Rektor Uniwersytetu Rzeszowskiego al. Rejtana 16c; 35-959 Rzeszów tel.: + 48 17 872 10 00 (centrala) + 48 17 872 10 10 fax: + 48 17 872 12 65 e-mail: rektorur@ur.edu.pl ZARZĄDZENIE NR 24/2016 REKTORA UNIWERSYTETU RZESZOWSKIEGO z dnia 16.05.2016 roku, w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów wyższych w formie elektronicznej na Uniwersytecie Rzeszowskim Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2012 r. poz. 572 z późn. zm.) w związku z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 14 września 2011 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. nr 201, poz. 1188 z późn.zm.) oraz 37 ust. 2 Regulaminu studiów wyższych zarządzam, co następuje: 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: PRZEPISY OGÓLNE 1 1) UR lub uczelni rozumie się przez to Uniwersytet Rzeszowski; 2) systemie Uczelnia10 rozumie się przez to elektroniczny system wspomagający dokumentację przebiegu studiów zawierający album studentów, elektroniczną księgę dyplomów oraz przechowujący informacje dotyczące studentów i pracowników uczelni, planów studiów itd.; 3) systemie WU rozumie się przez system internetowy Wirtualna Uczelnia zintegrowany z systemem Uczelnia10, za pomocą którego gromadzone są informacje związane z przebiegiem studiów studenta; 4) UCI rozumie się przez to Uniwersyteckie Centrum Informatyzacji; 5) rozporządzeniu rozumie się przez to Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 14 września 2011 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. nr 201, poz.1188 z późn.zm.); 6) POL-on rozumie się przez to zintegrowany system informacji o szkolnictwie wyższym; 7) EAS rozumie się przez to Elektroniczny Album Studenta; 8) EKD rozumie się przez to Elektroniczną Księgę Dyplomów. 2. Informacje dotyczące studenta i przebiegu studiów, UR gromadzi się w: 1) albumie studentów; 2) teczkach akt osobowych studentów; 3) protokołach zaliczenia przedmiotów; 4) księdze dyplomów. 3. Wykaz niezbędnych dokumentów, jakie umieszcza się w teczce akt osobowych studenta określa rozporządzenie. 2 1. W UR wprowadza się obowiązek dokumentowania przebiegu studiów z wykorzystaniem systemu Uczelnia10 i systemu WU. 2. Obowiązek prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w systemie Uczelnia10 i systemie WU dotyczy wszystkich typów i rodzajów studiów wyższych prowadzonych przez uczelnię.
3. W celu prawidłowego prowadzenia elektronicznego dokumentowania przebiegu studiów, poszczególne wydziały zobowiązane są do wprowadzania do systemu Uczelnia10 w ciągu 7 dni od rozpoczęcia semestru (odpowiednio zimowego i letniego), następujących danych : 1) pełnej oferty dydaktycznej jednostki, w tym planów studiów, planów zajęć i ich aktualizacji, a także bazy dydaktycznej jednostki; 2) przydziału obowiązków dydaktycznych osobom prowadzącym zajęcia w jednostce; 3) aktualizacji danych o studentach; 4) stworzenia grup wykładowych, ćwiczeniowych, laboratoryjnych oraz przydzielenie studentów do właściwych grup. 4. Rejestracji osób prowadzących zajęcia dydaktyczne na podstawie umowy cywilno prawnej w systemie kadrowym SIMPLE dokonuje Kwestura UR na podstawie danych przekazanych przez Dział Kształcenia. Poszczególne wydziały przekazują do Działu Kształcenia dokumentację związaną z zawarciem umowy cywilno prawnej z osobą mającą prowadzić zajęcia dydaktyczne w terminie nie dłuższym niż 14 dni po posiedzeniu Rady Wydziału, na którym została ona zatwierdzona. 5. Dziekan wydziału wskazuje pracowników odpowiedzialnych za wprowadzenie danych, o których mowa w 2 ust. 3. ELEKTRONICZNY ALBUM STUDENTA 3 1. W Uczelni prowadzi się album studentów w formie elektronicznej w systemie Uczelnia10. 