1 Załącznik nr 2 Do Instrukcji Kancelaryjnej Symbole klasyfikacyjne I II III IV JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komór -ce meryt. w innych komór. 0 ZARZĄDZANIE 00 ORGANY KOLEGIALNE I JEDNOOSOBOWE 000 Senat 0000 Posiedzenia Senatu A 0001 Uchwały Senatu A 0002 Stanowiska Senatu A 001 Konwent 0010 Posiedzenia Konwentu A 0011 Uchwały Konwentu A 0012 Stanowiska Konwentu A 0013 Wspólne posiedzenia Konwentu i Senatu 003 Kolegium Rektorskie 0030 Posiedzenia Kolegium Rektorskiego U w a g i A Protokoły, Uchwały, Stanowiska A Protokoły posiedzeń, wnioski, zalecenia. 004 Rady Instytutów 0040 Posiedzenia Rady Instytutów A Protokoły posiedzeń, wnioski, zalecenia,uchwały 005 Rada Wydawnicza 0050 Posiedzenia Rady Wydawniczej A Protokoły posiedzeń, wnioski, zalecenia,uchwały 006 Rada Biblioteczna 0060 Posiedzenia Rady Bibliotecznej A Protokoły posiedzeń. wnioski, zalecenia 007 Komisje Opiniodawcze i doradcze 0070 Komisje Rektorskie A 0071 Komisje Senackie A 0072 Komisje Instytutowe A 0073 Komisje dyscyplinarne dla A studentów 0074 Inne komisje A Stałe i doraźne 0075 Rzecznik dyscyplinarny dla studentów B10 008 Zjazdy, narady, konferencje A Protokoły 0080 Inauguracje, jubileusze A Programy, nagrania dźwięk. 0081 Konferencje,sympozja naukowe A Programy własne, odczyty, organizowane przez PWSZ nagrania.
2 0082 Konferencje organizowane przez inne jednostki. 0083 Narady 009 Wybory do władz PWSZ 0090 Uczelniane komisje wyborcze A 01 ORGANIZACJA 010 Podstawy prawne działania PWSZ 011 Wytyczne władz nadrzędnych A 012 Organizacja PWSZ 0120 Statut PWSZ A 0121 Regulamin Organizacyjny A A Udział w konferencjach zagranicznych A Przepisy ogólnopaństwowe i resortowe 013 Normatywy kancelaryjne i A Wykaz akt, Instrukcja archiwalne kancelaryjna i archiwalna 014 Kancelaria tajna A 015 Ewidencja pieczęci i pieczątek A Zbiór odcisków pieczęci i pieczątek 016 Ewidencja druków ścisłego zarachowania 017 Ewidencja zasobu archiwum 0170 Wykazy spisów A 0171 Spisy zdawczo odbiorcze A 0172 Dokumentacja brakowania akt A Protokoły brakowania, spisy akt, zezwolenia archiwum państwowego 0173 Spisy akt przekazywanych do A archiwum państwowego 0174 Karty udostępnianie akt B10 02 AKTY NORMATYWNE I POMOC PRAWNA 020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych 021 Zbiór aktów normatywnych A Zbiór zarządzeń, decyzji, wydawanych przez Rektora instrukcji 022 Zbiór aktów normatywnych A Jak w klasie 021 wydawanych przez Kanclerza 023 Opinie prawne 024 Sprawy Sądowe B10 cywilne, karne administracyjne. 025 Sprawy o wykroczenia B10 03 PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ, STATYSTYKA 030 Oceny, opinie i uwagi dot. planu, programu, strategii rozwoju B10 BE5 031 Plan rozwoju PWSZ, programy, strategie rozwoju 032 Misja PWSZ A 033 Fundacje, Stowarzyszenia A A Roczne i wieloletnie
