Oddział organizacji co to jest i jak się je zakłada? Stowarzyszenia mogą tworzyć swoje oddziały terenowe (zwane też kołami), w przepisach określane jako terenowe jednostki organizacyjne. Warto zastanowić się, z jakich powodów grupa osób, pragnąca razem realizować jakieś wspólne cele, decyduje się na powołanie oddziału już istniejącej organizacji, zamiast powołać zupełnie nowe stowarzyszenie? Wydaje się, że istotna może być pozycja i dorobek organizacji już istniejącej. Nie zawsze trzeba tworzyć kolejne nowe stowarzyszenie można też włączyć się w już prowadzoną działalność. Oddział to wydzielona z ogólnej struktury stowarzyszenia wewnętrzna jednostka, która realizuje cele statutowe stowarzyszenia i posiada wewnętrzną samodzielność. Oddziały mogą mieć dwie formy: jako posiadające własną osobowość prawną; lub nieposiadające własnej osobowości prawnej. Aby stowarzyszenie mogło powołać oddziały/ koła jego statut musi przewidywać taką możliwość oraz określać zasady ich powoływania (czyli kto i w jaki sposób podejmuje decyzje o powołaniu oddziału/koła), a także opisywać ich strukturę wewnętrzną. Uwaga! Zgodnie z nowelizacją ustawy Prawo o stowarzyszeniach obowiązującą od 20 maja 2016 r. w statucie stowarzyszenia, które chce tworzyć jednostki terenowe wymagane są szczegółowe zapisy zgodnie z art. 10a. Art. 10a. 1. Stowarzyszenie może tworzyć terenowe jednostki organizacyjne. W takim przypadku statut stowarzyszenia określa: 1) zasady tworzenia oraz rozwiązania terenowej jednostki organizacyjnej; 2) strukturę organizacyjną terenowej jednostki organizacyjnej; 3) organy terenowej jednostki organizacyjnej, w tym zarząd, oraz tryb dokonywania ich wyboru lub powoływania; 4) możliwość otrzymywania przez członków zarządu terenowej jednostki organizacyjnej wynagrodzenia za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją, w przypadku gdy w statucie stowarzyszenia przewidziano możliwość otrzymywania takiego wynagrodzenia przez członków zarządu stowarzyszenia.
Zasady tworzenia Odział terenowy może zostać powołany na wniosek Komitetu Założycielskiego Oddziału powołanego przez Zebranie Założycielskie Oddziału liczące nie mniej niż 10 członków zwyczajnych Stowarzyszenia działających na danym terenie. Uchwałę o utworzeniu oddziału podejmuje Zarząd Stowarzyszenia. Struktura organizacyjna 1. Władze oddziału to: a. Walne Zebranie Członków Oddziału, b. Zarząd Oddziału, c. Komisja Rewizyjna. 2. Uchwały wszystkich władz Oddziału zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania w pierwszym terminie, w drugim terminie bez względu na liczbę obecnych członków, chyba, że dalsze postanowienia statutu stanowią inaczej. 3. Kadencja wszystkich wybieralnych władz Oddziału trwa 4 lata. 4. W razie, gdy skład władz Oddziału Stowarzyszenia ulegnie zmniejszeniu w czasie trwania kadencji uzupełnienie ich składu może nastąpić w drodze kooptacji, której dokonują pozostali członkowie organu, który uległ zmniejszeniu. W trybie tym można powołać nie więcej niż połowę składu organu. Walne Zebranie Członków Oddziału 1. Najwyższą władzą Oddziału Stowarzyszenia jest Walne Zebranie Członków Oddziału. Może być ono zwyczajne bądź nadzwyczajne. 2. Zwyczajne Walne Zebrania zwołuje Zarząd Oddziału raz w roku jako sprawozdawcze i co cztery lata jako sprawozdawczo wyborcze, zawiadamiając członków o jego terminie, miejscu i proponowanym porządku obrad co najmniej na 14 dni przed terminem Walnego Zebrania. Jeśli na zebraniu nie ma wymaganego kworum zwołuje się zebranie w drugim terminie nie później niż w ciągu miesiąca od dnia zwołania Walnego Zebrania Członków. 3. Nadzwyczajne Walne Zebranie Oddziału zwołuje Zarząd Oddziału: a. z własnej inicjatywy, b. na żądanie Komisji Rewizyjnej Oddziału, c. na wniosek co najmniej 1/3 ogólnej liczby członków zwyczajnych Oddziału Stowarzyszenia 4. Kompetencje Walnego Zebrania Członków to: a. uchwalanie głównych kierunków działalności Oddziału, b. wybieraniu delegatów Oddziału na Walne Zebranie Stowarzyszenia,
