Zarządzającą dla RPO WP 2014 2020 odpowiedzialną za przygotowanie i realizację tego programu operacyjnego jest Zarząd Województwa Pomorskiego. Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014 2020 (Dz. U. z 2014 poz. 1146 ze zmianami) instytucja zarządzająca może powierzyć instytucji pośredniczącej, w drodze porozumienia albo umowy, zadania związane z realizacją programu operacyjnego. Instytucja pośrednicząca podlega procedurze uzyskania desygnacji, o której mowa w art. 15 ww. ustawy, udzielanej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego. Warunkiem uzyskania Strona 1 z 26

desygnacji jest spełnienie kryteriów desygnacji określonych w załączniku XIII do rozporządzenia ogólnego 1, odpowiednich do zakresu realizowanych zadań, potwierdzone pozytywną opinią i sprawozdaniem Instytucji Audytowej, którą jest Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej. Zamówienie ujęte jest we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV) pod numerami: 66170000, 79421000, 79212000, 79212500, 79211000. 2. Poddziałania i Działanie RPO WP 2014-2020 powierzone do realizacji Instytucji Pośredniczącej Instytucja Pośrednicząca realizować będzie zadania dotyczące następujących dwóch Poddziałań i jednego Działania w ramach dwóch Osi Priorytetowych RPO WP 2014-2020: w Osi Priorytetowej 1 Komercjalizacja wiedzy, wyłącznie: Poddziałanie 1.1.1. Ekspansja przez innowacje - wsparcie dotacyjne, Działanie 1.2. Transfer wiedzy do gospodarki, w Osi Priorytetowej 2 Przedsiębiorstwa, wyłącznie: Poddziałanie 2.2.1. Inwestycje profilowane - wsparcie dotacyjne. Planowana wartość środków przeznaczonych w latach 2014-2020 na realizację przez beneficjentów projektów w Poddziałaniach i Działaniu powierzonych do wdrażania Instytucji Pośredniczącej wynosi: Poddziałanie/Działanie Poddziałanie 1.1.1. Działanie 1.2. Poddziałanie 2.2.1. RAZEM: Alokacja 79 056 361 EUR 19 930 175 EUR 38 575 308 EUR 137 561 844 EUR Instytucja Zarządzająca może podejmować decyzje o przesuwaniu alokacji pomiędzy wszystkimi Poddziałaniami/Działaniem. Instytucja Pośrednicząca zobowiązana jest do wykonywania czynności związanych z wdrażaniem powierzonych jej Poddziałań i Działania RPO WP 2014-2020 w sposób, który zapewni pełne wykorzystanie alokacji przeznaczonej na te Poddziałania i Działanie. W szczególności, jeśli w projektach realizowanych przez beneficjentów powstają oszczędności i są zwracane do alokacji, środki te przeznaczane są na dofinansowanie kolejnych projektów. Obowiązujące w tym zakresie reguły zawarte będą w m.in. w umowach o dofinansowanie zawieranych z beneficjentami i wytycznych Instytucji Zarządzającej. 1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013 r.). Strona 2 z 26

Szczegółowe informacje na temat Osi Priorytetowych 1 i 2, w tym opis poszczególnych Działań i Poddziałań, typy projektów i kategorie beneficjentów oraz wskaźniki określone są w SzOOP RPO WP 2014-2020, a kontekst interwencji i jej istotne uwarunkowania opisane są w treści RPO WP 2014-2020. 3. Prognozowana liczba projektów oraz czynności w Poddziałaniach i Działaniu powierzonych do realizacji Instytucji Pośredniczącej Dane dotyczące prognozowanej liczby projektów, które będą składane w odpowiedzi na konkursy oraz prognozowanej liczby projektów, które po przejściu wszystkich etapów oceny będą wybrane do dofinansowania i realizowane przez beneficjentów w Poddziałaniach i Działaniu powierzonych do realizacji Instytucji Pośredniczącej wraz z prognozowaną liczbą czynności z zakresu wdrażania, które będzie przeprowadzać Instytucja Pośrednicząca, zostały przedstawione w poniższej tabeli. Prognozowana liczba projektów ma charakter indykatywny, a rzeczywista liczba projektów, które zobowiązana będzie obsłużyć Instytucja Pośrednicząca zależeć będzie w szczególności od liczby i wartości (wysokości budżetu) projektów składanych przez wnioskodawców w odpowiedzi na nabory wniosków w trybie konkursowym. Prognozowana liczba czynności z zakresu wdrażania również ma charakter indykatywny, w rzeczywistości zależeć będzie m.in. od planowanego przez beneficjentów czasu realizacji projektów (przeważnie projekty przedsiębiorców trwają 1-2 lata), ich złożoności, sprawności realizacyjnej beneficjentów (jej niski poziom powoduje problemy i opóźnienia w projektach). Prognoza Instytucji Zarządzającej wynika z dotychczasowych doświadczeń i oparta jest na średniej liczbie czynności danego rodzaju, której można się spodziewać w przewidywanych typach projektów. Instytucja Pośrednicząca obsłuży wszystkie złożone przez beneficjentów projekty na wszystkich etapach wdrażania i wykona wszystkie niezbędne czynności, bez względu na to, czy ich rzeczywista liczba okaże się zgodna z szacowaną, z zastrzeżeniem, że podstawowy zakres zamówienia obejmuje wykonywanie wszystkich niezbędnych czynności z zakresu wdrażania aż do wyczerpania łącznej liczby 70 940 Punktów Kosztowych. W ramach tej liczby Punktów Kosztowych Instytucja Pośrednicząca może rozliczać dowolne czynności z etapów wdrażania od I do X, które okażą się konieczne do prawidłowej realizacji zadań. Po wyczerpaniu łącznej liczby 70 940 Punktów Kosztowych, jeśli będzie to niezbędne do pełnej realizacji celów i wykorzystania łącznej alokacji powierzonych Instytucji Pośredniczącej Poddziałań i Działania (w tym w szczególności obsłużenia wszystkich projektów zgłoszonych w konkursach do końca ich cyklu życia) Instytucja Zarządzająca może skorzystać z prawa opcji, którego warunki zostały dokładnie określone w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Podejmując decyzję o realizacji prawa opcji Instytucja Zarządzająca oszacuje, ile jeszcze czynności na poszczególnych etapach wdrażania będzie konieczne do wykonania, aby można było w pełni zrealizować cele i wykorzystać łączną alokację powierzonych Instytucji Pośredniczącej Poddziałań i Działania. Zidentyfikowane w ten sposób czynności zostaną przeliczone na liczbę Punktów Kosztowych, która zostanie zlecona Instytucji Pośredniczącej do realizacji w ramach wykonania prawa opcji. Po wyczerpaniu nowego limitu Punktów Kosztowych, opisana powyżej procedura korzystania z prawa opcji może być ponawiana aż do osiągnięcia ostatecznego limitu opcji w wysokości 12 960 Punktów Kosztowych. Prognozowana liczba projektów, które będą składane przez wnioskodawców w odpowiedzi na konkursy (= Etap I) 1521 Strona 3 z 26

