Podsumowanie rozliczenia dotacji dla jednostek OSP za rok 2016r. na realizację zadań publicznych: Zapewnienie gotowości bojowej jednostek ochrony przeciwpożarowej włączonych do krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego, Przygotowanie jednostek ochotniczych straży pożarnych do działań ratowniczo-gaśniczych
Zasady postępowania przy udzielaniu dotacji dofinansowanie mogą otrzymać jednostki OSP, które w Krajowym Rejestrze Sądowym mają zaktualizowane dane (dot.np.: zarządu OSP-osób upoważnionych do reprezentowania jednostki OSP zgodnie ze statutem, jej adresu, NIP-u, REGONU). Wszystkie dane muszą być aktualne!!! rachunki bankowe jednostek OSP muszą być aktualne, podpisy na wnioskach o udzielenie dotacji czytelnie imię i nazwisko, a w przypadku braku pieczątki również funkcja. Tylko osoba wskazana jako reprezentant może podpisać wniosek, umowę, sprawozdanie końcowe z rozliczenia dotacji. W przypadku niemożliwości podpisania wymienionych dokumentów przez reprezentanta, mogą to zrobić inne osoby upoważnione do reprezentowania wnioskodawcy zgodnie ze statutem.
WNIOSEK O UDZIELENIE DOTACJI WYDATKI BIEŻĄCE NA ZAPEWNIENIE GOTOWOŚCI BOJOWEJ JEDNOSTKI OCHRONY PRZECIWPOŻAROWEJ I. INFORMACJE OGÓLNE 1. Nazwa wnioskodawcy Zarząd Jednostki OSP 1 ZARZĄD OCHOTNICZEJ STRAŻY POŻARNEJ W.. jednostka ochrony przeciwpożarowej adres telefon (fax) Numer rachunku bankowego jednostki ochrony przeciwpożarowej 2. Urząd Gminy 2 adres telefon (fax) Numer rachunku bankowego urzędu gminy 3. Decyzja Komendanta Głównego PSP o włączeniu do KSRG 4. Osoba do kontaktu imię i nazwisko telefon kontaktowy fax OCHOTNICZA STRAŻ POŻARNA W...ul.kod pocztowy Wypełnić, gdy jednostka posiada własny rachunek bankowy. Wypełnić, gdy jednostka korzysta z rachunku bankowego podmiotu, w ramach którego funkcjonuje. Nr KSRG z dnia 1 Odpowiedni organ Zakładowej Straży Pożarnej lub Zakładowej Służby Ratowniczej 2 Podmiot, który utworzył jednostkę II. CZĘŚĆ FINANSOWA Kalkulacja w zł wyszczególnienie: WYDATKI BIEŻĄCE, z tego: KATEGORIA: -materiały i wyposażenie ilość ogółem: cena jednostkowa w tym koszt całkowity wnioskowana dotacja w pełnych złotych środki własne i uzyskane od innych źródeł 11700,00 11700,00 0,00 1.Kliny Holmatro 1 907,00 907,00 907,00 0,00 2.Ubranie ups 5 528,00 2640,00 2640,00 0,00 3.Zabezpieczenie poduszek kierownicy 1 1771,00 1771,00 1771,00 0,00 4.Latarka Vulkan 3 971,00 2913,00 2913,00 0,00 5.Hooligan 1 883,00 883,00 883,00 0,00 6.Szelki ratownicze 1 184,00 184,00 184,00 0,00 7.Koło ratunkowe 1 130,00 130,00 130,00 0,00 8.Siodełko na wąż 1 116,00 116,00 116,00 0,00 9.Radiotelefon nasobny CP 160 1 1296,00 1296,00 1296,00 0,00 10.Mostki przejazdowe 2 390,00 390,00 390,00 0,00 11.Rękawice z mankietem 1 140,00 140,00 140,00 0,00 12.Rękawice specjalne 2 165,00 330,00 330,00 0,00
III. OŚWIADCZENIA I PODPISY 1. Wnioskodawca 1 Pieczęć i podpis osoby/osób upoważnionych do reprezentowania wnioskodawcy podpis podpis pieczęć jednostki pieczęć urzędu gminy 2. Organ gminy 2 (wypełnić jeśli środki mają być przekazane na rachunek urzędu gminy) Akceptuję:. (komendant powiatowy PSP). (komendant wojewódzki PSP)
