LBI-4111-01-12/2013 K/13/003 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

LBI-4111-01-12/2013 K/13/003 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontroler Jednostka kontrolowana Kierownik jednostki kontrolowanej K/13/003 Udzielanie uczniom przez jednostki samorządu terytorialnego pomocy materialnej o charakterze motywacyjnym (stypendiów). Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Białymstoku Wojciech Zambrzycki inspektor k.p., upoważnienie do kontroli nr 89526 z dnia 30 stycznia 2014 r. [Dowód: akta kontroli str.1-2] Szkoła Podstawowa im. Jana Pawła II w Nowej Wsi (dalej: Szkoła) Alicja Barbara Rawa-Cimochowska Dyrektor Szkoły Podstawowej w Nowej Wsi (dalej: Dyrektor Szkoły) [Dowód: akta kontroli str. 3-4] Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej Opis stanu II. Ocena kontrolowanej działalności Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonej nieprawidłowości 1, udzielanie uczniom pomocy materialnej o charakterze motywacyjnym (stypendiów). Formułując ocenę pozytywną uwzględniono w szczególności: - typowanie kandydatów przez Komisje stypendialne i przyznawanie stypendiów przez Dyrektor Szkoły wyłącznie w przypadku spełnienia warunków wymaganych w ustawie o systemie oświaty, - wypłacanie stypendiów raz w semestrze (okresie) i w ustalonej wysokości. Stwierdzono nieprawidłowość polegającą na niewnioskowaniu przez wychowawców o stypendia za wyniki w nauce dla uczniów klas IV po zakończeniu I semestru (w sytuacji spełniania przez sześcioro z nich wymaganych warunków), mimo że zgodnie z art. 90g ust. 2-4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty 2 wyniki te powinny być uwzględniane na równi z wynikami pozostałych uczniów. III. Opis ustalonego stanu 1. Zaspokojenie potrzeb w zakresie stypendiów w latach szkolnych 2011/2012, 2012/2013, 2013/2014. Planowanie środków na stypendia motywacyjne dla uczniów w latach budżetowych 2011-2014, jak wyjaśniła Dyrektor Szkoły, odbywało się poprzez analizę osiągnięć uczniów w nauce i sporcie w poprzednich latach szkolnych. W przypadku stypendiów za osiągnięcia sportowe, szczególnie starano się przewidzieć potencjalne przyszłe osiągnięcia uczniów klas I-III. Sugerowano się również wysokością planu finansowego z poprzednich lat budżetowych. W planach wydatków Szkoły na lata 2011 2013 kwoty na wypłatę stypendiów ujmowano w dziale 854 Edukacja i opieka wychowawcza, rozdziale 85415 Pomoc materialna dla uczniów, 3240 Stypendia dla uczniów, natomiast w planie wydatków na rok 2014 - w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale 80101 Szkoły podstawowe ( 3240). [Dowód: akta kontroli str. 5-21, 26, 111, 118] W objętych kontrolą latach budżetowych na stypendia ogółem zaplanowano (po zmianach) 8.300 zł, zaś wydatkowano - wyłącznie na stypendia za wyniki w nauce - 2.200 zł. I tak: 1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. Jeżeli sformułowanie oceny ogólnej według proponowanej skali byłoby nadmiernie utrudnione, albo taka ocena nie dawałaby prawdziwego obrazu funkcjonowania kontrolowanej jednostki w zakresie objętym kontrolą, stosuje się ocenę opisową, bądź uzupełnia ocenę ogólną o dodatkowe objaśnienie. 2 Dz. U. z 2004 r., Nr 256, poz. 2572 ze zm. 2

