Trybunał Obrachunkowy

Europejski Trybunał Obrachunkowy 2012 Podręcznik Kontroli Finansowej i Kontroli Zgodności PL

2 Spis treści PODRĘCZNIK KONTROLI FINANSOWEJ I KONTROLI ZGODNOŚCI SPIS TREŚCI CZĘŚCI PODRĘCZNIKA KONTROLI FINANSOWEJ I KONTROLI ZGODNOŚCI SZCZEGÓŁOWY SPIS TREŚCI WPROWADZENIE CZĘŚĆ 1. INFORMACJE OGÓLNE CZĘŚĆ 2. WIARYGODNOŚĆ ROZLICZEŃ CZĘŚĆ 3. ZGODNOŚĆ Z OBOWIĄZUJĄCYMI PRZEPISAMI PRAWA I REGULACJAMI GLOSARIUSZ I WYKAZ SKRÓTÓW Kontakt Bliższych informacji udziela: Europejski Trybunał Obrachunkowy Izba CEAD Dział Metodyki Kontroli i Wsparcia Email: AMS ECA-CONTACT/Eca lub ams.contact@eca.europa.eu Powielanie i rozpowszechnianie niniejszego podręcznika jest mile widziane i nie wymaga zgody ETO. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Spis treści

3 Szczegółowy spis treści PODRĘCZNIK KONTROLI FINANSOWEJ I KONTROLI ZGODNOŚCI SZCZEGÓŁOWY SPIS TREŚCI SZCZEGÓŁOWY SPIS TREŚCI WPROWADZENIE Cel i przedmiot podręcznika Struktura metodyki kontroli Trybunału Struktura podręcznika kontroli finansowej i kontroli zgodności CZĘŚĆ 1. INFORMACJE OGÓLNE Sekcja 1 Ramy 1.1 Definicja usługi atestacyjnej 1.2 Zastosowanie podręcznika 1.3 Co Trybunał zobowiązany jest kontrolować? 1.4 Jakie sprawozdania i opinie musi wydawać Trybunał? 1.5 Prawa dostępu przyznane Trybunałowi 1.6 Obowiązki zawodowe Trybunału w zakresie kontroli finansowych i kontroli zgodności 1.7 Rodzaje i cele kontroli finansowych i kontroli zgodności prowadzonych przez Trybunał 1.8 Stwierdzenia kontrolne 1.9 Zarys procesu kontroli finansowej i kontroli zgodności 1.10 Dokumentacja prac kontrolnych 1.10.1 Terminowe sporządzenie dokumentacji kontroli 1.10.2 Udokumentowanie przeprowadzonych procedur kontroli i uzyskanych dowodów kontroli 1.10.3 Skompletowanie akt kontroli 1.10.4 Zmiany w dokumentacji kontroli 1.11 Kontrola jakości 1.11.1 Definicja kontroli jakości 1.11.2 Elementy systemu kontroli jakości Sekcja 2 Planowanie 2.1 Zarys procesu planowania 2.1.1 Programowanie jako początkowy etap zadania kontrolnego 2.1.2 Na czym polega planowanie kontroli? 2.1.3 Znaczenie i charakter procesu planowania 2.1.4 Etapy procesu planowania 2.2 Określenie progu istotności 2.2.1 Wprowadzenie i definicja 2.2.2 Znaczenie użytkowników informacji 2.2.3 Powody ustalania progu istotności 2.2.4 Kiedy zastosować próg istotności? 2.2.5 Aspekty ilościowe i jakościowe 2.2.6 Dokumentowanie istotności Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Szczegółowy spis treści

4 Szczegółowy spis treści 2.3 Rozpoznanie i ocena ryzyka dzięki poznaniu jednostki i jej otoczenia, w tym modelu pewności Trybunału 2.3.1 Ryzyko kontroli i procedury oceny ryzyka 2.3.2 Poznanie jednostki i jej otoczenia 2.3.3 Rozpoznawanie i ocena ryzyka nieodłącznego 2.3.4 Kontrola wewnętrzna jednostki 2.3.5 Poznanie systemu kontroli wewnętrznej jednostki 2.3.6 Rozpoznawanie i ocena ryzyka zawodności systemu kontroli wewnętrznej 2.3.7 Ustalenie ryzyka niewykrycia 2.3.8 Model pewności 2.3.9 Dokumentacja 2.4 Wystarczające, odpowiednie i wiarygodne dowody kontroli 2.4.1 Czym są dowody kontroli? 2.4.2 Wystarczająca ilość dowodów kontroli 2.4.3 Stosowność dowodów kontroli 2.4.4 Wiarygodność dowodów kontroli 2.4.5 Wzajemne potwierdzanie lub triangulacja dowodów kontroli 2.4.6 Źródła dowodów kontroli 2.4.7 Rodzaje dowodów kontroli 2.4.8 Procedury kontroli stosowane do uzyskania dowodów kontroli 2.4.9 Dostęp do dowodów kontroli 2.4.10 Poufność dowodów kontroli 2.4.11 Dokumentowanie dowodów kontroli 2.5 Zaprojektowanie procedur kontroli 2.5.1 Kwestie, jakie należy rozważyć w trakcie opracowywania procedur kontroli 2.5.2 Elementy procedury kontroli 2.5.3 Zaprojektowanie procedur kontroli 2.5.4 Przygotowanie badań zgodności charakter, czas przeprowadzenia i zakres 2.5.5 Zaprojektowanie procedur badań bezpośrednich charakter, czas przeprowadzenia i zakres 2.5.6 Próbkowanie i inne sposoby doboru pozycji do badania 2.6 Sporządzenie ramowego programu kontroli oraz programu kontroli 2.6.1 Ramowy program kontroli 2.6.2 Program kontroli 2.6.3 Zmiany decyzji dotyczących planowania w toku kontroli 2.6.4 Dokumentacja Sekcja 3 Badania 3.1 Zarys procesu badań 3.2 Przeprowadzanie procedur kontroli 3.2.1. Procedury kontroli stosowane do uzyskania dowodów kontroli 3.2.2 Przeprowadzanie badań zgodności 3.2.3 Przeprowadzanie procedur badań bezpośrednich badania szczegółowe 3.2.4 Dokumentowanie wyników badań kontrolnych 3.3 Ocena wyników procedur kontroli 3.3.1 Ogólne rodzaje i przyczyny błędów 3.3.2 Ogólne zasady ekstrapolowania i oceny wyników badania próby 3.3.3 Badania zgodności rodzaje i przyczyny błędów oraz ekstrapolacja i ocena wyników 3.3.4. Bezpośrednie badania szczegółowe rodzaje i przyczyny błędów oraz ekstrapolacja i ocena wyników 3.4 Procedury analityczne 3.4.1 Definicja procedur analitycznych 3.4.2 Proces stosowania procedur analitycznych 3.4.3 Kiedy należy stosować procedury analityczne 3.4.4 Procedury analityczne jako procedury badań bezpośrednich na etapie badań kontrolnych 3.4.5 Procedury analityczne w ogólnym przeglądzie na zakończenie kontroli 3.5 Pisemne oświadczenia 3.5.1 Wprowadzenie 3.5.2 Pisemne potwierdzenie przez kierownictwo swej odpowiedzialności 3.5.3 Pisemne oświadczenia w określonych istotnych sprawach 3.5.4 Ocena wiarygodności pisemnych oświadczeń 3.6 Korzystanie z wyników pracy innych osób 3.6.1 Wprowadzenie 3.6.2 Korzystanie z wyników pracy innego kontrolera 3.6.3 Analiza funkcji audytu wewnętrznego 3.6.4 Korzystanie z wyników pracy eksperta powołanego przez kontrolera 3.7 Inne procedury kontroli 3.7.1 Podmioty powiązane 3.8 Uzgadnianie ustaleń kontroli Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Szczegółowy spis treści

