ZARZĄDZENIE NR 42/2011 BURMISTRZA WOŹNIK z dnia 6.04.2011



Podobne dokumenty
ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW. z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych.

Dz.U Nr 18 poz. 156 ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW. z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych.

ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW. z dnia 7 grudnia 2011 r.

(Dz. U. z dnia 22 grudnia 2011 r.)

Zarządzenie Nr 181/09. Burmistrz Miasta Kościerzyna. z dnia 9 marca 2009 r.

Warszawa, dnia 21 sierpnia 2017 r. Poz OBWIESZCZENIE. z dnia 27 lipca 2017 r.

ZARZĄDZENIE NR 9/2012 STAROSTY RAWSKIEGO. z dnia 22 czerwca 2012 r.

Załącznik do Zarządzenia Nr 221 Burmistrza Michałowa z dnia 18 marca 2013 r.

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 261/06/2015. Prezydenta Miasta Starogard Gdański z dnia 30 czerwca 2015 r. ZATWIERDZAM ...

DZIENNIK URZĘDOWY MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

Wstęp ROZDZIAŁ I KLASYFIKOWANIE INFORMACJI NIEJAWNYCH

ZARZĄDZENIE NR 3 MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH. z dnia 9 grudnia 2011 r.

Rozdział I Wytwarzanie materiałów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą zastrzeżone

Na podstawie art. 20 ust.2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz z późn. zm.

ZARZĄDZENIE NR 102/2013 PREZYDENTA MIASTA BOLESŁAWIEC. z dnia 7 marca 2013 r.

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr.230/2012 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 5 września 2012r.

Szczegółowe wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzula zastrzeżone w Uniwersytecie Gdańskim

Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne w Urzędzie Miejskim w Łomży

Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli ZASTRZEŻONE

ZARZĄDZENIE NR 211/2012 WÓJTA GMINY WALIM. z dnia 20 listopada 2012 r.

Pismo okólne Nr 32/2012/2013 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 12 marca 2013 r.

ZARZĄDZENIE NR 29/2012 WÓJTA GMINY SECEMIN. z dnia 29 czerwca 2012 r.

Zarządzenie Nr 38/15 Głównego Inspektora Pracy. z dnia 24 listopada 2015 r.

ZATWIERDZAM Załącznik 1 do Zarządzenia Nr 24/2008 Rektor Rektora PWSZ w Elblągu z dnia 05 czerwca 2008 r.

Szefa Służby Kontrwywiadu Wojskowego z dnia 24 marca 2014 r.

Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli POUFNE

ZARZĄDZENIE Nr BO BURMISTRZA OZIMKA z dnia 05 października 2012 r.

do Instrukcja dot. sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone

Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli poufne w Urzędzie Miasta Jelenia Góra

ZATWIERDZAM PROCEDURY. dotyczące sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne w Urzędzie Miejskim w Koninie.

Zarządzenie Nr 51/13 Wójta Gminy Pszczółki z dnia 11 grudnia 2013r. w sprawie ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Gminy w Pszczółkach

Pismo okólne Nr 31/2012/2013 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 12 marca 2013 r.

ZARZĄDZENIE Nr 30/2015 Burmistrz Mieroszowa z dnia 01 kwietnia 2015 r.

ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych

PLAN OCHRONY Informacji niejawnych

ZARZĄDZENIE NR 25/2011 BURMISTRZA MIASTA PODKOWY LEŚNEJ z dnia 1 sierpnia 2011 roku

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW. z dnia 5 października 2005 r. (Dz. U. z dnia 19 października 2005 r.)

ZARZĄDZENIE NR 71/2011 BURMISTRZA DRAWSKA POMORSKIEGO z dnia 10maia2011 r.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

SPOSÓB I TRYB PRZETWARZANIA INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI POUFNE w podległych komórkach organizacyjnych W UNIWERSYTECIE ŚLĄSKIM W KATOWICACH

Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "poufne" w Urzędzie Miasta Piekary Śląskie

Warszawa, dnia 7 grudnia 2018 r. Poz. 98 DECYZJA NR 248 KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ. z dnia 6 grudnia 2018 r.

Instrukcja określająca sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli ZASTRZEŻONE w Urzędzie Miejskim w Radomiu

Warszawa, dnia 25 lutego 2010 r. TREŒÆ: Poz.: D E C Y Z J A K O M E N D A N T A G Ó W N E G O S T R A Y G R A N I C Z N E J

(Dz. Urz. MS z dnia 30 grudnia 2005 r.)

