Prowadzone w Okręgowym Urzędzie Górniczym we Wrocławiu rejestry, ewidencje i archiwa oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych Rejestry, ewidencje i archiwa W Okręgowym Urzędzie Górniczym we Wrocławiu prowadzone są następujące rejestry i ewidencje: 1) rejestr pism przychodzących i wychodzących z urzędu, podzielony według działów tematycznych ( jest ich kilkadziesiąt ), prowadzony dla kaŝdego roku kalendarzowego w formie informatycznej, obejmuje następujące dane: - liczba dziennika, - data zarejestrowania, - nadawca, - adresat, - treść, - typ, - data pisma; 2) rejestr stwierdzonych kwalifikacji osób dozoru ruchu, kierownictwa ruchu, osób fizycznych oraz ratowników, dane w nim zawarte dotyczą kandydatów, ubiegających się o stwierdzenie kwalifikacji na powyŝsze stanowiska: - imię i nazwisko, - adres, - data złoŝenia wniosku; 3) rejestr wniosków o ukaranie, skierowanych do sądów grodzkich, zawierający: - numer sprawy, - numer komputerowy, - data wysłania, - nazwisko i imię obwinionego, - zakład pracy i stanowisko, - numer protokołu poinspekcyjnego, - data wyroku i treść wyroku, - inne załatwione sprawy,
- data odwołania, - orzeczenie II instancji, - uwagi; 4) rejestr wniosków o ukaranie skierowanych do kierownika zakładu górniczego z art. 41 Kodeksu wykroczeń, obejmujący następujące dane: - liczba porządkowa, - nazwisko i imię, - data pisma, - nazwisko i imię inspektora, - zakład pracy i stanowisko ukaranego; 5) rejestr decyzji wydanych na podstawie art. 113 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. - Prawo geologiczne i górnicze, prowadzony dla kaŝdego roku kalendarzowego, który zawiera: - liczba porządkowa, - nazwisko i imię, - zakład pracy, - okres trwania zakazu, - inspekcje, - wypadek, - uwagi; 6) ewidencja wypadków w kopalniach zawierająca spis wypadków w kopalniach podlegających właściwości Okręgowego Urzędu Górniczego we Wrocławiu; ewidencja zawiera informacje na temat: - daty i godziny wypadku, - w jakiej kopalni nastąpił wypadek, - poszkodowanych, - przyczyn wypadku; 7) rejestr skarg i wniosków. Rejestry i ewidencje prowadzone są w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej. KaŜdy rejestr otrzymuje własny symbol (znak) i odpowiada mu oznaczona tym samym symbolem teczka. Rejestry i ewidencje prowadzone w postaci elektronicznej stanowią uporządkowany i całościowy układ (baza z danymi i informacjami, kopie, urządzenia komputerowe). Urządzenia i system informatyczny do prowadzenia ewidencji, dla bezpieczeństwa danych i informacji zawartych w bazie, spełniają warunki, jakim powinny 2
odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne słuŝące do przetwarzania danych osobowych. W Okręgowym Urzędzie Górniczym we Wrocławiu funkcjonuje takŝe składnica akt (archiwum). Wszystkie dokumenty znajdujące się w nim posegregowane są na działy problemowe oraz działy, w których znajdują się akta dotyczące działalności poszczególnych kopalń. Akta przejmuje się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego sporządzonego według wykazu akt. Dokumenty przechowuje się przez okres 3, 5, 10 lub 50 lat od zakończenia sprawy. Akta znajdują się w opisanych teczkach, opatrzonych kolejnym numerem - jest on jednocześnie liczbą porządkową prowadzonego przez urząd archiwalnego spisu zdawczo-odbiorczego. Za treść informacji odpowiada: Grzegorz Wowczuk - Dyrektor Okręgowego Urzędu Górniczego we Wrocławiu Czas wytworzenia informacji: 23 czerwca 2003 Zasady udostępniania danych zawartych w prowadzonych w Okręgowym Urzędzie Górniczym we Wrocławiu rejestrach, ewidencjach i archiwach Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 i Nr 153, poz. 1271, z późn. zm.) stanowi, Ŝe osoba, której przetwarzane dane osobowe dotyczą, ma prawo wglądu do tych danych. Zgodnie