3 034 Sprawozdania z działalności A Zbiorcze- roczne i PWSZ wieloletnie 035 Sprawozdania komórek organizacyjnych Uczelni 0350 Sprawozdawczość księgowa A 0351 Sprawozdawczość finansowokadrowa A 0352 Sprawozdawczość dotycząca nauczania A 0353 Inna sprawozdawczość B10 Z przebiegu inwentaryzacji i inne 0354 Sprawozdawczość dotycząca B10 praktyk studenckich 0355 Sprawozdania dotyczące przysposobienia obronnego studentów. B10 036 Statystyka 0360 Metodyka i tematyka prac A Przepisy określające sposób statystycznych opracowywania i wykorzyst. danych źródłowych 0361 Źródłowe materiały B2 Ankiety, karty statystyczne statystyczne 0362 Opracowania statystyczne A Roczne i wieloletnie 037 Obronność 0370 Planowanie operacyjne A 0371 Planowanie obrony cywilnej A 04 INFORMATYKA 040 Dokumentacja oprogramowania systemów informatycznych B10 Spisy systemów, programów 041 Licencje na oprogramowania B10 042 Bazy danych A Dane na nośnikach informatycznych. Wydruki komputerowe. B10 043 Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów 05 PROMOCJA UCZELNI 050 Informatory Uczelni A 051 Zewnętrzne wydawnictwa o A PWSZ 052 Współpraca z mediami 0520 Materiały własne dla mediów BE5 0521 Wycinki prasowe BE5 0522 Ogłoszenia reklamowe w mediach 053 Promocja Uczelni w Internecie A 054 Materiały reklamowe Uczelni 0540 Ewidencja materiałów reklamowych A
4 055 Organizacja imprez BE5 promocyjnych własnych 056 Udział Uczelni w imprezach i promocyjnych zewnętrznych BE 5 06 WSPÓŁPRACA I KONTAKTY 060 Współpraca z jednostką nadrzędną 0601 Korespondencja z MEN 0602 Korespondencja z innymi Ministerstwami 061 Współpraca z instytucjami Krajowymi 0610 Współpraca z organami władz administracji państwowej i samorządowej BE5 0611 Współpraca z jednostkami BE5 Protokoły Rady Głównej naukowymi Szk. wyższych, Konferencji Rektorów Szk. wyższych. 0612 Współpraca ze szkołami BE5 wyższymi 0613 Współpraca z Samorządem Studenckim 0614 Współpraca z innymi jednostkami 0615 Umowy i porozumienia o BE 5 współpracy 0616 Współpraca władz uczelni z BE5 komórkami organizac.uczelni 0617 Nagrody, wyróżnienia i BE5 certyfikaty dla Uczelni 062 Współpraca z zagranicą 0620 Ogólne zasady i programy kontaktów zagranicznych A Opracowania własne, porozumienia ze Szkołami Wyższymi 0621 Wyjazdy za granicę BE10 Programy pobytu, umowy, sprawozdania 0622 Przyjmowanie przedstawicieli BE10 Jak w klasie 0621 i gości z zagranicy 0623 Wymiana doświadczeń BE10 0624 Międzynarodowe wymiany BE10 studentów 0625 Międzynarodowe wymiany BE10 kadry naukowej 063 Współpraca władz Uczelni z Komórkami organiz.pwsz 07 SKARGI I WNIOSKI 070 Ewidencja skarg i wniosków 071 Analiza skarg i wniosków 072 Odwołania Odwołania od decyzji organów Uczelni