Prognozowana liczba projektów, które po przejściu wszystkich etapów oceny będą wybrane do dofinansowania i realizowane przez beneficjentów na podstawie umowy o dofinansowanie (= Etap V) 377 Prognozowana liczba czynności z zakresu wdrażania, którą wykona Instytucja Pośrednicząca: Nr etapu Kluczowa czynność w ramach etapu Prognozowana przez Instytucję Zarządzającą liczba czynności w całym okresie wdrażania Liczba punktów kosztowych, którą Instytucja Zarządzająca określiła dla danej czynności Liczba punktów kosztowych przypadająca na prognozowane czynności na danym etapie I Weryfikacja wymogów formalnych w części podstawowej w części opcjonalnej w części podstawowej w części opcjonalnej A B C A x C B x C 1 210 311 1 1 210 311 II Ocena formalna 1 110 279 3 3 330 837 III Ocena wykonalności 950 207 5 4 750 1 035 IV Ocena strategiczna 760 139 3 2 280 417 V VI VII VIII IX Umowa o dofinansowanie (z weryfikacją dokumentów przed umową) Aneks do umowy o dofinansowanie Weryfikacja ex-ante zamówień publicznych/zasady konkurencyjności Weryfikacja wniosku o płatność zakończona jego zatwierdzeniem Kontrola na dokumentach 320 57 4 1 280 228 1 600 285 3 4 800 855 1 280 226 4 5 120 904 3 300 591 13 42 900 7 683 160 30 4 640 120 X Kontrola na miejscu 463 57 10 4 630 570 Suma wszystkich punktów kosztowych w danej części zamówienia w części podstawowej w części opcjonalnej 70 940 12 960 Suma wszystkich punktów kosztowych w całym zamówieniu 83 900 4. Zakres zadań Instytucji Pośredniczącej Instytucja Pośrednicząca odpowiedzialna będzie za kompleksową realizację powierzonych jej Poddziałań i Działania RPO WP 2014-2020, wykonując wszystkie niezbędne czynności wynikające z mających zastosowanie przepisów prawa oraz dokumentów programowych, z wyjątkiem Strona 4 z 26

czynności zastrzeżonych do realizacji przez Instytucję Zarządzającą. Instytucja Pośrednicząca zobowiązana będzie działać w ścisłej współpracy z Instytucją Zarządzającą. Zadania Instytucji Pośredniczącej będą obejmować w szczególności przyjmowanie wniosków o dofinansowanie projektów w trybie konkursowym, kilkustopniową ocenę tych wniosków, realizację procedury odwoławczej (rozpatrywanie protestów wnioskodawców), podpisywanie umów i aneksów do umów z beneficjentami, szczegółową weryfikację wniosków o płatność składanych przez beneficjentów w toku realizacji projektów oraz składanie zleceń płatności na rzecz beneficjentów w trybie refundacji lub zaliczki za pośrednictwem Płatnika Banku Gospodarstwa Krajowego, monitorowanie postępu rzeczowego i finansowego poszczególnych projektów oraz Poddziałań i Działania zleconych Instytucji Pośredniczącej do realizacji, rozpatrywanie zmian w projektach, przeprowadzanie kontroli projektów, zarówno na dokumentach jak i na miejscu ich realizacji, w tym kontroli trwałości, wykrywanie, zgłaszanie i usuwanie nieprawidłowości, wykonywanie czynności z zakresu informacji i promocji, sprawozdawczości i ewaluacji. Szczegółowy zakres zadań Instytucji Pośredniczącej określony jest w kolejnych rozdziałach niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia. Instytucja Pośrednicząca zobowiązana jest do realizacji celów pośrednich i końcowych Osi Priorytetowych 1 i 2 poprzez osiągnięcie odpowiednich wartości wskaźników finansowych i wskaźników produktu. Instytucja Pośrednicząca od dnia zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2023 r. wykonywać będzie czynności z zakresu wdrażania powierzonych jej Poddziałań i Działania RPO WP 2014-2020, w tym czynności przygotowawcze (opisane w dalszej części). W okresie od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. Instytucja Pośrednicząca wykonywać będzie czynności kończące realizację umowy (opisane w dalszej części). Instytucja Pośrednicząca jest zobowiązana wykonywać powyższe zadania z należytą starannością, zgodnie z przepisami prawa oraz dokumentami programowymi, w szczególności zgodnie z: Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającym wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającym rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006, zwanym rozporządzeniem ogólnym, Rozporządzeniami delegowanymi i wykonawczymi Komisji Europejskiej wydanymi na podstawie rozporządzenia ogólnego, Wytycznymi Komisji Europejskiej dotyczącymi Europejskich Funduszy Strukturalnych i Inwestycyjnych na lata 2014-2020, Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006, Strona 5 z 26

Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, EURATOM) NR 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylającym rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002, Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającym niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu, Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis, Ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz.U. 2014 poz. 1146 ze zmianami), zwaną ustawą wdrożeniową, Ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. 2013, poz. 885 ze zmianami), Rozporządzeniami Ministra Infrastruktury i Rozwoju wydanymi na podstawie art. 27 ust. 4 ustawy wdrożeniowej (tzw. programami pomocy publicznej/programami pomocowymi), Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju wydanymi na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy wdrożeniowej (opublikowanymi na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju), w szczególności: Wytycznymi w zakresie procesu desygnacji na lata 2014-2020, Wytycznymi w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020, Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020, Wytycznymi w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020, Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020, Wytycznymi w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata 2014-2020, Wytycznymi w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020, Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości na lata 2014-2020, Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020, Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020, Strona 6 z 26

