Załącznik nr 1 do Uchwały nr 19/2012 Senatu Wyższej Szkoły Medycznej w Legnicy z dnia 29 września 2012 r. POTWIERDZAJĄCYCH PRZEBIEG STUDIÓW W WYŻSZEJ SZKOLE MEDYCZNEJ W LEGNICY ZASADY ICH WYDAWANIA ORAZ SPOSÓB WYPEŁNIANIA Dokument wchodzi w życie z dniem 01 października 2012 r. LEGNICA 2012
SPIS TREŚCI INDEKS ZASADY WYPEŁNIANIA... 3 A. Ustalenia ogólne... 3 B. Zasady wypełniania indeksu przez studenta... 3 C. Zasady wypełniania indeksu przez wykładowcę... 4 D. Zasady wypełniania indeksu przez Dziekanat... 4 KARTA OKRESOWYCH OSIĄGNIĘĆ STUDENTA ZASADY WYPEŁNIANIA... 8 A. Ustalenia ogólne... 8 B. Karta okresowych osiągnięć obowiązki studenta... 8 D. Karta okresowych osiągnięć obowiązki Dziekanatu... 9 PROTOKÓŁ ZASADY WYPEŁNIANIA... 11 A. Ustalenia ogólne... 11 B. Zasady wypełniania protokołu przez wykładowcę... 11 2
INDEKS ZASADY WYPEŁNIANIA A. Ustalenia ogólne 1. Studenci, którzy rozpoczynają studia pierwszego i drugiego stopnia w formie stacjonarnej i niestacjonarnej w Wyższej Szkole Medycznej w Legnicy od dnia 01 października 2012 r., po immatrykulacji i złożeniu ślubowania, otrzymują indeks wydany na podstawie ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz.1365 z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. Nr 224, poz. 1634 z późn. zm.) oraz Regulaminu Studiów Wyższej Szkoły Medycznej w Legnicy. 2. Indeks jest dokumentem potwierdzającym przebieg oraz wyniki studiów i pozostaje własnością studenta. 3. Student odbierając indeks, podpisuje potwierdzenie odbioru indeksu, które umieszcza się w teczce akt osobowych studenta. 4. W przypadku studiowania na więcej niż jednym kierunku lub kontynuowania studiów na studiach drugiego stopnia student otrzymuje odrębny indeks. 5. Duplikat indeksu wydawany jest w przypadku zagubienia, zniszczenia lub kradzieży indeksu. Wówczas student zobowiązany jest do niezwłocznego, pisemnego powiadomienia Dziekana, dostarczenia zdjęcia oraz do wniesienia opłaty za wydanie duplikatu indeksu, zgodnie z rozporządzeniem MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów. 6. W indeksie odnotowuje się zakończenie studiów przez studenta. B. Zasady wypełniania indeksu przez studenta 1. Indeks jest dokumentem potwierdzającym przebieg studiów - należy o niego dbać i nie dopuścić do zniszczenia. 2. Indeks należy wypełniać czytelnie i starannie, wszystkie wpisy w indeksie dokonuje się kolorem niebieskim. 3. Wypełnianie indeksu należy zacząć od podpisania się na jego pierwszej stronie, tuż pod zdjęciem. 4. W indeksie muszą znaleźć się wszystkie przedmioty, które student realizuje w ciągu semestru. 5. Do obowiązków studenta należy wpisanie danych, zaczynając od strony 8. Należy wpisać (zgodnie ze wzorem wypełniania indeksu): Imię i nazwisko: np. Marcin Kowalski Rok studiów: pierwszy Rok akademicki: 2012 / 2013 Semestr: pierwszy. 6. Przed rozpoczęciem sesji należy wypełnić rubryki z przedmiotami - pięć wierszy na każdej stronie indeksu. Należy wpisać kolejno przedmioty podlegające zaliczeniu i egzaminowi w danej sesji. Rubryki wypełniamy w kolejności, która jest wpisana na karcie okresowych osiągnięć studenta. W kolejnych kolumnach należy wpisać (zgodnie ze wzorem wypełniania indeksu): Nazwisko wykładowcy: dr inż. Jan NOWAK (wpisać tytuł lub stopień naukowy, imię i NAZWISKO) Nazwa przedmiotu: Zachowania organizacyjne Liczba godzin: Ćwiczenia wypełnić podrubrykę ćwiczenia, wykład - podrubrykę wykłady. 7. Wpisywanie przedmiotów na nowy semestr, należy rozpocząć od nowej kartki. 3