5 08 KONTROLA I NADZÓR 080 Zasady postępowania i tryb w A zakresie kontroli i nadzoru 081 Kontrole zewnętrzne Uczelni A 0810 Oceny okresowe A Jak w klasie 0811 0811 Wizytacje Komisji Akredytacyjnej Wyższego Szkolnictwa Zawodowego A Protokoły i zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. 0812 Inne kontrole zewnętrzne BE5 Jak w klasie 0811 082 Kontrole wewnętrzne 0820 Kontrole p. poż. BE5 Jak w klasie 0820 0821 Kontrole bhp BE5 Jak w klasie 0820 0822 Kontrole dyscypliny pracy BE5 Jak w klasie 0820 0823 Inne kontrole wewnętrzne BE 5 Jak w klasie 0820 1 K A D R Y 10 OGÓLNE ZASADY ZATRUDNIANIA I PŁAC 100 Zatrudnianie nauczycieli akademickich B10 1001 Oferty kandydatów na nauczycieli akademickich 101 Zatrudnianie pracowników administracyjnych i bibliotecznych 1010 Oferty kandydatów na prac. administrac. i bibliotecznych 102 Umowy - Zlecenia 103 Umowy o dzieło 104 Umowy o utwór 106 Korespondencja 1060 Korespondencja z komórkami organizacyjnymi Uczelni. 1061 Pisma wychodzące poza Uczelnię 107 Umowy o odbywanie przygotowania zawodowego 11 DYSCYPLINA PRACY, URLOPY,NAGRODY,KARY 110 Dyscyplina pracy 1101 Listy obecności 1102 Ewidencje wyjść służbowych i prywatnych B3 111 Ewidencja zwolnień B20 lekarskich 112 Ewidencja delegacji służbowych 113 Urlopy pracownicze Wnioski Instytutów w sprawie zatrudniania, konkursy, ogłoszenia, plany Ogłoszenia, konkursy, wnioski komórek organizac. B2 B2
6 1130 Plany urlopów nauczycieli - akademickich B3 1131 Plany i wnioski urlopowe prac. administrac.i bibliotecznych B3-114 Odznaczenia, nagrody 1140 Odznaczenia państwowe 1141 Odznaczenia własne 1142 Nagrody 115 Kary, upomnienia 12 EWIDENCJA OSOBOWA 120 Akta osobowe nauczycieli A - akademickich 121 Akta osobowe pracowników administrac. i bibliotecznych 0 13 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY 130 Przepisy i zarządzenia dot. Bhp i p. poż. B10 131 Zachowanie bezpieczeństwa i B10 Przeglądy warunków higieny pracy pracy. 132 Odzież ochronna 133 Wypadki przy pracy B10 Wypadki śmiertelne-kat.a 14 SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW 140 Programy kursów i szkoleń Propozycje własnych szkoleń i innych ośrodków szkoleniowych 1400 Kursy organizowane przez B10 Uczelnię. 1401 Dokształcanie pracowników w innych ośrodkach szkoleniowych B10 Oddelegowania na szkolenia 15 SPRAWY ZAKŁADOWEGO FUNDUSZU ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH 150 Zasady przyznawania świadczeń socjalnych B10 Regulamin ZFŚS 151 Dofinansowanie wypoczynku Wnioski, decyzje o przyznaniu 152 Pomoc finansowo-rzeczowa Jak w klasie 151 1520 Pożyczki zwrotne Jak w klasie 151 1521 Zapomogi Jak w klasie 151 153 Pożyczki mieszkaniowe B10 154 Okolicznościowe prezenty i upominki 155 Inne pomoc Z.F.Ś.S. Bony, paczki 156 Realizacja świadczeń socjalnych A Protokoły posiedzeń komisji, oceny, analizy, sprawozdania
7 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 I N W E S T Y C J E I REMONTY 200 Przepisy prawne dotyczące B10 inwestycji i remontów 201 Dokumentacja techniczna i prawna obiektów Uczelni A 202 Plany inwestycji i remontów Projekty budowy i przebudowy i remontów. 203 Realizacja inwestycji Kosztorysy, umowy z wykonawcami, odbiór inwestycji. Każda inwestycja stanowi oddzielną teczkę. 