Ustalone nieprawidłowości Uwagi dotyczące badanej działalności Ocena cząstkowa Opis stanu w 2011 r. zaplanowano 2.500 zł, po zmianie 800 zł i taką kwotę wypłacono, w 2012 i 2013 r. zaplanowano po 2.500 zł, zaś wypłacono odpowiednio 600 i 800 zł, tj. kolejno 24 i 32 % planu, w 2014 r. zaplanowano 2.500 zł. W latach szkolnych 2011/2012-2013/2014 nie przyznawano i nie wypłacano stypendiów za osiągnięcia sportowe. Jak wyjaśnił nauczyciel wychowania fizycznego, w ostatnich latach nie osiągnięto wyników sportowych uprawniających do otrzymania takiego stypendium. [Dowód: akta kontroli str. 5-21, 26, 117] W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. 1. Najwyższa Izba Kontroli zauważa, że w latach budżetowych 2012-2013 planu wydatków na stypendia motywacyjne zrealizowano zaledwie w 24% i 32%, podczas gdy: wysokość stypendium w latach szkolnych 2011/2012-2013/2014 (100 zł) była znacznie niższa od maksymalnej wysokości, wynikającej z art. 90g ust. 10 ustawy o systemie oświaty (wynoszącej od 1 listopada 2009 r. do 31 października 2012 r. 182 zł, a po 1 listopada 2012 r. 212 zł 3 ), sześciu uczniów, którym można było przyznać stypendia, nie zostało objętych wnioskami stypendialnymi (co opisano w punkcie 2.1 wystąpienia). Dyrektor Szkoły wyjaśniła, że nie wiedziała, iż kwota stypendium może być większa niż ustalane 100 zł i weźmie pod uwagę ustalenia kontroli podczas przyznawania stypendiów w kolejnych latach szkolnych. [Dowód: akta kontroli str. 59, 71, 82, 94, 102, 118-119] 2. W planie wydatków na rok 2014 kwoty przeznaczone na stypendia dla uczniów ( 3240) ujęto w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale 80101 Szkoły podstawowe, a nie - jak w latach poprzednich - w rozdziale 85415 Pomoc materialna dla uczniów 4 działu 854 Edukacja i opieka wychowawcza. Zgodnie z art. 39 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 5, wydatki publiczne klasyfikuje się wg działów i rozdziałów, określających rodzaj działalności. Dyrektor Szkoły wyjaśniła, że zmianę wprowadzono z uwagi na łatwiejsze wprowadzanie danych do systemu informacji oświatowej SIO i istnieją różne interpretacje w kwestii planowania stypendiów w budżecie szkoły. W toku kontroli NIK prowadzonej w Urzędzie Gminy Suwałki, Kierownik Gminnego Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół obsługującego szkoły Gminy Suwałki 6 poinformował, że wystąpiono do Wójta o dokonanie w planie wydatków Szkoły zmiany 7, polegającej na ujęciu wydatków na pomoc materialną dla uczniów ponownie w rozdziale 85415. [Dowód: akta kontroli str. 5-21, 118, 120-121] Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie zaspokajanie potrzeb w zakresie stypendiów w latach szkolnych 2011/2012-2013/2014. 2. Tryb i zasady udzielania stypendiów. 2.1. Wnioski o stypendia w latach szkolnych 2011/2012, 2012/2013, 2013/2014. Wójt Gminy Suwałki w piśmie z 13 maja 2011 r. zobowiązał dyrektorów podlegających mu szkół do udzielania stypendiów motywacyjnych zgodnie z art. 90g ustawy o systemie oświaty. [Dowód: akta kontroli str. 27] Zgodnie z art. 90g ust. 6 ustawy o systemie oświaty oraz 1 pkt 6 zatwierdzonego przez Dyrektor Szkoły w dniu 26 sierpnia 2011 r. Regulaminu przyznawania stypendium za wyniki 3 Tj. dwukrotność kwoty, określonej w rozporządzeniach Rady Ministrów w sprawie wysokości dochodu rodziny albo dochodu osoby uczącej się, stanowiących podstawę ubiegania się o zasiłek rodzinny oraz wysokości świadczeń rodzinnych z dnia 11 sierpnia 2009 r. w 1 pkt 3 lit. b (Dz. U. Nr 129, poz. 1058) oraz z dnia 10 sierpnia 2012 r. w 2 pkt 1 lit. b (Dz. U. z 2012 r., poz. 959). 4 Zgodnie z art. 90c ust. 1 w zw. z art. 90b ustawy o systemie oświaty, pomoc materialna dla uczniów ma charakter socjalny albo motywacyjny. 5 Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm. 6 W tym m.in. Szkołę objętą niniejszą kontrolą. 7 Na sesji Rady Gminy Suwałki w dniu 25.02.2014 r. 3

