SPECYFIKACJA WYMOGÓW TECHNICZNYCH I FUNKCJONALNYCH

(Załącznik nr 1 do Umowy nr. z dnia ) SPECYFIKACJA WYMOGÓW TECHNICZNYCH I FUNKCJONALNYCH Zakup licencji systemu wspomagającego proces rekrutacji do szkół ponadgimnazjalnych, gimnazjów, szkół podstawowych, przedszkoli, oddziałów przedszkolnych w szkołach podstawowych oraz żłobków miejskich, których organem prowadzącym jest Miasto Białystok I.Informacje ogólne...2 II.Część Systemu do prowadzenia rekrutacji oraz bieżącej ewidencji uczniów w szkołach ponadgimnazjalnych...2 III.Część Systemu do prowadzenia rekrutacji oraz bieżącej ewidencji uczniów w gimnazjach...6 VI.Część Systemu do prowadzenia rekrutacji oraz bieżącej ewidencji dzieci w żłobkach. 15 VII.Przyjęte założenia do rekrutacji...20 Strona 1 z 21

I. Informacje ogólne 1. Przez określenie System należy rozumieć system w rozumieniu określonym w Umowie nr. z dnia. 2. Przez określenie Serwis Internetowy należy rozumieć część Systemu umożliwiającą publikowanie treści i zbieranie informacji o kandydatach przez sieć Internet. 3. Każda z części Systemu, opisana w rozdziałach II-VI musi zapewniać bezpieczny dostęp do wyników rekrutacji dla kandydatów (ich rodziców/opiekunów prawnych) w ramach Serwisu Internetowego dla kandydatów, 4. System w całym zakresie funkcjonalnym, musi być możliwy do udostępnienia poprzez sieć Internet. 5. System musi być zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym: a. Ustawą z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. Nr 256 poz. 2572 j.t. ze zm.) b. Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późniejszymi zmianami), c. Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 2 listopada 2015 r. w sprawie sposobu przeliczania na punkty poszczególnych kryteriów uwzględnianych w postępowaniu rekrutacyjnym, składu i szczegółowych zadań komisji rekrutacyjnej, szczegółowego trybu i terminów przeprowadzania postępowania rekrutacyjnego oraz postępowania uzupełniającego (Dz.U. z 2015 r. poz. 1942), a. Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100 poz. 1024). II. Część Systemu do prowadzenia rekrutacji oraz bieżącej ewidencji uczniów w szkołach ponadgimnazjalnych W zakresie wspomagającym przeprowadzenie naboru oraz prowadzenie bieżącej ewidencji uczniów w szkołach ponadgimnazjalnych System musi zapewniać: 1. Możliwość publikacji w Serwisie Internetowym informatora o ofercie edukacyjnej szkół ponadgimnazjalnych, oddziałach, przedmiotach punktowanych, zajęciach dodatkowych, Strona 2 z 21

nauczanych językach, bazie szkół ponadgimnazjalnych, limicie miejsc organizacyjnych w oddziałach. 2. Wypełnianie wniosku o przyjęcie do szkoły za pośrednictwem Serwisu Internetowego oraz możliwość wprowadzania przez pracownika szkoły wniosków złożonych w formie pisemnej. 3. Wprowadzanie do Systemu informacji o kandydatach do szkół ponadgimnazjalnych na podstawie wniosków o przyjęcie do szkoły. 4. Wprowadzanie ocen ze świadectw gimnazjalnych, wyników egzaminów gimnazjalnych, dodatkowych osiągnięć ucznia zgodnie z aktualnym rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej w sprawie sposobu przeliczania na punkty poszczególnych kryteriów uwzględnianych w postepowaniu rekrutacyjnym, składu i szczegółowych zasad komisji rekrutacyjnej, szczegółowego trybu i terminów przeprowadzania postepowania rekrutacyjnego oraz postępowania uzupełniającego. 5. Przeprowadzenie rekrutacji z uwzględnieniem terminów i zasad ogłoszonych zarządzeniem Podlaskiego Kuratora Oświaty w sprawie terminów rekrutacji do szkół ponadgimnazjalnych oraz aktualnym rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej w sprawie sposobu przeliczania na punkty poszczególnych kryteriów uwzględnianych w postepowaniu rekrutacyjnym, składu i szczegółowych zasad komisji rekrutacyjnej, szczegółowego trybu i terminów przeprowadzania postepowania rekrutacyjnego oraz postępowania uzupełniającego. 6. Kontrolę obowiązku nauki: a. funkcjonalność dostępna tylko dla inspektora, b. lista uczniów nieujętych w szkołach objętych Systemem z informacją w jaki sposób spełniają obowiązek nauki, informacją o ostatniej szkole objętej systemem, do której uczęszczali i liczbą tygodni bez przydziału w Systemie, c. filtrowanie po sposobie spełniania, d. możliwość wyświetlenia i edycji szczegółowych danych osobowych i teleadresowych, wprowadzenia informacji o sposobie spełniania obowiązku oraz możliwość określenia daty następnej weryfikacji ucznia, e. możliwość wyeksportowania danych do formatu xls, 7. Możliwość generowania następujących raportów, z możliwością eksportu do formatu xls: a. w zakresie rekrutacji inspektor organu nadzorującego raport zawierający informacje o sposobie realizacji obowiązku szkolnego przez uczniów danego rocznika, Strona 3 z 21