c. wybieranie i odwoływanie władz Oddziału, d. udzielanie absolutorium ustępującemu Zarządowi Oddziału, e. zabieranie głosu w sprawach ważnych dla całego Stowarzyszenia, f. rozpatrywanie odwołań od uchwał Zarządu Oddziału, g. podejmowanie uchwał w sprawach rozwiązania się Oddziału. Zarząd Oddziału 1. Liczbę członków Zarządu Oddziału poza jego przewodniczącym ustala Zebranie ogólne. 2. Posiedzenia Zarządu Oddziału odbywają się w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na trzy miesiące. 3. Kompetencje Zarządu Oddziału to: a. kierowanie bieżącą pracą Oddziału Stowarzyszenia, b. realizacja uchwał Walnego Zebrania Oddziału i Walnego Zebrania Stowarzyszenia, c. sprawowanie zarządu nad majątkiem Oddziału Stowarzyszenia, d. zwoływanie Walnego Zebrania Oddziału, e. przyjmowanie i wykluczanie członków Oddziału Stowarzyszenia, f. reprezentowanie Oddziału Stowarzyszenia na zewnątrz i działanie w jego imieniu, g. zgłaszanie informacji o zmianie władz Oddziału do Zarządu Stowarzyszenia. Komisja Rewizyjna Oddziału 1. Komisja Rewizyjna Oddziału jest niezależnym od Zarządu Oddziału organem Oddziału Stowarzyszenia powołanym do sprawowania kontroli nad jego działalnością. 2. Komisja Rewizyjna składa się z 2 do 3 osób w tym przewodniczącego wybieranego na pierwszym posiedzeniu komisji. 3. Kompetencje Komisji Rewizyjnej to: a. kontrola całokształtu działalności Oddziału Stowarzyszenia, b. ocena pracy Zarządu, w tym corocznych sprawozdań i bilansu, c. składanie sprawozdań na Walnym Zebraniu Oddziału wraz z oceną działalności Oddziału Stowarzyszenia i Zarządu Oddziału, d. wnioskowanie do walnego zebrania członków o udzielanie absolutorium Zarządowi,
e. wnioskowanie o odwołanie Zarządu lub poszczególnych członków Zarządu Oddziału w razie jego bezczynności, f. wnioskowanie o zwołanie Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Oddziału g. wnioskowanie do Walnego Zebrania Członków o rozwiązanie Oddziału Stowarzyszenia Postanowienia końcowe 1. Zarząd Krajowy ma prawo nie wyrazić zgody na przeprowadzenie przez Oddział działań niezgodnych z celami statutowymi, lub takich, które zdaniem Zarządu mogą zaszkodzić wizerunkowi Stowarzyszenia. 2. Uchwałę o rozwiązaniu Oddziału Stowarzyszenia podejmuje Walne Zebranie Oddziału kwalifikowaną większością 2/3 głosów przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania. Decyzję o rozwiązaniu Oddziału Stowarzyszenia może podjąć także Walne Zebranie Członków kwalifikowaną większością 2/3 głosów, przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania, na wniosek Zarządu Stowarzyszenia, lub Komisji Rewizyjnej Oddziału, po stwierdzeniu nieprawidłowości w działaniach Oddziału Stowarzyszenia. Czy oddział/koło stowarzyszenia musi mieć osobowość prawną? Oddział/koło może mieć własną osobowość prawną (musi o nią wystąpić do Krajowego Rejestru Sądowego) lub może korzystać z osobowości prawnej organizacji głównej (macierzystej). Jakie znaczenie ma osobowość prawna oddziału lub jej brak? Oddział z osobowością prawną w sferze prawa cywilnego jest odrębnym podmiotem. Ma pełną zdolność do czynności prawnych, zdolność sądową oraz własny majątek, samodzielnie zdobywa fundusze na działalność, samodzielnie się z nich rozlicza i sprawozdaje do właściwych organów. Jednak w sferze prowadzenia działalności statutowej nie korzysta z autonomii, realizuje cele zgodne ze statutem. Oddział bez osobowości prawnej nie ma pełnej zdolności do czynności prawnych. Samodzielnie zdobywa środki na działalność, ale już rozliczenia i różne obowiązki sprawozdawcze będą prowadzone wspólnie z organizacją główną. PRZYKŁAD: Oddział bez osobowości prawnej nie może samodzielnie wystąpić o nadanie statusu organizacji pożytku publicznego.
