Protokół Kontroli przeprowadzonej w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Skwierzynie Kontrolę w dniach 22-23.03.2007 r. w oparciu o Zarządzenie Nr 6 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 12 marca 2007 r. przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska Przewodnicząca 2. Andrzej Wański członek Kontrolą objęto: 1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki, 2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, 3. Sposób prowadzenia inwentaryzacji, 4. Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych. Informacji i wyjaśnień w toku kontroli udzielali: - Elżbieta Marcinkowska Dyrektor Poradni - Alina Zarzecka pełniąca obowiązki Głównej Księgowej w okresie, który poddany był kontroli Dane ogólne. Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe w Międzyrzeczu miała miejsce w dniu 31.03.2006r. i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w składzie: 1. Remigiusz Biłous Przewodniczący 2. Andrzej Wański członek 3. Donata Zarzycka członek 4. Anna Spychała członek w oparciu o Zarządzenie Nr 10 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 marca 2006r. Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych. 1
Kontrolujący dokonali sprawdzenia wykonania zaleceń w zakresie: - przeprowadzenia zgodnie z ustawą z 29 września 1994r. o rachunkowości weryfikacji aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku oraz sporządzanie na tę okoliczność protokołu. W 2007 roku została udokumentowana przeprowadzona weryfikacja aktywów i pasywów za 2006 r., sporządzony został protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie na koniec roku. I. Przestrzeganie procedur obowiązujących w działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Zarządzeniem Nr 28/03/04 z dnia 26.08.2004r. Dyrektor Poradni Psychologiczno- Pedagogicznej w Skwierzynie wprowadziła w życie instrukcję kontroli wewnętrznej, obiegu i archiwizowania dowodów finansowo-księgowych w jednostce. Kontrola potwierdziła, iż jednostka w okresie kontrolowanym tj. od 01.01.2007 do 28.02.0007 przestrzegała procedur kontroli wewnętrznej wprowadzonej w życie. Zarządzeniem Nr 27/03/04 z dnia 27.08.2004 roku wprowadzono do użytku Zakładowy Plan Kont oraz wykaz kont pomocniczych prowadzonych przez jednostkę do poszczególnych kont syntetycznych. W przedstawionym zakładowym planie kont powołuje się nieaktualną podstawę prawną dotyczącą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego. Od dnia 28 lipca 2006 roku obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142 poz. 1020). Zgodnie z tym rozporządzeniem należy również prowadzić ewidencję pozabilansową na koncie: - 980 Plan finansowy wydatków budżetowych. Kontrolowana jednostka nie ma ujętego w obowiązującym zakładowym planie kont, konta 980. Wspomniana wyżej ewidencja niezbędna jest dla celów sprawozdawczych i bieżących analiz. Zarządzeniem Nr 22A/06/07 Pani Dyrektor przydzieliła Pani Sekretarce zaliczkę stałą na bieżące wydatki rzeczowe w wysokości 500,00 zł. Rozliczenie zaliczki powinno być dokonane do 20.12.2007 r.(kserokopia zarządzenia w załączeniu do protokołu). Zgodnie z art.24 ust. 5 pkt.3 księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżącą, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekiem i wekslami obcymi oraz obrotu 2
detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Kontrolujący dokonał sprawdzenia dokumentów księgowych za okres od 01.01.2007 r.do 28.02.2007r. i stwierdził nie przestrzeganie tej zasady. Przykłady: 1. RK 2/2007 za okres od 01 do 01 luty 2007 r. wszystkie dokumenty figurujące w raporcie dotyczą miesiąca stycznia, w tym też miesiące dokonane zostały wypłaty gotówki np.: - pod datą 01.02.2007 ujmuje się delegacje przedłożoną w dniu 08.01.2007r., natomiast zatwierdzenie do wypłaty oraz kontrola pod względem formalnorachunkowym następuje w dniu 11.01.2007 r., a wypłatę dokonano w dniu 15.01.2007, - pod datą 01.02.2007 ujmuje się delegację 81/2006 wystawioną na rzecz Pani G.R., natomiast zatwierdzenie do wypłaty oraz kontrola formalno-rachunkowa następuje w dniu 15.01.2007r., a wypłaty dokonano 18.01.2007 roku. - pod datą 01.02.2007 r. ujmuje się zwrot kosztów za fakturę 3/S/07 z dnia 10.01.2007 Elektrosystem Sklep Oficyna Skwierzyna na kwotę 14,01 zł, gdzie faktura wpływa do poradni i jest zatwierdzona do wpłaty w dniu 10.01.2007r. - pod datą 01.02.2007 r. ujmuje się zwrot kosztów za fakturę 14/07 z dnia 08.01.2007r. firmy FARBED Skwierzyna na kwotę 91,80zł., gdzie faktura wpływa do poradni i jest zatwierdzona do wypłaty w dniu 08.01.2007r. Opisana wyżej sytuacja ma miejsce również w raporcie kasowym za okres 20-22 luty 2007r., w którym to ujmuje się zwrot kosztów za faktury np.: z dnia 07.02.2007r. R 5/2007 za badania na kwotę 165,00 zł, faktura F2007/FV/KMG/4756 z dnia 15.02.2007 na kwotę 251,81zł za pomoce naukowe. Zgodnie z zapisem rozdziału II pkt 7 obowiązującej w jednostce instrukcji kontroli wewnętrznej, obiegu i archiwizowania dowodów finansowo-księgowych, załączone do raportu kasowego dowody wypłaty muszą być zaopatrzone w klauzurę Kwotę... słownie... otrzymałem gotówką dnia... i