Ustalone nieprawidłowości w nauce i za osiągnięcia sportowe (dalej: Regulamin), Dyrektor co roku powoływała trzyosobową Komisję stypendialną 8. Przed rozpoczęciem przyznawania stypendiów, Dyrektor w porozumieniu z Wójtem Gminy Suwałki, po zasięgnięciu opinii Komisji stypendialnej i Rady pedagogicznej, ustalała kwotę wypłacanego stypendium. [Dowód: akta kontroli str. 31-38, 59-60, 71, 78, 82, 88, 94, 102-103] Wychowawcy klas kierowali do Komisji wnioski o stypendia wyłącznie za wyniki w nauce. Wnioski zawierały dane ucznia, oznaczenie klasy do której uczęszczał, średnią ocen i semestr, którego dotyczyła 9. W toku kontroli NIK ustalono, że wszyscy uczniowie, w stosunku do których wystąpiono z takim wnioskiem, uzyskali co najmniej dobrą ocenę z zachowania oraz średnią ocen uprawniającą do otrzymania stypendium. Złożono łącznie 17 wniosków: dwa za I semestr i cztery za II semestr roku szkolnego 2011/2012, trzy za I semestr i pięć za II semestr roku szkolnego 2012/2013, trzy za I semestr roku szkolnego 2013/2014. Regulamin nie ustalał chronologii działań podczas procesu wnioskowania i przyznawania stypendiów, a z przyjętej w Szkole praktyki wynika, że wychowawcy klas składali wnioski o przyznanie stypendiów, nie znając kryteriów będących podstawą do ich otrzymania. Wnioski o stypendia złożono do Komisji w dniach 18 czerwca 2012 r., 15 stycznia 2013 r. i 24 czerwca 2013 r., natomiast ustalenie przez Komisję wysokości średniej ocen, uprawniającej do otrzymania stypendiów, następowało odpowiednio 3 września 2012 r., 18 stycznia 2013 r. i 30 sierpnia 2013 r. 10 W latach szkolnych 2011/2012-2013/2014 nie wnioskowano o stypendia w ramach regionalnych lub lokalnych programów stypendialnych. [Dowód: akta kontroli str. 57-58, 61-62, 67-70, 72, 79-81, 83, 89-93, 95, 104-106, 119] W Regulaminie postanowiono, że stypendium za wyniki w nauce może być przyznane uczniowi, który uzyskał m.in. co najmniej dobrą ocenę z zachowania. Zrealizowano tym samym sformułowany po kontroli P/10/074 Wykorzystanie środków publicznych przeznaczonych na pomoc materialną dla uczniów wniosek NIK o dostosowanie kryteriów przyznawania stypendium motywacyjnego do uregulowań określonych w art. 90g ust. 2 ustawy o systemie oświaty. [Dowód: akta kontroli str. 32] Przeprowadzona w toku kontroli NIK analiza dzienników szkolnych wykazała, że wychowawcy klas IV nie złożyli wniosków o stypendia za wyniki w nauce uzyskane przez uczniów w I semestrze, mimo że sześcioro z nich spełniało kryteria do otrzymania takiego stypendium. [Dowód: akta kontroli str. 53-56] W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono nieprawidłowość polegającą na niezłożeniu, w okresie objętym kontrolą, wniosków o stypendia dla uczniów klas IV za I semestr, pomimo iż sześcioro z nich spełniło kryteria przyznania stypendium: a) dwoje uczniów - za I semestr roku szkolnego 2011/2012 (uzyskując średnią ocen 5,0 i 5,11 - tj. co najmniej równą określonej przez Komisję stypendialną średniej 5,0 11 - oraz wzorową ocenę z zachowania), b) troje uczniów - za I semestr roku szkolnego 2012/2013 (uzyskując średnią ocen 5,0; 5,09 i 5,27 oraz wzorową lub bardzo dobrą ocenę z zachowania), c) jeden uczeń - za I semestr roku szkolnego 2013/2014 (uzyskując średnią ocen 5,18 oraz wzorową ocenę z zachowania). [Dowód: akta kontroli str. 53-56, 63, 83, 107] Dla porównania, w ww. trzech latach szkolnych w związku z osiągnięciami uczniów w pozostałych semestrach, złożono odpowiednio sześć, osiem i trzy wnioski (razem 17). 8 19 stycznia 2012 na rok szkolny 2011/2012, 15 stycznia 2013 na rok szkolny 2012/2013, 24 czerwca 2013 zmieniono skład Komisji na rok szkolny 2012/2013 oraz 23 stycznia 2014 powołano Komisję na rok szkolny 2013/2014. 9 We wzorze wniosku nie przewidziano miejsca na jej wpisanie. 10 W pozostałych terminach, tj. 19 stycznia 2012 r. i 23 stycznia 2014 r. wnioski złożono w dniu ustalenia przez Komisję Stypendialną średniej ocen uprawniającej do otrzymania stypendium. 11 W następnych latach szkolnych wymagana średnia ocen nie uległa zmianie. 4

