Informacja o ochronie danych Przed zgłoszeniem incydentu proszę dokładnie zapoznać się z niniejszą Informacją o ochronie danych dotyczącą Compliance Helpdesk: 1. Co to jest Compliance Helpdesk tell us Siemens? Siemens Compliance Helpdesk tell us ( Compliance Helpdesk ) zapewnia Siemens AG, Wittelsbacherplatz 2, 80333Monachium, Niemcy ( Siemens AG ). Strony internetowe i linię telefoniczną, za pośrednictwem, której można zgłaszać incydenty, a także bazę danych, w której przechowuje się dane osobowe i przekazane informacje obsługuje EthicsPoint Inc., 13221 SW 68th Parkway, Suite 120, Portland, Oregon 97223, Stany Zjednoczone Ameryki Północnej ( EthicsPoint ). EthicsPoint obsługuje strony internetowe, linię telefoniczną i bazę danych na zlecenie LRN Corporation, 1100 Glendon Avenue, Suite 700, Los Angeles, CA 90024, Stany Zjednoczone Ameryki Północnej ( LRN ), która z kolei działa w imieniu Siemens AG. Compliance Helpdesk to rozwiązanie oparte na stronie internetowej i linii telefonicznej, które grupa Siemens udostępnia swoim pracownikom, dostawcom, klientom i kontrahentom w celu zgłaszania niezgodnych z przepisami zachowań pracowników, dostawców, klientów i kontrahentów grupy Siemens. Zachowania niezgodne z przepisami obejmują następujące kategorie: oszustwa i nadużycia w dziedzinie księgowości i audytu, a także sporządzania bilansu, w tym przestępstwa karne związane z rachunkowością, audytem i sprawami finansowymi, naruszenia prawa konkurencji i przepisów antymonopolowych, konflikt interesów, korupcję, defraudację/kradzież, niewłaściwe zachowanie dotyczące ochrony środowiska, fałszowanie kontraktów, sprawozdań i rejestrów, naruszenia dotyczące obrotu giełdowego, w tym nieupoważnione wykorzystanie poufnych informacji, nieludzkie warunki pracy (np. wykorzystywanie opłacalnych warunków produkcji zagranicą związane z tolerowaniem pracy dzieci), a także inne nadużycia i niewłaściwe zachowania skutkujące czynami karalnymi przeciwko interesom grupy Siemens lub naruszeniem praw człowieka. Korzystanie z Siemens Compliance Helpdesk jest dobrowolne. Należy jednak pamiętać, że otrzymanie i przetworzenie zgłoszonych informacji jest możliwe pod warunkiem zapoznania się i zatwierdzenia przez zgłaszającego niniejszej Informacji o ochronie danych, a także wyrażenia zgody na przetworzenie zgłoszonych informacji w sposób opisany w niniejszym dokumencie. W związku z tym, przed naciśnięciem przycisku Kontynuuj (Continue) na dole strony zawierającej informację o ochronie danych proszę o potwierdzenie zgody przez zaznaczenie pola Wyrażam zgodę (I Consent). Zgłaszający następnie uzyska dostęp do formularza zgłoszenia. W przypadku niewyrażenia zgody na przetworzenie zgłoszenia w sposób opisany w niniejszym dokumencie proszę wybrać przycisk Anuluj (Cancel), co spowoduje przejście na stronę Siemens dotyczącą zgodności. W takim przypadku istnieje możliwość skontaktowania się z właściwym specjalistą ds. zgodności. Należy pamiętać, że zgłoszone informacje o sobie, a także informacje o pracownikach, dostawcach, klientach i kontrahentach grupy Siemens lub wszelkie aspekty dotyczące Siemens mogą spowodować decyzję wpływającą na pracowników grupy Siemens i inne strony trzecie zaangażowane w dany incydent. W związku z tym prosimy o przekazywanie informacji, które zgodnie z najlepszą wiedzą zgłaszającego, są dokładne. Skargi przekazane zgodnie z najlepszą wiedzą nie narażą zgłaszającego na żadne sankcje ze strony Siemens. Przekazane informacje uznane zostaną za poufne. Zachęcamy zgłaszającego do BMWARDOCS92606v2
ujawnienia swojej tożsamości. 2. Które dane osobowe i informacje podlegają zbieraniu przetwarzaniu? Zgłoszenie incydentu do Compliance Helpdesk wiąże się z zebraniem następujących danych osobowych i informacji: imię i nazwisko zgłaszającego, jego dane kontaktowe, informacja, czy zgłaszający jest pracownikiem Siemens; imię i nazwisko, a także inne dane osobowe osób wymienionych w zgłoszeniu, w przypadku przekazania takich informacji (np. opis funkcji, dane kontaktowe); wszelkie pytania zgłaszającego; opis niewłaściwego zachowania, a także okoliczności incydentu, w tym termin i miejsce incydentu, podmiot Siemens, którego incydent dotyczy, a także informacja, czy kierownictwo wiedziało o incydencie, i czy zgłaszający chce przekazać zgłoszenie anonimowo. 3. Sposób przetwarzania danych osobowych i informacji po zgłoszeniu i zakres dostępu do danych osobowych i informacji Wszelkie przekazane nam dane osobowe i informacje będą przechowywane w bazie danych Compliance Helpdesk. Bazę danych przechowuje i prowadzi EthicsPoint na zlecenie LRN, a także LRN na zlecenie Siemens AG. LRN i EthicsPoint przestrzegają zasad Safe Harbor, które zapewniają poziom ochrony danych obowiązujący w UE w przypadku przekazywania danych osobowych do Stanów Zjednoczonych. Zasady Safe Harbor dostępne są pod adresem http://www.export.gov/safeharbor/doc_safeharbor_index.asp. Dla celów przetworzenia zgłoszenia, podjęcia postępowania wyjaśniającego i w razie potrzeby zastosowania sankcji, dane osobowe i informacje przekazane zostaną do biura zgodności Siemens AG w Niemczech. Siemens AG oceni przekazane informacje, przeprowadzi dochodzenie i odpowiednio może zastosować środki zaradcze lub sankcje. Dla celów przetwarzania zgłoszenia, dane osobowe i informacje mogą zostać udostępnione lub przekazane do przetwarzania i używania właściwym pracownikom biura zgodności, a także działów kadr, audytu, działu prawnego, działu bezpieczeństwa lub kierownictwu Siemens AG, spółkom zależnym Siemens, doradcom zewnętrznym (np. prawni) lub pracownikom technicznym LRN i EthicsPoint. Zajmą się oni również przetwarzaniem i wykorzystaniem danych osobowych i informacji. Dane osobowe i informacje mogą być również ujawnione policji i/lub innym organom ścigania lub organom regulacyjnym. Właściwe organy otrzymujące i przetwarzające dane osobowe mogą znajdować się w Stanach Zjednoczonych lub w innym kraju, który nie zapewnia poziomu ochrony danych obowiązującego w UE. Należy pamiętać, że osoba wskazana w zgłoszeniu za pośrednictwem Compliance Helpdesk zostanie zawiadomiona o takim zgłoszeniu w odpowiednim terminie. Siemens nie ujawni tożsamości zgłaszającego. Każda osoba wskazana w zgłoszeniu ma jednak prawo do skorygowania przedstawionego opisu okoliczności stanowiących podstawę zgłoszenia. Dane osobowe przekazane przez zgłaszającego zostaną zachowane przez czas potrzebny na przetworzenie zgłoszenia lub odpowiednio, zastosowanie sankcji, lub zgodnie z BMWARDOCS92606v2
BMWARDOCS92606v2 wymaganiami prawa.