2. Zakres danych zamieszczanych w EAS określa rozporządzenie. 3. Studentowi przyjętemu po raz pierwszy na kierunek prowadzony przez UR, nadaje się kolejny numer albumu. Ten sam numer albumu przypisany jest studentowi także na podejmowanych przez niego kolejnych kierunkach studiów i formach kształcenia. 4. Wydruku z EAS dokonuje Dział Kształcenia cyklicznie co 2000 numerów albumów i dokonuje ewentualnych korekt powstałych po wydruku (np. data i przyczyna opuszczenia uczelni). Dział Kształcenia dokonuje archiwizacji albumu studenta w wersji papierowej. DOKUMENTACJA PRZEBIEGU STUDIÓW STUDENTA 4 1. Przebieg studiów studenta dokumentowany jest: 1) w protokołach będących wydrukiem z systemu WU; 2) w kartach okresowych osiągnięć studenta będących wydrukiem z systemu Uczelnia10; 3) w indeksie z zastrzeżeniem przepisów 4 ust. 2-3. 2. Studentom rozpoczynającym studia z dniem 1 października 2016 r. i w latach następnych oraz studentom przenoszącym się na UR nie jest wydawany indeks w wersji papierowej. Uczelnia zapewnia studentowi dostęp do dokumentacji przebiegu studiów prowadzonej w formie elektronicznej poprzez indywidualne konto w systemie WU (e-indeks). 3. Studentom, którzy rozpoczęli studia przed dniem 1 października 2016 r., w tym także wznawiającym studia, przebieg studiów dokumentowany jest także w formie prowadzenia indeksu w wersji papierowej. 4. Na prośbę studenta lub absolwenta, UR wydaje potwierdzony wydruk z systemu Uczelnia10 dokumentujący przebieg studiów tzw. wyciąg z dokumentacji przebiegu studiów. W przypadku absolwentów, których przebieg studiów nie był archiwizowany w systemie Uczelnia10 wydruk sporządzany jest przez dziekanat wydziału według wzoru określonego w systemie Uczelnia10.
OBOWIĄZKI UŻYTKOWNIKÓW SYSTEMU UCZELNIA10 I SYSTEMU WU 5 1. Nadzór merytoryczny nad dokumentacją przebiegu studiów sprawuje dziekan wydziału. 2. Bieżący nadzór służbowy nad prawidłowością dokumentacji przebiegu studiów sprawuje kierownik dziekanatu. 6 1. Bieżącą obsługę w zakresie elektronicznego dokumentowania przebiegu studiów zapewniają dziekanaty wydziałów. Do ich obowiązków w szczególności należy: 1) przeprowadzenie immatrykulacji w systemie Uczelnia10 (zmiana statusu z przeniesiony z rekrutacji na status student lub dodanie studenta przyjętego na studia poza systemem IRK i określenie statusu student); 2) przypisanie studentów do programu i semestru; 3) naliczanie opłat za usługi edukacyjne; 4) aktualizacja danych osobowych studentów w systemie Uczelnia10; 5) po zakończonym okresie rozliczeniowym, przygotowanie kart okresowych osiągnięć studentów w postaci wydruku z systemu Uczelnia10 i przedłożenie ich do podpisu dziekana oraz umieszczenie w teczkach akt osobowych studentów; 6) dokonywanie studentom, o którym mowa w 4 ust. 3 adnotacji w indeksie w wersji papierowej, potwierdzenia zaliczenia etapu studiów; 7) wpisanie studenta na kolejny semestr, przypisanie odpowiedniego statusu w systemie Uczelnia10 w terminach na dzień 30 listopada i na dzień 1 marca zgodnie z 4 ust. 1 Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 25 września 2014 r. w sprawie ogólnopolskiego wykazu studentów i ogólnopolskiego wykazu doktorantów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1301); 8) aktualizowanie informacji o studentach opuszczających uczelnię (data i przyczyna opuszczenia uczelni: skreślenie, przeniesienie, absolwent); 9) pomoc merytoryczna studentom i pracownikom dydaktycznym w rozwiązywaniu bieżących problemów związanych z dokumentacją przebiegu studiów w systemie Uczelnia10 i systemie WU; 10) archiwizowanie protokołów egzaminów i zaliczeń przedmiotów; 11) posiadania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych studentów. 