Uwagi dotyczące badanej działalności Opis stanu Ustalone nieprawidłowości Ocena cząstkowa Opis stanu Wniosków tych nie złożono w sytuacji wykorzystania jedynie 24-32% środków zaplanowanych na wypłatę stypendiów w latach budżetowych 2012 i 2013. Stosownie do postanowień art. 90g ust. 2-4 ustawy o systemie oświaty oraz 1 ust. 1-4 Regulaminu, wyniki uczniów za I semestr klasy IV powinny być uwzględniane na równi z wynikami pozostałych uczniów. Wychowawcy wyjaśnili, że nie składali wniosków z powodu niewiedzy i błędnej interpretacji art. 90g ust. 4 ustawy o systemie oświaty. [Dowód: akta kontroli str. 61-62, 67-70, 79-81, 89-93, 104-106, 115-116] Wychowawcy klas składający wnioski o przyznanie stypendiów nie znali wysokości średniej ocen uprawniającej do otrzymania stypendium, bowiem była ona ustalana po złożeniu wniosków, na posiedzeniu Komisji Stypendialnej wraz z opiniowaniem tychże wniosków. Regulamin nie określał harmonogramu działań podczas procesu wnioskowania o stypendia a przyjęta w Szkole kolejność tych działań mogła prowadzić do różnego (nierównego) traktowania uczniów o tej samej średniej ocen przy składaniu przez wychowawców poszczególnych klas wniosków o stypendia oraz do sytuacji, w której uczniowie, spełniający kryterium wysokości ocen, nie byliby objęci wnioskami o stypendia. [Dowód: akta kontroli str. 59-110] 2.2. Typowanie kandydatów do stypendiów w latach szkolnych 2011/2012-2013/2014. Komisja stypendialna zaopiniowała pozytywnie wszystkie (17) złożone wnioski o stypendia: a) 19 stycznia 2012 r. - dwa wnioski dotyczące uczniów klas V i VI za I semestr roku szkolnego 2011/2012 oraz 3 września 2012 r. - po dwa dotyczące uczniów klasy IV i V za II semestr tego roku szkolnego, b) 18 stycznia 2013 r. - odpowiednio jeden i dwa wnioski dotyczące uczniów klas V i VI za I semestr roku szkolnego 2012/2013 oraz 30 sierpnia 2013 r. odpowiednio trzy i dwa wnioski dotyczące uczniów klas IV i V za II semestr tego roku szkolnego, c) 23 stycznia 2014 r. - odpowiednio dwa i jeden wniosek dotyczące uczniów klas V i VI za I semestr roku szkolnego 2013/2014. Określona na każdy semestr roku szkolnego przez Komisję wymagana do uzyskania stypendium średnia ocen za wyniki w nauce wynosiła 5,0. Działania Komisji udokumentowano w protokołach z posiedzeń. Potwierdzono w nich uprzednie zasięgnięcie opinii Rady pedagogicznej oraz Samorządu uczniowskiego w sprawie wysokości średniej ocen uprawniającej do otrzymania stypendium. Tym samym zrealizowano sformułowany po kontroli P/10/074 Wykorzystanie środków publicznych przeznaczonych na pomoc materialną dla uczniów wniosek NIK o ustalanie średniej ocen wymaganej do otrzymania stypendium za wyniki w nauce zgodnie z art. 90g ust. 7 ustawy o systemie oświaty. [Dowód: akta kontroli str. 63, 72, 83, 95, 107] W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonej nieprawidłowości działalność w zakresie typowania kandydatów na stypendia w latach szkolnych 2011/2012-2013/2014. 3. Przyznawanie stypendiów 3.1. Przyznawanie i udzielanie stypendiów za lata szkolne 2011/2012-2013/2014. Stypendia przyznawała Dyrektor Szkoły, po zasięgnięciu opinii Rady pedagogicznej. Przyznano i wypłacono je ogółem ośmiu uczniom, w tym za lata szkolne 2011/2012-2013/2014 odpowiednio pięciu, siedmiu i trzem 12. Stypendia przyznano wszystkim kandydatom, których średnia ocen za okres wynosiła nie mniej niż wymagany poziom 5,0, a ocena z zachowania była co najmniej dobra. Dyrektor Szkoły - w porozumieniu z Radą pedagogiczną, Komisją stypendialną i Wójtem Gminy Suwałki we wszystkich objętych 12 Niektórym uczniom stypendia przyznano więcej niż raz. 5