lista uczniów gimnazjum z podziałem na oddziały, lista uczniów przyjętych do gimnazjum, którzy nie zostali jeszcze przydzieleni do oddziałów, informacja o wybranej szkole ponadgimnazjalnej (łącznie z profilem oddziału) przez absolwentów gimnazjum na podstawie wyników rekrutacji do szkół ponadgimnazjalnych, lista uczniów spełniających obowiązek szkolny poza obwodem, b. praca bieżąca inspektor organu nadzorującego lista wszystkich uczniów uczęszczających do szkół w regionie, analiza liczby uczniów w oddziałach z uwzględnieniem profili oddziałów analiza liczebności oddziałów w szkołach raport zawierający listę wszystkich osób wprowadzonych do Systemu, które nie ukończyły 18 roku życia i nie wiadomo, gdzie spełniają obowiązek nauki, raport zawierający listę wszystkich osób wprowadzonych do systemu, które nie ukończyły 18 roku życia i nie wiadomo, gdzie spełniają obowiązek nauki; raport rozszerzony o dane teleadresowe osób, raport informujący o oddziałach i placówkach, które mają jeszcze wolne miejsca (bez pokazywania szkół i oddziałów, które są wypełnione), raport prezentujący liczbę uczniów spoza regionu w poszczególnych szkołach, liczba uczniów w poszczególnych szkołach systemu, którzy ukończyli szkoły niepubliczne, dane dotyczące punktów zdobytych przez uczniów poszczególnych oddziałów, lista zmian przydziału do oddziałów uczniów w wybranym przedziale czasowym, c. w zakresie rekrutacji pracownik szkoły ponadgimnazjalnej lista kandydatów, którzy wybrali tę szkołę na pierwszej preferencji, lista wszystkich wprowadzonych w zespole szkół kandydatów i ich wszystkie preferencje, lista kandydatów z podziałem na oddziały, podane są dane kandydatów ze wszystkich preferencji do tych oddziałów, lista kandydatów, dla których nie wprowadzono jeszcze ocen ze świadectwa, lista kandydatów przyjętych do szkoły, lista kandydatów przyjętych do szkoły z dodatkowymi informacjami o ocenach/punktach, Strona 4 z 21

lista kandydatów nieprzyjętych do żadnej z preferowanych szkół, którzy tą szkołę mieli na pierwszej preferencji, lista kandydatów przyjętych do szkół na dalszych preferencjach, którzy daną szkołę mieli na pierwszej preferencji, lista kandydatów, którzy nie donieśli świadectwa, lub nie spełnili dodatkowych wymagań, w związku z czym nie byli brani pod uwagę podczas rekrutacji, pełne dane wybranego kandydata (na podstawie PESEL), pełne dane wszystkich kandydatów do danej szkoły/zespołu szkół z informacjami szczegółowymi o ocenach/punktach, raport informujący o oddziałach i placówkach, które mają jeszcze wolne miejsca w wybranym roku szkolnym, pełne dane osobowe (teleadresowe) wszystkich kandydatów do danej szkoły/zespołu szkół, łączna lista wszystkich kandydatów, którzy na pierwszej preferencji mieli jedną ze szkół wchodzących w skład zespołu, d. praca bieżąca pracownik szkoły ponadgimnazjalnej lista wszystkich uczniów w szkole podzielona na oddziały, pełne dane teleadresowe uczniów oraz ich rodziców, raport informujący o oddziałach i placówkach, które mają jeszcze wolne miejsca w wybranym roku szkolnym, 8. Tworzenie oddziałów oraz przypisywanie do nich uczniów. 9. Prowadzenie bieżącej ewidencji uczniów uczęszczających do szkół ponadgimnazjalnych oraz dokonywanie zmian w zakresie danych zebranych podczas rekrutacji. 10. Obsługę procesu przyjęć kandydatów posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego do oddziałów integracyjnych, umożliwiającą w szczególności: a. blokowanie możliwości wskazania na liście preferencji części oddziału integracyjnego przeznaczonego dla dzieci bez orzeczenia, kandydatom posiadającym orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, b. kwalifikacja kandydatów z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego do części integracyjnych oddziału integracyjnego odbywa się w drodze indywidualnej decyzji dyrektora placówki wskazanej na liście preferencji lub automatycznie do oddziałów ogólnodostępnych. 11. Umożliwienie inspektorom zamykania i otwierania danego etapu, np. etap tworzenia oferty edukacyjnej. Strona 5 z 21

12. Możliwość prowadzenia przez szkoły rekrutacji uzupełniającej ręcznie, poza systemem rekrutacji możliwe powinno być wprowadzanie do systemu przyjętego kandydata. 13. Aplikację nadzorującą pracę szkół dla inspektora Departamentu Edukacji, umożliwiającą nadzór nad bieżącym etapem działania systemu z uwzględnieniem wglądu do danych wprowadzanych przez jednostki, zatwierdzania wprowadzonych danych z możliwością korygowania, możliwości ustalania ilości miejsc w grupach/oddziałach rekrutacyjnych, zatwierdzania danych z blokowaniem edycji dla jednostek. III. Część Systemu do prowadzenia rekrutacji oraz w gimnazjach bieżącej ewidencji uczniów W zakresie wspomagającym przeprowadzenie naboru oraz prowadzenie bieżącej ewidencji uczniów w gimnazjach System musi zapewniać: 1. Możliwość publikacji w Serwisie Internetowym informatora o ofercie edukacyjnej gimnazjów, zajęciach dodatkowych, nauczanych językach, bazie gimnazjów, limicie miejsc organizacyjnych. 2. Przeprowadzenie rekrutacji do gimnazjów na podstawie ustalonych kryteriów i zasad przyjęć, zgodnie z terminami określonymi przez kuratora oświaty. Rodzice powinni mieć możliwość wskazania maksymalnie trzech wybranych szkół, w przypadku niezakwalifikowania do żadnej z nich, kandydat automatycznie zostaje zakwalifikowany do przyjęcia do szkoły obwodowej. 3. Dostosowanie zgłoszenia i wniosku o przyjęcie do szkoły, do potrzeb Zamawiającego, zgodnie z przepisami ustawy, ustalonymi kryteriami i zasadami przyjęć. 4. Wypełnianie karty zgłoszenia i wniosku do gimnazjum, za pośrednictwem Serwisu Internetowego oraz możliwość wprowadzania przez pracownika szkoły podań złożonych w formie pisemnej. 5. Wprowadzanie do Systemu informacji o kandydatach do gimnazjów na podstawie karty zgłoszenia i wniosku do gimnazjów. 6. Przeprowadzenie rekrutacji do oddziałów sportowych i oddziałów dwujęzycznych, zgodnie z przepisami ustawy i przepisami wykonawczymi. 7. Możliwość odznaczenia w systemie przyjęcia kandydata z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego do oddziału integracyjnego. 8. Możliwość wprowadzenia do systemu kryteriów i punktów za spełnianie tych kryteriów. Strona 6 z 21