Wytycznymi w zakresie dokumentowania postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych, Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, przyjętym uchwałą nr 196/20/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 3 marca 2015 r. w związku z decyzją nr C(2015)908 Komisji Europejskiej z dnia 12 lutego 2015 r., zwanym RPO WP 2014-2020, Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, przyjętym uchwałą nr 434/43/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 21 maja 2015 r. ze zmianami, zwanym SzOOP RPO WP 2014-2020, Zasadami Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, przyjętymi uchwałą nr 432/43/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 21 maja 2015 r. ze zmianami, zwanymi Zasadami Wdrażania RPO WP 2014-2020, Kontraktem Terytorialnym dla Województwa Pomorskiego, zawartym między Ministrem Infrastruktury i Rozwoju a Instytucją Zarządzającą, zatwierdzonym uchwałą Nr 234 Rady Ministrów z dnia 14 listopada 2014 r. oraz kolejnymi aneksami do niego. Wykaz najważniejszych dokumentów związanych z realizacją RPO WP 2014-2020 (w tym niewymienionych powyżej) znajduje się w części 5 SzOOP RPO WP 2014-2020. Teksty RPO WP 2014-2020, SzOOP RPO WP 2014-2020 oraz Zasad Wdrażania RPO WP 2014-2020 dostępne są na stronie internetowej www.rpo.pomorskie.eu, a tekst Kontraktu Terytorialnego dla Województwa Pomorskiego na stronie www.strategia2020.pomorskie.eu. Instytucja Pośrednicząca podczas realizacji powierzonych zadań zobowiązana jest do stosowania wytycznych wydawanych przez Instytucję Zarządzającą, jak również przekazywanych w trakcie realizacji zamówienia zaleceń i rekomendacji Instytucji Zarządzającej. 5. Czynności przygotowawcze W celu przygotowania do realizacji zadań związanych z właściwym wdrażaniem powierzonych Poddziałań i Działania RPO WP 2014-2020, Instytucja Pośrednicząca ustanowi system zarządzania i kontroli zgodny z wymaganiami określonymi w Wytycznych w zakresie procesu desygnacji na lata 2014-2020 wydanych przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju. W tym celu Instytucja Pośrednicząca w szczególności podejmie następujące czynności: 1) utworzy lub dostosuje odpowiednią bazę lokalową z wyposażeniem, która w zakresie kompleksowej obsługi wnioskodawców i beneficjentów usytuowana będzie w jednym z trzech miast Trójmiasta stanowiącego rdzeń obszaru metropolitalnego w województwie pomorskim: Gdańsku lub Gdyni lub Sopocie (z racji najlepszej dostępności komunikacyjnej z obszaru całego województwa pomorskiego), gwarantować będzie dostęp dla osób z niepełnosprawnościami i umożliwi wnioskodawcom i beneficjentom załatwienie wszystkich spraw związanych z kontaktem z Instytucją Pośredniczącą w jednej lokalizacji; 2) stworzy/dostosuje strukturę organizacyjną tak, aby zapewniała rozdział funkcji, przejrzyste określenie obowiązków i poziomów zarządzania oraz prawidłową i efektywną realizację powierzonych zadań; Strona 7 z 26

3) opracuje procedury dotyczące realizacji umowy obowiązujące Instytucję Pośredniczącą w formie Instrukcji wykonawczej oraz przedłoży je do zatwierdzenia Instytucji Zarządzającej w terminie nie dłuższym niż do połowy okresu przeznaczonego na wykonanie czynności przygotowawczych. W formie Instrukcji wykonawczej zostaną określone m.in.: schemat struktury organizacyjnej oraz opis podziału zadań pomiędzy komórkami organizacyjnymi, zakres czynności i odpowiedzialności na stanowiskach związanych z wykonywaniem poszczególnych zadań oraz procedury nadzoru (weryfikowania i zatwierdzania czynności), szczegółowy opis procedur związanych z wykonywaniem wszystkich zadań wraz z terminami ich realizacji, odpowiedzialnymi komórkami/stanowiskami, wzorami dokumentów stosowanych przy wykonywaniu czynności (w tym listami kontrolnymi określającymi szczegółowy tryb weryfikacji stanu faktycznego z pożądanym), zasady obiegu dokumentów programowych oraz finansowych, zasady prowadzenia baz danych i instrukcje użytkowania systemów teleinformatycznych, w tym ogólnokrajowego systemu SL2014, o którym mowa w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020 wydanych przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju, zasady przygotowywania i aktualizacji rocznego planu kontroli, zasady przygotowywania i aktualizacji planu szkoleń pracowników, opis systemu rejestracji i archiwizacji dokumentów, zasady przygotowywania rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych. Instrukcja wykonawcza przygotowywana jest zgodnie z wzorem i wytycznymi przekazanymi przez Instytucję Zarządzającą, a jej zmiany wymagają zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą. 4) będzie dysponowała niezbędną do realizacji zadań liczbą odpowiednio przygotowanych pracowników (co najmniej minimalną liczbą 20 kluczowych osób o określonych kwalifikacjach, których wykazanie było wymagane na etapie postępowania w sprawie zamówienia publicznego, oraz dodatkowymi osobami niezbędnymi do właściwego wykonania zadań na tym etapie realizacji umowy); 5) przygotuje plan szkoleń pracowników oparty na analizie potrzeb szkoleniowych i przedstawi go Instytucji Zarządzającej do zatwierdzenia; 6) opracuje zasady zarządzania ryzykiem i przedstawi je Instytucji Zarządzającej do zatwierdzenia; 7) opracuje skuteczne i proporcjonalne zasady zwalczania nadużyć, oparte na przeprowadzonej analizie ryzyka, i przedstawi je Instytucji Zarządzającej do zatwierdzenia; 8) przygotuje na podstawie założeń przekazanych przez Instytucję Zarządzającą roczny plan kontroli i przedstawi go Instytucji Zarządzającej do zatwierdzenia; Strona 8 z 26

