Politechnika Śląska w Gliwicach Wydział Budownictwa Katedra Procesów Budowlanych RYNEK BUDOWLANY Przygotowanie ofert w przedsiębiorstwie budowlanym Oferta OFERTA = OŚWIADCZENIE WOLI (zawarcia umowy) Art.66 Kodeksu Cywilnego Definicja oferty 1. Oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. 2. Jeżeli oferent nie oznaczył w ofercie terminu, w ciągu którego oczekiwać będzie odpowiedzi, oferta złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie; złożona w inny sposób przestaje wiązać z upływem czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia. Oferta art. 70 1 kc - w razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli nie jest to wymagane - w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. ale - art. 648 1 k.c. - umowa o roboty budowlane powinna być stwierdzona pismem. Uwaga przywołane przepisy nie są stosowane w zamówieniach publicznych wg PZP wybór oferty i zawarcie umowy to odrębne czynności zamawiającego! Zgodnie z ustawą PZP umowa nie zostaje zawarta tylko poprzez zawiadomienie o wyborze oferty najkorzystniejszej. Zawarcie umowy wg ustawy PZP wymaga jeszcze innych czynności, w tym także "odczekania" siedmiu dni oraz podpisania umowy, w której zakres świadczenia wykonawcy będzie identyczny z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. 1
Pozyskiwanie zamówień na roboty budowlane w wyniku udziału w przetargach, konkursach ofert, itp. ogłaszanych lub do których przedsiębiorstwo zostało zaproszone przez prywatnych inwestorów, w wyniku udziału w przetargach publicznych na wykonanie robót / obiektów budowlanych ( indywidualnie lub w ramach konsorcjum), w wyniku złożenia oferty w odpowiedzi na zapytanie ofertowe - zlecenie poprzedzone (lub niepoprzedzone) negocjacjami warunków wykonania zlecenia, zlecenie w ramach długookresowej umowy / porozumienia o współpracy z zamawiającym na warunkach wcześniej określonych (stały podwykonawca, serwis remontowy, współpraca wewnątrz grupy kapitałowej itp.), w innym trybie (np. na zasadach barteru) Proces ofertowania decyzja o przygotowaniu Decyzja o przygotowaniu oferty (a następnie decyzja o jej złożeniu zamawiającemu) musi być poprzedzona analizami, by - realizacja zamówienia zgodnie z wymaganiami zamawiającego i obowiązującym prawem była możliwa, - realizacja zamówienia była korzystna dla przedsiębiorstwa i zapewniła osiągnięcie potrzebnego poziomu dochodów. Proces ofertowania decyzja o przygotowaniu oferty Decyzja o przygotowaniu oferty to decyzja (wstępna) o zobowiązaniu a równocześnie decyzja o przeznaczeniu nakładów (czas pracy osób zaangażowanych w przygotowanie oferty oraz inne koszty z tym związane) Racjonalne przesłanki tej decyzji powinny wynikać z: oceny wiarygodności klienta; oceny zdolności przedsiębiorstwa do spełnienia wymagań klienta i wymagań wynikających z przepisów prawa (poprzedzonej rzetelna analizą tych wymagań i własnego potencjału); oceny korzyści, jakie przedsiębiorstwo może uzyskać w wyniku realizacji zamówienia, analizy i oceny towarzyszącego temu ryzyka, Ponadto przygotowanie oferty w wyznaczonym terminie, skompletowanie potrzebnych dokumentów itp. musi być realne! 2
pozyskanie i analiza specyfikacji wymagań i dokumentacji związanej, wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości (błędy, niespójność w dokumentacji, niejednoznaczne wymagania itp.), zalecane - sprawdzenie warunków w miejscu wykonywania robót, ustalenie zakresu robót, oszacowanie pracochłonności, czasu realizacji z uwzględnieniem ograniczeń dostępności zasobów (wstępne kontakty z potencjalnymi podwykonawcami); ocena technicznych, organizacyjnych, finansowych, kadrowych możliwości realizacji zamówienia przez przedsiębiorstwo (z uwzględnieniem udziału potencjalnych podwykonawców); kontakty z zamawiającym informacje, uzgodnienia, negocjacje; koncepcje realizacji, analizy, ocena i wybór, przyjęcie założeń organizacyjnych; kwalifikowanie potencjalnych dostawców i podwykonawców, zbieranie ofert, analizowanie warunków, ewentualne uzgodnienia i negocjacje, oceny i wybór; kalkulacje cenowe, opracowanie harmonogramu realizacji, ustalenie cyklu realizacji i przyjęcie terminów; weryfikacja merytoryczna oferty; opracowanie oferty opracowanie i skompletowanie dokumentów; weryfikacja formalna oferty (kompletność, aktualność dokumentów, zgodność z wymaganiami klienta itp.) Dokumenty stanowiące dowody, jakie mogą być wymagane przez zamawiających i stanowić załączniki do oferty: wykaz robót budowlanych wykonanych np. w okresie ostatnich pięciu lat z podaniem ich rodzaju i wartości, daty i miejsca wykonania oraz z załączeniem dowodów na to, czy roboty te zostały wykonane w sposób należyty oraz wskazujących, czy zostały wykonane zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone; wykaz sprzętu, maszyn i urządzeń technicznych dostępnych wykonawcy w celu wykonania zamówienia wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi zasobami; oświadczenia na temat wielkości średniego rocznego zatrudnienia u wykonawcy oraz liczebności personelu kierowniczego w okresie ostatnich np. trzech lat 3
wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, odpowiedzialnych za kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami; oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, sprawozdanie finansowe lub inne dokumenty określające obroty oraz zobowiązania i należności np. za ostatnie trzy lata obrotowe, informacja banku potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, opłacona polisa, a w przypadku jej braku, inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; Certyfikaty potwierdzające zdolność wykonawcy do spełnienia wymagań wynikających ze standardów zarządzania jakością (np. ISO 9001), środowiskiem (ISO 14001 lub EMAS), bezpieczeństwem i higieną pracy (PN-EN 18001); - jeśli zamawiający postawił takie wymagania albo potrzeba złożenia takich dowodów wynika z kryteriów oceny ofert; Inne dokumenty np. wstępne umowy, porozumienia z podwykonawcami, dostawcami, odbiorcami odpadów, Zamawiający może także wymagać, by wraz z ofertą złożone zostały dodatkowe opracowania (podlegające lub niepodlegające ocenie) np: projekt organizacji robót, program jakości przedsięwzięcia (lub określonych robót), itp. Uwaga w zamówieniach publicznych mają zastosowanie przepisy Rozporządzenia PRM w sprawie dokumentów, jakich może żądać zamawiający. 4
Proces ofertowania decyzja o złożeniu oferty / zawarciu umowy Pozytywnie zweryfikowana oferta niekoniecznie musi być złożona - ostateczna decyzja o złożeniu oferty powinna być poprzedzona oceną aktualnej sytuacji od momentu decyzji o opracowaniu oferty mogły zmienić się uwarunkowania zmiana oceny wiarygodności klienta, zmiany sytuacji przedsiębiorstwa (finansowej, kadrowej, itp.), przedsiębiorstwo pozyskało inne zamówienia, których realizacja będzie kolidowała z realizacją stanowiącą przedmiot oferty, podjęto informacje o istotnej przewadze firm konkurencyjnych, z innych powodów 5