ZARZĄDZENIE Nr BO BURMISTRZA OZIMKA z dnia 05 października 2012 r.

MINISTRA OBRONY NARODOWEJ. Warszawa, dnia 30 sierpnia 2002 r. ZARZĄDZENIE Nr 49/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ. z dnia 7 sierpnia 2002 r.

ZARZĄDZENIE NR 81/2015 PREZYDENTA MIASTA KIELCE. z dnia 17 marca 2015 r.

UNIWERSYTET KARDYNAŁA STEFANA WYSZYŃSKIEGO w WARSZAWIE REKTOR

DECYZJA NR 253/07 LUBELSKIEGO KOMENDANTA WOJEWÓDZKIEGO POLICJI. z dnia 28 grudnia 2007 roku

Zarządzenie Nr 340/2011 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 17 października 2011r.

PLAN OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH W URZĘDZIE MIASTA KĘTRZYN

ZARZĄDZENIE NR 53 KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ. z dnia 23 grudnia 2011 r.

ZARZĄDZENIE NR 35/2012 BURMISTRZA MIASTA-GMINY STRYKÓW. z dnia 16 kwietnia 2012 r.

ZARZĄDZENIE NR 10/2009 WÓJTA GMINY STARY LUBOTYŃ z dnia 17 marca 2009 r.

Dz.U Nr 18 poz. 167 ROZPORZĄDZENIE MINISTRÓW SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI ORAZ OBRONY NARODOWEJ

Instrukcja kancelaryjna Naczelnego Sądu Administracyjnego

DECYZJA Nr 362/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ. z dnia 28 września 2011 r.

ZARZĄDZENIE NR 68/2017 BURMISTRZA MIASTA ŻARÓW. z dnia 7 kwietnia 2017 r. w sprawie ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Miejskim w Żarowie

DECYZJA Nr 362/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ. z dnia 28 września 2011 r.

ZATWIERDZAM INSTRUKCJA

ZARZĄDZENIE NR 85/2013 BURMISTRZA MIASTA I GMINY WIELICZKA. z dnia 17 maja 2013 r.

MINISTRA OBRONY NARODOWEJ. Warszawa, dnia 19 lutego 2008 r.

Warszawa, dnia 28 grudnia 2012 r. Poz. 7 DECYZJA NR 15 KOMENDANTA GŁÓWNEGO PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ. z dnia 16 kwietnia 2012 r.

Instrukcja określająca sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "POUFNE" w Urzędzie Miejskim w Radomiu

DECYZJA Nr 378/MON. w sprawie wprowadzenia do użytku w Ministerstwie Obrony Narodowej Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Obrony Narodowej

ZARZĄ DZENIE NR 34/07 Wójta Gminy Przytuł y z dnia 5 listopada 2007 roku

Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych

Załącznik do Zarządzenia Nr 12/2014 Burmistrza Szczawna-Zdroju z dnia r.

Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone w Urzędzie Miasta Pruszcz Gdański.

Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli poufne w Urzędzie Miasta Starogard Gdański

Załącznik nr 18 ZARZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI. z dnia 27 lipca 2007 r.

DZIENNIK URZĘDOWY MINISTRA ENERGII

Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych

Zarządzenie nr 708/2016. Burmistrza Nysy. z dnia 29 kwietnia 2016r. w sprawie obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Nysie

TREŒÆ: Poz.: Z A R Z D Z E N I A K O M E N D A N T A G Ó W N E G O S T R A Y G R A N I C Z N E J:

INSTRUKCJA PRZEPROWADZENIA PRZEGLĄDU DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH W URZĘDZIE GMINY BRĄSZEWICE

Warszawa, dnia 27 marca 2013 r. Poz. 79. ZARZĄDZENIE Nr 47/2012 SZEFA SŁUŻBY WYWIADU WOJSKOWEGO. z dnia 20 grudnia 2012 r.

z dnia 2015 r. Rozdział 1 Przepisy ogólne

Zarządzenie Nr 13/13 Wójta Gminy Sadlinki z dnia 4 lipca 2013 r.

