Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w Koninie 62-510 Konin, ul. Zakładowa 4b tel.: 63 244 83 88, faks.: 63 244 83 89 e-mail: sekretariat@word.konin.pl www.word.konin.pl Załącznik do Uchwały nr 400/2011 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 25 marca 2011 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY WOJEWÓDZKIEGO OŚRODKA RUCHU DROGOWEGO W KONINIE I. POSTANOWIENIA WSTĘPNE 1 Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w Koninie, zwanym dalej Ośrodkiem działa na podstawie: 1. Statutu Ośrodka nadanego Uchwałą Nr 2633/2006 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 13 kwietnia 2006 roku. 2. Ustawy z dnia 20 czerwca 1997 roku Prawo o ruchu drogowym (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. Nr 108, poz. 908 z późniejszymi zmianami) oraz innych przepisów szczególnych. 2 Regulamin organizacyjny określa zasady działania Ośrodka, jego szczegółową organizację oraz zakres zadań wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne. 3 1. Ośrodek jest samorządową wojewódzką osoba prawną. 2. Zarząd Województwa Wielkopolskiego sprawuje nadzór nad Ośrodkiem. 4 1. Pracą Ośrodka kieruje Dyrektor na zasadzie jednoosobowego kierownictwa. 2. Dyrektor działa przy pomocy Zastępcy Dyrektora i Głównego Księgowego oraz kierowników komórek organizacyjnych. 3. Zastępca Dyrektora współdziała z Dyrektorem w kierowaniu Ośrodkiem, wykonuje i nadzoruje realizację zadań wynikających z powierzonego mu zakresu. W przypadku nie obsadzenia stanowiska Zastępcy Dyrektora, pełnienie jego obowiązków Dyrektor może powierzyć innej osobie. 4. Główny Księgowy odpowiada za realizację zadań Zespołu Finansowo-Ekonomicznego. 5 1. Ustala się następującą strukturę organizacyjną Ośrodka wraz z oznaczeniem sposobu znakowania akt: 1) Zespół Organizacji Egzaminów i Szkoleń ZO, 2) Zespół Przeprowadzania i Nadzorowania Egzaminów ZE, 3) Zespół Finansowo-Ekonomiczny GK, 4) Zespół Organizacyjno-Administracyjny ZA, 5) Zespół Obsługi Technicznej ZT, 1
6) Stanowisko Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego SB, 7) Stanowisko Obsługi Informatycznej SI, 8) Stanowisko ds. Psychologii SP. 2. Schemat struktury organizacyjnej Ośrodka stanowi załącznik do Regulaminu organizacyjnego. 3. Komórki organizacyjne, każda w zakresie określonym w Regulaminie, podejmują działania i prowadzą sprawy związane z realizacją zadań Ośrodka. 4. Szczegółowy zakres praw i obowiązków pracownika określa jego zakres czynności na zajmowanym stanowisku. II. ZAKRES DZIAŁANIA I PODZIAŁ ZADAŃ KIEROWNICTWA OŚRODKA 6 Dyrektor (DO) kieruje Ośrodkiem i jest zwierzchnikiem służbowym pracowników Ośrodka oraz wykonuje wobec nich czynności z zakresu prawa pracy. Do podstawowych zadań Dyrektora należy: 1. Organizacja pracy Ośrodka oraz kierowanie bieżącymi sprawami Ośrodka, dekretowanie wpływającej korespondencji. 2. Reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz i wykonywanie zadań zastrzeżonych dla Dyrektora przez ustawy i statut Ośrodka. 3. Przyjmowanie skarg i wniosków pracowników oraz osób załatwiających sprawy w Ośrodku. 4. Wydawanie aktów wewnętrznych regulujących organizację i normujących pracę Ośrodka. 5. Ustanawianie swoich pełnomocników, w tym Pełnomocnika ds. Jakości. 6. Nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy i czuwania nad pełnym wykorzystaniem czasu pracy przez podległych pracowników. 7. Sprawowanie bezpośredniego nadzoru i koordynowanie pracy: 1) Zastępcy Dyrektora, 2) Zespołu Przeprowadzania i Nadzorowania Egzaminów, 3) Zespołu Finansowo-Ekonomicznego, 4) Zespołu Organizacyjno-Administracyjnego. 7 Zastępca Dyrektora (ZD) realizuje zadania powierzone przez Dyrektora. Do jego podstawowych zadań należy: 1. Zastępowanie Dyrektora w przypadku jego nieobecności. 