204 Realizacja remontów Jak w klasie 212 21 ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCIAMI I LAKALAMI 210 Podstawowe zasady administrowania nieruchomościami 211 Baza lokalowa 2110 Najem lokali na potrzeby Uczelni 2111 Najem pomieszczeń Uczelni osobom prawnym lub fizycznym B10 Dokumentacja prawna i techniczna nabywania i zbywania nieruchomości. Umowy najmu, czynsze 212 Eksploatacja nieruchomości Sprawy oświetlenia, ogrzewania i konserwacji 2120 Budynki dydaktyczne Jak w klasie 222 2121 Dom studenta B3 Jak w klasie 222 2122 Mieszkania służbowe Jak w klasie 222 22 GOSPODARKA MATERIAŁOWA 220 Ewidencja wyposażenia Uczelni w materiały i sprzęt 221 Ewidencja aparatury i pomocy naukowodydaktycznych 222 Zapotrzebowanie na materiały i sprzęt. 223 Zapotrzebowanie na aparaturę i pomoce naukowodydaktyczne 224 Zamówienia publiczne, przetargi 2240 Przetargi nieograniczone 2241 Przetargi ograniczone 2242 Negocjacje z ogłoszenia 2243 Negocjacje bez ogłoszenia 2244 Zamówienia z wolnej ręki B2 B2
8 2245 Zapytania o cenę 2246 Aukcje elektroniczne 225 Realizacja zamówień. Rejestry zakupów 2250 Druki ścisłego zarachowania 2251 Materiały i sprzęt 2252 Aparatura i pomoce naukowe 2253 Reklamacje 226 Naprawa i konserwacja sprzętu i pomocy naukowych 23 TRANSPORT I ŁĄCZNOŚĆ 230 Ewidencja własnych środków transportu B2 231 Karty drogowe B2 232 Eksploatacja B2 2320 Zaopatrzenie w paliwo 2321 Zaopatrzenie w części zamienne 2322 Przeglądy i remonty 233 Eksploatacja środków łączności 2330 Łączność przewodowa B2 2331 Łączność bezprzewodowa B2 24 OCHRONA OBIEKTÓW I MIENIA UCZELNI 240 Ochrona mienia Systemy alarmowe 241 Ochrona przeciwpożarowa B10 242 Ubezpieczenie rzeczowe B10 3 FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ 30 PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU 300 Opracowania i materiały dotyczące planowania budżetu Uczelni 301 Dotacje 302 Subwencje 303 Budżet i jego wykonanie A 31 RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA 310 Obrót gotówkowy 3100 Plany kasowe B2 3101 Raporty kasowe 3102 Grzbiety książek czekowych B2-3103 Kopie asygnat i kwitariuszy B2 3104 Korekty bankowe 311 Finansowanie i kredytowanie 3110 Finansowanie Uczelni
9 3111 Finansowanie inwestycji i remontów 3112 Finansowanie organizacji społecznych 3113 Korespondencja z bankami 312 Pożyczki Zaliczki 32 KSIĘGOWOŚĆ FINANSOWA 320 Dowody księgowe 321 Urządzenia księgowe Księgi, rejestry, 322 Rozliczenia Rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, 323 Windykacja należności 324 Ewidencja sald 325 Ewidencja środków trwałych B30 33 ROZLICZANIE PŁAC 330 Dokumentacja płac 3300 Wynagrodzenia podstawowe 3301 Premie, nagrody 3302 Podatki i inne potrącenia 331 Listy płac B12 Okres przechowywania zależy od przepisów emerytalno-rentowych 332 Karty zbiorcze płac B20 - Jak w klasie 331 333 Zasiłki losowe dla B20 - Dokumentacja i listy płac pracowników 334 Wypłaty dla studentów 3340 Stypendia B20 - Jak w klasie 333 3341 Nagrody B20 - Jak klasie 333 3342 Zasiłki B20 - Jak w klasie 333 335 Deklaracje podatkowe - 336 Rozliczenia z ZUS-em - 337 Zaświadczenia o płacach