8. Wpisu do indeksu dokonuje wykładowca, jeżeli student przedstawi indeks wraz z kartą okresowych osiągnięć. 9. W terminie siedmiu dni po zakończonej sesji zasadniczej lub sesji poprawkowej (dot. studentów, którzy dokonywali zaliczeń w II terminie), student zobowiązany jest do zdania indeksu wraz z kartą okresowych osiągnięć studenta do Dziekanatu. 10. W przypadku pomyłki przy wypisywaniu przedmiotów, przedmiot należy przekreślić i wpisać go ponownie w nowej linijce. Jeśli błąd popełnił wykładowca wpisał złą ocenę, napisał ocenę w złej rubryce należy zgłosić się do wykładowcy. Wykładowca przekreśla błąd, podpisuje się pod nim i wpisuje poprawne dane. Nie można samemu poprawiać błędu wykładowcy. 11. Sesja poprawkowa - przedmioty niezaliczone w sesji zasadniczej (egzaminy) należy wpisać jeszcze raz, w nowym wierszu, po przedmiotach podlegających zaliczeniu w sesji zasadniczej. 12. Wpis warunkowy na kolejny semestr przedmioty objęte wpisem warunkowym, należy wpisać jako kolejne po przedmiotach z sesji poprawkowej. 13. Egzamin komisyjny przedmiot podlegający egzaminowi komisyjnemu należy wpisać jako kolejny po przedmiotach z sesji poprawkowej. 14. Przepisanie oceny uzyskanej w innej uczelni jeżeli student uzyskał zgodę wykładowcy prowadzącego przedmiot na przepisanie oceny z danego przedmiotu zaliczonego w innej uczelni, wpisu w indeksie dokonuje wykładowca odpowiedzialny za prowadzony przedmiot. C. Zasady wypełniania indeksu przez wykładowcę 1. Wszystkie wpisy w indeksie należy dokonywać kolorem niebieskim. 2. Do obowiązków wykładowcy należy wypełnienie rubryk z zaliczeniem lub egzaminem prowadzonego przez siebie przedmiotu. W zależności od rygoru, przy: zaliczeniu na ocenę należy wpisać: ocenę - cyfrą, datę i podpis, zaliczeniu bez oceny: zal., datę i podpis, egzaminie należy wpisać: ocenę cyfrą i słownie, datę i podpis. Skalę oraz stosowane skróty ocen określa Regulamin Studiów Wyższej Szkoły Medycznej w Legnicy ( 31). 3. W przypadku przedmiotów kończących się zaliczeniem na ocenę wpisuje się ocenę pozytywną z zaliczenia tego przedmiotu. W przypadku zaliczenia negatywnego (ocena niedostateczna) nie wpisuje się jej w kartę i indeks studenta. 4. W przypadku pomyłki wpisania złej oceny, w złej rubryce należy przekreślić swój błąd, podpisać się pod nim i wpisać poprawne dane. D. Zasady wypełniania indeksu przez Dziekanat 1. Przed wydaniem indeksu studentowi pracownik Dziekanatu wypisuje dane studenta na okładce, stronie pierwszej i czwartej, wkleja zdjęcie studenta oraz wytłacza pieczęć urzędową. Indeks należy wypisywać kolorem niebieskim. 2. Na stronie pierwszej dopuszcza się stawianie pieczęci (w kolorze niebieskim lub czerwonym) przy nazwie podstawowej jednostki organizacyjnej, kierunku i specjalności. Na dole strony stawia się pieczęć urzędową i pieczątkę Dziekana. 3. Data wpisana na stronie pierwszej jest datą rozpoczęcia studiów - immatrykulacji oraz datą wydania indeksu, wpisaną w rejestrze wydanych indeksów. 4. Na stronie czwartej wpisuje się poświadczenie wpisu na pierwszy i kolejne semestry. 4
5. W przypadku pomyłki przy wypisywaniu indeksu, indeks wymienia się na nowy i wypisuje jeszcze raz. 6. Wydanie indeksu i jego duplikatów odnotowuje się w rejestrze wydanych indeksów. 7. Punkty ECTS (European Credit Transfer System): jeżeli uzyskano pozytywną ocenę lub zaliczenie z danego przedmiotu, pracownik Dziekanatu wpisuje punkty ECTS zgodnie z kartą okresowych osiągnięć. 8. Punkty ECTS przypisywane są po uzyskaniu przez studenta zaliczenia wszystkich elementów składowych danego przedmiotu (wykładów, ćwiczeń, samokształcenia, praktyk zawodowych, zajęć praktycznych) 9. Jeżeli przedmiot nie został zaliczony, punktów ECTS nie wpisuje się. 10. Wpis warunkowy na kolejny semestr jeżeli student uzyskał zgodę Dziekana na wpis warunkowy na kolejny semestr, na stronie czwartej indeksu dokonujemy wpisu na kolejny semestr z adnotacją WPIS WARUNKOWY (w kolorze czerwonym). 