5 Szczegółowy spis treści Sekcja 4 Sprawozdawczość 4.1 Zarys procesu sprawozdawczości 4.1.1 Wprowadzenie 4.1.2 Rodzaje sprawozdań z kontroli 4.1.3 Cechy dobrych sprawozdań z kontroli 4.1.4 Użytkownicy sprawozdań Trybunału 4.1.5 Ujawnianie w sprawozdaniach Trybunału osób trzecich 4.2 Poświadczenie wiarygodności wydawane przez Trybunał formułowanie opinii 4.2.1 Wymogi prawne i zakres poświadczenia wiarygodności 4.2.2 Forma i treść poświadczenia wiarygodności 4.2.3 Informacje uzupełniające i pozostałe 4.3 Opinia bez zastrzeżeń 4.3.1 Kiedy należy wyrazić opinię bez zastrzeżeń? 4.3.2 Forma opinii bez zastrzeżeń na temat wiarygodności rozliczeń 4.3.3 Forma opinii bez zastrzeżeń na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń 4.4 Opinia zmodyfikowana 4.4.1 Definicja opinii zmodyfikowanej i kiedy należy ją wyrazić 4.4.2 Opis trzech rodzajów opinii zmodyfikowanych 4.4.3 Charakter i konsekwencje niemożności uzyskania wystarczających i odpowiednich dowodów kontroli 4.4.4 Definicja rozległego wpływu 4.4.5 Akapit uzasadniający modyfikację opinii 4.4.6 Forma akapitu zawierającego zmodyfikowaną opinię 4.4.7 Ważne zmiany w opisie zadań kontrolera 4.4.8 Komunikowanie się z osobami sprawującymi nadzór 4.4.9 Przykłady poświadczeń wiarygodności zawierających zmodyfikowaną opinię 4.4.10 Brak opinii częściowych 4.5 Objaśnienie oraz uwagi dotyczące innych spraw 4.5.1 Objaśnienie 4.5.2 Uwagi dotyczące innych spraw w sprawozdaniu kontrolera 4.5.3 Przykłady poświadczeń wiarygodności zawierających objaśnienie 4.6 Kwestie dotyczące podejrzenia nadużyć finansowych Dodatek I Czynniki ryzyka nieodłącznego Dodatek II Szczegółowe informacje na temat składników kontroli wewnętrznej Dodatek III Poświadczenie wiarygodności za 2010 r. wydane przez Trybunał Dodatek IV Rozległość jako podstawa decyzji na temat rodzaju modyfikacji wydawanych przez Trybunał opinii DAS CZĘŚĆ 2. WIARYGODNOŚĆ ROZLICZEŃ Sekcja 1 Ramy 1.1 Rozliczenia objęte kontrolą 1.2 Definicja wiarygodności 1.3 Właściwe ramy sprawozdawczości finansowej 1.4 Etyka zawodowa 1.5 Ogólny cel kontroli wiarygodności 1.6 Stwierdzenia kontrolne wiążące się z wiarygodnością 1.6.1 Składniki sprawozdania finansowego stanowiące przedmiot kontroli Sekcja 2 Planowanie 2.1 Zarys procesu planowania 2.1.1 Podstawa podejścia kontrolera do kontroli wiarygodności 2.2 Określenie progu istotności 2.2.1 Poziomy istotności 2.2.2 Istotność ilościowa i jakościowa w kontekście wiarygodności 2.2.3 Pozycje istotne w sprawozdaniu finansowym 2.3 Rozpoznanie i ocena ryzyka dzięki poznaniu jednostki i jej otoczenia, w tym jej kontroli wewnętrznej 2.3.1 Ryzyko kontroli 2.3.2 Poznanie działalności jednostki w celu rozpoznania i oceny ryzyka nieodłącznego 2.3.3 Kontrola wewnętrzna jednostki 2.3.4 Rozpoznawanie i ocena ryzyka zawodności systemu kontroli wewnętrznej 2.3.5 Przykłady ryzyka wystąpienia zniekształceń Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Szczegółowy spis treści

6 Szczegółowy spis treści 2.4 Wystarczające, stosowne i wiarygodne dowody kontroli 2.4.1 Związek między rocznym sprawozdaniem finansowym, dowodami kontroli i sprawozdaniem z kontroli 2.4.2 Źródła dowodów kontroli 2.4.3 Procedury kontroli stosowane do uzyskania dowodów kontroli 2.5 Zaprojektowanie procedur kontroli 2.5.1 Związek między ocenionym ryzykiem istotnego zniekształcenia a procedurami kontroli 2.5.2 Zaprojektowanie badań zgodności 2.5.3 Zaprojektowanie procedur analitycznych tak, by spełniały rolę procedur badań bezpośrednich 2.5.4 Zaprojektowanie badań szczegółowych 2.5.5 Dobór próby do kontroli 2.6 Sporządzenie ramowego programu kontroli oraz programu kontroli 2.6.1 Ramowy program kontroli Sekcja 3 Badania 3.1 Zarys procesu badań 3.2 Przeprowadzanie procedur kontroli badania zgodności i badania szczegółowe 3.2.1 Przeprowadzanie badań zgodności 3.2.2 Przeprowadzanie badań szczegółowych 3.3 Ocena wyników procedur kontroli 3.3.1 Definicja zniekształceń i ich możliwych przyczyn 3.3.2 Rodzaje zniekształceń 3.3.3 Wpływ zniekształceń na podejście kontrolne 3.3.4 Informowanie o zniekształceniach i ich korekta 3.3.5 Ocena wpływu nieskorygowanych zniekształceń 3.3.6 Ocena sprawozdania finansowego jako całości 3.4 Przeprowadzanie analitycznych procedur badań bezpośrednich 3.5 Pisemne oświadczenia 3.5.1 Uznanie przez kierownictwo swej odpowiedzialności 3.5.2 Pisemne oświadczenia w określonych istotnych sprawach 3.5.3 Ocena wiarygodności pisemnych oświadczeń 3.6 Korzystanie z wyników pracy innych osób 3.6.1 Korzystanie z wyników pracy innego kontrolera 3.6.2 Analiza funkcji audytu wewnętrznego 3.6.3 Korzystanie z wyników pracy eksperta powołanego przez kontrolera 3.7 Inne procedury kontroli 3.7.1 Szacunki księgowe 3.7.2 Późniejsze zdarzenia 3.7.3 Potwierdzenia zewnętrzne 3.7.4 Podmioty powiązane 3.8 Uzgadnianie ustaleń kontroli Sekcja 4 Sprawozdawczość 4.1 Zarys procesu sprawozdawczości 4.2 Poświadczenie wiarygodności formułowanie opinii 4.2.1 Wprowadzenie 4.2.2 Treść poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń 4.2.3 Rodzaje opinii 4.2.4 Uwagi dotyczące formułowania opinii na temat rocznego sprawozdania finansowego 4.2.5 Jakościowe aspekty zasad (polityki) rachunkowości stosowanych przez jednostkę 4.2.6 Opis właściwych ram sprawozdawczości finansowej 4.2.7 Rzetelna prezentacja 4.2.8 Przykłady 4.2.9 Informacje uzupełniające i pozostałe 4.3 Opinie zmodyfikowane 4.3.1 Charakter istotnych zniekształceń 4.3.2 Rozległy wpływ sprawy lub spraw powodujących modyfikację opinii 4.3.3 Zakaz wydawania opinii częściowych 4.3.4 Forma i treść sprawozdania kontrolera w przypadku zmodyfikowania opinii 4.4 Objaśnienie oraz uwagi dotyczące innych spraw 4.4.1 Charakter objaśnienia 4.4.2 Forma i umiejscowienie objaśnienia 4.5 Informacje porównawcze 4.5.1 Wprowadzenie 4.5.2 Procedury kontroli 4.5.3 Sprawozdawczość z kontroli Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Szczegółowy spis treści