WNIOSEK O UDZIELENIE DOTACJI ZAKUPY INWESTYCYJNE NA ZAPEWNIENIE GOTOWOŚCI BOJOWEJ JEDNOSTKI OCHRONY PRZECIWPOŻAROWEJ I. INFORMACJE OGÓLNE 1. Nazwa wnioskodawcy Zarząd Jednostki OSP 1 ZARZĄD OCHOTNICZEJ STRAŻY POŻARNEJ W.. jednostka ochrony przeciwpożarowej adres telefon (fax) Numer rachunku bankowego jednostki ochrony przeciwpożarowej 2. Urząd Gminy 2 OCHOTNICZA STRAŻ POŻARNA W, ul., kod pocztowy.. Wypełnić, gdy jednostka posiada własny rachunek bankowy. Wypełnić, gdy jednostka korzysta z rachunku bankowego podmiotu, w ramach którego funkcjonuje. adres telefon (fax) Numer rachunku bankowego urzędu gminy 3. Decyzja Komendanta Głównego PSP o włączeniu do KSRG 4. Osoba do kontaktu imię i nazwisko telefon kontaktowy fax Nr. KSRG z dnia 1 Odpowiedni organ Zakładowej Straży Pożarnej lub Zakładowej Służby Ratowniczej 2 Podmiot, który utworzył jednostkę II. CZĘŚĆ FINANSOWA Kalkulacja w zł wyszczególnienie: ZAKUPY INWESTYCYJNE, z tego: KATEGORIA: -materiały i wyposażenie ilość cena jednostkowa koszt całkowity w tym wnioskowana dotacja w pełnych złotych środki własne i uzyskane od innych źródeł ogółem: 7000,00 7000,00 0,00 Aparat ODO 2 3500,00 7000,00 7000,00 0,00 KATEGORIA: -usługi
Zmiana asortymentu Wystąpienie o zmianę asortymentu nie może nastąpić później niż 21 dni przed zakończeniem realizacji zadania publicznego czyli przed dokonaniem zakupów!!! Wzór wniosku o zmianę asortymentu i lości
(nadawca) miejscowość, data Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej ul. Podchorążych 38 00-463 Warszawa za pośrednictwem Komendanta Powiatowego Państwowej Straży Pożarnej w WNIOSEK Ochotnicza Straż Pożarna w. zgodnie z zapisem umowy nr z dnia., zwraca się z prośbą o zmianę ilościową asortymentu oraz dodanie kolejnych pozycji we wniosku o wydatki bieżące/inwestycyjne: BYŁO:
BYŁO: w tym Kalkulacja w zł wyszczególnienie: WYDATKI BIEŻĄCE, z tego: KATEGORIA: ilość ogółem: cena jednostkowa koszt całkowity wnioskowana dotacja w pełnych złotych środki własne i uzyskane od innych źródeł -usługi 1. KATEGORIA: -materiały i wyposażenie 1. 2.
WNIOSKOWANE: w tym Kalkulacja w zł wyszczególnienie: WYDATKI BIEŻĄCE, z tego: KATEGORIA: ilość ogółem: cena jednostkowa koszt całkowity wnioskowana dotacja w pełnych złotych środki własne i uzyskane od innych źródeł -usługi 1. KATEGORIA: -materiały i wyposażenie 1. 2.
Termin rozliczenia przyznanej dotacji jest określony w umowie ( 2 ust.1) i nie może on przekroczyć 30 dni od dnia zakończenia wykonania zadania określonego w 1 ust.1 umowy. Umowa określa również termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji 10 ust. 1 tj. nie dłuższy niż 7 dni od dnia zakończenia zadania określonego w umowie. Należy dążyć do wydatkowania dotacji w całości, zgodnie z umową aby nie dopuść do zwrotów niewykorzystanej kwoty dotacji.
Warunki dokumentów finansowo-rachunkowych Wszystkie faktury, rachunki i inne dokumenty będące dowodem księgowym winny być wystawione na Zleceniobiorcę dotacji czyli na jednostkę Ochotniczej Straży Pożarnej. Faktury i rachunki związane z realizacją zadania, dotyczące zarówno dotacji, jak i wkładu własnego winny być opisane w sposób trwały na odwrocie dowodu księgowego zgodnie z wymogami określonymi w art.21 ustawy o rachunkowości, i na odwrocie winny zawierać: Pieczęć jednostki OSP oraz opis: Nazwa realizowanego zadania, zgodnie z umową nr...z dnia... Wskazać w opisie źródło finansowania, jeżeli faktura opłacona jest z innych źródeł, wskazujemy które z pozycji faktury są opłacone z jakich środków. Jeżeli faktura została wystawiona na podstawie paragonu w ciągu maksymalnie 30 dni od dnia sprzedaży czy też wykonania usługi, płatności należy o tym napisać w sprawozdaniu końcowym w części: Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków.