9) przygotuje na podstawie założeń przekazanych przez Instytucję Zarządzającą roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych i przedstawi go Instytucji Zarządzającej do zatwierdzenia; 10) wyodrębni na swojej stronie internetowej część poświęconą powierzonym Poddziałaniom i Działaniu RPO WP 2014-2020 i zamieści w niej informacje wymagane zgodnie z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020 wydanymi przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju; 11) określi procedury i zasady archiwizacji dokumentów zapewniające właściwą ścieżkę audytu. Archiwizacji podlegać będą w szczególności: wnioski o dofinansowanie projektu, umowy o dofinansowanie projektu zawarte z beneficjentami wraz z aneksami do tych umów, dokumenty związane z oceną projektów, dokumenty związane z procedurą odwoławczą, przedłożone przez beneficjentów wnioski o płatność i dokumenty związane z ich weryfikacją, dokumenty związane z kontrolą projektów, wszelka korespondencja z wnioskodawcami i beneficjentami oraz instytucjami zewnętrznymi, dokumentacja finansowo-księgowa, Instytucja Pośrednicząca zobowiązana jest do przechowywania wszelkiej dokumentacji określającej jej ustrój, sposób jej funkcjonowania, stosowane procedury, w tym: Instrukcji dotyczących obiegu dokumentów księgowych, Procedur w zakresie bezpieczeństwa dokumentacji finansowo-księgowej oraz bezpieczeństwa informatycznego systemu finansowo-księgowego, Instrukcji kancelaryjnych, Procedur archiwizacji, Statutu i Regulaminu Organizacyjnego, Instrukcji kontroli wewnętrznej i audytu. Instytucja Pośrednicząca w terminie określonym w ofercie (który nie może być krótszy niż 4 tygodnie i dłuższy niż 10 tygodni od dnia podpisania umowy) wykona czynności przygotowawcze i przedstawi Instytucji Zarządzającej deklarację gotowości do poddania się ocenie dotyczącej spełniania kryteriów desygnacji, będącą potwierdzeniem jej gotowości do wykonania czynności związanych z wdrażaniem powierzonych Poddziałań i Działania RPO WP 2014-2020. Wzór deklaracji gotowości stanowi załącznik do Wytycznych w zakresie procesu desygnacji na lata 2014-2020 wydanych przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju. Gotowość Instytucji Pośredniczącej do poddania się ocenie dotyczącej spełniania kryteriów desygnacji zostanie zweryfikowana przez Instytucję Zarządzającą w formie pre-audytu. Ocenę mającą na celu weryfikację skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli przeprowadza w formie audytu desygnacyjnego Instytucja Audytowa, którą jest Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej umiejscowiony w Ministerstwie Finansów. Audyt przeprowadzany jest w trybie określonym w ustawie o kontroli Strona 9 z 26

skarbowej. Badania audytowe w poszczególnych jednostkach, w tym w Instytucji Pośredniczącej, przeprowadzają Urzędy Kontroli Skarbowej. Ustalenia i zalecenia poczynione w wyniku audytu desygnacyjnego ujmowane są we wstępnym sprawozdaniu z audytu desygnacyjnego, które jest przekazywane do audytowanych jednostek w celu ustosunkowania się do stwierdzonych ustaleń i wydanych zaleceń. Audytowana jednostka w odpowiedzi na wstępne sprawozdanie przesyła również informację jakie działania naprawcze zostaną podjęte oraz w jakim terminie. O wdrożeniu wydanych zaleceń audytowana jednostka bezzwłocznie powiadamia audytora, który przeprowadza audyt sprawdzający stan wdrożenia zaleceń. Po przeprowadzeniu audytu sprawdzającego sporządzane jest sprawozdanie z audytu desygnacyjnego i opinia Instytucji Audytowej. Na podstawie opinii Instytucji Audytowej i po uzyskaniu rekomendacji Komitetu do spraw desygnacji Minister Infrastruktury i Rozwoju udziela desygnacji poszczególnym podmiotom. Spełnianie kryteriów desygnacji jest monitorowane przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju m.in. poprzez przeprowadzanie kontroli w desygnowanych jednostkach oraz w oparciu o wyniki przeprowadzanych w nich corocznych audytów Instytucji Audytowej. W przypadku niespełniania kryteriów desygnacji, desygnacja może zostać zawieszona, a następnie wycofana. Instytucja Pośrednicząca zobowiązana jest do spełniania kryteriów desygnacji przez cały czas realizacji umowy. 6. Zapewnienie odpowiednich standardów w trakcie realizacji umowy przez Instytucję Pośredniczącą 1) Instytucja Pośrednicząca zobowiązuje się do zapewnienia odpowiednich do skali przedsięwzięcia zasobów kadrowych o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu. Instytucja Pośrednicząca będzie stale dysponowała 20 kluczowymi osobami o określonych kwalifikacjach, których wykazanie było wymagane na etapie postępowania w sprawie zamówienia publicznego, oraz dodatkowymi osobami niezbędnymi do właściwego wykonania zadań na każdym etapie realizacji umowy. Instytucja Zarządzająca szacuje, że w miarę przechodzenia obsługiwanych projektów w ramach poszczególnych konkursów przez kolejne fazy cyklu życia projektu, tj. naborów wniosków, ich oceny, kontraktowania, rozliczania i kontroli niezbędne może być nawet 2-3 krotne zwiększanie liczby osób w komórkach odpowiedzialnych za poszczególne zadania (w stosunku do minimalnych wymagań, które były konieczne do spełnienia na etapie postępowania w sprawie zamówienia publicznego). 2) Instytucja Pośrednicząca zapewni do wykonania zadań odpowiednią bazę lokalową, o której mowa w części 5 pkt 1. 3) Instytucja Pośrednicząca zapewni wyposażenie pomieszczeń biurowych w odpowiedni sprzęt biurowy potrzebny do realizacji zadań, w szczególności komputery z wydajnym i stabilnym dostępem do Internetu, drukarki, skanery, kserokopiarki, telefony, faksy itp.. 4) Instytucja Pośrednicząca będzie gromadzić i przetwarzać dane w ogólnokrajowym systemie SL2014 oraz zapewni wsparcie dla beneficjentów w korzystaniu z tego systemu, w zakresie określonym w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020 wydanych przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju. Informacja na temat systemu SL2014 podana jest poniżej. Strona 10 z 26

