DECYZJA nr 120/2014 w sprawie trybu wykonania zarządzeń Komitetu Regionów nr 3/2014, 4/2014 i 5/2014 SEKRETARZ GENERALNY, UWZGLĘDNIAJĄC art. 10 zarządzenia nr 3/2014 w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach dla członków i zastępców członków Komitetu Regionów, UWZGLĘDNIAJĄC art. 10 zarządzenia nr 4/2014 w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach ekspertom sprawozdawców i prelegentom biorącym udział w działalności Komitetu Regionów, UWZGLĘDNIAJĄC art. 7 zarządzenia nr 5/2014 w sprawie zwrotu kosztów podróży i zakwaterowania osobom trzecim uczestniczącym w działaniach Komitetu Regionów, MAJĄC NA UWADZE konieczność ustalenia trybu wykonywania przedmiotowych zarządzeń, MAJĄC NA UWADZE, że zawarte w niektórych artykułach odniesienia do członków Komitetu należy uznawać za odnoszące się także do ekspertów, prelegentów i osób trzecich, WYDAJE NASTĘPUJĄCĄ DECYZJĘ: Artykuł 1 Zasady 1. Zastępca członka może brać udział w seminariach, konferencjach, kongresach itp. o szczególnym znaczeniu dla Komitetu Regionów na wniosek przewodniczącego Komitetu, przewodniczącego danej komisji lub przewodniczącego grupy politycznej, której jest członkiem, zgodnie z warunkami dotyczącymi zezwolenia określonymi w art. 1 ust. 3 zarządzenia nr 3/2014. Ma on prawo do zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniu na takich samych warunkach jak członkowie, jeśli został odpowiednio uprawniony do zastępowania członka lub został wyznaczony na sprawozdawcę opinii związanej tematycznie z danym seminarium lub konferencją. COR-2014-03855-00-00-REGL-TRA (FR) 1/8 PL
2. Za udział w sesji plenarnej i dowolnym innym posiedzeniu (oprócz posiedzeń Prezydium Komitetu) odbywającym się podczas sesji plenarnej lub w dniu ją poprzedzającym refundacja kosztów podróży i wypłata zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach przysługuje tylko jednej osobie członkowi albo jego zastępcy. Kwoty te wypłaca się członkowi, o ile nie złoży on innych instrukcji w tej sprawie. 3. O przekazaniu uprawnień zastępcy należy powiadomić Sekretariat Generalny za pomocą systemu elektronicznego najpóźniej w przeddzień posiedzenia. W wypadku czasowej niedostępności systemu elektronicznego, członek obowiązany jest przekazać podpisane pełnomocnictwo do Sekretariatu Generalnego pocztą elektroniczną lub faksem najpóźniej w przeddzień posiedzenia. Artykuł 2 Oficjalnie zgłoszone miejsce zamieszkania W razie uzyskania zgody sekretarza generalnego na uwzględnienie drugiego oficjalnego miejsca zamieszkania członek lub zastępca członka ma prawo rozpoczynać i kończyć podróż w tym miejscu. W razie wybrania innej krótszej lub dłuższej trasy niż bezpośrednia trasa podróży między oficjalnie zgłoszonym miejscem zamieszkania a miejscem posiedzenia członek obowiązany jest przedłożyć sekretarzowi generalnemu wniosek o zezwolenie wraz z uzasadnieniem, podając różnicę kosztów w porównaniu z trasą bezpośrednią. W tym celu wymagane jest poświadczenie od biura podróży lub linii lotniczych. Ta sama procedura ma zastosowanie, gdy członek postanawia przedłużyć swój pobyt w miejscu, gdzie odbywa się posiedzenie, o więcej niż 48 godzin albo spędza więcej niż 24 godziny w jakimkolwiek miejscu na trasie podróży, w szczególności gdy zatrzymuje się na więcej niż 24 godziny w porcie lotniczym znajdującym się na bezpośredniej trasie między miejscem zamieszkania członka a miejscem, gdzie odbywa się posiedzenie, lub odwrotnie. Artykuł 3 Zwrot kosztów podróży 1. Podróż koleją, autobusem lub statkiem Zwrotu faktycznie poniesionych kosztów podróży koleją, autobusem lub statkiem, obejmujących także dopłaty, dokonuje się po przedłożeniu oryginałów biletów lub biletów elektronicznych.. COR-2014-03855-00-00-REGL-TRA (FR) 2/8