Jak zakłada się oddział/koło stowarzyszenia? Nie istnieje jeden obowiązujący sposób powoływania oddziału, decydujące znaczenie w tym względzie mają zapisy statutu danego stowarzyszenia. Uwaga! Zgodnie z nowelizacją ustawy Prawo o stowarzyszeniach obowiązującą od 20 maja 2016 r. w statucie stowarzyszenia, które chce tworzyć jednostki terenowe wymagane są szczegółowe zapisy zgodnie z art. 10a. Aby powstał oddział stowarzyszenia przede wszystkim potrzebni są jego założyciele, czyli ludzie którzy będą go tworzyć i w nim działać. Przepisy nie określają ilu ma być założycieli, ale wydaje się, że powinno być to przynajmniej 7 osób /u Nas 10 osób/(szczególnie, jeśli oddział zamierza mieć własną osobowość prawną), czyli tak jak w przypadku stowarzyszenia rejestrowanego w KRS. Oddział powoływany jest uchwałą właściwego organu organizacji głównej (macierzystej) zarządu albo walnego zebrania. Oddział może powstać z inicjatywy własnej osób, które chcą go tworzyć i być w jego szeregach (zgłaszają ten pomysł do organizacji macierzystej, są inicjatorami) lub z inicjatywy samej organizacji macierzystej. Sposób powołania oddziału zawsze musi być zgodny z zapisami statutowymi danej organizacji. Struktura oddziału też powinna być określona w statucie i najczęściej jest podobna do struktury organizacji macierzystej, czyli oddział ma własny zarząd, komisję rewizyjną, wszyscy członkowie tworzą walne zebranie. Ze stowarzyszeniem, które je powołało (jednostką macierzystą) łączy je wspólny statut. Tak więc, jeżeli statut przewiduje możliwość tworzenia oddziałów/kół, to musimy postępować zgodnie z tymi zapisami. Jak rejestruje się oddział/koło stowarzyszenia? Oddział z osobowością prawną Zarejestrowanie oddziału z własną osobowością prawną wymaga przede wszystkim: uzyskania zgody na powstanie oddziału ze strony organizacji macierzystej; zgłoszenia wniosku rejestracyjnego przez nowy oddział do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) właściwego dla siedziby oddziału. Aby powstał oddział musi odbyć się tzw. zebranie założycielskie, podczas którego założyciele powołują oddział, wybierają władze: zarząd i komisję rewizyjną
Wniosek rejestracyjny składany do KRS oddziału musi zawierać: wszystkie formularze oraz dokumenty i załączniki potrzebne do rejestracji stowarzyszenia (więcej informacji tutaj: /formularze zakladanie stowarzyszenia); a dodatkowo także: uchwałę o powołaniu oddziału wydaną przez właściwe władze organizacji macierzystej np. przez walne zebranie lub zarząd oddziału głównego i statut jednostki macierzystej. Wniosek o rejestrację oddziału stowarzyszenia zawiera: Formularz KRS W20 Formularz KRS WK dla zarządu Formularz KRS WK dla komisji rewizyjnej Protokół z zebrania założycielskiego Uchwały o wyborze: zarządu i komisji rewizyjnej Lista członków założycieli z ich własnoręcznymi podpisami Statut organizacji macierzystej uwierzytelniony przez KRS Uchwała organizacji macierzystej o powołaniu oddziału (np. uchwała walnego zebrania lub uchwała zarządu oddziału głównego) Wyciąg z rejestru organizacji macierzystej Wniosek składa komitet założycielski oddziału do KRS właściwego ze względu na siedzibę tego oddziału. Kwestią niejasną jest zgłoszenie takiego oddziału przez organizację macierzystą do jej własnego KRS praktyka w tym względzie bywa różna, tzn. niektóre stowarzyszenia zgłaszają oddziały, inne tego nie robią. Oddział uzyskuje własną osobowość prawną z chwilą wpisania go do KRS. Oddział bez osobowości prawnej Procedura powstania może być taka sama w przypadku oddziału, który będzie miał osobowość prawną (w zależności od zasad określonych przez organizację macierzystą), ale nie ma konieczności rejestracji w KRS. Dodatkowo, organizacja macierzysta zgłasza powstanie oddziału do swojego KRS na odpowiednich formularzach rejestrowych (KRS Z20 i załącznik KRS WA oraz dokumenty potwierdzające powołanie oddziału np. uchwała zarządu o powołaniu oddziału) Oddział bez osobowości prawnej posługuje się statutem oraz numerem KRS organizacji macierzystej.
O czym jeszcze warto pamiętać (?) Zarząd każdego oddziału (z osobowością prawną lub bez) musi w ciągu 14 dni od powstania poinformować o tym starostę powiatu (czyli organ nadzoru) właściwy ze względu na siedzibę. W informacji podaje adres oddziału, skład zarządu oraz statut. Jest też możliwa sytuacja, że rejestruje się nowe stowarzyszenie i jednocześnie zgłasza ono swoje oddziały terenowe. Wówczas oprócz wszystkich dokumentów i załączników, które zgłasza nowe stowarzyszenie do dokumentów rejestrowych dokładamy dodatkowo: formularz KRS WA oraz uchwałę o powołaniu oddziału.