5) Instytucja Pośrednicząca zapewni odpowiednią obsługę finansowo-księgową, w ramach której zobowiązana będzie do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej powierzonych zadań. Ewidencja musi umożliwiać identyfikację projektów, dokonanych poszczególnych operacji bankowych oraz rejestrowanie i przechowywanie zapisów księgowych dla każdej operacji. Zapewnione zostanie odpowiednie bezpieczeństwo dokumentacji finansowo księgowej, w tym procedury w zakresie bezpieczeństwa dokumentacji finansowoksięgowej oraz bezpieczeństwa informatycznego systemu finansowo-księgowego. 6) Instytucja pośrednicząca zapewni system archiwizacji i właściwą ścieżkę audytu, w szczególności poprzez dokumentowane wszystkich wykonywanych czynności za pomocą formularzy, list sprawdzających, pism i notatek, w formie papierowej lub elektronicznej w systemie SL2014. Dokumenty otrzymywane od wnioskodawców, beneficjentów i innych podmiotów będą odpowiednio rejestrowane. Na tych samych zasadach rejestrowane będą dokumenty wychodzące. 7) Instytucja Pośrednicząca zapewni terminowe i prawidłowe opracowywanie i aktualizowanie stosownych dokumentów potrzebnych do realizacji RPO WP 2014-2020, wynikających w szczególności z przepisów prawa, wytycznych, zaleceń Instytucji Zarządzającej i podmiotów upoważnionych do przeprowadzania audytu i kontroli, i przedstawianie ich do zatwierdzenia Instytucji Zarządzającej, a w razie potrzeby terminowe aktualizowanie procedur dotyczących powierzonych zadań i przekazywanie ich do zatwierdzenia Instytucji Zarządzającej. 8) Instytucja Pośrednicząca będzie regularnie aktualizować na stronie internetowej RPO WP 2014-2020, na swojej stronie internetowej oraz na Portalu Funduszy Europejskich informacje wymagane zgodnie z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020 wydanymi przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju; 9) Instytucja Pośrednicząca będzie przekazywać na żądanie Instytucji Zarządzającej wszelkie informacje i wyjaśnienia związane z realizacją powierzonych zadań, informować Instytucję Zarządzającą o wszelkich napotkanych problemach bądź pojawiających się możliwościach zwiększenia efektywności realizowanych zadań oraz na bieżąco współdziałać z Instytucją Zarządzającą, mając na względzie prawidłowe i terminowe osiągnięcie celów realizacji wdrażanych Poddziałań i Działania oraz niedopuszczenie do utraty rezerwy wykonania (dodatkowej alokacji dostępnej pod warunkiem osiągnięcia celów pośrednich do 2018 r.) w Osiach Priorytetowych 1 i 2 RPO WP 2014-2020. Informacja na temat systemu SL2014 W celu zapewnienia elektronicznego gromadzenia, rejestrowania i przechowywania szczegółowych danych dotyczących każdego projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie, niezbędnych do celów monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, został stworzony centralny system teleinformatyczny, za który odpowiada Minister Infrastruktury i Rozwoju. Instytucja Pośrednicząca, jak każda z instytucji zaangażowanych we wdrażanie programów operacyjnych, będzie miała dostęp do tego systemu (w tym do jego aplikacji głównej SL2014) i będzie zobowiązana do jego wykorzystywania poprzez wprowadzanie danych m.in. w zakresie naborów wniosków o dofinansowanie, umów o dofinansowanie, wniosków o płatność, kontroli. W związku z wykorzystywaniem systemu SL2014 Instytucja Pośrednicząca zobowiązana będzie do posiadania wewnętrznych procedur, uzupełniających horyzontalne procedury określone w obowiązujących ją Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020. Strona 11 z 26

Instytucja Pośrednicząca zobowiązana jest zapewnić, że dane wprowadzane do SL2014 będą zgodne z dokumentami źródłowymi oraz że następować to będzie nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od wystąpienia zdarzenia warunkującego konieczność wprowadzenia lub modyfikacji danych. Instytucja Pośrednicząca odpowiada za jakość danych wprowadzonych do SL2014 i jest zobowiązana realizować odpowiednie procedury gwarantujące wprowadzanie danych zgodnie z obowiązującymi instrukcjami, w szczególności, prowadzić audyt jakości danych. Ponieważ wszystkie wnioski beneficjentów o płatność będą przez nich składane w formie elektronicznej za pośrednictwem SL2014 Instytucja Pośrednicząca zapewni obsługę beneficjentów w tym zakresie, m.in. poprzez nadawanie i zarządzanie uprawnieniami dostępu dla beneficjentów, szkolenie beneficjentów z zasad korzystania z systemu, bieżące wsparcie beneficjentów podczas korzystania przez nich z systemu. 7. Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu procedury oceny i wyboru projektów Ocena i wybór projektów dokonywane są zgodnie z przepisami ustawy wdrożeniowej, Wytycznymi w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020 wydanymi przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju, zapisami SzOOP RPO WP 2014-2020, Zasadami Wdrażania RPO WP 2014-2020 oraz Regulaminami Konkursów. Wybór projektów w Poddziałaniach i Działaniu powierzonym do realizacji Instytucji Pośredniczącej odbywa się w trybie konkursowym. Konkursy ogłaszane są na stronie internetowej RPO WP 2014-2020 www.rpo.pomorskie.eu i stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej oraz na portalu funduszy europejskich www.funduszeeuropejskie.gov.pl przez Instytucję Pośredniczącą na podstawie decyzji Instytucji Zarządzającej, zgodnie z harmonogramem naborów wniosków o dofinansowanie projektów w trybie konkursowym, przyjmowanym przez Instytucję Zarządzającą na kolejne lata kalendarzowe. Pierwsze konkursy w Poddziałaniach i Działaniu powierzonym do realizacji Instytucji Pośredniczącej zaplanowane są na koniec roku 2015 z możliwością przesunięcia na początek roku 2016, a ostatnie konkursy mogą się odbyć w roku 2023. Rzeczywista liczba konkursów, która zostanie ogłoszona zależy m.in. od podaży projektów zgłaszanych przez wnioskodawców w relacji do dostępnej alokacji środków i pojawiania się oszczędności w toku realizacji projektów (np. w wyniku rozstrzygnięć postępowań mających na celu wyłonienie wykonawców, nakładania korekt finansowych w związku z nieprawidłowościami). Regulaminy Konkursów opracowywane są przez Instytucję Pośredniczącą i zatwierdzane przez Instytucję Zarządzającą. W razie potrzeby Instytucja Pośrednicząca dostosowuje swoje procedury i dokumenty związane z oceną i wyborem projektów (w tym listy kontrolne) do szczegółowych rozwiązań przyjętych w danym regulaminie konkursu. Instytucja Pośrednicząca co najmniej od dnia ogłoszenia konkursu do dnia jego rozstrzygnięcia udziela wnioskodawcom szczegółowych i wyczerpujących informacji na temat warunków udziału w konkursie i sposobów przygotowania oraz składania wniosków o dofinansowanie wraz z załącznikami, w szczególności poprzez zapewnienie wsparcia wnioskodawców obejmującego co najmniej konsultacje elektroniczne (w szczególności e-mailowe lub poprzez formularz www), za pomocą faksu, telefoniczne i bezpośrednie. W razie potrzeby organizuje spotkania informacyjne lub szkolenia dla wnioskodawców. Formularz wniosku o dofinansowanie projektu sporządzany jest przez wnioskodawców w aplikacji internetowej Generator Wniosków Aplikacyjnych, którą zapewnia Instytucja Zarządzająca. Wnioski o dofinansowanie składane są do Instytucji Pośredniczącej, która je przyjmuje oraz rejestruje. Strona 12 z 26