11. Przedmiot objęty wpisem warunkowym student przepisuje jeszcze raz po przedmiotach zaliczanych w sesji zasadniczej i poprawkowej. Zaliczenie semestru podpisuje Dziekan dopiero po uzyskaniu zaliczenia danego przedmiotu. 12. Egzamin komisyjny jeżeli student uzyskał zgodę Dziekana na egzamin komisyjny, Dziekan określa termin tego egzaminu i wpisuje studenta warunkowo na kolejny semestr. 13. W związku z powyższym postępujemy jak przy wpisie warunkowym. 14. Przepisanie oceny uzyskanej w innej uczelni jeżeli student uzyskał zgodę wykładowcy prowadzącego zajęcia na przepisanie oceny z danego przedmiotu uzyskanej w innej uczelni, wpisu w indeksie wykładowca prowadzący dane zajęcia. 15. Praktyki (strony 74-85) wpisów w indeksie zaliczeń dot. odbytych praktyk i zajęć praktycznych dokonuje Kierownik Zakładu Praktyk Zawodowych lub upoważniona przez niego osoba, po złożeniu przez studenta wymaganych dokumentów z przebiegu praktyk zawodowych i zajęć praktycznych, co jest regulowane odpowiednimi zapisami regulaminu praktyk zawodowych (kierunek ratownictwo medyczne) oraz regulaminu zajęć praktycznych i praktyk zawodowych. 16. Nagrody i wyróżnienia oraz kary dyscyplinarne (strona 86 i 87) wypełnia Dziekanat na podstawie stosownych dokumentów. 17. Urlopy (strona 88 i 89) wypełnia pracownik Dziekanatu potwierdzając fakt udzielenia i powrotu z urlopu. 18. Obrona pracy dyplomowej (strona 90) część pierwszą (górną) wypełnia pracownik Dziekanatu przed przystąpieniem studenta do obrony. Część drugą (dolną) wypełnia się po obronie pracy dyplomowej. Data złożenia egzaminu musi być zgodna z datą wpisaną w księdze dyplomów. 19. Stronę 91 wypełnia pracownik Dziekanatu data otrzymania dyplomu musi być zgodna z datą na dyplomie. 20. Świadectwo odejścia (strona 92) wypisuje pracownik Dziekanatu w przypadku, gdy student opuszcza uczelnię (zostaje skreślony z listy studentów) przed ukończeniem studiów. Jako powód odejścia podaje się przyczynę opuszczenia wymienioną w decyzji o skreśleniu z listy studentów. 21. W przypadku zmiany imienia (imion) lub nazwiska studenta przed ukończeniem studiów, na wniosek studenta wystawia się indeks na nowe imię (imiona) lub nazwisko. 22. W przypadku, gdy student nie wystąpi z wnioskiem o wydanie nowego indeksu, w dotychczasowym indeksie należy przekreślić imię (imiona) lub nazwisko i nad nim wpisać nowe kolorem czerwonym, na dole strony należy umieścić adnotację: "Dokonano zmiany imienia (imion)/nazwiska", datę i podpis Dziekana lub osoby upoważnionej do 5
podpisywania indeksów. Podstawą dokonania zmiany jest odpis aktu małżeństwa, decyzja administracyjna o zmianie imienia lub nazwiska albo orzeczenie sądu. 23. Duplikat indeksu wystawiany jest po pisemnym zgłoszeniu przez studenta zagubienia, zniszczenia, kradzieży indeksu oraz po dostarczeniu zdjęcia i potwierdzeniu wniesienia płaty za wydanie duplikatu indeksu. Duplikat sporządzany jest wyłącznie na podstawie protokołów i kart okresowych osiągnięć studenta. Podpisu przy zaliczeniach poszczególnych przedmiotów dokonuje Dziekan. Na okładce i na pierwszej stronie indeksu, w prawym rogu u góry, umieszcza się adnotację: "DUPLIKAT" (w kolorze czerwonym). Przykład przedmiotu ze wzorem jego wpisania w indeks Chirurgia i pielęgniarstwo chirurgiczne wykład 10 ZO dr n med. Wojciech Woźny wykład 10 ZO mgr Wiesław Zielonka zajęcia praktyczne 10 ZO praktyki zawodowe 70 ZO egzamin dr n. med. Wojciech Woźny/mgr Wiesław Zielonka 6