9. Możliwość wprowadzenia do systemu liczby uczniów drugorocznych w poszczególnych szkołach, z automatyczną rezerwacją miejsc. 10. Przyjmowanie do szkoły z urzędu kandydatów zamieszkałych w obwodzie danego gimnazjum. 11. Przyjmowanie do szkoły w pierwszej kolejności laureatów i finalistów olimpiad i konkursów przedmiotowych, a następnie pozostałych zdeklarowanych kandydatów do danego gimnazjum, zgodnie z ustalonymi kryteriami przyjęć. 12. Możliwość odznaczenia w Systemie potwierdzenia woli zapisania dziecka do szkoły, do której dziecko zostało zakwalifikowane. 13. Przeprowadzenie rekrutacji uzupełniającej, na wolne miejsca, na takich samych zasadach jak rekrutacji właściwej z wykorzystaniem mechanizmu kontynuacji bądź bez zastosowania automatycznego przydziału, do wyboru przez Zamawiającego. 14. Możliwość przyjęcia kandydata poza trybem rekrutacji elektronicznej przez cały rok. 15. Kontrolę obowiązku szkolnego: a. funkcjonalność dostępna dla poszczególnych gimnazjów, b. lista uczniów należąca do obwodu gimnazjum z informacją w jakim gimnazjum realizują obowiązek, c. filtrowanie po roku urodzenia i sposobie realizacji, d. możliwość wyświetlenia szczegółowych informacji o uczniu i wprowadzenia zmiany w informacji o sposobie spełniania obowiązku, e. w przypadku spełniania obowiązku w innym gimnazjum z systemu dane przepływają automatycznie i nie mogą być ręcznie edytowane, f. możliwość ręcznego wpisania sposobu spełniania obowiązku (spełnianie w inny sposób) oraz zaznaczenia potrzeby kolejnej weryfikacji ze wskazaniem daty, g. możliwość wyeksportowania danych do formatu xls, 16. Możliwość generowania raportów, z możliwością eksportu do formatu xls: a. w zakresie rekrutacji inspektor organu nadzorującego raport przedstawiający dane statystyczne dotyczące liczby zgłoszeń oraz liczby wniosków do poszczególnych gimnazjów, na poszczególnych priorytetach, ułatwiający podejmowanie decyzji rekrutacyjnych, raport przedstawiający dane statystyczne dotyczące liczby zgłoszeń, liczby wniosków na poszczególnych priorytetach oraz liczby zakwalifikowanych do poszczególnych gimnazjów z poszczególnych priorytetów, w tym zamieszkałych Strona 7 z 21

w obwodzie danego gimnazjum, na podstawie wstępnego przebiegu algorytmu przydziału, ułatwiający podejmowanie decyzji rekrutacyjnych, globalna lista wszystkich kandydatów, w tym z orzeczeniem do oddziałów integracyjnych, raport dotyczący kandydatów z obwodu danego gimnazjum aplikujących o przyjęcie do poszczególnych gimnazjów poza obwodem, globalna lista kandydatów zakwalifikowanych oraz lista kandydatów przyjętych do poszczególnych gimnazjów, globalna lista kandydatów przesuniętych do gimnazjum obwodowego, b. praca bieżąca inspektor organu nadzorującego liczba uczniów w oddziałach różnych typów, globalna lista uczniów w wybranym roczniku we wszystkich gimnazjach, raport prezentuje liczbę uczniów spoza obwodu, w tym spoza gminy, w poszczególnych szkołach, liczba uczniów w poszczególnych szkołach Systemu, którzy ukończyli szkoły niepubliczne, raport z informacją o wybranej szkole ponadgimnazjalnej (łącznie z profilem oddziału) przez absolwentów poszczególnych gimnazjów na podstawie wyników rekrutacji do szkół ponadgimnazjalnych, c. w zakresie rekrutacji pracownik gimnazjum lista kandydatów z naboru do oddziałów sportowych, oddziałów dwujęzycznych oraz z orzeczeniem do oddziałów integracyjnych, lista kandydatów zakwalifikowanych oraz kandydatów przyjętych do gimnazjum, lista kandydatów przesuniętych do gimnazjów obwodowych, d. praca bieżąca pracownik gimnazjum raport zawierający informacje o sposobie realizacji obowiązku szkolnego przez uczniów danego rocznika, lista uczniów gimnazjum z podziałem na oddziały, lista uczniów przyjętych do gimnazjum, którzy nie zostali jeszcze przydzieleni do oddziałów, raport z informacją o wybranej szkole ponadgimnazjalnej (łącznie z profilem oddziału) przez absolwentów gimnazjum na podstawie wyników rekrutacji do szkół ponadgimnazjalnych, Strona 8 z 21

lista uczniów spełniających obowiązek szkolny poza obwodem. 17. Tworzenie oddziałów oraz przypisywanie do nich uczniów. 18. Prowadzenie bieżącej ewidencji uczniów uczęszczających do gimnazjów oraz dokonywanie zmian w zakresie danych zebranych podczas rekrutacji. 19. Aplikację nadzorującą pracę szkół dla inspektora Departamentu Edukacji, umożliwiającą nadzór nad bieżącym etapem działania systemu z uwzględnieniem wglądu do danych wprowadzanych przez jednostki, zatwierdzania wprowadzonych danych z możliwością korygowania, możliwości ustalania ilości miejsc w grupach/oddziałach rekrutacyjnych, zatwierdzania danych z blokowaniem edycji dla jednostek.. IV. Część Systemu do prowadzenia rekrutacji oraz bieżącej ewidencji dzieci w szkołach podstawowych W zakresie wspomagającym przeprowadzenie naboru oraz prowadzenie bieżącej ewidencji uczniów w szkołach podstawowych System musi zapewniać: 1. Możliwość publikacji w Serwisie Internetowym informatora o ofercie edukacyjnej szkół podstawowych, bazie szkoły, nauczanych językach, zajęciach dodatkowych, limicie miejsc organizacyjnych. 2. Przeprowadzenie rekrutacji do szkół podstawowych na podstawie ustalonych kryteriów i zasad przyjęć. Rodzice powinni mieć możliwość wskazania maksymalnie trzech wybranych szkół, w przypadku niezakwalifikowania do żadnej z nich, kandydat automatycznie zostaje zakwalifikowany do przyjęcia do szkoły obwodowej. 3. Dostosowanie zgłoszenia i wniosku o przyjęcie do szkoły, do potrzeb Zamawiającego, zgodnie z przepisami ustawy, ustalonymi kryteriami i zasadami przyjęć. 4. Wypełnianie karty zgłoszenia i wniosku do szkoły podstawowej, za pośrednictwem Serwisu Internetowego, oraz możliwość wprowadzania przez pracownika szkoły podań złożonych w formie pisemnej. 5. Wprowadzanie do Systemu informacji o kandydatach do szkoły podstawowej. 6. Możliwość wprowadzenia do systemu liczby uczniów drugorocznych w poszczególnych szkołach, z automatyczną rezerwacją miejsc. 7. Przyjmowanie do szkoły z urzędu, kandydatów zamieszkałych w obwodzie danej szkoły 8. Przyjmowanie do szkoły kandydatów zamieszkałych poza obwodem szkoły, zgodnie z ustalonymi kryteriami przyjęć. Strona 9 z 21

9. Możliwość odznaczenia w Systemie potwierdzenia woli zapisania dziecka do szkoły, do której dziecko zostało zakwalifikowane. 10. Przeprowadzenie rekrutacji uzupełniającej, na wolne miejsca, na takich samych zasadach jak rekrutacji właściwej z wykorzystaniem mechanizmu kontynuacji bądź bez zastosowania automatycznego przydziału, do wyboru przez Zamawiającego. 11. Możliwość przyjęcia kandydata poza trybem rekrutacji elektronicznej przez cały rok. 12. Kontrolę rocznego przygotowania przedszkolnego: a. funkcjonalność dostępna dla poszczególnych szkół podstawowych, b. lista dzieci należących do obwodu szkoły podstawowej z informacją w jakim przedszkolu realizują obowiązek, c. filtrowanie po roku urodzenia i sposobie realizacji obowiązku, d. możliwość wyświetlenia szczegółowych informacji o dziecku i wprowadzenia zmiany w informacji o sposobie spełniania obowiązku, e. w przypadku spełniania obowiązku w innej szkole lub przedszkolu z Systemu, dane przepływają automatycznie i nie mogą być ręcznie edytowane, f. możliwość zaznaczenia potrzeby kolejnej weryfikacji ze wskazaniem daty, g. możliwość wyeksportowania danych do formatu xls. 13. Kontrolę obowiązku szkolnego: a. funkcjonalność dostępna dla poszczególnych szkół podstawowych, b. lista uczniów należąca do obwodu szkoły podstawowej z informacją w której szkole realizują obowiązek, c. filtrowanie po roku urodzenia i sposobie realizacji obowiązku, d. możliwość wyświetlenia szczegółowych informacji o uczniu i wprowadzenia zmiany w informacji o sposobie spełniania obowiązku, e. w przypadku spełniania obowiązku w innej szkole z Systemu, dane przepływają automatycznie i nie mogą być ręcznie edytowane, f. możliwość zaznaczenia potrzeby kolejnej weryfikacji ze wskazaniem daty, g. możliwość wyeksportowania danych do formatu xls, 14. Możliwość generowania raportów, z możliwością eksportu do formatu xls: a. w zakresie rekrutacji inspektor organu nadzorującego lista dzieci należących do obwodu wybranej szkoły podstawowej urodzonych w określonym roku, lista zgłoszeń oraz wniosków do I klasy wybranej szkoły podstawowej na poszczególnych priorytetach, na wybrany rok szkolny, Strona 10 z 21

raport zawierający listę szkół podstawowych objętych Systemem wraz z informacją o liczbie dzieci z obwodu oraz liczbie zgłoszeń z obwodu na poszczególnych priorytetach i liczbie wniosków spoza obwodu na poszczególnych priorytetach, raport zawierający listę szkół podstawowych objętych Systemem wraz z informacją o liczbie zgłoszeń sześcioletnich dzieci do klasy I, b. praca bieżąca inspektor organu nadzorującego lista dzieci należących do obwodu wybranej szkoły podstawowej urodzonych w określonym roku, raport zawierający listę szkół podstawowych objętych Systemem wraz z informacją o liczbie dzieci uczęszczających do poszczególnych szkół, lista uczniów wybranej szkoły podstawowej w wybranym roczniku, lista uczniów we wszystkich szkołach podstawowych w wybranym roczniku, lista uczniów w szkołach podstawowych nieprzydzielonych do żadnego oddziału, c. w zakresie rekrutacji pracownik szkoły podstawowej lista dzieci należących do obwodu szkoły podstawowej urodzonych w określonym roku, lista zgłoszeń oraz wniosków do I klasy szkoły podstawowej na poszczególnych priorytetach na wybrany rok szkolny, d. praca bieżąca pracownik szkoły podstawowej lista dzieci należących do obwodu szkoły podstawowej urodzonych w określonym roku, raport zawierający informacje o sposobie realizacji obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego przez kandydatów do klasy I dla wybranego roku urodzenia, raport zawierający informacje o sposobie realizacji obowiązku szkolnego dzieci należących do obwodu szkoły podstawowej dla wybranego roku urodzenia, lista uczniów szkoły podstawowej przypisanych do poszczególnych oddziałów dla wybranego rocznika, lista uczniów szkoły podstawowej dla wybranego rocznika rozszerzona o dane teleadresowe i dane rodziców. 15. Tworzenie oddziałów oraz przypisywanie do nich uczniów. Strona 11 z 21