Faktura powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za realizację zadania. Dokument powinien posiadać adnotację kiedy została dokonana płatność.
Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego Niedopuszczalne jest przesunięcie środków pomiędzy dotacjami na wydatki bieżące a dotacją na wydatki majątkowe. Sprawozdanie końcowe musi być przygotowane zgodnie z wzorem. Nazewnictwo asortymentu oraz jego ilości na fakturze oraz w sprawozdaniu musi być zgodne z zapisami we wniosku (załączniku do umowy). Umowa i sprawozdanie musi być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w sprawach majątkowych.
SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE 1) ) 2) z wykonania zadania publicznego Zapewnienie gotowości bojowej jednostki ochrony przeciwpożarowej włączonej do krajowego systemu ratowniczo gaśniczego, w okresie od 01.03.2014r. do 15.12.2014r. określonego w umowie nr 0000/0101000/2014 zawartej w dniu 10.06.2014r. pomiędzy Komendantem Głównym Państwowej Straży Pożarnej a Ochotniczą Strażą Pożarną w.., 00-000, ul., powiat wrocławski, województwo dolnośląskie (nazwa Zleceniobiorcy, siedziba) Data złożenia sprawozdania 3) 09.12.2014r. Część I. Sprawozdanie merytoryczne 1. Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części II wniosku. Jeśli nie, wskazać dlaczego. Cel zadania publicznego został osiągnięty.
Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) Lp. I Rodzaj kosztów Nazwa Ilość 1. Koszty poniesione w ramach wydatków bieżących: Koszt całkowity z tego pokryty z dotacji (razem z odsetkami) z tego pokryty z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł 1.1 Hełm strażacki bojowy 1.2 Kominiarka strażacka 1.3 Rękawice specjalne 15 9375,10 4875,00 4500,10 6 473,04 443,36 29,68 7 1202,04 1202,04 0,00 1.4 Mundur 6 2073,60 2073,60 0,00 koszarowy 1.5 Buty strażackie 5 2185,00 2185,00 0,00 1.6 Kurs KPP 3 1800,00 1800,00 0,00 razem wydatki bieżące 17,108,78 12579,00 4529,78 2. Koszty poniesione w ramach zakupów inwestycyjnych : 2.1. - - - - - - razem zakupy inwestycyjne - - - II Ogółem wydatki bieżące i zakupy inwestycyjne - - -
2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania Źródło finansowania Całość zadania w zł z tego w ramach wydatków bieżących z tego w ramach zakupów inwestycyjnych Środki wydatkowane z dotacji 12579,00 12579,00 - Odsetki bankowe od przekazanej dotacji Przychody uzyskane w trakcie realizacji zadania publicznego Koszty pokryte ze środków finansowych własnych Koszty pokryte ze środków finansowych z innych źródeł 0,00 0,00-0,00 0,00-4529,78 4529,78-0,00 0,00 - Ogółem: 17,108,78 17,108,78 -
Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków:... 3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym 4. Zestawienie faktur (rachunków) 4) Brak odsetek Lp. Numer dokumentu księgowego Numer pozycji kosztorysu (zgodnie z częścią II wydatki bieżące rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów) Data wystawienia dokumentu księgowego Nazwa kosztu (nazwa towaru/ usługi i ilość) Kwota (zł) Z tego ze środków pochodzących z dotacji (zł) Z tego ze środków finansowych własnychśro dków z innych źródeł (zł) Data zapłaty 1. 2. Faktura VAT nrwro/0349/09/14/ FVS Faktura VAT nrwro/0348/09/14/ FVS 1.1 2.3 2.4 2.1 2.2 2014.09.08 2014.09.08 Hełm strażacki bojowy-15szt. Kominiarka strażacka-6szt. Rękawice specjalne- 7szt. Mundur koszarowy- 6kpl Buty strażackie -5par Kurs KPP -3osoby 9375,10 473,04 1202,04 2073,60 2185,00 4875,00 443,36 1202,04 2073,60 2185,00 4500,10 29,68 0,04 0,00 0,00 2014.09.21 2014.09.21 3. Faktura nr 09/09/14 3.1 2014.09.05 1800,00 1800,00 0,00 2014.09.25 Razem 17,108,78 12579,00 4529,78 -