7 Szczegółowy spis treści Dodatek I Kontrole wiarygodności przeprowadzane przez Trybunał Dodatek II Przykład oświadczenia dotyczącego wiarygodności sprawozdania finansowego (wstępna wersja rocznego sprawozdania finansowego za rok 2010) CZĘŚĆ 3. ZGODNOŚĆ Z OBOWIĄZUJĄCYMI PRZEPISAMI PRAWA I REGULACJAMI Sekcja 1 Ramy 1.1 Definicja i cele kontroli zgodności 1.2 Wymogi prawne prowadzenia kontroli zgodności przez Trybunał 1.3 Zastosowanie Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej (MSRF) do kontroli zgodności 1.4 Cele kontroli zgodności 1.5 Kontrole legalności i prawidłowości 1.5.1 Definicja transakcji leżących u podstaw rozliczeń 1.5.2 Pojęcie legalności i prawidłowości 1.5.3 Podwójna podstawa prawna i zobowiązanie budżetowe 1.5.4 Ogólne i szczegółowe cele kontroli legalności i prawidłowości Sekcja 2 Planowanie 2.1 Zarys procesu planowania 2.1.1 Kontrole zgodności a specyfika wydatków Unii Europejskiej 2.1.2 Podstawa podejścia kontrolera do kontroli zgodności 2.1.3 Kryteria kontroli zgodności 2.1.4 Warunki świadczenia usług kontrolnych w zakresie zgodności 2.2 Określenie progu istotności 2.2.1 Istotność w odniesieniu do zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami 2.2.2 Istotność pod względem ilościowym 2.2.3 Istotność pod względem jakościowym 2.2.4 Istotność w kontekście uchybień systemowych 2.3 Rozpoznanie i ocena ryzyka dzięki poznaniu jednostki i jej otoczenia 2.3.1 Ryzyko kontroli oraz procedury oceny ryzyka dotyczące istotnej niezgodności 2.3.2 Poznanie przepisów prawa i regulacji odnoszących się do jednostki w celu rozpoznania i oceny ryzyka nieodłącznego 2.3.3 Kontrola wewnętrzna jednostki w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami 2.4 Wystarczające, odpowiednie i wiarygodne dowody kontroli 2.4.1 Wprowadzenie 2.4.2 Źródła pochodzenia dowodów kontroli 2.4.3 Procedury kontroli stosowane do uzyskania dowodów kontroli 2.5 Zaprojektowanie procedur kontroli 2.5.1 Kwestie wymagające rozważenia przy opracowywaniu koncepcji procedur kontroli dotyczących zgodności 2.5.2 Badania zgodności 2.5.3 Procedury badań bezpośrednich 2.5.4 Dobór próby do kontroli 2.6 Sporządzenie ramowego programu kontroli oraz programu kontroli Sekcja 3 Badania 3.1 Zarys procesu badań 3.2 Przeprowadzanie procedur kontroli badania zgodności i badania szczegółowe 3.2.1 Przeprowadzanie badań zgodności 3.2.2 Przeprowadzanie badań szczegółowych 3.3 Badania kontrolne ocena wyników badań zgodności i badań szczegółowych zgodność z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami 3.3.1 Ocena wyników badań zgodności 3.3.2 Ocena wyników badań szczegółowych 3.4 Procedury analityczne 3.5 Pisemne oświadczenia 3.5.1 Wprowadzenie 3.5.2 Uznanie przez kierownictwo swej odpowiedzialności 3.5.3 Pisemne oświadczenia odnoszące się do określonych stwierdzeń 3.6 Korzystanie z wyników pracy innych osób 3.6.1 Korzystanie z wyników pracy innego kontrolera 3.6.2 Analiza funkcji audytu wewnętrznego 3.6.3 Korzystanie z wyników pracy eksperta powołanego przez kontrolera Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Szczegółowy spis treści

8 Szczegółowy spis treści 3.7 Inne procedury kontroli 3.7.1 Późniejsze zdarzenia 3.7.2 Podmioty powiązane 3.8 Uzgadnianie ustaleń kontroli Sekcja 4 Sprawozdawczość 4.1 Zarys procesu sprawozdawczości 4.2 Poświadczenie wiarygodności formułowanie opinii pokontrolnej 4.2.1 Wprowadzenie 4.2.2 Wymogi 4.2.3 Rodzaje opinii 4.2.4 Kwestie wymagające rozważenia przy formułowaniu opinii na temat legalności i prawidłowości transakcji 4.2.5 Jakościowe aspekty stosowanych w jednostce praktyk w zakresie zgodności 4.2.6 Obowiązujące ramy prawne i regulacyjne 4.2.7 Przykłady 4.3 Opinie zmodyfikowane 4.3.1 Charakter istotnych niezgodności 4.3.2 Rozległy wpływ sprawy lub spraw powodujących modyfikację opinii 4.3.3 Forma i treść sprawozdania kontrolera w przypadku zmodyfikowania opinii 4.4 Objaśnienie oraz uwagi dotyczące innych spraw 4.5 Informacje leżące u podstaw poświadczenia wiarygodności 4.6 Oceny szczegółowe w kontekście poświadczenia wiarygodności 4.7 Sprawozdania specjalne z kontroli zgodności 4.7.1 Wprowadzenie 4.7.2 Forma i treść specjalnych sprawozdań z kontroli Dodatek I Ocena działania systemów nadzoru i kontroli GLOSARIUSZ I WYKAZ SKRÓTÓW Glosariusz Wykaz skrótów Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Szczegółowy spis treści

9 Wprowadzenie PODRĘCZNIK KONTROLI FINANSOWEJ I KONTROLI ZGODNOŚCI Szczegółowy spis treści Wprowadzenie Część 1. Informacje ogólne Część 2. Wiarygodność rozliczeń WPROWADZENIE Część 3. Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami SPIS TREŚCI Cel i przedmiot podręcznika Struktura metodyki kontroli Trybunału Struktura podręcznika kontroli finansowej i kontroli zgodności Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Wprowadzenie