Instytucja Pośrednicząca przeprowadza ocenę złożonych w konkursie wniosków o dofinansowanie projektów oraz poprzedzającą ją weryfikację wymogów formalnych. Na ocenę projektów w trybie konkursowym w ramach Poddziałań i Działania RPO WP 2014-2020 powierzonych Instytucji Pośredniczącej składają się: 1) ocena formalna, 2) ocena merytoryczna, w tym: a) ocena wykonalności, b) ocena strategiczna. Ocena projektów prowadzona jest etapami odpowiadającymi, co do zasady, poszczególnym rodzajom oceny. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest dokonanie więcej niż jednego rodzaju oceny w ramach jednego etapu. Informacje dotyczące obowiązujących etapów oceny zamieszczane są każdorazowo w regulaminie konkursu. Po każdym etapie oceny Instytucja Pośrednicząca umieszcza na stronie internetowej RPO WP 2014-2020 www.rpo.pomorskie.eu oraz na swojej stronie internetowej listę projektów po ocenie zakwalifikowanych do następnego etapu. Oceny spełnienia kryteriów wyboru projektów przez projekty uczestniczące w konkursie dokonuje Komisja Oceny Projektów w podkomisjach odpowiadających etapom oceny określonym w regulaminie konkursu. Szczegółowe zasady pracy Komisji Oceny Projektów określa odrębny regulamin, który przygotowuje Instytucja Pośrednicząca, a zatwierdza Instytucja Zarządzająca. Instytucja Pośrednicząca powołuje Komisję Oceny Projektów, w której skład wchodzą pracownicy Instytucji Pośredniczącej. Eksperci wpisani do wykazu kandydatów na ekspertów prowadzonego przez Instytucję Zarządzającą mogą również wchodzić w skład Komisji Oceny Projektów: na wniosek Instytucji Pośredniczącej, za zgodą Instytucji Zarządzającej w takim przypadku ich wynagrodzenie pokrywa Instytucja Pośrednicząca; na podstawie decyzji Instytucji Zarządzającej w takim przypadku ich wynagrodzenie pokrywa Instytucja Zarządzająca. Instytucja Zarządzająca może zdecydować o współuczestniczeniu w organizacji konkursu razem z Instytucją Pośredniczącą i wyznaczeniu do prac w Komisji Oceny Projektów własnego pracownika lub pracowników. Za organizację i prowadzenie prac Komisji Oceny Projektów odpowiada Instytucja Pośrednicząca. Wszystkie osoby wchodzące w skład Komisji Oceny Projektów muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie, które pozwolą na wnikliwą, prawidłową i niepodważalną ocenę każdego z projektów. Wnioskodawcy, których projekty zostaną nieprawidłowo ocenione mają możliwość skorzystania z przewidzianej w ustawie wdrożeniowej procedury odwoławczej, w ramach której mogą wnosić protesty do Instytucji Pośredniczącej, a w razie niepowodzenia przysługuje im skarga do sądu administracyjnego. Ocena projektów w ramach wszystkich etapów dokonywana jest w oparciu o kryteria wyboru projektów zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WP 2014-2020, właściwe dla danego Działania/Poddziałania. Strona 13 z 26

Na wszystkich etapach oceny członkowie Komisji Oceny Projektów, w przypadku stwierdzenia nowych okoliczności mogących mieć wpływ na wynik jednego z poprzedzających etapów oceny, mają prawo cofnąć wniosek do właściwego etapu oceny celem ponownej weryfikacji. Weryfikacja wymogów formalnych Weryfikacja wymogów formalnych wniosków złożonych w ramach naboru dokonywana jest przez pracowników Instytucji Pośredniczącej przed rozpoczęciem oceny formalnej. Zgodnie z art. 43 ustawy wdrożeniowej, w przypadku stwierdzenia we wniosku o dofinansowanie projektu braków formalnych, wnioskodawca zostaje wezwany do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych. W trakcie weryfikacji wymogów formalnych sprawdzeniu podlegać będzie: kompletność wypełnienia formularza wniosku, kompletność załączników, kompletność podpisów i pieczęci, zgodność sumy kontrolnej. W przypadku niezłożenia przez wnioskodawcę uzupełnienia w wyznaczonym terminie, wniosek zostaje pozostawiony bez rozpatrzenia. Wnioski zweryfikowane pozytywnie pod względem spełniania wymogów formalnych przekazywane są do oceny formalnej. Szczegółowe zasady weryfikacji wymogów formalnych są każdorazowo zamieszczane w regulaminie konkursu. Zgodnie z art. 43 ustawy wdrożeniowej, weryfikacja wymogów formalnych nie stanowi etapu oceny projektów, w związku z czym nie podlega procedurze odwoławczej. Ocena formalna Ocena formalna ma na celu weryfikację spełniania przez projekt podstawowych warunków formalnych uprawniających do udziału w konkursie. Ocena formalna dokonywana jest w oparciu o kryteria formalne zatwierdzone dla danego Działania/Poddziałania przez Komitet Monitorujący RPO WP: 1. podstawowe wspólne dla wszystkich Działań i Poddziałań, 2. specyficzne uwzględniające specyfikę Działań i Poddziałań. Ocena formalna jest oceną zerojedynkową (z przypisanymi wartościami logicznymi Tak/Nie). Niespełnienie któregokolwiek z kryteriów skutkuje uzyskaniem przez wniosek negatywnej oceny formalnej. W przypadku spełnienia wszystkich kryteriów formalnych wniosek uzyskuje pozytywną ocenę formalną i zostaje zakwalifikowany do oceny merytorycznej. Z uwagi na fakt, iż ocena formalna ma charakter dopuszczalności, na tym etapie nie ma możliwości składania przez wnioskodawców wyjaśnień bądź uzupełnień. Po zakończeniu oceny formalnej wszystkich wniosków w ramach naboru Instytucja Pośrednicząca niezwłocznie przekazuje wnioskodawcy pisemną informację o wyniku oceny wniosku (spełnieniu lub niespełnieniu kryteriów oceny) wraz z uzasadnieniem. W przypadku uzyskania przez wniosek oceny negatywnej, informacja o wyniku oceny zawiera pouczenie o możliwości wniesienia protestu zgodnie z art. 46 ust. 5 ustawy wdrożeniowej. Strona 14 z 26