B3-338 Zaświadczenia emerytalnorentowe B20-34 KSIĘGOWOŚĆ MATERIAŁOWA 340 Dowody księgowe - Dowody przychodu i rozchodu towaru, faktury własne i obce 341 Dokumentacja księgowa - 35 FUNDUSZE SPECJALNE - 350 Fundusz Nagród 351 Fundusz Socjalny 352 Inne fundusze specjalne 36 INWENTARYZACJA 360 Zasady inwentaryzacji B10 Ustalenia i wytyczne własne 361 Spisy z natury i protokoły inwentaryzacyjne 362 Protokoły zmian użytkowania 363 Protokoły likwidacji
10 4 NAUCZANIE 40 ZAŁOŻENIA PROGRAMOWO - ORGANIZACYJNE A 400 Ramowe plany nauczania A Z podziałem na kierunki studiów i specjalności 401 Regulamin studiów A 402 Programy nauczania A Z podziałem na kierunki studiów i specjalności 41 ORGANIZACJA PRACY DYDAKTYCZNEJ 410 Plany przydziału przedmiotów wykładowcom 411 Rozliczanie z wykonania pensum dydaktycznego 412 Planowanie i wykorzystanie bazy dydaktycznej 413 Korespondencja dotycząca nauczania i spraw studentów 4130 Współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni 4131 Korespondencja z Instytucjami B3 4132 Inne sprawy dot. nauczania B3 42 R E K R U T A C J A 420 Podstawowe zasady rekrutacji A 421 Komisje rekrutacyjne 422 Dokumentacja przebiegu 43 rekrutacji 4220 Protokoły z przebiegu rekrutacji studia dzienne Karty ewidencyjne B3 Z podziałem na kierunki i specjalności 4221 Protokoły z przebiegu rekrutacji Jak w klasie 4220 studia zaoczne 4222 Listy osób przyjętych i Jak w klasie 4220 nieprzyjętych studia dzienne 4223 Listy osób przyjętych i nieprzyjętych - studia zaoczne Jak w klasie 4220 423 Odwołania w sprawie przyjęć na studia 4230 Studia dzienne Z podziałem na kierunki i specjalności 4231 Studia zaoczne Jak w klasie 4230 424 Dokumentacja osób nie- przyjętych na studia 425 Sprawozdania z rekrutacji E W I D E N C J A STUDENTÓW 430 Album Studentów A 431 Listy studentów - studia dzienne 432 Listy studentów studia zaoczne A Z podziałem na kierunki specjalności i grupy A Z podziałem na kierunki, specjalności i grupy
11 433 Akta osobowe studentów 4330 Akta osobowe studentów studiów dziennych 4331 Akta osobowe studentów studiów zaocznych 434 Wolni słuchacze - 435 Opiekunowie roku 436 Rejestr osób skreślonych z listy studentów 4360 Studenci studiów dziennych - 4361 Studenci studiów zaocznych - 4362 Wnioski o skreślenia - BE50 - Z podziałem na kierunki i specjalności. BE50 - Jak w klasie 4330 Z podziałem na kierunki i specjalności 437 Rejestr wydanych indeksów i legitymacji studenckich - 44 ORGANIZACJA ROKU AKADEMICKIEGO 440 Rozkłady zajęć Z podziałem na kierunki i specjalności 441 Studia dzienne 442 Studia zaoczne 441 Sesja egzaminacyjna 4410 Harmonogramy sesji egzaminacyjnych 4411 Protokoły zaliczeń i egzaminów A Dla każdego kierunku studiów oddzielna teczka 4412 Sprawozdania z przebiegu sesji A Na poszczególnych kierunkach studiów egzaminacyjnej 442 Prace dyplomowe 4420 Prace licencjacie BE50 Z podziałem na studia dzienne i zaoczne 4421 Prace inżynierskie BE50 Jak w klasie 4420 4422 Prace magisterskie BE50 4423 Księgi dyplomów A 45 SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE STUDENTÓW I BHP 450 Zasady i regulaminy przyznawania pomocy materialnej 451 Komisje stypendialne 452 Stypendia socjalne,na wyzywienie,mieszkaniowe i specjalne 453 Stypendia za wyniki w nauce i sporcie 454 Stypendia ministra i fundowane 455 Zapomogi 456 Sprawy zakwaterowania i B3 wyżywienia w Domu Studenta 457 Wypadki studentów B10 A