2. Sprawowanie bezpośredniego nadzoru i koordynowanie pracy: 1) Zespołu Organizacji Egzaminów i Szkoleń, 2) Zespołu Obsługi Technicznej, 3) Stanowiska ds. BRD, 4) Stanowiska ds. Obsługi Informatycznej, 5) Stanowiska ds. Psychologii. 3. Przedstawianie Dyrektorowi wniosków w sprawach osobowych podległych pracowników. 4. Doskonalenie wiedzy i umiejętności podległych pracowników. III. DZIAŁANIE I PODSTAWOWE ZADANIA KMÓREK ORGNIACYJNYCH 8 1. Komórkami organizacyjnymi Ośrodka utworzonymi w formie zespołów kierują Kierownicy Zespołów a Zespołem Finansowo-Ekonomicznym Główny Księgowy. Komórki organizacyjne w formie samodzielnych stanowisk są jednoosobowe. 2. Zadaniem Kierowników Zespołów i Głównego Księgowego jest zapewnienie właściwego funkcjonowania podległych im komórek organizacyjnych poprzez wykonywanie 2
powierzonych zadań a także prawidłową organizację i dyscyplinę pracy. Wewnątrz zespołów mogą być tworzone jednoosobowe lub wieloosobowe stanowiska. 3. Kierownicy i Główny Księgowy sporządzają szczegółowe zakresy czynności dla pracowników zatrudnionych w ich zespołach i przedkładają je Dyrektorowi do zatwierdzenia. 4. Komórki organizacyjne Ośrodka zobowiązane są do współdziałania w zakresie realizacji swoich zadań. 9 1. Zespół Organizacji Egzaminów i Szkoleń (ZO) realizuje zadania w zakresie organizacji, planowania egzaminów i szkoleń, obsługi klienta, przygotowania dokumentacji związanej z egzaminowaniem i szkoleniem. 2. Do podstawowych zadań Zespołu w zakresie organizacji egzaminów należą: 1) ustalenie ramowego planu egzaminów we współpracy z Zespołem Przeprowadzania i Nadzorowania Egzaminów (ZE), 2) obsługa klientów ubiegających się o przystąpienie do egzaminów państwowych i szkoleń, 3) przygotowanie dokumentów i list osób zakwalifikowanych na egzaminy i szkolenia, 4) przekazywanie dokumentów do odpowiednich organów, 5) prowadzenie dokumentacji związanej z organizacją egzaminów. 3. Do podstawowych zadań Zespołu w zakresie organizacji szkoleń należą: 1) planowanie i organizowanie szkoleń prowadzonych przez Ośrodek w ramach wykonywania zadań publicznych oraz innych szkoleń organizowanych przez Ośrodek, 2) przygotowanie szkoleń pod względem merytorycznym, 3) zapewnienie niezbędnego sprzętu i pomocy dydaktycznej, 4) prowadzenie dokumentacji związanej ze szkoleniami. 10 1. Zespół Przeprowadzania i Nadzorowania Egzaminów (ZE) realizuje zadania w zakresie przeprowadzania egzaminów państwowych kandydatów na kierowców i kierowców, nadzoru merytorycznego nad ich przeprowadzaniem, analiz dotyczących egzaminów państwowych, prowadzenie postępowań dyscyplinarnych przeciwko egzaminatorom a także postępowań wyjaśniających w sprawie wnoszonych skarg i zażaleń na przebieg lub wynik egzaminów. 2. Do podstawowych zadań zespołu należą: 1) prowadzenie analiz umożliwiających ustalenie ramowego planu egzaminów, 2) ustalenie planu pracy egzaminatorów, koordynacja jego realizacji i nadzór nad jego wykonaniem, 3) przeprowadzanie egzaminów państwowych kandydatów na kierowców i kierowców, 4) prowadzenie magazynu testów i ich rozdzielanie, 5) wykonanie analiz dotyczących prowadzonych egzaminów państwowych, 6) nadzór merytoryczny nad przebiegiem egzaminów, 7) prowadzenie postępowań dyscyplinarnych przeciwko egzaminatorom, 8) prowadzenie postępowań wyjaśniających w sprawie wnoszonych skarg i zażaleń na przebieg lub wynik egzaminów, 9) prowadzenie i wykorzystywanie zapisów z rejestracji przebiegu egzaminów. 3. Dla zapewnienia realizacji zadań Zespołu Dyrektor wyznacza Koordynatora i Egzaminatora Nadzorującego. 11 1. Zespół Finansowo-Ekonomiczny (GK) realizuje zadania w zakresie obsługi finansowoksięgowej Ośrodka w oparciu o zasady gospodarki finansowej określone w statucie. 2. Do podstawowych zadań Zespołu należy: 3