2. Szczegółowe zasady przenoszenia studenta na kolejny semestr studiów określi Prorektor ds. Studenckich i Kształcenia w formie Instrukcji zamieszczonej w systemie Uczelnia10. 7 1. Nadzór techniczny nad wdrożeniem i utrzymywaniem elektronicznego dokumentowania przebiegu studiów w ramach systemu Uczelnia10 sprawuje UCI, które w szczególności odpowiada za: 1) eksploatację systemu Uczelnia10 i systemu WU; 2) udzielanie jednostkom UR wsparcia w zakresie użytkowania systemu Uczelnia10 i systemu WU; 3) funkcjonowanie oraz archiwizację danych w EAS i EKD; 4) pomoc techniczną studentom i pracownikom dydaktycznym w rozwiązywaniu bieżących problemów związanych z dokumentacją przebiegu studiów w systemie Uczelnia10 i systemie WU. 2. UCI zapewnia oraz odpowiada za bezpieczeństwo zgromadzonych w systemie Uczelnia10 i systemie WU danych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
8 1. Nauczyciel akademicki lub inna osoba prowadząca zajęcia dydaktyczne, z zastrzeżeniem 16, zobowiązana jest do: 1) posiadania aktywnego konta w systemie WU; 2) ustalania terminów zaliczeń lub egzaminów, które umożliwiają podanie do wiadomości studentów wyników i wprowadzenie ocen do systemu WU w terminach poszczególnych sesji egzaminacyjnych zgodnych z organizacją każdego roku akademickiego; 3) zweryfikowania, przed rozpoczęciem egzaminu, tożsamości studenta oraz prawa do przystąpienia do egzaminu, w szczególności sprawdzenia czy student uzyskał zaliczenie z obowiązkowych zajęć dydaktycznych z danego przedmiotu; 4) wprowadzania zaliczeń i ocen z egzaminów do systemu WU w terminach poszczególnych sesji egzaminacyjnych zgodnych z organizacją każdego roku akademickiego; 5) wpisania studentom, o którym mowa w 4 ust. 3 wyniku zaliczenia lub egzaminu w indeksie w wersji papierowej; 6) niezwłocznego wyjaśniania zgłaszanych przez studenta niezgodności oceny podanej do wiadomości z oceną wpisaną do systemu WU; 7) sporządzania i przekazywania do dziekanatu podpisanych protokołów z zaliczeń i egzaminów w formie wydruków z systemu WU na podstawie znajdujących się tam danych; 8) przechowywania pisemnych prac zaliczeniowych i egzaminacyjnych studentów. 2. Niewpisanie przez osobę prowadzącą zajęcia dydaktyczne zaliczeń/ocen z egzaminów do systemu WU lub niedostarczenie do dziekanatu wydziału protokołów zaliczeń/egzaminów skutkuje poniesieniem konsekwencji służbowych przewidzianych w odrębnych przepisach. 9 1. Student jest zobowiązany do: 1) posiadania aktywnego konta w systemie WU; 2) zapoznania się z warunkami zaliczania zajęć dydaktycznych; 3) zapisania się na zajęcia zgodnie z odrębnymi przepisami; 4) sprawdzania indywidualnego konta w systemie WU celem weryfikacji kompletności i poprawności danych, w szczególności w zakresie otrzymanych zaliczeń i ocen z egzaminów, a także prawidłowości przypisanych grup i przedmiotów; 5) uzyskiwania wpisów w indeksie w przypadku, o którym mowa w 4 ust. 3; 6) zgłaszania prowadzącemu zajęcia, w terminie 3 dni od daty publikacji wyników zaliczenia lub egzaminu w systemie WU, ewentualnych niezgodności oceny podanej do wiadomości z oceną wpisaną do systemu WU lub zgłaszania braku oceny w systemie WU; 7) zgłaszania dziekanowi lub upoważnionemu prodziekanowi faktu niewpisania oceny w systemie WU lub innych błędów w dokumentacji przebiegu studiów, z zastrzeżeniem 9 ust. 1 pkt 6. 2. Niezgłoszenie przez studenta uwag i zastrzeżeń w zakresie uzyskanej oceny (w tym braku oceny) na zasadach określonych w ust. 1, oznacza brak jakichkolwiek uwag i zastrzeżeń do oceny (w tym braku oceny) odnotowanej w systemie WU ze wszystkimi regulaminowymi konsekwencjami.