Plik do pobrania : PZU wkładka NNW

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZAKŁADU GOSPODARKI CIEPLNEJ

ZARZĄDZENIE Nr 25/ MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ

Zadania Zespołu ds. Ochrony Informacji Niejawnych Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku

Warszawa, dnia 22 lutego 2018 r. Poz. 34

PLAN OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH W URZĘDZIE MIEJSKIM W RADOMIU

Zarządzenie Nr 19/2011 Wójta Gminy Małkinia Górna z dnia 1 marca 2011 roku

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW

ZACHODNIOPOMORSKI UNIWERYSTET TECHNOLOGICZNY W SZCZECINIE

ZARZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI. z dnia 26 września 2003 r.

I N S T R U K C J A EWIDENCJI I KONTORLI DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA

ZARZĄDZENIE NR WÓJTA GMINY ŚNIADOWO. z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Gminy Śniadowo

ZARZĄDZENIE Nr 58/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ z dnia 11 grudnia 2017 r.

Zarządzenie Nr 56/2007 Burmistrza Gminy Tyczyn z dnia 30 maja 2007 r.

PROCEDURA NR 9 TYTUŁ PROCEDURY PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO

Załącznik do Zarządzenia Rektora nr 55/R/10 INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO. I. Postanowienia ogólne

Dziennik Urzêdowy Komendy G³ównej Stra y Granicznej Nr Poz ZARZĄDZENIE NR 74 KOMENDANTA G ÓWNEGO STRA Y GRANICZNEJ

z dnia 5 czerwca 2014 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji gospodarowania

2.0. ZAKRES PROCEDURY

Transkrypt:

ZARZĄDZENIE NR 42/2011 BURMISTRZA WOŹNIK z dnia 6.04.2011 w sprawie: obiegu informacji niejawnych w Urzędzie Miejskim w Woźnikach. Na podstawie art 42 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 o ochronie informacji niejawnych (DzU Nr 182 poz 1228) zarządza się, co następuje. Określenia uŝyte w zarządzeniu, oznaczają: 1. 1) ustawa - ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 o ochronie informacji niejawnych; 2) biuro ds informacji niejawnych - komórkę podległą bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony, odpowiedzialną za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, kompletowanie i obieg dokumentów niejawnych; 3) kierownik biura - pracownika kierującego pracą biura ds informacji niejawnych, podlegającego pełnomocnikowi ochrony; 4) wykonawca - pracownika zajmującego określone stanowisko słuŝbowe, wykonującego zadania zgodnie z zakresem obowiązków, posiadającego stosowne poświadczenie bezpieczeństwa osobowego; 5) urządzenie ewidencyjne - księgę, dziennik, wykaz, spis, rejestr i kartotekę o ustalonych rubrykach, słuŝącą do rejestrowania dokumentów zawierających informacje niejawne oraz umoŝliwiającą kontrolę ich stanu i obiegu; 6) trwałe urządzenie ewidencyjne - urządzenie ewidencyjne, które: a) nie podlega niszczeniu i jest przekazywane do archiwum, b) nadaje dokumentom niezmienne numery ewidencyjne, powiązane w sposób trwały z danym urządzeniem, umoŝliwiające włączenie dokumentów do obiegu zewnętrznego, c) umoŝliwia jednoznaczne określenie stanu ewidencyjnego dokumentów; 7) pomocnicze urządzenie ewidencyjne - urządzenie ewidencyjne, które: a) stosuje się wyłącznie w obiegu wewnętrznym dokumentów, b) podlega niszczeniu w jednostce organizacyjnej, c) nadaje dokumentowi zmienne numery ewidencyjne, d) umoŝliwia określenie zasięgu obiegu dokumentów oraz ułatwia ustalenie ich stanu ewidencyjnego w okresie istnienia danego urządzenia ewidencyjnego; 8) przesyłka - materiały w postaci odpowiednio zabezpieczonych, zaadresowanych i oznaczonych paczek lub listów; 9) akta - zbiór dokumentów ułoŝonych według rzeczowego wykazu akt, podszytych do teczek przedmiotowych oznaczonych właściwą kategorią archiwalną; 10) strefa bezpieczeństwa - obszar, obiekt, fragment budynku, jedno lub kilka pomieszczeń, posiadające ściśle określone, oznaczone i strzeŝone granice, w których są przechowywane, przetwarzane lub wytwarzane informacje niejawne o klauzuli Poufne tej komórki; 11) szafa - szafę, sejf, skarbczyk, skrzynię, kontener lub inne urządzenie słuŝące do przechowywania materiałów zawierających informacje niejawne; 12) pełnomocnik ochrony - pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych. 2. 1. Biurem ds informacji niejawnych kieruje kierownik biura wyznaczony przez burmistrza. 2. Na stanowisko kierownika biura wyznacza się pracownika, który posiada poświadczenie bezpieczeństwa odpowiednie dla klauzuli otrzymywanych, wytwarzanych, przetwarzanych, przekazywanych i przechowywanych w biurze ds informacji niejawnych dokumentów niejawnych oraz odbył odpowiednie przeszkolenie potwierdzone stosownym zaświadczeniem.

