REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W OPOLU 45-052 OPOLE ul. Oleska 19a Tel. centr. 453-86 - 36, 37 Tel/Fax - 453-73 - 68 E-mail: rio@rio.opole.pl NKO-401-31/07 Opole, dnia 11 stycznia 2008 r. Pan Bogusław Dawidow Dyrektor Naczelny i Artystyczny Filharmonii Opolskiej im. Józefa Elsnera w Opolu W y s t ą p i e n i e p o k o n t r o l n e Regionalna Izba Obrachunkowa w Opolu, działając na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w dniach od 10 września 2007 r. do 19 października 2007 r. w Filharmonii Opolskiej im. Józefa Elsnera kontrolę problemową gospodarki finansowej za lata 2005-2006. Kontrolę przeprowadzono metodą reprezentatywną, obejmując nią losowo wybrane operacje finansowo-gospodarcze, dowody źródłowe oraz ewidencję księgową. W oparciu o dokumentację udostępnioną w trakcie kontroli stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości będące głównie konsekwencją nieprzestrzegania przepisów prawa oraz wynikające z braku właściwego nadzoru. Ustalenia kontroli opisano w protokole kontroli doręczonym Panu w dniu 15 listopada 2007 r. I. Ustalenia kontroli W trakcie kontroli stwierdzono m. in. następujące nieprawidłowości: 1. Nieprzestrzeganie przepisów z zakresu rachunkowości, polegające na: niezawarciu w zakładowym planie kont uregulowań dotyczących sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych takich jak dziennik, zestawienie obrotów i sald kont
2 księgi głównej oraz kont ksiąg pomocniczych jak również uregulowań dotyczących zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej, (protokół kontroli str. 8-9, 14). Odpowiedzialność ponosi Dyrektor. ewidencjonowaniu operacji gospodarczych na kontach nieprzewidzianych w zakładowym planie kont, co dotyczy kont o symbolach: 080/1, 080/2 i 080/3 - w ramach rozliczania inwestycji; 221, 222, 223 i 224 - w ramach rozrachunków publiczno-prawnych; 231/1, 231/2 i 231/3 - w ramach rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, (protokół kontroli str. 9-12). Odpowiedzialność ponosi Główny Księgowy. nieprowadzeniu niektórych wskazanych w zakładowym planie kont ksiąg rachunkowych a w szczególności dziennika, analitycznej ewidencji księgowej kont o symbolach: 102 - kasa biletowa; 133 - rachunek dla sponsorów (darowizny); 220/1, 220/2, 220/3 i 220/inne - rozrachunki publiczno-prawne oraz na zaniechaniu sporządzenia zestawienia obrotów i sald do kont ksiąg pomocniczych o symbolach: 20-202, 22-220, 23-231, 26-261, 31, 40, 70, 75, 76, 77, 80, 82, 84, 85, i 86, (protokół kontroli str. 13-14, 16-17, 18, 25). Odpowiedzialność ponosi Główny Księgowy. poprawianiu błędnych zapisów w księgach rachunkowych w nieprawidłowy sposób tj. przy użyciu korektora, (protokół kontroli str. 26). Odpowiedzialność ponosi specjalista ds. księgowości z nadzoru Główny Księgowy. księgowaniu kosztów na niewłaściwych kontach, (protokół kontroli str. 29-30). Odpowiedzialność ponoszą pracownicy Działu Finansowego a z nadzoru Główny Księgowy; 2. Nieprzestrzeganie procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do dowodów księgowych, co spowodowało, iż adnotacje dotyczące trybu udzielonego zamówienia publicznego umieszczone na wszystkich skontrolowanych dowodach z 2005 r. zawierały nieaktualny przepis, a na większości dowodów z 2006 r. adnotacji takiej nie było oraz, że zostały realizowane zapłaty na podstawie dowodów niezatwierdzonych do wypłaty, (protokół kontroli str. 27-28, 42).
3 Odpowiedzialność ponosi specjalista ds. zamówień publicznych, z nadzoru Główny Specjalista p.o. Z-cy Dyrektora oraz specjalista ds. rozliczeń finansowych - kasjer. 3. Nieprawidłowości w zakresie sprawozdawczości polegające na: wykazaniu w sprawozdaniu Rb-N o stanie należności sporządzonym na dzień 31.12.2005 r. zawyżonych danych w zakresie wymagalnych należności z tytułu dostaw towarów i usług o kwotę 18.334 zł, (protokół kontroli str. 33-34). wykazaniu w sprawozdaniach Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji, danych w zakresie wymagalnych zobowiązań zawyżonych o kwotę 1.835,24 zł w roku 2005 oraz o kwotę 4.266,68 zł w roku 2006, (protokół kontroli str. 33, 35-36). Odpowiedzialność ponosi Główny Księgowy i Główny Specjalista p.o. Z-cy Dyrektora. 4. Niewprowadzenie na bieżąco operacji gotówkowej do raportu kasowego, co przyczyniło się do powstania niedoboru gotówki w kasie głównej Filharmonii kwocie 70,89 zł., (protokół kontroli str. 37-38). Odpowiedzialność ponosi specjalista ds. rozliczeń finansowych kasjer a z nadzoru Główny Księgowy. 5. Podpisywanie umów o dzieło z Dyrektorem Naczelnym i Artystycznym Filharmonii przez Głównego Specjalistę p.o. Zastępcy Dyrektora, który nie posiadał kompetencji w tym zakresie, (protokół kontroli str. 56-57). Odpowiedzialność ponosi Główny Specjalista p.o. Z-cy Dyrektora. 6. Wypłacenie Dyrektorowi Naczelnemu i Artystycznemu Filharmonii dodatkowego wynagrodzenia za dyrygowanie koncertami w kwocie 65.100 zł w roku 2005 oraz w kwocie 96.900 zł w 2006 r., na podstawie nieważnych, dotkniętych wadą prawną umów o dzieło, (protokół kontroli str. 53-56). Odpowiedzialność ponosi Główny Specjalista p.o. Z-cy Dyrektora oraz Główny Księgowy. 7. Wypłacenie trzem pracownikom nagród jubileuszowych w terminach, w których pracownicy ci nie nabyli jeszcze uprawnień do uzyskania przedmiotowych nagród, (protokół kontroli str. 59-63).