Ocena formalna wniosków powinna zostać przeprowadzona w terminie nie dłuższym niż 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia weryfikacji wymogów formalnych wszystkich wniosków złożonych w ramach naboru. W uzasadnionych przypadkach czas przeznaczony na dokonanie oceny wniosków w ramach danego naboru może zostać wydłużony. Decyzję o zmianie terminu zakończenia oceny podejmuje upoważniony przedstawiciel Instytucji Pośredniczącej. Informacja o zmianie terminu zakończenia oceny zamieszczana jest niezwłocznie na stronie internetowej RPO WP 2014-2020 oraz na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej. Ocena merytoryczna - ocena wykonalności Ocena wykonalności jest częścią oceny merytorycznej i polega na weryfikacji zasadności i wewnętrznej logiki projektu, m.in. jego: zakresu rzeczowego, aspektów technicznych i środowiskowych, aspektów finansowych, aspektów ekonomicznych (w tym potencjału biznesowego), aspektów instytucjonalnych. Ocena wykonalności dokonywana jest przez Komisję Oceny Projektów w oparciu o zatwierdzone dla danego Działania/Poddziałania przez Komitet Monitorujący RPO WP kryteria wykonalności. Ocena wykonalności jest oceną zerojedynkową (z przypisanymi wartościami logicznymi Tak/Nie). Niespełnienie któregokolwiek z kryteriów skutkuje uzyskaniem przez projekt negatywnej oceny wykonalności. W przypadku spełnienia wszystkich kryteriów wykonalności wniosek uzyskuje pozytywną ocenę wykonalności i zostaje zakwalifikowany do oceny strategicznej. Jeśli na etapie oceny wykonalności zostaną stwierdzone braki lub niejasności w informacjach zamieszczonych we wniosku, członkowie Komisji Oceny Projektów mogą zwrócić się pisemnie do wnioskodawcy o dodatkowe wyjaśnienia, które wnioskodawca powinien złożyć w formie pisemnej w terminie wskazanym przez Instytucję Pośredniczącą, nie krótszym jednak niż 7 dni kalendarzowych. W przypadku, gdy wnioskodawca nie złoży wyjaśnień we wskazanym terminie, projekt podlega dalszej ocenie wykonalności w oparciu o informacje zawarte w pierwotnie złożonej dokumentacji. Po zakończeniu oceny wykonalności wszystkich projektów, Instytucja Pośrednicząca niezwłocznie przekazuje wnioskodawcy pisemną informację o wyniku oceny wraz z uzasadnieniem. W przypadku uzyskania negatywnej oceny informacja o wyniku oceny zawiera pouczenie o możliwości wniesienia protestu zgodnie z art. 46 ust. 5 ustawy wdrożeniowej. Ocena wykonalności powinna zostać przeprowadzona w terminie nie dłuższym niż 45 dni kalendarzowych od dnia zakończenia oceny formalnej. W uzasadnionych przypadkach czas przeznaczony na dokonanie oceny w ramach danego naboru może zostać wydłużony. Decyzję o zmianie terminu zakończenia oceny podejmuje upoważniony przedstawiciel Instytucji Pośredniczącej. Informacja o zmianie terminu zakończenia oceny zamieszczana jest niezwłocznie na stronie internetowej RPO WP 2014-2020 oraz na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej. Ocena merytoryczna - ocena strategiczna Ocena strategiczna jest częścią oceny merytorycznej i polega na ocenie stopnia wpisywania się projektu w: Strona 15 z 26