ZASADY WPISYWANIA OCEN Z EGZAMINÓW LUB ZALICZEŃ W SYSTEMIE WU I UCZELNIA 10 10 1. Osoba prowadząca zajęcia dydaktyczne dokonuje wpisu zaliczeń lub ocen z egzaminu do systemu WU w terminach sesji egzaminacyjnych określonych w zarządzeniu Rektora w sprawie organizacji każdego roku akademickiego (odpowiednio I termin w terminie sesji podstawowej, II termin w terminie sesji poprawkowej) z zastrzeżeniem, że system WU będzie aktywny przed rozpoczęciem sesji egzaminacyjnej podstawowej. 2. Wpisanie zaliczeń lub ocen z egzaminów w systemie WU w innych terminach niż wskazuje organizacja roku jest możliwe tylko na wniosek dziekana skierowany do Prorektora ds. Studenckich i Kształcenia z przyczyn obiektywnych, niezależnych od prowadzących zajęcia dydaktyczne (tj. choroba, wyjazd służbowy, usprawiedliwienie nieobecności studenta w pierwszym terminie zaliczenia/egzaminu). Prorektor ds. Studenckich i Kształcenia może wyrazić zgodę na otwarcie systemu WU dla całego wydziału. 3. Sposób wprowadzania ocen i zaliczeń przez prowadzących zajęcia do systemu WU określi Prorektor ds. Studenckich i Kształcenia w drodze Instrukcji zamieszczonej w systemie WU. 4. Po zakończeniu sesji egzaminacyjnych (odpowiednio podstawowej lub poprawkowej) i zamknięciu systemu WU (odpowiednio I lub II terminu), uzupełnienia lub poprawy ocen dokonuje się w systemie Uczelnia10. 5. Wpisu zaliczenia lub oceny uzyskanej przez studenta w trybie zaliczenia lub egzaminu komisyjnego dokonuje się w systemie Uczelnia10. 6. Wpisu ocen uzyskanych przez studenta w terminach przedłużonej sesji poprawkowej dokonuje się w systemie Uczelnia10. 7. Dziekan wydziału wyznacza osobę upoważnioną do wprowadzania ocen, o których mowa w ust. 4 6 oraz ustala zasady ich wprowadzenia. 8. Upoważniony przez dziekana pracownik wpisuje w systemie Uczelnia10 w zakładce Karta ocen lub Oceny brakujące oceny lub nanosi korekty ocen, tylko w przypadku, gdy karta okresowych osiągnięć studenta nie została jeszcze wydrukowana i podpisana przez dziekana lub upoważnionego prodziekana. 9. Zmiany w systemie Uczelnia10, o których mowa w ust. 4-8 mogą być wprowadzane wyłącznie na podstawie: 1) podpisanego protokołu, w przypadku osób prowadzących zajęcia dydaktyczne na podstawie umów cywilno prawnych, którzy nie mają udostępnionego konta w systemie WU; 2) poprawionej (przekreślonej oceny błędnej i wpisanie oceny prawidłowej) i zaparafowanej oceny, tylko w przypadku studentów, których karty okresowych osiągnięć nie zostały wydrukowane i podpisane przez dziekana lub prodziekana; 3) protokołu egzaminu komisyjnego; 4) protokołu uzupełnionego przez egzaminatora, w przypadku studentów przedłużających sesje egzaminacyjną poprawkową. 10. Za terminowość wpisywania ocen i zaliczeń do systemu WU odpowiada dziekan wydziału, dyrektor instytutu oraz kierownik katedry lub zakładu, z zastrzeżeniem ust. 11. 11. Za terminowość wpisywania ocen z lektoratów języka obcego, zajęć z wychowania fizycznego oraz szkoleń BHP odpowiadają odpowiednio Dyrektor Centrum Języków Obcych, Dyrektor Centrum Sportu i Rekreacji oraz Inspektorzy BHP UR.