16. Prowadzenie bieżącej ewidencji uczniów uczęszczających do szkół podstawowych oraz dokonywanie zmian w zakresie danych zebranych podczas rekrutacji. 17. Aplikację nadzorującą pracę szkół dla inspektora Departamentu Edukacji, umożliwiającą nadzór nad bieżącym etapem działania systemu z uwzględnieniem wglądu do danych wprowadzanych przez jednostki, zatwierdzania wprowadzonych danych z możliwością korygowania, możliwości ustalania ilości miejsc w grupach/oddziałach rekrutacyjnych, zatwierdzania danych z blokowaniem edycji dla jednostek. V. Część Systemu do prowadzenia rekrutacji oraz bieżącej ewidencji dzieci w przedszkolach i oddziałach przedszkolnych w szkołach podstawowych W zakresie wspomagającym przeprowadzenie naboru oraz prowadzenie bieżącej ewidencji dzieci w przedszkolach i oddziałach przedszkolnych w szkołach podstawowych System musi zapewniać: 1. Możliwość odznaczenia w Systemie informacji o deklaracji rodzica o kontynuowaniu wychowania przedszkolnego w danym przedszkolu / oddziale przedszkolnym w szkole. 2. Możliwość publikacji w Serwisie Internetowym informatora o ofercie edukacyjnej przedszkoli, godzinach otwarcia, bazie przedszkola, zajęciach dodatkowych, limicie miejsc organizacyjnych. 3. Przeprowadzenie rekrutacji do przedszkoli i oddziałów przedszkolnych w szkołach podstawowych na podstawie ustalonych kryteriów i zasad przyjęć. Rodzice powinni mieć możliwość wskazania maksymalnie trzech wybranych przedszkoli/oddziałów przedszkolnych w szkołach. 4. Dostosowanie wniosku o przyjęcie do przedszkola, do potrzeb Zamawiającego, zgodnie z przepisami ustawy, ustalonymi kryteriami i zasadami przyjęć. 5. Wypełnianie wniosku o przyjęcie do przedszkola/oddziału przedszkolnego, za pośrednictwem Serwisu Internetowego oraz możliwość wprowadzania przez pracownika przedszkola / szkoły wniosków złożonych w formie pisemnej. 6. Wprowadzanie do Systemu informacji o kandydatach do przedszkola na podstawie wniosku o przyjęcie wniosku o przyjęcie do przedszkola oraz ich modyfikację. 7. Funkcja umożliwiająca zapisanie dzieci sześcioletnich i starszych do przedszkola / oddziału przedszkolnego w szkole, w przypadku odroczenia obowiązku szkolnego (możliwość wprowadzenia wniosku tylko z pozycji przedszkola/szkoły). Strona 12 z 21

8. Możliwość odznaczenia w Systemie potwierdzenia woli zapisania dziecka do przedszkola/oddziału przedszkolnego w szkole, do którego dziecko zostało zakwalifikowane. 9. Przeprowadzenie rekrutacji uzupełniającej, na wolne miejsca, na takich samych zasadach jak rekrutacji właściwej z wykorzystaniem mechanizmu kontynuacji bądź bez zastosowania automatycznego przydziału, do wyboru przez Zamawiającego. 10. Możliwość przyjęcia kandydata poza trybem rekrutacji elektronicznej przez cały rok. 11. Możliwość generowania raportów, z możliwością eksportu do formatu xls: a. w zakresie rekrutacji inspektor organu nadzorującego lista wszystkich placówek objętych Systemem z informacją o liczbie wolnych miejsc, raport przedstawiający liczbę dzieci kontynuujących oraz zgłoszonych na pierwszej preferencji do wszystkich przedszkoli na przyszły rok szkolny, raport statystyczny przedstawiający liczbowe wyniki rekrutacji do poszczególnych przedszkoli, lista placówek objętych systemem z informacją o liczbie dzieci nieprzyjętych z poszczególnych preferencji, łączna lista kandydatów nieprzyjętych do żadnej placówki w regionie, łączna lista kandydatów przyjętych do placówek w regionie z informacją o placówce, która ich przyjęła, lista placówek objętych systemem z informacją o liczbie kandydatów, którzy w danym roku kalendarzowym nie ukończą 3 lat (2,5-latki), łączna lista kandydatów, którzy nie zostali przyjęci do żadnej z placówek z informacją o preferowanych placówkach, b. praca bieżąca inspektor organu nadzorującego lista wszystkich placówek objętych Systemem z informacją o liczbie wolnych miejsc, zbiorcza, bieżąca informacja o liczbie dzieci we wszystkich placówkach prowadzących oddziały przedszkolne, lista wszystkich dzieci uczęszczających do przedszkola w obecnym roku szkolnym, lista wszystkich dzieci, które były wpisane do Systemu podczas rekrutacji, a które nie uczęszczają do żadnej placówki, Strona 13 z 21

lista zmian przydziału dzieci do przedszkoli w wybranym przedziale czasowym, lista placówek objętych Systemem z informacją o liczbie dzieci uczęszczających do przedszkola, które w danym roku kalendarzowym nie ukończą 3 lat (2,5 latki), lista wszystkich dzieci uczęszczających do przedszkola w obecnym roku szkolnym, podzielona według wieku przedszkolaków, c. w zakresie rekrutacji pracownik przedszkola lista wszystkich placówek objętych Systemem z informacją o liczbie wolnych miejsc, lista kandydatów, którzy w kolejnym roku szkolnym będą kontynuować uczęszczanie do tej placówki, lista kandydatów zakwalifikowanych oraz kandydatów przyjętych do placówki rozszerzona o dane teleadresowe i dane rodziców, lista kandydatów, którzy nie zostali zakwalifikowani oraz nie zostali przyjęci do placówki (I preferencji), ale zostali zakwalifikowani oraz przyjęci przez inną placówkę objętą Systemem, lista kandydatów przyjętych do placówki, lista kandydatów nieprzyjętych do żadnej z preferowanych placówek, którzy tą placówkę mieli na I preferencji, lista kandydatów nieprzyjętych do żadnej z preferowanych placówek, którzy tą placówkę mieli na liście preferencji, d. praca bieżąca pracownik przedszkola lista wszystkich placówek objętych Systemem z informacją o liczbie wolnych miejsc, lista dzieci uczęszczających do przedszkola z podziałem na grupy wiekowe, lista dzieci uczęszczających do przedszkola z podziałem na oddziały, lista dzieci nieprzyjętych do żadnej z preferowanych placówek w czasie rekrutacji, którzy tą placówkę mieli na liście preferencji, lista dzieci uczęszczających do przedszkola z informacją o wybranej szkole podstawowej. 12. Tworzenie oddziałów (grup przedszkolnych i oddziałów przedszkolnych w szkołach podstawowych) oraz przypisywanie do nich dzieci z podziałem na roczniki. Strona 14 z 21

13. Prowadzenie bieżącej ewidencji dzieci uczęszczających do przedszkoli/oddziałów przedszkolnych w szkołach podstawowych oraz dokonywanie zmian w zakresie danych zebranych podczas rekrutacji. 14. Aplikację nadzorującą pracę przedszkoli dla inspektora Departamentu Edukacji, umożliwiającą nadzór nad bieżącym etapem działania systemu z uwzględnieniem wglądu do danych wprowadzanych przez jednostki, zatwierdzania wprowadzonych danych z możliwością korygowania, możliwości ustalania ilości miejsc w grupach/oddziałach rekrutacyjnych, zatwierdzania danych z blokowaniem edycji dla jednostek. VI. Część Systemu do prowadzenia rekrutacji oraz bieżącej ewidencji dzieci w żłobkach W zakresie wspomagającym prowadzenie naboru oraz bieżącej ewidencji dzieci w żłobkach System musi zapewniać: 1. Definiowanie, nieprzerwaną modyfikację i automatyczne publikowanie w Serwisie Internetowym informatora o wszystkich żłobkach zawierającym następujące dane do odczytania: a. wykaz żłobków, b. szczegółowe informacje o poszczególnych żłobkach, w tym: dane teleadresowe, rejestrowa liczba miejsc w żłobku (w tym wolnych miejsc, przy czym wolne miejsca są widoczne jedynie dla żłobka i organu nadzorującego, natomiast rodzic widzi tylko liczbę miejsc zgodną z rejestrem żłobków i klubów dziecięcych; z możliwością zmiany liczby miejsc przez administratora danego żłobka), ogólny opis żłobka, opis personelu żłobka, zakres wiekowy dzieci, nad którymi żłobek może sprawować opiekę, informacja o godzinach otwarcia żłobka, informacja o charakterystyce żywienia dzieci w żłobku, informacja o udogodnieniach architektonicznych żłobka, galeria zdjęć żłobka. 2. Wypełnianie karty rekrutacji do żłobka, zarówno za pośrednictwem Serwisu Internetowego oraz możliwość wprowadzania przez pracownika żłobka zgłoszeń złożonych w formie pisemnej, z możliwością wskazania trzech preferowanych żłobków. Strona 15 z 21

3. Modyfikację i ponowy wydruk karty rekrutacji do żłobka, wypełnionego za pośrednictwem Serwisu Internetowego. 4. Definiowanie i automatyczne publikowanie, za pośrednictwem Serwisu Internetowego, informacji dla rodziców kandydatów oraz umieszczanie dokumentów do pobrania. 5. Udostępnianie rodzicom kandydatów bieżącej informacji o przebiegu procesu rekrutacji do preferowanych żłobków za pośrednictwem Serwisu Internetowego. 6. Weryfikację danych umieszczonych w karcie rekrutacji podczas przyjmowania Karty rekrutacji przez żłobek. 7. Automatyczne generowanie potwierdzenia przyjęcia karty rekrutacji przez żłobek w formie drukowanej. 8. Układanie listy kandydatów zgodnie z datą przyjęcia karty rekrutacji przez żłobek niezależnie od sposobu wypełnienia karty rekrutacji przez rodziców. 9. Wprowadzanie i nieprzerwaną modyfikację: a. danych o kandydatach ubiegających się o przyjęcie do poszczególnych żłobków, w tym: podstawowych danych osobowych, danych adresowych dotyczących adresu zamieszkania, szczegółowych informacji o kandydacie (w zakresie uzgodnionym wspólnie z Zamawiającym, w tym m. in. rodzaj diety, niepełnosprawność, rodzeństwo, nr żłobka w którym rodzeństwo znajduje się pod opieką), informacji o preferowanych żłobkach, b. danych rodziców/prawnych opiekunów kandydata (w zakresie uzgodnionym wspólnie z Zamawiającym, w tym m.in. adres zamieszkania, telefon, e-mail, miejsce pracy jako niewymagalny, nr urzędu skarbowego do którego odprowadzony został podatek dochodowy od osób fizycznych za rok poprzedzający zapis do żłobka, w przypadku innego urzędu skarbowego niż I US w Białymstoku przekierowanie do zasad naboru w zakresie rozliczania podatku, umieszczonych w Serwisie Internetowym), c. danych o dzieciach uczęszczających do żłobków, w tym: podstawowych danych osobowych, danych adresowych dotyczących adresu zamieszkania, szczegółowych informacji o dziecku (w zakresie uzgodnionym wspólnie z Zamawiającym w tym m.in. rodzaj diety, niepełnosprawność), Strona 16 z 21

informacji o przydziale dziecka do grupy/oddziału (przydział do grupy odbywa się ręcznie przez administratora danego żłobka) danych rodziców/prawnych opiekunów kandydata (w zakresie uzgodnionym wspólnie z Zamawiającym), 10. Prowadzenie rekrutacji do żłobków w trybie ciągłym przyjmowanie kart rekrutacji do żłobka przez cały rok. 11. Dostosowanie formularzy wprowadzania danych, w tym formularza karty rekrutacji do żłobka, do potrzeb Zamawiającego. 12. Podejmowanie wstępnej decyzji rekrutacyjnej przez poszczególne żłobki i podawanie jej do wiadomości rodziców oraz innych preferowanych przez kandydata żłobków, z możliwością przypisania wstępnie przyjętych kandydatów do grup/oddziałów prowadzonych przez dany żłobek (wstępne przyjęcie dzieci bez informacji drogą e- mail, rodzic będzie informowany telefonicznie przez Zamawiającego). 13. Przyjmowanie dziecka do żłobka na podstawie listy preferencji oraz decyzji dyrektora (rodzice powinni mieć możliwość wskazania maksymalnie trzech żłobków w karcie rekrutacji). 14. Powiadamianie rodziców za pośrednictwem poczty e-mail o zmianach statusu karty rekrutacji do poszczególnych żłobków. 15. Zdefiniowanie jednolitego 6- miesięcznego okresu ważności dla składanych kart rekrutacji i powiadamianie rodziców za pośrednictwem poczty e-mail o zbliżającym się końcu okresu ważności. 16. Przedłużenie przez rodziców / opiekunów prawnych ważności kart rekrutacji na kolejny okres za pośrednictwem Serwisu Internetowego (w przypadku niepotwierdzenia System usuwa kandydata z listy oczekujących) 17. Automatyczna zmiana preferencji w przypadku przyjęcia dziecka z 2 lub 3 preferencji na preferencję 1 w celu administrowania danymi przez żłobek do którego dziecko uczęszcza. 18. Wprowadzenie opcji w Systemie (w części dotyczącej obsługi żłobka), która będzie dawała możliwość: urlopowania dziecka (w przypadku długotrwałej nieobecności lub korzystania z innego żłobka w okresie wakacyjnym); odejścia dziecka z placówki (z możliwością powrotu, czyli przeniesienie do listy oczekujących); Strona 17 z 21

przejścia do przedszkola (usunięcie definitywne z systemu, koniec udzielania usług). 19. Możliwość zbiorczego anulowania podań (kilku wybranych podań jednocześnie). 20. Wprowadzenie do Systemu kandydatów oczekujących na przyjęcie do żłobków, którzy karty rekrutacji złożyli przed wdrożeniem Systemu z zachowaniem prawidłowej kolejności kart rekrutacji i preferowanych żłobków, w zakresie danych określonych w pkt. 9a. 21. Wprowadzenie do Systemu informacji o dzieciach uczęszczających do żłobków, w zakresie danych określonych w pkt. 9b. 22. Definiowanie i nieprzerwaną modyfikację grup/oddziałów prowadzonych przez żłobki wraz z możliwością przydzielania do nich poszczególnych dzieci przyjętych przez dany żłobek (jedna lista bez podziału na grupy, druga z podziałem, ręczny przydział do grup przez administratora danego żłobka) 23. Prowadzenie bieżącej ewidencji dzieci przyjętych do żłobków. 24. Wyszukiwanie poszczególnych dzieci, na podstawie numeru PESEL lub nazwiska, wśród kandydatów lub w ewidencji dla poszczególnych żłobków. 25. Wyszukiwanie globalne poszczególnych dzieci, na podstawie numeru PESEL lub nazwiska, wśród kandydatów jak i w ewidencji wszystkich żłobków. 26. Rejestrowanie wszystkich operacji wykonywanych przez użytkowników Systemu (pracowników żłobków i Urzędu Miasta) na danych osobowych przetwarzanych przez System. 27. Nieprzerwane (codzienne) zbieranie danych statystycznych dotyczących dzieci uczęszczających do żłobków (na potrzeby raportów i meldunków statystycznych). 28. Generowanie raportów dla żłobków w niżej określonym zakresie: a. raport zawierający listę wszystkich żłobków z ich danymi teleadresowymi, b. raport zawierający bieżące dane statystyczne dla poszczególnych żłobków, c. raport zawierający bieżącą listę kandydatów do danego żłobka podzielony według roku urodzenia kandydatów, d. raport zawierający bieżącą listę kandydatów do danego żłobka podzielony według poziomu preferencji (I, II, III), e. raport zawierający listę kandydatów wstępnie przyjętych przez dany żłobek, f. raport zawierający listę kandydatów do danego żłobka, dla których zbliża się termin ważności podania, g. raport zawierający listę dzieci przyjętych do danego żłobka, Strona 18 z 21