cele, założenia, preferencje, określone dla poszczególnych Działań i Poddziałań. Ocena strategiczna dokonywana jest w oparciu o zatwierdzone dla danego Działania/Poddziałania przez Komitet Monitorujący RPO WP 2014-2020 kryteria strategiczne. W trakcie oceny strategicznej dokonywanej kolegialnie członkowie Komisji Oceny Projektów mają prawo do: zgłoszenia potrzeby indywidualnych spotkań z wnioskodawcami w celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień odnośnie ocenianych projektów. Decyzję o organizacji ww. spotkań podejmuje upoważniony przedstawiciel Instytucji Pośredniczącej. weryfikacji adekwatności zakresu rzeczowego projektu do celów danego Działania/Poddziałania oraz sformułowania zaleceń odnośnie ograniczenia wybranych kosztów lub ich wyłączenia z katalogu wydatków kwalifikowalnych. Realizacja ww. zaleceń nie może skutkować koniecznością ponownej oceny projektu i zmianą przyznanej punktacji. W przypadku wybrania projektu przez Zarząd Województwa Pomorskiego do dofinansowania, jego wnioskodawca zobowiązany jest do niezwłocznego wypełnienia tych zaleceń przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. W przypadku niewypełnienia zaleceń w terminie, decyzja o wyborze do dofinansowania zostaje anulowana, a uwolnione w ten sposób środki zostają przeznaczone na dofinansowanie pozostałych projektów niewybranych do dofinansowania w związku z wyczerpaniem alokacji w ramach konkursu. Ocena strategiczna ma, co do zasady, charakter punktowy z uzasadnieniem. W wyniku oceny powstaje lista projektów uszeregowanych według procentu uzyskanych punktów w stosunku do maksymalnej liczby punktów możliwych do uzyskania dla danego typu projektu. Projekty, które uzyskały określone w regulaminie konkursu minimum procentowe (punktowe), otrzymują ocenę pozytywną i zostają przekazane przez Instytucję Pośredniczącą do zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Pomorskiego. Wnioski, które nie uzyskały minimum procentowego (punktowego) otrzymują ocenę negatywną. Ocena strategiczna powinna zostać przeprowadzona w terminie nie dłuższym niż 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia poprzedniego etapu oceny. W uzasadnionych przypadkach czas przeznaczony na dokonanie oceny może zostać wydłużony. Decyzję o zmianie terminu zakończenia oceny podejmuje upoważniony przedstawiciel Instytucji Pośredniczącej. Informacja o zmianie terminu zakończenia oceny zamieszczana jest niezwłocznie na stronie internetowej RPO WP 2014-2020 oraz na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej. Rozstrzygnięcie konkursu następuje poprzez zatwierdzenie przez Zarząd Województwa Pomorskiego, w drodze uchwały, wyników ostatniego etapu oceny. O przyznaniu dofinansowania decyduje końcowy procent/liczba punktów uzyskany/ych przez projekt. Kolejność wyboru do dofinansowania projektów o takim samym procencie/liczbie punktów jest każdorazowo określana w regulaminie konkursu przy uwzględnieniu jego specyfiki oraz specyfiki Działania/Poddziałania. Zarząd Województwa Pomorskiego, co do zasady, przyznaje dofinansowanie do wysokości kwoty alokacji dostępnej w ramach konkursu. W uzasadnionych przypadkach, wskazanych w regulaminie konkursu, Zarząd Województwa Pomorskiego może podjąć decyzję o zwiększeniu kwoty Strona 16 z 26

przeznaczonej na dofinansowanie projektów lub przyznaniu dofinansowania dla projektu w kwocie niższej niż wnioskowana. Pisemna informacja o wyniku ostatniego etapu oceny i rozstrzygnięciu konkursu wraz z uzasadnieniem przekazywana jest wnioskodawcy przez Instytucję Pośredniczącą niezwłocznie po posiedzeniu Zarząd Województwa Pomorskiego, na którym dokonano wyboru wniosków do dofinansowania. W przypadku uzyskania przez projekt negatywnej oceny strategicznej lub niewybrania projektu do dofinansowania informacja ta zawiera pouczenie o możliwości wniesienia protestu zgodnie z art. 46 ust. 5 ustawy wdrożeniowej. Lista wniosków, które spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów, uszeregowanych według liczby uzyskanych punktów z wyróżnieniem projektów, które otrzymały dofinansowanie zamieszczana jest przez Instytucję Pośredniczącą na stronie internetowej RPO WP 2014-2020 i na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej oraz na portalu funduszy europejskich nie później niż w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia rozstrzygnięcia konkursu. Przedstawione powyżej procedury oceny i wyboru projektów do dofinansowania, w zakresie który nie wynika z obowiązujących przepisów prawa, mogą być w uzasadnionych przypadkach modyfikowane przez Instytucję Zarządzającą, również w odniesieniu do poszczególnych konkursów. Modyfikacje będą również dokonywane, o ile będzie to wynikało ze zmian w prawie. Procedura odwoławcza uregulowana jest w Rozdziale 15 ustawy wdrożeniowej. Protesty wnioskodawców rozpatrywane są przez Instytucję Pośredniczącą zgodnie z art. 55 pkt 2 ustawy wdrożeniowej - Instytucja Zarządzająca powierza Instytucji Pośredniczacej zadania w tym zakresie. W przypadku nieuwzględnienia protestu, negatywnej ponownej oceny projektu lub pozostawienia protestu bez rozpatrzenia wnioskodawcom przysługuje możliwość wniesienia skargi do sądu administracyjnego. W przypadku wniesienia skargi Instytucja Pośrednicząca dalej prowadzi sprawę do prawomocnego zakończenia postępowania sądowo-administracyjnego w imieniu Instytucji Zarządzającej (w I i II instancji) i ponosi wszelkie związane z tym koszty. 8. Zadania powierzone Instytucji Pośredniczącej z zakresu przygotowywania, podpisywania, egzekwowania realizacji i aneksowania umów o dofinansowanie z beneficjentami Instytucja Pośrednicząca odpowiedzialna będzie za przygotowywanie, a następnie podpisywanie (na podstawie udzielonego przez Instytucję Zarządzającą pełnomocnictwa) umów z beneficjentami, których wnioski zostały wybrane do dofinansowania. Przed podpisaniem umowy beneficjenci będą wzywani do dostarczenia dodatkowych dokumentów określonych w regulaminie konkursu, które będą podlegały weryfikacji przez Instytucję Pośredniczącą (w zależności od typu projektu i rodzaju beneficjenta mogą to być przykładowo oświadczenia, zaświadczenia, pełnomocnictwa, dokumenty związane z pomocą publiczną i statusem MŚP). Instytucja Pośrednicząca odpowiedzialna będzie za dokonywanie czynności dotyczących przyjmowania, weryfikowania, właściwego przechowywania, jak również zwrotu zabezpieczeń złożonych w celu prawidłowej realizacji umowy (w tym weksli in blanco). Do zadań Instytucji Pośredniczącej należeć będzie monitorowanie i egzekwowanie od beneficjentów realizacji zapisów umów o dofinansowanie projektów. Monitorowanie postępów i realizacji projektów zgodnie z zapisami umowy następuje w szczególności na podstawie bieżącej analizy informacji sprawozdawczych i finansowych zawartych w składanych przez beneficjentów wnioskach o płatność. W razie nieterminowego składania wniosków o płatność, opóźnień lub Strona 17 z 26