7
KARTA OKRESOWYCH OSIĄGNIĘĆ STUDENTA ZASADY WYPEŁNIANIA A. Ustalenia ogólne 1. Karta okresowych osiągnięć studenta, zwana dalej KOOS, jest dokumentem potwierdzającym przebieg oraz wyniki studiów. Karta okresowych osiągnięć po zaliczonym semestrze przechowywana jest w teczce akt osobowych studenta. 2. KOOS po zakończeniu studiów przechowywana jest w archiwum uczelni (w teczce akt osobowych studenta) przez okres 50 lat. Należy o nią dbać i nie dopuścić do zniszczenia. 3. KOOS przygotowywana jest przez pracownika Dziekanatu a następnie wydawana studentowi na dwa tygodnie przed każdą sesją. 4. Pracownik Dziekanatu przygotowując KOOS, wypełnia wszystkie dane dot. studenta oraz wpisuje: przedmiot, nazwisko wykładowcy (dopuszcza się brak danych), godziny (w/ćw/samokształcenie/praktyki zawodowe/zajęcia praktyczne), formę zaliczenia, punkty ECTS. 5. W przypadku zagubienia KOOS, na wniosek studenta, pracownik Dziekanatu wydaje nową kartę. Do obowiązków studenta należy uzupełnienie wszystkich wpisów. W prawym górnym rogu umieszcza się wyraz: "DUPLIKAT" (w kolorze czerwonym). Dopuszcza się odtworzenie karty na podstawie protokołów. B. Karta okresowych osiągnięć obowiązki studenta 1. Przed rozpoczęciem sesji student ma obowiązek pobrać KOOS z Dziekanatu po uprzednim rozliczeniu się z rygorów dydaktycznych i opłat związanych z pobieraniem nauki na studiach stacjonarnych i niestacjonarnych.. 2. Do obowiązków studenta należy wpisanie do KOOS nazwiska wykładowcy (tytuł lub stopień naukowy, imię i nazwisko) jeżeli nie były wcześniej wpisane. 3. Student przed oddaniem KOOS do Dziekanatu, zobowiązany jest do zebrania wszystkich wpisów dokonywanych przez wykładowcę (wpisana data, ocena i podpis wykładowcy powinny być zgodne z danymi w indeksie). 4. Wszystkie wpisy w KOOS należy dokonywać kolorem niebieskim. 5. Sesja poprawkowa - przedmioty niezaliczone w sesji zasadniczej (egzaminy, zaliczenia na ocenę, zaliczenia) podlegają zaliczeniu w sesji poprawkowej (Termin II). 6. Wpis warunkowy na kolejny semestr lub egzamin komisyjny w przypadku uzyskania zgody na wpis warunkowy na kolejny semestr lub egzamin komisyjny, student pobiera z Dziekanatu kartę dodatkową z wpisanym przedmiotem podlegającym zaliczeniu lub egzaminowi. 7. Przepisanie oceny uzyskanej w innej uczelni wpisu w KOOS dokonuje wykładowca prowadzący dany przedmiot. 8. W terminie siedmiu dni po zakończonej sesji zasadniczej lub sesji poprawkowej dot. studentów, którzy dokonywali zaliczeń w II terminie, student zobowiązany jest do zdania karty okresowych osiągnięć studenta wraz z indeksem do Dziekanatu. C. Karta okresowych osiągnięć obowiązki wykładowcy 1. Wszystkie wpisy w KOOS należy dokonywać kolorem niebieskim. 2. Wykładowca nie może dokonać wpisu, jeżeli student nie przedstawi KOOS wraz z indeksem. 3. Do obowiązków wykładowcy należy wpisanie oceny (cyfrą oraz skrótem słownym) lub zal., daty i złożenie podpisu w wierszu z prowadzonym przedmiotem. Skalę oraz stosowane skróty ocen określa Regulamin Studiów Wyższej Szkoły Medycznej w Legnicy ( 31). 4. W przypadku przedmiotów kończących się zaliczeniem na ocenę wpisuje się ocenę pozytywną z zaliczenia tego przedmiotu. W przypadku zaliczenia negatywnego (ocena niedostateczna) nie wpisuje się jej w kartę i indeks studenta. 8