3. Do obowiązków kierownika biura naleŝy w szczególności: 1) rejestrowanie dokumentów niejawnych otrzymywanych, wysyłanych oraz wytworzonych na potrzeby wewnętrzne jednostki organizacyjnej, według zasad ustalonych w zarządzeniu; 2) wysyłanie dokumentów wytworzonych w jednostce organizacyjnej do adresatów; 3) prowadzenie wykazów osób upowaŝnionych do dostępu do informacji niejawnych, posiadających stosowne poświadczenia bezpieczeństwa; 4) udostępnianie dokumentów niejawnych osobom, o których mowa w pkt 3; 5) prowadzenie bieŝącej kontroli sposobu wytwarzania dokumentów niejawnych przez wykonawców i wykonawców technicznych; 6) rozliczanie wykonawców z powierzonych im dokumentów niejawnych; 7) kompletowanie dokumentów oraz przygotowywanie akt do archiwizacji; 8) wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony. 4. 1. Przekazanie obowiązków na stanowisku kierownika biura następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, w obecności pełnomocnika ochrony, osoby zdającej oraz przyjmującej obowiązki. 2. W protokole, o którym mowa w ust. 1, wyszczególnia się: 1) nazwy i numery urządzeń ewidencyjnych, na podstawie których dokonano sprawdzenia stanu faktycznego dokumentów niejawnych pozostających na ewidencji kancelarii oraz pozycje zapisów w tych urządzeniach; 2) informacje dotyczące zgodności lub niezgodności stanu faktycznego dokumentów niejawnych znajdujących się w kancelarii tajnej ze stanem ewidencyjnym; 3) ewentualne uwagi osoby przyjmującej obowiązki kierownika biura, dotyczące nieprawidłowości ujawnionych w zakresie ewidencjonowania i obiegu dokumentów. 3. Protokół, o którym mowa w ust. 1, podpisuje osoba przekazująca obowiązki kierownika biura oraz osoba przyjmująca, a zatwierdza pełnomocnik ochrony. Jeden egzemplarz protokołu jest przechowywany w biurze ds informacji niejawnych, drugi przez pełnomocnika ochrony. 4. Dodatkowy egzemplarz protokołu moŝe być wydany przekazującemu obowiązki kierownika biura, na jego Ŝądanie. 5. Na czas okresowej nieobecności (urlop, choroba, wyjazd słuŝbowy) kierownika biura zastępuje osoba posiadająca stosowne poświadczenie bezpieczeństwa, wyznaczona przez burmistrza na wniosek pełnomocnika ochrony. 6. Kierownik biura przekazuje protokolarnie zastępującej go osobie wyłącznie urządzenia ewidencyjne i materiały niezbędne do bieŝącej pracy biura ds informacji niejawnych. Szafy z pozostałymi dokumentami niejawnymi zamyka. 7. JeŜeli kierownik biura nie moŝe uczestniczyć w czynnościach, o których mowa w ust. 1 i 6 burmistrz powołuje komisję w celu przekazania jego obowiązków. 8. Przewodniczący komisji, o której mowa w ust. 7, podpisuje protokół zdawczo-odbiorczy oraz zamyka sejfy, szafy i skrzynie z nie przekazanymi dokumentami niejawnymi. 5. 1. Biuro ds informacji niejawnych organizuje się w pomieszczeniu spełniającym podstawowe warunki bezpieczeństwa określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 roku w sprawie organizacji kancelarii tajnej, znajdującym się na drugim piętrze budynku ratusza. 2. W biurze ds informacji niejawnych wydziela się miejsce przeznaczone do udostępniania wykonawcom dokumentów niejawnych. 3. Pomieszczenie biura ds informacji niejawnych zalicza się do strefy bezpieczeństwa. 4. Biuro ds informacji niejawnych wyposaŝa się w:

1) szafę stalową do przechowywania dokumentów niejawnych: 2) mechaniczną maszynę pisania do tworzenia materiałów niejawnych; 3) biurko wraz z wyposaŝeniem niezbędnym do pracy 5. Na drzwiach urządzeń, o których mowa w ust. 4 pkt 1, nakleja się kartę informacyjną, której wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia. 6. 1. Dokumenty zawierające informacje niejawne będące na ewidencji biura ds informacji niejawnych i oznaczone klauzulą Poufne przechowuje się w urządzeniach do przechowywania dokumentów. 2. Dokumenty o róŝnych klauzulach tajności, a takŝe dokumenty jawne mogą być przechowywane wspólnie, jeŝeli ich treść łączy się bezpośrednio z określoną sprawą. 3. Zabrania się przechowywania materiałów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę słuŝbową oznaczonych klauzulą Poufne" w pomieszczeniach zlokalizowanych poza strefą bezpieczeństwa. 7. 1. Sprzątanie pomieszczeń biura ds informacji niejawnych moŝe odbywać się wyłącznie w obecności kierownika biura lub pełnomocnika ochrony. 2. Na czas sprzątania zabezpiecza się dokumenty niejawne w sposób uniemoŝliwiający przypadkowe ujawnienie ich treści osobom nieupowaŝnionym. 8. Zabrania się wnoszenia do pomieszczeń biura ds informacji niejawnych urządzeń słuŝących do rejestrowania informacji, w tym dźwięku i obrazu oraz telefonów komórkowych. 9. 1. Po zakończeniu pracy kierownik biura zamyka i plombuje urządzenia do przechowywania dokumentów niejawnych oraz zabezpiecza pomieszczenia biura ds informacji niejawnych. 2. Zasady zdawania, przechowywania i wydawania kluczy uŝytku bieŝącego do pomieszczeń i urządzeń, o których mowa w ust. 1, oraz kluczy zapasowych do pomieszczeń biura ds informacji niejawnych, ustala pełnomocnik ochrony. 3. Klucze zapasowe przechowuje pełnomocnik ochrony lub wyznaczona przez niego osoba. 4. Zabrania się wynoszenia poza teren Urzędu kluczy, o których mowa w ust. 2. 5. W przypadku utraty (zagubienia) kluczy od pomieszczeń i urządzeń, o których mowa w ust. 1, naleŝy bezwzględnie wymienić zamki. 10. 1. Biuro ds informacji niejawnych przyjmuje, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła dokumenty zawierające informacje niejawne. 2. Stan ewidencyjny dokumentów oraz ich obieg obrazują trwałe i pomocnicze urządzenia ewidencyjne. 3. Trwałym urządzeniem ewidencyjnym jest: Dziennik korespondencji, którego wzór określają odrębne przepisy 4. Pomocniczymi urządzeniami ewidencyjnymi są: 1) Wykaz osób upowaŝnionych do dostępu do informacji niejawnych, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia; 2) Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, którego wzór określają odrębne przepisy 5. Biuro ds informacji niejawnych prowadzi trwałe urządzenia ewidencyjne, o których mowa w ust. 3 oraz urządzenia pomocnicze wymienione w ust. 4.