12 46 PRAKTYKI ZAWODOWE I PRZYSPOSOBIENIE OBRONNE STUDENTÓW 460 Programy praktyk A 461 Praktyki pedagogiczne 4610 Edukacja Społ.-Obywatelska 4611 Język angielski 4612 Inne praktyki pedagogiczne 462 Praktyki specjalistyczne 4620 Gospodarka i Finanse Samorządowe 4621 Elektrotechnika z Elektroniką 4622 Budowa i Eksploatacja Maszyn 4623 Informatyka w Ekonomii 4624 Zarządzanie Małymi i średnimi przedsiębiorstwami 4625 Pielęgniarstwo 463 Deklaracje zakładów pracy B3-464 Opiekunowie praktyk B3 studenckich 465 Umowy z nauczycielami w B3 zakresie praktyk studenckich 466 Wnioski studentów zakwalifikowanych do PO 4660 Wnioski studentów z PWSZ B10 4661 Wnioski studentów z innych B10 uczelni 467 Protokoły zaliczeń PO 4670 Studentów studiów dziennych B10 4671 Studentów studiów zaocznych B10 47 STUDIA PODYPLOMOWE 471 Dokumentacja poszczególnych specjalności 472 Rejestr wydanych świadectw studiów podyplomowych. 473 Teczki osobowe studentów BE50 - studiów podyplomowych 48 POZAPROGRAMOWE FORMY KSZTAŁCENIA 480 Konkursy, olimpiady A 481 Studenckie koła naukowe A 482 Organizacje studenckie 4820 Organizacje sportowe BE10 4821 Organizacje artystyczne BE10 49 BIURO KARIER 490 Korespondencja z Wojew. Urzędem Pracy 491 Korespondencja z B3 BE5 - Zgoda Rektora na uruchomienie studiów, Ewidencja studentów, programy studiów, kosztorysy A - B3
13 instytucjami 492 Ewidencja wydawnictw B3 4920 Karty wypożyczeń 493 Szkolenia i warsztaty BE5 494 Granty A 495 Baza studentów i A absolwentów 4950 Baza studentów 4951 Baza absolwentów 5 DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWO-BADAWCZA 50 ZASADY PROWADZENIA PRAC NAUKOWO-BAD. A 500 Programy i plany prac A prowadzonych przez naukowo-badawczych Uczelnię 501 Planowanie badań naukobadawczych A ` 5010 Organizacja prac naukowobadawczych A 5011 Wdrażanie wyników prac A 5012 Nagrody z tytułu prac naukowych 502 Analizy i oceny dorobku naukowego A 6 BIBLIOTEKA NAUKOWA 60 ZASADY GROMADZENIA I UDOSTĘPNIANIA ZBIORÓW A 600 Gromadzenie zbiorów Dezyderaty 6000 Zakupy wydawnictw 6001 Wymiana książek i czasopism Korespondencja związana z wymianą książek i czasopism 6002 Dary, depozyty 601 Ewidencja zasobów bibliotecznych - 602 Konserwacje zbiorów BE5 Zlecenia, zamówienia, kopie rachunków 603 Sprawozdania z działalności biblioteki A - 7 WYDAWNICTWA 70 OGÓLNE ZASADY PRACY WYDAWNICZEJ A 700 Plany wydawnicze Instytutów 701 Zbiorcze plany wydawnicze A 702 Teki wydawnicze A 703 Wykonanie poligraficzne 704 Opracowanie i zatwierdzanie podręczników, skryptów i książek 705 Ewidencja wydawnictw BE5