1) prowadzenie księgowości, w tym rozliczeń, ksiąg rachunkowych, ewidencji dochodów i wydatków, analiz, statystyk, kalkulacji kosztów, wynagrodzeń, zasiłków ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, 2) sporządzanie deklaracji i dokonywanie rozliczeń podatkowych, 3) sprawowanie nadzoru nad dyscypliną finansów publicznych, w tym informowanie Dyrektora o zagrożeniach wynikających z ustawy o finansach publicznych, 4) bieżące informowanie Dyrektora o kosztach, wynikach ekonomicznych i ewentualnych zagrożeniach finansowo-ekonomicznych, 5) obsługa rachunków bankowych, 6) egzekucja należności, 7) opracowanie rocznego planu finansowego i sprawozdań finansowych, 8) opracowanie i aktualizowanie regulaminu obiegu dokumentów finansowych oraz zakładowego planu kont, 9) opracowanie analiz finansowych. 12 1. Zespół Organizacyjno-Administracyjny (ZA) realizuje zadania w zakresie organizacji i obsługi administracyjnej Ośrodka. 2. Do podstawowych zadań Zespołu należy: 1) obsługa kancelaryjno-sekretarska, 2) obsługa prawna, 3) przygotowanie wewnętrznych aktów prawnych regulujących organizację i normujących pracę Ośrodka, 4) prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych i dokumentacji dotyczącej udzielonych zamówień, 5) redagowanie strony internetowej Ośrodka oraz BIP, 6) prowadzenie działań na rzecz promowania wizerunku Ośrodka, 7) prowadzenie rejestru skarg i wniosków, 8) prowadzenie rejestrów umów, 9) prowadzenie wykazu rejestrów, 10) prowadzenie spraw pracowniczych, w tym dokumentacji dotyczącej przestrzegania dyscypliny pracy, 11) prowadzenie analizy kadrowej, 12) prowadzenie i monitorowanie systemów motywacyjnych, 13) obsługa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, 14) prowadzenie spraw związanych z bhp oraz ochroną p.poż., 15) prowadzenie archiwum Ośrodka. 13 1. Zespół Obsługi Technicznej (ZT) realizuje zadania w zakresie obsługi technicznomateriałowej i zaopatrzenia oraz przygotowania i planowania zamierzeń inwestycyjnoremontowych, koordynowania i nadzoru inwestycji i remontów. 2. Do podstawowych zadań Zespołu należy: 1) zabezpieczenie logistyczne obiektów, urządzeń i sprzętu Ośrodka, 2) zapewnienie sprawności technicznej pojazdów służących do przeprowadzania egzaminów państwowych i szkoleń, 3) zapewnienie przygotowania placu manewrowego oraz pomieszczeń do przeprowadzenia egzaminów i szkoleń, 4) zapewnienie porządku i czystości na terenie Ośrodka, 5) zapewnienie i obsługa odpowiednich urządzeń niezbędnych dla bezpiecznego funkcjonowania Ośrodka, 4
6) zaopatrywanie Ośrodka w niezbędne urządzenia, sprzęt i materiały w celu zapewnienia jego bieżącego funkcjonowania, a także właściwego utrzymania i eksploatacji zasobów materialnych. 14 1. Stanowisko ds. Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego (SB) realizuje zadania w zakresie poprawy bezpieczeństwa ruchu drogowego w oparciu o roczny plan wydatków zatwierdzony przez Wojewódzką Radę Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego. 2. Do podstawowych zadań Stanowiska należy: 1) zapewnienia współpracy Ośrodka z działającymi na terenie województwa jednostkami administracji rządowej, samorządu terytorialnego oraz podmiotami realizującymi zadania z zakresu transportu i bezpieczeństwa ruchu drogowego, 2) inicjowanie i organizowanie szkoleń dla uczniów i młodzieży propagujących działania w zakresie poprawy bezpieczeństwa ruchu drogowego, 3) organizowanie imprez kulturalno-oświatowych oraz innych form działalności mających na celu podniesienie świadomości społecznej z zakresu bezpieczeństwa i zagrożeń ruchu drogowego, 4) prowadzenie spraw dotyczących promocji i reklamy działalności Ośrodka w zakresie poprawy bezpieczeństwa ruchu drogowego. 