11. 1. Karty urządzeń ewidencyjnych w formie broszur numeruje, przeszywa, opisuje i opieczętowuje kancelaria jednostki organizacyjnej w sposób, którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia. 2. W urządzeniach ewidencyjnych, o których mowa w ust. 1 zaznacza się początek i koniec roku kalendarzowego oraz po zakończeniu roku sporządza się adnotację na jakiej pozycji zapisu zakończono ewidencję, potwierdzoną podpisem kierownika biura i pieczęcią Urzędu. 12. 1. W celu właściwego rejestrowania, przechowywania i wydawania dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą Poufne zakłada się Rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i ksiąŝek ewidencyjnych zwany inaczej Rejestrem dokumentacji. 2. Rejestr dokumentacji jest nadrzędnym urządzeniem ewidencyjnym w stosunku do innych urządzeń ewidencyjnych, w którym rejestruje się: 1) trwałe urządzenia ewidencyjne kancelarii oraz pomocnicze urządzenia ewidencyjne, o których mowa w 10 ust. 4; 2) teczki akt (przedmiotowe); 3. KaŜdy tom urządzenia, teczki akt lub dokumentu, o którym mowa w ust. 1, rejestruje się pod odrębną pozycją. 4. Rejestru dokumentacji nie rejestruje się. 5. Rejestr dokumentacji opatruje się adnotacją o ilości stron, poświadczoną podpisem pełnomocnika ochrony jednostki organizacyjnej oraz pieczęcią Urzędu. 6. Ewidencję dokumentów w Rejestrze dokumentacji prowadzi się w cyklu rocznym, rozpoczynając kaŝdego roku kalendarzowego numerowanie od liczby 1. 7. W wykazie dokumentów na kolejny rok kalendarzowy nie umieszcza się materiałów zaewidencjonowanych w latach poprzednich. 8. Numer ewidencyjny dokumentu zarejestrowanego w Rejestrze dokumentacji składa się ze skróconej nazwy rejestru, symbolu klauzuli tajności, pozycji zapisu w wykazie, o którym mowa w ust. 5, łamanej przez oznaczenie roku (np. DEWD Pf-7/2002). 13. 1. W Dzienniku korespondencji rejestruje się dokumenty niejawne, otrzymane oraz wytworzone w jednostce organizacyjnej. 2. W Dzienniku korespondencji nie rejestruje się: 1) dowodów materiałowo-finansowych (rachunki, faktury, itp.), które przekazuje się za pokwitowaniem w KsiąŜce doręczeń, w której podlegają ewidencji stosownie do odrębnych przepisów; 2) dokumentów przesłanych omyłkowo. 3. Biuro ds informacji niejawnych prowadzi wspólny dziennik korespondencji dla poszczególnych klauzul tajności oraz dla dokumentów przychodzących i wychodzących. 4. Po wykorzystaniu wszystkich stron "Dziennika korespondencji", zakłada się następny tom i zachowuje ciągłość dotychczasowej numeracji. 5. Zarejestrowanie korespondencji otrzymanej polega na: 1) opatrzeniu otrzymanego dokumentu pieczęcią wpływu oraz odciśnięciu pieczęci formularzowej na załącznikach; 2) wpisaniu w kolejnej pozycji "Dziennika korespondencji": a) numeru porządkowego, który jest jednocześnie numerem ewidencyjnym, b) danych ewidencyjnych dokumentu, nadanych przez nadawcę (numer wychodzący i data wysłania), c) ilości stron dokumentu wraz z załącznikami,