Lp Numer dokumentu księgowego Numer pozycji kosztorysu (zgodnie z częścią II zakupy inwestycyjne rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów) Data wystawienia dokumentu księgowego Nazwa kosztu (nazwa towaru i ilość) Kwota (zł) Z tego ze środków pochodzących z dotacji (zł) Z tego ze środków finansowych własnych, środków z innych źródeł w tym wpłat i (zł) - - - - - - - - - Data zapłaty Razem - - - - Część III. Dodatkowe informacje Zakładany cel do realizacji zadania publicznego określonego w części II wniosku Wydatki bieżące w kategorii materiały i wyposażenie oraz w kategorii usługi został zrealizowany w całości z otrzymanej dotacji. Załączniki: 5) 1. Opinia Komendanta Miejskiego Państwowej Straży Pożarnej we Wrocławiu 2.... Oświadczam(-y), że: 1) od daty zawarcia umowy nie zmienił się status prawny Zleceniobiorcy; 2) wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym; 3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach umowy zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.) 6) ; 4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur zostały faktycznie poniesione; 5) w zakresie związanym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, osoby, których te dane dotyczą, złożyły stosowne oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.).
(pieczęć Zleceniobiorcy)... (podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy) Poświadczenie złożenia sprawozdania 3) Adnotacje urzędowe 3) POUCZENIE Sprawozdania składa się osobiście lub przesyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie terminie na adres Zleceniodawcy. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r. poz. 235, z późn. zm.), za poświadczeniem przedłożenia Zleceniodawcy lub nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego. 1) Niepotrzebne skreślić. 2) Sprawozdanie końcowe sporządza się w okresie określonym w umowie. 3) Wypełnia Zleceniodawca. 4) Dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania. Zestawienie powinno zawierać: numer faktury, datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda faktura powinna być opatrzona pieczęcią jednostki lub podmiotu w ramach którego funkcjonuje oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych. Do sprawozdania nie załącza się faktur, które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy. W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego Zleceniodawca może żądać także faktur dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż dotacja przekazana przez Zleceniodawcę. 5) Zleceniodawca może żądać załączenia materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.). 6) Stosuje się, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia
Sprawozdanie będzie uznane za prawidłowe i kompletne, jeżeli: Złożone jest na właściwym formularzu (wzór obowiązujący od 2014 r.!!!); Zostały wypełnione wszystkie wymagane pola sprawozdania w sposób przedstawiający rzeczywisty przebieg zadania; Złożone jest terminowo i posiada pozytywną opinię KP/KM; Dotacja jest wydatkowana prawidłowo (zgodnie z umową); Dokonany jest w terminie zwrot niewykorzystanej części dotacji; Nie zawiera błędów rachunkowych; Jest wypełnione w sposób czytelny.
Najczęstsze błędy popełniane przy rozliczaniu dotacji Nierzetelne wypełnianie sprawozdań - obowiązkowe wpisywanie ilości sztuk w tabele nr 1 Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów i nr 4 Zestawienie faktur(rachunków) - pełne nazwy zarówno w tabeli nr 1 i nr 4 - opisy i kwoty takie same w tabelach nr 1 i nr 4 - w tabeli nr 3 opis całej sumy przypisanych odsetek, z wyszczególnieniem kwoty wykorzystanej i podlegającej zwrotowi. Płatność za faktury po terminie realizacji zadania - generowanie kolejnych aneksów - zapłata za zakupiony towar po 01.01 bezwzględny zwrot dotacji!!!
Najczęstsze błędy popełniane przy rozliczaniu dotacji Dokonywanie zwrotów dotacji/odsetek z kont prywatnych - wpłaty z kont prywatnych zwracane są do nadawcy Błędne tytułowanie przelewów, zwroty na błędne nr kont bankowych ( 10 ust.2 umowy) - w tytule przelewu wymagany opis jakich wydatków dotyczy zwrot bieżących czy inwestycyjnych
Zapewnienie gotowości bojowej jednostek ochrony przeciwpożarowej włączonych do krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego Przygotowanie jednostek ochotniczych straży pożarnych do działań ratowniczogaśniczych Podsumowanie roku 2016 Dotacje w roku 2016 Dziękuję za uwagę