15 1. Stanowisko ds. Obsługi Informatycznej (SI) realizuje zadania w zakresie obsługi i wykorzystania systemów informatycznych, telefonicznych, alarmowych i telewizji przemysłowej. 2. Do podstawowych zadań Stanowiska należy: 1) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemów baz danych, 2) zapewnienie utrzymania ciągłości pracy urządzeń i oprogramowania, prawidłowej eksploatacji i konserwacji zasobów sprzętowych (serwerów, komputerów, monitorów) w tym systemu alarmowego, centrali i sieci telefonicznej, systemu telewizji przemysłowej i systemu rejestracji obrazu i dźwięku w samochodach egzaminacyjnych, 3) administrowanie systemem poczty elektronicznej i jego obsługa, 4) prowadzenie stałej kontroli antywirusowej, 5) techniczna obsługa i aktualizowanie strony internetowej Ośrodka oraz Biuletynu Informacji Publicznej, 6) prowadzenie archiwizacji systemów, aplikacji oraz odtwarzanie danych archiwalnych w systemach awaryjnych. 16 1. Stanowisko ds. Psychologii (SP) realizuje zadania w zakresie przeprowadzania badań psychologicznych oraz prowadzi zajęcia podczas szkoleń realizowanych przez Ośrodek. 2. Do podstawowych zadań Stanowiska należy: 1) prowadzenie badań psychologicznych osób skierowanych na podstawie przepisów Ustawy Prawo o ruchu drogowym oraz Ustawy o transporcie drogowym, 2) prowadzenie zajęć z zakresu szkoleń dla kierowców naruszających przepisy ruchu drogowego, 3) prowadzenie szkoleń z zakresu radzenia sobie ze stresem w warunkach egzaminacyjnych dla osób przystępujących do egzaminów na prawo jazdy, 4) prowadzenie szkoleń realizowanych przez Ośrodek z zakresu psychologii transportu. 5
IV. ZASADY PODPISYWANIA PISM I OBIEGU DOKUMENTÓW 17 Przy podpisywaniu pism obowiązują następujące zasady: 1. Dyrektor podpisuje: 1) wszystkie pisma związane z reprezentowaniem Ośrodka, 2) pisma i dokumenty zastrzeżone do podpisu Dyrektora, 3) pisma i dokumenty z zakresu prawa pracy, 4) pisma i dokumenty z zakresu finansowo-ekonomicznego. 2. Zastępca Dyrektora podpisuje: 1) pisma i dokumenty należące do właściwości Dyrektora podczas jego nieobecności, 2) pisma i dokumenty w sprawach załatwianych przez podległe mu komórki organizacyjne. 3. Główny Księgowy podpisuje wstępnie: 1) dokumenty dotyczące źródeł finansowania i zaciągania zobowiązań, 2) pisma i dokumenty sporządzone przez Zespół Finansowo-Ekonomiczny. 4. Przelewy, czeki i inne dokumenty obrotu pieniężnego i materiałowego, dokumenty o charakterze rozliczeniowym stanowiące podstawę wydatkowania środków pieniężnych podpisuje Dyrektor i Główny Księgowy. 5. Kopię pisma podpisywanego przez Dyrektora lub jego Zastępcę oznacza pracownik sporządzający pismo i parafuje jego przełożony. 18 1. Pieczęcie Ośrodka są ewidencjonowane w Zespole Organizacyjno-Administracyjnym a ich odbiór potwierdzany jest na piśmie. 2. Pieczęcie przechowywane są pod zamknięciem w sposób uniemożliwiający dostęp osób nieuprawnionych. 3. Postępowanie z dokumentami odbywa się na zasadach określonych w Instrukcji Kancelaryjnej Ośrodka. V. KONTROLA WEWNĘTRZNA 19 1. Kontrolę wewnętrzną wykonuje Dyrektor lub osoba upoważniona przez Dyrektora. 2. Kontroli wewnętrznej w Ośrodku podlega: 1) wykonywanie zadań na stanowiskach pracy, 2) dyscyplina pracy. 3. Z przeprowadzonej kontroli wewnętrznej osoba kontrolująca spisuje protokół. VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 20 Zmiany regulaminu dokonywane są w trybie właściwym dla jego stanowienia. 21 Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego. 6