d) ilości załączników i ich stron lub nazwy i liczby elektronicznych nośników informacji, jeŝeli załączniki zostały wykonane na tych nośnikach; 3) wpisaniu danych wymienionych w pkt 2 lit. a, c i d na dokumencie w odpowiednich polach odcisków pieczęci. 6. Szczegółowe zasady oznaczania dokumentów niejawnych regulują odrębne przepisy. 7. Korespondencję opatrzoną adnotacją Do rąk własnych rejestruje się bez otwierania wewnętrznego opakowania przesyłki, poprzez wpisanie w odpowiednich rubrykach Dziennika korespondencji zapisów umieszczonych na opakowaniu wewnętrznym, zamieszczenie w rubryce Uwagi adnotacji Do rąk własnych, odciśnięcie na opakowaniu pieczęci wpływu i wpisaniu numeru ewidencyjnego według Dziennika korespondencji oraz daty wpływu przesyłki. 8. JeŜeli przesyłka opatrzona adnotacją Do rak własnych zawiera kilka dokumentów, to kaŝdy z nich rejestruje się pod odrębną pozycją Dziennika korespondencji, a na opakowaniu przesyłki zamieszcza się numery ewidencyjne poszczególnych dokumentów. 9. Przesyłkę opatrzoną adnotacją Do rąk własnych przekazuje się bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności osobie przez niego upowaŝnionej. 10. Przesyłkę opatrzoną adnotacją Do rąk własnych moŝna zwrócić do biura ds informacji niejawnych w stanie otwartym lub zamkniętym. 11. W przypadku, gdy przesyłka oznaczona adnotacją Do rąk własnych zostanie zwrócona do kancelarii w otwartym opakowaniu, podlega zarejestrowaniu na zasadach określonych w ust. 5, z tym, Ŝe zachowuje się numer ewidencyjny wpisany na opakowaniu i uzupełnia nie zapisane rubryki Dziennika korespondencji. 12. Przy przyjmowaniu przesyłek do biura ds informacji niejawnych: 1) sprawdza się: a) prawidłowość adresu, b) całość pieczęci i opakowania, c) zgodność odcisków pieczęci z nazwą nadawcy, d) zgodność numerów na opakowaniu przesyłki z numerami wyszczególnionymi w Wykazie przesyłek wydanych ; 2) w przypadku zauwaŝenia nieprawidłowości lub podejrzeń co do zawartości przesyłki, kierownik biura odmawia jej przyjęcia powiadamiając o tym pełnomocnika ochrony. 13. Zarejestrowanie korespondencji wysyłanej odbywa się na zasadach określonych w ust. 5, z tym, Ŝe uŝywa się pieczęci nagłówkowej, a w odpowiednich rubrykach Dziennika korespondencji wpisuje się ilość stron dokumentu wraz z załącznikami, ilość załączników oraz stron załączników pozostających w aktach lub nazwę i liczbę elektronicznych nośników informacji, jeŝeli załączniki zostały wykonane na tych nośnikach, numer ewidencyjny według Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów oraz wykonawcę. 14. W rubryce Uwagi Dziennika korespondencji wpisuje się datę wysłania dokumentu oraz numer przesyłki rejestrowanej. 15. JeŜeli w biurze ds informacji niejawnych nie pozostawia się Ŝadnego egzemplarza dokumentu, w rubryce Uwagi zamieszcza się dodatkowo adnotację tylko adresat. 16. Przed zarejestrowaniem w Dzienniku korespondencji dokumentu przekazanego do wysłania, w kancelarii sprawdza się czy dokument: 1) został właściwie wykonany i oznaczony; 2) wytworzono w ilości podanej w rozdzielniku; 3) zawiera dane określające faktyczną ilość załączników i stron załączników przesyłanych do adresata oraz pozostawianych w aktach; 4) został podpisany przez osobę uprawnioną. 17. W razie niespełnienia jednego z warunków, o których mowa w ust. 16, kierownik biura zwraca dokument wykonawcy do poprawienia lub uzupełnienia. 14.

1. W wykazie, o którym mowa 10 ust. 4 pkt 1, wpisuje się imiona i nazwiska osób upowaŝnionych do dostępu do informacji niejawnych, z wyszczególnieniem klauzuli tajności tych informacji oraz terminów waŝności poświadczeń bezpieczeństwa. 2. Wykaz osób upowaŝnionych do dostępu do informacji niejawnych wykonuje się w układzie alfabetycznym, z uwzględnieniem struktury organizacyjnej Urzędu. 15. 1. Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów słuŝy do rejestrowania dokumentów zawierających informacje niejawne, wytworzonych w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu, w szczególności techniką maszynopisania, komputerową, kreślenia, powielania lub naświetlania. 2. Zarejestrowanie dokumentu w Dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów polega na wpisaniu pod kolejną pozycją dziennika nazwy dokumentu, nazwiska wykonawcy i wykonawcy technicznego, ilości egzemplarzy oraz ilości stron, przy czym liczba porządkowa pozycji jest numerem ewidencyjnym dokumentu. 3. Dodatkowo wytworzony dokument zawierający informacje niejawne, w szczególności odpis, kopię lub reprodukcję rejestruje się kaŝdorazowo pod odrębną pozycją Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów. 4. Kierownik biura co najmniej raz w miesiącu rozlicza Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów poprzez wpisanie w odpowiedniej rubryce dziennika numerów pod jakimi wytworzone dokumenty zarejestrowano w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii. 16. 1. Zapisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się czarnym lub niebieskim atramentem albo tuszem. 2. Zmiany zapisów, o których mowa w ust. 1, nanosi się kolorem czerwonym poprzez skreślenie pierwotnego zapisu, umieszczenie nowego zapisu uwierzytelnionego podpisem kierownika kancelarii w rubryce Uwagi urządzenia ewidencyjnego, odciskiem pieczęci Urzędu oraz wpisaniem daty wprowadzenia zmiany. 3. Zabrania się wycierania, zamazywania i zaklejania zapisów w urządzeniach ewidencyjnych. 17. 1. Biuro ds informacji niejawnych przekazuje dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą Poufne wyłącznie wykonawcom posiadającym stosowne poświadczenia bezpieczeństwa w miejscu pracy w kancelarii, o którym mowa w 5 ust. 2. 2. Przesyłki opatrzone adnotacją Pilne przekazuje się adresatom bezzwłocznie. 3. Biuro ds informacji niejawnych przekazuje dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą ZastrzeŜone wyłącznie wykonawcom posiadającym stosowne poświadczenia bezpieczeństwa, za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji lub innym urządzeniu ewidencyjnym. 4. Przekazywanie dokumentów niejawnych poza jednostkę organizacyjną odbywa się wyłącznie przez biuro ds informacji niejawnych i za zgodą burmistrza lub osoby przez niego upowaŝnionej. 5. Wykorzystane dokumenty zawierające informacje niejawne, otrzymane i wytworzone w jednostce organizacyjnej podlegają: 1) skompletowaniu przez ułoŝenie w segregatorach, według numerów ewidencyjnych lub spraw i podszyciu po zakończeniu roku kalendarzowego do odpowiednich teczek przedmiotowych o określonej kategorii archiwalnej, jeŝeli stanowią wartość archiwalną lub uŝytkową;

