Strona 1 z 6 Zielona Góra: Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (ESOD) etap II Numer ogłoszenia: 97436-2013; data zamieszczenia: 11.03.2013 OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - dostawy Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe. Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego. SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY I. 1) NAZWA I ADRES: Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego, ul. Podgórna 7, 65-057 Zielona Góra, woj. lubuskie, tel. 684565403, 4565404, 4565277, faks 68 4565404. Adres strony internetowej zamawiającego: www.bip.lubuskie.pl I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa. SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (ESOD) etap II. II.1.2) Rodzaj zamówienia: dostawy. II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1.Celem głównym Projektu Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (ESOD) etap II jest zwiększenie dostępności oraz jakości usług świadczonych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego (UMWL) drogą elektroniczną (eadministracja) poprzez rozbudowę lokalnej infrastruktury społeczeństwa informacyjnego oraz połączenie z produktami wdrożonymi w ramach projektu Lubuski e-urząd. Realizacja Projektu ma zapewnić obywatelom jasny, efektywny i zunifikowany sposób kontaktu z Urzędem Marszałkowskim oraz możliwość załatwiania spraw urzędowych wewnątrz Urzędu Marszałkowskiego. 2.Przedmiot Zamówienia obejmuje: - Dostawę, montaż wraz z uruchomieniem, konfigurację oraz świadczenie usług serwisu gwarancyjnego sprzętu komputerowego (urządzeń teleinformatycznych). - Wdrożenie obsługi procedur administracyjnych za pomocą Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów (ESOD) w zakresie: 1) implementacja 90 procedur, 2) wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, 3) integracja Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów z Regionalną Platformą Komunikacji Elektronicznej (Cyfrowy Urząd), 4) zamieszczenie formularzy elektronicznych procedur obsługi Interesanta na Regionalnej Platformie Komunikacji Elektronicznej (Cyfrowy Urząd), 5) przeszkolenie 515 użytkowników oraz 5 administratorów. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik Nr 1 do SIWZ.. II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie. II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 30.24.10.00-0, 30.24.82.00-1, 30.25.00.00-6, 48.00.00.00-8, 48.61.00.00-7, 72.26.30.00-6, 72.26.50.00-0, 72.26.80.00-1, 72.00.00.00-5, 72.21.20.00-4, 72.21.10.00-7, 48.82.00.00-2, 30.21.40.00-2, 30.21.61.10-0, 32.42.00.00-3, 79.63.20.00-3. II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie. II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie. II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Okres w miesiącach: 11. SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM
Strona 2 z 6 III.1) WADIUM Informacja na temat wadium: Zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie 20000,00 zł III.2) ZALICZKI Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w zakresie spełniania tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia III.3.2) Wiedza i doświadczenie W celu potwierdzenia posiadania wiedzy i doświadczenia wymagane jest wykazanie wykonanych głównych dostaw w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - dwóch zamówień dostawy i wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów, z którego każde obejmuje co najmniej: a) dostawę systemu elektronicznego obiegu dokumentów dla jednostek sektora finansów publicznych dla co najmniej 300 użytkowników, b) wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w co najmniej 5 odrębnych lokalizacjach lub 5 jednostek sektora finansów publicznych, c) instalację oraz parametryzację dostarczonego systemu. Wartość każdego z dwóch zamówień obejmujących łącznie pkt. a, b i c musi być nie mniejsza niż 250 000,00 zł brutto, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć dowody potwierdzające, że te dostawy zostały wykonane należycie, lub są wykonywane należycie. Uwaga: Przez Użytkowników rozumie się pracowników instytucji objętych wdrożeniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów dla których udzielono licencji na użytkowanie oprogramowania. Przez System Elektronicznego Obiegu Dokumentów rozumie się aplikację, która: - realizuje wewnętrzne procedury urzędowe (co najmniej przyjmowanie, dekretowanie, procedowanie, archiwizowanie dokumentów i spraw), - automatycznie realizuje przepływ danych i dokumentów (korespondencji oraz spraw) pomiędzy stanowiskami komputerowymi użytkowników systemu według wcześniej zaplanowanej kolejności i zgodnie z narzuconymi wcześniej ograniczeniami czasowymi, - umożliwia składowanie na nośnikach elektronicznych w sposób zorganizowany wszelkiego rodzaju dokumentów wpływających, wychodzących i wytwarzanych w ramach urzędowych procedur (repozytorium dokumentowe systemu), - umożliwia elektroniczną wymianę informacji (dokumentów, pism) z interesantem, przez co łącznie stanowi narzędzie pracy dla pracowników oraz narzędzie do komunikacji z interesantem. Przez procedury elektroniczne rozumie się: - karty