11 1. W przypadku, gdy w opinii studenta, ocena wpisana do systemu WU różni się od faktycznie uzyskanej (odczytanej, wywieszonej na tablicy ogłoszeń, czy zamieszczonej na stronie www) student może zgłosić pisemną reklamację do prowadzącego zajęcia w terminie 3 dni od dnia wprowadzenia oceny do systemu WU. Jeśli prowadzący określił, że podaje informację o ocenach jedynie poprzez wpisanie ich do systemu WU, to brak jest podstaw do składania reklamacji przez studenta. 2. W przypadku stwierdzenia zasadności reklamacji, osoba wprowadzająca ocenę/zaliczenie do systemu weryfikuje ją w systemie WU. 3. W przypadku weryfikacji oceny/zaliczenia po zamknięciu systemu WU lub przekazaniu protokołu do dziekanatu, korekty oceny/zaliczenia w systemie Uczelnia10 dokonuje osoba, o której mowa w 10 ust. 7, na pisemny wniosek prowadzącego zajęcia skierowany do dziekana wydziału. 4. W przypadku uwzględnienia reklamacji po przekazaniu protokołu do dziekanatu wydziału, prowadzący zajęcia dokonuje zmiany wpisanej oceny/zaliczenia wyłącznie na wydrukowanym protokole. W tym celu prowadzący zajęcia w kolumnie OCENA przekreśla dotychczasową ocenę/zaliczenie i dokonuje poprawnego wpisu. Zmiana powinna być opatrzona podpisem i datą. 5. W przypadku nieuwzględnienia reklamacji przez prowadzącego zajęcia, studentowi przysługuje prawo odwołania się do dziekana wydziału w terminie 7 dni od dnia udzielenia odmowy. 6. W przypadku uwzględnienia reklamacji przez dziekana wydziału przepisy ust. 2-4 stosuje się odpowiednio. PROTOKOŁY 12 1. Dziekanaty gromadzą zbiorcze protokoły zaliczenia przedmiotów (w tym także protokoły z realizacji lektoratów języka obcego, zajęć z wychowania fizycznego, szkoleń BHP oraz z realizacji zajęć ogólnouczelnianych) według kierunku studiów, specjalności, poziomu kształcenia, formy studiów, lat studiów. 2. Prowadzący zajęcia dydaktyczne zobowiązani są do wydrukowania protokołów z systemu WU, podpisania (na każdej stronie) oraz dostarczenia ich niezwłocznie do dziekanatu wydziału, nie później jednak niż w ciągu 3 dni od daty zakończenia sesji egzaminacyjnej odpowiednio podstawowej i poprawkowej, zgodnie z organizacją roku akademickiego. Dziekan wydziału może określić inne terminy przekazywania protokołów do dziekanatu. 3. Teczkę zbiorczych protokołów prowadzi się dla całego cyklu kształcenia. Układ dokumentów w teczce powinien być zgodny z planem studiów. ZASADY ROZLICZANIA SEMESTRU 13 1. Rozliczenia osiągnięć studenta dokonuje się na podstawie danych znajdujących się w systemie Uczelnia10. 2. Po upływie terminu do złożenia reklamacji przez studenta i weryfikacji przez pracownika dziekanatu pozytywnego zaliczenia wszystkich przedmiotów z danego etapu studiów, pracownik dziekanatu drukuje z systemu Uczelnia10 kartę okresowych osiągnięć studenta. 3. Dziekan wydziału lub upoważniony przez niego prodziekan na karcie okresowych osiągnięć studenta sporządzonej w postaci wydruku danych z systemu Uczelnia10, udziela zaliczenia i dokonuje wpisu na kolejny semestr/rok, potwierdzając własnoręcznym podpisem i datą.