2) zwrotowi do wydawcy, jeŝeli określił on taki sposób postępowania; 3) bieŝącemu niszczeniu. 6. Segregatory, okładki teczek akt o których mowa w ust. 6, w zaleŝności od klauzuli przechowywanych w nich informacji powinny mieć następujące kolory: 1) Poufne - zielony; 2) ZastrzeŜone - szary. 7. Dopuszcza się kompletowanie dokumentów niejawnych w segregatorach innego koloru, pod warunkiem, Ŝe zostały one oznaczone w sposób wyraźny naklejkami odpowiadającymi kolorom, o których mowa w ust. 7. 8. Teczki akt o których mowa w ust. 6 przechowuje się w kancelarii przez okres 5 lat, a po upływie tego czasu niszczy lub przekazuje do właściwego archiwum państwowego. 9. Zasady archiwizowania i brakowania dokumentów regulują odrębne przepisy. 18. 1. Dokumenty, zawierające informacje niejawne, zakwalifikowane do zniszczenia, niszczą odpowiednio wykonawca i kierownik biura. 2. Niszczenie dokumentów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicą słuŝbową odbywa się w obecności osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lub 2, a fakt zniszczenia dokumentuje się w rubryce Uwagi urządzenia ewidencyjnego adnotacją o treści: Zniszczono dnia.., potwierdzoną czytelnymi podpisami osób niszczących dokumenty. 3. Komisyjne zniszczenie dokumentów potwierdza się w protokole zniszczenia, którego wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia. 4. Protokół zniszczenia stanowi dla kierownika biura podstawę do zdjęcia z ewidencji wyszczególnionych w nim dokumentów, poprzez naniesienie w rubryce Uwagi odpowiedniego urządzenia ewidencyjnego adnotacji o treści: protokół zniszczenia nr wch.... z dnia.., póz. nr.. oraz uwierzytelnienie wpisu podpisem i odciskiem pieczęci Urzędu. 5. Protokoły zniszczenia podlegają archiwizacji. 19. 1. Dokumenty niejawne, o których mowa w 18 wstępnie niszczy kierownik biura przez kilkakrotne ich przedarcie, pod nadzorem wykonawcy. 2. Dokumenty wstępnie zniszczone przechowuje się w zaplombowanych workach lub pojemnikach w kancelarii lub innym pomieszczeniu zabezpieczonym jak biuro ds informacji niejawnych. 3. Osoby, o których mowa w ust. 1, nadzorujące niszczenie dokumentów niejawnych, zapewniają zachowanie warunków uniemoŝliwiających wgląd do nich osobom nieupowaŝnionym. 4. Zabrania się wywoŝenia na wysypiska śmieci częściowo zniszczonych dokumentów niejawnych oraz kopert i innych opakowań, w których otrzymano dokumenty niejawne. 20. Dokument uwaŝa się za ostatecznie zniszczony, jeŝeli został pocięty na paski o wymiarach maksymalnych 1,5x25 mm lub zmielony na miał papierowy albo spalony w piecu, ewentualnie rozpuszczony w kadziach z ługiem w zakładach papierniczych pod nadzorem osób, o których mowa w 19 ust. 1. 21. Wykonanie zarządzenia powierza się pełnomocnikowi ochrony. 22. Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podjęcia.