h. raport zawierający bieżącą listę dzieci przyjętych do danego żłobka podzieloną na dzieci aktualnie uczęszczające i urlopowane, i. raport zawierający bieżącą listę dzieci przyjętych do danego żłobka, pełną z wyszczególnieniem dzieci urlopowanych, j. raport zawierający bieżącą listę dzieci przyjętych do danego żłobka, z podziałem na grupy/oddziały, z wyszczególnieniem dzieci urlopowanych, k. raport zawierający roczne dane statystyczne, dotyczące ewidencji dzieci w danym żłobku, potrzebne do sporządzenia meldunku dla GUS, l. raport zawierający miesięczne dane statystyczne dotyczące danego żłobka, w tym liczbę dzieci, które w ciągu danego miesiąca uczęszczały do żłobka, liczbę dzieci oczekujących na przyjęcie do żłobka czy wskaźnik wykorzystania miejsc w żłobku, m. inne raporty prezentujące dane w zakresie uzgodnionym wspólnie z Zamawiającym. 29. Aplikację nadzorującą pracę żłobków dla inspektora Departamentu Spraw Społecznych, umożliwiającą generowanie raportów w niżej określonym zakresie: a. raport zawierający bieżącą liczbę kandydatów do wszystkich żłobków (łącznie i poszczególne) z uwzględnieniem szczegółowych danych o kandydatach wraz z ich preferowanymi żłobkami (wiek w poszczególnych grupach wiekowych: do 1 roku, 1-2 lata, 2-3 lata, powyżej 3 lat; płeć; rok urodzenia; niepełnosprawność; rodzaj diety; możliwość zadania potrzebnego zakresu wieku kandydata łącznie z zakresem czasowym: raport roczny, półroczy, miesięczny, wybrany przedział czasowy z określeniem daty początkowej i końcowej), b. raport zawierający liczbę kandydatów wstępnie przyjętych przez wszystkie żłobki (łącznie i poszczególne), c. raport zawierający liczbę dzieci przyjętych do wszystkich żłobków (łącznie i poszczególne), pełen i ograniczony do dowolnie definiowanego zakresu jak w pkt. a, d. raport zawierający roczne / półroczne / miesięczne / w wybranym przedziale czasowym z określeniem daty początkowej i końcowej dane statystyczne, dotyczące ewidencji dzieci we wszystkich żłobkach, w tym liczbę dzieci, które w ciągu danego miesiąca uczęszczały do żłobków, liczbę dzieci oczekujących na przyjęcie do żłobków, wskaźnik wykorzystania miejsc w żłobkach, liczbę miejsc rejestrowych, liczbę wolnych miejsc, Strona 19 z 21

e. inne raporty prezentujące dane w zakresie uzgodnionym wspólnie z Zamawiającym. VII. Przyjęte założenia do rekrutacji 1. W szkołach ponadgimnazjalnych System przydziela kandydatów do oddziałów na podstawie listy preferencji kandydatów oraz liczby punktów uzyskanych w procesie rekrutacji (zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu MEN). W szkołach ponadgimnazjalnych rekrutacja podzielona ma być na dwa etapy: a. nabór wstępny do wybranych oddziałów (np. sportowych) przeprowadza się egzaminy lub testy kwalifikujące i na ich podstawie ustala się listę uczniów; oddziały te pojawiają się w informatorze, jednak każdy z nich ma odrębne zasady rekrutacji, b. rekrutacja właściwa udział biorą wszystkie pozostałe oddziały; dane o kandydatach zapisywane są w jednorodnej bazie; przydział kandydata do danego oddziału następuje na podstawie listy preferencji i liczby punktów uzyskanych w procesie rekrutacji. Kandydat ma prawo wskazać na swojej liście preferencji oddziały do których chciałby się dostać w ramach maksymalnie trzech szkół. 2. W gimnazjach - kandydaci z rejonu są przyjmowani automatycznie, natomiast spoza obwodu w miarę wolnych miejsc System przydziela najlepszych kandydatów zgodnie z jednolitymi zasadami punktacji ustalonym przez dyrektorów gimnazjów. Główne założenia punktacji: a. punkty za oceny z 5 przedmiotów ze świadectwa ukończenia klasy VI szkoły podstawowej, b. punkty za ocenę z zachowania, c. punkty za świadectwo z wyróżnieniem, d. skala punktów oraz przedmioty punktowane zostaną określone przez dyrektorów gimnazjów, e. W gimnazjach rekrutacja podzielona ma być na dwa etapy: 1) nabór wstępny do wybranych szkół (np. sportowych) przeprowadza się egzaminy lub testy kwalifikujące i na ich podstawie ustala się listę uczniów; gimnazja te pojawiają się w informatorze, jednak każde z nich ma odrębne zasady rekrutacji, 2) rekrutacja właściwa udział biorą pozostałe gimnazja; wszyscy kandydaci wpisywani są do Systemu. W gimnazjach ma bezwzględnie obowiązywać zasada wskazania na karcie zgłoszenia gimnazjum obwodowego, kandydaci mogą też Strona 20 z 21

wskazać gimnazjum spoza obwodu do którego będą rekrutowani w przypadku wolnych miejsc na podstawie jednorodnego sytemu punktacji. 3. W szkołach podstawowych kandydaci z obwodu są przyjmowani do szkoły automatycznie, natomiast decyzję o przyjęciu pozostałych (w miarę posiadanych miejsc) podejmują dyrektorzy szkół podstawowych. 4. W przedszkolach dyrektorzy podejmują decyzję o przyjęciu dziecka do przedszkola na podstawie listy preferowanych przedszkoli. 5. W żłobkach dyrektorzy podejmują decyzję o przyjęciu dziecka do żłobka na podstawie listy preferowanych żłobków i warunków przyjmowania dzieci oraz korzystania z usług żłobkowych określonych w statutach poszczególnych żłobków i regulaminach rekrutacji dzieci przyjętych zarządzeniami Dyrektorów Żłobków Miejskich. 6. Wykonawca dostarczy Departamentowi Edukacji wyniki podsumowujące rekrutację do gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych w formie elektronicznej i papierowej. 7. Zasady działania modułów rekrutacji do przedszkoli, szkół podstawowych, gimnazjów oraz szkół ponadgimnazjalnych muszą być zgodne z warunkami i trybem przyjmowania uczniów do publicznych przedszkoli, szkół podstawowych, gimnazjów oraz szkół ponadgimnazjalnych określonymi w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 j.t. ze zm.) oraz aktualnym rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej w sprawie sposobu przeliczania na punkty poszczególnych kryteriów uwzględnianych w postepowaniu rekrutacyjnym, składu i szczegółowych zasad komisji rekrutacyjnej, szczegółowego trybu i terminów przeprowadzania postepowania rekrutacyjnego oraz postępowania uzupełniającego (na dzień sporządzania Specyfikacji - Dz.U. z 2015 r. poz. 1942). Strona 21 z 21