Na takich samych zasadach przysługuje zwrot kosztów przejazdu tramwajem, autobusem i metrem, z wyjątkiem tych poniesionych w Brukseli, które pokrywa zryczałtowana dieta za czas podróży. Ewentualne koszty wynajęcia kabiny na statku lub przedziału w pociągu nocnym pokrywa zryczałtowana dieta za czas podróży i w związku z tym nie podlegają one zwrotowi. Zwrot kosztów abonamentu kolejowego za rok n można uzyskać w styczniu roku n+1 na podstawie dowodu zapłaty i pod warunkiem, że koszt abonamentu nie przekracza ceny biletów kolejowych bez abonamentu na podróże, które odbyto w związku z pracami Komitetu w roku n. Zwrot kosztów karty uprawniającej do zniżek można uzyskać, jeżeli oszczędności dla Komitetu przekraczają koszt takiej karty. 2. Podróż samochodem Członek obowiązany jest podać na formularzu zwrotu kosztów numer rejestracyjny użytego samochodu. Administracja sprawdza odległości zadeklarowane przez członków, przyjmując za podstawę najszybszą trasę wyliczoną za pomocą najnowszej wersji programu Microsoft Autoroute. Jeżeli program ten nie pozwala na obliczenie trasy, administracja zastrzega sobie prawo do sprawdzenia odległości przy pomocy innych odpowiednich środków. Kwota zwrotu kosztów podróży samochodem w przypadku, gdy długość trasy w obie strony jest większa niż 400 km, nie może w żadnym wypadku przekroczyć możliwej do sprawdzenia w internecie ceny biletu kolejowego pierwszej klasy na tej samej trasie. Koszty podróży samochodem w przypadku, gdy długość trasy w obie strony jest większa niż 1000 km, oblicza się, przyjmując za podstawę najszybszą trasę, za pomocą programu wykorzystywanego przez Komitet. Do zwrotu tych kosztów wymagane jest przedstawienie dokumentów potwierdzających pokonaną odległość, takich jak dowody zakupu paliwa, opłacenia hotelu, parkingu czy przejazdu autostradą. Zwrot kosztów podróży samochodem w przypadku, gdy długość trasy w obie strony jest większa niż 2000 km, jest ograniczony do maksymalnej długości trasy wynoszącej 2000 km, nawet jeśli podróż zakłada udział w wielu działaniach Komitetu odbywających się w różnych miejscach. Zwrot kosztów dojazdu na miejsce posiedzenia wynajętym samochodem jest obwarowany tymi samymi ograniczeniami i warunkami i odbywa się według tej samej stawki za kilometr, po przedstawieniu faktury za wynajęcie samochodu. COR-2014-03855-00-00-REGL-TRA (FR) 3/8
Koszty podróży członka samochodem służbowym mogą być zwracane odpowiedniemu organowi publicznemu na tych samych warunkach. Zwrotu tego dokonuje się obowiązkowo na rachunek bankowy danego organu publicznego. 3. Podróż samolotem Każdy członek ma obowiązek przedłożyć oryginalne karty pokładowe lub elektroniczne karty pokładowe dotyczące całego odcinka podróży tam. Jeśli oryginalne karty pokładowe na podróż tam nie zostały przedstawione, administracja zaakceptuje karty z podróży powrotnej lub pisemne potwierdzenie od linii lotniczych, że przedstawione bilety lotnicze faktycznie zostały wykorzystane. W przypadku gdy karty pokładowe na podróż tam nie zostały przedstawione podczas posiedzenia, członek może przedłożyć zeskanowaną kopię oryginalnych kart pokładowych na podróż powrotną. Mobilne karty pokładowe z telefonu komórkowego nie są akceptowane. W takim przypadku członek ma obowiązek wydrukować karty przed posiedzeniem lub poprosić linie lotnicze o pisemne potwierdzenie. Faktycznie poniesione koszty podróży samolotem są zwracane wyłączenie po przedstawieniu dowodu dokonania elektronicznej rezerwacji przelotu w obie strony i faktury, na której musi być podany numer wykorzystanego biletu (biletów) i/lub kod rezerwacji. Jeśli z wyjątkowych względów konieczne jest skorzystanie z samolotu prywatnego, wymaga to uprzedniej zgody sekretarza generalnego. Wniosek w tej sprawie musi zawierać uzasadnienie niekorzystania z lotu regularnego. Należy do niego dołączyć zaświadczenie od biura podróży lub linii lotniczych zawierające cenę biletu za lot regularny w klasie biznes w dniu posiedzenia. Do Działu Obsługi Finansowej Członków przekazać należy oryginalną fakturę ze wskazaniem trasy, nazwiska pasażera i ceny. Zwrot kosztów nie może w żadnym wypadku przekraczać ceny biletu w klasie biznes na tej samej trasie. 