4 Odpowiedzialność ponosi Kierownik Działu Administracyjno Gospodarczego, Główny Księgowy i Dyrektor. 8. Naruszenie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczące w szczególności: niezłożenia oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wykluczenie przez osobę występującą w imieniu zamawiającego, (protokół kontroli str. 67-68), wykonywania przez Komisje przetargową czynności zastrzeżonych dla Kierownika zamawiającego poprzez odrzucenie oferty oraz wybór najkorzystniejszej oferty, (protokół kontroli str. 68-69), niezawarcia ceny usługi w protokole postępowania o udzielenie zamówienia, (protokół kontroli str. 69). Odpowiedzialność ponosi Przewodniczący Komisji przetargowej i Dyrektor. Niezłożenie przez osobę występującą w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w imieniu zamawiającego oświadczeń wymaganych przepisami o zamówieniach publicznych może wypełniać przesłanki naruszenia dyscypliny finansów publicznych. I I. W n i o s k i p o k o n t r o l n e W celu usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości oraz usprawnienia prowadzenia zagadnień objętych kontrolą, Regionalna Izba Obrachunkowa w Opolu działając na podstawie art. 9 ust. 2 powołanej na wstępie ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, wnosi o pełne wykorzystanie ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o podjęcie skutecznych działań w celu wyeliminowania powstałych nieprawidłowości, a w szczególności o realizację następujących wniosków: 1. Dokumentację opisująca przyjęte zasady rachunkowości doprowadzić do zgodności z wymogami określonymi w art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), a w szczególności uzupełnić zakładowy plan kont oraz dostosować go do potrzeb jednostki. Zaprowadzić brakujące księgi rachunkowe. Operacje gospodarcze ewidencjonować wyłącznie na odpowiednich kontach przewidzianych w zakładowym planie kont. Wzmocnić nadzór nad prowadzeniem rachunkowości w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości.
5 2. Zapewnić skuteczną realizację procedur kontroli wewnętrznej dowodów księgowych stosownie do przepisu art. 44 ust. 1 w związku z art. 47 ust 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249 poz. 2104 z późn. zm.). 3. Podjąć skuteczne działania w celu wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie sprawozdawczości. Sprawozdania sporządzać zgodnie z wytycznymi zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. nr 113, poz. 770). Skorygować i przesłać organizatorowi zakwestionowane podczas kontroli sprawozdania Rb-N i Rb-Z. 4. Wdrożyć w życie działania nadzorcze i kontrolne nad funkcjonowaniem kasy głównej Filharmonii w celu niedopuszczenia do powstania niedoborów gotówki w kasie. Raport kasowy prowadzić na bieżąco z zachowaniem zasady ewidencjonowania operacji gotówkowej po jej fizycznym wykonaniu. 5. Zaprzestać zawierania umów o dzieło z Dyrektorem Naczelnym i Artystycznym Filharmonii przez osoby nieuprawnione. Przy składaniu oświadczeń woli przestrzegać ściśle ustawowych regulacji w tym zakresie i postanowień Statutu Filharmonii Opolskiej dotyczących reprezentowania Filharmonii jako osoby prawnej. 6. Rozliczyć wypłacone Dyrektorowi Naczelnemu i Artystycznemu Filharmonii wynagrodzenie za dyrygowanie koncertami, zgodnie z warunkami ustalonymi przez organizatora w angażu, z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. nr 26, poz. 306 z późn. zm.). Wynagrodzenie wypłacać Dyrektorowi według składników ustalonych przez organizatora z uwzględnieniem przepisu art. 8 pkt 2 cyt. ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi. 7. Wprowadzić procedurę zapewniającą prawidłowe obliczanie pracownikom okresu uprawniającego do nagrody jubileuszowej. Nagrody jubileuszowe wypłacać niezwłocznie po nabyciu przez pracowników prawa do tej nagrody, stosownie do przepisów 5 ust 6 i 8 rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 31 marca 1992 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury (Dz. U. nr 35, poz.151 z późn. zm.). 8. Podjąć skuteczne działania celem niedopuszczenia do powstawania nieprawidłowości związanych z udzielaniem zamówień publicznych. Postępowania o udzielanie zamówień
6 publicznych prowadzić z należytą starannością z zastosowaniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. nr 164, poz. 1163 z późn. zm.). Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 cyt. ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, oczekuję w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego pisemnej informacji o wykonaniu wniosków pokontrolnych w nim zawartych lub przyczynach ich niewykonania. Poinformowanie Izby niezgodnie z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych w myśl art. 27 ww. ustawy zagrożone jest karą grzywny. Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo wniesienia zastrzeżeń do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Do wiadomości: Zarząd Województwa Opolskiego. Prezes Janusz Gałkiewicz /--/