4. Dziekanat w terminie nie później niż do 31 października w semestrze letnim i do 31 marca w semestrze zimowym danego roku, rozlicza i zamyka indywidualne sprawy studenta związane z przedłużeniem sesji egzaminacyjnej poprawkowej, powtarzaniem semestru, powtarzaniem przedmiotu, urlopem, egzaminem dyplomowym, egzaminem komisyjnym, skreśleniem z listy studentów itd. 5. Podpisaną kartę okresowych osiągnięć studenta przechowuje się w teczce akt osobowych studenta. 6. Niezaliczoną kartę okresowych osiągnięć z danego semestru, należy wydrukować najpóźniej w terminach określonych w pkt. 4 i przechowywać w teczce akt osobowych studenta. 7. Dziekanat ma obowiązek dokonywania korekt i aktualizacji danych, o których mowa w ust. 4 w systemie Uczelnia10 i w systemie POL-on na bieżąco. ELEKTRONICZNA KSIĘGA DYPLOMÓW 14 1. W Uczelni prowadzi się księgę dyplomów w formie elektronicznej w systemie Uczelnia10. 2. Zakres danych zamieszczanych w EKD określa rozporządzenie. 3. EKD stanowi rejestr wszystkich dyplomów ukończenia studiów wyższych wydanych przez UR i powstaje na podstawie danych wprowadzonych przez pracowników dziekanatów wydziałów do systemu Uczelnia10. 4. Po wprowadzeniu przez pracownika dziekanatu do systemu Uczelnia10 daty złożenia egzaminu dyplomowego oraz uzyskanego tytułu zawodowego, numer dyplomu nadawany jest po przypisaniu go przez pracownika w systemie. 5. Wydruku z EKD dokonuje Dział Kształcenia cyklicznie w terminie do 30 października każdego roku akademickiego i obejmuje okres od 1 października roku poprzedniego do 30 września bieżącego roku oraz dokonuje jego archiwizacji w wersji papierowej. PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE 15 1. Zasady wydawania elektronicznej legitymacji studenckiej, zasady wydawania dyplomów i suplementów do dyplomów oraz wysokość pobieranych z tego tytułu opłat określają odrębne przepisy. 2. Zasady legalizacji dokumentów wydawanych przez UR określa rozporządzenie. 16 W przypadku braku możliwości technicznych do wprowadzania ocen z zaliczeń i egzaminów przez osoby realizujące zajęcia dydaktyczne na podstawie umowy cywilno prawnej, dziekan upoważnia pracownika wydziału do wprowadzenia ocen w systemie Uczelnia10 na podstawie przedstawionego przez prowadzącego zajęcia protokołu. 17 1. Traci moc Zarządzenie nr 11/2012 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 13.02.2012 r. w sprawie: zasad prowadzenia albumu studentów w Uniwersytecie Rzeszowskim. 2. Traci moc Zarządzenie nr 37/05 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 15 września 2005 r. w sprawie sposobu prowadzenia księgi dyplomów.
18 1. Za wykonanie niniejszego zarządzenia czynię odpowiedzialnymi Dziekanów Wydziałów 2. Nadzór nad wykonaniem niniejszego zarządzenia powierzam Prorektorowi ds. Studenckich i Kształcenia. 19 Niniejsze zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. p.o. REKTOR UNIWERSYTETU RZESZOWSKIEGO Prof. dr hab. SYLWESTER CZOPEK