4. Dodatkowe podróże Jeśli z wyjątkowych służbowych przyczyn członek musi odbyć drugą podróż podczas sesji plenarnej lub pomiędzy dwoma posiedzeniami odbywającymi się w dwa kolejne dni, obowiązany jest uprzednio złożyć u sekretarza generalnego wniosek o zezwolenie na tę podróż, by móc uzyskać zwrot kosztów. Członek ma obowiązek wykazać służbowy charakter tych przyczyn i wskazać wysokość kosztów, które zostaną poniesione. COR-2014-03855-00-00-REGL-TRA (FR) 4/8
5. Koszty podróży między oficjalnie zgłoszonym miejscem zamieszkania lub miejscem posiedzenia a stacją kolejową, lotniskiem lub portem W przypadku posiedzeń odbywających się poza Brukselą w wyjątkowych przypadkach przysługuje zwrot kosztów przejazdu taksówką ze stacji, lotniska lub portu do miejsca posiedzenia i z powrotem po złożeniu u sekretarza generalnego pisemnego wniosku z odpowiednim uzasadnieniem i z załączonymi dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki. Za takie wyjątkowe okoliczności uznaje się brak połączeń transportem publicznym i/lub transportu zapewnianego przez współorganizatorów posiedzenia, przyjazd lub wyjazd we wczesnych godzinach porannych lub późnych godzinach wieczornych poza godzinami funkcjonowania transportu publicznego lub przypadki działania siły wyższej. Koszty przejazdu taksówką między oficjalnie zgłoszonym miejscem zamieszkania a lotniskiem, stacją kolejową lub portem początkowym nie podlegają zwrotowi, z wyjątkiem kosztów przejazdu kombinowanego taksówką i promem ponoszonych przez członków zamieszkujących wyspy nieposiadające lotniska, na trasie między miejscem zamieszkania a lotniskiem na sąsiedniej wyspie i odwrotnie. 6. Pozostałe koszty Koszty administracyjne związane z zakupem biletów na podróż podlegają zwrotowi za okazaniem faktury z biura podróży. Chodzi tu przykładowo o koszty rezerwacji miejsca, koszty związane z płatnością kartą kredytową, koszty biura podróży, koszty dostawy, anulowania i rezerwacji. Koszty opłaconego z góry posiłku oferowanego przez linie lotnicze są zwracane wyłącznie w przypadku, gdy członek podróżuje w klasie niższej niż klasa biznes. Koszty dostępu do salonu VIP na lotnisku poniesione przez przewodniczącego lub pierwszego wiceprzewodniczącego Komitetu są zwracane pod warunkiem uzyskania uprzedniej zgody sekretarza generalnego i po przedstawieniu dokumentów potwierdzających wydatki. Opłaty wizowe w wypadku podróży poza UE zwracane są po uzyskaniu uprzedniej zgody sekretarza generalnego. Koszty przejazdu minibusami traktowane są jak koszty przejazdu autobusem. Opłata za przejazd przez most podlega zwrotowi jako zastępstwo za przewóz drogą morską. COR-2014-03855-00-00-REGL-TRA (FR) 5/8
W związku z tym, że Komitet wykupił ubezpieczenie podróżne/assistance dla członków, żadne koszty tego rodzaju nie podlegają zwrotowi. Artykuł 4 Zryczałtowana dieta za czas podróży W przypadku podróży samolotem odległość oblicza się na podstawie podróży między lotniskiem odlotu a lotniskiem przylotu zgodnie z oficjalnymi odległościami podanymi przez Zrzeszenie Międzynarodowego Transportu Lotniczego (IATA). W przypadku podróży samochodem i pociągiem odległości oblicza się na podstawie najszybszej trasy wskazanej przez najnowszą wersję programu Microsoft Autoroute. W razie niepowiadomienia członka z odpowiednim