5. Do kolumny Termin II wpisuje się oceny, gdy student podchodzi do zaliczenia egzaminu w sesji poprawkowej. 6. W przypadku pomyłki należy przekreślić błąd, podpisać się pod nim i wpisać poprawne dane. D. Karta okresowych osiągnięć obowiązki Dziekanatu 1. Po zdaniu KOOS i indeksu przez studenta do Dziekanatu, pracownik Dziekanatu dokonuje sprawdzenia prawidłowego wypełnienia tych dokumentów, a następnie porównuje, czy dane w indeksie, KOOS i protokole są zgodne. 2. Pracownik Dziekanatu dokonuje zliczenia uzyskanych punktów ECTS (ilość uzyskanych punktów wpisuje się w wierszu Uzyskał punktów ECTS ). 3. Poprawki oraz błędne wpisy weryfikuje i potwierdza pieczęcią pracownik Dziekanatu. 4. Po podpisaniu karty przez Dziekana (data zgodna z datą zaliczenia semestru w indeksie) pracownik Dziekanatu pieczętuje KOOS i umieszcza w teczce akt osobowych studenta. 5. Wpis warunkowy na kolejny semestr jeżeli student uzyskał zgodę na wpis warunkowy na kolejny semestr, studentowi wystawia się osobną KOOS z adnotacją dodatkowa. Dziekan podpisuje kartę zasadniczą i kartę dodatkową po zaliczeniu wszystkich zaległości. 6. Egzamin komisyjny jeżeli student uzyskał zgodę na egzamin komisyjny, Dziekan określa termin tego egzaminu. Ocena z egzaminu Komisyjnego jest już ostateczna. 7. Przepisanie oceny uzyskanej w innej uczelni jeżeli student uzyskał zgodę wykładowcy prowadzącego dany przedmiot na przepisanie oceny z danego przedmiotu uzyskanej w innej uczelni, wpisu w KOOS dokonuje wykładowca prowadzący dany przedmiot. 8. W przypadku zmiany danych osobowych studenta przed ukończeniem studiów, kolejne KOOS wystawia się na nowe imię (imiona), nazwisko. Nowe imię (imiona) lub nazwisko wpisuje się na podstawie odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia lub nazwiska albo orzeczenia sądu. 9
Przykład przedmiotu w karcie soiągnięc okresowych studenta Lp. Przedmiot Forma zajęć Liczba godzin Punkty ECTS Wykładowca Zaliczenie cyfrowo/ słownie Egzamin Data termin I termin II podpis Cyfrowo/ Data Podpis Cyfrowo/ Data Podpis słownie słownie 1 Elementy anatomii i fizjologii wykład 20 egzamin 5 prof. dr hab. Stanisław Szymaniec - 10
PROTOKÓŁ ZASADY WYPEŁNIANIA A. Ustalenia ogólne 1. Protokół z zaliczenia/egzaminu przedmiotu jest dokumentem potwierdzającym przebieg oraz wyniki studiów. 2. Protokół z zaliczenia/egzaminu przedmiotu sporządzany jest przez pracownika Dziekanatu, a następnie wydawany wykładowcy przed sesją. 3. Pracownik Dziekanatu przygotowując protokół, wypełnia dane dot. kierunku, semestru, przedmiotu, formy zaliczenia oraz wpisuje nazwisko, imię i numer albumu poszczególnych studentów. 4. W górnym lewym rogu protokołu wpisuje się nazwę Uczelni i wydziału (dopuszcza się umieszczenie pieczęci nagłówkowej). B. Zasady wypełniania protokołu przez wykładowcę 1. Wykładowca pobiera protokół z Dziekanatu, wpisuje ocenę, datę oraz składa podpisy. Tak wypełniony protokół wykładowca zdaje do Dziekanatu. Wszystkie wpisy dokonuje się kolorem niebieskim. 2. W przypadku pomyłki należy przekreślić błąd, podpisać się pod nim i wpisać poprawne dane. 3. W przypadku przedmiotów kończących się zaliczeniem na ocenę do protokołu wpisywane są pozytywne zaliczenia z danego przedmiotu (co najmniej ocena dostateczna). Brak wpisu oceny z danego przedmiotu oznacza uzyskanie oceny niedostatecznej przez studenta. 4. Sesja egzaminacyjna poprawkowa dla studentów, którzy zaliczają przedmiot kończący się egzaminem w sesji egzaminacyjnej poprawkowej, ocenę wpisuje się w kolumnie termin poprawkowy.. 5. Wpis warunkowy na kolejny semestr dla studentów, którzy uzyskali zgodę na wpis warunkowy na kolejny semestr, drukowany jest osobny protokół z adnotacją wpis warunkowy. 6. Przepisanie oceny uzyskanej w innej uczelni jeżeli student uzyskał zgodę wykładowcy prowadzącego dany przedmiot na przepisanie oceny danego przedmiotu uzyskanej w innej uczelni, ocena zostaje wpisana do protokołu przez tego wykładowcę. 11