Opis stanu Ustalone nieprawidłowości Ocena cząstkowa Wnioski pokontrolne kontrolą latach szkolnych ustalała wysokość wypłacanego stypendium w wysokości 100 zł. Kwota ta nie przekraczała limitu wprowadzonego w art. 90g ust. 10 ustawy o systemie oświaty tj. dwukrotności kwoty określonej w art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych 13. [Dowód: akta kontroli str. 59, 64-65, 71, 73-76, 82, 84-86, 94, 96-100, 102, 108-110] Decyzje o przyznaniu stypendium podejmowane były: - 19 stycznia i 3 września 2012 r. za odpowiednio I i II semestr roku szkolnego 2011/2012, - 4 lutego i 2 września 2013 r. za I i II semestr roku szkolnego 2012/2013, - 24 stycznia 2014 r. za I semestr roku szkolnego 2013/2014, tj. zgodnie z wyjaśnieniami Dyrektor Szkoły, nastąpiło to po klasyfikacyjnym posiedzeniu Rady Pedagogicznej, oraz po złożeniu i zaopiniowaniu wniosków stypendialnych. [Dowód: akta kontroli str. 57-58, 64-65, 73-76, 84-86, 96-100, 108-110, 112] Wypłata stypendiów następowała w terminach ustalonych z Gminnym Zespołem Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół. Planowane terminy wypłat, każdorazowo określane w decyzji o przyznaniu stypendium, były zgodne z art. 90g ust. 9 ustawy o systemie oświaty - stypendia wypłacano raz w semestrze. Tym samym zrealizowano sformułowany po kontroli P/10/074 Wykorzystanie środków publicznych przeznaczonych na pomoc materialną dla uczniów wniosek NIK o przestrzeganie przy przyznawaniu i wypłacaniu stypendiów zasad określonych w ww. przepisie 14. [Dowód: akta kontroli str. 64-66, 73-76, 84-86, 96-101, 108-110] W okresie objętym kontrolą nie przyznawano stypendiów motywacyjnych za wyniki w nauce uzyskane przez uczniów klas VI w II semestrze. Zrealizowano tym samym sformułowany po kontroli P/10/074 Wykorzystanie środków publicznych przeznaczonych na pomoc materialną dla uczniów wniosek NIK o przestrzeganie przy przyznawaniu i wypłacaniu stypendiów zasad określonych w art. 90g ust. 2 ustawy o systemie oświaty. [Dowód: akta kontroli str. 72-76, 95-100] 3.2. Umowy stypendialne W Szkole nie zawierano umów stypendialnych. Jak wyjaśniła Dyrektor Szkoły, nie wystąpiły przypadki konieczności zwrotu wypłaconych stypendiów bądź ich egzekucji. Poinformowała ona także, że informacja o przyznaniu stypendiów była podawana na apelach szkolnych, w tym z okazji zakończenia roku szkolnego, na forum klasy bądź na spotkaniach z rodzicami. [Dowód: akta kontroli str. 113] W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność w zakresie przyznawania i udzielania stypendiów za lata 2011/2012-2014/2014. IV. Uwagi i wnioski Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 15, wnosi o: 1. Uwzględnianie wyników i osiągnięć wszystkich uczniów, których osiągnięcia uprawniają do uzyskania stypendiów motywacyjnych, stosownie do przepisów art. 90g ust. 2-4 ustawy o systemie oświaty. 2. Zobowiązanie Komisji stypendialnej do ustalania średniej ocen uprawniających do otrzymania stypendium, przed złożeniem wniosków o te stypendia. 13 Dz. U. z 2013 r. poz. 1456 ze zm. Zgodnie z art. 18 i 19 powołanej ustawy, wysokość świadczeń rodzinnych podlega weryfikacji co 3 lata, a wysokość zweryfikowanych świadczeń, obowiązująca po 31 października 2009 r. została określona w rozporządzeniach Rady Ministrów, wydanych na podstawie art. 19 ust. 4 ww. ustawy. 14 W niniejszym wystąpieniu pokontrolnym nie odniesiono się do realizacji wniosków pokontrolnych dotyczących pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym. 15 Dz. U. z 2012 r., poz. 82. ze zm. Ustawa zwana dalej ustawą o NIK. 6

Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach:; jeden kierownikowi jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Białymstoku. Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Białystok, dnia 12 marca 2014 r. Kontroler: Wojciech Zambrzycki inspektor kontroli państwowej DYREKTOR DELEGATURY Najwyższej Izby Kontroli z up. p.o. WICEDYREKTORA Agata Ciupa...... podpis podpis 7