z art. 32 ustawy kaŝdej osobie przysługuje prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, zawartych w zbiorach danych, a zwłaszcza prawo do: 1) uzyskania wyczerpującej informacji, czy taki zbiór istnieje oraz do ustalenia administratora danych, adresu jego siedziby i pełnej nazwy, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna - jej miejsca zamieszkania oraz imienia i nazwiska, 2) uzyskania informacji o celu, zakresie i sposobie przetwarzania danych zawartych w takim zbiorze, 3) uzyskania informacji, od kiedy przetwarza się w zbiorze dane jej dotyczące, oraz podania w powszechnie zrozumiałej formie treści tych danych, 4) uzyskania informacji o źródle, z którego pochodzą dane jej dotyczące, chyba Ŝe administrator danych jest zobowiązany do zachowania w tym zakresie tajemnicy państwowej, słuŝbowej lub zawodowej, 5) uzyskania informacji o sposobie udostępniania danych, a w szczególności informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane te są udostępniane, 5a) uzyskania informacji o przesłankach podjęcia rozstrzygnięcia, o którym mowa w art. 26a ust. 2. 3
Osoba zainteresowana moŝe skorzystać z prawa do informacji, o których mowa w pkt 1-5, nie częściej niŝ raz na 6 miesięcy. Na podstawie art. 33 cytowanej ustawy Dyrektor Okręgowego Urzędu Górniczego we Wrocławiu, na wniosek osoby, której dane dotyczą, jest obowiązany, w terminie 30 dni, poinformować o przysługujących jej prawach oraz udzielić, odnośnie jej danych osobowych, informacji, o których mowa w art. 32 ust. 1 pkt 1-5a, a zwłaszcza wskazać w formie zrozumiałej: 1) jakie dane osobowe zawiera zbiór, 2) w jaki sposób zebrano dane, 3) w jakim celu i zakresie dane są przetwarzane, 4) w jakim zakresie oraz komu dane zostały udostępnione. Na wniosek osoby, której dane dotyczą, informacji, o których mowa w pkt 1-4, udziela się na piśmie. Zgodnie z art. 29 ustawy o ochronie danych osobowych Dyrektor Okręgowego Urzędu Górniczego we Wrocławiu udostępnia dane posiadane w ww. zbiorach w celach innych niŝ włączenie do zbioru: 1) osobom lub podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa, 2) osobom i podmiotom innym niŝ wymienione w pkt 1, jeŝeli w sposób wiarygodny uzasadnią potrzebę posiadania tych danych, a ich udostępnienie nie naruszy praw i wolności osób, których dane dotyczą; uprawnienie wspomnianych osób i podmiotów nie dotyczy danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynaleŝność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak równieŝ danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub Ŝyciu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a takŝe innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Dane osobowe udostępnia się na pisemny, umotywowany wniosek. Wniosek powinien zawierać informacje umoŝliwiające wyszukanie w zbiorze Ŝądanych danych osobowych oraz wskazywać ich zakres i przeznaczenie. Udostępnione dane osobowe moŝna wykorzystać wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem, dla którego zostały udostępnione. Zgodnie z art. 30 cytowanej ustawy Dyrektor Okręgowego Urzędu Górniczego we Wrocławiu odmawia udostępnienia danych osobowych ze zbioru danych podmiotom innym niŝ podmioty uprawnione do ich otrzymania na mocy przepisów prawa, jeŝeli spowodowałoby to: 1) ujawnienie wiadomości stanowiących tajemnicę państwową, 4
2) zagroŝenie dla obronności lub bezpieczeństwa państwa, Ŝycia i zdrowia ludzi lub bezpieczeństwa i porządku publicznego, 3) zagroŝenie dla podstawowego interesu gospodarczego lub finansowego państwa, 4) istotne naruszenie dóbr osobistych osób, których dane dotyczą, lub innych osób. Za treść informacji odpowiada: Grzegorz Wowczuk - Dyrektor Okręgowego Urzędu Górniczego we Wrocławiu Czas wytworzenia informacji: 23 czerwca 2003 5