10 Wprowadzenie CEL I PRZEDMIOT PODRĘCZNIKA Cel Niniejszy podręcznik został opracowany, aby pomóc kontrolerom Trybunału w przeprowadzaniu wysokiej jakości kontroli finansowych i kontroli zgodności. Określono w nim zasady stanowiące podstawę podejścia Trybunału do takich kontroli oraz procedury, które należy podczas nich stosować. Podręcznik ma ułatwić kontrolerom przeprowadzanie kontroli finansowych i kontroli zgodności w sposób oszczędny, wydajny oraz skuteczny. W związku z tym szczególny nacisk położono w nim na: podejście oparte na analizie ryzyka, w ramach którego prace kontrolne ogniskują się na obszarach stanowiących źródło ryzyka i które ma doprowadzić do sformułowania właściwego wniosku. Ryzyko podlega weryfikacji, w miarę jak uzyskiwane są dokładniejsze informacje w ramach prowadzonej kontroli; rzetelny osąd dokonywany w oparciu o zawodowe standardy. STRUKTURA METODYKI KONTROLI TRYBUNAŁU MSRF ISSAI W Podręczniku kontroli finansowej i kontroli zgodności wskazano zasady zawarte w Międzynarodowych Standardach Rewizji Finansowej (MSRF wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych (IFAC) oraz w standardach Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI), a zwłaszcza w wytycznych kontroli finansowej i kontroli zgodności (ISSAI 2 ), które są istotne z punktu widzenia kontroli Trybunału. Podręcznik zawiera także wskazówki dotyczące stosowania tych zasad na potrzeby DAS i innych kontroli finansowych lub kontroli zgodności prowadzonych przez Trybunał. Uzupełnienie niniejszego podręcznika stanowią praktyczne wskazówki, takie jak listy kontrolne, instrukcje i szczegółowe metody, a także komputerowy system wsparcia kontroli stosowany w Trybunale. 1 ) W podręczniku nie przytacza się standardów w pełnym brzmieniu, lecz wskazuje ich najważniejsze elementy, a kontroler lub czytelnik w miarę potrzeby powinien zapoznać się z całością danego standardu. Również w Strategii i standardach kontroli Trybunału 3 (CAPS) przedstawiono szereg 1 Fragmenty Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej opublikowanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej i Usług Atestacyjnych i wydanych w kwietniu 2010 r. przez Międzynarodową Federację Księgowych (IFAC) przytoczono za zgodą IFAC. 2 ISSAI (ang. International Standards of Supreme Audit Institutions) Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli. 3 Art. 76 decyzji nr 26-2010 ustanawiającej przepisy wykonawcze do regulaminu Trybunału Obrachunkowego stanowi, że Trybunał przyjmuje swoje standardy i strategie kontroli, a także szczegółowe zasady wynikające z nich w zakresie planowania, realizacji i publikacji prac kontrolnych. Art. 40 ust. 2 lit. b) stanowi ponadto, że ( ) dyrektorzy i kierownicy działów odpowiadają za prowadzenie zadań kontrolnych zgodnie ze standardami i polityką kontroli Trybunału. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Wprowadzenie

11 Wprowadzenie ważnych zasad, które Trybunał stosuje przy przeprowadzaniu kontroli. Podręcznik należy zatem czytać łącznie z CAPS. Dokument pt. Strategia i standardy kontroli Trybunału stanowi: Wykonując swoje obowiązki i zadania w ramach mandatu ustanowionego w Traktacie oraz rozporządzeniu finansowym, Europejski Trybunał Obrachunkowy (ETO) prowadzi swoje kontrole zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i Kodeksem etyki zawodowych księgowych IFAC oraz ze Standardami Kontroli i Kodeksem etyki INTOSAI, w stopniu, w jakim mają one zastosowanie do kontekstu Unii Europejskiej. Kontrolerzy mają obowiązek stosować się do podręczników kontroli ETO, jak również do procedur kontroli przyjętych przez ETO. Pojęcie kontroler obejmuje różne kompetencje w procesie kontroli. STRUKTURA PODRĘCZNIKA KONTROLI FINANSOWEJ I KONTROLI ZGODNOŚCI Trzy części Podręcznik składa się z trzech osobnych części, obejmujących: - zasady i procedury mające zastosowanie do wszystkich przeprowadzanych przez Trybunał kontroli finansowych i kontroli zgodności; z których każda obejmuje cztery sekcje - zasady i procedury odnoszące się do kontroli wiarygodności rozliczeń; - zasady i procedury odnoszące się do kontroli zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami. Każda z części obejmuje cztery sekcje, które z kolei dzielą się na rozdziały. W sekcji 1 określono ramy kontroli finansowych i kontroli zgodności w kontekście Unii Europejskiej. W sekcji 2 opisano planowanie kontroli w tym wyznaczanie progu istotności, określanie kluczowych obszarów ryzyka dzięki poznaniu jednostki oraz planowanie odpowiednich badań kontrolnych które jest podstawą przeprowadzenia wydajnej i skutecznej kontroli. W sekcji 3 wskazano metody, które należy stosować na etapie badań kontrolnych w celu uzyskania wystarczających, stosownych i wiarygodnych dowodów kontroli, które pozwolą sformułować wniosek w zakresie celów kontroli. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Wprowadzenie

12 Wprowadzenie W sekcji 4 opisano rodzaje sprawozdań sporządzanych przez Trybunał oraz rodzaje opinii, które mogą zostać wyrażone w sprawozdaniach z przeprowadzanych przez Trybunał kontroli finansowych i kontroli zgodności. Elementy obowiązkowe opisane są w podręczniku zdaniami zawierającymi formy należy lub powinien. Czytelników, którzy szukają wskazówek na temat konkretnego aspektu prac kontrolnych, zachęca się najpierw do lektury rozdziałów w części ogólnej. Bardziej szczegółowe informacje na temat kontroli wiarygodności lub kontroli zgodności można znaleźć w odpowiednich rozdziałach w części podręcznika poświęconej kontroli wiarygodności lub kontroli zgodności. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Wprowadzenie

13 Informacje ogólne Spis treści PODRĘCZNIK KONTROLI FINANSOWEJ I KONTROLI ZGODNOŚCI Szczegółowy spis treści Wprowadzenie Część 1. Informacje ogólne Część 2. Wiarygodność rozliczeń CZĘŚĆ 1. INFORMACJE OGÓLNE Część 3. Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami SPIS TREŚCI Sekcja 1 Ramy Sekcja 2 Planowanie Sekcja 3 Badania Sekcja 4 Sprawozdawczość Dodatek I Czynniki ryzyka nieodłącznego Dodatek II Szczegółowe informacje na temat składników kontroli wewnętrznej Dodatek III Poświadczenie wiarygodności za 2010 r. wydane przez Trybunał Dodatek IV Rozległość jako podstawa decyzji na temat rodzaju modyfikacji wydawanych przez Trybunał opinii DAS Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Spis treści

14 Informacje ogólne Ramy PODRĘCZNIK KONTROLI FINANSOWEJ I KONTROLI ZGODNOŚCI CZĘŚĆ 1. INFORMACJE OGÓLNE Sekcja 1 Ramy Sekcja 2 Planowanie Sekcja 3 Badania Sekcja 4 Sprawozdawczość Dodatki CZĘŚĆ 1. INFORMACJE OGÓLNE SEKCJA 1 RAMY SPIS TREŚCI 1.1 Definicja usługi atestacyjnej 1.2 Zastosowanie podręcznika 1.3 Co Trybunał zobowiązany jest kontrolować? 1.4 Jakie sprawozdania i opinie musi wydawać Trybunał? 1.5 Prawa dostępu przyznane Trybunałowi 1.6 Obowiązki zawodowe Trybunału w zakresie kontroli finansowych i kontroli zgodności 1.7 Rodzaje i cele kontroli finansowych i kontroli zgodności prowadzonych przez Trybunał 1.8 Stwierdzenia kontrolne 1.9 Zarys procesu kontroli finansowej i kontroli zgodności 1.10 Dokumentacja prac kontrolnych 1.11 Kontrola jakości Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 1

15 Informacje ogólne Ramy 1.1 DEFINICJA USŁUGI ATESTACYJNEJ Trybunał formułuje wnioski i w stosownych przypadkach wydaje opinie w danym przedmiocie, którym może być wiarygodność rozliczeń lub zgodność z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami. Prace kontrolne (tzw. usługi atestacyjne) realizowane przez Trybunał mają na celu podniesienie stopnia ufności (pewności) docelowych użytkowników odnośnie do przedmiotu kontroli dzięki zastosowaniu wobec niego obiektywnych kryteriów. Usługą atestacyjną może być: Wystarczająca pewność Ograniczona pewność usługa w zakresie uzyskania wystarczającej pewności (kontrola): zadaniem kontrolera jest ograniczenie ryzyka do możliwego do zaakceptowania niskiego poziomu w celu uzyskania wystarczającej pewności, co stanowi podstawę do wyrażenia wniosku w formie pozytywnej i w stosownych przypadkach sformułowania opinii na podstawie przeprowadzonych procedur kontroli (np. sprawozdanie finansowe przedstawia / nie przedstawia rzetelnie ); usługa w zakresie uzyskania ograniczonej pewności (przegląd): kontroler przeprowadza bardziej ograniczone procedury niż w przypadku kontroli, pozwalające uzyskać ograniczoną lub umiarkowaną pewność, co stanowi podstawę do wyrażenia wniosku w formie przeczenia ( żadna z uzyskanych informacji nie wskazuje na to, by ). W niniejszym podręczniku omówiono usługi w zakresie uzyskania wystarczającej pewności, gdyż to one stanowią obecnie przedmiot prac Trybunału. Ewentualne usługi w zakresie uzyskania ograniczonej pewności podlegałyby mniej pracochłonnym procedurom, opisanym w Międzynarodowych Standardach Usług Atestacyjnych wydanych przez IFAC i w odpowiednich wytycznych ISSAI. 1.2 ZASTOSOWANIE PODRĘCZNIKA Wszystkie kontrole roczne i inne wybrane zadania kontrolne Tekst niniejszego podręcznika odnosi się głównie do budżetu ogólnego Unii Europejskiej oraz do Komisji, gdyż to przede wszystkim na nich koncentrują się kontrole Trybunału. Jednakże niniejsze ramy mają zastosowanie do wszystkich rocznych kontroli finansowych i kontroli zgodności prowadzonych przez Trybunał, w tym do kontroli Europejskich Funduszy Rozwoju (EFR), agencji, urzędów i innych organów, a także innych kontroli finansowych lub kontroli zgodności wybranych do realizacji. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 1

16 Informacje ogólne Ramy 1.3 CO TRYBUNAŁ ZOBOWIĄZANY JEST KONTROLOWAĆ? Zobowiązania prawne Trybunału w zakresie kontroli finansowych i kontroli zgodności oraz warunki usług realizowanych przez Trybunał określono w art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) oraz w rozporządzeniach dotyczących EFR i agencji. Na przykład TFUE stanowi, że Trybunał Obrachunkowy: (i) Finansowe kontrole wiarygodności rozliczeń (kontrole finansowe) Kontrola rozliczeń kontroluje rachunki wszystkich dochodów i wydatków Unii ( ) i wszystkich organów lub jednostek organizacyjnych utworzonych przez Unię, w zakresie, w jakim akt założycielski nie wyklucza takiej kontroli. (ii) Kontrole legalności i prawidłowości (kontrole zgodności) Kontrola legalności i prawidłowości kontroluje legalność i prawidłowość dochodów i wydatków ( ). Czyniąc to, sygnalizuje w szczególności wszelkie nieprawidłowości. Kontrolę dochodów przeprowadza się zarówno na podstawie założeń dochodowych, jak i płatności przekazanych Unii. Kontrolę wydatków przeprowadza się zarówno na podstawie podjętych zobowiązań, jak i dokonanych wypłat. (iii) Inne kontrole Uwagi w poszczególnych sprawach Ponadto Trybunał Obrachunkowy może przedstawiać w każdej chwili swoje uwagi, zwłaszcza w formie sprawozdań specjalnych w poszczególnych sprawach ( ). Ten ostatni zapis daje Trybunałowi możliwość prowadzenia wybranych kontroli finansowych i kontroli zgodności oprócz tych, które wymagane są w pkt (i) oraz (ii) przytoczonych powyżej. 1.4 JAKIE SPRAWOZDANIA I OPINIE MUSI WYDAWAĆ TRYBUNAŁ? Poświadczenie wiarygodności Sprawozdanie roczne Art. 287 TFUE stanowi, że: Trybunał Obrachunkowy przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie poświadczenie wiarygodności rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw ( ). Poświadczenie to może zostać uzupełnione przez szczegółowe oceny każdego z głównych obszarów działalności Unii. Ten sam artykuł stanowi również, że: Trybunał Obrachunkowy sporządza roczne sprawozdanie po zamknięciu każdego roku budżetowego. Zgodnie ze stosowaną obecnie praktyką poświadczenie wiarygodności 4 jest częścią sprawozdania rocznego Europejskiego Trybunału Obrachunkowego dotyczącego wykonania budżetu ogólnego, które zawiera także oceny szczegółowe każdej z głównych grup polityk. 4 Określane zazwyczaj jako DAS (od franc. déclaration d'assurance). Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 1

17 Informacje ogólne Ramy EFR, agencje, urzędy i inne organy Zgodnie z wymogami stosownych rozporządzeń, podobną opinię DAS oraz sprawozdanie roczne sporządza się w odniesieniu do EFR. Sprawozdania z kontroli sporządzane są również w wyniku prowadzonych przez Trybunał kontroli rozliczeń agencji, urzędów i innych organów. Aby odpowiednie władze udzielające absolutorium z wykonania budżetu otrzymywały porównywalne z roku na rok sprawozdania oraz aby zapewnić lepszą harmonizację podejścia kontrolnego, sprawozdania te zawierają opinie DAS. Rodzaje publikowanych sprawozdań z kontroli wymieniono w tabeli 14 zamieszczonej w rozdziale 4.1.2 w części ogólnej niniejszego podręcznika. 1.5 PRAWA DOSTĘPU PRZYZNANE TRYBUNAŁOWI Kontrola aż do poziomu beneficjenta końcowego Obowiązek zachowania dyskrecji TFUE (art. 287) daje Trybunałowi prawo do prowadzenia kontroli na miejscu w innych instytucjach Unii, w pomieszczeniach każdego organu lub jednostki organizacyjnej zarządzających dochodami i wydatkami w imieniu Unii oraz w Państwach Członkowskich, w tym w pomieszczeniach każdej osoby fizycznej lub prawnej otrzymującej płatności z budżetu. Zapis ten umożliwia Trybunałowi prowadzenie kontroli aż do poziomu beneficjenta końcowego. Pracownicy Unii Europejskiej mają obowiązek zachowania bezwzględnej dyskrecji w odniesieniu do faktów i informacji, o których wiedzę uzyskali w trakcie wykonywania swoich obowiązków lub w związku z nimi 5. Ze względu na szeroki dostęp do informacji przyznany Trybunałowi zachowanie dyskrecji jest wyjątkowo ważne, zwłaszcza że informacje wykorzystywane przez pracowników Trybunału to często informacje o charakterze poufnym. 1.6 OBOWIĄZKI ZAWODOWE TRYBUNAŁU W ZAKRESIE KONTROLI FINANSOWYCH I KONTROLI ZGODNOŚCI Standardy MSRF i INTOSAI W myśl swojej strategii kontroli Trybunał prowadzi kontrole zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i Kodeksem etyki zawodowych księgowych IFAC oraz ze Standardami Kontroli i Kodeksem etyki INTOSAI, w stopniu, w jakim mają one zastosowanie do kontekstu UE. Standardy MSRF i INTOSAI stosuje się do kontroli wiarygodności rozliczeń oraz analogicznie do kontroli zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami. 5 Art. 17-19 Regulaminu pracowniczego urzędników Wspólnot Europejskich i art. 11 Warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 1

18 Informacje ogólne Ramy 1.7 RODZAJE I CELE KONTROLI FINANSOWYCH I KONTROLI ZGODNOŚCI PROWADZONYCH PRZEZ TRYBUNAŁ Celem kontroli finansowych i kontroli zgodności prowadzonych przez Trybunał jest sformułowanie wniosków w zakresie poszczególnych celów kontroli i w stosownych przypadkach wydanie opinii pokontrolnej. Zgodnie z określonymi powyżej wymogami prawnymi kontrole finansowe i kontrole zgodności prowadzone przez Trybunał najczęściej obejmują kontrolę: (i) Wiarygodność rozliczeń (ii) Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń (iii) Wybrane kontrole zgodności wiarygodności rocznego sprawozdania finansowego, obejmującego sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie lub sprawozdania z wykonania budżetu. Ogólnym celem kontroli w zakresie wiarygodności jest stwierdzenie, czy roczne sprawozdanie finansowe przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową, wyniki transakcji i przepływy pieniężne zgodnie z właściwymi ramowymi założeniami sprawozdawczości finansowej. legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń. Ogólnym celem kontroli w zakresie zgodności jest stwierdzenie, czy transakcje są we wszystkich istotnych aspektach zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami (tj. TFUE, rozporządzeniem finansowym, przepisami wykonawczymi do tego rozporządzenia, szczegółowymi regulacjami, decyzjami finansowymi oraz postanowieniami umownymi). wybranych tematów, określanych według priorytetów w danym momencie. Cele takich kontroli zależą od charakteru poszczególnych zadań kontrolnych, takich jak badanie przyczyn wysokiej częstości występowania nielegalnych lub nieprawidłowych transakcji wykrytych podczas wcześniejszych kontroli lub kontrola funkcjonowania danego systemu kontroli na poziomie Komisji lub państw członkowskich. Kontrole finansowe i kontrole zgodności wiążą się z badaniem skuteczności systemów kontroli wewnętrznej. Badanie to może odnosić się do systemów związanych z (i) wiarygodnością rozliczeń lub (ii) zapobieganiem nielegalnym i nieprawidłowym dochodom i wydatkom lub ich wykrywaniem i korygowaniem. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 1

19 Informacje ogólne Ramy 1.8 STWIERDZENIA KONTROLNE Definicja stwierdzeń Wiarygodność: za dany okres Wyżej wymienione cele kontroli opierają się na szczegółowych celach kontroli, które można również określić jako stwierdzenia lub oświadczenia kierownictwa jednostki kontrolowanej. Stwierdzenia takie mogą być wyrażone bezpośrednio (np. gdy kierownictwo jednostki kontrolowanej stwierdza, że sprawozdanie jest sporządzone na podstawie IPSAS) albo pośrednio (np. gdy kierownictwo jednostki sugeruje, że transakcje, których dotyczyły płatności, są kwalifikowalne zgodnie z odpowiednimi przepisami). Kontroler wykorzystuje stwierdzenia, aby rozważyć różne rodzaje potencjalnych zniekształceń lub ewentualnych przypadków niezgodności z przepisami. Stwierdzenia dotyczące wiarygodności, legalności i prawidłowości oraz systemów kontroli wewnętrznej są następujące: Wiarygodność a) Stwierdzenia dotyczące grup transakcji i zdarzeń w okresie objętym kontrolą: Wystąpienie transakcje i zdarzenia, które zostały zaksięgowane, wystąpiły i dotyczą jednostki. Kompletność wszystkie transakcje i zdarzenia, które powinny być zaksięgowane, zostały zaksięgowane. Poprawność kwoty i pozostałe dane dotyczące zaksięgowanych transakcji i zdarzeń zostały zaksięgowane właściwie. Rozdzielenie okresów sprawozdawczych transakcje i zdarzenia zostały zaksięgowane we właściwym okresie. Klasyfikacja transakcje i zdarzenia zostały zaksięgowane na właściwych kontach. Legalność i prawidłowość środki budżetowe są dostępne 6. na koniec okresu b) Stwierdzenia dotyczące sald kont wykazanych na koniec okresu: Istnienie aktywa, zobowiązania i kapitał własny istnieją. Prawa i obowiązki jednostka posiada lub kontroluje prawa do aktywów, a zobowiązania są jej obowiązkami. Kompletność wszystkie aktywa, zobowiązania i kapitał własny jednostki, które powinny być zaksięgowane, zostały zaksięgowane. Wycena i przyporządkowanie aktywa, zobowiązania i kapitał własny zostały wykazane w sprawozdaniach finansowych we właściwych kwotach, a wynikłe korekty wyceny lub przyporządkowania są właściwie zaksięgowane. prezentacja c) Stwierdzenia dotyczące prezentacji i ujawnienia: Wystąpienie oraz prawa i obowiązki ujawnione zdarzenia, transakcje i inne 6 Jeśli nielegalna i nieprawidłowa transakcja została prawidłowo zaksięgowana, nie wykazuje się, że ma ona wpływ na wiarygodność rozliczeń. Należy jednak odpowiednio wykazać wpływ finansowy wszelkich nieprawidłowości lub ryzyko z nimi związane. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 1

20 Informacje ogólne Ramy sprawy występują i dotyczą jednostki. Kompletność wszelkie ujawnienia, które powinny być włączone do sprawozdań finansowych, zostały włączone. Klasyfikacja i zrozumiałość informacje finansowe są właściwie przedstawione i opisane, a ujawnienia są wyrażone w sposób jasny. Poprawność i wycena informacje finansowe i inne są ujawniane w sposób rzetelny i w odpowiednich kwotach. Legalność i prawidłowość Legalność i prawidłowość Realność i pomiar transakcje leżące u podstaw rozliczeń istnieją i ich wymiar jest poprawnie ustalony. Kwalifikowalność transakcji leżących u podstaw rozliczeń dla poszczególnych transakcji spełnione są kryteria kwalifikowalności. Zgodność z innymi wymogami regulacyjnymi spełnione są inne kryteria (niedotyczące kwalifikowalności). Prawidłowość obliczeń wszystkie obliczenia wykonano prawidłowo. Kompletność i poprawność ewidencji księgowej wszystkie transakcje są zaksięgowane, nie są wykazane więcej niż raz, są przypisane do właściwego okresu i zaksięgowane we właściwej kwocie. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 1

21 Informacje ogólne Ramy Tabela 1: Rodzaje i cele kontroli finansowych i kontroli zgodności Kontrole finansowe Kontrole zgodności Wiarygodność rocznego Legalność i prawidłowość Zgodność z przepisami Przedmiot sprawozdania finansowego transakcji leżących u podstaw rozliczeń prawa i regulacjami obowiązującymi w danej dziedzinie Skuteczność systemu kontroli wewnętrznej 7 Rodzaj zadania Zadania powtarzalne: program kontroli dla tych zadań na ogół nie zmienia się z roku na rok Wybrane zadanie: program kontroli zależy od szczegółowego celu kontroli Treść zadania Badanie sprawozdań finansowych, ustalenie, czy dają one prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji Zadanie powtarzalne lub wybrane Przegląd procedur i zapisów księgowych w celu ustalenia, czy przestrzegane są przepisy, regulacje, zasady i procedury ustanowione przez ustawodawcę; badanie realności i legalności transakcji leżących u podstaw rozliczeń. Badanie systemów w celu ustalenia, czy spełniają one swoje cele (pod względem wiarygodności lub zgodności) Wystąpienie; kompletność; Wystąpienie; W zależności od celów poprawność; rozdzielenie kompletność; poprawność; kontroli okresów sprawozdawczych; rozdzielenie okresów klasyfikacja; legalność sprawozdawczych; i prawidłowość; istnienie; istnienie; prawa Stwierdzenia prawa i obowiązki; wycena i obowiązki; wycena; i przyporządkowanie. kwalifikowalność. Rozróżnienie na zdarzenia z badanego okresu, zdarzenia na koniec okresu i prezentację Odpowiednia koncepcja, utrzymanie i nieprzerwane, skuteczne funkcjonowanie systemów Prace kontrolne w ramach DAS obejmują większość kontroli finansowych i kontroli zgodności Znaczna część zasobów przeznaczonych na kontrole finansowe i kontrole zgodności prowadzone przez Trybunał jest wykorzystywana do kontroli wiarygodności oraz legalności i prawidłowości budżetu ogólnego UE (zwanych DAS i przewidzianych w TFUE). Pozostałą część przeznacza się na kontrole wiarygodności oraz kontrole legalności i prawidłowości EFR, agencji, urzędów i innych organów, a także na inne wybrane zadania kontrolne. 7 Skuteczność systemu kontroli wewnętrznej oznacza, że jego koncepcja została opracowana właściwie, a także że był on odpowiednio utrzymywany i funkcjonował nieprzerwanie i skutecznie przez cały okres objęty kontrolą. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 1

22 Informacje ogólne Ramy 1.9 ZARYS PROCESU KONTROLI FINANSOWEJ I KONTROLI ZGODNOŚCI Proces podejmowania decyzji oparty na osądzie kontrolera W zakres prowadzonych przez Trybunał kontroli finansowych i kontroli zgodności wchodzi proces gromadzenia, aktualizacji i analizy informacji z różnych źródeł przeprowadzany w celu podjęcia decyzji, sformułowania wniosków i w stosownych przypadkach wyrażenia opinii na podstawie rzetelnego zawodowego osądu. Chociaż etapy planowania, badań i sprawozdawczości są przedstawione w tym podręczniku po kolei, w ramach procesu kontroli nakładają się one na siebie, co zilustrowano poniżej. Kontroler może zatem prowadzić niektóre procedury jednocześnie lub też, w dowolnym momencie procesu, może wrócić do poprzedniego etapu i dokonać ponownej analizy na podstawie nowych informacji. Schemat 1: Etapy procesu kontroli PLANOWANIE Ocena istotnego ryzyka dzięki poznaniu środowiska kontroli - zgromadzenie i analiza informacji Zaprojektowanie procedur kontroli BADANIE Przeprowadzenie procedur kontroli - badania zgodności, procedury analityczne i inne procedury badań bezpośrednich Ocena wyników w kontekście oczekiwań - korekta podejścia w razie potrzeby SPRAWOZDAWCZOŚĆ Sformułowanie wniosku z kontroli lub opinii Sporządzenie sprawozdania Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 1

23 Informacje ogólne Ramy 1.10 DOKUMENTACJA PRAC KONTROLNYCH ISSAI 1230 [MSRF 230] Celem biegłego rewidenta jest dysponowanie wystarczającymi i odpowiednimi zapisami uzasadniającymi sprawozdanie z kontroli oraz dowodami na to, że kontrola została zaplanowana i przeprowadzona zgodnie z MSRF oraz obowiązującymi wymogami prawnymi i regulacyjnymi. 1.10.1 Terminowe sporządzenie dokumentacji kontroli 1.10.2 Udokumentowanie przeprowadzonych procedur kontroli i uzyskanych dowodów kontroli 1.10.3 Skompletowanie akt kontroli 1.10.4 Zmiany w dokumentacji kontroli 1.10.1 Terminowe sporządzenie dokumentacji kontroli Kontroler powinien sporządzić dokumentację kontroli bez zbędnej zwłoki. 1.10.2 Udokumentowanie przeprowadzonych procedur kontroli i uzyskanych dowodów kontroli Kontroler powinien sporządzić dokumentację kontroli, która pozwoli doświadczonemu kontrolerowi, który nie uczestniczył w tej kontroli, poznać: charakter, czas i zakres przeprowadzonych procedur kontroli; wyniki procedur kontroli i uzyskane dowody kontroli; istotne kwestie wynikłe podczas kontroli, wyciągnięte wnioski i istotne zawodowe osądy wyrażone w toku formułowania tych wniosków. Dowody, które są przedstawione bez zbędnej zwłoki, w formacie elektronicznym lub innym Kontroler powinien dysponować (i) wystarczającymi i odpowiednimi zapisami uzasadniającymi wnioski z kontroli i w stosownych przypadkach wyrażoną opinię oraz (ii) dowodami na to, że kontrola została przeprowadzona zgodnie z międzynarodowymi standardami oraz obowiązującymi wymogami prawnymi i regulacyjnymi. Etapy planowania, badań i sprawozdawczości w ramach kontroli powinny być terminowo dokumentowane w komputerowym systemie wsparcia kontroli stosowanym w Trybunale, który zawiera szablony standardowych programów kontroli i dokumentów roboczych, a także w stosownych przypadkach w wersji papierowej. 1.10.3 Skompletowanie akt kontroli Kontroler po dacie sprawozdania z kontroli powinien bez zwłoki skompletować końcowe (bieżące) akta kontroli. w stałych i bieżących aktach kontroli Informacje o charakterze długoterminowym, które będą przydatne w przyszłych kontrolach, powinny być przechowywane w aktach stałych, regularnie aktualizowanych, natomiast informacje o trwających kontrolach powinny być umieszczane w aktach bieżących. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 1

24 Informacje ogólne Ramy 1.10.4 Zmiany w dokumentacji kontroli Jeżeli w wyjątkowych okolicznościach kontroler musi przeprowadzić po dacie sprawozdania z kontroli nowe lub dodatkowe procedury kontroli lub sformułować nowe wnioski, to powinien udokumentować: zaistniałe okoliczności; nowe, przeprowadzone dodatkowo procedury kontroli, uzyskane dowody kontroli i wyciągnięte wnioski; kiedy i kto dokonał zmian w dokumentacji kontroli i w stosownych przypadkach je zweryfikował. 1.11 KONTROLA JAKOŚCI MSKJ1 ISSAI 40 ISSAI 1220 [MSRF 220] Celem Trybunału jest stworzenie i utrzymanie systemu kontroli jakości, aby uzyskać wystarczającą pewność, że: a) Trybunał i jego pracownicy przestrzegają zawodowych standardów i obowiązujących wymogów prawnych i regulacyjnych; (b) sprawozdania sporządzane przez Trybunał są odpowiednie w danych okolicznościach. 1.11.1 Definicja kontroli jakości 1.11.2 Elementy systemu kontroli jakości 1.11.1 Definicja kontroli jakości Kontrola jakości obejmuje wszelkie działania i procedury prowadzone w ramach procesu kontroli, które mają na celu zagwarantowanie jakości prac kontrolnych i sporządzanego na ich podstawie sprawozdania. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 1

25 Informacje ogólne Ramy 1.11.2 Elementy systemu kontroli jakości Trybunał opracował i utrzymuje system kontroli jakości obejmujący zasady i procedury uwzględniające każdy z poniżej wymienionych elementów: a) obowiązki kierownictwa związane z zapewnianiem jakości w Trybunale; b) odpowiednie wymogi etyczne; c) przyjęcie i kontynuacja kontroli; d) zasoby ludzkie; e) realizacja usług (kontrola jakości); f) monitorowanie (zapewnienie jakości). Trybunał dokumentuje przyjęte zasady i procedury i informuje o nich swoich pracowników. Utrzymywanie systemu kontroli jakości wymaga prowadzenia bieżącego monitorowania oraz zaangażowania w proces nieustannego samodoskonalenia. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 1

26 Informacje ogólne Planowanie PODRĘCZNIK KONTROLI FINANSOWEJ I KONTROLI ZGODNOŚCI CZĘŚĆ 1. INFORMACJE OGÓLNE Sekcja 1 Ramy Sekcja 2 Planowanie Sekcja 3 Badania Sekcja 4 Sprawozdawczość Dodatki CZĘŚĆ 1. INFORMACJE OGÓLNE SEKCJA 2 PLANOWANIE SPIS TREŚCI 2.1 Zarys procesu planowania 2.2 Określenie progu istotności 2.3 Rozpoznanie i ocena ryzyka dzięki poznaniu jednostki i jej otoczenia, w tym modelu pewności Trybunału 2.4 Wystarczające, odpowiednie i wiarygodne dowody kontroli 2.5 Zaprojektowanie procedur kontroli 2.6 Sporządzenie ramowego programu kontroli oraz programu kontroli Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 2

27 Informacje ogólne Planowanie 2.1 ZARYS PROCESU PLANOWANIA ISSAI 1300 [MSRF 300] Celem biegłego rewidenta jest takie zaplanowanie badania, aby zostało ono przeprowadzone w sposób efektywny. 2.1.1 Programowanie jako początkowy etap zadania kontrolnego 2.1.2 Na czym polega planowanie kontroli? 2.1.3 Znaczenie i charakter procesu planowania 2.1.4 Etapy procesu planowania 2.1.1 Programowanie jako początkowy etap zadania kontrolnego Roczny program prac W rocznym programie prac Trybunału określone są zadania kontrolne, które należy zrealizować w danym roku, w tym kontrole finansowe, kontrole zgodności i kontrole wykonania zadań. Opisane są w nim również zasoby przydzielone do tych zadań oraz planowane daty ukończenia poszczególnych kontroli. Poszczególne zadania kontrolne realizowane są zgodnie z rocznym programem prac. Najpierw opracowany zostaje plan zadania, stanowiący podstawę do przeprowadzenia prac kontrolnych mających na celu sformułowanie wniosku w zakresie celów kontroli oraz w stosownych przypadkach wydanie opinii pokontrolnej (zob. schemat poniżej). Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 2

28 Informacje ogólne Planowanie Schemat 2: Kontrola od początku do końca Organ udzielający absolutorium lub organ nadzorczy Programowanie Decyzja w sprawie zadań kontrolnych i odpowiedniego przydziału zasobów Sprawozdawczość Podsumowanie i potwierdzenie wyników kontroli, sformułowanie opinii, sporządzenie sprawozdania Strategia Trybunału Roczny program prac Trybunału Uwagi wstępne Sprawozdanie z kontroli oraz Potencjalne zadania kontrolne Roczne programy prac izb kontroli Postępowanie kontradyktoryjne z udziałem jednostki kontrolowanej Poświadczenie wiarygodności Planowanie Zaprojektowanie procedur kontroli (co mają objąć; gdzie, kiedy, jak i kto ma je przeprowadzić) Badanie Przygotowanie, komunikowanie i analiza informacji, zgromadzenie i ocena dowodów Analiza przedkontrolna Działania kontrolne Dokumenty robocze Pismo następcze Ramowy program kontroli Program kontroli Ustalenia Zawiadomienie o wstępnych ustaleniach kontroli Jednostka kontrolowana 2.1.2 Na czym polega planowanie kontroli? Ograniczenie ryzyka błędnych wniosków Planowanie kontroli polega na gromadzeniu i ocenie informacji oraz podejmowaniu decyzji co do zakresu kontroli, podejścia kontrolnego, harmonogramu i zasobów. Celem tych działań jest takie przeprowadzenie prac kontrolnych, aby ograniczyć do możliwego do zaakceptowania niskiego poziomu ryzyko sformułowania błędnych wniosków lub w stosownych przypadkach opinii w zakresie celów kontroli. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 2

29 Informacje ogólne Planowanie Produkty powstałe w procesie planowania W wyniku planowania kontroli powstają ramowy program kontroli, w którym określa się zasoby przeznaczone na kontrolę oraz ogólną strategię kontroli, a także programy kontroli, które zawierają wskazówki dotyczące charakteru, czasu przeprowadzenia i zakresu planowanych prac kontrolnych. Nie należy rozpoczynać prac kontrolnych, zanim ramowy program kontroli nie zostanie zatwierdzony przez Izbę CEAD. 2.1.3 Znaczenie i charakter procesu planowania Podstawa dobrze przeprowadzonej kontroli Proces powtarzalny wymagający osądu i sceptycznego podejścia Dobre planowanie pozwala zagwarantować, że działania kontrolne będą rozplanowane na podstawie analizy ryzyka, potencjalne problemy będą identyfikowane i rozwiązywane bez zbędnej zwłoki, a właściwe zarządzanie kontrolą i jej organizacja pozwolą przeprowadzić ją w sposób oszczędny, wydajny i skuteczny. Charakter i zakres działań w zakresie planowania różnią się w zależności od wielkości i złożoności jednostki kontrolowanej oraz od wcześniejszego doświadczenia kontrolera w kontrolowaniu tej jednostki. Chociaż działania te odbywają się głównie na etapie planowania, to planowanie jest procesem ciągłym i powtarzalnym, który trwa przez cały czas prowadzenia kontroli i pozwala reagować na nowe okoliczności, takie jak nieprzewidziane zmiany w operacjach lub systemach jednostki kontrolowanej bądź nieoczekiwane wyniki kontroli, które pojawiają się na etapie badań. Należy pamiętać, że kontrola finansowa lub kontrola zgodności nie stanowi jedynie ciągu mechanicznych czynności, które trzeba wykonać. Podczas planowania i prowadzenia kontroli oraz sporządzania z nich sprawozdań kontroler powinien przede wszystkim kierować się zawodowym osądem i sceptycyzmem, a także powinien uwzględnić informacje uzyskane podczas prowadzenia odpowiednich kontroli wykonania zadań w danym obszarze. 2.1.4 Etapy procesu planowania Kontroler powinien zaplanować wykonanie następujących czynności: Określenie progu istotności a) określenie progu istotności pod względem ilościowym i jakościowym; Rozpoznanie i ocena istotnego ryzyka b) rozpoznanie i ocena istotnego ryzyka dzięki poznaniu jednostki i jej otoczenia, w tym jej systemu kontroli wewnętrznej; Koncepcja procedur kontroli c) opracowanie procedur kontroli z uwzględnieniem charakteru, czasu przeprowadzenia i zakresu prac kontrolnych, jakie mają zostać przeprowadzone w odpowiedzi na rozpoznane ryzyko; Sporządzenie ramowego programu kontroli oraz programu kontroli d) sporządzenie ramowego programu kontroli oraz programu kontroli. Każdy z powyższych elementów jest opisany osobno w kolejnych rozdziałach tej sekcji. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności Część 1 Sekcja 2