wyprzedzeniem o odwołaniu posiedzenia przysługuje wypłata zryczałtowanej diety za faktycznie odbytą podróż. Jeśli członek nie mógł uczestniczyć w posiedzeniu z nieprzewidywalnych przyczyn, przekazuje wniosek o zwrot kosztów transportu i wypłatę diety za czas podróży wraz z uzasadnieniem sekretarzowi generalnemu, który przedkłada wniosek przewodniczącemu do decyzji. Artykuł 5 Zryczałtowana dieta za udział w posiedzeniach Zryczałtowana dieta za udział w posiedzeniach nie może zostać wypłacona, jeśli członek nie uczestniczył w posiedzeniu, niezależnie od przyczyny nieobecności. Artykuł 6 Tryb refundacji W razie niezłożenia podpisu na oficjalnej liście obecności na każdym posiedzeniu lub w każdym dniu posiedzenia członek lub zastępca członka powinien przesłać do Działu Obsługi Finansowej Członków oświadczenie honorowe z uzasadnieniem, potwierdzające jego obecność na danym posiedzeniu. Oświadczeniu temu muszą towarzyszyć dodatkowe dowody, takie jak zdjęcia, poświadczenia, wypowiedzi podczas posiedzenia itd. Administracja rozpatruje każdy taki wniosek i przekazuje go do decyzji sekretarzowi generalnemu. W razie udziału indywidualnego lub nieobecności uprawnionego pracownika administracji złożenie podpisu na liście obecności nie jest obowiązkowe. COR-2014-03855-00-00-REGL-TRA (FR) 6/8
Artykuł 7 Warunki wypłaty diet i zwrotu kosztów podróży 1. Korespondencja Rozliczenia zryczałtowanych diet i kosztów podróży przesyła się pocztą elektroniczną na poufny adres zgłoszony przez członka Komitetu. Wiadomość ta przesyłana jest w tym samym czasie, co polecenie przelewu do banku. 2. Wypłata diet Polecenia przelewu na rzecz członka wnioskującego o przelew na konto bankowe lub pocztowe w państwie członkowskim Unii Europejskiej wysyła się z instrukcją, że koszty ponoszą wspólnie zleceniodawca i beneficjent. Członek obowiązany jest przekazać Komitetowi formularz danych rachunku bankowego zawierający kompletne dane rachunku bankowego, podpis właściciela rachunku oraz podpis urzędnika bankowego i pieczęć banku. Obowiązany jest także przekazać Komitetowi formularz danych dotyczących osobowości prawnej osoby fizycznej zawierający jego dane osobowe i podpis, wyraźną dwustronną kopię paszportu lub krajowego dowodu osobistego oraz ewentualnie oficjalny dokument potwierdzający numer płatnika VAT. Przelewy bankowe dokonywane są dopiero po zatwierdzeniu tych danych w rejestrze centralnym prowadzonym przez Komisję Europejską. Przelewy te mogą być traktowane jako płatności krajowe pod warunkiem, że zawierają kody IBAN i BIC. Członkowie, którzy zostali obciążeni kosztami bankowymi mogą co roku na początku stycznia zwrócić się do Komitetu o ich zwrot, przedkładając dokumenty potwierdzające poniesione koszty. 3. Powiadomienie o danych rachunku bankowego Członek obowiązkowo przekazuje Komitetowi dane swego rachunku bankowego i powiadamia Komitet o wszelkich zmianach tych danych, korzystając z dostarczonego przez Komitet formularza. Formularz musi zawierać kompletne dane rachunku bankowego, podpis właściciela rachunku oraz podpis urzędnika bankowego i pieczęć banku. 4. Przeliczanie walut Waluty państw spoza strefy euro przelicza się według kursu publikowanego przez księgowego Komisji Europejskiej (Info-Euro) w dniu posiedzenia, w którym członek brał udział. COR-2014-03855-00-00-REGL-TRA (FR) 7/8
Artykuł 8 Postanowienia końcowe Niniejszym traci moc decyzja nr 254/2011 w sprawie trybu wykonania zarządzenia nr 003/2007 w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach członkom i zastępcom członków Komitetu Regionów. Niniejsza decyzja wchodzi w życie dnia 1 lipca 2014 r. Sporządzono w Brukseli dnia 23 czerwca 2014 r. Sekretarz generalny (podpisano) Daniel JANSSENS COR-2014-03855-00-00-REGL-TRA (FR) 8/8