informacyjne opisujące sposób realizacji spraw urzędowych, wymagane dokumenty oraz opłaty związane z realizacją sprawy zawierające: - Ogólny opis, - Wymagane dokumenty, - Sposób dostarczenia dokumentów, - Informacje o możliwości wszczęcia/obsługi sprawy drogą elektroniczną, - Miejsce złożenia dokumentów w urzędzie, - Informacje o opłatach, - Terminy i sposób załatwienia sprawy, - Jak można uzyskać informację na temat przebiegu sprawy, - Tryb odwoławczy, - Skargi i wnioski, - Podstawa prawna, - Usługi powiązane, - Informacje dodatkowe. - formularze elektroniczne umożliwiające wnoszenie spraw drogą elektroniczną i składanie podpisu elektronicznego wykonane w technologii XML, które przetwarzane są w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (ESOD) umożliwiających kontakt Interesantów z instytucją publiczną. 2.2. jedną dostawę formularzy elektronicznych spełniającą następujące warunki: a) w ramach zamówienia wykonawca opracował i wdrożył na platformie publicznych usług elektronicznych (Elektroniczna Skrzynka Podawcza, Cyfrowy Urząd) co najmniej 30 formularzy procedur administracyjnych opartych na standardach XML, XSD, XSLT i składających się z warstwy
Strona 3 z 6 prezentacji, logiki i warstwy danych, b) wykonane formularze lub platforma publicznych usług elektronicznych na których je wdrożono muszą być zintegrowane z epuap. Wartość dostawy formularzy elektronicznych obejmujących łącznie pkt. a i b musi być nie mniejsza niż 200000,00 zł brutto, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć dowody potwierdzające, że te dostawy zostały wykonane należycie, lub są wykonywane należycie. III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia Wymagane jest dysponowanie osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia posiadającymi następujące kwalifikacje: a) co najmniej 1 osoba certyfikowana w zakresie pełnienia funkcji kierownika projektu (wg metodyki PRINCE2, PMI lub równoważnych) posiadająca doświadczenie w pełnieniu funkcji kierownika projektu o wartości projektu co najmniej 500000,00 PLN brutto (słownie: pięćset tysięcy zł 00/100), przez okres co najmniej 1 roku, Uwaga: Przez równoważne metodyki zarządzania projektami Zamawiający rozumie metodyki obejmujące opisany zbiór czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych celów głównych i pośrednich w skończonym czasie i budżecie obejmujących co najmniej: etapy planowania, harmonogramowania, realizacji i kontroli realizacji. Potwierdzenie wiedzy teoretycznej oraz praktycznej w zakresie posługiwania się metodyką musi obejmować egzaminy oraz certyfikację i być dostępne dla pracowników Zamawiającego. b) co najmniej 1 osoba spełniając łącznie następujące wymagania: posiadająca wykształcenie wyższe techniczne, znajomość komputerowych systemów operacyjnych, w szczególności Microsoft Windows 2008 Server lub jednej z dystrybucji Linux, c) co najmniej 2 osoby posiadające doświadczenie w zakresie wdrażania systemu elektronicznego obiegu dokumentów w jednostkach administracji publicznej, d) co najmniej 2 osoby posiadające doświadczenie w zakresie tworzenia procedur (karty i formularze elektroniczne) do Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów w jednostkach administracji publicznej, e) co najmniej 2 osoby posiadające doświadczenie w zakresie prowadzenia szkoleń z zakresu obsługi systemu elektronicznego obiegu dokumentów, f) co najmniej 1 osoba posiadająca doświadczenie w zakresie testowania systemów informatycznych Uwaga: -Zamawiający dopuszcza łączenie kwalifikacji i uprawnień w ppkt 3) lit. b)-f), czyli np. jedna osoba może łączyć w sobie wymagania określone np. w ppkt 3) lit. c i d. -Zamawiający nie dopuszcza łączenia przez jedną osobę doświadczenia Kierownika projektu (ppkt. 3) lit. a) z innymi wymaganiami określonymi w ppkt 3) lit. b)-f). III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa Opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż -500000,00 zł. UWAGA: Polisa winna być aktualna na dzień składania i otwarcia ofert. Jeżeli z ww. dokumentu nie wynika że składka została opłacona, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć potwierdzenie jej opłaty lub opłat raty składki wymagalnej na dzień otwarcia ofert. Ze względu na specyfikę zawierania umów ubezpieczeniowych, obejmujących okresy nie dłuższe niż jeden rok dopuszczalne jest po podpisaniu umowy sukcesywne przedstawianie dowodów opłacania polisy lub przedstawienie nowej polisy OC zawartej na okres obowiązywania umowy. -Informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo -kredytowej, w którym Wykonawca posiada rachunek potwierdzający wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. Potwierdzenie wysokości posiadania środków na wykonanie przedmiotowego zamówienia wymaga udokumentowania kwotą w wysokości nie mniejszej niż -500000,00 zł. III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Strona 4 z 6 ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć: wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy -w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na zdolność finansową innych podmiotów, przedkłada informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, dotyczącą podmiotu, z którego zdolności finansowej korzysta na podstawie art. 26 ust. 2b ustawy, potwierdzającą wysokość posiadanych przez ten podmiot środków finansowych lub jego zdolność kredytową, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć: oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2. III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych
Strona 5 z 6 Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada: III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że: nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY, USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM W zakresie potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć: inne dokumenty W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy odpowiadają wymaganiom jakościowym określonym przez Zamawiającego, Wykonawca załączy do oferty: oświadczenia i certyfikaty wskazane szczegółowo w Załączniku nr 1 do SIWZ SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA w kartach produktu dla zadań: 2, 4, 5, 6, 7, 8: - pozycja 5 - Warunki serwisu gwarancyjnego, - pozycja 7 - Wymagania odnośnie treści oferty. - dla zadania 3 - pozycja 1, 5 i 7. UWAGA: Zgodnie z zapisami rozdziału XX pkt 2 treści SIWZ dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczone przez Wykonawcę. III.6) INNE DOKUMENTY Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5) 1) Wypełniony i podpisany Formularz ofertowy - zgodnie z zał. Nr 6 do SIWZ. 2) Wypełniony i podpisany Formularz cenowy - zgodnie z zał. Nr 11 do SIWZ, 3) Pisemne zobowiązanie, o którym mowa w rozdziale III pkt 4 SIWZ, o ile Wykonawca polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp - jeśli dotyczy. 4) Umowa spółki cywilnej - jeśli dotyczy 5) Pełnomocnictwo -jeśli dotyczy. Pełnomocnictwo musi zostać dołączone do oferty i złożone w oryginale lub kopii notarialnie potwierdzonej, - W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp, Wykonawca musi złożyć: Oświadczenie w trybie art. 24 ust 2 pkt 5 ustawy Pzp - zał. Nr 8b do SIWZ. UWAGA* W przypadku gdy Wykonawca należy do Grupy kapitałowej zobowiązany jest załączyć listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsulentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.). III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie SEKCJA IV: PROCEDURA IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony. IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena. IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie. IV.3) ZMIANA UMOWY Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian
Strona 6 z 6 1. Zakazuje się zmian postanowień niniejszej Umowy w stosunku do treści oferty, za wyjątkiem niżej wymienionych możliwości i warunków dokonania takiej zmiany: 1) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany Strony Umowy - Wykonawcy w sytuacji następstwa prawnego wynikającego z odrębnych przepisów. 2. W przypadku konieczności przesunięcia terminów umownych, jeśli konieczność ta, nastąpiła na skutek okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawierania niniejszej Umowy tj.: 1) Z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie usług, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron. 2) Z powodu okoliczności siły wyższej, np. wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć z pewnością, w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach. 3. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany wynagrodzenia brutto, w przypadku zmiany przepisów obowiązujących dot. podatku VAT o różnicę pomiędzy stawką obowiązującą w chwili podpisania Umowy a stawką po zmianie. 4. W przypadku zmiany osób po stronie Wykonawcy przewidzianej do realizacji zamówienia. Wówczas Wykonawca zobowiązany jest zastąpić te osoby osobami posiadającymi takie same wymagania, kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz uprawnienia i spełniające te same warunki określone w SIWZ. 5. Wszelkie zmiany treści Umowy mogą być dokonywane wyłącznie w formie aneksu, podpisanego przez obie Strony, pod rygorem nieważności. 6. Dokonanie zmiany Umowy w zakresie, o których mowa w ust. 1-5 wymaga uprzedniego złożenia na piśmie prośby Wykonawcy wykazującej zasadność wprowadzenia zmian i zgody Zamawiającego na jej dokonanie lub przedłożenia propozycji zmiany przez Zamawiającego. IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.bip.lubuskie.pl Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego, Departament Administracyjno - Gospodarczy, WYDZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH - pokój nr 03 ul. Podgórna 7, 65-057 Zielona Góra. IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 20.03.2013 godzina 10:00, miejsce: Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego, Departament Administracyjno - Gospodarczy, Kancelaria Ogólna - pokój nr 59 (parter) ul. Podgórna 7, 65-057 Zielona Góra. IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert). IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 Priorytet I. Rozwój infrastruktury wzmacniającej konkurencyjność regionu Działanie: 1.3 Rozwój społeczeństwa informacyjnego.. IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie