PRZYWÓDZTWO I KOMUNIKACJA W BIZNESIE WYSTĄPIENIA PUBLICZNE Filip Januszewski
Plan zajęć Wprowadzenie Przed prezentacją W czasie prezentacji
I. Wprowadzenie
Rodzaje wystąpień publicznych Wystąpienia informacyjne Wystąpienia perswazyjne Wystąpienia okolicznościowe Wystąpienia negocjacyjne Wystąpienia konsultacyjne
Style wystąpień publicznych Styl wykładowcy Styl kaznodziei Styl gawędziarza
Funkcje prezentacji Informowanie Przekonywanie Motywowanie
Komunikacja a przyswajanie informacji zapomniane zapamiętane 10% 20% 65% 90% 80% 35% słyszane widziane słyszane i widziane
II. Przed prezentacją
Pytania Kto? Do kogo? Po co? Co? Jak? Kiedy? Gdzie?
Założenia prezentacji Określenie celu i struktury prezentacji Określenie spodziewanych korzyści Wskazanie na podstawy teoretyczne i praktyczne treści prezentacji Określenie kluczowych zagadnień i pojęć Graficzne przedstawienie ww. informacji
Cele prezentacji Co chcemy osiągnąć poprzez prezentację? Co powinniśmy osiągnąć zdaniem zlecającego prezentację? Czy istnieje sprzeczność między celami? Co powinni wiedzieć, umieć i odczuwać uczestnicy na końcu prezentacji? W jaki sposób ocenić stopień realizacji celu (jak ocenić skuteczność prezentacji)? Czy w efekcie prezentacji mają zostać podjęte jakieś ustalenia, wnioski, czy decyzje?
Wewnętrzne ramy struktura prezentacji Temat (najlepiej wizualizować) Układ (kolejne zagadnienia, sekwencje, frazy) Przedstawienie korzyści, interesów Przebieg treści, przykłady, cytaty, anegdoty, aforyzmy, obrazy, gesty i ruch, emocje, modulacje głosu, spojrzenia Zakończenie (próba podsumowania, podkreślenia wszystkich najistotniejszych momentów, synteza opinii, wrażeń, sugestii uczestników)
Zewnętrzne ramy związki prezentera z grupą Pozdrowienie Przedstawienie się Funkcje, pozycja, wykształcenie, doświadczenie, dotychczasowa działalność (dobrze jest wizualizować ten element) Aktywność i przerwy Pytania i dyskusje Pożegnanie
Komu prezentować Dane ogólne Potrzeby
Analiza uczestników Kto musi zostać przekonany? Co uczestnicy już wiedzą i czego oczekują? Jakie informacje są dla nich ważne i poprzez jakie argumenty budować ich przekonanie? Z czym (kim) mogą być trudności?
Prezentacja multimedialna Prezentacja jest środkiem a nie celem!
Fazy przygotowania prezentacji 1. Sporządzenie listy 2. Sortowanie 3. Łączenie 4. Opracowanie 5. Sporządzenie notatek prezentera
Aspekty techniczne prezentacji Wielkość czcionki Ilość tekstu na slajdzie Grafika i animacje
Kolorystyka Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Proin nibh augue, suscipit a, scelerisque sed, lacinia in, mi. Cras vel lorem. Etiam pellentesque aliquet tellus. Phasellus pharetra nulla ac diam. Quisque semper justo at risus. Donec venenatis, turpis vel hendrerit interdum, dui ligula ultricies purus, sed posuere libero dui id orci.
Kolorystyka c.d. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Proin nibh augue, suscipit a, scelerisque sed, lacinia in, mi. Cras vel lorem. Etiam pellentesque aliquet tellus. Phasellus pharetra nulla ac diam. Quisque semper justo at risus. Donec venenatis, turpis vel hendrerit interdum, dui ligula ultricies purus, sed posuere libero dui id orci.
Kolorystyka c.d. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Proin nibh augue, suscipit a, scelerisque sed, lacinia in, mi. Cras vel lorem. Etiam pellentesque aliquet tellus. Phasellus pharetra nulla ac diam. Quisque semper justo at risus. Donec venenatis, turpis vel hendrerit interdum, dui ligula ultricies purus, sed posuere libero dui id orci.
Kolorystyka c.d. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Proin nibh augue, suscipit a, scelerisque sed, lacinia in, mi. Cras vel lorem. Etiam pellentesque aliquet tellus. Phasellus pharetra nulla ac diam. Quisque semper justo at risus. Donec venenatis, turpis vel hendrerit interdum, dui ligula ultricies purus, sed posuere libero dui id orci.
Główne zasady Treść prosta i zrozumiała Niezbędny zakres informacji i słów Nagłówki krótkie hasła Unikanie skomplikowanego układu Logo na slajdach Wykresy, diagramy, grafika Unikanie liczb bez prezentacji graficznej Unikanie czytania tekstu bezpośrednio ze slajdów
Unikaj tego! zapomniane zapamiętane słyszane 90% 10% widziane 80% 20% słyszane i widziane 35% 65%
Unikaj tego! Nie czytamy tekstu bezpośrednio ze slajdów, ponieważ jest to nudne, jak flaki z olejem i może uśpić uczestników. Poza tym pokazuje, że prowadzący prezentację nie jest odpowiednio przygotowany do występu lub nie czuje się pewnie w omawianym temacie.
Unikaj tego! Faza 1 sporządzenie listy: dążenie do stworzenia mapy pomysłów. Należy zapomnieć o jakiejkolwiek logice, strukturze czy kolejności, a skoncentrować się na wszystkich punktach, które nadają sens prezentacji. Te punkty zapisujemy dowolnie, rozmieszczając, tak jak przychodzą do głowy na dużej kartce papieru. Faza 2 sortowanie: w tej fazie opracowujemy to, co już jest wynotowane, przydzielając zapisanym zagadnieniom odpowiednią kolejność. W tej fazie trzeba podjąć decyzję: co omówić w pierwszej kolejności, a co w następnej? jaki będzie związek poszczególnych podpunktów? co może służyć za dowód, przykład czy ilustrację poszczególnych punktów? Faza 3 łączenie: należy w tej fazie uzyskać listę, która dokładnie będzie określać treść, punkt ważności i stopień szczegółowości prezentacji. Faza 4 opracowanie: właściwie wszystko już zrobiliśmy w poprzednich fazach. Jednak w przypadku wyjątkowo obszernych czy ważnych tematów takie ostatnie sprawdzenie może się opłacać. Faza 5 sporządzenie notatek prezentera (do korzystania w trakcie prezentacji).
III. W czasie prezentacji
Typowe błędy Brak wyraźnie określonych założeń i układu prezentacji Niezrozumienie słów i obrazów Nerwowe zachowanie Odwracanie się od słuchaczy Przedłużanie prezentacji, opóźnienie prezentacji, złe rozplanowanie czasu przeznaczonego na poszczególne części Napięcie, trema
Pewność siebie Donośność, wyrazistość, modulacja głosu Dobry kontakt wzrokowy Prawidłowa postawa ciała Otwarta i przyjazna motoryka Krytyczny dystans do treści i samego siebie Opanowanie tremy
Trema Staranne przygotowanie prezentacji Pozytywne myślenie Akceptacja tremy Nieunikanie sytuacji trudnych i wystąpień publicznych
Motywowanie uczestników Określenie istniejącej potrzeby i jej wzmacnianie Rozpoznanie i spełnianie oczekiwań uczestników Tworzenie odpowiedniej atmosfery Stosowanie przykładów, porównań, przysłów, anegdot Aktywizacja uczestników poprzez pytania, prezentację własnych opinii, czy dyskusję
Aktywizacja poprzez pytania Przyjazne, pozytywne pytania Brak ataku Zrozumiałe i krótkie pytania (brak fachowych słów) Unikanie i oraz albo Pytania kierowane do ogółu W przypadku braku odpowiedzi inne formułowanie pytań Pytania otwarte, prowokujące Pytania prowadzące do określonego celu Mimika i gestykulacja
Dziękuję za uwagę