podpis odbierającego. W sporządzonym zestawieniu rozchodu gotówki z dnia 01.02.2007r. figurują wypłaty gotówki z tytułu zwrotu kosztów za faktury wymienione wyżej, brak jest jednak wskazania osoby na rzecz, której dokonano wypłaty jak też jej podpisu (pokwitowania odbioru gotówki). W myśl zapisu rozdziału IV Gospodarka drukami ścisłego zarachowania, drukami ścisłego zarachowania są m.in kwitariusze przychodowe oraz inne przychodowe asygnaty kasowe, które powinny być objęte ewidencją w Księdze druków ścisłego zarachowania. Dokonując sprawdzenia dokumentów za okres poddany kontroli, kontrolujący napotkał się na dokumenty typu Kasa wypłaci KW, Kasa przyjmie KP, na których jednak brakowało oznaczenia, iż jest to druk ścisłego zarachowania jak i też numeru dokumentu. 3
Kolejną kwestią związaną z tymi dokumentami jest nie stosowanie się do zapisu rozdziału II pkt. 11, a mianowicie czeki gotówkowe, rozrachunkowe, polecenia przelewu oraz inne dyspozycje pieniężne podpisuje dyrektor i główny księgowy lub osoby przez nich upoważnione zgodnie z złożonymi w banku wzorami podpisu. W badanym okresie wystąpiła taka sytuacja: - Raport kasowy Nr RK 1/2007 z dnia 08 stycznia 2007r. KW na kwotę 500,00zł brak zatwierdzenia przez Panią Dyrektor i Główna Księgową. Na podstawie 8a ust.3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236 poz. 1990 ze zm.) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, od 1 stycznia br. istnieje obowiązek dokumentowania poszczególnych wydatków w krajowych podróżach służbowych. Do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki, nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenia o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Skwierzynie w okresie od 01.01.2007 do 28.02.2007r. delegowała swoich pracowników w podróże służbowe krajowe, jednak w rozliczeniach kosztów podróży brakuje wspomnianych wyżej dokumentów (rachunków) potwierdzających poniesienie wydatków na ten cel np.: - delegacja nr 1/07 wystawiona na rzecz Pani B.O., - delegacja nr 3/2007 wystawiona na rzecz Pani A.Z. II. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł. Kontrola wydatkowania środków za okres od 01.01.2007 do 28.02.2007 r. potwierdziła, że jednostka dokonywała wydatki zgodnie z ustalonym planem finansowym. Wydatki realizowano w sposób celowy. W toku kontroli ustalono, że Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w okresie kontrolowanym nie zaciągała zobowiązań wymagalnych. Sprawdzono wszystkie dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków z budżetu w kontrolowanym okresie. Wydatki nie budzą zastrzeżeń. Dokumenty źródłowe sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym oraz prawidłowo dekretowane. Z dokumentów źródłowych wynika w jakim trybie zamówień publicznych dokonano wydatków. III. Sposób prowadzenia inwentaryzacji. Inwentaryzację środków trwałych i wyposażenia droga spisu z natury przeprowadzono w 2004 roku na podstawie Zarządzenia Nr 10/2004/2005 z dnia 28.10.2004r. 4
W dniu 29.12.2006 roku komisja inwentaryzacyjna w składzie trzyosobowym: 1.D.H. przewodnicząca 2. K. A. członek 3. Z. A. członek w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej D. J., dokonała inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania w postaci czeków gotówkowych (dowód: kserokopia protokołu inwentaryzacji kontroli kasy). Stwierdzono stan gotówki w kasie 0 -zero, zgodny z RK nr 16/06 oraz stan czeków gotówkowych- 6szt. Kontrolujący dokonał sprawdzenia danych wynikających z przeprowadzonej inwentaryzacji z danymi wynikającymi z ewidencji czeków prowadzonej w książce druków ścisłego zarachowania. Sposób prowadzenia książki druków ścisłego zarachowania daje możliwość ustalenia stanów ilościowych czeków przyjętych i rozchodowanych, anulowanych, osób które pobrały gotówkę czekiem, jak również daje bieżącą informację o stanie i numeracji pozostałych blankietów czeków.. IV. Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych. Poradnia nie posiada sieci komputerowej. Dane osobowe przetwarzane są w osobno funkcjonujących komputerach oraz tworzonych przez pracowników dokumentach papierowych. Komputery i dokumenty spraw zabezpieczone są fizycznie i logicznie przed dostępem do nich przez osoby nieupoważnione. Z informacji Pani Dyrektor wynika, że Poradnia nie rejestrowała zbiorów danych osobowych. Ocena charakteru świadczonych usług wskazuje, że co najmniej jeden zbiór danych osobowych badanych dzieci spełnia wymogi rejestracji. Ze względu na stan obecny i w związku z planowanym zbudowaniem sieci internetowej w Poradni konieczne jest opracowanie i wdrożenie dokumentacji przetwarzania danych osobowych. Na tym protokół zakończono. Dyrektor jednostki Pani Elżbieta Marcinkowska została poinformowana o przysługującym jej na podstawie 6 pkt 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006r. w sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. 5
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Międzyrzecz, dnia...... (pieczęć jednostki kontrolowanej) Dyrektor Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej Główna Księgowa Zespół kontrolujący w Skwierzynie...... 1.... 2.... 6